В прошлом столетии менеджеры в совершенстве научились руководить физическим трудом. В нынешнее время основной их задачей является владение искусством управлять интеллектуальным трудом работников компании. В этом менеджеру приходят на помощь различные инструменты. Как раз к ним и относится тайм-менеджмент в управлении персоналом.

Наши дни

В современном мире любой менеджер старается достигать поставленных целей с наименьшими затратами сил и временных ресурсов сотрудников, посредством грамотной организации всего рабочего процесса. Это и является основой . Острую потребность в правильном управлении временем обусловливает ряд факторов:

• Быстрый темп жизни современных людей.
• Нестабильное положение экономики на рынке.
• Потребность в инновациях.
• Рост самой компании.
• Прочие факторы, которые связаны с функционированием компании.

В результате воздействия вышеприведенных факторов в организации растет количество задач, требующих решения, на сотрудников возлагается больше обязанностей, для выполнения которых они должны грамотно принимать решения и распоряжаться своим временем. В свою очередь, менеджеры должны дать работникам четкое осознание целей и задач, которые стоят перед ними, чтобы они могли использовать свое рабочее время с максимальной эффективностью.

Менеджеры должны дать работникам четкое осознание целей и задач, которые стоят перед ними, чтобы они могли использовать свое рабочее время с максимальной эффективностью.

Варианты

До того как реализовать на практике управление временем персонала, перед менеджером стоит задача выбрать стратегию, с помощью которой в компании наиболее эффективно будет осуществляться управление работниками. Различают две такие стратегии:

• Стратегия принуждения.
• Стратегия убеждения.

Антуан де Сент-Экзюпери сформулировал выражение, отражающее сущность этих двух стратегий: «Если ты хочешь построить корабль, не надо созывать людей, чтобы все спланировать, разделить работу, достать инструменты и рубить деревья, надо заразить их стремлением к бесконечному морю. Тогда они сами построят корабль». Когда используются обе эти стратегии, работа менеджера также различается и строится по разным принципам.

Принуждение

Первая стратегия заключается в использовании систем управления. Основной упор идет на грамотное построение работы всей системы в целом, а эффективное использование времени каждого отдельного сотрудника организовывается само собой.

За такое направление в сфере управления временем компании «отвечают» тотальное управление качеством, реинжиниринг бизнес-процессов, проектный менеджмент и прочие технологии.

Убеждение

Стратегия убеждения заключается в самостоятельной организации рабочего времени каждым сотрудником в отдельности, поскольку он не хочет расходовать понапрасну временные ресурсы.

Учитывая различия, можно понять, что эти принципы имеют место в различных ситуациях. Если в одной компании от работника хотят четкого выполнения поставленных задач и следования указаниям руководства, то максимально минимизировать затраты временных ресурсов поможет первый принцип. Это можно объяснить тем, что исполнительность и результаты работы каждого отдельного сотрудника компании зависят от функционирования всей системы организации и непосредственно от грамотного управления работниками.

Если же, напротив, от сотрудника требуется творческая инициатива и самостоятельный выход из различных ситуаций, возникающих по ходу работы, ответственность за совершенные действия – для достижения наибольшей эффективности применяется второй принцип.

Таким образом, можно сделать вывод, что для выполнения поставленной перед менеджером задачи организации рабочих процессов необходимо, в зависимости от характера работ, грамотно применить ту или иную стратегию управления. Следует осознавать всю важность использования тайм-менеджмента и положительное влияние его технологий на работоспособность сотрудников, превращающих их в активных деятелей.

Применяя технологии управлением времени, можно добиться достижения поставленных перед организацией и сотрудниками задач, продуктивности работы в выбранном направлении и улучшения эффективности работы всей компании в целом, повышения уровня ее адаптации, конкурентоспособности и скорости реагирования на происходящие изменения.

Применяя технологии управлением времени, можно добиться достижения поставленных перед организацией и сотрудниками задач.

В итоге

Грамотно построенный тайм-менеджмент помогает сотрудникам осознать, что попусту растраченное время является потерей не только для руководства, но, прежде всего, для них самих. Оно может ощутимо снизить уровень эффективности работы всей организации, и вследствие этого прибыль каждого работника в отдельности также снизится.

Управление временем или организация времени (англ. time management - тайм-менеджмент) - это технология организации эффективного использования времени и повышения эффективности его использования.

Управление временем - это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность.

желаемый результат

эффективное рабочее время

Рис. 2.30. Время и закон Парето

Согласно закону Парето, лишь 20% всех дел (рабочего времени) приводят к 80% желаемого результата.

Управлению временем помогают навыки, инструменты и методы, используемые при выполнении конкретных задач, проектов и целей, который включает:

планирование,

распределение,

постановку целей,

делегирование,

анализ временных затрат,

мониторинг,

организация,

составление списков и расстановка приоритетов.

Изначально управление временем относилось только к бизнесу или трудовой деятельности, но со временем термин распространился на личную деятельность.

управление временем является необходимостью в развитии любого проекта, поскольку определяет время начала и время завершения проекта, т.е. определяет временной период на реализацию плана и достижение цели.

В управлении временем можно выделить следующие процессы:

• моделирование стратегий с учетом проведенного анализа,

  целеполагание: постановка цели или определение ключевого направления развития, определение и формулирование цели.

Эти работы хронометрируются, что позволяет в последующем скорректировать время на их разработку и реализацию. Данные хронометража фиксируются в виде «карточек проекта» (запись по параметрам различного характера показателей расходов времени на отдельные задачи) для их дальнейшего применения в процессе любых проектов или программ.

Рабочее время - время, затрачиваемое на выполнение работы, или время активного пребывания на работе, посвященное выполнению прямых служебных обязанностей

Для оценки использования рабочего времени используется коэффициенты использования и потерь рабочего времени.

Коэффициент экстенсивного использования рабочего времени:

Кэ = (Ф – Р)/Ф = 1 – Р/Ф , где

Ф - фонд рабочего времени, мин;

Р – регламентированные и нерегламентированные перерывы в работе, мин.

Коэффициент потерь рабочего времени, которые зависят от работников:

Кп = Пз/Ф , где

Пз – потери рабочего времени, зависящие от работника, мин.

Коэффициент потерь рабочего времени, которые обусловлены организационно-техническими причинами и не зависят от работника:

Кп = По/Ф , где

По – потери по организационно-техническим причинам, не зависящие от работников, мин.

Коэффициент затрат рабочего времени на отдых и личные потребности работников:

Кол = ОЛ/Ф , где

ОЛ – затраты времени работника на личные потребности (обеденный перерыв, производственная гимнастика, гигиена и т.п.), мин.

Аналогично можно проанализировать затраты времени работника на выполнение свойственных ему функций (Ксв), несвойственных ему функций (Кнсв), на выполнение творческих работ (Кт), организационно - административной работы (Коа) и т.п.

Руководители всех уровней при неправильном или неумелом распределении времени испытывают цейтнот и даже дефицит времени

Дефицит рабочего времени – это нехватка временного ресурса, вызванная

неправильной организацией работником своей деятельности,

либо неграмотной организацией деятельности руководством,

что приводит к спешке, затягиванию выполнения работ, заданий, некачественной работе, потерям в производстве, браку и т.д. и в конечном итоге существенно влияет на эффективность и результаты работы всей организации.

Дефицит рабочего времени руководителей и исполнителей, являясь серьезной управленческой проблемой, ведёт к перегрузкам, стрессам, отсутствию порядка в действиях, слабой проработке вопросов.

Одним из методов совершенствования управления временем выступает анализ затрат рабочего времени руководителя

Для выявления причин нехватки времени необходимо периодически проводить инвентаризацию времени за несколько рабочих дней

Возникающий недостаток времени ослабляет позицию руководителя, снижает эффективность управления

Из признаков слабой/плохой организации времени следует выделить:

отсутствует четкое расписание работы на текущий день;

секретарь или помощник не знает распорядка дня своего руководителя, не знает, где он будет находиться в определенный момент рабочего дня;

отсутствие навыков работы с современными техническими средствами и программным обеспечением;

из-за чрезмерной занятости руководитель несвоевременно отвечает на деловые письма;

из-за нехватки времени в течение рабочего дня руководитель вынужден задерживаться на работе и/или завершать работу дома;

частые телефонные звонки и визиты посетителей не дают сосредоточиться на основной работе;

руководитель постоянно выполняет работу за своих подчиненных, поскольку ему кажется, что он сделает ее лучше;

большой поток рутинных дел не дает руководителю возможности заниматься основной работой;

отсутствие автоматизации управленческой работы и должного программного обеспечения;

работа в условиях постоянной спешки приводит к переутомлению.

Из наиболее характерных причин дефицита времени следует выделить:

бесплановость работы как результат работы не только самого руководителя, но и стиля работы всей организации;

несоответствие работника и занимаемой им должности;

неадекватная оценка своих способностей, скорости работы, результативности;

отсутствие личной миссии работника (что я могу сделать для организации, что могу получить, какими активами располагаю);

неумение контролировать свои потребности (в мыслях, питании, общении, выражении эмоций). Нет слова «хочу», есть слово «надо»;

слабая мотивация труда, приводящая к низкой производительности (зарплата давно не увеличивалась, долгое время нет повышения в должности) и к хроническому недостатку времени.

