У многих организаций возникает необходимость отправить своего работника в командировку, это может быть командировка в пределах страны либо за границу, длительная или не очень. Независимо от вида командировки необходимо правильно её оформить, заполнить все командировочные документы, в бухгалтерском учете совершить необходимые проводки, правильно учесть командировочные расходы в целях налогообложения.

Разберемся, как оформить командировку, и какие необходимо заполнить документы.

Командировка - это отъезд работника из организации для выполнения служебного задания за пределы населенного пункта, в котором располагается данная организация. Продолжительность командировки может быть от одного дня и более, это зависит от сложности поручения, его объема и других особенностей. Длительность командировки никакими документами не ограничивается.

Первым днем командировки считается день отъезда из места постоянной работы (до 00.00 по местному времени), последний день - день прибытия в место постоянной работы.

Ст.167 Трудового кодекса РФ гарантирует сотруднику, направленному в командировку:

• сохранение за ним должности;
• выплату работнику за время командировки его среднего заработка;
• возмещение работнику всех командировочных расходов.

Командировочные документы

1. - направление сотрудника в командировку оформляется данным приказом, существуют унифицированные бланки: форма Т9 для одного сотрудника, форма Т9а для группы сотрудников. Скачать эти формы можно здесь, там же вы найдете образец заполнения приказа на командировку.
2. - данный документ сдается работником по приезду из командировки и содержит информацию о потраченных им суммах (командировочных расходов) с подтверждающими факт затраты документами. Предъявить авансовый отчет работник обязан в течении 3-х дней с момента возвращения. Скачать бланк АО-1 можно в статье: Образец заполнения авансового отчета АО-1.
3. - сдается также при возвращении из командировки вместе с авансовым отчетом, данным документом работник подтверждает факт нахождения по месту назначения, он содержит подписи и печати организаций, в которых работник побывал. Удостоверение имеет унифицированную форму Т-10, скачать его можно здесь.

Также в качестве командировочных документов может выступать отчет о командировке, составленный работником по его возвращении, а также служебное задание, составленное руководителем подразделения.

Изменения 2015 г .: Правительство РФ своим Постановлением от 29.12.2014 отменило обязательное оформление командировочного удостоверения и служебного задания. Подробности в .

Авансовый отчет является обязательным документом при оформлении командировки, к нему прилагаются также документы, подтверждающие произведенные расходы. При неправильном и ненадлежащем оформлении авансового отчета затраты нельзя будет принять к учету в качестве командировочных расходов и, соответственно, впоследствии нельзя учитывать при определении налоговой базы при налогообложении.

Приказ на командировку, служебное задание, отчет о командировке - это внутренние документы, они не обязательны для признания понесенных командировочных затрат.

Налоговый учет командировочных расходов

Согласно НК РФ в налоговом учете командировочные расходы отражаются в составе прочих расходов (ст.253 НК РФ). Эти расходы признаются в том отчетном периоде, в котором была командировка. Датой подтверждения командировочных расходов признается дата авансового отчета.

На сумму командировочных расходов может быть уменьшена налоговая база при .

Расходы, которые могут быть учтены для целей налогообложения (пп.12 п.1 ст.264 НК РФ):

• транспортные расходы на проезд до места командировки и обратно;
• расходы на проживание (оплата гостиницы или аренда жилого помещения);
• суточные;
• оформление выдачи виз, паспортов и прочих подобных документов;
• консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита и другие аналогичные сборы.

Дополнительные расходы в гостинице, связанные с обслуживанием номера (уборка, химчистка, услуги носильщика), питанием в ресторане, баре, посещением оздоровительных заведений (бассейн, спортзал, сауна) в качестве командировочных расходов не признаются и не уменьшаются налоговую базу при расчете налога на прибыль.

Командировочные расходы и НДС

Для того, чтобы направить , нужно, чтобы этот НДС был выделен отдельной строкой в подтверждающих документах: в счетах-фактурах и документах, подтверждающих уплату, и документах строгой отчетности.

При этом, налогоплательщикам необходимо помнить, что гарантии и компенсации, предусмотренные , в том числе и связанные с командировкой, распространяются только на сотрудников , заключивших с организацией трудовой договор. На сотрудников, работающих по договору ГПХ (гражданско-правового характера) , нормы трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, не распространяются в соответствии с положениями .

Аналогичная норма содержится и в п.2 Постановления №749:

В командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем.

Примечание : Иное командировкой не считается.

Соответственно, если сотрудник работает в компании по договору ГПХ, то направление его в поездку для служебных целей командировкой не является. А значит, обязанность компенсировать такому сотруднику командировочные расходы у организации отсутствует. Поэтому, чтобы не увеличивать цену договора ГПХ (сумму вознаграждения) на сумму расходов, связанных со служебной поездкой, а так же - не платить «лишних» налогов, возможность выплаты компенсационных сумм исполнителю поручения необходимо предусмотреть в договоре ГПХ (гражданско-правового характера) .

И в налоговом и в бухгалтерском учете при отражении хозяйственных операций, связанных со служебными командировками, возникает целый комплекс задач и вопросов, которые должна решить бухгалтерия. Направление сотрудников в командировки является частью трудовых отношений между сотрудниками и организацией. Этому вопросу посвящена .

В соответствии с данной главой, необходимо применять особый порядок расчетов по заработной плате с командировочными сотрудниками. Ведь при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение: 1) места работы (должности), 2) среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой в соответствии с положениями .

к меню

Порядок оформления и учета хозяйственных операций

В соответствии с требованиями , в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

• расходы на проезд до места назначения и обратно;
• расходы по найму жилого помещения;
• суточные - дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства;
• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Кроме вышеперечисленных, к командировочным расходам относятся:

• расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок,
• расходы на провоз багажа,
• расходы по оплате услуг связи,
• расходы по получению и регистрации служебного заграничного паспорта, виз, других выездных документов,
• сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта,
• расходы на оформление обязательной медицинской страховки,
• расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту,
• сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы,
• иные обязательные платежи и сборы.

Порядок и размеры возмещения суточных расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Таким образом, Трудовым кодексом не устанавливаются нормы компенсационных выплат на возмещение командировочных. Работодателям предоставляется право самостоятельно определять в коллективном договоре или локальном нормативном акте (например, положении о командировках), порядок и размер возмещения расходов, связанных со служебными командировками, включая размер выплачиваемых суточных.

к меню

ПРИКАЗ на командировку, служебное ЗАДАНИЕ, Командировочное УДОСТОВЕРЕНИЕ

Для документального оформления хозяйственных операций, связанных с командировками, МОГУТ применяются унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации труда и его оплаты»:

• №Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»
• №Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»
• №Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»

содержит в себе информацию о цели поездки сотрудника и ее итоговых результатах. Является основанием для оформления приказа по форме Т-9 и служит для подтверждения экономической обоснованности расходов на командировку.

Оформить работникам направление в командировку можно по разработанным самостоятельно Распоряжению (ПРИКАЗУ) работодателя на определенный срок , для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (п.3 Постановления №749). В соответствии с п.6 Постановления, цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем.

ООО «ГАСПРОМ»
ИНН 4308123456, КПП 430801001, ОКПО 98756423

полное наименование организации

ПРИКАЗ № 90

о направлении работника в командировку

г. Москва 20.08.2019

ПРИКАЗЫВАЮ:

Направить в командировку Петрова Алексея Ивановича.
Место назначения – Россия, г. Екатеринбург, ООО «Производственная фирма "Мастер"».
Должность сотрудника – наладчик оборудования.
Структурное подразделение – инженерный цех.
Срок командировки – с 24 по 26 августа 2019 года (3 календарных дня).
Служебное задание – ремонт и наладка оборудования.
Транспорт (подчеркнуть) – общественный/личный/служебный/транспорт третьих лиц.

Командировка осуществляется за счет средств ООО «Производственная фирма "Мастер"».

