Понятие рабочего времени как универсальной меры количества труда.

Законодательное регулирование рабочего времени.

Регулирование использования рабочего времени в организации.

Методы анализа эффективности использование рабочего времени.

1. Понятие рабочего времени как универсальной меры количества труда.

Работа человека всегда происходит в времени и пространстве. Но, если пространство является фактором нейтральным относительно количества труда, то время, израсходованное на выполнение определенной работы, непосредственно характеризует количество работы независимо от ее содержания, сложности и условий среды. Итак, рабочее время является универсальной мерой количества живого труда. Общая продолжительность рабочего времени определяется, с одной стороны, уровнем развития производства, с другой – физическими и психофизиологическими возможностями человека. Улучшение использования рабочего времени выступает одним из основных путей повышения производительности труда. Оно зависит от соотношения экстенсивного и интенсивного факторов развития производства.

Экономическое развитие общества, благосостояние людей в значительной мере зависят от количества труда каждого и общей массы труда экономически активного населения в целом. Поэтому общество вынужденно определенным образом обоснованно определять меру количества рабочего времени. Нижняя черта количества рабочего времени определяется уровнем развития производительных сил общества, достигнутым уровнем общественной производительности труда. Общая продолжительность рабочего времени не должна быть меньше той, которую позволяет достигнутый уровень производительности труда, в противном случае могут существенным образом замедлиться темпы социально-экономического развития общества. Нежелательным есть и увеличение продолжительности рабочего времени выше установленного уровня, поскольку это приводит к переутомлению работающих, сокращает их свободное время, отрицательно влияет на производительность труда и качество продукции, угрожает возрастанием травматизма. Итак, это невыгодно государству в целом, предприятию и работнику. Поэтому общество заинтересовано в строгом соблюдении установленной меры рабочего времени.

1. Законодательное регулирование рабочего времени.

Рабочее время регламентируется и государством, и работодателем. В соответствии с Кодексом законов о труде Украины (ст. 50), устанавливается верхняя граница продолжительности рабочего времени: 40 часов в неделю для нормальных условий труда; для работников, занятых на роботах с вредными условиями труда – не более 36 часов в неделю (ст. 51).

Сокращенная продолжительность рабочего времени устанавливается также для работников возрастом от 16 до 18 лет – 36 часов в неделю, а для лиц возрастом от 15 до 16 лет – 24 часа в неделю.

36-часовая неделя установлена также для учителей, врачей, преподавателей высшей школы и некоторых других категорий работников.

Сверхурочные работы законом допускаются лишь в исключительных случаях, но они не должны превышать для каждого работника 4-х часов на протяжении двух дней подряд и 120 часов за год (ст. 62,65). К сверхурочным работам запрещается привлекать:

1) беременных женщин и женщин, которые имеют детей возрастом до трех лет;

2) лиц, младше восемнадцати лет;

3) работников, которые учатся в общеобразовательных школах и профессионально-технических училищах без отрыва от производства, в дни занятий.

Законодательством могут быть предусмотренные и иные категории работников, которых запрещается привлекать к сверхурочным работам. Женщины, которые имеют детей возрастом от трех до четырнадцати лет или ребенка-инвалида, могут привлекаться к сверхурочным работам лишь по их согласию. Привлечение инвалидов к сверхурочным работам возможное лишь по их согласию и при условии, что это не противоречит медицинским рекомендациям (ст. 63).

Не допускается работа в выходные и праздничные дни, однако, если это обусловлено характером производства, аварийными ситуациями, стихийным бедствием, то работа в выходные и праздничные дни компенсируется предоставлением другого дня отдыха или в денежной форме в двойном размере (ст. 72).

При работе в ночное время (за 22 часа до 06 часов) установленная продолжительность смены сокращается на один час. Работа в ночное время оплачивается в повышенном размере, устанавливаемом тарифным соглашением и коллективным договором, но не ниже 20 процентов тарифной ставки (оклада) за каждый час работы в ночное время (ст. 108).

Привлечение женщин к работам в ночное время не допускается, за исключением тех отраслей народного хозяйства, где это вызывается особой необходимостью и разрешается как временное мероприятие (ст. 175). Запрещается привлекать работников младше восемнадцати лет к ночным работам и работам по выходным дням (ст. 192).

Закон также регулирует продолжительность ежегодных и дополнительных отпусков.

Ежегодный отпуск предоставляется работникам продолжительностью не меньшее 15 рабочих дней, а для лиц младшее 18 лет – один календарный месяц (ст. 75).

Ежегодные дополнительные отпуска предоставляются:

1)работникам, занятым на роботах с вредными условиями труда;

2) работникам, которые заняты в отдельных отраслях народного хозяйства и имеют продолжительный стаж работы на одном предприятии;

3)работникам с ненормированным рабочим днем и т.п..

Отпуск за первый год работы предоставляется работникам после окончания одиннадцати месяцев беспрерывной работы на данном предприятии. За второй и следующие года работы отпуск может быть предоставлен в любое время соответствующего рабочего года.

Отпуска предоставляются в течение всего года. Очередность предоставления отпусков устанавливается собственником или уполномоченным им органом по согласованию с профсоюзным комитетом предприятия, организации.

Разделение отпуска на части допускается по просьбе работника при условии, что основная его часть была бы не меньше шести дней для взрослых и двенадцати дней для лиц младше восемнадцати лет.

ДИПЛОМНАЯ РАБОТА

"Управление рабочим временем руководителя отдела подбора персонала"

Введение

Актуальность выбранной темы определяется тем, что на сегодняшний день бизнес и его среда не стоят на одном месте и стремительно развиваются, поэтому руководитель должно уметь грамотно и четко формулировать свои цели и задачи, согласовывать время и ставить приоритеты. Сегодня эффективный труд руководителя - это органический сплав науки и искусства, тесное сочетание мастерства, которому можно и нужно научить, и таланта организатора, с которым нужно родиться и который нужно развивать и совершенствовать.

Всем известная истина - «Время - деньги», похоже начинает изменять свое значение. По словам одного из лучших аналитиков и практиков брэндинга Марка Гобе, «время становится дороже денег» . И с ним трудно не согласится.

Многие известные специалисты подтверждают эту истину, говоря при этом, что время - это такой специфический ресурс, который в организации стоит на одном месте с основными фондами, рабочей силой, сырьем, но оно имеет особое специфическое свойство: оно необратимо. То есть если оборудование можно купить, сырье и материалы тоже не являются редким товаром, который необходимо долго разыскивать, то потерянное время невозможно вернуть, невозможно вернуть упущенные в это время возможности, невозможно дорешать дела, если условия, в которых они решаются поменялись. При этом специфичность времени заключается еще и в том. Что каждый человек наделен им в равной мере, а именно, 1440 минут или 86400 секунд в день - не больше и не меньше.

В свое время Ницше сказал, что «человек, который не может потратить более 16 часов в сутки лично на себя должен быть назван рабом».

Рабочее время большинства современных руководителей уплотнено до предела, рабочий день не нормирован, и все же часто не удается завершить все намеченные дела к заданному сроку. При этом нарастает такое ощущение беспомощности перед лавиной проблем, срочно требующих твоего вмешательства и чувство того, что нехватка времени как нехватка воздуха ведет к тому, что проблемы просто напросто задавят человека. Все это ведет к стрессовому состоянию, еще более усугубляющему положение.

Такая ситуация в современном обществе носит массовый характер и не только среди руководителей. Наверняка каждый человек может вспомнить немало случаев, когда в один день он должен был решить массу проблем, побывать во множестве мест, при этом он никак не мог решить, в какой очередности лучше всего все это сделать и осознание того, что невозможно сразу и быстро решить проблему распределения времени, что из-за этого можно не успеть или пропустить что-то важно очень сильно угнетает, заставляет нервничать, портит настроение, что в конечном итоге отрицательно сказывается на самочувствии, работоспособности и уменьшает вероятность того, что все задуманное на день будет реализовано. Наверняка почти каждый человек может вспомнить и массу дел, отложенную им «на потом», а по сути «в долгий ящик», которые вроде бы нужно сделать, но вот все «никак руки не доходят».

В такой ситуации единственным решением может стать только применение специальных приемов и методов, имеющих общее название тайм-менеджмент. Само слово «тайм-менеджмент» переводится с английского языка как «управление временем», однако следует заметить, что временем управлять невозможно. Действительно, каждый человек имеет строго определенное количество времени, и у всех людей оно одинаковое. Невозможно как-то повлиять на его количество или скорость его течения. «Управление временем» - это просто громкое название того, что по сути своей является управление самим собой, организацией, людьми с целью ускорения решения проблем, осуществления мероприятий, выполнения работ, действий. Это управление по наиболее рациональному использованию времени .

Объект исследования: Система управления временем в компании ООО «Хьюмэн Ресурс ЕКБ»

Предмет исследования : управление рабочим временем руководителя отдела подбора персонала ООО «Хьюмэн Ресурс ЕКБ».

Цель: на основе анализа затрат рабочего времени руководителя, разработать рекомендации по повышению эффективности использования им рабочего времени.

Задачи:

1)Изучить теории оценки эффективности использования рабочего времени руководителя и проанализировать теоретические подходы по улучшению использования рабочего времени руководителя

)Проанализировать организацию ООО «Хьюмэн Ресурс ЕКБ»

)Проанализировать содержание труда руководителя и структурировать затраты его рабочего времени

)Определить социально-экономический эффект предложенных мероприятий

Гипотеза: еслипроанализировать затраты рабочего времени руководителя,определить проблемы потери времени, в результате оценить эффективность использования рабочего времени руководителя, то можно разработать рекомендации по повышению эффективности использования рабочего времени.

Научная новизна: с каждым днем проблема потери времени имеет все больший вес в организации деятельности любой копании.

Степень и уровень разработанности проблемы: в данный момент эта тема не достаточно изучена.

Источниковая база: Устав предприятия, стандарты и регламент компании, положение о корпоративной культуре.

Методология исследования: общенаучные и аналитико-прогностические методы.

Методика исследования: фотография рабочего времени

Методы исследования: метод самоконтроля рабочего времени и опрос.

Теоретическая значимость: раскрыты методы и подходы к изучению проблемы потери времени.

Практическая значимость: данные методы, их применение и рекомендации на их основе имеют очень большое значение в организации деятельности компании.

1. Теоретические подходы к эффективности использования рабочего времени руководителя

1.1 Теория оценки эффективности использования рабочего времени руководителем

менеджмент руководитель продуктивность рабочий

Работа руководителя представляет собой составную часть всей работы по управлению. В приведенном перечне задач отсутствуют те, которые касаются непосредственно управления деятельностью, производства, поскольку основное внимание уделено нами управлению людьми. Исходя из этого, важнейшими задачами руководителя являются .

Забота о мотивации персонала. Эту задачу с точки зрения достижения высоких результатов следует считать буквально ключевой, так как мотивированность и эффективность находятся в прямой зависимости друг от друга.

Управление деятельностью персонала, в частности путем постановки задач, оказания поддержки и контроля. При выполнении этой задачи руководители многих организаций прибегают к проводимым регулярно встречам-беседам со своими работниками.

Сотрудничество и информация. Руководитель должен позаботиться о том, чтобы его подчиненные знали о перспективах своего участка, а также о том, что делается в других подразделениях организации. Положение руководителя группы само по себе подчеркивает важность сотрудничества.

Определение потребности своего участка в рабочей силе, ее наем и тщательный подбор.

Обучение и совершенствование персонала.

Вопросы трудовых отношений и заработной платы.

Вопросы охраны труда на своем участке (безопасность труда и охрана здоровья).

Совершенствование планирования, разделения труда, улучшение психологического микроклимата на производстве, методов труда и других вопросов, оказывающих влияние на эффективность работы организации.

Как видите, содержание работы руководителя является весьма многогранным. На практике удельный вес каждой из перечисленных задач может быть различным, что зависит от целей организации и от положения самого руководителя. Для каждого серьезного руководителя, который стремится к эффективным результатам и который намерен реально учесть стремления и личные планы своих подчиненных, большинство из перечисленных задач являются обязательными.

На основе перечисленных выше задач нетрудно определить и требования, выдвигаемые перед самим руководителем. Он несет ответственность за данное подразделение организации, что и налагает на него соответствующие обязанности. Он должен уметь направлять деятельность не только отдельных людей, но и целых групп. Руководитель должен уметь ладить с людьми и проявлять интерес и стремление к сотрудничеству. От него требуется умение наладить работу своих подчиненных в соответствии с целями организации. Ему надлежит разбираться в мотивах поведения людей, а также знать те факторы, порой весьма многосложные, которые лежат в основе поведения коллектива.

Многие из задач руководителя близко соприкасаются с проблемами штата работников. Поэтому от руководителя требуются хорошие знания и в этой области. Он должен решать на своем участке все вопросы, даже самые сложные, связанные, в частности, с заработной платой и подбором работников. Для этого он должен быть хорошо знаком с трудовым законодательством .

От руководителя требуется умение обнаруживать и решать противоречия. Всякий руководитель, который пытается уйти от противоречий или скрыть их; рано или поздно оказывается в тупике. Здоровая организация воспринимает противоречия с пониманием и использует их для своего совершенствования. Современный руководитель должен быть умелым организатором работы своей группы. Авторитет руководителя ныне опирается не на традиционный статус начальника, а прежде всего на него самого, как на человека со всеми его качествами. Он повышается, если руководитель компетентен в работе своих подчиненных. Однако руководитель должен сознательно избегать излишнего вмешательства в работу подчиненных, так как в таком случае может возникнуть слишком большая зависимость работников от своего начальника .

Опыт показывает, что каждый, кто пожелает организовать и использовать свое время более эффективно, может осуществить это желание.

Для этого нужно избавиться от некоторых привычек в организации своего труда. Ведь даже самые квалифицированные руководители, вполне заслуженно пользующиеся высокой репутацией, часто допускают ошибки в организации личного труда. Вот некоторые из таких типичных ошибок.

Перенос принятия решения проблемы на завтра. Эта ошибка - самая распространенная. Главная причина такой ситуации наша несобранность, нерешительность, неуверенность. Проблему необходимо решать сразу, не откладывая ее на потом. Самое трудное тут - начать, преодолеть свои сомнения, страх перед безотлагательным решением. Как правило, мы прибегаем к оттягиванию решения в том случае, когда стоящие перед нами задачи, проблемы или цели довольно туманны, если у нас нет ясного представления о том, чего же мы, собственно, хотим добиться. Почти всегда в такой ситуации помогает:

а) письменная формулировка ближайших задач, определение сути проблемы. Письменное изложение помогает сформулировать свои мысли и более отчетливо увидеть проблему;

б) построение «дерева целей» .

Выполнение работы не до конца. Быть до предела занятым и работать хорошо, наверное, не одно и то же. Человек может заниматься множеством дел, но успевать решать лишь малую часть их. С точки зрения повседневной производительности, результативности труда и охраны собственной нервной системы куда полезнее окончательно решить только нескольких проблем, чем одновременно начинать множество дел, которые все равно не удастся довести до конца. К тому же нерешенные проблемы тяжелым грузом ложатся на нашу психику. А вот каждое законченное дело дает чувство морального удовлетворения и душевной свободы.

Стремление сделать все сразу. Одновременное решение нескольких проблем - это самый верный путь к стрессам и неврозам. Многие из нас привыкли громоздить на своем столе целую груду папок с бумагами. Эти папки постоянно у нас перед глазами, а в результате мысли наши все время скачут с одной проблемы на другую. Чтобы мысли не прыгали между делами, как туристы между памятниками старины, нужно, прежде всего, убрать все папки. На столе должно находиться лишь то, что непосредственно относится к рассматриваемому вопросу. Если мы имеем дело с трудной, многогранной проблемой, то очень полезно написать на специальной карточке главную цель, к которой мы стремимся. Такая карточка должна постоянно стоять на нашем столе, на самом видном месте. Это позволит «не потерять за деревьями леса» и сконцентрировать свои усилия на решении главного.

Стремление сделать все самому. Очень часто руководящие работники тратят свое время и силы на выполнение той работы, которую они вполне могли бы поручить своим подчиненным. Из-за этого неизбежно затягивается решение тех проблем, которые требуют компетентности участия самого руководителя.

Руководство - это деятельность руководителя, которую никоим образом нельзя совместить со стремлением сделать все лично. Задача руководителя состоит не в том, чтобы загрузить себя работой, а в том, чтобы планировать, организовывать, координировать, направлять и контролировать работу других, обеспечить на этой основе решение главных задач. Мы обязаны создать такие условия, чтобы в нашем подразделении, отделе, фирме сотрудники работали эффективно, должны направлять и контролировать ход запланированных работ .

Считается, что руководителям платят деньги за то, что они эффективно координируют деятельность своих подчиненных, а не работают вместо них.

Неумение правильно разграничить функции между подчиненными. Отсутствие четкого разграничения задач, ответственности и служебных функций, беспорядок в системе управления часто подкашивают организацию. В результате не только затрудняется решение многих проблем, но и возникает. Ненужное личное соперничество. Самым эффективным средством борьбы с дублированием функций является наличие четких и детализированных должностных инструкций, увязанных со структурной схемой организации и меняющимися целями ее деятельности. Такие инструкции должны однозначно определять права, обязанности и ответственность каждой службы и каждого работника в организации.

Желание в случае неудачи переложить вину на подчиненных. К сожалению, многие руководители имеют привычку во всех проблемах винить своих подчиненных, тем самым, занимаясь делом совершенно бесполезным. Типичный пример - перекладывание вины на других в случае неудачи. Ценная энергия в этом случае направляется в прошлое, хотя исправить уже практически ничего нельзя. Куда полезнее вместо всего этого нацелить свою деятельность в будущее - на то, что необходимо сделать незамедлительно. Задача руководителя - установить объективные причины неудачи, а не искать козла отпущения.

Полное пренебрежение вопросами организации планирования личной работы. Эта ошибка, возможно, самая основная. Руководители часто и справедливо жалуются на все возрастающую в последние годы лавину бумаг . Как справиться с ней? Выход может быть:

во-первых, в том, чтобы как можно больше полномочий передавать подчиненным, брать на себя решение только самых важных вопросов,

во-вторых, в наш век, когда все жалуются на бумажный поток, единственный способ уменьшить его - это всерьез заняться бумагами. Мы говорим о тех полезных бумагах, без которых немыслимо сегодня руководить: речь идет о технике планирования, учета, о должностных инструкциях, протоколах, ведении архива и прочее. Без поддержания в порядке этих документов хаотический поток других бумаг вырастает в десятки раз.

Руководитель считает, что эффективная организация его личного времени в принципе невозможна. Это мотивируется тем, что он, руководитель, зависит не от себя, а от других людей и обстоятельств .

В этом разделе хотелось бы отметить причины нехватки времени, так называемые «поглотители»:

Нечеткая постановка цели.

Отсутствие приоритетов в делах.

Попытка слишком много сделать за один раз.

Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения.

Плохое планирование трудового дня.

Личная неорганизованность, «заваленный» письменный стол.

Чрезмерное чтение корреспонденции.

Скверная система досье.

Недостаток мотивации (безразличное отношение к работе).

Поиски записей, памятных записок, адресов, телефонных, номеров.

Недостатки кооперации или разделения труда.

Отрывающие от дела телефонные звонки.

Незапланированные посетители.

Неспособность сказать «Нет».

Неполная, запоздалая информация.

Отсутствие самодисциплины.

Неумение довести дело до конца.

Отвлечения (шум и другое).

Затяжные совещания.

Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям.

Отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь.

Болтовня на частные темы.

Излишняя коммуникабельность.

Чрезмерность деловых записей.

Синдром «откладывания».

Желание знать все факты.

Длительные ожидания (например, условленной встречи).

Спешка, нетерпение.

Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел.

Недостаточный контроль за перепорученными делами .

Выше были рассмотрены основные часто встречающиеся проблемы, которые в основном носят универсальный характер, то есть могут появиться у любого человека, занимающего любую должность в организации. В каждом конкретном случае следует путем анализа искать свои способы борьбы с нерациональным расходом временного ресурса, и эти способы в каждом случае будут специфическими для каждого человека.

1.2 Time-менеджмент как мероприятие по повышению эффективности использования рабочего времени руководителя

Время - самый ограниченный капитал, и если не можешь им распоряжаться, не сможешь распоряжаться ничем другим

П. Друкер

Имеется несколько конкретных систем планирования и управления временем менеджера, получивших широкое признание в мире. Одна из них - это система Тайм Менеджер, имеющая рейтинг № 1 в Европе. Она разработана компанией Time Manager International, которая является ведущей в Европе в области менеджмента и личного развития, основана в 1975 г. в Дании. В Тайм Менеджере все продумано до мелочей, как по содержанию, так и по форме. Кроме того, благодаря широкому ассортименту продукции можно легко приспособить Тайм Менеджер к любым индивидуальным запросам. Так, существует три базовых варианта Тайм Менеджера: стандартный, специальный и руководитель. Изменяя и дополняя входящие в них наборы бланков и принадлежностей, любой из этих базовых вариантов можно превратить в разновидность Тайм Менеджера, специально ориентированного на тот или иной, вполне определенный, вид деятельности, например для торгового представителя, секретаря, руководителя проекта, научного работника, управляющего высшего звена и т. д. .

В Россию тайм-менеджмент пришел во второй половине 1990-х годов. Среди отечественных экспертов, которые начали исследовать вопросы оптимизации рабочего времени, можно назвать Глеба Архангельского, Юрия Васильченко и Сергея Калинина. В целом же российский подход к тайм-менеджменту во многом схож с западным учением. В каждой из этих методик главным является сосредоточение усилий на действиях, которые приносят предприятию максимальную прибыль .

Чтобы эффективно использовать рабочее время, прежде всего, нужно знать, на что оно расходуется и почему его не хватает. Причины, по которым не хватает времени, тесно взаимосвязаны. Например, если руководитель не планирует свой рабочий день, не организует свою работу - ему не хватает времени. И наоборот, если руководителю не хватает времени, то он спешит, не планирует свой день, хватается за все дела подряд, стараясь выполнить все сразу. Выйти из этого замкнутого круга, можно только начав планировать свое время, а для этого нужно выяснить, на что расходуется время и выявить основные причины дефицита времени.

