Табель учета рабочего времени в 2016 году должны вести все работодатели. Форма табеля учета рабочего времени на 2016 год для большинства организаций (за исключением бюджетных учреждений) представляет собой типовой бланк №Т-13 или №Т-12. Работодатели могут использовать самостоятельно разработанные и утвержденные формы. Из статьи вы узнаете, какой порядок ведения табеля учета рабочего времени, как заполнить табель учета рабочего времени, когда смена частично приходится на ночное время, а также как заполнить табель учета рабочего времени, если сотрудник работает дистанционно.
Из этой статьи вы узнаете:
- какой порядок ведения табеля учета рабочего времени;
- как заполнить табель учета рабочего времени, когда смена частично приходится на ночное время;
- как заполнить табель учета рабочего времени, если сотрудник работает дистанционно.
Трудовое законодательство обязывает работодателя вести учет времени, фактически отработанного каждым сотрудником: соответствующая норма закреплена ч.4 статьи 91 Трудового кодекса. Основным учетным документом, как правило, становится табель учета рабочего времени (унифицированная форма Т-12, Т-13), требующий ежедневного заполнения. За отсутствие или неправильное оформление такого документа работодатель может привлекаться к ответственности, поэтому всем организациям необходимо добросовестно вести табель учета рабочего времени в 2016 году и контролировать соблюдение работниками установленного режима.
Не пропустите: главная статья месяца от эксперта практика
Пять советов про сменный график, когда неясно, как оформить табель.
Составление табеля учета рабочего времени на 2016 год
Важность точного учета рабочего времени сложно переоценить: табель с данными о точном количество отработанных персоналом дней и часов служит основанием для расчета заработной платы, используется при формировании статистической отчетности и наглядно подтверждает факт соблюдения или несоблюдения сотрудниками режима рабочего времени, установленного работодателем. Составление табеля учета рабочего времени на 2016 год осуществляется уполномоченным лицом (чаще всего табельщиком или сотрудником кадровой службы) в единственном экземпляре, после чего документ подписывается руководителем структурного подразделения и передается в бухгалтерию.
Форма учета табеля рабочего времени на 2016 год
Используемые для учета рабочего времени унифицированные формы Т-12 и Т-13 практически идентичны по составу реквизитов. Напомним, что организации могут использовать самостоятельно разработанные и утвержденные формы. Визуально форма учета табеля рабочего времени на 2016 год представляет собой таблицу, в которой учитываются явки и неявки на работу сотрудников предприятия (каждому работнику присваивается свой табельный номер и отдельная строка). Заполнять бланк можно двумя способами: ежедневно отмечать все явки и неявки либо отмечать только опоздания сотрудников, их отсутствие на рабочем месте и прочие виды отклонений от нормального режима работы. При заполнении используются кодовые отметки - буквенные или цифровые. Вот некоторые из них:
- явка на работу - Я (01);
- вахтовый метод - ВМ (05);
- служебная командировка - К (06);
- работа в ночное время Н (02);
- ежегодный основной оплачиваемый отпуск - ОТ (09);
- дополнительный оплачиваемый отпуск в связи с обучением - У (11);
- повышение квалификации с отрывом от работы - ПК (07);
- отпуск по беременности и родам или в связи с усыновлением ребенка - Р (14);
- временная нетрудоспособность с назначением пособия - Б (19);
- временная нетрудоспособность без назначения пособия - Т (20);
- прогул - ПР (24);
- выходной или нерабочий праздничный день - В (26);
- время простоя по вине работника - ВП (33);
- невыход на работу в связи с исполнением государственных или общественных обязанностей - Г (23).
Заполняется форма следующим образом: в графы 2-3 вносятся сведения о работнике (должность, ФИО, табельный номер), в графе 4 ставится код явки или неявки на работу. Каждый календарный день отмечается в отдельной клетке. Под кодовым обозначением прописывается количество отработанных за рабочий день часов; если учет рабочего времени ведется в днях, нижнюю клетку можно не заполнять.
