В современном мире побеждает лишь тот, кто лучше всех подготовлен к предстоящим действиям. Программа и план – две важных части проектного менеджмента, реализация идей которого позволяет привести к успеху любое предприятие. Понимание разницы между ними очень важно для будущих руководителей, которые хотят не просто быть винтиком системы, а грамотно управлять ресурсами и определять своё будущее.
Что такое программа и план
Программа
– последовательный алгоритм действий, реализация которого позволит исполнителю достигнуть определённой цели. Программа может быть компьютерной, предвыборной, рабочей. Всех их объединяет одно: набор взаимосвязанных мероприятий, направленных на реализацию поставленных задач.
План
– ряд действий, объединённых единой целью и предназначенных к выполнению до определённой даты. План позволяет создать рабочий график, который дисциплинирует как отдельного индивида, так и группу людей, помогая им ориентироваться во времени и пространстве.
Разница между программой и планом
Таким образом, программа – широкое понятие, обозначающее стратегию достижения результата. Без неё не обходится деятельность ни одной крупной компании и организации, руководитель которой действительно хочет добиться успеха. Программа – гибкая, ради достижения целей отдельные пункты могут изменяться, адаптироваться под реальные условия. При этом она может иметь несколько планов, выполняемых параллельно.
План – устаревший способ реализации задач проектного менеджмента. Он детализирован, а каждое событие обладает временными рамками, но далеко не факт, что выполнение всех задач приведёт к достижению целей.
TheDifference.ru определил, что отличие программы от плана заключается в следующем:
Широта понятия. Программа – более широкая категория, которая может включать в себя несколько планов.
Прогрессивность. Программа является более гибкой, нежели план, и её можно корректировать, направлять в процессе реализации.
Гибкость. Отдельные пункты программы могут выполняться независимо друг от друга, возможно несколько исходов. План всегда линеен, а потому должен реализовываться последовательно.
Детализация. Программа содержит лишь общие положения, цели, а план – детальную проработку каждого шага, временные рамки, ресурсы.
Оценка результата. Чтобы понять результативность плана, необходимо сопоставить запланированные мероприятия с реально выполненными. Оценить эффективность программы можно лишь по достижении цели.
В современном мире побеждает лишь тот, кто лучше всех подготовлен к предстоящим действиям. Программа и план – две важных части проектного менеджмента, реализация идей которого позволяет привести к успеху любое предприятие. Понимание разницы между ними очень важно для будущих руководителей, которые хотят не просто быть винтиком системы, а грамотно управлять ресурсами и определять своё будущее.
Определение
Программа – последовательный алгоритм действий, реализация которого позволит исполнителю достигнуть определённой цели. Программа может быть компьютерной, предвыборной, рабочей. Всех их объединяет одно: набор взаимосвязанных мероприятий, направленных на реализацию поставленных задач.
План – ряд действий, объединённых единой целью и предназначенных к выполнению до определённой даты. План позволяет создать рабочий график, который дисциплинирует как отдельного индивида, так и группу людей, помогая им ориентироваться во времени и пространстве.
Сравнение
Таким образом, программа – широкое понятие, обозначающее стратегию достижения результата. Без неё не обходится деятельность ни одной крупной компании и организации, руководитель которой действительно хочет добиться успеха. Программа – гибкая, ради достижения целей отдельные пункты могут изменяться, адаптироваться под реальные условия. При этом она может иметь несколько планов, выполняемых параллельно.
План – устаревший способ реализации задач проектного менеджмента. Он детализирован, а каждое событие обладает временными рамками, но далеко не факт, что выполнение всех задач приведёт к достижению целей.
Выводы сайт
- Широта понятия. Программа – более широкая категория, которая может включать в себя несколько планов.
- Прогрессивность. Программа является более гибкой, нежели план, и её можно корректировать, направлять в процессе реализации.
- Гибкость. Отдельные пункты программы могут выполняться независимо друг от друга, возможно несколько исходов. План всегда линеен, а потому должен реализовываться последовательно.