Планирование рабочего времени руководителя, специалиста и ведущих работников означает подготовку к реализации целей и упорядочение рабочего времени

Из практики вытекает, что при затрате 10 минут на планирование рабочего времени можно ежедневно сэкономить до двух часов

оперативное ежедневное планирование работы исполнителей позволяет увеличить производительность их труда на 25-30% и сэкономить время руководителя на регулирование процессов из-за непредвиденных нарушений, возникающих в процессе работы

Сегодня широко применяются принципы и правила планирования времени, позволяющие забыть, что такое цейтнот и/или дефицит рабочего времени.

Для рационального использования своего времени руководителю необходимо, прежде всего, четко уяснить свои основные функции, цели, задачи и бюджет времени.

При планировании следует не забывать правила:

при составлении плана на день оставить 40% времени свободным, т.е. 60% времени отвести на плановые работы, 20 – на непредвиденные, 20% - на спонтанно возникающие (активный самоменеджмент);

необходимо постоянно фиксировать затраченное время, отмечая, как и на какие нужды оно было затрачено. В результате руководитель, имея полное представление о затратах своего времени, может составлять план на будущее;

для составления хорошего плана с четким указанием использованного времени необходимо распределить свои задачи на долго-, средне- и краткосрочные;

основные принципы составления плана: регулярность, системность, последовательность;

для обеспечения реальности планирования следует планировать такой объем задач, с которым руководитель может реально справиться;

установить неприемные часы – это время для выполнения чрезвычайно важных заданий, позволяющее работать спокойно без каких-либо помех извне и с переключением телефона на секретаря, сотрудников или воспользоваться автоответчиком;

сверхважные дела решать утром;

совещания и заседания назначать за час-два до обеденного перерыва или до окончания рабочего дня для оперативного решения проблем и ухода от пустых разговоров;

минимизация числа собраний, совещаний и конференций;

корпоративный тайм-менеджмент позволяет оптимизировать время всех сотрудников и в конечном итоге способствует повышению эффективности деятельности всей организации;

установить приоритеты выполняемых дел по их важности;

все что можно делегировать – следует делегировать;

учитывать колебания уровня работоспособности.

Сегодня используется несколько систем планирования времени:

метод Альп,

закон Парето,

система АВС,

метод Эйзенхауэра.

метод «Альп» охватывает пять фаз:

Упорядочение заданий;

Оценивание продолжительности действий;

Резервирование времени (в соотношении 60:40);

Принятие решений по приоритетам и перепоручениям;

Контроль учета выполненного.

принцип Парето (в соотношении 80:20)

Этот принцип позволяет сделать вывод в отношении использования рабочего времени: за первые 20% израсходованного времени достигается 80% результата. Оставшиеся 80% затраченного времени дают лишь 20% общего результата.

анализ ABC

величина процентов наиболее важных и величина процентов наименее важных дел в сумме остаются неизменными.

Все задачи подразделяются на три класса в соответствии с их значимостью. Анализ ABC базируется на трех закономерностях:

Наиболее важные дела составляют 15% общего их количества, которыми занимается руководитель. Вклад этих задач для достижения цели составляет около 65%;

Важные задачи составляют 20% общего их количества, значимость их для достижения цели примерно равна 20%;

Менее важные (малосущественные) задачи составляют 65% общего их количества, а их значимость равна 15%. (Рис.2.31)

Таблица 2.5.

Установление приоритетности задач с помощью ABC-анализа

Для использования ABC анализа необходимо следовать следующим правилам:

составить список всех будущих задач;

систематизировать их по важности и установить очередность;

пронумеровать эти задачи;

принцип Эйзенхауэра

Этот принцип является вспомогательным в тех случаях, когда необходимо срочно принять решение о приоритетности выполнения задач.

Приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность задачи

задачи подразделяются на четыре группы:

срочные задачи повышенной важности. Их выполняет руководитель;

срочные задачи средней важности. Руководитель может делегировать их решение другим лицам;

менее срочные задачи меньшей важности. Руководителю необязательно решать их сразу, но решить их он может позже сам;

менее срочные задачи незначительной важности. Руководитель должен перепоручить их решение другим лицам.

Эффективно управлять, планировать и использовать рабочее время позволяют

современные электронные системы,

деловое программное обеспечение,

электронные библиотеки.

В частности, для юриста таким мощным подспорьем являются электронные справочно-правовые системы: Гарант, КонсультантПлюс.

Руководитель, используя деловое программное обеспечение, имеет возможность осуществлять

оперативный контроль за бизнес - процессами с мобильного телефона,

планирование и управление ежедневными и проектными работами,

контроль исполнения сотрудниками правил трудового распорядка,

учет использования рабочего времени,

оперативные распоряжения и указания,

контроль выполнения поручений,

отслеживание потоков информации.

Время – это важнейший необратимый ресурс, который приобретает особо важное значение в чрезвычайной ситуации и в период кризиса, тогда из ресурса оно трансформируется в приговор.

Стоит упустить момент и может разразиться катастрофа.

Основное правило в такой ситуации: действовать незамедлительно, принимать решения быстро, оставить тщательный анализ ситуации на более благоприятный период.

Кубань лето 2012 года – упущенное время и гибель людей и населенных пунктов

Важным пунктом в системе планирования работы руководителя является контроль за рациональным использованием рабочего времени, что дает ему возможность выявлять резервы для дальнейшего совершенствования своей работы и рационального использования рабочего времени.

Для повышения эффективности использования рабочего времени руководителю следует

1) сформировать рабочие блоки с включением важнейших крупных и/или схожих по характеру заданий;

2) определить время для выполнения заданий;

3) установить и соблюдать приоритет выполнения всех видов работ;

4) выполнять лично только важнейшие и сложные дела и делегировать менее важные;

5) учитывать колебания уровня работоспособности.

Человек не властен над временем.

Потраченное впустую оно не подлежит возврату.

По тому, как руководитель использует время можно судить об уровне его профессионализма и культуры.

При современном уровне коммуникаций, когда даже автомобиль руководителя превращен в офис на колесах, скорость принятия решений, в конечном счете, определяет успех бизнеса

Поэтому время является наиболее значимым личным ресурсом руководителя.

Контрольные вопросы

В чем заключается сущность управления?

Перечислите основные принципы управления.

Приведите характеристику планирования как общей функции управления.

Какие функции выполняет в организации система планов?

Почему стратегические планы составляют основу всей системы планов организации?

Какое значение имеет стратегическое планирование в новых условиях хозяйствования?

Объясните значения понятий: «миссия», «видение» и «цели организации».

Для чего используется классификация целей организации и какие её критерии?

Объясните принципы и содержание концепции управления по целям (результатам).

Какие этапы и элементы составляют содержание модели стратегического управления?

Какой анализ необходимо провести в процессе разработки стратегии организации?

Когда и для чего используется модель пяти сил М. Портера?

Какая связь существует между потенциалом организации и ее стратегией?

Какие подходы можно использовать для оценки факторов внутренней среды организации?

Какими принципами руководствуются организации при проведении изменений?

Влияют ли размеры и темпы роста организации на содержание изменений?

Как организовать контроль в компании?

От чего зависит эффективность контроля?

Что представляет норма управляемости?

Как управлять временем и зачем надо им управлять?

Неслучайно выражение «время = деньги» стало жизненным кредо современных предпринимателей. Для сокращения затрат и повышения производительности в каждой компании очень важно грамотно планировать, вести и оценивать эффективность рабочего времени сотрудников. Справиться с этими задачами поможет использование модуля «Управление персоналом» от компании SAP.

Модуль SAP «Управление персоналом» позволит эффективно организовать рабочее время сотрудников, благодаря таким функциональным возможностям:

• создание графиков работы на предприятии;
• установление индивидуальных графиков работы;
• ведение табельного учета рабочего времени;
• учет данных об отпусках сотрудников;
• учет данных о больничных сотрудников;
• расчет потребности в персонале;
• проведение аналитической оценки информации о времени нахождения сотрудников на работе;

Использование решения «Управление персоналом» позволяет управлять рабочим временем по централизованной и децентрализованной моделям, вести фактический учет рабочего времени и фиксировать отклонения от нормативов графика. Например, модуль легко интегрируется с пропускными терминалами, стоящими на входе в офис. Информация о сотруднике и времени приложения карты к считывателю мгновенно проводится в систему. Кроме того, как и любой другой продукт SAP, решение «Управление персоналом» имеет интуитивно понятный интерфейс, удобную и понятную визуализацию информации.

С помощью модуля SAP ведется полный и точный учет рабочего времени, при котором учитываются внутрикорпоративные положения о графике труда и требования законодательства РФ. Благодаря оперативной фиксации данных, решение помогает быстро и качественно создавать требуемую отчетность. Таким образом, специалистам и руководителям кадровой службы в любой момент доступна аналитика, в которой объективно отражена рациональность использования рабочего времени. Работа со сформированными данными позволит повысить производительность сотрудников и сократить затраты на персонал.

Модуль SAP «Управление персоналом» включает в себя множество иных возможностей по управлению персоналом, представляя собой целую систему, элементы которой автоматически интегрируются друг с другом.

Управление временем или организация времени (англ. time manage -ment - тайм-менеджмент) - это технология организации эффективного использования времени и повышения эффективности его использования.