Директор _________ А.В. Иванов

С приказом ознакомлен:

Наладчик оборудования _____________ А.Н. Петров

Направление работника в командировку за пределы РФ производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения , кроме случаев командирования в государства - участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы ( Постановления).

Составляет 5 лет (при долгосрочных зарубежных командировках – 10 лет).

Форма № Т-10. Командировочное удостоверение

Документ не является обязательным с 8 января 2015 года. Если кто-то пользуется в своей практике эти документом, то можно скачать:

• Пустой бланк удостоверения (.docx, 21 Кб)
• Заполненный образец командировочного бланка (.docx, 16 Кб)

к меню

СРОКИ КОМАНДИРОВКИ, выезд, приезд в Выходные, Нет Проездных Документов

День выезда в командировку и день отъезда из командировки, приходящиеся на выходные или праздники, должны оплачивается не менее, чем в двойном размере. То же самое касается и дней нахождения в пути в период командировки.

к меню

Как подтвердить срок нахождения в командировке в случае отсутствия проездных документов

Если поездка в командировку совершена на автомобиле сторонней автотранспортной компании без оформления проездных билетов, то срок нахождения в командировке можно определить по служебной записке и по документам, подтверждающим маршрут следования транспорта. В случае отсутствия проездных документов срок пребывания работника в командировке подтвердит служебная записка и (или) иной документ от принимающей стороны, подтверждающий фактический срок пребывания сотрудника в командировке.

Примечание : Письмо ФНС России в письме от 24.11.15 № СД-4-3/20427 .

Согласно Положения об особенностях направления работников в служебную командировку (утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749

В пункте 7 Положений сказано: фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки. Если проездные документы по каким-то причинам отсутствуют, фактический срок пребывания работника в командировке подтверждают документы по найму жилого помещения. При отсутствии таковых работник представляет служебную записку и (или) иной документ от принимающей стороны, подтверждающий фактический срок пребывания сотрудника в командировке (см. также письмо Роструда от 19.10.15 № 2450-6-1).

Если поездка совершена на служебном, личном транспорте или на автомобиле третьих лиц (по доверенности), то работник должен приложить к служебной записке путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта.

Положения о командировках охватывают не все возможные варианты проезда работника в командировку. В частности, в этом документе не оговорено, как определить время пребывания сотрудника в месте командирования, если поездка совершена на машине сторонней автотранспортной компании (на основании соответствующего договора), при которой не выдаются билеты.

к меню

Какими документами можно подтвердить фактический срок пребывания сотрудника в командировке?

В Федеральной налоговой службе считают, что для любых ситуаций, при которых проезд не обязан сопровождаться оформлением проездных документов, следует руководствоваться положениями абзаца второго пункта 7 Положения о командировках. То есть срок нахождения работника в командировке может быть определен по служебной записке и по документам, подтверждающим использование данного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевым листам, маршрутным листам, счетам, квитанциям, кассовым чекам и иным документам, подтверждающим маршрут следования транспорта). При этом указанный в служебной записке работника срок не должен выходить за рамки срока, зафиксированного в соответствующем решении руководителя о направлении работника в командировку.

к меню

ОПЛАТА сотруднику расходов, связанных со служебной поездкой, Размер, расчет и выплата СУТОЧНЫХ, Бухгалтерская СПРАВКА

С 2017 года страхователям не удастся сэкономить на страховых взносах благодаря повышенным командировочным выплатам. В НК РФ внесены изменения, согласно которым страховыми взносами не облагаются только суточные в пределах установленных лимитов ().

Примечание : Нормы суточных для целей налогообложения при командировках по России и загранкомандировках (.pdf 120 Кб)

Для российских командировок лимит суточных равен 700 рублей, а для загранпоездок - 2 500 рублей.

Компании и ИП вправе не менять утвержденные размеры суточных. Но нужно учесть тот фактор, что при повышенных размерах суточных придется заплатить страховые взносы с превышения.

к меню

ПРИКАЗ об установлении норм суточных по командировкам по России и за границу

Понадобится для учета суточных при расчете налога на прибыль. Суточные в размере, утвержденном в коллективном договоре или приказе руководителя, можно полностью учесть в расходах.

Форма приказа об установлении норм суточных – произвольная. В тексте приказа укажите период, на который устанавливаются суточные, особенности служебных командировок и размер суточных.

Примечание : Скачать приказ об установлении норм суточных (.docx, 17 Кб)

Размер суточных при командировке

Суточные выдаются в составе аванса на командировку с учетом планируемого срока поездки (статья 168 ТК.)

А если выплатить суточные не в составе аванса на командировку? Например, когда сотрудник вернется, выдать ему деньги с учетом фактического срока поездки. В таком случае придется дополнительно рассчитать и выплатить компенсацию за задержку выплаты суточных – по аналогии с компенсацией за задержку зарплаты. Так считают судьи (апелляционное определение Верховного суда Республики Татарстан от 13.07.2015 № 33-10274/2015, кассационное определение Омского областного суда от 25.01.2012 № 33-413/2012).

Выплата суточных, так же как и возмещение командировочных расходов, может осуществляться организацией как в наличной, так и в безналичной формах. В случае выдачи наличных денег из кассы предприятия, сотрудник, направляющийся в командировку, как подотчетное лицо, обязан составить в произвольной форме на выдачу подотчетных сумм. Данное заявление должно содержать собственноручную надпись руководителя компании о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются. В заявлении так же должна быть дата и подпись руководителем компании.

В настоящее время компании все чаще используют безналичные средства для расчетов с подотчетными лицами. А при нахождении сотрудников в командировка, безналичные расчеты становятся особенно актуальны. Однако, при перечислении подотчетных сумм на «зарплатные» пластиковые карты сотрудников могут возникнуть определенные налоговые риски. Они связаны с переквалификацией денежных средств, перечисленных как подотчетные в заработную плату. Налоговые органы при проведении проверки на такие суммы могут доначислить страховые взносы, НДФЛ, пени и штрафы.

Чтобы не вступать в конфликты с налоговыми органами и минимизировать налоговые риски, организации могут обезопасить себя следующим образом:

1. Отразить в учетной политике для целей бухгалтерского и налогового учета организаций возможность перечисления безналичных денежных средств на выдачу подотчетных сумм с использованием любых реквизитов сотрудников.
2. Четко указывать назначение платежа именно как «перечисление подотчетных средств» и настаивать на своей позиции, в случае, если обслуживающий банк попытается изменить назначение платежа.
3. Своевременно и в полном объеме вести учет авансовых отчетов и приложенных к нему подтверждающих документов.

При направлении работника в командировку на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник ( №749).

Если сотрудник заболел во время своего пребывания в служебной командировке, то ему:

• возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении),
• выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства.

За период временной нетрудоспособности сотруднику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности в соответствии с законодательством РФ. При этом временная нетрудоспособность должна быть подтверждена документально в установленном порядке (п.25 Постановления №749).

к меню

Бухгалтерская справка, Расчет суточных

Понадобится, чтобы обосновать размер выплаченных суточных, например, в случае налоговой проверки.

Суточные сотрудникам выплачиваются:

• за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и праздничные дни;
• за все дни нахождения в пути (включая день отъезда и приезда), в том числе за время вынужденной задержки.

Размер суточных для командированных сотрудников, согласно статье 168 Трудового кодекса РФ, можно установить коллективным (трудовым) договором или приказом руководителя. Этот размер определяют:

• в коммерческих организациях – самостоятельно;
• в организациях госсектора – соответствующими нормативно-правовыми актами.

Скачать справку расчет для выплаты суточных (.docx, 19 Кб)

к меню

ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ подтверждение командировочных, ОТЧЕТ о командировке

В соответствии с п.24 Постановления №749, возмещение иных расходов, связанных с командировками в случаях, порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом, осуществляется при представлении документов, подтверждающих эти расходы:

• авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой;

К авансовому отчету прилагаются оформленные надлежащим образом следующие документы:

• о найме жилого помещения,
• подтверждающие расходы на проезд (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей),
• об иных расходах, связанных с командировкой;
• отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.