Причины дефицита времени заключаются в следующем:

1. Постоянная спешка. В состоянии постоянной спешки руководитель не успевает сосредотачиваться на той задаче, которую он выполняет в данный момент. Он идет по тому пути, который первым пришёл на ум, вместо того, чтобы подумать о других, возможно более рациональных способах решения данной задачи.
2. Отсутствие четкого распределения работ по степени их важности. При этом руководитель начинает заниматься наиболее легкими и приятными, не столь важными делами. В результате у него не хватает времени на решение ключевых, перспективных задач.
3. Постоянные доработки дома. Труд управляющего относится в определенной мере к интеллектуальной деятельности, поэтому трудно разделить умственные процессы, связанные с этой деятельностью на осуществляемые в рабочее и свободное время. Это приводит к проникновению рабочего времени в свободное. При этом руководитель не успевает отдыхать, что сказывается на его работоспособности и здоровье.
4. Большой поток рутинных дел, часто срочных, работа над которыми занимает много времени.
5. Воры времени - непредвиденные и обусловленные недостаточным планированием дела. Наиболее крупные воры времени - это телефонные звонки, незваные посетители, дела, за которые руководитель берется потому, что не может отказать в просьбе. Все это отнимает много времени и отвлекает от действительно важных дел.
6. Суетливость. Это результат плохой организованности дня, а также иногда зависит от импульсивности и особенностей человека.

Чтобы правильно распределить время, необходимо точно знать, как оно расходуется в действительности. Анализ использования времени поможет выявить временные потери, показать сильные и слабые стороны практикуемого рабочего стиля. Такой анализ просто необходим, если не известно, на что вообще расходуется время, не известно, сколько времени требует выполнение тех или иных дел, не известно, какие факторы стимулируют или ограничивают работоспособность .

Чтобы анализировать проблему, нужен достоверный учет времени. Самый эффективный способ учета времени - это ведение записей.

Наиболее целесообразно вести записи в процессе работы, т.к. делая это вечером, можно что-то упустить. Степень детализации записей должна быть такой, чтобы можно было судить о важности и необходимости каждого вида работ. Для получения наиболее объективной картины делать записи нужно в течение недели (или дольше, если необходимо). Если бизнес является сезонным, то подобный анализ необходимо проводить с учетом времени года. В листке… надо фиксировать не только внешние помехи, но и случаи, когда инициатором нарушения хода трудового дня был сам руководитель .

Сильные стороны использования рабочего времени нужно выделить и применять в повседневной работе. Для слабых же сторон нужно выработать стратегию по преодолению их. Прежде всего, каждую работу нужно проанализировать с помощью следующих вопросов:

Была ли работа необходима? (если более 10% рабочего времени было потрачено не на необходимую работу, это говорит о проблемах с делегированием и определением приоритетов);

2.Были ли оправданы затраты времени? (если более 10% рабочего времени составляли дела, затраты времени на которые не оправданы, нужно проанализировать причины, по которым расход времени был слишком велик и постараться учитывать их в будущей работе);

3.Было ли целесообразно выполнение работы? (если более 10% рабочего времени пошло на задачи, выполнение которых было нецелесообразно, значит нужно уделить внимание планированию, организации, самореализации);

.Был ли сознательно определен временной интервал для выполнения работы? (если более 10% рабочего времени было потрачено на задачи, временной интервал выполнения которых определялся спонтанно, значит, существуют проблемы с планированием рабочего времени).

Определив критические моменты, вредные привычки, наиболее частые ошибки рабочего стиля, так называемые поглотители времени, нужно определить их причины и выработать меры по их устранению, наиболее подходящие для данного бизнеса и конкретного руководителя .

Сильные стороны:

Сортировка почты (это рациональнее, чем сразу отвечать на все письма);

Не самые важные дела (ответ на письма) - в конце дня, когда на важные и требующие больших затрат времени дела не остается времени;

3.Каждым делом руководитель занимался определенное время, не смешивая его с другими;

4.Вся работа, проделанная в этот день, была необходима;

5.Помехи, которые желательно если не ликвидировать, то свести к минимуму, отняли сравнительно мало времени.

Слабые стороны:

Временной интервал для выполнения нескольких задач определялся спонтанно (если бы он был определен заранее, возможно, и подготовка документов, и совещание заняли меньше времени);

Непредвиденную задержку в дороге можно было использовать для подготовки отчета или составления плана на следующий день.

1.3 Методики изучения использования рабочего времени руководителей

Необходимость совершенствования управленческих процессов возникла в нашей стране и за рубежом относительно недавно - в конце 50-х - начале 60-х гг. XX века . Зарубежные авторы связывают революцию в административном управлении с ростом управленческого аппарата и затрат на него, ростом объемов административной (офисной) работы, появлением новых видов управленческих функций на предприятиях (рекламная деятельность, социальное страхование, связи с общественностью и т. д.), резким увеличением объемов информации и документооборота и, как следствие, необходимостью четкой организации управленческого труда, рационализации управленческих процессов, т. е. комплексных действий по совершенствованию управленческой деятельности. Рациональная организация работы руководителя, специалиста требует учета всех выполняемых работ, систематического наблюдения за их рабочим временем, изучения структуры затрат времени, выявления поглотителей рабочего времени. Это дает возможность анализировать использование рабочего времени, составлять обоснованные планы личной работы и мероприятия по научной организации труда управленческих процессов .

Для изучения содержания труда и структуры затрат рабочего времени руководителей и специалистов можно использовать следующие методы:

анкетный и устный опросы, проводятся с целью изучения мнения работника о том, насколько рационально организован его труд: четко ли с точки зрения работника определены его обязанности, приходится ли ему выполнять работы, не входящие в эти обязанности (какие и сколько времени), планируется ли его работа и каков удельный вес внеплановых работ, есть ли потери рабочего времени (их величина, причины), какие применяются в работе средства механизации и оргтехники (их использование), удовлетворяют ли работника организация его рабочего места и условия труда и, наконец, какие у работника имеются предложения по совершенствованию организации и повышению эффективности труда;

фотография рабочего времени, применяется для установления структуры его затрат на протяжении запланированного периода наблюдений. При этом изучение затрат рабочего времени производится путем наблюдения и замеров всех без исключения затрат времени в порядке их фактической последовательности. Фотография рабочего времени проводится специально выделенным лицом, она может быть сплошной (т. е. в течение всего рабочего дня) или выборочной. В последнем случае изучают затраты рабочего времени по отдельным функциям (видам работ), в том числе повторяющимся, а также по отдельным периодам (циклам) работ;

при самофотографии рабочего времени учет затрат рабочего времени проводится непосредственно работающими под руководством служб НОТ. Он ведется с помощью специальных листов самофотографий, в которых регистрируются все выполняемые работы или перерывы в фиксажные интервалы, составляющие определенную часть часа;

метод моментных наблюдений, применяется для изучения содержания труда и затрат рабочего времени различных категорий ИТР и служащих. Принципы и методика проведения наблюдений в основном такие же, как и при изучении затрат труда рабочих, имеются лишь некоторые особенности. Фиксажным моментом, применительно к труду ИТР и служащих, следует считать момент попадания наблюдаемого в поле зрения наблюдателя. При отсутствии работника на рабочем месте наблюдатель может получить сведения о причинах его отсутствия по отметке, сделанной работником в журнале .

Методы исследования трудовых процессов могут классифицироваться по ряду признаков: цели исследования, количеству наблюдаемых объектов, способу проведения наблюдения, форме фиксации его данных и т.п.

В соответствии с целью исследования выделяют следующие методы: хронометраж, фотография рабочего времени, фотохронометраж.

Хронометраж служит для анализа приемов труда и определения длительности повторяющихся элементов операций. При хронометраже объектом изучения, как правило, являются элементы оперативного времени на конкретный вид продукции.

Фотография рабочего времени применяется для установления структуры его затрат на протяжении рабочей смены или ее части. Структура затрат рабочего времени при фотографии рабочего времени может устанавливаться по различным классификационным схемам.

Фотохронометраж применяется для одновременного определения структуры затрат времени и длительности отдельных элементов производственной операции.

По количеству наблюдаемых объектов различают индивидуальные, групповые и маршрутные наблюдения. Индивидуальным является наблюдение за одним объектом (рабочим, станком); групповым - за несколькими объектами. Разновидности группового наблюдения: бригадное (за рабочими бригады) и многостаночное (за рабочими и станками на многостаночном рабочем месте) наблюдения. Маршрутным считается наблюдение за объектом, который перемещается по определенному маршруту, или за несколькими объектами, расположенными сравнительно далеко друг от друга и за которыми наблюдатель перемещается по соответствующему маршруту.

В зависимости от задач исследования и особенностей трудовых процессов существуют различные методы проведения хронометража, фотографии рабочего времени, фотохронометража.

Хронометраж может быть непрерывным (по текущему времени), выборочным и цикловым .

Фотография рабочего времени определяется по двум основным признакам: наблюдаемым объектам и способам проведения и обработки наблюдений.

По первому признаку выделяют фотографии использования времени работников (индивидуальная, групповая, самофотография), оборудования, а также фотографию производственного процесса.

Фотография времени использования оборудования - это наблюдение за элементами его работы и перерывами в ней. Она проводится для определения эффективности использования оборудования и затрат времени на его обслуживание рабочими различных групп.

При фотографии производственного процесса одновременно проводится изучение затрат рабочего времени исполнителей, времени использования оборудования и режимов его работы. Этот вид фотографии иногда называют двусторонним наблюдением.

Различают два метода проведения фотографии рабочего времени: метод непосредственных замеров времени, когда регистрируется продолжительность наблюдаемых элементов и затрат времени; метод моментальных наблюдений, когда фиксируются состояния рабочих мест, а структура затрат времени устанавливается по количеству моментов, когда отмечались соответствующие состояния.

В зависимости от целей анализа трудового процесса используются различные технические средства: секундомеры, хроноскопы, кинокамеры, телекамеры и др.

Все методы исследования затрат рабочего времени включают следующие основные этапы: подготовка к наблюдению, его проведение, обработка данных, анализ результатов и подготовка предложений по совершенствованию результатов труда. Содержание работ по каждому из этих этапов зависит от метода исследования затрат рабочего времени .

Подготовка к наблюдению состоит в изучении технологического процесса, организации труда на рабочем месте, порядка обслуживания рабочего места, технических характеристик оборудования; ознакомление работника и его непосредственного руководителя с целью изучения (фотографии); подготовке необходимой документации, в том числе - заполнении наблюдательной карты (листа) данными о рабочем месте и работнике.

Если фотография проводится с целью разработки нормативов, то на этом этапе выявляются и устраняются недостатки, приводящие к прямым потерям и нерациональным тратам рабочего времени. Особое значение в этом случае имеет правильный выбор объекта (объектов) наблюдения.

При использовании метода моментных наблюдений рассчитывается количество необходимых моментов, выбираются интервалы обходов, намечается их маршрут и фиксажные пункты, определяется число смен, необходимых для наблюдения.

При небольшом удельном весе затрат величина может быть увеличена без существенного снижения точности результатов наблюдений. Это дает возможность при проведении фотографии методом моментных наблюдений изучать затраты времени дифференцированно по всем категориям без резкого увеличения числа моментов наблюдений по сравнению с рассчитанными для категории, имеющей наибольший удельный вес в общих затратах времени.

Интервалы обходов выбираются так, чтобы они не обладали какой-либо закономерностью относительно производственного цикла и носили характер случайной выборки. Эти интервалы (время начала обхода рабочих мест) могут определяться с помощью таблиц случайных чисел.

Основное преимущество самофотографии - она позволяет получать богатейшее разнообразие конкретных предложений по устранению причин потерь рабочего времени.

Недостаток этого метода очевиден - с его помощью могут быть зафиксированы лишь потери, не зависящие от работника.

Обработка данных фотографии рабочего времени осуществляется следующим образом: вычисление продолжительности затрат по каждой категории путем вычитания из текущего времени время предыдущего замера. По всем видам замеров проставляются обозначения затрат и составляется сводка одноименных затрат рабочего времени. Сводка одноименных затрат рабочего времени находится так, при использовании метода моментных наблюдений число случаев суммируется, определяется доля каждой категории затрат и количество моментов переводится во временное выражение (мин, сек).

Анализ результатов фотографий рабочего времени сводится к определению нерациональных затрат и потерь рабочего времени и установлению их причин. Фактические затраты сравниваются с нормативными, которые устанавливаются на основе нормативов времени на подготовительно-заключительные операции, обслуживания рабочего места, времени на отдых и личные надобности .

Полученные данные позволяют составить фактический и нормативный (проектируемый) балансы затрат рабочего времени.

Баланс затрат рабочего времени это система показателей, характеризующих ресурсы рабочего времени работающих, их распределение по видам затрат и использования. Данный баланс составляется с целью выявления резервов роста производительности труда за счет более рационального использования фонда рабочего времени и определения численности рабочих. Рассчитывается баланс рабочего времени преимущественно на одного среднесписочного рабочего. Баланс рабочего времени составляется по предприятию, цеху, участку, иногда даже по группе рабочих, имеющих одинаковый график работы и одну и ту же продолжительность очередного отпуска.

Баланс составляется в три этапа:

расчет среднего фактического числа рабочих дней;

установление средней продолжительности рабочего дня;

определение полезного, эффективного фонда рабочего времени в часах.

Методика проведения индивидуальной фотографии рабочего времени

руководителя.

Фотография рабочего времени состоит из 4 основных этапов:

проведение наблюдения,

обработка данных, полученных в ходе наблюдения,

анализ результатов наблюдения,

разработка мероприятий по повышению эффективности использования рабочего времени .

На этапе проведения наблюдения фиксируются и заносятся в наблюдательные листы затраты рабочего времени на все виды работ и перерывов, которые наблюдались в течение определенного отрезка времени. При анализе затрат рабочего времени используются следующие формулы:

Затраты времени по каждому виду затрат:

где nij - затраты рабочего времени в j-й день наблюдения по i-му виду работ, мин.

Удельный вес каждого вида затрат в суммарных затратах :

где N - общее время наблюдений, мин.

Для нахождения величины N используют формулу (3) :

где Sj - количество часов, в течение которых в j-й день наблюдения не проводились, час.

Для оценки результативности использования рабочего времени необходимо воспользоваться коэффициентом экстенсивности, который рассчитывают по формуле (4) :

гдеП - регламентированные и нерегламентированные перерывы в работе, мин.

Ф - фактический фонд рабочего времени, мин.

Коэффициент потерь рабочего времени, зависящих от исследователя, рассчитывают по формуле (5) :

,(5)

где ПР - потери рабочего времени, зависящие от исследователя, мин.

Коэффициент потерь рабочего времени, вызванных причинами, не зависящими от исследователя, рассчитывают по формуле (6)

где ПО - потери рабочего времени из-за нарушений режима работы, мин.

К потерям рабочего времени из-за нарушения режима работ можно отнести служебные перемещения (переход в другой отдел для распечатки документов или их копирования), связанные с недостаточным оснащением рабочего места необходимой оргтехникой, а также сбои в системе городского транспорта.

Коэффициент потерь рабочего времени на регламентные перерывы, рассчитывают по формуле (7) :

где ОТ - время на отдых и личные надобности, мин.

Степень рациональности использования рабочего времени с точки зрения занятости руководителя различными видами работ можно определить путем сравнения фактических затрат времени с плановыми. При этом рассчитывают коэффициент рациональности использования рабочего времени Кр по формуле (8) :

где Уiф - фактический удельный вес i-го элемента затрат рабочего времени;

Уiпл - плановый удельный вес i-го элемента затрат рабочего времени

Общая оценка степени рациональности использования специалистом времени может быть представлена показателем, рассчитанным как произведение коэффициента экстенсивности (Кэ) и коэффициент рациональности (Кр). В данном случае этот показатель рассчитывается по формуле (9) :

При всем многообразии методов изучения затрат рабочего времени, наиболее применимым для руководителя является фотография рабочего времени, т.к. она позволяет более детально изучить каждую минуту деятельности руководителя в исследуемый период, и благодаря этому произвести точный анализ эффективности использования рабочего времени .

Таким образом, с учетом всего вышесказанного, мы приходим к выводу, что современному руководителю необходимо овладеть наукой управления собственным временем, научиться использовать этот невосполнимый уникальный ресурс с наибольшей эффективностью. Чтобы получить как можно лучшие результаты при планировании рабочего времени, руководителю необходимо использовать такое понятие, как «периоды планирования»: день, неделя, месяц, год. Каждый период планирования должен рассматриваться отдельно. В этой связи рекомендуется иметь отдельный план для каждого периода. Главное преимущество, достигаемое путем планирования работы, состоит в том, что планирование рабочего времени приносит выигрыш во времени. В этой связи у руководителя появляется возможность использовать имеющееся у него рабочее время для плодотворной и успешной деятельности и достичь поставленных целей с возможно меньшим расходом времени. Планирование как важнейшая составная часть организации личного труда означает подготовку к реализации намеченных целей и структурирование (упорядочение) рабочего времени.

2. Анализ эффективности использования рабочего времени руководителем ООО «Хьюмэн Ресурс ЕКБ»

.1 Характеристика ООО «Хьюмэн Ресурс ЕКБ»

«Хьюмэн Ресурс ЕКБ» - общество с ограниченной ответственностью, офис расположен в г. Екатеринбурге по ул. Комсомольская 37.

Компания Хьюмэн Ресурс ЕКБ - является лидером среди компаний Уральского Федерального Округа, предоставляющих услуги в области управления персоналом и организацией в целом. История Хьюмэн Ресурс ЕКБ началась в 2001 году. На сегодняшний день бренд Хьюмэн Ресурс ЕКБ известен не только в Екатеринбурге, но и во многих других городах России и СНГ. Хьюмэн Ресурс ЕКБ в своей работе использует современные технологии управления, зарекомендовавшие себя на и ориентированные на создание, развитие и поддержку современного бизнеса, позволяющие эффективно управлять всеми ресурсами компании .

Компания предоставляет следующие услуги:

.Тренинг и развитие персонала. Включает в себя обучающие программы, направленные на освоение новых способов действий, совершенствование умений, формирование заданных установок в области управления людьми и взаимодействия с клиентами.

.Оценка персонала. Работа по оценке персонала состоит из следующих этапов: постановка задачи, выбор и модификация метода, проведение оценки, обработка результатов, предоставление отчета и рекомендаций по оптимизации использования кадрового ресурса.

3.Appraisal Expert.Система дистанционной оценки представляет собой набор различных тестов и заданий. При работе оцениваемых с тестами и прочими заданиями Appraisal Expert автоматически генерирует отчет по испытуемому и делает его доступным.

.Организация и проведение конференций. Компания ООО «Хьюмэн Ресурс ЕКБ» предлагает полные спектр услуг по организации конференций любой сложности.

.Рекрутмент (поиск и подбор персонала) - корневая услуга, самый первый продукт. Услуги рекрутмента компания оказывает клиентам на всех территориях, во всех отраслях и для всех уровней позиций.

Миссия предприятия сформулирована следующим образом: «Мы способствуем развитию позитивных изменений в компаниях наших клиентов посредством методов бизнес-психологии, что отражается на росте прибыльности их бизнеса, эффективности систем управления, индивидуальном развитии их руководителей и сотрудников. Мы проводим высокотехнологичный консалтинг, тренинг и рекрутмент основанный на суммарном мировом опыте, опыте нашей компании, опыте, личных способностях и активности каждого, кто работает в Хьюмэн Ресурс ЕКБ» .

Деятельность Хьюмэн Ресурс ЕКБ в области тренинга и развития персонала основывается на корпоративной философии компании. Наш подход к содержанию, организации и проведению тренингов реализуется в следующих трех принципах:

.Технологичность,подразумевает системную методическую подготовку тренеров компании. Единая методическая база данных, в которой аккумулирован весь опыт проведения обучающих программ всех филиалов компании с момента ее основания, позволяет тренерам обеспечивать нашим клиентам преемственность обучения персонала и поддерживать высокие стандарты проведения тренингов. Подготовка к тренингам зачастую подразумевает совместную работу всей нашей тренерской команды. Для нас не существует понятия «чей-то клиент». Все клиенты - наши, все клиенты Human Resource. Мы допускаем привлечение тренеров «под проект» в случае масштабных проектов или в случае пожелания клиента. В любом случае вся методическая и содержател6ная подготовка обучающих и развивающих программ в полном объеме планируется, организуется и контролируется в рамках работы тренингового отдела компании.

.Принцип клиент-ориентированности выражается в выполнении нами достаточного - не лимитированного - объема подготовительных работ по выявлению уровня подготовленности потенциальных участников тренингов, подбору адекватных целям обучения методов работы с группой, созданию новых упражнений и case-study, определению критериев эффективности планируемой работы. Мы считаем необходимым условием эффективности нашей работы учет специфики бизнеса компании-клиента, особенностей ее корпоративной культуры, характеристик целевой аудитории тренингов при организации и проведении последних. Наша работа по проекту всегда подразумевает завершающий совместный с заказчиком анализ эффективности проведенных работ и построение перспектив дальнейшего развития сотрудников и руководителей компании-клиента.

.Реализация принципа современности предполагает нашу работу по обновлению существующих обучающих программ, созданию новых тренингов, подготовке упражнений разного типа и направленности. Бизнес наших клиентов успешно развивается, и наша задача состоит в том, чтобы соответствовать и растущему уровню профессионализма сотрудников компаний-клиентов и обеспечивать необходимую динамику развития значимых компетенций персонала наших клиентов. Ведь наши обучающие программы в первую очередь направлены на освоение новых способов действий, совершенствование умений, формирование заданных установок у участников в области управления людьми и взаимодействия с клиентами .

Эти принципы лежат в основе работы тренеров компании, в основе работы с клиентами, выборе методов обучения и развития, собственного профессионального роста. Данные принципы позволяют в максимальной степени реализовывать задачи обучения и развития персонала, которые ставят перед компанией клиенты.

Компания Хьюмэн Ресурс ЕКБ организуют как открытые, так и корпоративные тренинги различного содержания. В проведении тренингов участвуют московские и местные тренеры высокого уровня. Изучая структуру и специфику бизнеса компании - клиента они адаптируют каждую программу индивидуально, что позволяет добиться наилучшего результата и большей эффективности.