- Детализация. Программа содержит лишь общие положения, цели, а план – детальную проработку каждого шага, временные рамки, ресурсы.
- Оценка результата. Чтобы понять результативность плана, необходимо сопоставить запланированные мероприятия с реально выполненными. Оценить эффективность программы можно лишь по достижении цели.
Мечта - это определённая цель, к которой человек стремится всю жизнь. Мечта нужна нам как стимул, чтобы постоянно двигаться вперёд и самосовершенствоваться, пусть она и далеко не всегда досягаема. Ради мечты человек способен отказаться от своего прошлого и обрести новые ценности в жизни.
Желание, в отличие от мечты, вполне достижимо и представляет собой определённую задачу, на решение которой уходит не так много времени и сил. Желание чаще всего имеет повседневный характер и вызывается человеческими потребностями.
Чем же отличается желание от мечты? Я считаю, что главная отличительная особенность этих понятий состоит в том, что мечта намного более масштабна желания и способна мотивировать и приободрять человека в трудных ситуациях, ведь он никогда не опустит руки, зная, что не исполнил свою мечту.
В правильности такой точки зрения меня убеждает художественная литература.
Вспомним роман Джека Лондона "Мартин Иден". Заветной мечтой главного героя, моряка и бродяги, является молодая и красивая девушка из высшего общества по имени Руфь, ради которой он отказывается от своей прежней жизни среди рабочих необразованных людей в пользу саморазвития. Мартин проводит всё своё время за чтением сложнейших книг, пробует себя в различных сферах науки, старается окружить себя умными людьми. Герой так и не воплотил свою мечту в реальность, но на пути к ней он изменился до неузнаваемости, превзойдя по своей эрудированности и образованности даже представителей буржуазии. Этот пример доказывает мою мысль о том, что мечта способна творить чудеса, побуждать людей на благородные поступки и заставляет задуматься о серьёзных переменах в жизни.
В качестве второго аргумента рассмотрим философско-психологический роман Фёдора Михайловича Достоевского "Преступление и наказание". Родион Раскольников, главный герой произведения, с самого начала хочет исполнить свою мечту кардинально изменить общество, сделать всех людей равными и помочь бедным. Но, к сожалению, вместо этого он лишь реализует свои личные потребности, которые заключаются в желании проверить собственную теорию о разделении людей на группы и доказать себе, что он "не тварь дрожащая, а право имеет". Таким образом, автор хочет показать нам, что желания вполне достижимы, а вот заветная мечта чаще всего остаётся недостигнутой.
Итак, рассмотрев оба примера, мы убедились в том, что понятия "мечта" и "желание" сильно отличаются друг от друга. Советский драматург Александр Вампилов однажды сказал: "Мечты, которые сбываются, - не мечты, а планы." Это высказывание подтверждает мою мысль о том, что мечта должна быть трудно осуществима и духовно высока. Желание помогает нам продуктивно прожить один день, а мечта - целую жизнь, ведь в погоне за последней человек меняется до неузнаваемости.
Эффективная подготовка к ЕГЭ (все предметы) -
С самого начала стратегическое планирование приобрело форму системы «прогнозирование - программирование - бюджетирование», в которой отразилась преемственность плановых документов, различных по срокам разработки и выполнения. Эта довольно распространенная система продемонстрировала свою эффективность в Пентагоне. В СССР была попытка повторить этот положительный опыт в 1979 году, когда Постановлением ЦК КПСС и СМ СССР № 695 «О совершенствовании планирования и повышении эффективности производства и качества работы» внедрялась подобная система «прогноз - программа - план». Некоторые авторы исследовали эту систему, но полностью она применена не была из-за воздействия объективных и субъективных причин. В то же время целевые комплексные программы были примером стратегической деятельности на макро - и микроуровне советской экономики (см. также разд. 6).
Несмотря на много общих черт (целевая направленность, ориентация на выполнение комплексных стратегий, большие временные характеристики, необходимые для их осуществления, вероятностный характер результатов, высокий уровень затрат на исследования и разработки и тому подобное), стратегические планы и программы - это не одно и то же (табл. 10.2). Прежде всего, это - ориентация программ на достижение «целей развития» (например, повышение конкурентоспособности или социального развития коллектива), а проектов - на «достижения цели (создание)» (например, нового продукта, производства, технической системы).