В соответствии со , расходы организации должны быть обоснованы и документально подтверждены. Данное требование относится и к командировочным расходам, произведенным.

к меню

Представлять документы, подтверждающие расходование суточных, не нужно

Чтобы учесть расходы в виде суточных, достаточно иметь авансовый отчет. Работодатель не должен требовать от вернувшегося из командировки работника чеки ККТ, счета, квитанции и другие документы, подтверждающие фактические затраты. Об этом сообщил Минфин России в письме от 11.12.15 № 03-03-06/2/72711 .

Согласно подпункту 12 пункта 1 , суточные и полевое довольствие относятся к расходам на командировки, которые в целях налогообложения прибыли учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Как и любые расходы, затраты на выплату суточных должны быть документально подтверждены. Но, как поясняют в Минфине, отчитываться по суточным работник не должен . Другими словами, он не обязан представлять чеки, квитанции и прочие документы, подтверждающие расходование суточных.

Датой осуществления расходов на командировки признается дата утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ). Соответственно, для того, чтобы списать средства, выделенные на оплату суточных, достаточно иметь авансовый отчет.

к меню

Письма Минфина о расходах на командировки

1. Документы, подтверждающие расходы по оплате проездных документов (билетов) и услуг гостиницы

В своем Письме от 10.11.2011г. №03-03-07/51 , Минфин указал перечень документов, необходимых для подтверждения расходов по оплате проездных документов командированными сотрудниками.

«При направлении работника в командировку документами, подтверждающими его расходы по оплате билетов и (или) услуг гостиницы, являются:

• чек контрольно-кассовой техники;
• слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является работник;
• подтверждение кредитного учреждения, в котором открыт работнику банковский счет, предусматривающий совершение операций с использованием банковской карты, проведенной операции по оплате;
• или другой документ, подтверждающий произведенную оплату, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности.»

Примечание : Командированные сотрудники не должны забывать о документах, подтверждающих оплату произведенных расходов (чеках ККТ и слипах).

к меню

2. Как подтвердить расходы, если оформляются электронные проездные документы.

Порядок подтверждение расходов при оформлении электронных билетов раскрыт в Письме Минфина от 27.02.2012г. №03−03−07/6 :

«В случае оформления проездных документов электронными пассажирскими билетами необходимо учитывать, что согласно п. 2 Приказа Минтранса России от 08.11.2006 №134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации» маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.

Таким образом, если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета для целей налогообложения, являются сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.

к меню

3. Документальное подтверждение расходов по найму жилья при командировке

Командировочные расходы, не подтвержденные документами, облагаются страховыми взносами

Если командированный работник не представил документы, подтверждающие его расходы на проезд и наем жилья, то работодатель обязан начислить страховые взносы на сумму компенсации таких затрат. Такая позиция выражена в письме Минфина от 09.02.18 № 03-04-05/7999 .

4. Какими документами можно подтвердить расходы на наем жилья, если во время командировки сотрудник поселился у частного лица

В этом случае расходы подтверждаются договором или актом с наймодателем. Потому что во время командировки сотрудник вправе проживать не только в гостинице, но и в другом жилом помещении (например, на съемной квартире). Подтвердить расходы на наем жилья в данной ситуации можно документами, составленными в произвольной форме ( , постановление ФАС Северо-Западного округа от 26 февраля 2008 г. № А26-1621/2007). Например, актом, подписанным наймодателем (владельцем квартиры), с одной стороны и нанимателем (командированным сотрудником) с другой. В этом документе должны быть все обязательные реквизиты, предусмотренные Закона от 6 декабря 2011 г. № 402–ФЗ.

Если организация самостоятельно арендует для командированных сотрудников частное жилье, с его владельцем можно заключить долгосрочный договор. Это целесообразно, если организация регулярно командирует своих сотрудников в один и тот же населенный пункт. Размер арендной платы в договоре можно указать за любой период. В этом случае документом, подтверждающим расходы на наем жилья, тоже может быть акт.

Обязательно зафиксируйте в акте факт оплаты, поскольку в противном случае будет считаться, что сотрудник не понес расходы. Фиксация факта оплаты необходима для признания затрат на проживание в составе расходов при расчете налога на прибыль ()

5. Работник провел отпуск в месте командировки: оплата обратного билета облагается НДФЛ и взносами?

После выполнения служебного задания работник не возвращается из места командировки, а остается там для проведения отпуска. Должен ли работодатель начислить страховые взносы на стоимость приобретенного для сотрудника обратного билета к месту постоянной работы? Да, должен, ответила ФНС России в письме от 11.05.18 № БС-4-11/8968.

к меню

Заполнить, проверить и сдать расчет по страховым взносам через интернет

РАСХОДЫ на общественный транспорт, такси, другие расходы во время командировки

Затраты на поездки сотрудника в общественном транспорте в городе, куда он командирован, можно учесть при налогообложении прибыли. Работодатель обязан возместить сотруднику расходы по проезду, то есть затраты на поездку к месту командировки и обратно – к месту постоянной работы (п. 12 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Возмещение иных транспортных расходов командированного не предусмотрено . Однако расходы на поездки сотрудника городским транспортом во время командировки можно учесть в составе командировочных расходов (). Это будут дополнительные затраты на командировку.

Чтобы учесть данные расходы в целях налогообложения прибыли, предусмотрите их возмещение в локальных нормативных актах (например, в коллективном договоре, положении о командировках в организации). Кроме того, они должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Примечание : Письма Минфина России от 21 июля 2011 г. № 03-03-06/4/80, ФНС России от 12 июля 2011 г. № ЕД-4-3/11246.

Суммы компенсации расходов на проезд сотрудника в городском транспорте во время командировки не облагаются НДФЛ. Но только если эти суммы учтены в составе суточных и в пределах норм, установленных Налогового кодекса РФ для суточных (не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке по России и не более 2500 руб. в день при поездках за рубеж). Такой вывод следует, в частности, из постановления ФАС Северо-Западного округа от 24 ноября 2006 г. № А26-11318/2005-210.

Страховые взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на суммы возмещения расходов на поездки сотрудника во время командировки нужно начислить. Это связано с тем, что перечни выплат сотрудникам, на которые не начисляются страховые взносы, являются закрытыми. И такой вид выплат, как компенсация затрат сотрудника на поездки в общественном транспорте в городе, куда он командирован, в них не назван. Такой вывод следует из положений пункта 1 части 1 и на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, абзацев 10 и 12 подпункта 2 пункта 1, пункта 2 статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.

Сопутствующие затраты по командировке - стоимость такси, аренды машины в месте командировки, услуги V IP-залов в аэропортах и на вокзалах, упаковки багажа и другие расходы, которые одобрены руководителем подтверждаются билетами, посадочными талонами, квитанциями и т. д. Как и в случае с суточными, если билеты потерялись, то безопаснее запросить их копии у перевозчика. Или попросить другой документ, из которого будет ясно, что конкретный работник воспользовался услугами транспорта в конкретный день и в определенное время.

Отчетные документы для командировочных

Отчетные документы для командировочных

Сегодня процветание бизнеса почти невозможно без командировок и служебных поездок сотрудников компании. Они необходимы для решения важных производственных вопросов, положенных в основу деятельности организации. Чаще всего такие поездки финансируются из бюджета работодателя. Поэтому для отчетности работник, возвратившийся на рабочее место, должен составить подробный отчет о затратах денежных средств и передать его в бухгалтерию. Все отчетные документы для командировочных оформляются строго по правилам, так как они представляют важность для документооборота по расходам.