Организационная структура, представляющая собой определенную упорядоченность задач, ролей, полномочий и ответственности, создает условия для осуществления предприятием своей деятельности и достижения поставленных целей. В зависимости от области деятельности фирмы, характера и сложности производства продукции или оказания услуг, размеров предприятия наблюдается широкое разнообразие организационных структур.

Организационная структура ООО «Хьюмэн Ресурс ЕКБ» приведена на рисунке 1. Анализ приведенной структуры позволяет отнести ее к линейно-функциональному типу.

Рисунок 1 - Схема организационной структуры ООО «Хьюмэн Ресурс ЕКБ»

Исходя из сформированной организационной структуры и утвержденной документации, в данной организации руководитель имеет обязанности и полномочия, прописанные в его должностной инструкции (Приложение 2).

Анализ данного документа выявил следующие основные обязанности руководителя: контроль соблюдения установленных оценочных процедур; осуществление обработки, обобщения и анализа результатов, полученных в ходе оценки персонала; доведение полученных результатов до управляющего директора и заинтересованных руководителей структурных подразделений; совместно с руководителями структурных подразделений осуществление подбора специалистов для замещения вакантных должностей, формирование резерва для выдвижения на руководящие должности; организовывать и проводить семинары по развитию управленческой компетентности для специалистов, состоящих в резерве персонала; проводить социально-психологические исследования, анализировать состояние организационно-управленческой деятельности и готовить предложения по оптимизации работы структурных подразделений; консультировать работников по проблемам делового и личного общения; содействовать правильной ориентации работников в проблемах психологического характера; выполнять другие поручения и задания управляющего директора.

Организация ООО «Хьюмэн Ресурс ЕКБ», занимаясь консалтинговой деятельностью в области управления персоналом, испытывает на данный момент определенные трудности. В связи с кризисной ситуацией в стране уменьшился спрос на услуги компании. Так как в данный момент в городе достаточное большое количество безработных, это связанно с сокращением персонала, с банкротством компаний и т.п., поэтому с этим большинство организаций отказываются от услуг консалтинговых компаний (на рынке и так достаточно кандидатов и нет необходимости платить за подбор). Что касается обучения персонала, то в данный момент, так же в связи с нестабильной финансовой обстановкой в стране, практически все организации отказываются обучать персонал, по крайней мере в момент кризиса. Поэтому компания ООО «Хьюмэн Ресурс ЕКБ» находится практически в состоянии банкротства, т.к. долг по ежемесячным расходам продолжает расти, а доходов в ближайшее время не планируется.

.2 Исследование рабочего времени руководителя ООО «Хьюмэн Ресурс ЕКБ»

Как показал анализ источников (глава 1), наиболее применимым методом изучение затрат рабочего времени для руководителя является фотография рабочего времени, т.к. она позволяет более детально изучить каждую минуту деятельности руководителя в исследуемый период, и благодаря этому произвести точный анализ эффективности использования рабочего времени.

Для того чтобы провести фотографию рабочего времени необходимо было выполнить 4 основных этапа:

проведение наблюдения;

обработка данных, полученных в ходе наблюдения;

анализ результатов наблюдения;

разработка мероприятий по повышению эффективности использования рабочего времени.

Работа по исследованию рабочего времени руководителя была начата с определения срока наблюдения, в связи с небольшим разнообразием функций его деятельности было принято решение о сроке 2 недели по 5 рабочих дней (по 9 рабочих часов в день), каждый рабочий час разделен на 15-минутные перерывы; для обозначения вида работ в карте фотографии (Приложения 2, 3) и диаграмме структуры затрат рабочего времени руководителя (рисунки 2, 3). Все работы руководителя были занесены в «Классификатор рабочего времени руководителя» (Таблица 1), в котором эти работы были обозначены соответствующими цифрами. Работы руководителя, представленные в «Классификаторе…» были взяты из должностных обязанностей руководителя ООО «Хьюмэн Ресурс ЕКБ» (Приложение 2), а так же в процессе наблюдения в «Классификатор…» были добавлены работы, которые он выполняет помимо должностной инструкции. Для дальнейшего анализа эффективности использования рабочего времени руководителя был использован его личный план на исследуемые две недели, представленный в программе Outlook Express. Изучение затрат рабочего времени производилось путем наблюдения и замеров всех без исключения затрат времени в порядке их фактической последовательности, при этом использовался секундомер, по которому были определены временные промежутки, потраченные на ту или иную работу.

Таблица 1 - Классификатор затрат рабочего времени руководителя

п\пПеречень элементов затратШифр затрат1. Оперативное совещание с управляющим директором по текущим вопросам12. Оперативное совещание с менеджерами отдела23. Телефонные разговоры с клиентами (общие вопросы)34. Другие деловые телефонные разговоры45. Участие в разработке мотивационных схем совместно с управляющим директором56. Разбор конфликтов с клиентами 67. Определение потребности подразделений в обучении78. Нерегламентированные перерывы 89. Регламентированные перерывы (обед, отдых, личные надобности и т.п.)910. Контроль за процессом заключения договоров1011. Подготовка отчетов, различных планов, учредительных, организационно-распорядительных и др. документов1112. Анализ дебиторской задолженности (работа со счетами выставленным клиентам)1213. Прием посетителей по деловым вопросам 1314. Служебные разъезды (дорога, выезд на встречи с клиентами)1415. Проведение мониторинга рынка труда1516. Организация корпоративных мероприятий1617. Проведение собеседований по поводу приемов на работу новых сотрудников1718. Взаимодействие с региональными подразделениями 1819. Обход помещений офиса (рабочих мест)1920. Работа над закрытием вакансии2021. Проведение собеседований с кандидатами (к клиенту)2122. Составление плана по приходам2223. Наведение порядка на рабочем месте23

Обработка карт фотографии рабочего времени (Приложения 3, 4) показывает, что за весь период наблюдения руководитель выполнял работы в следующем объеме (таблица 2):

Таблица 2 - Объем выполненных работ

11 неделя2 неделявсегоминутыОперативное совещание с техническим директором по текущим вопросам135105240мин.Оперативное совещание с менеджерами отдела603090мин.Телефонные разговоры с клиентами (общие вопросы)180135315мин.Другие деловые телефонные разговоры150135285мин.Участие в разработке мотивационных схем совместно с управляющим директором-7575мин.Разбор конфликтов с клиентами офиса4560105мин.Определение потребности подразделений в обучении-3030мин.Нерегламентированные перерывы В том числе: Из-за нарушений трудовой дисциплины (личные телефонные разговоры, прием посетителей по личным вопросам, перерывы на чай (кофе и т.п.)). Из-за нарушений нормального хода технологического процесса - ожидание согласования решений, время на перезагрузку компьютера и т.д.) 12075195мин.301545мин.9060150мин.Регламентированные перерывы (обед, отдых)300300600мин.Контроль за процессом заключения договоров135105240мин.Подготовка отчетов, различных планов, учредительных, организационно-распорядительных и др. документов60120180мин.Анализ дебиторской задолженности 303060мин.Прием посетителей по деловым вопросам12015135мин.Служебные разъезды (дорога, выезд на встречи с клиентами)180180360мин.Проведение мониторинга рынка труда-9090мин.Организация корпоративных мероприятий150120270мин.Проведение собеседований по поводу приемов на работу новых сотрудников9060150мин.Взаимодействие с региональными подразделениями в организации рекрутмента120180300мин.Обход помещений офиса (рабочих мест) 60105165мин.Работа над закрытием вакансии405495900мин.Проведение собеседований с кандидатами (к клиенту)240135375мин.Составление плана по приходам454590мин.Наведение порядка на рабочем месте7575150мин.Итого:270027005400мин.

В результате двухнедельных наблюдений, было выявлено, что руководитель участвовал в разработке мотивационных схем совместно с управляющим директором, так же определял потребность подразделения в обучении и проводил мониторинг рынка труда только во вторую неделю. Так же необходимо заметить, что были затраты времени, которые на протяжении двух недель оставались неизменными. Например, во вторую неделю затраты на регламентированные перерывы составили 300 минут, так же как и в первую неделю. Подобная ситуация наблюдается и при выполнении им анализа дебиторской задолженности, при служебных разъездах, при составлении плана по приходам, и при наведении порядка на рабочем месте. Но, в отличие от второй недели, затраты на работу над вакансией в первую неделю были меньше на 90 минут, так же в первую неделю руководитель тратил меньше времени на взаимодействие с региональными представителями (на 60 минут), подготовку отчетов и различных планов (на 60 минут). Во вторую неделю, по сравнению с первой, увеличилось время на разбор конфликтов с клиентами (на 15 минут). Еще необходимо отметить следующие затраты времени, которые били увеличены в первую неделю по сравнению со второй: увеличение на 105 минут длительности проведения собеседований с кандидатами (к клиенту), на 105 минут - прием посетителей по деловым вопросам. Так же, было замечено увеличение времени в первую неделю на 30 минут при контроле над процессом заключения договоров, на 45 минут при нерегламентированных перерывах, на 15 минут при других деловых телефонных переговорах. Еще, в первую неделю, на 45 минут увеличились телефонные разговоры с клиентами, на 30 минут совещание с менеджерами и на 30 минут затраты на совещание с директором. Обо всех этих изменениях можно сказать, что по сравнению со второй неделей в первую основные затраты времени были связаны с работой административного характера, а в первую с основной работой. Так же можно сказать, что во вторую неделю затраты на нерегламентированные перерывы значительно сократились.

Далее проведен анализ структуры фактических затрат времени руководителя (таблица 3), за две недели. Для этого был определен удельный вес каждого вида затрат времени за обе недели наблюдения. Результаты расчетов представлены в таблице 3.

Таблица 3 - Структура фактических суммарных затрат рабочего времени руководителя

Наименование работ (перечень элементов затрат)1 неделя Удельный вес,%2 неделя Удельный вес,%ИзмененияОперативное совещание с техническим директором по текущим вопросам3,951,1Оперативное совещание с менеджерами отдела1,12,21,1Телефонные разговоры с клиентами 56,71,7Другие деловые телефонные разговоры55,60,6Участие в разработке мотивационных схем совместно с управляющим директором2,8--2,8Разбор конфликтов с клиентами офиса2,21,7-0,5Определение потребности подразделений в обучении1,1--1,1Нерегламентированные перерывы 2,84,41,6Регламентированные перерывы (обед, отдых, личные надобности и т.п.)11,111,10Контроль за процессом заключения договоров3,951,1Подготовка отчетов, различных планов4,42,2-2,2Анализ дебиторской задолженности 1,11,1 0Прием посетителей по деловым вопросам0,64,43,8Служебные разъезды 6,76,70Проведение мониторинга рынка труда3,3--3,3Организация корпоративных мероприятий4,45,61,2Проведение собеседований по поводу приемов на работу новых сотрудников2,23,31,1Взаимодействие с региональными подразделениями в организации рекрутмента6,74,4-2,3Обход помещений офиса (рабочих мест) 3,92,2-1,7Работа над закрытием вакансии18,315-3,3Проведение собеседований с кандидатами 594Составление плана по приходам1,71,70Наведение порядка на рабочем месте2,82,80Итого: 1001000

Проанализировав структуру суммарных затрат рабочего дня руководителя, можно сделать следующие выводы. Наиболее значительное положительное отклонение затрат времени руководителя, пришлось на проведение им собеседований с кандидатами (3,8%). А наибольшее отрицательное значение приходится на работу над закрытием вакансии (-3,3%) и проведение мониторинга рынка труда (-3,3%). Так же, есть довольно значительное положительное отклонение, это прием посетителей по деловым вопросам (3,8%) и значительное отрицательное отклонение - это участие в разработке мотивационных схем совместно с управляющим директором (-2,8%). Таким образом, можно сказать, что остальные затраты времени не имеют значительных отличий во времени, между первой и второй неделей. Но, так же из таблицы 3 видно, что есть затраты времени, которые вообще не имеют отличия, между двумя исследуемыми неделями, это регламентированные перерывы, служебные разъезды, составление плана по приходам и наведение порядка на рабочем месте (изменения равны 0).

Для наглядности структуры использования рабочего времени были построены диаграммы (отдельно за каждую неделю).

Рисунок 2 - Диаграмма структуры затрат рабочего времени руководителя за первую неделю наблюдения, в минутах

В первую неделю наибольший удельный вес в структуре затрат времени приходится на закрытие вакансии - 18,3%, а наименьший процент пришелся на анализ дебиторской задолженности - 1,1%, определение потребности в обучении - 1,1% и совещание с менеджерами отдела - 1,1%.

Рисунок 3 - Диаграмма структуры затрат рабочего времени руководителя за вторую неделю наблюдения, в минутах

На диаграмме видно, что наибольший удельный вес в структуре затрат времени за вторую неделю приходится на работу над закрытием вакансии - 15%, а наименьший процент пришелся на анализ руководителем дебиторской задолженности - 1,1%.

На диаграммах прекрасно видно, что структура затрат рабочего времени не является одинаковой за две исследуемые недели. Так же видно, в каком временном соотношении руководитель производил ту или иную работу. Несмотря на то, что структура различна, все же самыми большими затратами времени как в первую, так и во вторую неделю остается работа над закрытием вакансии (18,3% и 15% соответственно). Самым незначительным по затратам времени в структуре оказался анализ дебиторской задолженности - всего 1,1%. Общая структура затрат показывает, сколько времени требуется на определенную работу руководителю за весь период наблюдения (Приложение 5).

.3 Анализ использования рабочего времени руководителя ООО «Хьюмэн Ресурс ЕКБ»

Для обеспечения возможности анализа затрат времени, все виды затрат необходимо сгруппировать в отдельные, относительно самостоятельные группы по формуле 1 . Для этого необходимо определить затраты времени по каждому виду работ, используя шифры классификатора, приведенного в таблице 1.

Так как наблюдения проводились 2 рабочие недели (10 рабочих дней), то суммарный фонд времени составил 5400 минут.

Полученные таким образом данные были занесены в таблицу 4 «Анализ соответствия фактических затрат рабочего времени выполняемым функциям руководителя».

В таблице 4, используются плановые затраты времени, которые заполнялись на основании электронной программы Outlook Express. Поэтому план составлялся на 65% рабочего времени. Остальная часть фонда времени - период незапланированной активности. Оставшиеся 35% рабочего времени условно были поделены на две части по 17,5%. Первая часть - период непредвиденной активности. Это резерв времени на превышение фактической продолжительности работ над плановыми значениями. Вторая часть - период спонтанной активности. Это резерв времени на выполнение работ, которые не были включены в план. Фактические затраты времени - это удельный вес каждого вида затрат за две недели (Приложение 5).

Таблица 4 - Анализ соответствия фактических затрат рабочего времени выполняемым функциям руководителя

Наименование работ (перечень элементов затрат)Плановые затраты времени (Outlook Express),%Фактические затраты времени, %ИзмененияОперативное совещание с управляющим директором по текущим вопросам24,42,4Оперативное совещание с менеджерами 21,7-0,3Телефонные разговоры с клиентами 45,81,8Другие деловые телефонные разговоры45,31,3Участие в разработке мотивационных схем 11,40,4Разбор конфликтов с клиентами офиса-22Определение потребности в обучении10,6-0,4Нерегламентированные перерывы -3,63,6Регламентированные перерывы 811,13,1Контроль за заключением договоров34,41,4Подготовка отчетов43,3-0,7Анализ дебиторской задолженности 11,10,1Прием посетителей по деловым вопросам-2,52,5Служебные разъезды 76,7-0,3Проведение мониторинга рынка труда11,70,7Организация корпоративных мероприятий451Проведение собеседований 12,81,8Взаимодействие с региональными подразделениями в организации рекрутмента45,61,6Обход помещений офиса (рабочих мест) 23,11,1Работа над закрытием вакансии516,711,7Проведение собеседований с кандидатами 275Составление плана по приходам11,70,7Наведение порядка на рабочем месте12,81,8Резерв на непредвиденное превышение плановых затрат:17,5%--17,5%Резерв на управленческую деятельность:17,5%--17,5%Итого: 100%100%0

Из таблицы 4, видно, что наибольшее отклонение фактических затрат от плановых, произошло при работе над закрытием вакансии (11,7%). Наименьшее отклонение, при анализе дебиторской задолженности 1,1%. Так же при анализе были выявлены работы, плановые затраты которых превышают фактические, это оперативное совещание с менеджерами (план превышает факт на 0,3%), определение потребности в обучении (0,4%), подготовка отчетов (0,6%) служебные разъезды (0,3%). Так же необходимо отметит, что довольно большая разница между фактическими и плановыми значениями присутствует при проведении собеседований с кандидатами. Все значительные отклонения говорят о том, что руководитель неправильно планирует свой день, что где изменения положительные, он слишком много уделяет этой задаче время в жизни, а где изменения отрицательные, то он слишком много отдает этой работе времени в плане, не распределяя его на другие работы.

Для оценки уровня организации труда могут использоваться такие показатели, как структура затрат, использование фонда рабочего времени, величина потерь и непроизводительных затрат и другое - отражающие как положительные стороны, так и существенные недостатки.

Для оценки результативности использования рабочего необходимо было воспользоваться коэффициентом экстенсивности.

Таким образом, из таблицы 3 видно, что регламентированные перерывы за весь период наблюдений составляют 600 мин., нерегламентированные перерывы составляют 195 мин., а весь фонд рабочего времени составляет 5400 мин. Коэффициент экстенсивности рассчитывали по формуле (4) :

Регламентированные перерывы в работе по принятому в организации нормативу составляют 70 мин. в день (50 мин. - на обед и 20 мин. - на отдых и личные надобности) или 700 мин. за весь период наблюдения. Таким образом, максимально возможное значение коэффициента экстенсивности составляет 0,87. Но фактические затраты времени на обед и отдых ниже нормативных (плановых) затрат, а также присутствуют затраты на нерегламентированные перерывы, что говорит о нарушении режима труда и отдыха.

Коэффициент потерь рабочего времени, зависящих от исследователя, рассчитывали по формуле (5) :

Полученное таким образом значение коэффициента потерь рабочего времени зависящее от исследователя говорит о том, что данный вид потерь незначителен и не влияет на исследуемую проблему.

К потерям рабочего времени, из-за нарушения режима работ, можно отнести следующие затраты времени. Это служебные перемещения (переход в другой отдел для распечатки документов или их копирования), связанные с недостаточным оснащением рабочего места необходимой оргтехникой, а также сбои в системе городского транспорта (из-за этого увеличились затраты времени на служебные разъезды на 100 минут (это относится к увеличению времени на те разъезды, которые были запланированы)). По данным таблицы 2, потери рабочего времени по причинам, независящим от руководителя, составляют 150 минут + 120 минут = 250 минут.

Коэффициент потерь рабочего времени, вызванных причинами, не зависящими от исследователя, рассчитывали по формуле (6) :

Полученное таким образом значение коэффициента потерь рабочего времени из-за нарушения режима работы не слишком велико, но указывает на имеющиеся недостатки в организации рабочего времени руководителя.

В данном случае, из таблицы 2 видно, что регламентированные перерывы за весь период наблюдений составили 600 мин. Коэффициент потерь рабочего времени на регламентированные перерывы, рассчитывали по формуле (7) :

В соответствии с нормативами организации на регламентированные перерывы должно отводиться 13% рабочего времени. Полученное значение коэффициента потерь рабочего времени на регламентированные перерывы немного ниже нормативного, что говорит о нарушении режима труда и отдыха.

Таким образом, на основании вычисленных коэффициентов можно говорить о том, что у данного руководителя происходит нарушение режима труда и отдыха, а также имеются затраты на нерегламентированные перерывы, которые могут рассматриваться в качестве резервов лучшего использования рабочего времени.

Степень рациональности использования рабочего времени с точки зрения занятости руководителя различными видами работ определялась путем сравнения фактических затрат времени с плановыми.

Далее был рассчитан коэффициент рациональности использования рабочего времени, основываясь на данных приведенных в таблице 5, здесь используются данные предоставленные руководителем ООО «Хьюмэн Ресурс ЕКБ», т.е. его личный план работ, представленный в программе Outlook Express, а так же фактические затраты времени (Приложение 5). Коэффициент рациональности использования рабочего времени рассчитывали по формуле (8) :

Нельзя сказать, что показатель Кр близок к единице. Можно сделать вывод, что руководителю необходимо более тщательно планировать свое время и следовать намеченному плану. Общая оценка степени рациональности использования специалистом времени может быть представлена показателем, рассчитанным как произведение коэффициента экстенсивности (Кэ) и коэффициент рациональности (Кр).

Таблица 5 - Данные для расчета коэффициента рациональности использования рабочего времени

Наименование работ (перечень элементов затрат)План. затраты времени (Outlook Express),%Факт. затраты времени, %

в доляхОперативное совещание с управляющим директором по текущим вопросам24,40,0240,024Оперативное совещание с менеджерами отдела21,7-0,0030,003Телефонные разговоры с клиентами 45,80,0180,018Другие деловые телефонные разговоры45,30,0130,013Участие в разработке мотивационных схем совместно с управляющим директором11,40,0040,004Разбор конфликтов с клиентами офиса-20,020,02Определение потребности подразделений в обучении10,6-0,0040,004Нерегламентированные перерывы -3,60,0360,036Регламентированные перерывы 811,10,0310,031Контроль за процессом заключения договоров34,40,0140,014Подготовка отчетов43,3-0,0070,007Анализ дебиторской задолженности 11,10,0010,001Прием посетителей по деловым вопросам-2,50,0250,025Служебные разъезды 76,7-0,0030,003Проведение мониторинга рынка труда11,70,0070,007Организация корпоративных мероприятий450,0010,001Проведение собеседований 12,80,0180,018Взаимодействие с региональными подразделениями в организации рекрутмента45,60,0160,016Обход помещений офиса 23,10,0110,011Работа над закрытием вакансии516,70,1170,117Проведение собеседований с кандидатами (к клиенту)270,050,05Составление плана по приходам11,70,0070,007Наведение порядка на рабочем месте12,80,0180,018Итого0,43

В данном случае этот показатель рассчитан по формуле (9) и равен:

Максимальная величина данного коэффициента при условии соблюдения режима труда и отдыха, установленного в организации, и стопроцентного следования плану равна 0,83. Фактическое значение данного коэффициента (0,51) ниже нормативного, следовательно, руководитель нерационально использует рабочее время, в первую очередь не выполняя намеченный план.