Таблица 10.2
Отличия стратегических планов и программ (проектов)
| Характеристики | Программа (проект) |
|
| Много целей | Единственная цель |
|
| Проблемы, решаемые | Комплекс проблем, которые можно решить в плановом периоде (с учетом ограничений) | Единство проблемы, решается |
| Срок разработки и выполнения | В соответствии с принятой системой планирования на предприятии (5 лет, 2 + 1 + 2 года, 2 + 1 год, текущие, бюджеты и др) | Необходимый для достижения цели, этапы выполнения определяются системой планирования на предприятии |
| Структура планового документа | Единая для всего объекта (предприятия, совокупности предприятий, например, холдинга), в отношении которого разрабатывается план | Определяется характером проблемы, решается |
| Органы управления (разработки и контроля) | Имеющиеся | Имеющиеся или специально созданные координационные |
| Исполнители | В связи со специализацией отдельных подсистем и должностных лиц | В первую очередь, главный исполнитель - инициатор программы (проекта) с привлечением заинтересованных соисполнителей |
| Финансовое обеспечение | Действующая система финансов предприятия, распределение имеющихся финансовых ресурсов между разделами планов, в соответствии с определенными приоритетами | |
| Ресурсное | Действующая система материально-технического обеспечения, распределение имеющихся материально-технических ресурсов между разделами планов в соответствии с определенными приоритетами | В зависимости от типа программы (проекта) |
Отдельно следует акцентировать внимание на отличия стратегических планов от программ и проектов.
Стратегическая программа - это координирующий адресный документ, что является экономически и научно обоснованной системой связанных между собой, и нацеленных на достижение общей цели различных мероприятий (социально-экономических, научно-технических и организационно-хозяйственных), согласованных по срокам и исполнителями (соисполнителями), а также обеспеченных необходимыми финансовыми и материально-техническими ресурсами.
Программа состоит из определенных программных мероприятий, содержание которых зависит от типа и направленности программы на выполнение определенных стратегий (см. подразд. 8.4-8.7).
Программное задание - это наполненная конкретным содержанием определенное действие, направленное на достижение какой-либо текущей цели (связанной с достижением стратегических целей через «дерево целей»), для выполнения которой обоснованы и установлены исполнителей (соисполнителей), сроки и необходимые объемы всех видов ресурсов.
Поскольку стратегические программы - это сложные по содержанию и структуре плановые документы, следует использовать современные методы их обоснования, что вызывает потребность в их формализации. Основное внимание при этом должно быть сосредоточено на целевой ориентации стратегических программ, которые являются реализацией целевого подхода к планированию (см. разд. 6). Целевая и стратегическая программы по основным параметрам и сферам применения очень похожи и могут разрабатываться на одной методологической основе.
Целевая программа - структурированная совокупность графа «цели - стратегии-меры» и набора характеристик, связанных с этой структурой.
В формализованном виде программу можно представить так:
П = {G, H}, (10.1)
где G = {A, M, R}; H = {L0, L, Y, Β, Q, T};
П - программа;
G - граф «цели - стратегии - меры», построенный на основе «дерева целей»;
Н - набор характеристик указанного графа G;
А - совокупность целей, определенных для реализации в рамках программы П;
М - совокупность стратегий и мероприятий, необходимых для достижения совокупности целей;
R - совокупность отношений между целями, целями и стратегиями, стратегиями и мероприятиями;
L0 - набор критериев достижения целей;
L - набор показателей достижения целей;
Y - совокупность системных приоритетов в графе G;
Β - совокупность локальных приоритетов в графе G;
Q - совокупность ресурсов, необходимых для достижения целей;
T - время, необходимое для достижения целей.
Такое представление программы позволяет расширить возможности применения экономико-математических методов для ее разработки и контроля за выполнением.