В графе 5 отражается количество дней и часов, отработанных в течение половины месяца, в графе 6 - аналогичные показатели за месяц. Бланк Т-13 содержит графы 7-9, предназначенные для фиксации сведений об оплате труда: в них проставляются кодовые обозначения вида оплаты труда (например, оплата труда и командировочные - код 2000, оплата отпускных - 2012, оплата больничного - 2300 и т. д.). В оставшиеся графы таблицы вносятся данные о причинах опозданий и неявок на работу.
Вопросы, возникающие у кадровиков при составлении табеля учета рабочего времени
Далеко не всегда работодатели соблюдают тонкости заполнения, хранения и применения форм Т-12 и Т-13. Ответы на самые актуальные вопросы, возникающие у кадровиков при составлении табеля учета рабочего времени, помогут не допустить ошибок.
Как долго нужно хранить заполненный табель рабочего времени?
Согласно ст.586 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», табель нужно хранить не менее 5 лет, а если он применялся для учета рабочего времени сотрудников, занятых на тяжелых или вредных работах, срок хранения продлевается до 75 лет.
Какие этапы движения табеля учета рабочего времени следует предусмотреть при разработке локальной документации, регламентирующей правила его составления и движения?
Стандартный путь, который проходит табель учета рабочего времени, состоит из пяти этапов:
- оформление;
- контроль правильности составления;
- передача на подпись;
- передача в бухгалтерию;
- передача на последующее хранение в соответствии с принятыми в организации нормами (в кадровую службу, в архив и т. д.).
Составляя график документооборота, обязательно внесите в него все учетные документы, в том числе и табель, сделав небольшую поправку на специфику оформления бланка (длительность составления, возможные задержки представления работниками документов, подтверждающих их отсутствие на рабочих местах, а также время, потраченное на внесение исправлений).
Кто, кроме табельщика, может вести табель учета рабочего времени?
Законодательство предусматривает возможность заполнения табеля не только табельщиками (тем более что далеко не на каждом предприятии предусмотрена такая должность), но и другими уполномоченными лицами. В зависимости от принятой системы учета рабочего времени эти обязанности могут делегироваться сотруднику кадрового отдела, специалисту по кадрам или руководителю структурного подразделения. Данный нюанс следует отразить в должностной инструкции и трудовом договоре сотрудника, занимающегося заполнением табеля.
Как заполнить табель учета рабочего времени, если сотрудник работает дистанционно?
Если сотрудник работает дистанционно, работодатель все равно должен вести учет его рабочего времени (). Законодательство предусматривает два способа учета рабочего времени в табеле: метод сплошной регистрации явок и неявок на работу и метод регистрации только отклонений – неявок, опозданий, сверхурочных часов и т. п.. Для учета времени, отработанного дистанционным сотрудником, можно использовать любой из этих методов.
Если в организации есть дистанционные работники, порядок учета их рабочего времени можно отразить в локальном акте (ст. 8 ТК РФ).
Специфике дистанционной работы больше соответствует метод регистрации отклонений, так как табельщик не владеет информацией о явках сотрудника на работу. Если неявок, переработок и т. д. нет, то в табель заносят лишь итоговые данные о результатах работы сотрудника за первую и вторую половины месяца. В случае ведения табеля методом отклонений в табеле не нужно регистрировать рабочие дни. Незаполненная клетка табеля означает рабочий день.
Однако если вести табель на дистанционного работника методом отклонений, могут возникнуть сложности технического характера (при внесении сведений в программу «1С» и др.). В этом случае удобнее метод сплошной регистрации явок и неявок.
Образец заполнения табеля учета рабочего времени в 2016 году
Несмотря на простой алгоритм, заполнение формы Т-12 или Т-13 может вызывать определенные затруднения. Чтобы упростить задачу, можно просто скачать и распечатать готовый бланк табеля, а затем оформить его, руководствуясь образцом заполнения. В нашей базе кадровых документов представлен образец заполнения табеля учета рабочего времени в стандартных ситуациях, а также варианты его оформления в особых обстоятельствах (когда сотрудник работает по совместительству или по графику «сутки через трое», берет дополнительные выходные для ухода за ребенком-инвалидом, выходит на неполное рабочее время в период отпуска по уходу за ребенком и т. д.).
Приведем пример заполнения табеля в ситуации, когда смена частично приходится на ночное время.