Проанализируем затраты времени на выполнение работ, нашедших свое отражение в плане. В соответствии с принятой классификацией они распадаются на подготовительно-заключительное время, время оперативной (основной) работы и время обслуживания рабочего места. Затраты на подготовительно-заключительное время по оценке самого руководителя составляют около 3% от общего фонда времени, что соответствует нормативу, установленному в организации.

Время обслуживания рабочего места (ВОРМ), включающее затраты на наведение порядка на рабочем месте до и после работы в структуре затрат времени составит:

Таким образом, время обслуживания рабочего места составят 2,8% от общего фонда времени, что соответствует нормативу времени, отведенному на выполнение данных работ.

Время на выполнение оперативной работы (ВОР) - это все затраты времени, приходящиеся на выполнение работы, обусловленной должностной инструкцией (3765 минут) и общественной работы (0 минут).

Время на выполнение оперативной работы составляет 70% от общего фонда времени.

Исходя из полученных данных можно сделать вывод, что структура затрат рабочего времени специалиста достаточно рациональна.

Проанализируем затраты времени на выполнение работ, включенных в состав оперативной. По одной из принятых классификаций эти затраты делятся на время организационно-административной работы (КОА), время творческой работы (КТ), время формально-логической работы (КФЛ) и время исполнительской (технической) работы (КИ). По оценкам самого руководителя время его организационно-административной работы составляет около 53% (КОА = 1995/3765=0,53), время творческой работы - 12% (КТ =452/3765= 0,12), время формально-логической работы - 23% (КФЛ =866/3765= 0,23), а время исполнительской работы составляет примерно 13% всего времени оперативной работы (КИ =489/3765= 0,13).

Как мы видим, время на организационно-административную работу преобладает во времени всей оперативной работы, что является закономерным для руководителя. К сожалению, время творческой работы составляет достаточно малую часть в оперативном времени, что можно считать «минусом» в работе руководителя.

В целях проведения детального изучения труда и анализа структуры затрат рабочего времени в течение каждого дня исследуемого периода необходимо дать оценку каждой выполненной работы по следующим критериям:

I. Необходимость выполнения работы;

II. Оправданы ли затраты времени на ее выполнение;

III. Целесообразность выполнения работы;

IV. Сознательно ли определен временной интервал для ее выполнения.

По данным критериям проанализируем каждую из работ соответствующего дня периода наблюдения. В процессе анализа определяется, соответствует ли данная работа критерию или нет, в зависимости от этого формулируется ответ «да» или «нет».

По каждому из критериев определили продолжительность работ, по которым получен ответ «нет», и общая продолжительность работ соответствующего дня.

Если в результате анализа окажется, что более чем на 10% деятельность являлась необязательной, то можно сделать вывод о том, что специалист имеет больше проблемы с установлением приоритетов в своей повседневной работе.

Если по второму критерию фактические затраты времени отличаются от плановых затрат более, чем на 10%, то будем считать затраты на выполнение такой работы не оправданными.

Если более чем в 10% случаев расход времени был велик, то особое внимание следует обратить на вопросы организации труда (технические приемы, самодисциплина и т.п.).

Если более чем в 10% случаев исполнение работ было нецелесообразным, то внимание специалиста должно быть обращено на проблему планирования затрат времени в течение рабочего дня.

Если более чем в 10% случаев момент исполнения работы был определен случайно, то специалист испытывает трудности с составлением планов дня.

Учтем, что распределение плановых затрат по дням и неделям было рассчитано пропорционально количеству дней за 2 недели, в которые планировалось делать ту или иную работу.

Результаты анализа приведены в Приложении 8-20.

Анализ первого дня наблюдения показывает: так как затраты времени на нерегламентированные перерывы не являются необходимыми и оправданными и, соответственно, не присутствуют в плане, имеем отрицательные оценки по всем четырем критериям данного вида работ. А время на разбор конфликтов не присутствуют в плане (т.к. их не возможно запланировать, потому что они являются спонтанными), но они являются безусловно необходимыми, целесообразными и время на ее выполнение является оправданным, то по данному виду временных затрат мы имеем отрицательную оценку по четвертому критерию.

I = 15/540 = 0,028 или 2,8%;

II = (15+30+30+15+15)/540 = 0,19 или 19%;

III = (15+15)/540 = 0, 056 или 5,6%;

IV = (30+15+30+45+15)/540 = 0, 25 или 25%.

Так как значения коэффициентов I, III меньше 10%, следовательно, работа данного дня была обязательной и целесообразной. Но, так как значение II и IV коэффициента превысило 10%, то можно говорить, что руководитель неверно определил затраты времени на выполнение некоторых работ или же эти затраты невозможно было предусмотреть, так же временной интервал был не сознательно определен.

Анализ второго дня наблюдения показывает: так как затраты времени на нерегламентированные перерывы не являются необходимыми и оправданными и, соответственно, не присутствуют в плане, имеем отрицательные оценки по всем четырем критериям данного вида работ.

Тогда коэффициенты соответствующих критериев будут равны:

I = 45/540 = 0,083 или 8,3%;

II = (45+90+30+60+15)/540 = 0,44 или 44%;

III = (45+15)/540 = 0, 111 или 11,1%;

IV = (15+45+60+30)/540 = 0, 28 или 28%.

Так как значение коэффициента I меньше 10%, следовательно, работа данного дня была обязательной. Но, так как значение II, III, IV коэффициентов превысило 10%, то можно говорить, что руководитель неверно определил затраты времени на выполнение некоторых работ или же эти затраты невозможно было предусмотреть, так же руководитель не сознательно определил временной интервал и работа данного дня была не целесообразна.

Анализ третьего дня наблюдения показывает: так как затраты времени на нерегламентированные перерывы не являются необходимыми и оправданными и, соответственно, не присутствуют в плане, имеем отрицательные оценки по всем четырем критериям данного вида работ. Так как время на следующие виды работ превысило плановое, то по этим видам работ по II критерию имеем отрицательную оценку: «Оперативное совещание с управляющим директором», «Телефонные разговоры с клиентами», «Другие телефонные разговоры», «Разбор конфликтов с клиентами офиса».

Тогда коэффициенты соответствующих критериев будут равны:

I = (15+15)/540 = 0,056 или 5,6%;

II = (30+45+75+15+15)/540 = 0,33 или 33%;

III = (15+15)/540 = 0,056 или 5,6%;

IV = (15+15+60+15)/540 = 0, 194 или 19,4%.

Анализ четвертого дня наблюдения показывает: так как затраты времени на нерегламентированные перерывы не являются необходимыми и оправданными и, соответственно, не присутствуют в плане, имеем отрицательные оценки по всем четырем критериям данного вида работ. Так как время на следующие виды работ превысило плановое, то по этим видам работ по II критерию имеем отрицательную оценку: «Контроль за процессом заключения договоров», «Служебные разъезды», «Проведение собеседований с кандидатами (к клиенту)».

Тогда коэффициенты соответствующих критериев будут равны:

I = 30/540=0,05 или 5%;

II = (30+90+15+15)/540 = 0,28 или 28%;

III =30/540=0,05 или 5%;

IV = 15/540 = 0,028 или 2,8%.

Анализ пятого дня наблюдения показывает: так как затраты времени на нерегламентированные перерывы не являются необходимыми и оправданными и, соответственно, не присутствуют в плане, имеем отрицательные оценки по всем четырем критериям данного вида работ. Так как время на следующие виды работ превысило плановое, то по этим видам работ по II критерию имеем отрицательную оценку: «Телефонные разговоры с клиентами», «Контроль за процессом заключения договоров», «Подготовка отчетов», «Работа над закрытие вакансии».

Тогда коэффициенты соответствующих критериев будут равны:

I = 15/540 = 0,03или 3%;

II = (30+15+45+30+75)/540 = 0,36 или 36%;

III = 15/540 = 0,03или 3%;

IV = (15+15)/540 = 0,056 или 5,6%.

Так как значения коэффициентов I, III, IV меньше 10%, следовательно, работа данного дня была обязательной, целесообразной с сознательно определенным временным интервалом. Но, так как значение II коэффициента превысило 10%, то можно говорить, что руководитель неверно определил затраты времени на выполнение некоторых работ или же эти затраты невозможно было предусмотреть.

Анализ шестого дня наблюдения показывает: так как затраты времени на нерегламентированные перерывы не являются необходимыми и оправданными и, соответственно, не присутствуют в плане, имеем отрицательные оценки по всем четырем критериям данного вида работ. Так как время на следующие виды работ превысило плановое, то по этим видам работ по II критерию имеем отрицательную оценку: «Прием посетителей по деловым вопросам», «Взаимодействие с региональными подразделениями», «Составление плана по приходам».

Тогда коэффициенты соответствующих критериев будут равны:

I = 30/540 = 0,056 или 5,6%;

II = (30+15+60+15)/540 = 0,22 или 22%;

III = 30/540 = 0,056 или 5,6%;

IV = (30+60)/540 = 0, 17 или 17%.

Так как значения коэффициентов I и III меньше 10%, следовательно, работа данного дня была обязательной и целесообразной. Но, так как значение II коэффициента превысило 10%, то можно говорить, что руководитель неверно определил затраты времени на выполнение некоторых работ или же эти затраты невозможно было предусмотреть. А также значение IV критерия превысило 10%, что указывает на то, что руководитель испытывает трудности с составлением планов дня.

Анализ седьмого дня наблюдения показывает: так как затраты времени на нерегламентированные перерывы не являются необходимыми и оправданными и, соответственно, не присутствуют в плане, имеем отрицательные оценки по всем четырем критериям данного вида работ. Так как время на следующие виды работ превысило плановое, то по этим видам работ по II критерию имеем отрицательную оценку: «Телефонные разговоры с клиентами», «Другие деловые телефонные разговоры», «Работа над закрытием вакансии».

Таким образом, коэффициенты соответствующих критериев будут равны:

I = 0;

II = (30+30+30+120)/540 = 0,39или 39%;

III = 0;

IV = (30+30+45)/540 = 0,19 или 19%.

Анализ восьмого дня наблюдения показывает: так как затраты времени на нерегламентированные перерывы не являются необходимыми и оправданными и, соответственно, не присутствуют в плане, имеем отрицательные оценки по всем четырем критериям данного вида работ. Так как время на следующие виды работ превысило плановое, то по этим видам работ по II критерию имеем отрицательную оценку: «Подготовка отчетов, различных документов», «Обход помещений офиса (рабочих мест)».

Тогда коэффициенты соответствующих критериев будут равны:

I = 15/540 = 0,03 или 3%;

II = (315+45+30)/540 = 0,17 или 17%;

III = 15/540 = 0,03 или 3%;

IV = (45+30+15+30)/540 = 0,22или 22%.

Так как значения коэффициентов I, III меньше 10%, следовательно, работа данного дня была обязательной и целесообразной. Но, так как значение II коэффициента превысило 10%, то можно говорить, что руководитель неверно определил затраты времени на выполнение некоторых работ или же эти затраты невозможно было предусмотреть. А также значение IV критерия превысило 10%, что указывает на то, что руководитель испытывает трудности с составлением планов дня.

Анализ девятого дня наблюдения показывает: так как затраты времени на нерегламентированные перерывы не являются необходимыми и оправданными и, соответственно, не присутствуют в плане, имеем отрицательные оценки по всем четырем критериям данного вида работ. Так как время на следующие виды работ превысило плановое, то по этим видам работ по II критерию имеем отрицательную оценку: «Работа над закрытием вакансии», «Проведение собеседований с кандидатами (к клиенту)». Тогда коэффициенты соответствующих критериев будут равны:

I = 30/540 = 0,05 или 5%;

II = (15+105+15)/540 = 0,25 или 25%;

III = 15/540 = 0,03или 3%;

IV = (45+15)/540 = 0, 111 или 11%.

Так как значения коэффициентов I и III меньше 10%, следовательно, работа данного дня была обязательной и целесообразной. Но, так как значение II коэффициента превысило 10%, то можно говорить, что руководитель неверно определил затраты времени на выполнение некоторых работ или же эти затраты невозможно было предусмотреть. А также значение IV критерия превысило 10%, что указывает на то, что руководитель испытывает трудности с составлением планов дня.

Анализ десятого дня наблюдения показывает: так как затраты времени на нерегламентированные перерывы не являются необходимыми и оправданными и, соответственно, не присутствуют в плане, имеем отрицательные оценки по всем четырем критериям данного вида работ. Так как время на следующие виды работ превысило плановое, то по этим видам работ по II критерию имеем отрицательную оценку: «Другие деловые телефонные переговоры», «Проведение мониторинга рынка труда», «Организация корпоративных мероприятий».

Тогда коэффициенты соответствующих критериев будут равны:

I = 15/540 = 0,03 или 3%;

II = (15+15+90+30)/540 = 0,28 или 28%;

III = 15/540 = 0,03 или 3%;

IV = (30+15+15)/540 = 0, 11 или 11%.

Так как значения коэффициентов I и III равны 10%, следовательно, то это является знаком для руководителя, свидетельствующем о том, что ему стоит обратить внимание на расстановку приоритетов в работе и на проблему планирования затрат времени в течение рабочего дня.

А так же значение II коэффициента превысило 10%, то можно говорить, что руководитель неверно определил затраты времени на выполнение некоторых работ или же эти затраты невозможно было предусмотреть. А также значение IV критерия превысило 10%, что указывает на то, что руководитель испытывает трудности с составлением планов дня.

А теперь дадим аналогичную оценку по таким же критериям по итогам деятельности руководителя за каждую неделю и за весь период наблюдения.

Анализ за первую неделю наблюдения показывает: так как затраты времени на нерегламентированные перерывы не являются необходимыми и оправданными и, соответственно, не присутствуют в плане, имеем отрицательные оценки по всем четырем критериям данного вида работ.

Разбор конфликтов (с клиентами офиса, между сотрудниками).

А на следующие виды работ, фактическое время их исполнения превысило плановое, и по этим видам работ по II критерию имеем отрицательную оценку. Это оперативное совещание с техническим директором по текущим вопросам, оперативное совещание с менеджерами отдела, телефонные разговоры с клиентами (общие вопросы), контроль за процессом заключения договоров, подготовка отчетов, различных планов. Так же сюда относятся, анализ кредиторской задолженности, служебные разъезды, взаимодействие с региональными подразделениями в организации рекрутмента, работа над закрытием вакансии, проведение собеседований с кандидатами и составление плана по приходам.

Тогда коэффициенты соответствующих критериев будут равны:

I = 120/2700 = 0,044 или 4,4%;

II = (135+60+180+120+135+60+30+120+405+240+45)/2700 = 0,56 или

III = 120/2700 = 0,044 или 4,4%;

IV = (45+120+120)/2700 = 0,095 или 9,5%.

Так как значения коэффициентов I, III, IV меньше 10%, следовательно, работа данного дня была обязательной, целесообразной с сознательно определенным временным интервалом.

Анализ за вторую неделю наблюдения показывает: так как затраты времени на нерегламентированные перерывы не являются необходимыми и оправданными и, соответственно, не присутствуют в плане, имеем отрицательные оценки по всем четырем критериям данного вида работ.

В план не вошли затраты времени руководителя на:

Разбор конфликтов (с клиентами офиса, между сотрудниками)

Прием посетителей по деловым вопросам

Соответственно по этим видам затрат мы имеем отрицательную оценку по IV критерию.

А на следующие виды работ фактическое время их исполнения превысило плановое, и по этим видам работ по II критерию имеем отрицательную оценку: участие в разработке мотивационных схем совместно с управляющим директором, проведение мониторинга рынка труда, организация корпоративных мероприятий, обход помещений офиса (рабочих мест).

Тогда коэффициенты соответствующих критериев будут равны:

I = 75/2700 = 0,027 или 2,7%;

II = (75+30+75+90+120+105)/2700 = 0,18 или 18%;

III = 75/2700 = 0,027 или 2,7%;

IV = (60+75+15)/2700 = 0, 055 или 5,5%.

По 2 - й неделе наблюдаемого периода мы можем сказать, что поскольку значения I и III, IV критериев меньше 10%, то деятельность в целом была обязательной, целесообразной и руководитель не испытывает трудности с составлением планов дня.

Но значение II коэффициента превысило 10%, то можно говорить, что руководитель неверно определил затраты времени на выполнение некоторых работ или же эти затраты невозможно было предусмотреть, или же нашему руководителю необходимо уделить внимание вопросам организации труда (техническим приемам, самодисциплине, реальной оценке продолжительности той или иной работы).

Анализ за все время наблюдения показывает: так как затраты времени на нерегламентированные перерывы не являются необходимыми и оправданными и, соответственно, не присутствуют в плане, имеем отрицательные оценки по всем четырем критериям данного вида работ.

В план не вошли затраты времени руководителя на:

Разбор конфликтов (с клиентами, между сотрудниками);

Прием посетителей по деловым вопросам.

А на следующие виды работ фактическое время их исполнения превысило плановое, и по этим видам работ по II критерию имеем отрицательную оценку:

.Оперативное совещание с директором по текущим вопросам;

.Оперативное совещание с менеджерами отдела;

.Участие в разработке мотивационных схем совместно с управляющим директором;

.Определение потребности подразделений в обучении;

.Контроль за процессом заключения договоров;

.Подготовка отчетов, различных планов, учредительных организационно-распорядительных и др. документов;

.Анализ кредиторской задолженности;

.Служебные разъезды (дорога, выезды на встречи с клиентами);

.Проведение мониторинга рынка труда;

.Организация корпоративных мероприятий;

.Проведение собеседований по поводу приемов на работу новых сотрудников;

.Взаимодействие с региональными подразделениями в организации рекрутинга;

.Работа над закрытием вакансии;

.Проведение собеседований с кандидатами (к клиенту);

.Составление плана по приходам.

Тогда коэффициенты соответствующих критериев будут равны:

I = 195/5400 = 0,036 или 3,6%;

II= (240+90+315+75+30+195+240+180+60+360+90+270+150+300+900+375+90)/5400 = 0,733 или 73%;

III = 195/5400 = 0,036 или 3,6%;

IV = (105+195+135)/5400 = 0, 080 или 8%.

В итоге, мы можем сказать, что поскольку значения I, IV и III критериев меньше 10%, то деятельность в целом была обязательной, целесообразной и руководитель не испытывает трудности с составлением планов дня.

Но значение II коэффициента превысило 10%, то можно говорить, что руководитель неверно определил затраты времени на выполнение некоторых работ или же эти затраты невозможно было предусмотреть, или же нашему руководителю необходимо уделить внимание вопросам организации труда (техническим приемам, самодисциплине, реальной оценке продолжительности той или иной работы).

Теперь проанализируем затраты времени на выполнение различных видов работ за весь период наблюдения. Для этого заполним таблицу «Анализ затрат рабочего времени за весь период наблюдений» (Приложение 20), где наглядно покажем необходимое сокращение затрат рабочего времени по каждому элементу затрат в процентном отношении к фактическим затратам рабочего времени на данную работу.

При анализе данной таблицы (Приложение 20) можно сделать следующие выводы. Необходимо сократить следующие виды затрат времени. Это другие деловые телефонные разговоры на 85 минут, на 5 минут участие в разработке мотивационных схем. Такие затраты как нерегламентированные перерывы и разбор конфликтов с клиентами офиса можно исключить полностью. Еще можно на 40 минут сократить затраты времени на контроль за процессом заключения договоров, на 35 минут прием посетителей по деловым вопросам, на 60 минут служебные разъезды, на 20 минут проведение мониторинга, на 70 минут организация корпоративных мероприятий, на 50 минут взаимодействие с региональными подразделениями, на 65 минут обход помещений офиса, на 5 минут проведение собеседований с кандидатами, на 50 наведение порядка на рабочем месте. Остальные виды работ относятся к затратам которые нельзя сократить. И таким образом получается, что от всего исследуемого времени 5400 минут, 4615 минут нельзя сократить, 785 минут можно сократить.

Таким образом, основываясь на программу Outlook Express, с помощью организационно-технических мероприятий руководителю необходимо перераспределить 14,1% рабочего времени.

3. Пути повышения эффективности использования рабочего времени руководителя ООО «ХЬЮМЭН РЕСУРС ЕКБ»

На основании выявленных причин, мешающих рациональному использованию рабочего времени, были определены следующие меры по их устранению.

1.Виды помех: Нерациональное планирование. Об этом виде помех говорит, например, то что фактические затраты времени на некоторые из обязанностей меньше плановых. Данные задачи выполняются в недостаточном объеме, либо неправильно рассчитано плановое время на их выполнение (оперативное совещание с менеджерами отдела на 0,3%, подготовка отчетов на 0,7%, определение потребности в обучении на 0,4%, служебные разъезды на 0,3%). А на некоторые виды работ фактические затраты времени, наоборот, неоправданно высоки (оперативное совещание с директором на 2,4%, регламентированные перерывы на 3,1%, работа над вакансией на 11,7%, проведение собеседований с кандидатами на 5%).

ориентация на действия, а не на достижение цели, что ведет к возникновению авралов;

отсутствие приоритетов выполнения работ в течение дня;

отсутствие каждодневного планирования рабочего дня и сбивание графика работы;

игнорирование нормативов режимов труда и отдыха.

Меры по устранению потери времени:

выполнение работ пропорционально их стратегической значимости;

ведение предварительного планирования рабочего дня;

ведение дневника рабочего времени;

изучение и использование нормативов режимов труда и отдыха, установленных в организации.

2. Виды помех: Работа в условия кризиса, например, время, потраченное на ожидание в очередях, ожидание согласования решений, повторная подготовка решений и т.д.

Возможные причины потерь времени:

нереалистичная оценка времени, отводимого на выполнение отдельных видов работ;

ориентация на проблему;

сбои в работе из-за несогласованности в планах работ с партнерами (подчиненными);

неполадки в работе имеющейся оргтехники, замедляющей процесс работы;

недостаточное количество необходимой оргтехники на рабочем месте.