В каких случаях возникает необходимость оформлять отчетные документы для командировочных

Если появилась производственная необходимость отправить работника в командировку, нужно определить, кто из сотрудников компании сможет выполнить возложенную на него миссию. Речь идет не о полномочиях человека, а о некоторых ограничениях, предусмотренных Трудовым кодексом. Так, не допускается посылать в командировки следующих лиц:

Работников в период действия ученического договора, если командировка нарушает учебный процесс. То есть, если сотрудник уехал в командировку во внеучебное время или после обучения, это считается законным (ст. 203);

Беременных женщин (ст. 259 ТК);

Сотрудников, не достигших 18 лет, если они не относятся к творческим личностям, таким как спортсмен, артист или журналист, которые могут быть отправлены в командировку (ст. 268).

Женщины с малолетними детьми могут быть откомандированы предприятием при наличии их письменного согласия и отсутствия медицинских противопоказаний.

Работодатель обязательно уведомляет сотрудницу о том, что она вправе дать отказ. Такие же правила касаются и командировок:

Одиноких матерей и отцов, опекунов малышей возрастом до 5 лет (ст. 264 ТК);

Сотрудников, воспитывающих ребенка-инвалида;

Работников, которые ухаживают за больными родственниками, что подтверждает медицинское заключение (ст. 259 ТК).

Официально ездить в командировки имеют право только сотрудники, заключившие трудовые договоры с данной организацией.

Но таким правилом работодатели пренебрегают и отправляют в поездку:

Работников, оформленных по гражданско-правовому договору или соглашению;

Представителей компаний-партнеров, то есть лиц, которые не вступали с ними в какие-либо трудовые отношения.

В таких ситуациях документы на командировку не стоит оформлять . Однако возмещение затрат на поездку (командировочные расходы) и отчетные документы (учет этих расходов организацией) вполне реальны. Для этого нужно официально предусмотреть порядок компенсационных выплат и их взаимосвязь с выполненным участком работ.

Не так давно пакет служебной документации на поездку комплектовался на основании служебного задания, командировочного удостоверения и отчета о проделанной работе. Затем его усовершенствовали и расширили.

Теперь служебная командировка сопровождается следующими документами:

Приказ о командировке типовой формы, исполняющий роль поручения руководства.

Авансовый отчет или доклад об израсходованных средствах, подтвержденный соответствующими документами.

Табель рабочего времени с отмеченными днями командировки, за которые работник получает средний заработок.

Служебная записка, составляемая на тот случай, когда сотрудник использует для поездки свой личный автотранспорт.

Поговорим детальнее, для чего нужен каждый из выездных документов, и что следует за нарушениями в их оформлении.

Как составляется командировочный приказ?

В любой организации существует утвержденный типовой бланк приказа, предусмотренный Госкомстатом в Постановлении № 1 от 05.01.2004. В нем обязательно должны фигурировать Ф. И. О. работника, цель поездки и место назначения, дата выезда и его продолжительность.

Данный приказ утверждается работодателем, регистрируется в соответствующем журнале и передается на ознакомление будущему исполнителю.

Авансовый отчет

Чтобы работник смог приобрести билеты для поездки и забронировать номер в гостинице для проживания, ему выдаются подотчетные наличные деньги. При возвращении на предприятие он обязан сделать отчетные документы для командировочных, то есть заполнить бланк авансового отчета с документальным подтверждением всех своих расходов, оплаченных из полученной суммы.

Авансовый отчет подается в бухгалтерию не позднее 3-х дней со времени возвращения на рабочее место. Бухгалтеры проверяют правильность его составления и подлинность подтверждающих документов. Если замечаний и нарушений не обнаружено, выданная работнику сумма денег списывается и, соответственно, его расходы компенсируются.

Как оформляется командировка в табеле?

Дни отсутствия сотрудника, находящегося в командировке, проставляются в табеле рабочего времени под индексом «К» без указания фактически отработанных часов, что считается необязательным.

Когда работник по согласованию с руководством трудится в выходные дни или праздники, это обязательно указывается в табеле буквенным кодом «К-В», причем оплата за эти дни производится вдвое больше.

Как оформить служебную записку?

Когда сотрудник отправляется в служебную поездку на персональном автотранспорте, проездные билеты на него не оформляются. В данном случае по возвращению на работу он подает служебную записку с указанием продолжительности поездки (время отъезда и прибытия).

Расходы, понесенные во время командировки с использованием личного автомобиля (топливо, парковка), считаются служебными расходами и компенсируются работодателем. Списание суммы долга, подкрепленное только служебной запиской, не допускается. Должны присутствовать соответствующие отчетные документы для командировочных.

Для этого документа типовая форма не предусмотрена, он составляется в свободной форме, но обязательно содержит название организации, должность и Ф. И. О. работника, пункт назначения и срок командировки, данные об автомобиле, дата и подпись командированного.

Служебная записка оформляется, если сотрудник использует государственный, попутный или другой вид автотранспорта, а точнее ‒ при невозможности приобретения билетов для проезда.

Какие отчетные документы командировочных должен предоставить работник

В предоставленных сотрудникам бухгалтерии документах должны содержаться следующие сведения:

Суммы затрат на проживание (в гостинице, квартире, общежитии и др.);

Расходы на питание;

Издержки от пользования общественным транспортом;

Траты на телефонную и почтовую связь;

Стоимость топлива и ГСМ, если поездка совершалась работником на личном или служебном автомобиле.

Разумеется, по возвращению из командировки, сотруднику необходимо сделать отчетные документы для командировочных о результатах поездки. Они послужат основанием для расчета и возмещения ему понесенных затрат работниками бухгалтерии.

К документам, подтверждающим служебные расходы, относят:

Чеки (счета) на снятие жилья, занесенные в форму 3-Г (квитанция за гостиницу);

Проездные билеты к каждой поездке, предпринимаемой работником во время командировки;

Кассовые чеки по расчетам за продукты питания;

Фискальные чеки с АЗС;

Кассовые чеки на покупку необходимых товаров.

Помимо этих документов, сотрудник компании может предоставить в бухгалтерию еще и другие отчетные документы , например:

Акты о получении различных услуг, которые одобряются бухгалтерией только тогда, когда используемые услуги заранее согласованы с руководителем;

Договоры об аренде жилья, заключаемые в случаях, когда командированному работнику приходится снимать комнату (квартиру) взамен проживания в гостинице.

Указанные документы обязаны содержать детальные сведения с конкретными суммами расходов. В противном случае бухгалтерия не имеет права компенсировать сотруднику организации подобные расходы ввиду отсутствия размера суммы потраченных денег.

Следует помнить, что отчетные документы для командировочных сдаются в строго определенные сроки, утвержденные положениями КЗоТа. Любая организация вправе откорректировать общепринятый временной период внутренними нормативными актами.

Лучше всего урегулировать данный вопрос сразу же после выхода на работу по возвращению из командировки.

Возникают ситуации, когда сотрудников компании направляют в служебные поездки для участия в конференциях по обмену знаниями и опытом или на повышение квалификации . Вернувшийся работник обязан дополнительно предоставить бухгалтеру и кадровику такие документы:

Сертификат, выданный ему как участнику обучающего мероприятия;

Свидетельство (удостоверение, диплом) о повышении квалификации;

Организационные документы об обучении, включающие план и график мероприятий, на которые приглашен сотрудник;

Персональный отчет работника о полученном опыте (знаниях).

Обычно, подобная документация сдается сотрудником не позднее семи дней со времени приезда из служебной командировки

Поскольку все организации должны неукоснительно учитывать все командировочные расходы, отчетные документы или отчет сотрудника о командировке является обязательным . Только они служат основанием для компенсации компанией средств, затраченных во время поездки. Все расходы сотрудников учитываются в ежемесячном налоговом отчете, и малейшее несовпадение фактических и документально подтвержденных затрат грозит внушительными штрафами.

Бывают ситуации, когда командировочная документация теряется или случайно повреждается по вине самого работника предприятия или по неосторожности лиц, услугами которых он пользовался во время поездки. В любом случае, оперативно восстановить данные бумаги чаще всего проблематично, особенно человеку, пребывающему в незнакомом городе.

Для урегулирования подобных вопросов существуют специальные службы. К сожалению, они работают только в некоторых крупных населенных пунктах России. Оказавшись в такой щекотливой ситуации, сложно уложиться в отчетные сроки, установленные отечественным законодательством или локальной правовой базой компании.