Напомним, что ночным считают время с 22.00 до 6.00. Работу в этот период оплачивают в увеличенном размере. Если часть смены попадает на дневное время, а часть – на ночное, работу днем отмечают буквенным кодом «Я», а ночью – кодом «Н». В нижней строке указывают продолжительность работы в часах и минутах. Можно ставить коды через дробь или добавить в табель дополнительные строки.
Все работодатели, включая предпринимателей, должны вести учет фактически отработанного времени каждым своим сотрудником. Такой учет необходим для правильного начисления заработной платы персоналу, а также – при необходимости – для статотчетности по труду. Для этих целей составляется и заполняется так называемый табель учета рабочего времени. Если работников вы не нанимаете, то и табель вести вам ни к чему.
По какой форме вести табель учета рабочего времени в 2016 году
Срочная новость для всех предпринимателей: . Подробности читайте в журнале
В 2016 году, как и в 2015 году, табель учета рабочего времени работодатель может вести по типовой, унифицированной форме либо на самостоятельно разработанном бланке. Как правило, выбирается первый вариант. При этом нужно иметь в виду, что типовых бланка – два. Это:
табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма № Т-12);
табель учета рабочего времени (форма № Т-13).
Обе формы утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Вы должны выбрать ту форму, которая вам наиболее удобна. Выбирая свой вариант, учтите, что форма № Т-12 отличается от № Т-13 графой для данных по оплате труда. Кроме того, форма № Т-13, как правило, применяется для учета в автоматизированном режиме, а № Т-12 – на бумаге.
Как вести табель учета рабочего времени
Любой табель можно вести методом сплошной регистрации (то есть каждый день отмечается, явился или не явился сотрудник на работу) либо путем регистрации отклонений, например, неявки на работу, опоздания, сверхурочных часов и т. д. Выберите удобный для себя способ.
Все особые отметки в Табеле учета рабочего времени производятся на основании соответствующих надлежаще оформленных документов. Например, отметка о болезни делается строго на основании листка нетрудоспособности и т. д.
Полные указания по применению и заполнению типовых форм приведены в том же постановлении Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
Сколько времени хранят табель учета рабочего времени
Срок хранения табеля учета рабочего времени – 5 лет, а при тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 лет.
Оформите подписку на «Бухгалтерию ИП» , чтобы в новом 2016 году правильно вести учет на всех участках без исключения! Тем более изменений в разных сферах законодательства – много! Наши же подписчики всегда в курсе всех событий!
В 2019 году предприятиям, так же, как и во всех предыдущих годах, нужно оформлять первичные документы бухгалтерского учета, отражая повседневную хозяйственную деятельность организации с фиксацией данных. Одним из таких документов первичного бухгалтерского учета, созданным для сосредоточения данных по рабочему времени в разрезе видов -дневное/ночное время, командировки, отпуск и продолжительности 3-5-8 часов — является табель учета рабочего времени (ТУРВ).
Специалисту бухгалтерской или кадровой службы или табельщику, в чьем ведении на основании Приказа директора предприятия находится составление табеля учета рабочего времени, необходимо руководствоваться базовыми установками, о которых подробно изложено в настоящей статье:
- порядок ведения ТУРВ в 2019 году;
- использование условных обозначений и сокращений в табеле учета рабочего времени;
- заполнение ТУРВ при совмещении должностей работником;
- внесение в ТУРВ данных об отпуске;
- отметка о предоставленном сотруднику отгуле;
- отражение больничного листа в ТУРВ;
- инструкция по заполнению ТУРВ;
- типичные ошибки при заполнении табеля учета рабочего времени.
Порядок ведения: общие правила
Табель учета рабочего времени зачастую ошибочно считают отображением трудовой дисциплины на предприятии, однако этот документ скорее является актом о проделанной работе, составленным силами работодателя на основании трудового договора, заключенного с работником. Нарушения в оформлении табеля сопряжены с налоговыми последствиями. Например, его отсутствие будет трактоваться как необоснованное начисление денежных средств посредством заработной платы и умышленное сокращение налогооблагаемой базы.