Реалистичное планирование затрат рабочего времени;

ориентация на имеющиеся возможности;

делегирование полномочий;

проведение анализа потребностей в оборудовании для организации рабочих мест;

Закупка дополнительных единиц оргтехники.

Виды помех: Обычные дела и «текучка». Сюда относятся, личные телефонные разговоры, прием посетителей по личным вопросам, перерывы на чай (кофе и т.п.), контакты с коллегами в рабочее время и т.д.

Возможные причины потерь времени:

отсутствие планирования;

перенесение важных дел на более поздний срок;

стремление пообщаться с коллегами, из-за отзывчивости;

субординации между руководителем и подчиненными;

отсутствие самодисциплины;

прерывание работы телефонными звонками.

Меры по устранению потерь времени:

ставить цели и стремится к их достижению;

расстановка приоритетов работ;

самодисциплина;

формализация отношений с коллегами и подчиненными.

Виды затрат: Транспортные затраты времени

Возможные причины потерь времени:

неверный расчет затрат времени на служебные разъезды;

сбои в работе общественного транспорта.

Меры по устранению потерь времени:

заранее продумывать маршрут.

3.2 Рационализация управления временем руководителя

Проведенные в данном дипломном проекте исследования по использованию рабочего времени руководителем приводят нас к выводу, что данный процесс построен не рационально. Поэтому возникает вопрос об его усовершенствовании.

В организации работы руководителя можно выделить положительные моменты. К ним относятся: отсутствие опозданий на работы и ухода с работы по неуважительным причинам, выполнение всех работ по должностной инструкции.

Но было выявлено, что руководитель тратит меньше времени, чем он запланировал на оперативные совещания с менеджерами отделов.

Используя полученные данные, был составлен план организационно-технических мероприятий по улучшению использования рабочего времени, представленный в таблице 6.

Таблица 6 - План организационно-технических мероприятий по улучшению использования рабочего времени

Раздел плана мероприятийМероприятия по улучшению использования рабочего времениМеры по улучшению нужныВид контроляНемедленно (какие)В течение года (какие)Планирование рабочего времени- Составление плана в письменной форме - Последовательное планирование рабочего дня -Использование дневника рабочего времени -Согласование долгосрочных целей с подчиненными - Улучшить техническое оснащение рабочих мест - Улучшить взаимодействие с подчиненными (заместителями)- Овладеть знаниями и навыкам составления дневного плана. - Доведение до сотрудников сведений о нормативах труда и отдыха в организации - Произвести замену устаревшей техники и/или отремонтировать (модернизировать) имеющуюся- Овладеть знаниями и навыкам составления долгосрочных планов - Овладение различными методиками планирования -Проведение исследований по анализу утомляемости сотрудников для уточнения нормативов труда и отдыха в организации - Провести анализ потребности сотрудников в оргтехнике - В соответствии с результатом анализа осуществить закупку и ремонт (модернизацию) необходимой оргтехники-Промежуточный (проводить в конце каждого рабочего дня) - Итоговый (проводить после выполнения задания)Устранение факторов помех- Бумажная работа - Телефон - Помехи в работе общественного транспорта - Личные разговоры с сотрудниками - Личные разговоры по телефону - Нерегламентированные перерывы на чай, кофе и т.п.- Проведение структуризации необходимой работы. - Снижение доли «текучки» и отказ от незапланированной работы. - Организация делегирования части работ - Заранее продумывать маршрут -Улучшение самодисциплины- Улучшение (автоматизация) системы документооборота - Прорабатывание маршрута -Промежуточный (проводить в конце каждого рабочего дня) - Итоговый (проводить после выполнения задания)

Причиной наименьших затрат при совещании с менеджерами может быть или демократичный стиль управления, или уверенностью руководителя в самостоятельности и компетентности починенных в вопросах выполнения заданий и служебных обязанностей.

Так же руководитель не полностью использует время, отведенное на регламентированные перерывы. Это указывает на возможность возникновения у него переутомления, усталости, стресса и привести к падению результативности его работы.

Остальные виды затрат рабочего времени руководителя также нуждаются в корректировке.

Для этого необходимо проработать внутренние установки.

.Рационально распределить рабочее время внутри недельного и дневного планов;

.Исключить вмешательство в чужие проблемы и обязанности, при невыполнении собственных задач;

.Добиться улучшения взаимодействия с подчиненными;

.Ориентироваться на долгосрочные цели;

.Научиться расставлять приоритеты работ;

.Повысить самодисциплину.

.3 Расчет социально-экономического эффекта предлагаемых мероприятий

На базе таблицы анализа затрат рабочего времени руководителя, были выделены определенные виды неоперативных работ, на которые нерационально затрачивалось рабочее время. Это другие телефонные разговоры, участие в разработке мотивационных схем, разбор конфликтов с клиентами офиса, нерегламентированные перерывы, контроль над процессом заключения договоров, прием посетителей по деловым вопросам. А так же служебные разъезды, проведение мониторинга рынка труда, организация корпоративных мероприятий, взаимодействие с региональными подразделениями, обход помещений офиса, проведение собеседований с кандидатами, наведение порядка на рабочем месте. В ходе рассмотрения выбранных видов работ, были предложены мероприятия по сокращению непродуктивных затрат рабочего времени: выполнение работ пропорционально их стратегической значимости (срочности и важности), ведение предварительного планирования рабочего дня, ведение дневника рабочего времени, изучение и использование нормативов режимов труда и отдыха, установленных в организации.

Для каждого предлагаемого мероприятия была составлена таблица затрат рабочего времени на исследуемую операцию, а затем рассчитаны показатели эффективности каждого мероприятия. Это было сделано для того, чтобы наглядно продемонстрировать экономические изменения в выгодную для организации сторону, при внедрении мероприятий предложенных нами руководителю организации, в результате анализа эффективности использования рабочего времени.

Данные которые представлены в таблице 7 были получены в ходе анализа затрат рабочего времени за весь период наблюдения, т.е. за две недели.

Таблица 7 - Затраты рабочего времени руководителя на оперативное совещание с директором

Наименование работФактические затраты время на совещание, минЖелаемые затраты времени на совещание, миндругие телефонные разговоры285200участие в разработке мотивационных схем7570разбор конфликтов с клиентами офиса1050нерегламентированные перерывы1950контроль за процессом заключения договоров240200прием посетителей по деловым вопросам135100служебные разъезды360300проведение мониторинга рынка труда9070организация корпоративных мероприятий270200взаимодействие с региональными подразделениями300250обход помещений офиса,165100Проведение собеседования с кандидатами375370наведение порядка на рабочем месте150100

Рассчитаем средние фактически затраты по формуле (10):

Средние желаемые затраты рабочего времени руководителя на другие телефонные разговоры, в течение двух исследуемых недель определены в соответствии с формулой (11):

Рассчитаем средние желаемые затраты по формуле (11):

Рассчитаем сокращение потерь рабочего времени руководителя по формуле (12):

Рассчитаем экономию по заработной плате по формулам (13,14):

Аналогичным образом рассчитываются остальные показатели эффективности.

Средние фактические затраты рабочего времени руководителя на участие в разработке мотивационных схем, в течение двух исследуемых недель определены в соответствии с формулой (10):

Средние желаемые затраты рабочего времени руководителя на данные затраты, в течение двух исследуемых недель определены в соответствии с формулой (11):

Ожидаемое сокращение потерь рабочего времени руководителя определено в соответствии с формулой (12):

Экономия средств на заработную плату в связи с внедрением мероприятия по выполнению работ пропорционально их стратегической значимости (срочности и важности) определена в соответствии с формулами (13,14):

На основе анализа полученных значений видно, что внедрение мероприятия по сокращению времени на участие в разработке мотивационных схем вызовет экономию рабочего времени на 7 минут, экономия средств на заработную плату составит 0,71 рублей.

Средние фактические затраты рабочего времени руководителя на разбор конфликтов с клиентами, в течение двух исследуемых недель определены в соответствии с формулой (10):

Ожидаемое сокращение потерь рабочего времени руководителя на разбор конфликтов с клиентами в течение рабочего, дня определено в соответствии с формулой (12):

Экономия средств на заработную плату в связи с внедрением мероприятия по выполнению работ пропорционально их стратегической значимости (срочности и важности) определена в соответствии с формулами (13,14):

На основе анализа полученных значений видно, что внедрение мероприятия по сокращению времени вызовет экономию рабочего времени на 10,5 минут, экономия средств на заработную плату составит 16,07 рублей.

Средние фактические затраты рабочего времени руководителя на нерегламентированные перерывы, в течение двух исследуемых недель определены в соответствии с формулой (10):

Средние желаемые затраты рабочего времени руководителя на разбор конфликтов с клиентами офиса, в течение двух исследуемых недель равны нулю, т.к. их необходимо сократить полностью, рассчитывалось по формуле (11).

Ожидаемое сокращение потерь рабочего времени руководителя на перерывы в течение рабочего, дня определено в соответствии с формулой (12):

Экономия средств на заработную плату в связи с внедрением мероприятия по выполнению работ пропорционально их стратегической значимости (срочности и важности) определена в соответствии с формулами (13,14):

На основе анализа полученных значений видно, что внедрение мероприятия по сокращению времени вызовет экономию рабочего времени на 19,5 минут, экономия средств на заработную плату составит 29,02 рублей.

Средние фактические затраты рабочего времени руководителя на контроль за процессом заключения договоров, в течение двух исследуемых недель определены в соответствии с формулой (10):

Средние желаемые затраты рабочего времени руководителя на контроль, в течение двух исследуемых недель определены в соответствии с формулой (11):

Ожидаемое сокращение потерь рабочего времени руководителя на контроль в течение рабочего, дня определено в соответствии с формулой (12):

Экономия средств на заработную плату в связи с внедрением мероприятия по выполнению работ пропорционально их стратегической значимости (срочности и важности) определена в соответствии с формулами (13,14):

На основе анализа полученных значений видно, что внедрение мероприятия по сокращению времени вызовет экономию рабочего времени на 4 минуты, экономия средств на заработную плату составит 5,95 рублей.

Средние фактические затраты рабочего времени руководителя на прием посетителей, в течение двух исследуемых недель определены в соответствии с формулой (10):

Средние желаемые затраты рабочего времени руководителя на прием посетителей по деловым вопросам, в течение двух исследуемых недель определены в соответствии с формулой (11):

Ожидаемое сокращение потерь рабочего времени руководителя на прием посетителей в течение рабочего, дня определено в соответствии с формулой (12):

Экономия средств на заработную плату в связи с внедрением мероприятия по выполнению работ пропорционально их стратегической значимости (срочности и важности) определена в соответствии с формулами (13,14):

На основе анализа полученных значений видно, что внедрение мероприятия по сокращению времени вызовет экономию рабочего времени на 3,5 минут, экономия средств на заработную плату составит 5,21 рублей.

Средние фактические затраты рабочего времени руководителя на служебные разъезды, в течение двух исследуемых недель определены в соответствии с формулой (10):

Средние желаемые затраты рабочего времени руководителя на разъезды, в течение двух исследуемых недель определены в соответствии с формулой (11):

Ожидаемое сокращение потерь рабочего времени руководителя на разъезды в течение рабочего, дня определено в соответствии с формулой (12):

Экономия средств на заработную плату в связи с внедрением мероприятия по выполнению работ пропорционально их стратегической значимости (срочности и важности) определена в соответствии с формулами (13,14):

На основе анализа полученных значений видно, что внедрение мероприятия по сокращению времени вызовет экономию рабочего времени на 6 минут, экономия средств на заработную плату составит 8,93 рублей.

Средние фактические затраты рабочего времени руководителя на проведение мониторинга, в течение двух исследуемых недель определены в соответствии с формулой (10):

Средние желаемые затраты рабочего времени руководителя на мониторинг, в течение двух исследуемых недель определены в соответствии с формулой (11):

Ожидаемое сокращение потерь рабочего времени руководителя на мониторинг в течение рабочего, дня определено в соответствии с формулой (12):

Экономия средств на заработную плату в связи с внедрением мероприятия по выполнению работ пропорционально их стратегической значимости (срочности и важности) определена в соответствии с формулами (13,14):

На основе анализа полученных значений видно, что внедрение мероприятия по сокращению времени вызовет экономию рабочего времени на 2 минуты, экономия средств на заработную плату составит 2,98 рублей.

Средние фактические затраты рабочего времени руководителя на другие телефонные разговоры, в течение двух исследуемых недель определены в соответствии с формулой (10):

Средние планируемые затраты рабочего времени руководителя на совещание с управляющим директором, в течение двух исследуемых недель определены в соответствии с формулой (11):

Ожидаемое сокращение потерь рабочего времени руководителя на другие телефонные разговоры в течение рабочего, дня определено в соответствии с формулой (12):

Экономия средств на заработную плату в связи с внедрением мероприятия по выполнению работ пропорционально их стратегической значимости (срочности и важности) определена в соответствии с формулами (13,14):

На основе анализа полученных значений видно, что внедрение мероприятия по сокращению времени вызовет экономию рабочего времени на 5,8 минут, экономия средств на заработную плату составит 8,93 рублей.

Средние фактические затраты рабочего времени руководителя на организацию корпоративных мероприятий, в течение двух исследуемых недель определены в соответствии с формулой (10):

Средние желаемые затраты рабочего времени руководителя на организацию, в течение двух исследуемых недель определены в соответствии с формулой (11):

Ожидаемое сокращение потерь рабочего времени руководителя на организацию корпоративных мероприятий в течение рабочего, дня определено в соответствии с формулой (12):

Экономия средств на заработную плату в связи с внедрением мероприятия по выполнению работ пропорционально их стратегической значимости (срочности и важности) определена в соответствии с формулами (13,14):

На основе анализа полученных значений видно, что внедрение мероприятия по сокращению времени вызовет экономию рабочего времени на 7 минут, экономия средств на заработную плату составит 15,17 рублей.

Средние фактические затраты рабочего времени руководителя на взаимодействие с региональными подразделениями, в течение двух исследуемых недель определены в соответствии с формулой (10):

Средние желаемые затраты рабочего времени руководителя на взаимодействие с региональными подразделениями, в течение двух исследуемых недель определены в соответствии с формулой (11):

Ожидаемое сокращение потерь рабочего времени руководителя на взаимодействие с региональными подразделениями в течение рабочего, дня определено в соответствии с формулой (12):

Экономия средств на заработную плату в связи с внедрением мероприятия по выполнению работ пропорционально их стратегической значимости (срочности и важности) определена в соответствии с формулами (13,14):

Средние фактические затраты рабочего времени руководителя на обход помещений, в течение двух исследуемых недель определены в соответствии с формулой (10):

Средние желаемые затраты рабочего времени руководителя на обход, в течение двух исследуемых недель определены в соответствии с формулой (11):

Ожидаемое сокращение потерь рабочего времени руководителя на обход в течение рабочего, дня определено в соответствии с формулой (12):

Экономия средств на заработную плату в связи с внедрением мероприятия по выполнению работ пропорционально их стратегической значимости (срочности и важности) определена в соответствии с формулами (13,14):

На основе анализа полученных значений видно, что внедрение мероприятия по сокращению времени вызовет экономию рабочего времени на 6,5 минут, экономия средств на заработную плату составит 9,82 рублей.

Средние фактические затраты рабочего времени руководителя на проведение собеседований, в течение двух исследуемых недель определены в соответствии с формулой (10):

Средние желаемые затраты рабочего времени руководителя на собеседования, в течение двух исследуемых недель определены в соответствии с формулой (11):

Ожидаемое сокращение потерь рабочего времени руководителя на собесе6дования в течение рабочего, дня определено в соответствии с формулой (12):

Экономия средств на заработную плату в связи с внедрением мероприятия по выполнению работ пропорционально их стратегической значимости (срочности и важности) определена в соответствии с формулами (13,14):

На основе анализа полученных значений видно, что внедрение мероприятия по сокращению времени вызовет экономию рабочего времени на 0,5 минут, экономия средств на заработную плату составит 0,71 рублей.

Средние фактические затраты рабочего времени руководителя на наведение порядка на рабочем месте, в течение двух исследуемых недель определены в соответствии с формулой (10):

Средние желаемые затраты рабочего времени руководителя на наведение порядка, в течение двух исследуемых недель определены в соответствии с формулой (11):

Ожидаемое сокращение потерь рабочего времени руководителя на наведение порядка в течение рабочего, дня определено в соответствии с формулой (12):

Экономия средств на заработную плату в связи с внедрением мероприятия по выполнению работ пропорционально их стратегической значимости (срочности и важности) определена в соответствии с формулами (13,14):

На основе анализа полученных значений видно, что внедрение мероприятия по сокращению времени вызовет экономию рабочего времени на 5 минут, экономия средств на заработную плату составит 7,43 рублей.

В заключении результаты расчетов показателей эффективности каждого мероприятия были оформлены в сводную таблицу 8, в которой был произведен расчет общего сокращения затрат рабочего времени, общей экономии средств на заработную плату вследствие внедрения предложенных мероприятий по повышению эффективности использования рабочего времени.

Таблица 8 - Показатели эффективности проведенных мероприятий по повышению эффективности использования рабочего времени руководителя

Наименование работПоказатель экономии рабочего времениПоказатель экономии средств на заработную платуУчастие в разработке мотивационных схем0,50,71Разбор конфликтов с клиентами офиса10,516,07Нерегламентированные перерывы19,529,02Контроль над заключением договоров45,95Прием посетителей по деловым вопросам3,55,21Служебные разъезды68,93Проведение мониторинга рынка труда22,98Организация корпоративных мероприятий71,49Взаимодействие с региональными подразделениями57,43Обход помещений офиса,6,59,82Проведение собеседования с кандидатами0,50,71Наведение порядка на рабочем месте57,43Итого:7095,75

В результате внедрения мероприятий общая экономия рабочего времени составит 70 минут в день. При этом затраты на заработную плату сократятся на 95,75 рублей за день. Следовательно, внедрение предложенных мероприятий по повышению эффективности использования рабочего времени является целесообразным.

В таблице 8 показано, какое количество времени и заработной платы сокращается при внедрении предложенных мероприятий. Показана экономия организации в рублях и в минутах.

Таблица 9 - Социально-экономический эффект предлагаемых мероприятий

МероприятиеУсловия реализацииСоциальный эффектЭкономический эффектПланирование рабочего времениНаличие разрешения руководителя на проведение исследованийУдовлетворение сотрудников, чувство необходимостиСуммарный эффект за счет сокращения потерь рабочего времени: - время на 760 минут - заработная плата на 95,75 рублейУстранение факторов помехНаличие финансовых средств, людских силУверенность сотрудников в организации

После проведенного анализа, можно сказать что рекомендации, предложенные руководителю, положительным образом повлияли на организацию. Т.е. сократилось время на выполнение определенных работ, что послужило увеличению производительности труда. Данный анализ позволил организации определить, что очень важным моментом в любом деле является распределение своего времени, планирование свое деятельности. Рекомендации, которые были нами, предложены, произвели на организацию положительное впечатление, и было запланировано прописать в положение регулярно использовать данные мероприятия.

Заключение

В данной дипломной работе была проанализирована эффективность использования рабочего времени руководителя ООО «Хьюмэн Ресурс ЕКБ» г. Екатеринбурга и представлены рекомендации по улучшению рационального использования его рабочего времени.

Целью исследования был анализ эффективности использования рабочего времени руководителя, предоставление рекомендаций по решению выявленных проблем.

Задачами данного исследования были, изучение теории оценки эффективности использования рабочего времени руководителя анализ теоретических подходов по улучшению использования рабочего времени руководителя. Изученные материалы позволили определить. Что для расчета эффективности использования рабочего времени руководителя можно использовать несколько методов, например самофотографию рабочего времени, анкетные и устные опросы. В данной работе мы приняли решение использовать метод фотографии рабочего времени. Далее необходимо было представить характеристику организации ООО «Хьюмэн Ресурс ЕКБ». В результате была деятельность компании, проанализирована ее организационная структура.

Так же необходимо было проанализировать содержание труда руководителя. Где нами были представлены его основные обязанности, его задачи, его затраты времени на то или иное мероприятие.

Еще одной из задач была подготовка рекомендаций по повышению эффективности использования рабочего времени руководителя. Где мы довольно подробно представили план мероприятий (которые необходимо выполнить в ближайшее время, и в течении года) которые приведут руководителя к более продуктивному использованию своего рабочего времени, следовательно к повышению использования рабочего времени.

И основной задачей было определить социально-экономический эффект предложенных мероприятий, который дал нам возможность оценить не только материальную выгоду совершенных действий, но и моральное воздействие мероприятий на всю организацию в целом.

Таким образом, в заключение моей работы мне хотелось бы отметить следующее: труд руководителя должен быть четко регламентирован и должен соответствовать основным нормам и правилам. Оптимизация труда руководителя основывается на исследовании и анализе продолжительности выполнения тех или иных профессиональных обязанностей. После сбора первоначальной информации о выполняемых работах, вычисляется их доля в совокупности всех работ.

Список использованных источников

1.Трудовой кодекс Российской Федерации // Сборник законодательства Российской Федерации. М.: Закон, 2006.

.Гражданский кодекс Российской Федерации. Ростов-на-Дону: Феникс, 2005

3.Азоев Г.Л. Конкуренция: анализ, стратегия и практика. - М.: Е&М, 2000. - 199 с.

4.Андронов В.В. Корпоративный менеджмент в современных экономических отношениях. - М.: ЗАО «Издательство «Экономика», 2003. - 479 с.

5.Архангельский Г. Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы М.: АиСТ-М, 2003

6.Акофф Р.Л. Планирование будущего корпорации: Пер.с англ. / Р. Л. Акофф. - М.: Сирин, 2002. - 256 с.

7.Баканов М.И., Шеремет А.Д. Теория экономического анализа. М.: ИНФРА-М, 2006.

8.Бухалков М.И. Внутрифирменное планирование. М.: ИНФРА-М, 2005 - 400 с.

.Белкина В., Белкина М. Мотивы и стимулы труда // Социальная защита. 2006. № 8. С. 43-45.

10.Вайсман А. Стратегия менеджмента: пять факторов успеха. - М.: Экономика, 2005.