При отсутствии достоверного подтверждения командировочных расходов бухгалтерия компании не имеет права возмещать их сотруднику. Любые денежные затраты должны отражаться в бухгалтерских отчетах с их обязательным документальным подтверждением.

Нужно помнить и то, что любые документы на оплату заполняются с указанием реквизитов компании работодателя.

Правильно составляя отчетные документы для командировочных и придерживаясь порядка их подачи, можно не беспокоиться о получении компенсации за все служебные расходы на поездку. Что касается обратной ситуации с утратой (порчей) отчетных документов, в этом случае можно ожидать лишь частичного возмещения затрат, даже при положительном исходе. Поэтому очень серьезно отнеситесь к любым документам, которые сопровождают вас в командировках.

Какие требовать отчетные документы с командировочных за проживание

Понятие «командировочные» подразумевает некую категорию расходов, помимо прочего включающую компенсацию аренды помещения для жилья. Все утвержденные нормы, условия и список сопроводительных документов отражены в законодательстве, правительственных нормативных актах и письмах Министерства финансов РФ.

Не так давно гостиничные счета были документами строгой отчетности. А бланки заполненной формы 3-Г полностью подтверждали получение услуг арендатором жилых помещений в определенный период времени и включали в себя все отчетные документы для командировочных.

Сейчас, после выхода 06.05.2008 Постановления Правительства № 359, все организации гостиничного комплекса могут самостоятельно формировать виды документации, подтверждающие фактическое проживание постояльцев.

Командированным сотрудникам предоставляется несколько вариантов размещения для проживания, таких как:

Номер в гостинице;

Квартира служебного пользования;

Самостоятельная аренда помещения;

Пребывание у родственников.

При этом избрание места размещения носит строго индивидуальный характер и обусловлено субъективными и объективными причинами.

Гостиничный номер

Располагаясь в оплаченном номере, командированные граждане могут иметь доступ ко всем бытовым и коммунальным услугам, которыми располагает гостиничный сервис.

Служебные квартиры

В этом случае наличие жилья, состоящего на балансе предприятий, которые по роду деятельности постоянно принимают специалистов со стороны, оправданно экономически.

К тому же командированным научным работникам (к примеру, преподавателям вузов) намного комфортнее находиться в бытовых условиях, наиболее приближенных к привычным.

При наличии у приглашающей стороны арендованного или служебного жилья, проблемы с размещением в гостинице отпадают.

У родственников

Большинство командировочных граждан предпочитают поселяться у родных или друзей. Такой вариант позитивно влияет на два фактора: экономичное решение бытовых проблем приезжих и их тесное общение с близкими людьми, которое выпадает нечасто.

Какие документы потребует работодатель?

Плановые отделы предприятий детально учитывают все расход на командировки.

Вернувшись на работу из поездки, сотруднику надлежит в течение 3-х дней сделать отчетные документы для командировочных, то есть составить авансовый отчет о расходах с приложением полученных чеков и квитанций о текущих расходах, после чего передать этот пакет документов в бухгалтерию организации.

Администратор гостиницы обязан выдать официальный документ для подтверждения проживания приезжего в одном из номеров отеля.

Бланк счет-расписки разработан в каждой гостинице индивидуально и обязательно включает следующие реквизиты:

Учредительные и банковские реквизиты;

Данные паспорта приезжего;

Срок пребывания;

Сумма оплаты за проживание в номере с указанием НДС;

Подпись руководителя с печатью.

Факт оплаты гостиницы подтверждается кассовым чеком или приходным кассовым ордером.

Кратковременное проживание командированных сотрудников в служебной или снятой квартире, как правило, требует безналичной оплаты согласно оформленному договору на аренду жилья.

По согласованию с руководством работник вправе заключить с собственником персональный договор найма принадлежащего ему помещения для временного проживания.

В этом случае арендный договор на квартиру (комнату) вместе с распиской об оплате официально доказывают факт найма жилья на время пребывания в командировке.

В общем виде документы для оформления представлены в таблице:

К сожалению, российский Налоговый кодекс не конкретизирует, какие бумаги могут официально подтвердить командировочные расходы и являют собой отчетные документы командировочных. Любые документы, оформленные в соответствии с требованиями бухгалтерского учета, должны рассматриваться налоговыми службами.

Как происходит оплата за проживание в командировке?

Затраты на снятие гостиничного номера для проживания в служебной поездке, подтвержденные счетом на его оплату, возмещаются полностью. Налоговый кодекс не ограничивает данный вид расходов на временное проживание. Единственный нюанс, привлекающий внимание налоговиков при проверках, ‒ это компенсация стоимости номера с повышенной комфортабельностью.

Во избежание подобных инцидентов следует предусмотреть в Положении о командировках, какими конкретно условиями могут пользоваться в отелях:

Рядовые сотрудники;

Администрация и руководители подразделений.

Счета за командировочное жилье обычных сотрудников, превышающие утвержденные нормы, принимаются бухгалтерией для оплаты в полном объеме со ссылкой на внутреннее Положение о командировках.

В налоговый отчет вносятся расходы в границах нормы.

Пример:

Ведущий маркетолог П. С. Петров отправлен в командировку для подписания договора на поставку промышленного оборудования сроком на два дня. Для авансового отчета он использовал документы об оплате проживания в номере «Люкс» с посуточной стоимостью 5500 руб. В то же время Положение о командировках гласит, что работникам среднего звена разрешено снимать гостиничные номера не дороже 3500 руб./сут.

При утверждении авансового отчета Петрову П. С. компенсировали расходы на проживание в сумме 5500 руб./сут. × 3 дн. = 16 500 руб.

Кроме того, был начислен НДФЛ и страховые взносы с суммы превышения:

3500 руб./сут. × 3 дн. = 10 500 руб. − разрешенный максимум расходов на жилье;

16 500 − 10 500 = 6000 руб. − облагаемая налогом сумма для вычисления страховых взносов и НДФЛ;

6000 × 13 % = 780 руб. − налог НДФЛ.

Страховые взносы:

6000 × 22 % = 1320 руб. − в ПФ;

6000 × 5,1 % = 306 руб. − в ФФОМС;

6000 × 2,9 % = 174 руб. − в ФСС;

6000 × 0,7 % = 42 руб. − в ФСС от несчастных случаев на производстве.

Как отчетные документы командировочных отражаются в бухгалтерском учете

Чтобы бухгалтеры могли документально учитывать затраты на командировки и компенсации выезжающим сотрудникам, используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» . В нем дебет счета показывает полученные работником суммы денег, а кредит отражает все расходы, возникшие у него в служебной поездке.

Неистраченную часть аванса, выданного работнику перед командировкой, он должен вернуть в бухгалтерию при возвращении, заполнив для этого приходный кассовый ордер. Эти командировочные расходы вносятся в отчетные документы, заполняемые для налоговой инспекции.

Если выданных денег оказалось недостаточно, и сотрудник истратил свои личные денежные средства, предприятие возмещает ему причиненные затраты сверх предварительного аванса, сопровождая это оформлением расходного ордера.

Проводки по расходам сверх выданного аванса

Дебет	Кредит	Название операции
		Выданы денежные средства под отчет
		Возвращены не истраченные денежные средства предприятию в кассу
		Выдана работнику сумма, потраченная им свыше выданного аванса

С учетом целей служебной поездки командировочные расходы разносятся в бухгалтерском учете по соответствующим счетам. Затраты на развлечения и культурные мероприятия подлежат учету как внереализационные расходы.

Когда в командировочных расходах показан НДС, о чем имеется документальное подтверждение с обособленным отдельной строкой налогом (бланки строгой отчетности, счет-фактура), данный НДС разносят на счет 19, после чего направляют его к вычету (если указанные расходы таковы, что уменьшают налоговую составляющую при определении налога на прибыль от продаж).