В соответствии со ст. 91 ТК РФ каждый работодатель обязан вести контроль отработанного рабочего времени с отражением факта в часах и условных обозначениях.Для реализации такой установки Постановлением Государственного комитета статистики Российской Федерации от 05. 01. 2004 г. определена спецформа – «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда». Также существует упрощенная форма Т-13, именуемая «Табель учета рабочего времени».
В форме Т-12 присутствует 17 граф, а в Т-13 – 13. Также в последней нет выделенного в отдельный лист блока по расчету заработной платы. Упрощенную форму чаще используют при автоматическом учете рабочего времени, например, если на предприятии присутствует пропускная система, фиксирующая время прихода и ухода с работы. Расчет оплаты труда также в таком случае выполняется автоматически. В то же время законодательство и вовсе не требует заполнения блока по оплате труда в рассматриваемых формах.
За каждым сотрудником закрепляется табельный номер, посредством которого работник включается в табель учета рабочего времени на основании приказа о приеме на работу, титулованным своим порядковым номером.
ТУРВ выполняет функции первичного бухгалтерского документа для начисления заработной платы за фактически отработанное время и для обоснования отчетности, предоставляемой в надзорные органы:
- федеральную налоговую службу для проверки налоговых начислений;
- фонд социального страхования для последующего формирования начислений по социальным выплатам;
- государственную инспекцию по трудовым отношениям для контроля соблюдения ТК РФ;
- федеральную службу государственной статистики для формирования сводной базы данных о работающих гражданах.
Предприятие может разработать и пользоваться собственной формой ТУРВ, предварительно оформив такое решение в локальном нормативном акте.
Срок архивного хранения ТУРВ составляет 5 лет, а для предприятий, ведущих свою деятельность в условиях Крайнего Севера или тяжелых, опасных для здоровья и жизни работников – 75 лет.
Предприятия, основанные на базе государственного бюджета, для фиксации рабочего времени используют специальную форму, определенную Министерством финансов РФ в Приказе № 52 н от 30 марта 2015 года.
Учет рабочего времени производится по методу сплошной регистрации или фиксацией отклонений от штатных условий: опоздания, невыход. Неявки, учитываемые в днях и занимающие продолжительное время, такие как, отпуск, командировка, отображаются кодами в верхней строке, в нижней же строке ячейки остаются пустыми.
ТУРВ заполняется по факту ежедневно в течение рабочего дня в месячном периоде. В последний день текущего месяца сводится итог количества фактически отработанных часов, отпускных, больничных, командировочных, отгулов и неявок каждого работника предприятия.
Документ необходимо заполнять корректно, помарки не допускаются. Все графы должны нести достоверные сведения:
- о реквизитах предприятия;
- о названии организации, сокращения в котором запрещены;
- о фамилии, инициалах и должности работников;
- должна присутствовать дата, месяц и год оформления ТУРВ.
Документ составляется на базе Производственного календаря 2019 года, установленных норм рабочего времени, ведется в одном экземпляре и передается в бухгалтерию дважды: для начисления авансовой выплаты и заработной платы за отработанный месяц.