11.Валь Е. Руководство, лидерство и командообразование в организации. М: Прометей, 2008

12.Вершигора Е.Е. Менеджмент, - учеб. пособие; 2-е изд-е, перераб. и доп., - М., 2005.

.Веснин В.Р. Основы менеджмента, - 2-е изд-е, доп. и испр., - М., 2005.

14.Гордман Т. Пять принципов бизнеса, которые должен знать каждый менеджер

15.Гончарук В.А. Развитие организации. - М.: «Дело». 2007 - 155 с.

.Гончаров В.И. Менеджмент предприятия в 2-х ч., Ч. 1. - Мн.: Изд-во МИУ, 2006. - 211 с.

17.Гончаров В.И. Менеджмент предприятия в 2-х ч., Ч. 2. - Мн.: Изд-во МИУ, 2003. - 216 с.

18.Гибсон Дж. Л., Иванцевич Дж., Донелли Д. Х. Организации. Поведение. Структура. Процессы. - М., 2000.

19.«Директор» № 2-2004, с. 24-26.

20.Зайверт Л. Ваше время - в ваших руках: (Советы деловым людям как эффективно использовать рабочее время): Пер. с нем. - М.: Интерэксперт, ИНФРА-М, 2000.

21.Котлер Ф. Маркетинг, менеджмент. -9-е междунар. изд-е / Пер. с англ. - СПб.: Питер, 2001. - 487 с.

22.Карпухина Д.Н., Мильнер Б.З., Современное управление. В 2 томах, том 1/Под ред.. - М.: Издатцентр, 1997. - 584 с.

.Капитула О. Смотрите выше, с высоты положения// Мир и дом. 2005. - № 8. - C. 18

.Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. - М.: Дело, 2002 - 312 с.

25.Минцберг Г., Альстрэнд Б., Лэмпел Д. Школы стратегий. - СПб.: Питер, 2004. - 253 с.

26.Новиков Д.А. Механизмы стимулирования в организационных системах. -М.: ИПУ РАН. 2003. - 147 с.

27.Ниссинен И. Время руководителя: эффективность использования. - М.: Экономика, 2006.

28.Организационная психология и управление. Хрестоматия. - М.: ИНФРА-М, 2008.

.Петров А.Н. Стратегическое планирование развития предприятия.-СПб, Питер-М, 2003. - 223 с.

30.Румянцева З.П., Саломатин Н.А., Акбердин Р.З. Менеджмент организации. - М.: ИНФРА-М, 2005. - 267 с.

31.Социология управления: Курс лекций - М.: издательство РАТС, 2000 - 204 с.

32.Современное управление. В 2 томах, том 1/Под ред. Д.Н. Карпухина, Мильнер. - М.: Издатцентр, 2000 -584 с.

33.Статья «Власть времени» - Еженедельник "Компания",№252 от 17.02.2003

34.Статья «Персональный менеджмент» - автор Свистунов В.М. Служба кадров №2 2004

35.Robert Levine. A Geography of Time. // Basic Books - London; 2007.

.Pitt David. Tradition and economic progress in Samoa/ Oxford University Press/ 2005.

.Harry S. Truman: Annual MESSAGE TO THE Congress: The President Economic Report.

.Robert Levine. Retrieved // Basic Books - London; 2007.

.Bittman Michael and James Mahmud. The spectre of overwork/ Labour and Industry/ 2002.

40.Стратегическое планирование и управление. Под ред. Петрова А.Н. СПб: Изд-во СПБГУЭиФ, 2002. - 317 с.

42.Уткин Э.А. Управление компанией. - М.: Ассоциация авторов и издателей «ТАНДЕМ». Издательство ЭКМОС, 2001. - 288 с.

.Хасси Д. Стратегия и планирование. - Санкт-Петербург: Изд-во «Питер». 2001. - 384 с.

.Якокка Ли. Карьера менеджера. - М.: Прогресс, 2000

Управление временем или организация времени (англ. time management - тайм-менеджмент) - это технология организации эффективного использования времени и повышения эффективности его использования.

Управление временем - это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность.

желаемый результат

эффективное рабочее время

Рис. 2.30. Время и закон Парето

Согласно закону Парето, лишь 20% всех дел (рабочего времени) приводят к 80% желаемого результата.

Управлению временем помогают навыки, инструменты и методы, используемые при выполнении конкретных задач, проектов и целей, который включает:

планирование,

распределение,

постановку целей,

делегирование,

анализ временных затрат,

мониторинг,

организация,

составление списков и расстановка приоритетов.

Изначально управление временем относилось только к бизнесу или трудовой деятельности, но со временем термин распространился на личную деятельность.

управление временем является необходимостью в развитии любого проекта, поскольку определяет время начала и время завершения проекта, т.е. определяет временной период на реализацию плана и достижение цели.

В управлении временем можно выделить следующие процессы:

• моделирование стратегий с учетом проведенного анализа,

  целеполагание: постановка цели или определение ключевого направления развития, определение и формулирование цели.

Эти работы хронометрируются, что позволяет в последующем скорректировать время на их разработку и реализацию. Данные хронометража фиксируются в виде «карточек проекта» (запись по параметрам различного характера показателей расходов времени на отдельные задачи) для их дальнейшего применения в процессе любых проектов или программ.

Рабочее время - время, затрачиваемое на выполнение работы, или время активного пребывания на работе, посвященное выполнению прямых служебных обязанностей

Для оценки использования рабочего времени используется коэффициенты использования и потерь рабочего времени.

Коэффициент экстенсивного использования рабочего времени:

Кэ = (Ф – Р)/Ф = 1 – Р/Ф , где

Ф - фонд рабочего времени, мин;

Р – регламентированные и нерегламентированные перерывы в работе, мин.

Коэффициент потерь рабочего времени, которые зависят от работников:

Кп = Пз/Ф , где

Пз – потери рабочего времени, зависящие от работника, мин.

Коэффициент потерь рабочего времени, которые обусловлены организационно-техническими причинами и не зависят от работника:

Кп = По/Ф , где

По – потери по организационно-техническим причинам, не зависящие от работников, мин.

Коэффициент затрат рабочего времени на отдых и личные потребности работников:

Кол = ОЛ/Ф , где

ОЛ – затраты времени работника на личные потребности (обеденный перерыв, производственная гимнастика, гигиена и т.п.), мин.

Аналогично можно проанализировать затраты времени работника на выполнение свойственных ему функций (Ксв), несвойственных ему функций (Кнсв), на выполнение творческих работ (Кт), организационно - административной работы (Коа) и т.п.

Руководители всех уровней при неправильном или неумелом распределении времени испытывают цейтнот и даже дефицит времени

Дефицит рабочего времени – это нехватка временного ресурса, вызванная

неправильной организацией работником своей деятельности,

либо неграмотной организацией деятельности руководством,

что приводит к спешке, затягиванию выполнения работ, заданий, некачественной работе, потерям в производстве, браку и т.д. и в конечном итоге существенно влияет на эффективность и результаты работы всей организации.

Дефицит рабочего времени руководителей и исполнителей, являясь серьезной управленческой проблемой, ведёт к перегрузкам, стрессам, отсутствию порядка в действиях, слабой проработке вопросов.

Одним из методов совершенствования управления временем выступает анализ затрат рабочего времени руководителя

Для выявления причин нехватки времени необходимо периодически проводить инвентаризацию времени за несколько рабочих дней

Возникающий недостаток времени ослабляет позицию руководителя, снижает эффективность управления

Из признаков слабой/плохой организации времени следует выделить:

отсутствует четкое расписание работы на текущий день;

секретарь или помощник не знает распорядка дня своего руководителя, не знает, где он будет находиться в определенный момент рабочего дня;

отсутствие навыков работы с современными техническими средствами и программным обеспечением;

из-за чрезмерной занятости руководитель несвоевременно отвечает на деловые письма;

из-за нехватки времени в течение рабочего дня руководитель вынужден задерживаться на работе и/или завершать работу дома;

частые телефонные звонки и визиты посетителей не дают сосредоточиться на основной работе;

руководитель постоянно выполняет работу за своих подчиненных, поскольку ему кажется, что он сделает ее лучше;

большой поток рутинных дел не дает руководителю возможности заниматься основной работой;

отсутствие автоматизации управленческой работы и должного программного обеспечения;

работа в условиях постоянной спешки приводит к переутомлению.

Из наиболее характерных причин дефицита времени следует выделить:

бесплановость работы как результат работы не только самого руководителя, но и стиля работы всей организации;

несоответствие работника и занимаемой им должности;

неадекватная оценка своих способностей, скорости работы, результативности;

отсутствие личной миссии работника (что я могу сделать для организации, что могу получить, какими активами располагаю);

неумение контролировать свои потребности (в мыслях, питании, общении, выражении эмоций). Нет слова «хочу», есть слово «надо»;

слабая мотивация труда, приводящая к низкой производительности (зарплата давно не увеличивалась, долгое время нет повышения в должности) и к хроническому недостатку времени.

Планирование рабочего времени руководителя, специалиста и ведущих работников означает подготовку к реализации целей и упорядочение рабочего времени

Из практики вытекает, что при затрате 10 минут на планирование рабочего времени можно ежедневно сэкономить до двух часов

оперативное ежедневное планирование работы исполнителей позволяет увеличить производительность их труда на 25-30% и сэкономить время руководителя на регулирование процессов из-за непредвиденных нарушений, возникающих в процессе работы

Сегодня широко применяются принципы и правила планирования времени, позволяющие забыть, что такое цейтнот и/или дефицит рабочего времени.

Для рационального использования своего времени руководителю необходимо, прежде всего, четко уяснить свои основные функции, цели, задачи и бюджет времени.

При планировании следует не забывать правила:

при составлении плана на день оставить 40% времени свободным, т.е. 60% времени отвести на плановые работы, 20 – на непредвиденные, 20% - на спонтанно возникающие (активный самоменеджмент);

необходимо постоянно фиксировать затраченное время, отмечая, как и на какие нужды оно было затрачено. В результате руководитель, имея полное представление о затратах своего времени, может составлять план на будущее;

для составления хорошего плана с четким указанием использованного времени необходимо распределить свои задачи на долго-, средне- и краткосрочные;

основные принципы составления плана: регулярность, системность, последовательность;

для обеспечения реальности планирования следует планировать такой объем задач, с которым руководитель может реально справиться;

установить неприемные часы – это время для выполнения чрезвычайно важных заданий, позволяющее работать спокойно без каких-либо помех извне и с переключением телефона на секретаря, сотрудников или воспользоваться автоответчиком;

сверхважные дела решать утром;

совещания и заседания назначать за час-два до обеденного перерыва или до окончания рабочего дня для оперативного решения проблем и ухода от пустых разговоров;

минимизация числа собраний, совещаний и конференций;

корпоративный тайм-менеджмент позволяет оптимизировать время всех сотрудников и в конечном итоге способствует повышению эффективности деятельности всей организации;

установить приоритеты выполняемых дел по их важности;

все что можно делегировать – следует делегировать;

учитывать колебания уровня работоспособности.

Сегодня используется несколько систем планирования времени:

метод Альп,

закон Парето,

система АВС,

метод Эйзенхауэра.

метод «Альп» охватывает пять фаз:

Упорядочение заданий;

Оценивание продолжительности действий;

Резервирование времени (в соотношении 60:40);

Принятие решений по приоритетам и перепоручениям;

Контроль учета выполненного.

принцип Парето (в соотношении 80:20)

Этот принцип позволяет сделать вывод в отношении использования рабочего времени: за первые 20% израсходованного времени достигается 80% результата. Оставшиеся 80% затраченного времени дают лишь 20% общего результата.

анализ ABC

величина процентов наиболее важных и величина процентов наименее важных дел в сумме остаются неизменными.

Все задачи подразделяются на три класса в соответствии с их значимостью. Анализ ABC базируется на трех закономерностях:

Наиболее важные дела составляют 15% общего их количества, которыми занимается руководитель. Вклад этих задач для достижения цели составляет около 65%;

Важные задачи составляют 20% общего их количества, значимость их для достижения цели примерно равна 20%;

Менее важные (малосущественные) задачи составляют 65% общего их количества, а их значимость равна 15%. (Рис.2.31)

Таблица 2.5.

Установление приоритетности задач с помощью ABC-анализа

Для использования ABC анализа необходимо следовать следующим правилам:

составить список всех будущих задач;

систематизировать их по важности и установить очередность;

пронумеровать эти задачи;

принцип Эйзенхауэра

Этот принцип является вспомогательным в тех случаях, когда необходимо срочно принять решение о приоритетности выполнения задач.

Приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность задачи

задачи подразделяются на четыре группы:

срочные задачи повышенной важности. Их выполняет руководитель;

срочные задачи средней важности. Руководитель может делегировать их решение другим лицам;

менее срочные задачи меньшей важности. Руководителю необязательно решать их сразу, но решить их он может позже сам;

менее срочные задачи незначительной важности. Руководитель должен перепоручить их решение другим лицам.

Эффективно управлять, планировать и использовать рабочее время позволяют

современные электронные системы,

деловое программное обеспечение,

электронные библиотеки.

В частности, для юриста таким мощным подспорьем являются электронные справочно-правовые системы: Гарант, КонсультантПлюс.

Руководитель, используя деловое программное обеспечение, имеет возможность осуществлять

оперативный контроль за бизнес - процессами с мобильного телефона,

планирование и управление ежедневными и проектными работами,

контроль исполнения сотрудниками правил трудового распорядка,

учет использования рабочего времени,

оперативные распоряжения и указания,

контроль выполнения поручений,

отслеживание потоков информации.

Время – это важнейший необратимый ресурс, который приобретает особо важное значение в чрезвычайной ситуации и в период кризиса, тогда из ресурса оно трансформируется в приговор.

Стоит упустить момент и может разразиться катастрофа.

Основное правило в такой ситуации: действовать незамедлительно, принимать решения быстро, оставить тщательный анализ ситуации на более благоприятный период.

Кубань лето 2012 года – упущенное время и гибель людей и населенных пунктов

Важным пунктом в системе планирования работы руководителя является контроль за рациональным использованием рабочего времени, что дает ему возможность выявлять резервы для дальнейшего совершенствования своей работы и рационального использования рабочего времени.

Для повышения эффективности использования рабочего времени руководителю следует

1) сформировать рабочие блоки с включением важнейших крупных и/или схожих по характеру заданий;

2) определить время для выполнения заданий;

3) установить и соблюдать приоритет выполнения всех видов работ;

4) выполнять лично только важнейшие и сложные дела и делегировать менее важные;

5) учитывать колебания уровня работоспособности.

Человек не властен над временем.

Потраченное впустую оно не подлежит возврату.

По тому, как руководитель использует время можно судить об уровне его профессионализма и культуры.

При современном уровне коммуникаций, когда даже автомобиль руководителя превращен в офис на колесах, скорость принятия решений, в конечном счете, определяет успех бизнеса

Поэтому время является наиболее значимым личным ресурсом руководителя.

Контрольные вопросы

В чем заключается сущность управления?

Перечислите основные принципы управления.

Приведите характеристику планирования как общей функции управления.

Какие функции выполняет в организации система планов?

Почему стратегические планы составляют основу всей системы планов организации?

Какое значение имеет стратегическое планирование в новых условиях хозяйствования?

Объясните значения понятий: «миссия», «видение» и «цели организации».

Для чего используется классификация целей организации и какие её критерии?

Объясните принципы и содержание концепции управления по целям (результатам).

Какие этапы и элементы составляют содержание модели стратегического управления?

Какой анализ необходимо провести в процессе разработки стратегии организации?

Когда и для чего используется модель пяти сил М. Портера?

Какая связь существует между потенциалом организации и ее стратегией?

Какие подходы можно использовать для оценки факторов внутренней среды организации?

Какими принципами руководствуются организации при проведении изменений?

Влияют ли размеры и темпы роста организации на содержание изменений?

Как организовать контроль в компании?

От чего зависит эффективность контроля?

Что представляет норма управляемости?

Как управлять временем и зачем надо им управлять?

ТЕМА 10. УПРАВЛЕНИЕ РАБОЧИМ ВРЕМЕНЕМ РАБОТНИКА

10.1 Рабочее время и направления его использования

10.2 Планирование рабочего времени руководителей и специалистов

10.2 Методы планирования рабочего времени

10.1 Рабочее время и направления его использования

Управление рабочим временем, как и управление временем вообще, актуально не только для руководителей всех уровней. Управление временем – это важная социальная и гуманитарная задача для каждого члена современного общества, желающего жить полноценной жизнью.

Управление рабочим временем предусматривает его структурирование, распределение по задачам, решаемым сотрудником в рамках текущей деятельности или задач, выходящих за ее рамки. Любая задача должна быть выполнена в указанные временные рамки, то есть у каждой запланированной условно неделимой задачи есть как минимум три критически важные для бизнеса характеристики – дата начала, дата окончания и затраченное время.

Рабочее время – время участия в трудовой деятельности, измеряемое продолжительностью рабочего дня, недели, месяца или года.Продолжительность ежедневной работы определяется правилами внутреннего трудового распорядка или графиком сменности, утвержденным работодателем по согласованию с представительными органами работников.

Для повышения эффективности использования рабочего время персонала работодатель может использовать множество вариантов. По мнению Дж. Коула наиболее распространенными являются следующие [Коул]:

1. Сверхурочная работа – работа, производимая работником по инициативе работодателя, а также работа сверх нормативного числа рабочих часов за учетный период.

2. Сменная работа – работа в посменном режиме, позволяющая использовать максимально необходимое количество часов в сутки. В такой ситуации обычные сутки могут включать в себя сразу несколько «стандартных рабочих дней» (например, 3 восьмичасовые смены, 2 смены по 8 или 12 часов и т.п.).

3. Работа в режиме гибкого рабочего времени – работа, которая предусматривает варьирование рабочего времени в соответствии с договоренностью сторон трудового договора при условии, что работник отработает суммарное количество рабочих часов в течение соответствующих периодов (рабочего дня, недели и других).

4. Работа на условиях лизинга персонала – привлечение персонала по дополнительному договору с третьей фирмой, которая держит этот персонал в штате. Такая тактика зачастую используется вместо расширения штата собственного персонала.

5. Временная работа – найм дополнительного количества работников в штат на условиях срочного трудового договора на срок до двух месяцев.

6. Бригадная работа – разделение существующей работы между двумя и более работниками с оплатой труда каждого в определенной пропорции от суммарной выручки бригады.

7. Неполное рабочее время – найм работников на временной или постоянной основе для работы нескольких часов в неделю.

8. Надомная работа – разрешение работать дома в то или иное время с учетом того, что работник всегда может обратиться за консультированием. Надомная работа предусматривает, что работник, будучи дома, выполняет свою работу, используя компьютерное или другое оборудование, предоставляемое организацией.

Основные преимущества и недостатки каждого из направлений использования рабочего времени персонала представим в таблице 10.1.

Таблица 10.1

Основные направления использования рабочего времени персонала: преимущества и недостатки

Направления	Преимущества	Недостатки
Сверхурочная работа	Удобный инструмент, позволяющий увеличить продолжительность рабочего времени занятого персонала. Может выполняться добровольно или по инициативе работодателя	Не самый идеальный инструмент в плане экономии издержек. Может стимулировать персонал на «отсрочку» работы до того времени, когда она будет оплачиваться по повышенным ставкам
Сменная работа	Может обеспечить работу в течение 24 часов в сутки при необходимости. Позволяет увеличить продолжительность человеко-часов в сравнении со стандартным режимом трудового дня	Далеко не всегда бывает просто нанять персонал на то время, когда для остальных людей работа уже давно закончилась. Увеличивается время контроля со стороны высшего руководства
Работа в режиме гибкого рабочего времени	Может являться элементом мотивации персонала. Не требует больших капиталовложений	Ключевой персонал может отсутствовать на месте при возникновении необходимости в его присутствии
Работа на условиях лизинга персонала	Может быть очень эффективным инструментом для экономии издержек. Снижает абсолютную зависимость от собственного персонала (такая политика является ключевой для большинства крупных производственных организаций Японии)	Требует тщательного отбора персона для лизинга. Самая главная проблема здесь – контроль качества
Временная работа	Является постоянным источником трудовых ресурсов на время отпусков, отсутствия по болезни, временного повышения деловой активности др. экстренных случаев. Дешевле при найме, чем основной персонал	Возможно возникновение ситуации, когда необходимый работник уже ушел или еще не пришел
Бригадная работа	Позволяет привлечь опытный персонал, испытывающий желание работать на условиях частичной занятости	На практике разделение обязанностей довольно сложно организовать. Не имеет реальных преимуществ по сравнению с частичной занятостью
Неполное рабочее время (частичная занятость)	Необходима для реализации случайных кратковременных работ (например, расстановки товаров на полках супермаркета). Может быть полезна для малого бизнеса	Работники, привлекаемые по такой схеме, могут не испытывать лояльность организации, или такая лояльность будет минимальна
Надомная работа	Всегда доступный источник трудовых ресурсов, который является эффективным инструментом экономии кадровых издержек (из-за низких накладных расходов). Позволяет квалифицированным, опытным работникам совмещать работу с домашними обязанностями (большинство таких работников – женщины) или другим постоянным местом работы	Требует тесной коммуникации с надобными работниками, оценки труда и пристального внимания за выполнением работы

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Министерство образования и науки Российской Федерации

ФГБОУ ВПО «Сибирский государственный технологический университет»

Факультет: Гуманитарный

Кафедра: Экономики и менеджмента

Курсовая работа по менеджменту

Управление рабочим временем

Выполнила:

Студентка группы 72-2

Преснякова К.А.

Проверила:

Мартынова Т.А.

(подпись)

Красноярск 2011г.

Введение

1.2 Значение фактора времени

1.3 Фотография рабочего дня

1.4 Управление временем

2.1 Внутренняя среда организации

2.2 Внешняя среда организации

Заключение

Библиографический список

Введение

Для руководителей современных компаний не секрет: определенную часть офисных часов сотрудники растрачивают впустую. По данным ряда исследований, на это уходит как минимум 10 % рабочего времени. Управление рабочим временем предусматривает его структурирование, распределение по задачам, решаемым сотрудником в рамках текущей деятельности или задач, выходящих за ее рамки. Любая задача должна быть выполнена в указанные временные рамки, то есть у каждой запланированной условно неделимой задачи есть как минимум три критически важные для бизнеса характеристики - дата начала, дата окончания и затраченное время.