Бухгалтерские проводки командировочных расходов

Дебет	Кредит	Название операции
20 (23, 25, 26, 29)		Списаны командировочные расходы, связанные с основным видом деятельности производственного предприятия
		Списаны командировочные расходы, связанные с основным видом деятельности торгового предприятия
		Списаны расходы по командировке, связанные с приобретением основного средства
		Списаны расходы, связанные с приобретением материально-производственных запасов
		Списаны затраты по командировке, связанной с транспортировкой бракованной продукции
		Командировочные расходы, связанные с отдыхом и культурно-развлекательными мероприятиями
		Выделен НДС по командировочным расходам
		НДС направлен к вычету

Некоторые расходы командированных лиц могут быть не одобрены работодателем, и тогда эти затраты работник возмещает из собственной зарплаты (однако нужно учитывать, что сумма таких удержаний не должна превышать 20 % от его среднего заработка) или внесением наличных денег на расчетный счет либо в кассу организации.

Если определенные затраты работодатель самостоятельно оплачивает перечислением с банковского счета предприятия (к примеру, покупка билетов, бронирование отеля), то используются следующие проводки:

Дебет	Кредит	Название операции
		Оплачены затраты на командировку с расчетного счета работодателя
20, 23, 25, 26, 29 (44)		Списаны командировочные расходы после сдачи работником авансового отчета и утверждения его руководителем
		Выделен НДС по этим расходам (если выделяется)
		НДС по командировочным расходам направлен к вычету

Если работодатель самостоятельно покупает проездной билет для работника , его заносят на субсчет 3 для счета «Касса» № 50, выполняя при этом такие проводки:

Пример учета расходов на командировку:

Инженер Н. И. Сидоров откомандирован на 5 суток с выдачей ему подотчетной суммы 20 000 руб. Его суточные составляют при этом 1000 руб. По возвращению Сидоров Н. И. подает отчетные документы командировочных,то естьавансовый отчет, подтвержденный расходными документами:

Билеты на ж/д проезд в оба конца обошелся в 8000 руб., включая 1220 руб. НДС, где сам налог обособлен в отдельную строку;

Счет из отеля на 5000 руб., оформленный на соответствующем бланке строгой отчетности, включая 763 руб. НДС, который тоже вынесен в самостоятельную строку.

Бухгалтерские проводки по учету расходов на командировки:

Сумма	Дебет	Кредит	Название операции
			Выданы денежные средства под отчет из кассы
			Списаны расходы на билеты без учета НДС
			Выделен НДС по расходам на билеты
			НДС направлен к вычету
			Списаны расходы на гостиницу без учета НДС
			Выделен НДС по расходам на гостиницу
			НДС направлен к вычету
			Списаны суточные
			Работником возвращены оставшиеся денежные средства в кассу предприятия

Как отчетные документы командировочных отражаются в налоговом учете

Расходы на командировки в налоговой отчетности отражаются среди прочих расходов в соответствии со ст. 253 НК России. Дата авансового отчета считается датой подтверждения расходов на служебную поездку.

При вычислении налога на прибыль налоговая база может быть снижена на сумму командировочных затрат.

При налогообложении могут учитываться такие расходы (ст. 264, п. 1, п/п 12 НК):

Транспортные (проезд до пункта назначения в оба конца);

На проживание (расчет за гостиницу или аренду жилья);

Суточные затраты;

Оформление паспортов, выдачи виз и аналогичных документов;

Аэродромные и консульские сборы, налог за въезд, транзит, проход и прочие пошлины.

Добавочные затраты в отеле за обслуживание номера (химчистка, уборка, помощь носильщика), кормление в ресторане или баре, оздоровительные услуги (спортзал, бассейн, сауна) ‒ это не командировочные расходы, и в отчетные документы не вносятся, поэтому не снижают налоговую базу при вычислении налога на прибыль.

Условия и размеры компенсации расходов на командировки самостоятельно утверждаются предприятиями во внутренних нормативных актах.

Любые командировочные затраты учитываются при определении налога на прибыль, отчислений на НДФЛ и УСН в размере, прописанном локальными документами организации.

При вычислении данного налога документально подтвержденные расходы на командировки считаются на дату принятия отчетных документов для командировочных(в частностиавансового отчета).

НДС по командировочным расходам берется к вычету, если они:

Оплачены работником или организацией;

Имеют счет-фактуру.

Признание НДС к вычету по другим документам (помимо счета-фактуры), где он вынесен в отдельную строку, возможно для оплаты проживания и проезда командированного лица. К подобным документам принадлежат:

По проезду ‒ билет (в т. ч. электронный), маршрутный лист или квитанция (контрольный купон), чек за заказ легкового такси;

По проживанию ‒ бланк строгой отчетности.

Каждый из указанных документов вносится в книгу покупок.

Как с командировочных расходов платить страховые взносы и НДФЛ

1) Суточные деньги не облагаются:

Страховыми налогами в размерах, утвержденных внутренней нормативной базой организации;

НДФЛ в суммах, не более 700 руб. за каждый командировочный день внутри страны и 2500 руб. за границей.

Если суточные превышают данные ограничения, разницу в сумме следует внести в справку 2-НДФЛ (код 4800) в том месяце, когда утверждался авансовый отчет (отчетные документы для командировочных). В данной справке не отражаются суточные в размере, не подлежащем обложению НДФЛ.

2) Обязательно облагается страховыми взносами и НДФЛ компенсация стоимости:

Питания, включая его стоимость, которая выделена отдельно в гостиничном счете;

Проезда, когда до или после командировки работник находился в отпуске в пункте пребывания (т. е. не совпадают дата билетов и сроки командировки).

Если стоимость проживания и проезда в служебной командировке (включая такси, аэроэкспресс) документально обоснована, она полностью освобождается от обложения страховыми взносами и НДФЛ.

Что делать, если отчетные документы командировочных отсутствуют

Как быть, если утерян посадочный талон?

Данный документ подтверждает перелет пассажира. Его потеря может стоить вам отказа в компенсации. В этом случае нужно обратиться к служащим аэропорта с запросом подтверждающих документов.

Как быть, если в гостинице отсутствуют необходимые бумаги?

Некоторые гостиницы считают достаточным оформление счетов без выдачи чеков и приходных ордеров. Законодательство позволяет субъектам-предпринимателям, не использующим ККТ, работать со счетами как бланками строгой отчетности. Поэтому бухгалтерия не вправе отказать вам в приеме данного вида документального подтверждения. Чтобы не возникало сомнений, предварительно свяжитесь с забронированным отелем и выясните, что там выдают, и есть ли у них документы, которые вам нужны.

Чем доказать проживание в частной квартире?

Данный случай требует подачи командированным сотрудником договора аренды жилого помещения и акта оказанных услуг за подписями двух сторон. Передачу денег доказывает расписка хозяина квартиры.

Не знаете, как оформить отчетные документы для командировочных? Обращайтесь к нам в «Бизнес Ресурс». Мы оказываем квалифицированную юридическую поддержку малых и средних предприятий. Можем предложить бухгалтерское и правовое сопровождение бизнеса. Регион нашей деятельности ‒ СПб и пригород. Контактные телефоны для консультаций:

У любой компании может рано или поздно возникнуть необходимость направить сотрудника в служебную командировку *.

*В соответствии со ст.166 Трудового кодекса, служебной командировкой является поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются .

Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются Положением «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008г. №749.

При этом, налогоплательщикам необходимо помнить, что гарантии и компенсации, предусмотренные ТК РФ, в том числе и связанные с командировкой, распространяются только на сотрудников, заключивших с организацией трудовой договор.

На сотрудников, работающих по договору ГПХ, нормы трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, не распространяются в соответствии с положениями ст.11 Трудового кодекса.

Аналогичная норма содержится и в п.2 Постановления №749:

В командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем.

Соответственно, если сотрудник работает в компании по договору ГПХ, то направление его в поездку для служебных целей командировкой не является . А значит, обязанность компенсировать такому сотруднику командировочные расходы у организации отсутствует.