Управление временем - это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность.

Управлению временем помогают навыки, инструменты и методы, используемые при выполнении конкретных задач, проектов и целей. Этот набор включает широкий спектр инструментов: планирование, распределение, постановку целей, делегирование, анализ временных затрат, мониторинг, организация, составление списков и расстановка приоритетов.

Изначально управление временем относилось только к бизнесу или трудовой деятельности, но со временем термин распространился на личную деятельность.

Система управления временем составляет сочетание процессов, инструментов, техник и методов. Обычно управление временем является необходимостью в развитии любого проекта, поскольку определяет время начала и время завершения проекта, т.е. определяет временной период на реализацию плана и достижение цели.

В управлении временем можно выделить следующие процессы: анализ, моделирование стратегий с учетом проведенного анализа, целеполагание: постановка цели или определение ключевого направления развития, определение и формулирование цели. Эти работы хронометрируются, что позволяет в последующем скорректировать время на их разработку и реализацию. Данные хронометража фиксируются в виде «карточек проекта» (запись по параметрам различного характера показателей расходов времени на отдельные задачи) для их дальнейшего применения в процессе любых проектов или программ.

Рабочее время - время, затрачиваемое на выполнение работы, или время активного пребывания на работе, посвященное выполнению прямых служебных обязанностей. Реально рабочим временем считается время, отмеченное в табеле, то есть в документе учета времени нахождения на работе.

Для оценки использования рабочего времени используется коэффициенты использования и потерь рабочего времени.

Коэффициент экстенсивного использования рабочего времени:

Кэ = (Ф – Р)/Ф = 1 – Р/Ф , где

Ф - фонд рабочего времени, мин;

Р – регламентированные и нерегламентированные перерывы в работе, мин.

Коэффициент потерь рабочего времени, которые зависят от работников:

Кп = Пз/Ф , где

Пз – потери рабочего времени, зависящие от работника, мин.

Коэффициент потерь рабочего времени, которые обусловлены организационно-техническими причинами и не зависят от работника:

Кп = По/Ф , где

По – потери по организационно-техническим причинам, не зависящие от работников, мин.

Коэффициент затрат рабочего времени на отдых и личные потребности работников:

Кол = ОЛ/Ф , где

ОЛ – затраты времени работника на личные потребности (обеденный перерыв, производственная гимнастика, гигиена и т.п.), мин.

Аналогично можно проанализировать затраты времени работника на выполнение свойственных ему функций (Ксв), несвойственных ему функций (Кнсв), на выполнение творческих работ (Кт), организационно - административной работы (Коа) и т.п.

Руководители всех уровней при неправильном или неумелом распределении времени испытывают цейтнот и даже дефицит времени. На возникновение дефицита времени может повлиять и форс-мажорная ситуация. Дефицит рабочего времени – это нехватка временного ресурса, вызванная неправильной организацией работником своей деятельности, либо неграмотной организацией деятельности руководством, что приводит к спешке, затягиванию выполнения работ, заданий, некачественной работе, потерям в производстве, браку и т.д. и в конечном итоге существенно влияет на эффективность и результаты работы всей организации. Дефицит рабочего времени руководителей и исполнителей, являясь серьезной управленческой проблемой, ведёт к перегрузкам, стрессам, отсутствию порядка в действиях, слабой проработке вопросов.

Одним из методов совершенствования управления временем выступает анализ затрат рабочего времени руководителя организации и руководителей функциональных подразделений. Для выявления причин нехватки времени необходимо периодически проводить инвентаризацию времени за несколько рабочих дней. Возникающий недостаток времени ослабляет позицию руководителя, снижает эффективность управления. Из признаков слабой/плохой организации времени следует выделить:

1) отсутствует четкое расписание работы на текущий день;

2) секретарь или помощник не знает распорядка дня своего руководителя, не знает, где он будет находиться в определенный момент рабочего дня;

3) отсутствие навыков работы с современными техническими средствами и программным обеспечением;

4) из-за чрезмерной занятости руководитель несвоевременно отвечает на деловые письма;

5) из-за нехватки времени в течение рабочего дня руководитель вынужден задерживаться на работе и/или завершать работу дома;

6) частые телефонные звонки и визиты посетителей не дают сосредоточиться на основной работе;

7) руководитель постоянно выполняет работу за своих подчиненных, поскольку ему кажется, что он сделает ее лучше;

8) руководитель не знает степень загруженности своих сотрудников;

9) большой поток рутинных дел не дает руководителю возможности заниматься основной работой;

10) отсутствие автоматизации управленческой работы и должного программного обеспечения;

11) работа в условиях постоянной спешки приводит к переутомлению.

Из наиболее характерных причин дефицита времени следует выделить:

1) бесплановость работы как результат работы не только самого руководителя, но и стиля работы всей организации;

2) несоответствие работника занимаемой им должности;

4) отсутствие личной миссии работника (что я могу сделать для организации, что могу получить, какими активами располагаю);

5) неумение контролировать свои потребности (в мыслях, питании, общении, выражении эмоций). Нет слова «хочу», есть слово «надо»;

6) собственное «Я» доминирует над коллективным;

7) слабая мотивация труда, приводящая к низкой производительности (зарплата давно не увеличивалась, долгое время нет повышения в должности) и к хроническому недостатку времени.

Планирование рабочего времени руководителя, специалиста и ведущих работников означает подготовку к реализации целей и упорядочение рабочего времени. Из практики вытекает, что при затрате 10 минут на планирование рабочего времени можно ежедневно сэкономить до двух часов. Более того, оперативное ежедневное планирование работы исполнителей позволяет увеличить производительность их труда на 25-30% и сэкономить время руководителя на регулирование процессов из-за непредвиденных нарушений, возникающих в процессе работы: из-за сбоев поставок сырья, перебоев в подаче электроэнергии, дорожных пробок, других транспортных проблем и непредвиденных факторов. Руководитель осуществляет регулярное (ежедневное) оперативное планирование работы исполнителей путем выдачи им заданий на очередной период (следующий день, неделю, месяц, квартал, год). Причем следует одновременно выдавать основные и дополнительные задания с фиксацией их выдачи. Это позволяет исполнителю в случае невозможности выполнения основного задания немедленно без потери времени перейти к выполнению дополнительного. Это экономит время исполнителя при переходе к другой работе и руководителя, который решает стоящие перед ним задачи, не теряя время на подготовку и выдачу нового задания.

Сегодня широко применяются принципы и правила планирования времени, позволяющие забыть, что такое цейтнот и/или дефицит рабочего времени. Для рационального использования своего времени руководителю необходимо, прежде всего, четко уяснить свои основные функции, цели, задачи и бюджет времени. При планировании следует не забывать правила:

1) при составлении плана на день оставить 40% времени свободным, т.е. 60% времени отвести на плановые работы, 20 – на непредвиденные, 20% - на спонтанно возникающие (активный самоменеджмент);

2) необходимо постоянно фиксировать затраченное время, отмечая, как и на какие нужды оно было затрачено. В результате руководитель, имея полное представление о затратах своего времени, может составлять план на будущее;

3) для составления хорошего плана с четким указанием использованного времени необходимо распределить свои задачи на долго-, средне- и краткосрочные;

4) основные принципы составления плана: регулярность, системность, последовательность;

5) для обеспечения реальности планирования следует планировать такой объем задач, с которым руководитель может реально справиться;

6) установить неприемные часы – это время для выполнения чрезвычайно важных заданий, позволяющее работать спокойно без каких-либо помех извне и с переключением телефона на секретаря, сотрудников или воспользоваться автоответчиком;

7) сверхважные дела решать утром;

8) совещания и заседания назначать за час-два до обеденного перерыва или до окончания рабочего дня для оперативного решения проблем и ухода от пустых разговоров;

9) минимизация числа собраний, совещаний и конференций;

10) корпоративный тайм-менеджмент позволяет оптимизировать время всех сотрудников и в конечном итоге способствует повышению эффективности деятельности всей организации;

11) установить приоритеты выполняемых дел по их важности;

12) все что можно делегировать – следует делегировать;

13) учитывать колебания уровня работоспособности.

Основой плана использования времени может служить перспективный план. С учетом этого долгосрочного плана составляют годовой план, который охватывает квартальные планы. Квартальные планы могут быть скоординированы с годовым планом и подразделены на месячные планы. Исходя из этого недельно-суточный план будет наиболее точным планом использования рабочего времени. План на рабочий день представляет собой важнейшую ступеньку в планировании рабочего времени, он постоянно контролируется и корректируется с учетом обстановки.

Сегодня используется несколько систем планирования времени: метод Альп, закон Парето, система АВС, метод Эйзенхауэра.

Упорядочивание планов дня с помощью метода «Альп» охватывает пять фаз:

1. Упорядочение заданий;

2. Оценивание продолжительности действий;

3. Резервирование времени (в соотношении 60:40);

4. Принятие решений по приоритетам и перепоручениям;

5. Контроль учета выполненного.

Очередность выполнения дел можно устанавливать с помощью принципа/закона Парето (в соотношении 80:20). Этот принцип позволяет сделать вывод в отношении использования рабочего времени: за первые 20% израсходованного времени достигается 80% результата. Оставшиеся 80% затраченного времени дают лишь 20% общего результата. Иначе, согласно закону Парето, лишь 20% всех дел (рабочего времени) приводят к 80% желаемого результата (Рис. 2.28).