Актуальность выбранной темы определяется тем, что на сегодняшний день бизнес и его среда не стоят на одном месте и стремительно развиваются, поэтому руководитель должно уметь грамотно и четко формулировать свои цели и задачи, согласовывать время и ставить приоритеты.

Сегодня эффективный труд руководителя - это органический сплав науки и искусства, тесное сочетание мастерства, которому можно и нужно научить, и таланта организатора, с которым нужно родиться и который нужно развивать и совершенствовать. управление рабочий время

Целью данной курсовой работы является изучение организации рабочего времени персонала, предоставление и управление им.

Задачи работы:

· рассмотреть понятие, виды рабочего времени;

· изучить организацию рабочего времени как элемента системы организации труда;

· выделить показатели эффективности использования рабочего времени;

· проанализировать организацию и использование рабочего времени в ПК «Петровский бастион»;

· предложить мероприятия по совершенствованию организации и использования рабочего времени в ПК «Петровский бастион».

Объект исследования: Система управления временем в компании ПК «Петровский бастион».

Методология исследования: общенаучные и аналитико-прогностические методы.

Методика исследования: фотография рабочего времени

Методы исследования: метод самоконтроля рабочего времени.

1. Управление рабочим временем

1.1 Рабочее время и его планирование

Планы -- это непременная часть деятельности любой организации. Однако эффективность деятельности менеджера зависит от того, умеет ли он планировать свою собственную деятельность. Ведь менеджер -- это человек, на котором лежат определенные обязанности, и его собственная результативность следует отличать от результативности предприятия. Даже если речь идет о его директоре.

Практический опыт многих менеджеров позволил выработать целый ряд рекомендаций, которым необходимо следовать для более эффективной работы. Условно эти рекомендации можно разделить на три группы: правила начала, середины и окончания дня.

Правила начала дня:

1. Необходимо начинать день с позитивным настроением.

2. Перед началом рабочего дня следует хорошо позавтракать, на работу следует отправлять без спешки.

3. По возможности начинайте работу в одно и то же время.

4. Начинайте рабочий день с проверки плана дня.

5. Сначала стремитесь решить ключевые проблемы, менее важные задачи оставьте на потом.

6. Начинайте работать сразу же, без раскачки.-

7. Согласовывайте план дня с секретарем.

Правила середины рабочего дня:

1. Избегайте действий, которые не были обдуманы и запланированы.

2. Выполняйте небольшие однотипные задачи последовательно, друг за другом.

3. Выделите среди рабочего дня небольшое время для отдыха, когда вам никто не будет мешать.

4. Следите за тем, чтобы и ваши действия, и действия подчиненных укладывались в запланированные сроки.

5. Промежутки между делами, а также время, связанное с ожиданием, следует заполнять другими делами.

6. Старайтесь поддерживать один и тот же темп работы, не работайте «рывками».

7. Стремитесь выделить время, когда интенсивность работы достигнет своего пика: до этого момента работа должна развиваться по нарастающей, после этого момента активность должна убывать.

Правила конца рабочего дня:

1. Не оставляйте на завтра неоконченных дел; по крайней мере, старайтесь, чтобы таких дел было как можно меньше.

2. Анализируйте, насколько эффективно вы работали в течение дня.

3. В конце рабочего дня запланируйте, что вы будете делать завтра.

4. Старайтесь уходить домой с хорошим настроением.

Определите, в какое время дня вы наиболее активны. Существует множество высказываний специалистов на этот счет, однако в них очень мало общего. А вызвано это тем, что цикл дневной активности у человека сугубо индивидуален, он зависит от привычек, особенностей организма и характера, а также от типа работы. Поэтому наиболее важные дела следует планировать на тот отрезок рабочего дня, когда вы обычно бываете максимально активны. На этот же период дня хорошо планировать и пик активности.

Основные причины невыполнения планов. Любое планирование не имеет смысла, если не контролировать выполнения плана. Это так же справедливо для организаций, как и для отдельного человека. Поэтому необходимо особое внимание уделить контролю за тем, как вы выполняете поставленные перед собой задачи.

Контроль за выполнением планов предполагает оценку результатов и их сравнение с тем, что было запланировано.

Реальные и запланированные результаты нередко не совпадают. Для того чтобы избежать подобного в будущем, необходимо тщательно проанализировать причины того, что запланированное не совпадает с выполненным. Здесь есть три основные возможности:

1. Планы были изначально нереализуемыми: вы поставили слишком высокую планку, которая была недостижима;

2. Было приложено недостаточно усилий для реализации планов. Это ваша недоработка, а потому в будущем надо прилагать больше усилий;

3. Планы не были реализованы из-за случайных обстоятельств, которые не зависят от вашей воли. Следовательно, вы были реалистичными в установлении целей и прилагали к их достижению необходимые усилия. Единственное, в чем состоит ваша ошибка, -- это то, что вы не выделили достаточно времени на решение непредвиденных проблем.

Очевидно, что каждая из этих возможностей позволяет сделать важные выводы, которые затем будут использованы при дальнейшем планировании.

Не сваливайте груз ответственности на других людей и обстоятельства, старайтесь быть хозяином своей жизни и нести ответственность за собственные поступки.

Иногда планы не реализуются по другим причинам.

Перечислим их:

1. Планы иногда не реализуются из-за того, что их слишком часто меняют. В конце концов, это приводит к путанице. Впрочем, не следует думать, что планы вообще не должны меняться. Иногда ситуация требует принятия интуитивных, моментальных решений, которые не были предусмотрены планом. Кроме того, время вносит свои коррективы в любой план, каким бы плодотворным и оригинальным они ни был. Другими словами, существует две крайности, которые необходимо избегать: с одной стороны, это слишком жесткое отношение к плану, с другой стороны, постоянные изменения, которые вообще сводят на нет саму идею плана;

2. Проблемы с реализацией планов нередко возникают из-за того, что достижение целей требует выполнения слишком большого количества задач. В такой ситуации план рано или поздно превращается в нереализуемый. Поэтому при необходимости было бы целесообразно сесть и разобраться, в чем заключается причина такого положения. Обычно это просто неудачно поставленные цели или отклонение плана от генеральной, главной цели, в результате чего план превращается в совершенно неорганизованный перечень действий.

Такие ошибки также встречаются, однако реже, чем те, которые были указаны выше.

1.2 Значение фактора времени

Трудно воспитать делового человека, если он не научится ценить время. Человек, остро чувствующий ценность даже самого крошечного промежутка времени, успевает многое, и кажется, что он не суетится и не спешит. Замечено, что людям, умеющим работать, времени хватает, его у них больше, чем у других.

Власть над временем дается только тому, кто обрел власть над собой, овладел умением управлять собой, с уважением относится ко времени.

Каждый человек постоянно своей жизнью подтверждает величайший парадокс времени: сколько бы его ни было отпущено, почти всем его не хватает. Известный эксперт по рационализации труда А. МакКензи опросил в течение своей консультационной деятельности тысячи менеджеров и пришел к следующим выводам.

Из каждых ста менеджеров:

· лишь один имеет достаточно времени;

· десятерым требуется на 10% больше времени;

· сорока менеджерам нужно 25% дополнительного времени;

· остальным не хватает 50% времени.

Парадокс времени гласит: «Мало кто имеет достаточно времени, и все же каждый располагает всем временем, которое у него есть».

Именно в деловом мире наиболее часто употребляют поговорку «Время - деньги», однако:

· время - это не только деньги;

· время дороже денег;

· время - это сама жизнь.

О значении времени можно сказать и следующее:

· время необратимо;

· время нельзя умножить;

· время нельзя накопить;

· время нельзя передать;

· время проходит безвозвратно.

Удачливые руководители обладают различными чертами характера и качествами, но одно качество объединяет их всех: они сознательно и системно используют свое время и высвобождают себя для выполнения истинно управленческих функций и для досуга.

Временем как ресурсом каждый человек располагает изначально в равном количестве. Но результаты его использования у разных людей различны.

Постоянный недостаток времени при напряженном трудовом ритме - явление, наблюдаемое у большинства руководителей во всем мире. Поэтому сегодня стоит вопрос: как научиться экономить время деловых людей и прежде всего руководителей? Руководитель должен уметь ценить фактор времени. К сожалению, в любой сфере труда можно увидеть, что немало рабочего и нерабочего времени расходуется непродуктивно.

Можно сказать, что нередко еще мы попросту растрачиваем время.

Работа в учреждениях часто начинается лишь после 30-минутной раскачки, много времени уходит на перекуры, личные телефонные разговоры. Заседания и совещания нередко начинаются и заканчиваются с опозданием.

Видный теоретик управления Платон Михайлович Керженцев подчеркивал, что время для нас является ценностью особого рода. Его нельзя скапливать и сберегать, оно течет беспрерывно и ежесекундно ускользает от нас. Время неиспользованное погибает безвозвратно.

1.3 Фотография рабочего дня

Фотография рабочего дня, один из методов изучения использования рабочего времени путём непрерывного наблюдения и измерения всех его затрат на протяжении смены. Проводится в целях выявления резервов повышения производительности труда.

С помощью фотографии рабочего дня решаются следующие основные задачи:

· определение фактического баланса использования рабочего времени,

· фактической выработки продукции и темпов её выпуска на протяжении смены;

· выявление потерь рабочего времени, анализ причин, их вызвавших;

· получение данных для расчёта нормативов подготовительно-заключительного времени, времени обслуживания рабочего места и времени перерывов на отдых, а также норм обслуживания рабочими агрегатов и машин.

Проведение фотографии рабочего дня позволяет выявить устаревшие и ошибочные нормы, провести анализ использования рабочего времени передовыми рабочими; определить рациональный состав бригады и формы разделения труда при бригадном методе организации труда; получить данные о часовой выработке продукции в течение смены.

В зависимости от числа объектов наблюдения и целевого задания применяются следующие виды фотографии рабочего дня:

· индивидуальная,

· групповая,

· бригадная,

· фотография рабочего дня многостаночника,

· маршрутная,

· самофотография рабочего дня.

Фотография рабочего дня проводится по следующим этапам: подготовка, проведение наблюдения (в процессе последнего записываются все последовательные действия рабочего или рабочих, регистрируются затраты времени на протяжении смены или её части), анализ его результатов, разработка организационно-технических мероприятий, направленных на ликвидацию потерь рабочего времени, проектирование нормативного баланса рабочего дня, расчёт коэффициентов рабочего времени.

1.4 Управление временем

Управление временем -- это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность. Управление временем может помочь рядом навыков, инструментов и методов, используемых при выполнении конкретных задач, проектов и целей. Этот набор включает в себя широкий спектр деятельности, а именно: планирование, распределение, постановку целей, делегирование, анализ временных затрат, мониторинг, организация, составление списков и расстановка приоритетов. Изначально управление приписывалось только бизнесу или трудовой деятельности, но со временем термин расширился, включив личную деятельность с таким же основанием. Система управления временем составляет сочетание процессов, инструментов, техник и методов. Обычно управление временем является необходимостью в развитии любого проекта, поскольку определяет время завершения проекта и масштаб.

В управлении временем можно выделить следующие процессы:

· Анализ.

· Моделирование стратегий с учётом проведённого анализа.

· Целеполагание: постановка цели или определение ключевого направления развития. Определение и формулирование цели (целей).

· Планирование и расстановка приоритетов. Разработка плана достижения поставленных целей и выделение приоритетных (первостепенных) задач для выполнения.

· Реализация -- конкретные, шаги и действия в соответствии с намеченным планом и порядком достижения цели.

· Контроль достижения цели, выполнения планов, подведение итогов по результатам.

Также в случае, если лицо или группа лиц, которые практикуют управление временем, планируют и далее осуществлять проекты, то целесообразно вести хронометраж и фиксировать результаты анализа хронометража в виде «карточек проекта» (запись по параметрам различного характера показателей расходов времени на отдельные задачи) для их дальнейшего применения в процессе любых проектов или программ.

Методы управления временем:

1. Принцип Парето

2. Ускоренный анализ по Эйзенхауэру.

Принцип Парето - примерно 20% усилий и времени достаточно, чтобы получить 80% результата. Находя возможности принять «реальный» результат вместо «идеального», Вы можете сэкономить значительные ресурсы для других дел. Принцип Парето гласит, что 80% положительных результатов мы получаем, прикладывая лишь 20% усилий. А на получение оставшихся 20% результатов нам требуется приложить целых 80% усилий. Получается, что если сосредоточить все усилия на первостепенных вещах, то можно достигнуть грандиозных результатов. Другими словами принцип Парето рассказывает, как с минимальными усилиями добиваться максимальных результатов. Кроме этого, принцип 80/20 утверждает, что от некоторых занятий стоит вообще отказаться как от малоэффективных. Согласно данному принципу 20% дел дают 80% прибыли, а 80% дел дают лишь 20% прибыли. Так зачем же заниматься низкоприбыльными делами? Зачем тратить 4/5 своего времени практически впустую? Не лучше ли посвятить это время делам, приносящим основной доход? Принцип Парето учит использовать время более качественно. Ускоренный анализ по Эйзенхауэру. Этот принцип является вспомогательным в тех случаях, когда необходимо срочно принять решение о приоритетности выполнения задач. Приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность задачи. Они подразделяются на четыре группы:

Срочное и важное Разрешение кризисов; Неотложные задачи; Проекты, у которых подходят сроки сдачи. Выполняет менеджер	Несрочные дела Планирование новых проектов; Налаживание отношений; Оценка полученных результатов. Менеджер может решить сам
Срочное, но не важное Некоторые звонки; Некоторые совещания; Общественная деятельность. Менеджер может делегировать	Не срочное и не важное Рутинная работа; Некоторые письма; Менеджер должен делегировать

2. Характеристика предприятия ПК «Петровский бастион»

Полное наименование предприятия: «Производственная компания Петровский бастион» находится по адресу г. Красноярск 9 Мая, 67. Генеральным директором компании является Зарыхляев П.И. ПК «Петровский бастион» самостоятельно планирует свою деятельность и определяет перспективы своего развития. ПК «Петровский бастион» оплачивает все налоги предусмотренные Законом РФ. Каждый работник имеет трудовую книжку. Внешний контроль над деятельностью ПК «Петровский бастион» осуществляют налоговые, природоохранительные, антимонопольные органы, общество «Защиты прав потребителей» и др. на основании действующего законодательства.

Целью компании является наиболее полное обеспечение безопасности, защита дома и офиса заказчика от противоправных посягательств; услуги, при максимальной прибыли и минимальных издержках для предприятия.

Разработаны высокотехнологичные двери, обеспечивающие максимальную защиту, безопасность и комфорт.

С 2000 года компания занимается изготовлением, установкой и обслуживанием входных дверей, ворот, заборов, вагончиков, сейфов, решеток и других металлоизделий любого размера и с учетом всех требований заказчика по городу Красноярску и близлежащим населенным пунктам. Также предлагается продукция компании DOORHAN: автоматические сдвижные, секционные, распашные ворота, рольставни, шлагбаумы, противопожарные двери. Производство оснащено современным оборудованием, мощным гибочным станком, используется точечная и полуавтоматическая сварка в среде защитного газа. Это позволяет стабильно держать высокое качество и сочетать массовое производство с работой «под заказ». В 2005 году компания открыла собственное столярное производство, которое динамично развивается и поставляет на рынок металлические дверные блоки из деревянного массива.

Основными заказчиками являются жители города Красноярска со средним и высоким достатком в возрасте от 20 до 50 лет.

Основными производственными цехами являются те, где осуществляется процесс производства (сварочный цех, покрасочный цех, столярный цех и цех сборки). В 2008 году на «Выставке дверей», проходившей в городе Красноярск ПК «Петровский бастион» заняла первое место среди конкурирующих производителей, благодаря сочетанию качеств прочности, практичности и дизайна дверей.

2.1 Анализ внутренней среды организации

Внутренняя среда организации оказывает постоянное и самое непосредственное воздействие на функционирование организации. Внутренняя среда имеет несколько срезов, каждый из которых включает набор ключевых процессов и элементов организации, состояние которых в совокупности определяет тот потенциал и те возможности, которыми располагает организация.

Кадровый срез внутренней среды охватывает такие процессы, как: взаимодействие менеджеров и рабочих; найм, обучение и продвижение кадров; оценка результатов труда и стимулирование; создание и поддержание отношений между работниками и т.п.

Возрастной и образовательный уровень работников предприятия

На сегодняшний день штат сотрудников компании составляет около 150 человек.

Средний возраст и образование:

1) отдел снабжения: 25-30 лет, высшее;

2) сбыт: 23-28 лет, высшее;

3) бухгалтерия: 30 лет, высшее;

4) аппарат руководства: 38-45 лет, высшее;

5) производство и ремонт: 35-40 лет, среднетехническое, высшее.

Коллектив компании довольно молод. Среди сотрудников сложилось такое мнение, что устроиться на работу в ПК «Петровский бастион» -- только полдела: главное -- удержаться в компании, потому что от сотрудников здесь требуют полной самоотдачи. Многие из работников имеют два высших образования, но продолжают учиться: осваивают современный менеджмент, маркетинг и другие предметы рыночной экономики.

Умение работников работать в команде является одним из наиболее важных условий эффективного функционирования предприятия. Именно согласованные действия всех сотрудников обеспечивают достижение предприятием своих целей.

В своих сотрудниках компания в лице её генерального директора ценит в первую очередь творческий потенциал, неординарность мышления и инициативность, а также именно умение работать в команде.

Степень допуска исполнителей к принятию решений

Любое решение, принимаемое сотрудниками того или иного отдела, согласуется с его руководителем. Также и решения руководителей отделов должны быть согласованы с высшим руководством.

Однако важным критерием эффективности деятельности персонала и продвижения по служебной лестнице является умение сотрудников самостоятельно принимать решения.

Наличие системы мотивации кадров

Основу системы мотивации на предприятии составляет выплата премий. Это предусматривает единовременную выдачу работнику определенной денежной суммы в связи с достижением им более высоких успехов в труде по сравнению с другими работниками.

Что касается отделов сбыта, снабжения, то здесь сотрудникам выплачивается процент от объёма совершённой сделки. Сотрудники остальных отделов получают материальное вознаграждение в зависимости от выполнения ими планов.

В компании развита, помимо материальных поощрений, система поощрений моральных - объявление благодарности за успешное выполнение сотрудником поставленных перед ним задач.

Наличие системы аттестации кадров

Функции по проведению аттестации в компании распределяются между линейными руководителями.

Они, основываясь на корпоративной политике, разрабатывают общие принципы оценки персонала и контролируют их исполнение на практике.

Очередная аттестация на ПК «Петровский бастион» проводится ежегодно и является обязательной для всех сотрудников.

Основа аттестации - описание проделанной работы и результатов по основным видам деятельности.

Проведению аттестации предшествует подготовительная работа:

· разработка критериев и показателей оценки по категориям должностей;

· подготовка необходимого числа бланков оценочных листов деятельности работника;

· знакомство аттестуемых с инструкцией по заполнению оценочных листов;

· утверждение графика проведения аттестации;

· подготовка необходимых материалов на аттестуемых;

· оказание организационно-методической помощи подразделениям по проведению аттестации служащих.

Организация аттестации в подразделениях возлагается на их руководителей. Организация же аттестации руководителей подразделений ПК «Петровский бастион» возлагается на его правление.

Руководитель (специалист), подлежащий аттестации, самостоятельно заполняет соответствующий раздел оценочного листа, в который вносится вся информация по аттестации, описывает основную, проделанную за аттестационный период работу: повышение квалификации, степень реализации предложений и замечаний предыдущей аттестации и т.д.

Оценка деятельности работника осуществляется непосредственным руководителем на основе описания проделанной за аттестуемый период работы, документов о повышении квалификации и степени реализации предложений и замечаний предыдущей аттестации аттестуемым работником. По этим вопросам с ним проводится беседа. Материалы по аттестации работника подготовленные аттестуемым и его непосредственным руководителем, рассматривает вышестоящий руководитель. При этом он обсуждает представленные материалы с непосредственным руководителем аттестуемого, а при необходимости и с самим аттестуемым работником.

Аттестация является основой для принятия решения о дальнейшем пребывании сотрудника в компании. Организационный срез Предприятие имеет линейно-функциональную организационную структуру.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Такая структура является оптимальной с точки зрения масштабов компании и специфики основной деятельности, что обусловлено постоянным стремлением руководства организации использовать высокие управленческие и лидерские качества и в то же время принимать грамотные, обоснованные решения на основе мнения профессионалов (сотрудников функциональных подразделений) в узкоспециализированных областях, требующих специального образования, знаний и навыков. В производственный срез входят изготовление продукта, снабжение и ведение складского хозяйства; обслуживание технологического парка; осуществление исследований и разработок. Производственный процесс на предприятии осуществляется на базе мощностей предприятия. Производственные площади предприятия составляют порядка 1 000 м 2 База предприятия представляет собой площадку, на которой размещены:

· ремонтно-механические мастерские;

· производственные помещения;

· склады;

· административно-бытовые здания;

· площадки открытого типа для хранения материалов.

Производственное оборудование включает в себя комплекс оборудования для организации производства металлических дверей и сейфов:

· Роботизированные сварочные комплексы «Kawasaki»;

· Автоматическая линия порошково - полимерного покрытия «Gema»;

· Автоматическая линия изготовления дверных полотен и линии профилирования гнутых профилей.;

· Станок плазменной резки ПУМА 3015

· Листогибочный пресс DEKA WC67Y-63/2500

· Машина координатной сварки дверных полотен ПМКС-2М

· Пост сварки клещами (TECNA), кондукторы в комплекте

· Пост финальной сборки (сварка в среде углекислого газа)

Ставя перед собой задачу максимально полного производства всего перечня услуг, ПК «Петровский бастион» ежемесячно увеличивает номенклатурный перечень услуг, осваиваются новые технологии производства при выпуске стальных дверей и сейфов. Функцию подготовки производства выполняет отдел снабжения, в обязанности которого входит обеспечение производственного процесса:

· металлом;

· пенобетоном;

· минеральной ватой;

· фурнитурой;

· комплектующими;

· инструментом.