Использование условных обозначений и сокращений в табеле учета рабочего времени
На первом листе специальной формы табеля учета рабочего времени упорядочены цифровые коды видов рабочего времени или их буквенные аналоги. Каждая отметка о специализации времени делается на основании локального документа организации, заверенного подписью руководителя и печатью организации:
| Виды рабочего времени | код | Документ – основание для отметки в ТУРВ | |
|---|---|---|---|
| буквенный | цифровой | ||
| Продолжительность работы в дневное время | Я | 01 | Трудовой договор или Договор Гражданско-правового характера |
| Продолжительность работы в ночное время | Н | 02 | График сменности, приказ о привлечении к работе в ночное время |
| Работа в выходные и праздничные дни | РВ | 03 | Приказ директора о привлечении к работе в выходные и праздничные дни |
| Сверхурочная работа | С | 04 | Приказ директора о привлечении к работе |
| Служебная командировка | К | 06 | Приказ о командировании сотрудника, командировочное удостоверение, служебное задание, отчет о выполнении задания |
| Продолжительность работы по вахтовому методу | ВМ | 05 | График работы вахтовым методом |
| Повышение квалификации с отрывом от производства | ПК | 07 | Приказ руководителя о направлении на учебу с подписью сотрудника |
| Повышение квалификации с поездкой в другой город | ПМ | 08 | Приказ о направлении на учебу в другой город для повышения квалификации с подписью работника |
| Ежегодный основной оплачиваемый отпуск | ОТ | 09 | График отпусков, |
| Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск | ОД | 10 | Приказ об отпуске с подписью работника |
| Учебный отпуск с сохранением заработной платы | У | 11 | Приказ об отпуске с подписью работника |
| Сокращенная продолжительность рабочего дня для работников, обучающихся без отрыва от производства с частичной оплатой | УВ | 12 | Трудовой договор, приказ о направлении на учебу |
| Учебный отпуск без сохранения заработной платы | УД | 13 | |
| Отпуск по беременности и родам; отпуск, связанный с усыновление/удочерением новорожденного | Р | 13 | Больничный лист |
| Отпуск по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста | ОЖ | 15 | Приказ о предоставлении отпуска с подписью работника |
| Отпуск без сохранения зарплаты | ДО | 16 | Приказ об отпуске с подписью работника |
| Отпуск без сохранения зарплаты при условиях, предусмотренных законом | ОЗ | 17 | Приказ об отпуске с подписью работника |
| Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения зарплаты | ДБ | 18 | Приказ об отпуске с подписью работника |
| Временная нетрудоспособность, кроме бытовых травм и уходу за больными и по карантину | Б | 19 | Больничный лист |
| Временная нетрудоспособность в связи с бытовой травмой, по уходу за больными и по карантину | Т | 20 | Справка медицинского учреждения |
| Сокращенная продолжительность рабочего времени | ЛЧ | 21 | Трудовой договор, приказ |
| Время вынужденного прогула в случае признания увольнения, перевода на другую работу, отстранения от работы незаконными методами с последующим восстановлением | ПВ | 22 | Судебное постановление или решение комиссии по трудовым спорам, предписание государственного инспектора по труду, приказ о восстановлении на работе |
| Невыход на работу во время выполнения государственных или общественных обязанностей | Г | 23 | Приказ |
| Прогул | ПР | 24 | Докладная записка руководителя структурного подразделения, акт о невыходе на работу, составленный комиссией, объяснительная записка сотрудника, приказ о дисциплинарном взыскании |
| Продолжительность неполного рабочего времени по инициативе работодателя | НС | 25 | Трудовой договор, приказ |
| Выходные и праздничные дни | В | 26 | |
| Дополнительные выходные оплачиваемые дни | ОВ | 27 | Приказ о предоставлении выходных дней с оплатой |
| Дополнительные выходные дни без оплаты | НВ | 28 | Приказ о выходных днях без оплаты |
| Забастовка | ЗБ | 29 | Решение о проведении забастовки, принятое представительским органом забастовочного комитета |
| Неявка на работу по невыясненным причинам | НН | 30 | Докладная записка руководителя структурного подразделения, акт о невыходе |
| Время простоя по вине работодателя | РП | 31 | |
| Время простоя, не зависящее от работника и работодателя | НП | 32 | Заявление работника по факту простоя |
| Время простоя по вине работника | ВП | 33 | Акт о совершении работником неправомерных действий, приведших к простою, объяснительная записка работника |
| Отстранение от работы с оплатой | НО | 34 | Приказ об отстранении |
| Отстранение от работы без оплаты | НБ | 35 | Приказ об отстранении от работы |
| Время приостановки работы при задержке зарплаты | НЗ | 36 | Заявление работника по факту приостановления работы |
В случае производственной ситуации, не предусмотренной штатными формами кодирования, организация может создать собственный код и вид рабочего времени на основании приказа по предприятию. Такой принцип укладывается в положение, принятое постановлением Госкомстата РФ за № 20 от 24 марта 1999 года.
Заполнение при совмещении должностей работником
Время, отработанное совместителем, отмечается обычным образом. Отметка об отработанных часах проставляется в ячейках с соответствующими дням отработки датами. Виды рабочего времени проставляются в соответствии с номенклатурой кодов. Следует отметить, что совместителю запрещается работать на полную ставку. При пятидневной рабочей неделе, принятой на предприятии, совместитель может работать ежедневно не более 4-х часов. В случае сменного графика такой сотрудник может работать с нагрузкой, не превышающей стандартную.