желаемый результат

эффективное рабочее время

Рис. 2.28. Время и закон Парето

Установление приоритетов с помощью анализа ABC. Эта технология основана на том, что величина процентов наиболее важных и величина процентов наименее важных дел в сумме остаются неизменными. Все задачи подразделяются на три класса в соответствии с их значимостью. Анализ ABC базируется на трех закономерностях:

1. Наиболее важные дела составляют 15% общего их количества, которыми занимается руководитель. Вклад этих задач для достижения цели составляет около 65%;

2. Важные задачи составляют 20% общего их количества, значимость их для достижения цели примерно равна 20%;

3. Менее важные (малосущественные) задачи составляют 65% общего их количества, а их значимость равна 15%. (Рис.2.29).

Для использования ABC анализа необходимо следовать следующим правилам:

1) составить список всех будущих задач;

2) систематизировать их по важности и установить очередность;

3) пронумеровать эти задачи;

Таблица 2.3.

Установление приоритетности задач с помощью ABC-анализа

Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауэра. Этот принцип является вспомогательным в тех случаях, когда необходимо срочно принять решение о приоритетности выполнения задач. Приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность задачи. Они подразделяются на четыре группы:

1) срочные задачи повышенной важности. Их выполняет руководитель;

2) срочные задачи средней важности. Руководитель может делегировать их решение другим лицам;

3) менее срочные задачи меньшей важности. Руководителю необязательно решать их сразу, но решить их он может позже сам;

4) менее срочные задачи незначительной важности. Руководитель должен перепоручить их решение другим лицам.

Эффективно управлять, планировать и использовать рабочее время позволяют современные электронные системы, деловое программное обеспечение, электронные библиотеки. В частности, для юриста таким мощным подспорьем являются электронные справочно-правовые системы: Гарант, КонсультантПлюс. Руководитель, используя деловое программное обеспечение, имеет возможность осуществлять 1) оперативный контроль за бизнес - процессами с мобильного телефона, 2) планирование и управление ежедневными и проектными работами, 3) контроль исполнения сотрудниками правил трудового распорядка, 4) учет использования рабочего времени, 5) оперативные распоряжения и указания, 6) контроль выполнения поручений, 7) отслеживание потоков информации.

Любая задача должна быть выполнена в указанные временные рамки, то есть должны быть определены начало, окончание и затраченное время. К решению этой проблемы можно подходить индивидуально с помощью индивидуального планировщика и компьютерных приложений. Но подавляющее большинство индивидуальных планировщиков не содержат средств анализа и контроля затраченного времени. И следовательно, не являются полноценными средствами управления временем. Сегодня эффективно управлять временем позволяют новые возможности коммуникации с применением компьютерных технологий: электронная почта, обмен мгновенными сообщениями, форумы, доски объявлений, аудио- и видеоконференции. Широко применяются индивидуальные и корпоративные средства планирования времени. Однако использование средств общения и планирования в работе не всегда оказывается эффективным и оправданным с точки зрения управления временем. Основная проблема заключается в отсутствии их интеграции с системами управления документооборотом, деловыми процессами и проектами, учетными системами и главное – человеческий фактор.

Время – это важнейший необратимый ресурс, который приобретает особо важное значение в чрезвычайной ситуации и в период кризиса, тогда из ресурса оно трансформируется в приговор. Стоит упустить момент и может разразиться катастрофа. Основное правило в такой ситуации: действовать незамедлительно, принимать решения быстро, оставить тщательный анализ ситуации на более благоприятный период.

Важным пунктом в системе планирования работы руководителя является контроль за рациональным использованием рабочего времени, что дает ему возможность выявлять резервы для дальнейшего совершенствования своей работы и рационального использования рабочего времени. Для повышения эффективности использования рабочего времени руководителю следует 1) сформировать рабочие блоки с включением важнейших крупных и/или схожих по характеру заданий; 2) определить время для выполнения заданий; 3) установить и соблюдать приоритет выполнения всех видов работ; 4) выполнять лично только важнейшие и сложные дела и делегировать менее важные; 5) учитывать колебания уровня работоспособности.

Человек не властен над временем. Потраченное впустую оно не подлежит возврату. По тому, как руководитель использует время можно судить об уровне его профессионализма и культуры. При современном уровне коммуникаций, когда даже автомобиль руководителя превращен в офис на колесах, скорость принятия решений, в конечном счете, определяет успех бизнеса. Поэтому время является наиболее значимым личным ресурсом руководителя.

Контрольные вопросы

1. В чем заключается сущность управления?

2. Перечислите основные принципы управления.

3. Охарактеризуйте основные функции управления.

4. Планирование как общая функция управления.

6. Какие функции выполняет в организации система планов?

7. Почему стратегические планы составляют основу всей системы планов организации?

8. Какое значение имеет стратегическое планирование в новых условиях?

9. Сформулируйте определения таких понятий, как «миссия», «видение» и «цели организации» и чем объясняется их возрастающая роль.

11. Для чего используется классификация целей организации и какие критерии рекомендуется применять?

12. Принципы и содержание концепции управления по целям (результатам).

13. Какие этапы и элементы составляют содержание модели стратегического управления?

14. Какой анализ необходимо провести в процессе разработки стратегии организации?

15. Когда и для чего используется модель пяти сил М. Портера?

16. Какая связь существует между потенциалом организации и ее стратегией?

17. Какие подходы можно использовать для оценки факторов внутренней среды организации?

18. Какими принципами руководствуются организации при проведении структурных изменений?

19. Влияют ли размеры и темпы роста организации на содержание изменений?

20. Как организовать контроль в компании?

21. От чего зависит эффективность контроля?

22. Что представляет норма управляемости?

23. Как управлять временем и зачем надо им управлять?

Глава 3. Коммуникации в организации.

Вряд ли кто будет спорить, что выражение: «Время – деньги!» придумали умные люди. И применяться этот принцип может практически во всех сферах современной жизни. Особенно это касается управления рабочим временем – как своим, так и чужим. Вообще говоря, на изучении и анализе рабочего времени давно уже построены специальные методики, помогающие людям в буквальном смысле «управлять» рабочим временем, делать так, чтобы не испытывать в нем недостатка.

Почему управление рабочим временем так важно

Прежде всего, давайте дадим определение выражению "time management" («управление временем»). Это осознанный контроль времени, тратящегося на определенный вид деятельности, с целью увеличить производительность труда. Существует так называемый «принцип 20/80» в общем виде утверждающий, что 20 % нашего времени приносят 80 % результатов. Процентное соотношение не обязательно точное, но само правило работает, и вполне применимо для эффективного управления рабочим временем человека.

Методика управления рабочим временем изначально разрабатывалась для бизнеса или для усовершенствования режима труда. Но постепенно эта идея захватывала все более широкие массы, и, в конце концов, многие стали применять методы управления рабочим временем и для «личного пользования». Что включает в себя данная методика? Это некое сочетание инструментов, процессов и определенных техник.

Лучшая статья месяца

Если вы будете делать все самостоятельно, сотрудники не научатся работать. Подчиненные не сразу справятся с задачами, которые вы делегируете, но без делегирования вы обречены на цейтнот.

Мы опубликовали в статье алгоритм делегирования, который поможет освободиться от рутины и перестать работать круглосуточно. Вы узнаете, кому можно и нельзя поручить работу, как правильно дать задание, чтобы его выполнили, и как контролировать персонал.

У организаций, которые вплотную занялись управлением рабочим временем персонала, резко повысилась производительность труда рабочих и служащих. Еще один плюс такого подхода - сброс определенного напряжения, зачастую свойственного сотрудникам некоторых фирм. Также снимается беспокойство и нервное напряжение. Ну и, наконец, удовлетворение от проделанной работы является стимулом делать ее в будущем еще лучше.

Эти параметры верны и с «обратной» стороны. Если в компании не слишком хорошо поставлено управление рабочим временем персонала и планирование будущих дел, ничего положительного это не принесет.

На чем строится система управления рабочим временем

Система управления рабочим временем — методика, без которой в наш век быстрого движения и многозадачности обойтись довольно-таки сложно. Желая успеть все, человек в итоге не делает и половины запланированных дел. Хотите повысить эффективность своей работы при меньшем количестве временных затрат? Тогда вам придется потратить какое-то время на ознакомление с данной методикой.

Начать стоит с запоминания правила шести «П»: Правильное Предварительное Планирование Предотвращает Плохие Показатели.

Планирование один из столпов, на котором стоит эффективное управление рабочим временем. Верное планирование - не просто какие-то «галочки» в уме: мол, сегодня надо сделать то-то, а завтра не забыть сходить туда-то. Все гораздо конкретнее. Во-первых, планировать свои дела надо каждый день. Сначала, возможно, это будет занимать какое-то ценное для вас время, но вскоре войдет в привычку. А когда увидите, что едва ли не с первого дня эффективность ваших действий увеличилась на 25 %, то поймете, что лучше потратить немного времени на планирование и выиграть от этого потом гораздо больше. И, кстати говоря, увеличение эффективности на четверть - это далеко не предел.

Еще один важный момент. Пусть этот совет и выглядит несколько банально, тем не менее: список своих дел обязательно записывайте в блокнот или ежедневник. И составляйте его, исходя из времени, срочности и важности намеченных задач.