Одним из наиболее актуальных вопросов для организации является вопрос качества. Абсолютно вся продукция проходит контроль качества в лаборатории, проверятся сертификация материала для изготовления. Финансовый срез включает в себя процессы, связанные с обеспечением эффективного использования и движения денежных средств в организации. В частности, это поддержание ликвидности и обеспечение прибыльности, создание инвестиционных возможностей и т.п. Анализ деловой активности

Показатели этой группы характеризуют результаты и эффективность текущей основной деятельности.

Таблица 1. Оценка деловой активности

Показатели		Отклонения к году, %
1. Годовой объем продукции (тыс.руб.)
2. Себестоимость (тыс.руб.)
3. Валовая рентабельность продаж
4. Чистая прибыль (тыс.руб.)

Наблюдается рост показателей в 2010 году по сравнению с 2008 г. Так, годовой объем продукции возрос на 0,4 % по сравнению с 2008 годам в сопоставимых ценах. А в 2010 году по сравнению с 2009 годом объем годовой продукции снизился на 0,3 %. Рост показателя реализации на 3,1 % в 2010 году обусловлен не только наращиванием объемов производства, но и развитием оптовых продаж. Соответственно увеличился и уровень прибыли на 3,5 %, в 2010 году по сравнению с 2009 годом прибыль выросла на 7,3 %.

Проведенный анализ показывает, что внутренний потенциал компании ПК «Петровский бастион» довольно высок. Сильны позиции предприятия в сбыте, снабжении, кадрах, хотя недостаточна мотивация сотрудников, имеет место текучесть кадров.

Особенно высок уровень руководства компанией.

В настоящий момент предприятие использует современные информационные технологии, вся документация и учёт ведутся автоматизировано.

Несмотря на отсутствие маркетинговой службы, в этом направлении позиции ПК «Петровский бастион» также довольно сильны. Однако недостатком является то, что не проводятся исследования, слаба ценовая политика, философия маркетинга очень слабо развита. Всё это сказывается на производстве.

Слабой стороной деятельности предприятия являются финансы.

2.2 Анализ внешней среды организации прямого воздействия

Прямое воздействие на организацию оказывают потребители, поскольку организация приспосабливается к ним, выполняет индивидуальные заказы без каких-либо переплат. Так как покупатели в основном - частные лица, то заказы идут на малые суммы.

Поставщики так же влияют на ПК «Петровский бастион». Так как продукцию изготавливают в короткие сроки, приходится искать поставщиков товаров, находящихся в ближних районах. А те товары, которые привозятся из дальних стран, заказывают большими партиями. И для успешной работы в данной сфере деятельности организация старается удерживать при себе выгодных для нее поставщиков.

Посредники так же влияют на организацию. Продавая продукцию от имени организации, они устанавливают свои условия поставки, а также другие нюансы сотрудничества. Для успешного освоения новых территорий организация представляет свои проекты по сотрудничеству.

Конкурентами ПК «Петровский бастион» являются предприятия, производящие подобную мебель. Ими выступают ООО «Алником», ООО «Анкор-М», ООО «Булат» и многие другие. Однако не все конкуренты по отношению к ПК «Петровский бастион» ведут грязную конкурентную борьбу. ПК «Петровский бастион» приходится улучшать свои производственные возможности, и это привело к почти полному оснащению предприятия. В ПК «Петровский бастион» практически все детали, кроме зарубежных, производятся самой организацией. Так же проводятся постоянные работы с конкурентами, анализируется ассортимент их продукции, цены на нее, сопоставляются со своими, и делаются выводы по улучшению работы.

Косвенного воздействия

Географический фактор. Так как предприятие находится в городе Красноярск, то перевозки не составляют ни каких затруднений, потому что организация контактирует со многими перевозочными компаниями. Минус в местонахождении организации в том, что город сильно развит, и не имеется достаточно места для расширения возможностей и потенциала организации.

Законодательство так же имеет влияние на организацию. Государство следит за законностью производства и заключения сделок.

Политическая и экономическая ситуация сказывается на организации, но ощутимых потерь нет. Так как в период кризиса финансирование было неполным, некоторые потребители временили с покупками. Однако с каждым днем находятся все новые потребители данного товара.

Уровень сложности, подвижности, неопределенности организации. Примеры, демонстрирующие взаимосвязь и взаимодействие факторов внешней среды.

Сложность ПК «Петровский бастион» состоит в том что, многие организации, то есть потребители, заказывают продукцию по своим эскизам, с доработкой конструкторов ПК «Петровский бастион». Мебель производится с различной степенью сложности конструкции, некоторые модели схожи с импортными, только стоят гораздо дешевле. Фирма работает не строго по определенным образцам, а в конструкторском отделе разрабатывают эскизы, по которым в дальнейшем будет выпускаться продукция, аналогов которой нет ни у одной организации. Так же производство по индивидуальным чертежам говорит о неопределенности организации.

В целом выше сказанное так же объясняет и подвижность фирмы. Данной организации не составляет труда найти подходящего поставщика деталей, так как отдел по сбыту хорошо развит.

3. Управление рабочим временем на ПК «Петровский бастион»

3.1 Анализ использования рабочего времени руководителя ПК «Петровский бастион»

Наиболее применимым методом изучение затрат рабочего времени для руководителя является фотография рабочего времени, т.к. она позволяет более детально изучить каждую минуту деятельности руководителя в исследуемый период, и благодаря этому произвести точный анализ эффективности использования рабочего времени.

Для того чтобы провести фотографию рабочего времени необходимо было выполнить 4 основных этапа:

· проведение наблюдения;

· обработка данных, полученных в ходе наблюдения;

· анализ результатов наблюдения;

· разработка мероприятий по повышению эффективности использования рабочего времени.

Работа по исследованию рабочего времени руководителя была начата с определения срока наблюдения, в связи с небольшим разнообразием функций его деятельности было принято решение о сроке 2 недели по 5 рабочих дней (по 9 рабочих часов в день). Все работы руководителя были занесены в «Классификатор рабочего времени руководителя» (Таблица 1), в котором эти работы были обозначены соответствующими цифрами. Работы руководителя, представленные в «Классификаторе…» были взяты из должностных обязанностей руководителя ПК «Петровский бастион», а так же в процессе наблюдения в «Классификатор…» были добавлены работы, которые он выполняет помимо должностной инструкции. Для дальнейшего анализа эффективности использования рабочего времени руководителя был использован его личный план на исследуемые две недели, представленный в программе Outlook Express. Изучение затрат рабочего времени производилось путем наблюдения и замеров всех без исключения затрат времени в порядке их фактической последовательности, при этом использовался секундомер, по которому были определены временные промежутки, потраченные на ту или иную работу.

Таблица 1 - Классификатор затрат рабочего времени руководителя

	Перечень элементов затрат	Шифр затрат
	(общие вопросы)
	Разбор конфликтов с клиентами
	Нерегламентированные перерывы
	(работа со счетами выставленным клиентам)
	Взаимодействие с поставщиками
	Обход рабочих мест
	Работа над заказами
	Составление плана по приходам

Обработка карт фотографии рабочего времени показывает, что за весь период наблюдения руководитель выполнял работы в следующем объеме (таблица 2):

Таблица 2 - Объем выполненных работ

Оперативное совещание с менеджерами отдела
Другие деловые телефонные разговоры
Участие в разработке мотивационных схем совместно с управляющим директором
Определение потребности подразделений в обучении
Нерегламентированные перерывы В том числе: Из-за нарушений трудовой дисциплины (личные телефонные разговоры, прием посетителей по личным вопросам, перерывы на чай (кофе и т.п.)). Из-за нарушений нормального хода технологического процесса - ожидание согласования решений, время на перезагрузку компьютера и т.д.)
Регламентированные перерывы (обед, отдых)
Контроль за процессом заключения договоров
Подготовка отчетов, различных планов, учредительных, организационно-распорядительных и др. документов
Анализ дебиторской задолженности
Прием посетителей по деловым вопросам
Служебные разъезды (дорога, выезд на встречи с клиентами)
Проведение мониторинга рынка труда
Организация корпоративных мероприятий
Проведение собеседований по поводу приемов на работу новых сотрудников
Взаимодействие с поставщиками
Работа над заказами
Составление плана по приходам
Наведение порядка на рабочем месте

Далее проведен анализ структуры фактических затрат времени руководителя (таблица 3), за две недели. Для этого был определен удельный вес каждого вида затрат времени за обе недели наблюдения. Результаты расчетов представлены в таблице 3.

Таблица 3 - Структура фактических суммарных затрат рабочего времени руководителя

	1 неделя Удельный вес,%	2 неделя Удельный вес,%	Изменения
Оперативное совещание с техническим директором по текущим вопросам
Оперативное совещание с менеджерами отдела
Телефонные разговоры с клиентами
Другие деловые телефонные разговоры
Участие в разработке мотивационных схем совместно с управляющим директором
Разбор конфликтов с клиентами офиса
Определение потребности подразделений в обучении
Нерегламентированные перерывы
Регламентированные перерывы (обед, отдых, личные надобности и т.п.)
Контроль за процессом заключения договоров
Подготовка отчетов, различных планов
Анализ дебиторской задолженности
Прием посетителей по деловым вопросам
Служебные разъезды
Проведение мониторинга рынка труда
Организация корпоративных мероприятий
Проведение собеседований по поводу приемов на работу новых сотрудников
Взаимодействие с поставщиками
Обход помещений офиса (рабочих мест)
Работа над заказами
Составление плана по приходам
Наведение порядка на рабочем месте

Несмотря на то, что структура различна, все же самыми большими затратами времени как в первую, так и во вторую неделю остается работа над заказами (18,33% и 16,85% соответственно). Самым незначительным по затратам времени в структуре оказался анализ дебиторской задолженности и определение потребности подразделений в обучении - всего 1,1%. Общая структура затрат показывает, сколько времени требуется на определенную работу руководителю за весь период наблюдения.

Для обеспечения возможности анализа затрат времени, все виды затрат необходимо сгруппировать в отдельные, относительно самостоятельные группы по формуле 1 . Для этого необходимо определить затраты времени по каждому виду работ, используя шифры классификатора, приведенного в таблице 1.

Полученные таким образом данные были занесены в таблицу 4.

Таблица 4 - Анализ соответствия фактических затрат рабочего времени выполняемым функциям руководителя

Наименование работ (перечень элементов затрат)	Плановые затраты времени (Outlook Express),%	Фактические затраты времени, %	Изменения
Оперативное совещание с управляющим директором по текущим вопросам
Оперативное совещание с менеджерами
Телефонные разговоры с клиентами
Другие деловые телефонные разговоры
Участие в разработке мотивационных схем
Разбор конфликтов с клиентами офиса
Определение потребности в обучении
Нерегламентированные перерывы
Регламентированные перерывы
Контроль за заключением договоров
Подготовка отчетов
Анализ дебиторской задолженности
Прием посетителей по деловым вопросам
Служебные разъезды
Проведение мониторинга рынка труда
Организация корпоративных мероприятий
Проведение собеседований
Взаимодействие с региональными подразделениями в организации рекрутмента
Обход помещений офиса (рабочих мест)
Работа над закрытием вакансии
Составление плана по приходам
Наведение порядка на рабочем месте
Резерв на непредвиденное превышение плановых затрат:
Резерв на управленческую деятельность:

Все значительные отклонения говорят о том, что руководитель неправильно планирует свой день, что где изменения положительные, он слишком много уделяет этой задаче время в жизни, а где изменения отрицательные, то он слишком много отдает этой работе времени в плане, не распределяя его на другие работы.

Для оценки результативности использования рабочего времени необходимо воспользоваться коэффициентом экстенсивности.

Из таблицы 3 видно, что регламентированные перерывы за весь период наблюдений составляют 600 мин., нерегламентированные перерывы составляют 225 мин., а весь фонд рабочего времени составляет 5400 мин. Коэффициент экстенсивности рассчитывается по формуле (1) :

Регламентированные перерывы в работе по принятому в организации нормативу составляют 70 мин. в день (50 мин. - на обед и 20 мин. - на отдых и личные надобности) или 700 мин. за весь период наблюдения. Таким образом, максимально возможное значение коэффициента экстенсивности составляет 0,87. Но фактические затраты времени на обед и отдых ниже нормативных (плановых) затрат, что говорит о нарушении режима труда и отдыха.

Коэффициент потерь рабочего времени, зависящих от исследователя, рассчитывали по формуле (2) :

Полученное таким образом значение коэффициента потерь рабочего времени зависящее от исследователя говорит о том, что данный вид потерь незначителен и не влияет на исследуемую проблему.

По данным таблицы 2, потери рабочего времени по причинам, независящим от руководителя, составляют 150 минут + 120 минут = 250 минут.

Коэффициент потерь рабочего времени, вызванных причинами, не зависящими от исследователя, рассчитывали по формуле (3) :

Полученное таким образом значение коэффициента потерь рабочего времени из-за нарушения режима работы не слишком велико, но указывает на имеющиеся недостатки в организации рабочего времени руководителя.

В данном случае, из таблицы 2 видно, что регламентированные перерывы за весь период наблюдений составили 600 мин. Коэффициент потерь рабочего времени на регламентированные перерывы, рассчитывали по формуле (4) :

В соответствии с нормативами организации на регламентированные перерывы должно отводиться 13% рабочего времени. Полученное значение коэффициента потерь рабочего времени на регламентированные перерывы немного ниже нормативного, что говорит о нарушении режима труда и отдыха. Таким образом, на основании вычисленных коэффициентов можно говорить о том, что у данного руководителя происходит нарушение режима труда и отдыха, а также имеются затраты на нерегламентированные перерывы, которые могут рассматриваться в качестве резервов лучшего использования рабочего времени. Степень рациональности использования рабочего времени с точки зрения занятости руководителя различными видами работ определялась путем сравнения фактических затрат времени с плановыми. Далее рассчитывается коэффициент рациональности использования рабочего времени, основываясь на данных приведенных в таблице 5. Коэффициент рациональности использования рабочего времени рассчитывали по формуле (5) :

Нельзя сказать, что показатель К р близок к единице. Можно сделать вывод, что руководителю необходимо более тщательно планировать свое время и следовать намеченному плану. Общая оценка степени рациональности использования специалистом времени может быть представлена показателем, рассчитанным как произведение коэффициента экстенсивности (Кэ) и коэффициент рациональности (Кр).

Таблица 5 - Данные для расчета коэффициента рациональности использования рабочего времени

Наименование работ (перечень элементов затрат)	План. затраты времени (Outlook Express),%	Факт. затраты времени, %
Оперативное совещание с управляющим директором по текущим вопросам
Оперативное совещание с менеджерами отдела
Телефонные разговоры с клиентами
Другие деловые телефонные разговоры
Участие в разработке мотивационных схем совместно с управляющим директором
Разбор конфликтов с клиентами офиса
Определение потребности подразделений в обучении
Нерегламентированные перерывы
Регламентированные перерывы
Контроль за процессом заключения договоров
Подготовка отчетов
Анализ дебиторской задолженности
Прием посетителей по деловым вопросам
Служебные разъезды
Проведение мониторинга рынка труда
Организация корпоративных мероприятий
Проведение собеседований
Взаимодействие с поставщиками
Обход помещений офиса
Работа над заказами
Составление плана по приходам
Наведение порядка на рабочем месте

В данном случае этот показатель рассчитан по формуле (6) и равен:

Максимальная величина данного коэффициента при условии соблюдения режима труда и отдыха, установленного в организации, и стопроцентного следования плану равна 0,83. Фактическое значение данного коэффициента (0,51) ниже нормативного, следовательно, руководитель нерационально использует рабочее время, в первую очередь не выполняя намеченный план.

Проанализируем затраты времени на выполнение работ, нашедших свое отражение в плане.

Таким образом, время обслуживания рабочего места составят 2,8% от общего фонда времени, что соответствует нормативу времени, отведенному на выполнение данных работ.

Время на выполнение оперативной работы составляет 70% от общего фонда времени.

Исходя из полученных данных можно сделать вывод, что структура затрат рабочего времени специалиста достаточно рациональна.

По оценкам самого руководителя время его организационно-административной работы составляет около 53% (КОА = 1995/3765=0,53), время творческой работы - 12% (КТ =452/3765= 0,12), время формально-логической работы - 23% (КФЛ =866/3765= 0,23), а время исполнительской работы составляет примерно 13% всего времени оперативной работы (КИ =489/3765= 0,13).

Как мы видим, время на организационно-административную работу преобладает во времени всей оперативной работы, что является закономерным для руководителя. К сожалению, время творческой работы составляет достаточно малую часть в оперативном времени, что можно считать «минусом» в работе руководителя.

На основании выявленных причин, мешающих рациональному использованию рабочего времени, были определены следующие меры по их устранению.

Виды помех: Нерациональное планирование. Об этом виде помех говорит, например, то что фактические затраты времени на некоторые из обязанностей меньше плановых. Данные задачи выполняются в недостаточном объеме, либо неправильно рассчитано плановое время на их выполнение. А на некоторые виды работ фактические затраты времени, наоборот, неоправданно высоки.

· ориентация на действия, а не на достижение цели, что ведет к возникновению авралов;

· отсутствие приоритетов выполнения работ в течение дня;

· отсутствие каждодневного планирования рабочего дня и сбивание графика работы;

· игнорирование нормативов режимов труда и отдыха.

Меры по устранению потери времени:

· выполнение работ пропорционально их стратегической значимости;

· ведение предварительного планирования рабочего дня;

· ведение дневника рабочего времени;

· изучение и использование нормативов режимов труда и отдыха, установленных в организации.

Виды помех: Работа в условия кризиса, например, время, потраченное на ожидание в очередях, ожидание согласования решений, повторная подготовка решений и т.д.

Возможные причины потерь времени:

· нереалистичная оценка времени, отводимого на выполнение отдельных видов работ;

· ориентация на проблему;

· сбои в работе из-за несогласованности в планах работ с партнерами (подчиненными);

· неполадки в работе имеющейся оргтехники, замедляющей процесс работы;

· недостаточное количество необходимой оргтехники на рабочем месте.

· реалистичное планирование затрат рабочего времени;

· ориентация на имеющиеся возможности;

· делегирование полномочий;

· проведение анализа потребностей в оборудовании для организации рабочих мест;

· закупка дополнительных единиц оргтехники.

Виды помех: Обычные дела и «текучка». Сюда относятся, личные телефонные разговоры, прием посетителей по личным вопросам, перерывы на чай (кофе и т.п.), контакты с коллегами в рабочее время и т.д.

Возможные причины потерь времени:

· отсутствие планирования;

· перенесение важных дел на более поздний срок;

· стремление пообщаться с коллегами, из-за отзывчивости;

· субординации между руководителем и подчиненными;

· отсутствие самодисциплины;

· прерывание работы телефонными звонками.

Меры по устранению потерь времени:

· ставить цели и стремится к их достижению;

· расстановка приоритетов работ;

· самодисциплина;

· формализация отношений с коллегами и подчиненными.

Виды затрат: Транспортные затраты времени

Возможные причины потерь времени:

· неверный расчет затрат времени на служебные разъезды;

· сбои в работе общественного транспорта.

Меры по устранению потерь времени:

· заранее продумывать маршрут.

Так же руководитель не полностью использует время, отведенное на регламентированные перерывы. Это указывает на возможность возникновения у него переутомления, усталости, стресса и привести к падению результативности его работы.

Остальные виды затрат рабочего времени руководителя также нуждаются в корректировке.

Для этого необходимо проработать внутренние установки.

1. Рационально распределить рабочее время внутри недельного и дневного планов;

2. Исключить вмешательство в чужие проблемы и обязанности, при невыполнении собственных задач;

3. Добиться улучшения взаимодействия с подчиненными;

Подобные документы

Сущность и основные задачи учета рабочего времени. Особенности планирования и распределения рабочего времени руководителя. Управление рабочим временем, его контроль. Контроль за использованием рабочего времени как основной способ управления персоналом.

курсовая работа , добавлен 26.07.2010


Механизм управления рабочим временем руководителя отдела подбора персонала ООО "ИНКОМ-Недвижимость Севастопольское". Содержание труда руководителя и структурирование затрат его рабочего времени. Рекомендации по использованию рабочего времени руководителя.

дипломная работа , добавлен 26.01.2013


Тайм-менеджмент как фактор повышения эффективности труда в организации. Анализ использования рабочего времени в Сбербанке России, оценка специфики управления временем. Предложения по совершенствованию корпоративного стандарта по управлению временем.

дипломная работа , добавлен 29.08.2013


Коэффициент перерывов времени на отдых и личные надобности, потерь времени из-за нарушений режимов работы. Определение степени экстенсивности использования рабочего времени. Анализ использования рабочего времени по характеру деятельности работников.

контрольная работа , добавлен 26.10.2010


Теоретические аспекты анализа рабочего времени. Анализ использования рабочего времени на примере ОАО "Стройка". Разработка и практическое внедрение рекомендаций по снижению затрат рабочего времени, оценка их практической эффективности на сегодня.

дипломная работа , добавлен 13.07.2011


Классификация затрат рабочего времени. Виды норм труда и их классификация. Основные методы нормирования труда. Анализ организации труда и затрат рабочего времени на примере туристической фирмы "Планета Туризма". Проблемы в организации рабочего времени.

курсовая работа , добавлен 10.11.2014


курсовая работа , добавлен 23.09.2015


Характеристика трудового потенциала. Классификация затрат рабочего времени и методы его изучения. Фотография рабочего времени. Индивидуальная фотография рабочего времени. Групповая (бригадная) фотография рабочего времени. Самофотография. Хронометраж.

контрольная работа , добавлен 04.04.2008


Понятие, структура и значение рабочего времени. Принципы его эффективного использования, основные методы учета и измерения. Анализ использования рабочего времени в ОАО "Альфа Банк". Мероприятия, направленные на оптимизацию деятельности персонала.

дипломная работа , добавлен 29.08.2013


Классификация работ и затрат рабочего времени управленческого персонала. Анализ рациональности использования рабочего времени и выработки управленческих решений. Индексация затрат рабочего времени по его видам, содержанию труда и характеру деятельности.