Поэтому, чтобы не увеличивать цену договора ГПХ (сумму вознаграждения) на сумму расходов, связанных со служебной поездкой, а так же - не платить «лишних» налогов, возможность выплаты компенсационных сумм исполнителю поручения необходимо предусмотреть в договоре ГПХ.

И в налоговом и в бухгалтерском учете при отражении хозяйственных операций, связанных со служебными командировками, возникает целый комплекс задач и вопросов, которые должна решить бухгалтерия.

Направление сотрудников в командировки является частью трудовых отношений между сотрудниками и организацией.

Этому вопросу посвящена 24 глава Трудового кодекса.

В соответствии с данной главой, необходимо применять особый порядок расчетов по заработной плате с командировочными сотрудниками. Ведь при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение:

• места работы (должности),
• среднего заработка ,

а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой в соответствии с положениями ст.167 ТК РФ.

В статье будут рассмотрены нормы действующего законодательства, регламентирующего порядок оформления и учета хозяйственных операций, связанных с направлением сотрудников в служебные командировки.

ТРЕБОВАНИЯ ДЕЙСТВУЮЩЕГО ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА К ПОРЯДКУ ОФОРМЛЕНИЯ СЛУЖЕБНЫХ КОМАНДИРОВОК

В соответствии с требованиями статьи 168 Трудового кодекса, в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

• расходы на проезд до места назначения и обратно;
• расходы по найму жилого помещения;
• суточные - дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства;
• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Кроме вышеперечисленных, к командировочным расходам относятся:

• расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок,
• расходы на провоз багажа,
• расходы по оплате услуг связи,
• расходы по получению и регистрации служебного заграничного паспорта, виз, других выездных документов,
• сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта,
• расходы на оформление обязательной медицинской страховки,
• расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту,
• сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы,
• иные обязательные платежи и сборы.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Таким образом, Трудовым кодексом не устанавливаются нормы компенсационных выплат на возмещение командировочных.

Работодателям предоставляется право самостоятельно определять в коллективном договоре или локальном нормативном акте (например, положении о командировках), порядок и размер возмещения расходов, связанных со служебными командировками, включая размер выплачиваемых суточных.

Работники направляются в командировки по распоряжению работодателя на определенный срок, для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (п.3 Постановления №749).

В соответствии с п.6 Постановления №749, цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании , которое утверждается работодателем.

На основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение , подтверждающее срок его пребывания в командировке:

• дата приезда в пункт (пункты) назначения,
• дата выезда из него (из них),

за исключением следующих случаев:

Направление работника в командировку за пределы РФ производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командирования в государства - участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы (п.15 Постановления №749).

Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки.

Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью организации, в которую командирован работник.

В случае, если работник командирован в организации, находящиеся в разных населенных пунктах, отметки в командировочном удостоверении о дате приезда и дате выезда делаются в каждой из организаций, в которые он командирован.

В настоящий момент для документального оформления хозяйственных операций, связанных с командировками, применяются унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации труда и его оплаты»:

1. №Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»,

2. №Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»,

оформляется при направлении сотрудника (сотрудников) в командировку. Заполняется на основании служебного задания (форма Т-10а).

Срок хранения данных документов составляет 5 10 лет).

3. №Т-10 «Командировочное удостоверение»,

служит для подтверждения времени пребывания в служебной командировке. В удостоверении отмечается время прибытия сотрудника в место назначения, а так же время отъезда. Данный документ оформляется на основании приказа о направлении в командировку (форма Т-9) и заверяется принимающей стороной.

Срок хранения удостоверений составляет 5 лет (при командировках в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности - 75 лет).

4. №Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»,

содержит в себе информацию о цели поездки сотрудника и ее итоговых результатах. Является основанием для оформления приказа по форме Т-9 и служит для подтверждения экономической обоснованности расходов на командировку.

Срок хранения служебных заданий и отчетов составляет 5 лет (при долгосрочных зарубежных командировках - 10 лет).

СРОКИ КОМАНДИРОВКИ

В соответствии с п.4 Постановления №749, срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

При этом, днем выезда в командировку считается дата отправления:

• поезда,
• самолета,
• автобуса,
• другого транспортного средства

от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы.

При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно, днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки.

В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.

Аналогично определяется день приезда работника на место постоянной работы.

Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем.

При следовании работника с территории РФ дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию РФ дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

Даты пересечения государственной границы РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.

ОПЛАТА СОТРУДНИКУ РАСХОДОВ, СВЯЗАННЫХ СО СЛУЖЕБНОЙ ПОЕЗДКОЙ

В соответствии с п.10 Постановления №749, при направлении сотрудника в командировку, ему выдается денежный аванс на оплату расходов:

• по проезду,
• найму жилого помещения,
• суточных.

При этом, суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая (п.11 Постановления №749):

• выходные и нерабочие праздничные дни,
• дни нахождения в пути (в том числе за время вынужденной остановки в пути).

Выплата суточных, так же как и возмещение командировочных расходов, может осуществляться организацией как в наличной, так и в безналичной формах.

В случае выдачи наличных денег из кассы предприятия, сотрудник, направляющийся в командировку, как подотчетное лицо, обязан составить письменное заявление в произвольной форме на выдачу подотчетных сумм.

Данное заявление должно содержать собственноручную надпись руководителя компании о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются.

В заявлении так же должна быть дата и подпись руководителем компании.

В настоящее время компании все чаще используют безналичные средства для расчетов с подотчетными лицами. А при нахождении сотрудников в командировка, безналичные расчеты становятся особенно актуальны.

Однако, при перечислении подотчетных сумм на «зарплатные» пластиковые карты сотрудников могут возникнуть определенные налоговые риски.

Они связаны с переквалификацией денежных средств, перечисленных как подотчетные в заработную плату.

Налоговые органы при проведении проверки на такие суммы могут доначислить страховые взносы, НДФЛ, пени и штрафы.

Чтобы не вступать в конфликты с налоговыми органами и минимизировать налоговые риски, организации могут обезопасить себя следующим образом:

1. Отразить в учетной политике для целей бухгалтерского и налогового учета организаций возможность перечисления безналичных денежных средств на выдачу подотчетных сумм с использованием любых реквизитов сотрудников.
2. Четко указывать назначение платежа именно как «перечисление подотчетных средств» и настаивать на своей позиции, в случае, если обслуживающий банк попытается изменить назначение платежа.
3. Своевременно и в полном объеме вести учет авансовых отчетов и приложенных к нему подтверждающих документов.

При направлении работника в командировку на территории 2 или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник (п.18 Постановления №749).

Если сотрудник заболел во время своего пребывания в служебной командировке, то ему:

• возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении),
• выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства.

За период временной нетрудоспособности сотруднику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности в соответствии с законодательством РФ.

При этом временная нетрудоспособность должна быть подтверждена документально в установленном порядке (п.25 Постановления №749).

ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ПОДТВЕРЖДЕНИЕ КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ

В соответствии с п.24 Постановления №749, возмещение иных расходов, связанных с командировками в случаях, порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом, осуществляется при представлении документов, подтверждающих эти расходы.

Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней (п.26 Постановления №749):

авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах, а так же - произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы.

К авансовому отчету прилагаются оформленные надлежащим образом следующие документы:

• командировочное удостоверение,
• о найме жилого помещения,
• подтверждающие расходы на проезд (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей),
• об иных расходах, связанных с командировкой;
• отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.

В соответствии со ст.252 Налогового кодекса, расходы организации должны быть обоснованы и документально подтверждены. Данное требование относится и к командировочным расходам, произведенным организацией.

Ниже мы рассмотрим некоторые Письма Минфина, касающиеся документов, подтверждающих расходы, связанные с командировками.

1. Документы, подтверждающие расходы по оплате проездных документов (билетов) и услуг гостиницы.

В своем Письме от 10.11.2011г. №03-03-07/51, Минфин указал перечень документов, необходимых для подтверждения расходов по оплате проездных документов командированными сотрудниками.