Умение отсортировать длинный список не просто по порядку, а в соответствии со степенью срочности и важности дел - это значит начать овладевать системой управления рабочим временем.

Умение «не распыляться» также важно. Не стоит браться за одно дело, потом за другое, в итоге перескакивать на третье. Быстрее все равно не сделаете, скорее наоборот, ваша эффективность упадет в несколько раз. Тут нужны целенаправленность и следование мудрому правилу: все дела не переделаешь, но на срочные и важные дела время необходимо выделить.

Следующий совет. Для более эффективного управления рабочим временем список дел составляйте вечером. Так он будет более продуманным, а не набросанным в спешке под утренний кофе. Учтите, что в течение завтрашнего рабочего дня данный список будет пополняться все новыми рабочими задачами. Вставляйте их не абы как, а сперва обдумав, в какое «окно» их поместить или куда что сдвинуть: тут все будет зависеть от важности и приоритетности того или иного пункта. Не бойтесь испортить красивый блокнот: выполненные дела нужно помечать жирными «галочками» или даже просто вычеркивать - для пущей наглядности.

Ошибки при управлении рабочим временем

Ошибка 1. Работа без четкого плана

Четкий план работ - залог процветания фирмы. Если сотрудники не знают, за что хвататься в первую очередь, не понимают приоритетности задач - для компании это однозначно плохо, так как неэффективное управление рабочим временем всегда влечет за собой снижение прибыли.

Ошибка 2. Неправильная оценка своих способностей и времени, затраченного на работу

Верный расчет времени, необходимого для достижения той или иной поставленной цели - залог выполнения плана. А если он не выполняется день за днем, неделя за неделей - о какой эффективной работе фирмы может идти речь? Нужно срочно налаживать четкое управление рабочим временем.

Ошибка 3. Отсутствие активности работника

Тут есть несколько моментов. Во-первых, сотрудник должен работать за себя, то есть решать только те задачи, которые ему поручены. Во-вторых, важна его мотивация. Чем лучше рабочий мотивирован, тем более высок результат его труда. И, в-третьих, нет ничего хуже, чем рутина. При долгой монотонной работе эффективность труда на выходе значительно снижается.

Ошибка 4. Постоянная спешка

Поспешишь - людей насмешишь, всем это давно известно. Когда это касается работы, снижается как эффективность труда, так и его качество. Брак приходится переделывать, а это опять же потеря рабочего времени.

Ошибка 5. Нет мотивации

О мотивации уже было сказано выше, но ее стоит выделить в отдельный пункт. Плохо мотивированный сотрудник не «горит» на работе, делает все медленно, с «перекурами». Так что нередко управление мотивацией не менее важно, чем управление рабочим временем.

Ошибка 6. Нечеткость постановки задачи

Перед работником нужно всегда четко и ясно ставить задачу. Если этого не сделать, высока вероятность, что он что-либо неправильно поймет - это опять же лишнее время на доработку, а то и на переделку.

С чего начинается управление затратами рабочего времени

Управление рабочим временем должно быть рациональным. Если каждый работник, любой начальник в фирме будет уметь управлять этим процессом - она будет процветать. Добиться этого можно, высчитав временные затраты на то или иное действие. Провести, так сказать, «инвентаризацию» времени.

Для этого существует несколько методов:

Метод 1. Хронометраж

Если избегать излишне сложных терминов, то хронометраж - это измерение того, сколько тратится рабочего времени на повторяющиеся действия в работе, сколько его уходит на подготовку к работе и на ее завершение, сколько - на уход за рабочим местом. Такой хронометраж актуален, в первую очередь, для работ с частым повтором действий и для тех, на время выполнения которых постоянно влияют определенные факторы. Специалисты должны проанализировать не только приемы труда, но и возможные причины отклонения от ожидаемой нормы. Кстати, разработать необходимые нормативы также является их обязанностью.

Хронометраж бывает двух видов: групповой и индивидуальный. Тут все зависит от количества человек, труд которых анализируют.

Если нужна высокая детализация, то проводится индивидуальный хронометраж для вычисления затрат времени рабочим на какие-то конкретные действия.

Групповой хронометраж строится следующим образом. Специалист наблюдает за несколькими рабочими, которые заняты одним и тем же делом. Иногда, для получения более точных результатов, приглашают двоих наблюдателей, а потом сравнивают полученные ими данные. С помощью такого хронометража пытаются определить оптимальный состав бригады рабочих, а также наиболее эффективное распределение в этой группе обязанностей. Данный анализ наилучшим образом скажется на эффективности управления рабочим временем.

Качественный хронометраж проводится после предварительной подготовки. Конкретные действия рабочих делят на определенное количество значимых элементов: тех или иных движений, приемов. Для каждого элемента определяют временные рамки: его начало и конец. Сколько всего будет проводиться наблюдений, тоже решают заранее.

Время проведения хронометража всегда имеет значение. Рекомендации по этому вопросу следующие: наилучшее время для наблюдения - спустя час после начала рабочего дня, а затем за полтора-два часа до его конца. Точность фиксации элементов - не менее 0,1 - 0,2 секунды.

Метод 2. Метод упрощенных наблюдений

Тут все значительно проще. Хронометр использовать не обязательно, подойдут и наручные часы. Нужно вычислить время, которое тратит рабочий на действие средней сложности. Условия работы - самые обычные. Время «замера»: полчаса или чуть больше. Если вдруг появились отклонения от среднего на десять и более процентов - операцию нужно повторить, чтобы выяснить причину «сбоя». Исходя из итогов исследования, вычисляются нужные нормы, которые буду зависеть от сложности данной работы.

Метод 3. Фотографирование рабочего дня

Фиксируются абсолютно все затраты времени сотрудником за день. В идеале после этого должны высветиться все недостатки в организации труда, огрехи в управлении на предприятии, те или иные причины потери времени в работе. А также возможно вычисление нормативов по деятельности сотрудников. Фотографирование рабочего дня может проводиться как в индивидуальном, так и в групповом режиме, может быть «поголовным» или выборочным. Но больше всего полезен этот метод «инвентаризации времени» в формате обследования многочисленных групп рабочих, занятых одним и тем же делом. Если применять фотографирование постоянно и «по уму», то руководство компании всегда будет в курсе положения дел: например, почему простаивает оборудование, куда уходит рабочее время и т. д.

Частота использования метода должна быть не реже двух-трех раз в год по две-три недели - примерно по 5-7 дней за каждую декаду месяца. Проводить фотографирование лучше всего во время самых стандартных производственных работ, а заниматься этим должны специально обученные люди.

Средняя точность замеров при методе фотографирования - от 30 секунд до минуты, а иногда и вообще - секунда. Деятельность рабочих на предприятии разделяется по видам, и на каждый из них определяется то или иное время.

В конечном итоге все полученные данные сводятся в две таблицы. В первой будет выставлено время в минутах на все виды деятельности и сроки их проведения. Вторая таблица - отражение результатов по потере времени. Кроме того, она подробно расскажет, когда конкретно терялось время, по какой именно причине, и кто в этом виноват. Проанализировав данные обеих таблиц, специалисты высчитают величину «полезного» времени, количество его потери, как по вине работника, так и по не зависящим от него причинам. Установят, что помогает качественному управлению рабочим временем, а какие действия сотрудников, наоборот, препятствует.

Метод моментных наблюдений

Это своего рода разновидность предыдущего метода. Только в данном случае целью являются не затраты времени работника, а то, что конкретно он делал в определенный период. Моментальные наблюдения тоже можно разделить на несколько видов: одиночные, групповые и маршрутные. Последний вид - это наблюдение за сотрудником, который перемещается по объекту. Или же наблюдение за несколькими людьми, находящимися в совершенно разных точках, так что перемещаться должен уже сам фотографирующий.

Этот метод хорош тем, что не требует особых финансовых затрат, а вот результаты его довольно-таки точны и полезны для последующего эффективного управления рабочим временем. Важное условие - сделать все качественно сможет только высококвалифицированный специалист. В основном метод применяется для решения простых задач, таких как контроль рабочих мест сотрудников.

Кроме всего прочего, метод моментального наблюдения вряд ли сработает, если попытаться его использовать для исследования работы руководящего состава предприятия. Просто их работа совершенно не нормирована.

Метод 4. Самофотографирование

При использовании данного метода сотрудник сам должен фиксировать все, что необходимо для последующего анализа: с кем общался и по какому поводу, сколько времени ушло на ту или иную работу и т. д. В результате будут обнаружены те рабочие дела, при решении которых сотрудник испытывал затруднения.

При использования метода понадобится так называемый лист самофотографирования. На нем должны быть прописаны: полное имя сотрудника, его должность и стаж по специальности (отдельно стаж - на конкретном предприятии). Дальше идут: список элементов затрат рабочего времени, ежедневные затраты времени в каждый день недели (в одной графе - число «самофотографирований» в день, в другой - общая сумма затраченного времени). Ну и, наконец, пожелания по управлению.

В итоге с помощью этого метода будет выявлена фактическая продолжительность рабочего дня (учитывая перерывы и потерянное время), а также продолжительность отдельных видов деятельности. Собрав подобные отчеты нескольких сотрудников, можно определить потери времени и причины их возникновения: плохая организация рабочего места, неквалифицированное использование техники и др. Все полученные данные в дальнейшем используются для эффективного управления рабочим временем на предприятии.