Проект - одноразовая совокупность целей, стратегий, задач и действий, что имеет системные характеристики относительно взаимосвязи ресурсов, последовательности выполнения работ и привлечения специалистов определенного профиля.
Проекты должны соответствовать следующим требованиям:
· обеспечение одновременного выполнения технических, экономических, организационных и других требований;
· налаживание внешних и внутренних взаимосвязей: «цели-задачи-ресурсы», - требующих четкой координации работ;
· определение сроков начала и завершения проекта;
· преодоление ограничений по критическим ресурсам;
· предотвращение конфликтов в процессе выполнения проектов среди исполнителей разных специальностей.
Управление проектами - научно-практическая деятельность по определению целей и организации работ группы людей таким образом, чтобы цели были достигнуты после окончания всех запланированных работ.
Как уже отмечалось, программы и проекты имеют много общих черт. Стратегическая программа (проект) будет иметь высокий результат, если программные мероприятия, предусмотренные для выполнения программы (проекта), будут представлять собой системную целостность, то есть будут иметь обоснованные связи, порядок осуществления и взаимо усиления, то есть достижения синергии..
Характеристики стратегической программы(проекта) - это набор определяющих для определенной программы (проекта) количественных и качественных признаков, особенностей, свойств, связанные с процессом достижения целей программы (проекта) и оценкой результатов ее выполнения.
Чтобы количественно и качественно выразить характеристики программы (проекта), которые фиксируют состояние объекта управления в процессе реализации программы, используются различные количественные и качественные показатели, конкретизирующие прогнозные оценки развития объекта, для которого разрабатывается программа или проект.
Целесообразно выделять такие программы и проекты в деятельности организаций:
· программа автоматизации труда;
· программа снижения издержек;
· программа рационализации структуры производственных и вспомогательных процессов;
· программа введение дней «эффективности» для привлечения рабочих к процессу совершенствования производства;
· программа создания страховых запасов с использованием иностранных источников ресурсов;
· программа накопления банков стратегической информации;
· организация СГЦ и подписание договора с крупными оптовыми базами в одной из стран СНГ.
Аналогично можно рассматривать перечень проектов:
· проект освоения процесса сборки дизельных моторов из импортных комплектующих с постепенным переносом производства некоторых из них на собственные производственные мощности;
· проект разработки новой технологической линии и тому подобное;
· проект строительства совместного с поставщиками предпри-
ства по очистке промышленных отходов;
· проект научных разработок по созданию новых материалов;
· проект создания торговой сети и тому подобное.
Сейчас широкое применение в успешных фирмах Запада и Востока приобрело автоматизированное планирование процесса производства, которое позволяет на практике выполнять один из ключевых принципов стратегического управления - альтернативности планов.
Различают вариационное и генерируемого планирование процесса производства (ППВ)
Вариационное ППВ означает создание программ для разработки спектра альтернативных вариантов планов для системы ППО. Варианты планов хранятся на электронных носителях, что позволяет по необходимости вносить в них коррективы.
Генерируемого ППВ - более сложный подход по сравнению
с вариационным ППВ. Этот метод предусматривает использование такого программного обеспечения, которое использует информацию о широкий спектр технико-экономических характеристик производственного процесса, включая описание оборудования, инструментов, деталей, а также технологических и организационных операций.
Рис. 10.2. Принципиальная схема взаимосвязи целей развития и системы планов, проектов и программ
( - процесс достижения целей; - процесс формирования планов)
Современные информационные технологии создают условия для более широкого внедрения стратегического планирования в практику работы организаций разного типа.
Стратегические программы любого содержания реализуются через систему стратегических, текущих и оперативных планов (рис. 10.2).
20 Июл 2016
Для того, чтобы дойти до Концепции программы (programme blueprint) , Вам придётся преодолеть 80 страниц стандарта PRINCE2: Managing Successful Programmes (MSP) . Но сделать это стоит, ведь Концепция программы – один из самых интересных инструментов из всего руководства. В этой статье мы рассмотрим, что такое Концепция программы и почему её нужно использовать, вне зависимости от того, каким подходом к управлению программой Вы пользуетесь.