«При направлении работника в командировку документами, подтверждающими его расходы по оплате билетов и (или) услуг гостиницы, являются:

- чек контрольно-кассовой техники;

- слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является работник;

- подтверждение кредитного учреждения, в котором открыт работнику банковский счет, предусматривающий совершение операций с использованием банковской карты, проведенной операции по оплате;

- или другой документ, подтверждающий произведенную оплату, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности.»

Обратите внимание: Командированные сотрудники не должны забывать о документах, подтверждающих оплату произведенных расходов (чеках ККТ и слипах).

2. Как подтвердить расходы, если оформляются электронные проездные документы.

Порядок подтверждение расходов при оформлении электронных билетов раскрыт в Письме Минфина от 27.02.2012г. №03−03−07/6:«В случае оформления проездных документов электронными пассажирскими билетами необходимо учитывать, что согласно п. 2 Приказа Минтранса России от 08.11.2006 №134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации» маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.

Таким образом, если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета для целей налогообложения, являются сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.»

3. Какие документы необходимы для подтверждения расходов в виде суточных, выданных командированному сотруднику.

Расходы в виде суточных могут быть подтверждены командировочным удостоверением. Именно такой точке зрения придерживается Минфин в своем Письме от 11.11.2011г. №03-03-06/1/741.

«Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 утверждено Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (далее - Положение).

В соответствии с пунктом 11 Положения дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, с учетом положений, предусмотренных пунктом 18 Положения.

Согласно пункту 7 Положения на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)), за исключением случаев, указанных в пункте 15 Положения. Объявления

Мы разработали пошаговую инструкцию для оформления командировки в 2019 году. В статье есть образцы и бланки всех документов для отправки работника в командировку.

С 1 января перечень документов для документов командировки изменился. Полный список смотрите в статье журнала "Упрощенка".

Нужны ли командировочные удостоверения в 2019 году

Командировочное удостоверение в 2019 году не действуют, на самом деле отмена произошла еще в 2015 году, когда постановлением Правительства РФ № 1595 внесли изменения в п. 7 постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», заменив требование об оформлении командировочного удостоверения условием о том, что фактический срок пребывания в командировке определяется на основании проездных документов.

Этим же постановлением полностью исключили и п. 6, тем самым сняв обязательство работодателя оформлять служебное задание для описания цели командирования сотрудника.

Вместе с тем, право выписывать командировочные листы никто не отнимал. Если работодатель решает именно таким документом подкреплять факт служебной поездки сотрудника, то бланк организация или предприниматель может разработать самостоятельно, а может взять за основу прежнюю форму Т-10.

Какие правила оформления командировок в 2019 году для внутренних и зарубежных поездок в части суточных

Суточные могут быть установлены любые, в т. ч. внутренним нормативным актам можно предусмотреть разный размер суточных для разных должностей, а также для разных мест командирования.

Но при этом согласно норм ст. 217 НК РФ есть максимальный размер суточных, с которых не начисляется налог с доходов. Эти величины составляют 700 руб. для служебных поездок по России и 2 500 руб. для зарубежных командировок. Как начислить взносы со сверхлимитных суточных, информация в статье

Командировки в 2019 году: оформляем и оплачиваем

Вести документы для командировки бесплатно онлайн вы можете в нашей программе . Она позволяет вести налоговый и бухгалтерский учет и готовит первичные документы и отчетность в один клик. Возьмите доступ к программе на 365 дней. Для пользователей доступна консультация по всем бухгалтерским вопросам 24 часа в сутки 7 дней в неделю.

О том, как отправить сотрудника в командировку в 2019 году по России, расскажет небольшая шпаргалка в таблице:

Основание для отправки в командировку	Письменное распоряжение руководителя
Дата начала командировки	Дата отъезда, подтверждаемая проездными документами или служебной запиской.
Дата окончания командировки	Дата приезда, подтверждаемая служебной запиской или проездными документами.
Размер суточных	700 руб. (подп. 3 ст. 217 НК РФ)
	Авансовый отчет, документы о проживании и проезде, служебная записка

Загранкомандировки в 2019 году: оформляем и оплачиваем

Для загранкомандировки шпаргалка такая:

Дата начала загранкомандировки	Дата штампа о пересечении границы РФ (если командировка в страны, которые по условиям межправительственных отношений такой штамп не ставят, то дата определяется по проездным документам).
Дата окончания загранкомандировки	Дата, предшествующая дате штампа о пересечении границы (или аналогично – дате, определяемой по проездным документам). Суточные за день въезда начисляются по нормам для России.
Размер суточных	2 500 руб. (подп. 3 ст. 217 НК РФ)
Основание для начисления командировочных расходов	Авансовый отчет, документы о проживании и проезде, служебная записка (есть две противоположные позиции Минфина и ФНС относительно необходимости перевода проездных документов и документов о проживании в зарубежных командировках, во избежание споров лучше сделать построчный перевод таких документов).

Как оформить по шагам

2. В зависимости от установленной на предприятии процедуры может быть оформлено и командировочное удостоверение. У нас вы можете скачать его бланк, а также образец заполнения.

3. Для подтверждения нахождения в командировке используются проездные документы, документы об оплате проживания или при отсутствии таковых, оформляется служебная записка. У нас на сайте вы можете скачать образец такой служебной записки .

4. По завершении командировки составьте авансовый отчет.

Особенности оформления командировки генерального директора

Для генерального директора не предусмотрено никаких исключений. Оформление его служебной поездки оформляется по общим правилам. Соответственно и то, как отчитываться за командировку в 2019 году, не зависит от должности командируемого лица.

Единственная разница – внутренним нормативным актом организация может установить повышенные суточные директору предприятия, но вопрос налогообложения суточных при этом не изменится – вся сумма сверх нормы будет базой для расчета НДФЛ.

Особенности оформления однодневной командировки

Документальное оформление командировки в 2019 году, если она имела продолжительность всего один день, имеет одну особенность, связанную с начислением суточных.

Для однодневной деловой поездки без пересечения границы РФ суточные не предусмотрены. Для служебной поездки длительностью в один день заграницу предусмотрены суточные в пределах 50% от нормы (п. 20 постановления № 749).

Напомним, что размер суточных работодатель может установить любой на свое усмотрение, но если эти суточные превышают норму, то с них придется уплатить НДФЛ.

В остальном требования по составу документов идентичны командировке нормальной продолжительности.

Если командировка на своей машине, то какое подтверждение вместо проездных документов?

Для командировки 2019 года новые правила учета подразумевают возможность подтвердить поездку без проездных документов служебной запиской с приложенными чеками на бензин, например. Если нет и чеков на бензин, то для определения сроков командировки опираются на документы о проживании или только на информацию, полученную из служебной записки сотрудника. В этом случае сроки не могут выходить за пределы первоначально указанным в распоряжении руководителя.

Если командировка на служебном автомобиле, то какое подтверждение вместо проездных документов?

Порядок оформления командировки в 2019 году

Порядок, предусмотренный при направлении сотрудника в служебную поездку, регулируется уже упомянутом постановлении № 749.

Кроме того, порядок выплаты суточных и иных возмещений расходов, связанных с командировкой, установлен в ст. 168 ТК РФ. Как уже было отмечено выше, организация или предприниматель вправе оформлять командировочное удостоверение, как и прежде до 2015 года.

Бухучет командировочных расходов в 2019 году

Получив подтверждение командировочных расходов в 2019 году, бухгалтер сделает такие проводки:

• Дт 20, 23, 26, 44 и иные счета учета затрат Кт 71 – отражаются все расходы, включая суточные;
• Дт 71 Кт 50 – выдан перерасход по авансовому отчету;
• Дт 50 Кт 71 – возврат подотчетной суммы;
• Дт 70 Кт 68 – удержан НДФЛ с суточных сверх нормы (удержание будет происходить из ближайшей заработной платы, начисленной этому сотруднику).