Минусы у метода тоже есть. Во-первых, самофотографирование отвлекает сотрудника от основного трудового процесса. Во-вторых, полученные результаты будут неточны, так как фиксируется около трети затрат времени. Ну и, наконец, полученные материалы довольно трудоемко обрабатывать.

У самофотографирования, в свою очередь, есть разновидность, так называемый дневник рабочего времени специалиста. Подсчитано, что после его анализа можно сэкономить до 50 % рабочего времени.

Менеджерам вообще следует завести что-то вроде личной учетной книги по управлению рабочим временем, где будут зафиксированы все их рабочие дела, время их выполнения, причины, побудившие выполнять сегодня именно их и т.д. И тут в буквальном смысле слова важны любые мелочи и незаметные, казалось бы, привычки. Избавиться от некоторых из них позволяет сэкономить огромную кучу времени.

Мнение эксперта

Мониторинг рабочего времени персонала в организациях обязателен

Светлана Вислобокова ,

вице-президент по развитию инноваций в РОО «РусЦинкование», Москва

Мы применяем данную практику уже более десяти лет. Благодаря мониторингу работодатель всегда может видеть коэффициент полезного действия любого сотрудника. С другой стороны, знание о доступе начальства к подобной информации сотрудников весьма дисциплинирует. Вообще, мониторинг уже давно успешно себя зарекомендовал во многих компаниях, работающих в сфере услуг. Личная ответственность людей в фирмах, практикующих мониторинг, всегда выше.

Вообще, я считаю, что подобный контроль даже несколько уравнивает начальника и подчиненного. А заодно дает возможность руководителю всегда быть в курсе рабочего процесса.

Какие особенности имеет управление рабочим временем руководителя

Нехватка рабочего времени как у начальства, так и у подчиненных всегда является проблемой для компании. Как следствие, возникают разного рода стрессы, конфликты, недостаточная функциональность коллектива.

Если взять среднестатистическое соотношение фактической занятости руководителя к занятости нормативной, то коэффициент получается 1,2-1,6. Общего полезного затраченного времени при этом не более 70-80 %.

Руководитель, у которого есть время, умеет:

• решать все главные задачи в течение 4-6 часов
• оставлять ежедневно хотя бы час для собственных важных дел
• организовать свой день и знает, что в конкретный момент нет никаких срочных дел
• за счет резерва времени всегда решить срочную задачу
• обойти все стрессы стороной.

Вообще, понятие управления рабочим временем в какой-то мере условность. Ведь имеется в виду не физическое управление временем, как в фантастических романах, а просто умение его экономить.

Организация деятельности сотрудников для экономии время может быть:

• одним из элементов управления компании, ответственность за который несет определенный отдел фирмы (например, проектный менеджмент)
• частью самоменеджмента, когда сотрудник контролирует свое время по личному желанию.

Самоменеджмент - это сумма всех способов эффективного управления рабочим временем, начиная от планирования рабочего дня с постановкой задач и заканчивая решением о приоритетах. Самоменеджмент помогает сосредоточиться на таких проблемах, как умение слушать и слышать, быстро и вдумчиво читать, правильно организовывать свое рабочее место и т.д.

Управлять рабочим временем совсем не так просто, как может показаться со стороны. Нужно иметь сильную волю, обязательную самодисциплину, умение отказываться от некоторых устоявшихся привычек и формировать новый взгляд на определенные вещи. Чтобы правильно управлять своим рабочим временем в компании, нужно хорошо знать ее цели и понимать, что от тебя ожидают.

Фирмы, в которых сотрудники ощущают себя комфортно только при условии эффективного использования своего и чужого времени, на рынке обычно самые успешные.

Как строится дальнейшее управление рабочим временем: основные этапы

Этап 1. Составление списка задач

Составьте план, в котором перечислите все необходимые задачи на день. Данные должны быть следующими:

• дела, запланированные на неделю/месяц раньше
• задачи, не решенные накануне
• дела, возникающие с некоей периодичностью
• пункты, которые только что добавились.

Этап 2. Оценка длительности выполнения задачи

Абсолютно верно спрогнозировать, сколько времени займет то или иное дело, практически невозможно. Но если следовать данной методике управления рабочим временем, то уже через несколько недель точность такой оценки достигнет 85-90 %.

Один важный совет. Не только оценивайте продолжительность будущего дела, но и старайтесь указывать конкретное время его начала и завершения.

Резервирование времени

«Запас карман не тянет». При составлении плана по управлению рабочим временем 40 % его оставляйте свободным как резерв. Многие важные дела имеют свойство возникать независимо от того, были они у вас в планах или нет.

Этап 3. Установка приоритетов и делегирование заданий

Для качественного управления рабочим временем необходимо создать четкую градацию задач. Например, в таком виде: под литерой «a» - важные и срочные по времени дела; под «b» - одно из двух: либо срочные, либо важные; «c» - текущие дела. В идеале планировать на день стоит 3а + 6b + 7с, не более того. И продумайте, возможно ли делегирование некоторых задач подчиненным.

Этап 4. Контроль результатов

Попробуйте с помощью данных советов начать действовать, контролируя время для решения задач и результат. Не справились с делами сегодня - вставляйте их в план на завтра.

Эффективные методы управления рабочим временем персонала и руководителя

Метод 1. Принцип Парето

Закон, названный в честь итальянского экономиста Вильфредо Парето, появился еще в 1897 году, и с тех пор многократно подтверждался статистическими исследованиями. «20 % усилий дают 80 % результата» - коротко и ясно.

В нашем конкретном случае этот принцип можно немного перефразировать: приложите 20 % усилий и времени - и получите 80 % результата.

Проблема в том, что усилие как минимум должно быть полезным. Проведем небольшую аналогию. Например, вам нужно найти определенную информацию в библиотеке. Если верить Парето, 80 % того, что необходимо, можно найти, просмотрев 20 % книг. Но если вам точно известно, зачем вы пришли, то можно быстренько пробежаться по нужным полкам. В итоге получается экономия 80 % времени.

Метод 2. Матрица Эйзенхауэра

Методика, приписываемая американскому генералу Дуайту Эйзенхауэру и позволяющая работать с приоритетами. За определенное время можно сделать определенное количество дел. Иногда вообще только одно, если задача сложная, а времени мало. А если нужно срочно решить обе задачи? Какую конкретно из них выбрать? И вот тут на помощь приходит Д. Эйзенхауэр со своей методикой. Генерал при планировании своих дел распределял их по категориям.

Есть 4 типа дел:

1. важные и срочные (дела и проблемы, требующие срочного решения)
2. важные, но несрочные (задачи, решение которых ведет к долгосрочной цели)
3. срочные, но неважные (как вариант - каждодневные рутинные дела)
4. неважные и несрочные (просмотр телевизора, соц. сетей, шашлыки на природе).

Важность дела каждый для себя определяет сам. Для делового человека главное — влияние результата того или иного дела на его бизнес.

Срочность дела зависит от двух моментов: как быстро по времени нужно решить задачу, и завязана ли она на какой-то определенный срок. Если важность и срочность рассматривать сообща, то именно они и будут влиять на приоритеты.

Бизнесмен, умеющий управлять рабочим временем, сначала сделает дела из первого пункта «списка Эйзенхауэра», потом из второго. «Дела срочные, но неважные» решаются в том случае, если на них остается время.

Львиная доля рабочего времени сотрудника фирмы должна уходить на второй пункт списка.

Интеллект-карты (Mind maps)

Данный метод придумал и разработал Тони Бьюзен, известный не только как писатель, но и как консультант по вопросам интеллекта.

Интеллект-карты (или в другом переводе «Карты ума») - это метод, позволяющий:

• более эффективно распределять и обрабатывать поступающие данные.
• использовать свой интеллект и творческое начало в процессе мышления.

Данный метод можно применять в самых разных областях:

• Презентации (если говорить коротко и только по делу, то вас поймут лучше, запомнят надолго).
• Планирование (разработка краткосрочных и долгосрочных планов; управление рабочим временем, подготовка к внедрению новых проектов или даже бизнеса).
• Мозговой штурм (решение непростой задачи всей группой).
• Принятие решений (понимание всех «плюсов» и «минусов», обдуманное и обоснованное решение).

Метод 3. Пирамида Франклина

Вряд ли кто из обычных людей сможет, как Бенджамин Франклин в 27 лет, составить себе план на всю жизнь, а потом еще и в точности ему следовать! Теперь системой планирования Франклина могут воспользоваться все желающие.

Вот ориентировочный вид данной пирамиды:

1. В основе пирамиды - наши жизненные ценности. Но это слишком размытое понятие. Чтобы его конкретизировать, попробуйте задать себе такие вопросы: «Случайно ли вы родились? Что вы в итоге ждете от этой жизни? Какую память хотели бы оставить после себя?». Если вы подумали и ответили, то это уже маленький шаг к мечте.
2. Определились с мечтой и жизненными ценностями? Тогда сделайте второй шаг: поставьте перед собой основную жизненную цель.
3. Составьте генеральный план, согласно которому будете ее добиваться. Тут нужны «вехи» - те конкретные цели, которые необходимо решить на пути к главной, жизненной.
4. Не пренебрегайте просто долгосрочными планами (от 1 года до 5 лет). Главное - определить явные сроки.
5. Краткосрочные цели тоже, вне всякого сомнения, полезны. Месячные и недельные планы вы чаще будете подвергать анализу, видеть свои ошибки в управлении рабочим временем и учиться на них.
6. И самый «маленький» по времени в этом списке - план на каждый день.