Кроме того, совместитель может в разные дни отрабатывать разное количество часов в зависимости от его загруженности по основному месту работы. Совместители могут быть внутренними и внешними. Для внешнего совместителя предусмотрен отдельный табель учета рабочего времени. Для внутреннего существует общий порядок включения в ТУРВ отработанного им времени, главное, чтобы количество отработанного времени не превышало предусмотренные трудовым договором нормы по нагрузке и фиксировалось раздельно, так как суммировать часы, отработанные по совместительству, не рекомендуется. В ТУРВ имеются специальные колонки с кодировкой – СВ, образец заполнения для работника при внутреннем совмещении на демонстрации ниже:
Внесение данных об отпуске
Как только работник в соответствии с графиком отпусков по своему заявлению и на основании приказа, заверенного руководителем, отправляется в ежегодный оплачиваемый отпуск, в ТУРВ ежедневно вносятся отметки по соответствующему коду. Работник, имеющий право на дополнительный отпуск с датой выхода по своему выбору, может присовокупить его к основному отпуску. В ТУРВ доп. отпуск вносится отдельно от основного с соответствующим кодом.
Женщины, уходящие в отпуск по беременности и родам, имеют право покинуть рабочее место за 70 дней до запланированной даты родов и за 84 дня при многоплодной беременности. В сумме дней отпуска может быть 140 или 194, установленных ТК РФ ст. 255. Равные условия по использованию такого вида отпуска определены для усыновителей. По окончанию отпуска матери любой из родителей или ближайший родственник, а также опекун могут воспользоваться своим правом на отпуск по дальнейшему уходу за ребенком до 3-х лет с сохранением за таким сотрудником его рабочего места.
Отметка о предоставленном сотруднику отгуле
На основании ФЗ за № 402 от 6 декабря 2011 года компании могут использовать собственную форму ТУРВ, но все-таки обязаны проставлять отметки в соответствии со стандартной кодировкой. Коммерческие предприятия имеют право привлекать к сверхурочной работе своих сотрудников, оформив должным образом соответствующие случаю документы. Компенсация за работу в выходные дни может быть произведена в денежном выражении или в форме предоставления отгула.
Особенности труда в выходные дни и оплаты за него регламентированы ТК РФ. Работник может самостоятельно выбрать форму оплаты: по двойному тарифу или однократному плюс дополнительный выходной день. Такое изменение условий работы трудового договора должно быть оформлено изданием локальных актов и внесением соответствующих отметок в ТУРВ. Образец заполнения табеля с учетом пометок об отгуле представлен ниже:
Отражение больничного листа
Дни неявки сотрудника на работу по причине болезни фиксируются в ТУРВ на основании больничного листа, выданного медицинским учреждением. Отметки поставляются в соответствии с принятым кодом с дальнейшим подсчетом дней и часов, фактически отработанных работником. Из расчетов исключаются дни больничных и выходные. Нередки ситуации, когда сотрудник заболевает во время отпуска. В этом случае отметка об отпуске производится до начала даты, отмеченной в больничном листе. Далее проставляется отметка «Б» на количество дней болезни. После закрытия больничного листа, если он не вышел за рамки отпуска, дни отпуска проставляются, как обычно. На основании ст. 124 Трудового Кодекса РФ отпуск, совпавший с больничным, должен быть продлен на количество дней, равное дням по больничному листу, либо перенесен на следующий период. Перенос отпуска возможен на основании заявления работника.