Что такое Концепция программы (Programme Blueprint )?
Как правило, в самом начале разработки программы, создаётся Видение программы (vision statement) . Это краткое описание результатов, которые планируется достичь в ходе программы. Концепция, в свою очередь, не просто описывает выгоды от реализации программы и свойства продукта. Она содержит в себе то, как должна измениться организация в сравнении с нынешним состоянием. И вот эта «будущая организация» и должна реализовать выгоды от программы.
Для чего нужна Концепция программы?
Как уже было сказано, Концепция определяет различия между состоянием бизнеса сейчас и его состоянием в будущем. Эти отличия — хорошая база для GAP-анализа. Более того, результаты GAP-анализа иногда даже включаются в документацию Концепции в качестве приложения.
После того, как в Концепции будут описаны все отличия между существующим и желаемым состоянием, станут видны разрывы между данными состояниями, которые необходимо преодолеть. После чего вырабатывается список проектов, необходимых для преодоления этих разрывов.
В терминологии MSP этот процесс называется Планированием реализации Концепции (planning the Blueprint delivery) . В ходе планирования прорабатываются различные возможности достижения поставленной цели – будет это серия небольших проектов или один масштабный трансформационный проект. Будут ли эти проекты реализованы одновременно или последовательно и какие трудности могут возникнуть в ходе их совместной реализации.
Кроме того, Концепция может влиять на оценку уже реализуемых компанией проектов. Ведь когда мы получили подробное видение состояния компании в ходе реализации программы, становится очевидно, какие проекты, реализуемые в данный момент приближают желаемое состояние. Если проекты не делают этого, или ещё хуже, плохо укладываются в желаемую структуру – их реализацию целесообразно прекратить как можно скорее, а высвободившиеся ресурсы направить на реализацию программы по достижению желаемого состояния.
Как Концепция помогает структурировать программу?
На программном уровне ценность Концепции в первую очередь состоит в том, что она создаёт отправную точку. Концепция – это детальная картина успеха. Всё, что производит программа, всё, что станет результатом проектов программы, должно вести к желаемому состоянию. Именно концепция позволяет сохранять фокус и двигаться в нужном направлении.
Кроме того, Концепция позволяет достаточно чётко определить промежуточные шаги на пути к цели. Ведь зачастую в ходе масштабной трансформации организации реализуются несколько программ. И Концепция не только позволяет определить место программы в общей масштабной картине трансформации, но и позволит более точно составить Концепции последующих программ.
Как пишется Концепция программы?
Очевидно, Концепция программы – не тот документ, который можно сесть и написать в одиночку независимо от всех. Если программа посвящена трансформации организации, автору концепции не обойтись без помощи сотрудников из разных частей организации. Вам придётся приложить немало усилий для консолидации усилий команды. Для коллективного написания документа Вам потребуются не просто люди, хорошо знающие структуру организации и то, как работает её бизнес, но и люди с воображением, способные представить будущее компании, описать его и спрогнозировать. Для особо крупных и приоритетных программ, помимо внутренних экспертов, может понадобиться , внешних экспертов и фасилитаторов – при правильном применении, затраты на них окупятся в будущем.
К сожалению, в самом стандарте MSP не приводится конкретного шаблона для написания Концепции. А потому в данном разделе мы приведём содержание шаблона концепции, предоставленной компанией ILX .
Шаблон Концепции
Раздел 1. Будущее состоянии организации
В первом разделе описывается будущее состояние организации, которого необходимо достичь. Этот раздел включает в себя:
1. Цели и действия
В этом разделе описывается способ достижения Видения компании, включая основные вехи, которые необходимо пройти на пути к достижению цели. На этом этапе определяется, что в принципе планируется сделать. Например, будет ли это масштабная трансформационная программа, несколько программ или серия небольших проектов по изменению.
2. Основные выгоды от программы
Этот раздел посвящён описанию выгод для организации от реализации программы в течение всего её жизненного цикла. Цель данного раздела – не упустить выгоды и не потерять фокус на цели программы в ходе реализации концепции.