Метод 4. Метод «АБВГД»

Очень простая, но весьма действенная методика управления рабочим временем, которая поможет легко расставить приоритеты в задачах. Если взять ее на вооружение и использовать регулярно, то вскоре ваша продуктивность в любой сфере деятельности повысится в разы.

С чего начать? Прежде всего, составляем на бумаге список дел на один день. Теперь берем красную ручку и перед каждым пунктом списка проставляем одну из букв: от А до Д.

• Под маркировкой «А» идет, разумеется, дело первостепенной важности. Проблема, которую нужно решить обязательно, иначе будут самые неприятные последствия. Это может быть написание годового отчета или проведение презентации для возможных клиентов фирмы. Зачастую бывает так, что день предстоит тяжелый, и «А-задач» нужно сделать сразу несколько. Тогда расставьте их по «росту», т.е. по приоритетности: А-1, А-2 и т.д. И выполняйте поочередно.
• Литера «Б» к вам относится намного мягче. Эти дела все равно надо бы выполнить. Но определяющей тут является частица «бы». К примеру, обещали позвонить по не слишком важной теме - и не позвонили, время не позволило. А может, кто-то не дождался несрочного электронного письма. Но помните об одном важном правиле: пока не сделаете дело под литерой «А», даже не задумывайтесь о задаче «Б».
• Под буквой «В» собраны те дела, сделаете которые или не успеете по времени - последствий не будет никаких. К примеру, не пошли в гости к другу или не сходили в обеденный перерыв в магазин. Или наоборот, сходили. На вашу работу подобные дела не влияют абсолютно.
• «Г» - это дела, которые вы вполне можете переложить на кого-нибудь. По этому поводу есть одно мудрое правило: если кто-то другой в состоянии справиться с заданием, ему это и поручите. И вовсе даже не из вредности, а чтобы освободить время на дела «А», которые кроме вас вряд ли кто сделает.
• Литера «Д» означает, что про конкретное дело можно вообще забыть. Возможно, оно было важно для вас раньше, но со временем утратило свое значение. Или это какая-то «работа для удовольствия». Забудете на время про это - ну и что с того?

Поверьте, после применения «Метода АБВГД» на практике вы быстро научитесь правильному управлению рабочим временем, а также сможете решать в первую очередь важные задачи.

Метод 5. Переход от трудного к легкому

Есть такая старая детская загадка: «Как можно съесть слона (или, как вариант, кита)?» Ответ непосредственный: «По кусочкам». А как, не напрягаясь, употребить в пищу свою жирную и скользкую лягушку? Да все так же - по частям. Любую проблему можно решить, предварительно разбив на несколько частей, выполнять которые следует поочередно.

Если вам предстоит трудный день, то вот совет из методики управления рабочим временем. В первую очередь решите самую тяжелую задачу, избавьтесь от самой большой проблемы. Причем сделайте так быстро, как сможете. Чувство удовлетворения от хорошо проделанной работы будет вам в награду. А в придачу бонусом - хорошее настроение. Прекрасное настроение на работе - великое дело. Поступайте с трудными делами так каждый день и сами убедитесь, насколько эффективней станет ваша работа. Если же будете переносить тяжелые задачи на конец рабочего дня, то все закончится тем, что только об этих нерешенных делах будут все ваши мысли. Что также скажется на качестве работы, только уже в худшую сторону.

Каждый сам для себя должен решить, какая из описанных выше методик подойдет ему больше всего в сочетании с принципами работы, принятыми в той или иной компании. Главное, помните — временем можно и нужно управлять

Мнение эксперта

Автоматизация планирования по методу Аллена

Максим Глазов ,

руководитель центра инноваций компании 1С:БИТ, Москва

Проанализировав различные приложения для тайм-менеджмета, мы убедились, что ни одна из существующих программ нас не устраивает, что называется, полностью. Потом нас заинтересовала разработка Дэвида Аллена, который выдвинул интересную мысль. Если вкратце: для того, чтобы сделать комплексный процесс проще, нужно применить более развитую систему. Мы поняли, что нам нужна система, которая объединит принципы управления рабочим временем с идеями Аллена.

Аллен утверждал, что для более эффективной работы нужна обязательная запись всех дел, чтобы потом их структурировать и верно расставить приоритеты. Если постоянно держать в мыслях все требующие решения проблемы, то вряд ли получится сосредоточиться на чем-то еще. А вот проблемы, перенесенные на бумагу, освобождают человека от нерешенных вопросов, и он может переключиться на задачи в данный момент более актуальные.

На основе метода Аллена у нас была создана информационная база - для фиксации всех задач и управления ими. Причем это могло делать как руководство, так и рядовые сотрудники.

Мы поняли, что установление строгого лимита времени для решения абсолютно всех задач иногда бесполезно. Как бы ни рассчитано было время (даже с учетом различных форс-мажорных обстоятельств), уложиться в лимит не всегда возможно.

А напоминания о не сделанных вовремя заданиях (которые в том же Outlook выделяются красным) только могут спровоцировать ненужный стресс у сотрудников. Именно потому в созданной нами системе «БИТ: Управление делами» предлагается заняться самыми важными задачами, но и не забывать в то же время о менее срочных. Таким образом, вы всегда будете видеть перед собой все задачи и в нужное время обращаться к той или иной из них.

Как осуществлять контроль и управление рабочим временем на предприятии

При управлении рабочим временем на предприятии, прежде всего, контролируется начало и конец смены, а также правильный расход времени в течение всего рабочего дня. За подобный контроль обычно отвечают руководители. Объекты мониторинга, как правило, следующие:

• Явка рабочих и служащих на рабочие места вовремя, все опоздания и неявки фиксируются.
• Также фиксируется своевременность и продолжительность перерыва на обед, а в рабочее время - присутствие людей на своих рабочих местах.
• Время ухода работников с территории предприятия после окончания смены. Все должно проходить по установленному графику.
• Причины и виды неполного использования рабочего времени: например, вынужденный простой, несогласованность рабочих процессов и др. Также фиксация отработанного времени де-факто.

Есть несколько наиболее распространенных систем контроля за временем появления и ухода рабочих и служащих на предприятии:

• карточная - используются контрольные часы;
• жетонная - основана на табельных жетонах или марках;
• пропускная - при входе и выходе рабочие сдают и, соответственно, получают личные пропуска;
• рапортно-ведомственная - руководитель подразделения, мастер или бригадир выдает работнику табельную ведомость или рапорт;
• с помощью контрольно - пропускных устройств и др.

На тех или иных предприятиях практикуются также комбинированные системы учета контроля «посещаемости» рабочих - все зависит от конкретных условий производства.

Управление рабочим временем: программы учета

• StaffCounter - система для определения продуктивности

В этой системе учет рабочего времени сотрудника ведется с помощью мониторинга его персонального компьютера. С помощью StaffCounter можно легко увидеть, чем конкретно занимался человек, работающий за ПК. Какие программы использовал для своей работы, какие сайты посещал и сколько там находился, даже время общения по скайпу - все данные сохраняются в «облаке». Причем к нему имеют доступ только конкретные люди, так что просто так информацию не удалить. Более того, она обновляется раз в 10 минут, а хранится на сервере месяц. Данная система бесплатна, если мониторить нужно 10 или менее сотрудников. Если людей, за которыми нужен контроль, больше, то программа переходит в разряд платных, $ 3 за человека.

• Kickidler - система слежения за работниками

Более жесткая программа по всем параметрам. Ее в основном используют для управления те начальники, которые не ждут ничего хорошего от своих подчиненных. Метод кнута и пряника в самых различных его вариациях давно использован, а люди все равно работают спустя рукава. Программа Kickidler просто-напросто записывает все то, что сотрудник видит на своем мониторе за время работы. Затем данные опять же «складируются» на сервер. Но и это еще не все. С помощью программы можно увидеть работу (или бездействие) своего сотрудника в режиме онлайн - причем из любого места, где есть интернет. Впрочем, Kickidler иногда используется и в сугубо «мирных» целях. Хвалят ее работники IT-сервиса: если с компьютером что-то случилось, то с помощью такой программы легче выяснить возможную причину поломки. Стоит программа недорого: 300 рублей в месяц за мониторинг одного компьютера.

• Biotrack - система учета, предназначенная для компаний без ПК

Работа далеко не всех фирм построена на использовании компьютеров. Те же рестораны, парикмахерские, другие компании, работающие в сфере услуге. Как тут должно функционировать управление рабочим временем персонала? Сделать такой же КПП, как на производстве? Согласитесь, это будет выглядеть нелепо для того же ресторана, даже если организовать его на черном входе. Еще вариант - назначить одного из сотрудников ответственным за учет и управление временем работы персонала. «Коррупция» с его стороны, скорее всего, неизбежна. Тут вам как раз и поможет Biotrack - облачный сервис, контролирующий приход и уход работников на место службы с помощью биометрического терминала или Android-планшета, который устанавливается на входе. Второй вариант даже предпочтительнее с точки зрения экономии средств. Можно не приобретать биометрический материал, который обойдется вам в сумму $ 2000. Просто берем обыкновенный планшет, загружаем в него приложение Timepad - и готово. Работники фирмы проходят контроль при помощи NFC - карточки или даже обыкновенного PIN-кода. Стоимость услуг Biotrack - от $ 29 за 11 человек в месяц.