3. Модель будущей организации
В данном разделе определяется вид, способ функционирования, создания ценности и бизнес-модель будущей организации. В этом разделе описывается состояние организации «как будет», чтобы сравнить его с тем, «как есть» на данный момент. Это раздел позволяет увидеть разрывы и понять изменения, необходимые для того, чтобы достичь желаемого состояния.
4. Операционные измерения
В этом разделе прогнозируется уровень издержек, производства и сервиса организации будущего. Целевые количественные показатели позволяют более чётко определить успешность реализации программы.
5. Организационная структура
Как понятно из названия, этот раздел описывает организационную структуру, количество персонала, а также роли и умения сотрудников «организации будущего». Это описание состава той организации, которая сможет показывать описанные в видении показатели и результаты.
6. Информационная система
В данном разделе описывается информационная система, а также другие инструменты, необходимые для функционирования будущей организации. Новые бизнес процессы, системы и персонал зачастую требуют технической поддержки и обеспечения функционирования для достижения целевых показателей.
7. Вспомогательные сервисы
Этот раздел целиком посвящён определению состава вспомогательных сервисов, необходимых для эффективного функционирования основных подразделений будущей компании. В разделе должен быть описан список необходимых подразделений, их функции, количество персонала, компетенции и роли.
Раздел 2. Нынешнее состояние
Во втором разделе Концепции программы описывается нынешнее состояние организации. Его можно сделать в произвольной форме, можно взять за основу первую часть Концепции. Главное, чтобы структура позволяла легко и наглядно сравнивать между собой. Зачастую компании не могут сходу ответить на все вопросы о нынешнем состоянии организации и им приходится провести анализ нынешнего положения дел. Это оказывает положительное влияние на процесс и иногда приводит к интересным открытиям, которые заставляют вносить изменения во всю программу.
Раздел 3. Сравнение состояний
Третий раздел концепции представляет собой собственно сравнение состояний и определение отличий между состояниями. Список различий затем используется для формирования пула проектов, позволяющих эти различия преодолеть и достичь желаемого состояния.
Руководство MSP никак не ограничивает Вас в использовании инструментов для написания концепции, лишь бы было удобно Вам. Рекомендуется использовать схемы, ментальные карты и другие инструменты визуализации. Чем Концепция понятнее – тем ниже вероятность разночтений и недопонимания между участниками процесса, а также того, что про Концепцию забудут и не будут в итоге использовать.
Чаще всего, одна трансформационная программа вряд ли сможет радикально изменить всю организацию и реализовать изначальную Концепцию реализации Видения. А потому можно определить несколько промежуточных шагов в достижении желаемого состояния бизнеса, и реализовывать программы по их достижению. Так процесс будет более управляемым и стабильным.
Обновление Концепции
Официально в MSP нигде не указывается, как часто нужно обновлять Концепцию программы. Но исходя из здравого смысла, делать это всё же стоит, и вот почему.
Организация не существует в вакууме – внешние условия оказывают влияние как на бизнес, так и на его развитие. Окружающий мир быстро изменяется, и чтобы ему соответствовать, необходимо подстраиваться под новые условия. А учитывая, что программы трансформации организации могут длиться и 5, и 10 лет – изменения неизбежны и должны быть учтены в концепции.
Кроме того, смена руководителя, например, уход генерального директора или руководителя важного подразделения, может оказать серьёзное влияние на развитие компании. А значит и Концепция должна быть пересмотрена и утверждена всеми участниками.
Насколько регулярно нужно пересматривать концепцию зависит от специфики конкретной организации, отрасли и программы. Тем не менее, данный процесс позволяет не забывать о наличии концепции, заставляет детально анализировать происходящие изменения и поступающие в организацию извне сигналы. А это крайне полезно.
Заключение
Концепция позволяет быть уверенными в том, что у реализуемой программы есть серьёзная база, согласующаяся с видением и стратегией организации. Концепция позволяет организации осознать, где она находится, куда она движется и чего стремится достичь.