• Yaware.Mobile - система контроля мобильных сотрудников

Во многих фирмах деятельность сотрудников связана с постоянными разъездами. Каким образом здесь можно осуществить если не управление их рабочим временем, то хотя бы контроль над ним? Тут приходит на помощь мобильное приложение Yaware для Android. Устанавливаем его на смартфон сотрудника фирмы, при помощи GPS отслеживаются все звонки удаленного работника, смс-сообщения и даже передвижения. Работает приложение, как на запись, так и в режиме реального времени, а потому руководитель всегда может быть в курсе, чем занят сотрудник в свое рабочее время. И на основании этого определять причины низкой продуктивности его деятельности (если таковая присутствует, конечно). С другой стороны, сотрудник, зная об установленном приложении, будет стараться показать все, на что он способен. Стоимость Yaware - 380 рублей в месяц за человека.

• Yaware.Online - сервис, контролирующий сверхурочную работу

Данный сервис «умеет» составлять для руководителей два вида отчетов в чем-то даже противоположных по смыслу. Один из отчетов называется «Деятельность сотрудника». Он «докладывает» начальству обо всех нарушениях сотрудником режима рабочего времени: когда тот опоздал либо раньше ушел с работы и т.п. Другой отчет называется «Задержался после работы», и он дает вам преимущество перед работодателем. С его помощью руководитель видит, что вы задержались после работы. Но не забудьте, что начальству также видно и то, для каких целей используется рабочий ПК.

Мнение эксперта

Программу по учету рабочего времени разработали сами

Петр Лебедев ,

директор по экономике и финансам компании «ТиссенКрупп Индастриал Солюшнс (РУС)», Дзержинск

Проанализировав все товары нужного плана на рынке, мы пришли к выводу, что из них нам ничего не подходит. Причины разные: правовые, финансовые и другие.

Возникла идея разработать собственную программу, которая будет отвечать всем нашим пожеланиям по управлению рабочим временем персонала. После разработки технического задания и подробного описания нашей системы (все было согласовано и скорректировано на различных уровнях управления) мы объявили тендер на программный продукт. Поступившие предложения рассматривали согласно следующим параметрам:

• когда можно будет запустить программу;
• ее цена;
• условия обслуживания в дальнейшем;
• необходимые вложения для запуска программы: стоимость лицензии, оборудования и т. д.

В тендере приняли участие четыре фирмы. Внимательно изучив все варианты, мы остановились на компании «ЛАД». Кроме того, что мы сошлись в цене, предложенная ими программа управления рабочего времени основывалась на базе «1С: Документооборот». Это нас больше всего и заинтересовало. Мы решили, что нам будет выгодна интеграция разработанной программы с «1С: Бухгалтерия 8» и «1С: Зарплата и управление персоналом». Вскоре мы уже приступили к тестированию первой версии системы.

7 правил руководителю, как построить эффективное управление рабочим временем

Правило 1. Представьте, что сегодня ваш последний день

Звучит несколько двусмысленно, но действует весьма эффективно. Представьте, что это последний день вашей жизни. Все, время истекло, и этого не избежать. Что бы вы сделали? Такой вопрос нужно задавать себе, по меньшей мере, дважды в сутки, укладываясь спать и просыпаясь по утрам.

Правило 2. Фильтруйте информацию

Холмс сравнивал мозг других людей с чердаком, на котором полно всякого хлама, а свой - с комнатой, где хранятся только нужные вещи. До Холмса нам всем далеко, и вообще это литературный персонаж, но вот умение выбирать из всего потока информации самое основное, отбрасывая все лишнее, дорогого стоит. Для системы управления рабочим временем - это крайне нужная и практичная вещь. Пример такого умения? Скажем, просматривая какой-то полезный для вашей работы сайт, обращайте свое внимание только на нужную информацию, так называемые «ключевые» слова.

Правило 3. Исключите из своей жизни «пожирателей времени»

Сегодня это - основная проблема для многих людей. Пока вы бездумно тратите свое время на социальные сети, разговоры по скайпу или компьютерные игры, о полноценном управлении рабочим временем можно просто забыть. А если все же решите избавиться от вредных привычек, попробуйте для начала во время работы отключить все, что может помешать. Еще будет полезно завести специальный дневник, в который следует записывать все свои «пустые» занятия за день с указанием потраченного на них времени. Такой дневник наглядно покажет, сколько минут и часов вы теряете без всякой цели, и в итоге направит вас к системе управления рабочим временем.

Правило 4. Концентрируйтесь от начала до конца на одном задании

Взявшись за одно дело, постарайтесь не отвлекаться ни на другую задачу, ни на любые мелочи.

Правило 5. Держите рабочий стол в порядке

Чистый стол необходим для работы как минимум по двум причинам. Во-первых, приятно глазу. Во-вторых, гораздо легче и быстрее находится все, что нужно.

Правило 6. Почаще говорите «нет»

Иногда отказать человеку в какой-то просьбе бывает нелегко. Не стесняйтесь отказывать, если это не принесет никакой пользы, а вот времени потребует достаточно много.

Правило 7. Работайте в определенное время

Биоритмы - это не выдумка экстрасенсов. Они действительно существуют, что уже давно подтверждено официальной медициной. Работа в наиболее подходящие для вашего организма часы - хорошее подспорье для эффективного управления рабочим временем.

Мнение эксперта

Порядок в документах экономит время

Андрей Аношин ,

генеральный директор ООО «Управляющая Компания «Акросервис»

Порядок в документах всегда значительно экономит рабочее время. Я сортирую документы по трем основным папкам. Первая всегда под рукой, вторая лежит чуть дальше, третья - вообще в стороне.

В папке номер один находятся самые важные документы, требующие внимания в первую очередь. Во второй папке - бумаги менее важные. И если какая-то из них лежит там больше недели, то автоматически переходит в папку под номером три. Бывает, в определенном документе из первой папки я пока не заинтересован - тогда он перемещается во вторую папку.

Если один из сотрудников проявит интерес к этому самому документу, я снова кладу его в папку номер один. Вообще, из первой папки я всегда помню все документы, где-то процентов шестьдесят бумаг из второй, что находится в третьей - запоминать не считаю нужным.

Книги по управлению рабочим временем

1. Люси Джо Палладино. Максимальная концентрация. Как сохранить эффективность в эпоху клипового мышления. М.: Манн, Иванов и Фербер, 2015. - 336 с.
2. Нейл Фьоре. Легкий способ перестать откладывать дела на потом. М.: Манн, Иванов и Фербер, 2013. - 288 с.
3. Яна Франк. Муза и чудовище. Как организовать творческий труд. М.: Манн, Иванов и Фербер, 2010. - 272 с.
4. Грег МакКеон. Эссенциализм. Путь к простоте. М.: Манн, Иванов и Фербер, 2015. - 256 с.
5. Дэвид Аллен. Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса. М.: Манн, Иванов и Фербер, 2007. - 368 с.
6. Глеб Архангельский. Тайм-драйв. Как успевать жить и работать. М.: Манн, Иванов и Фербер, 2007. - 256 с.
7. Николай Додонов. Антитайм-менеджмент. Спб, 2015. - 288 с.
8. Николай Мрочковский, Алексей Толкачев. Экстремальный тайм-менеджмент. 3-е издание. Альпина Паблишер, 2015. - 2014 с.

Информация об экспертах

Светлана Вислобокова , вице-президент по развитию инноваций в РОО «РусЦинкование», Москва. "Ассоциация "РусЦинкование" - региональная общественная организация специалистов в области горячего цинкования.

Максим Глазов , руководитель центра инноваций компании 1С:БИТ, Москва. Максим Глазов окончил МГУПИ. Получает второе высшее образование по специальности «Клиническая психология». Является автором методических материалов, тренингов и курсов как по «1С», так и по методикам работы и обучения персонала. В 2010 году запустил проект «Корпоративный портал» и решение «БИТ: Управление делами».

Андрей Аношин , генеральный директор ООО «Управляющая Компания «Акросервис». Сфера деятельности: розничная торговля в неспециализированных магазинах преимущественно пищевыми продуктами, включая напитки и табачные изделия.

Петр Лебедев , директор по экономике и финансам компании «ТиссенКрупп Индастриал Солюшнс (РУС)», Дзержинск. ТиссенКрупп Индастриал Солюшнс (РУС) - российский EPC-подрядчик, выполняющий широкий спектр услуг по проектированию, поставке оборудования, управлению строительством. ТиссенКрупп Индастриал Солюшнс (РУС) - российская локальная организация фирмы Thyssenkrupp Industrial Solutions (Германия). Thyssenkrupp Industrial Solutions является одной из лидирующих в мире компаний по проектированию и строительству химических, нефтехимических и промышленных установок, а также в сфере добычи и переработки полезных ископаемых, перегрузки и складирования навалочных грузов, а также производства цемента.