Образец заполнения ТУРВ по факту предоставления больничного листа:
Инструкция по заполнению
Резюме оформления табеля учета рабочего времени предоставляется в виде краткой инструкции:
| Место размещения данных | Данные |
|---|---|
| Шапка документа | Название организации в соответствии с учредительными документами, наименование структурного подразделения. |
| Номер документа | Порядковый номер ТУРВ. |
| Дата документа | Последний день отчетного месяца. |
| Отчетный период | Период с 1-го по последнее число отчетного месяца. |
| 1 столбец 1 раздел | Порядковый номер сотрудника. |
| 2, 3 столбец | Сведения из ЛК формы Т-2. |
| 4, 6 столбец | Код вида рабочего времени в соответствии с принятыми стандартами, количество отработанных часов в каждом дне отчетного периода. |
| 5,7 столбец | Промежуточные итоги первой половины месяца для начисления авансовых платежей. |
| 8 – 17 столбцы | Заполняются в конце отчетного месяца с учетом выходных, больничных, прогулов. Столбец 8 – данные суммируются из верхних значений столбцов 5+7, 9= из нижних значений 5+7 |
| 14, 16 столбцы | Количество всего отработанных дней и часов. |
| 17 столбец | Общее количество праздничных и выходных дней на каждого работника в отчетном месяце. |
Типичные ошибки при заполнении табеля учета рабочего времени
К числу распространенных ошибок, допускаемых в процессе оформления табеля учета рабочего времени, можно отнести:
- отсутствие данных о должности сотрудника;
- отсутствие данных табельного номера сотрудника;
- некорректное внесение данных о количестве отработанных часов в предпраздничный день: количество часов должно быть равно 7;
- отметка о явке сотрудника в праздничный день, не оформленная локальными документами: все данные о выходных и праздничных днях должны соответствовать производственному календарю, принятому на 2019 год;
- наличие заштрихованных помарок: неверные данные должны быть перечеркнуты тонкой линией, верные данные внесены сверху и завизированы подписью ответственного лица с датой произведенных изменений.
Образцы заполнения и чистые бланки
- Форма Т-12 ()
- Форма Т-12 ()
- Форма Т-13 ()
- Форма Т-13 ()
Вконтакте
Каждому работодателю вменяется вести учет фактически отработанного персоналом времени, согласно требований ТК РФ. Исключений для организаций с разными формами собственности и даже для индивидуальных предпринимателей - нет.
Особенности учета рабочих часов
Вести учет рабочего времени бухгалтерия предприятия может по одному из 2-х вариантов:
- поденным способом, при котором ведется учет каждого дня;
- суммированным, в случае, когда не удается установить ежедневную продолжительность трудового дня у сотрудника.
Нормами Трудового Кодекса длительность рабочей недели должна составлять 40 часов.
Но именно для второго варианта учета этот показатель может отклоняться от норматива. Зато на протяжении отчетного периода все фактические переработки должны компенсироваться недоработками. В данном случае отчетным периодом может служить хоть месяц, хоть квартал.
Продолжительность рабочей недели в 40 часов предусмотрена для совершеннолетних работников. Для тех, кто не достиг пока 16 лет – это 24 часа в неделю.
Для начала ведения суммированного учета рабочего времени в компании, достаточно издать приказ руководителя, который может быть создан в произвольной форме.
Для того, чтобы табель по учету за отработанным временем персонала велся правильно и своевременно, назначьте ответственное лицо по учету. Такие обязанности прописываются внутренним нормативным документом фирмы, и чаще всего возлагаются на кадровика, секретаря, бухгалтерию и т.п.
Отличия бланков табелей рабочего времени
Ведется этот важный документ на бланке форм Т12 либо Т13. Разрешается разработка и собственного бланка, если он будет содержать все необходимые реквизиты (они указываются в Законе №402-ФЗ).
Выбранную форму можно закрепить приложением к приказу по предприятию.
Если в организации не налажен автоматический учет присутствия персонала на рабочем месте, применяйте стандартную форму Т-12 .
С ее помощью предусмотрены возможности для контроля отработанного сотрудниками времени и по учету произведенных им выплат.
Если эти показатели ведутся у вас отдельно, можно заполнять только 1-й раздел под названием «Учет рабочего времени». В этом случае он и будет самостоятельным бланком.
Форма Т13 используется в тех компаниях, на которых налажен контроль входа и выхода персонала в автоматическом режиме с помощью пропускных систем контроля доступа.
Это позволяет сократить временные издержки по учету, и для этих целей лучше подойдет форма Т13, поскольку в ней не предусмотрено отображение данных по оплате труда.
В табелях обеих форм располагаются графы, которые требуют обязательного занесения данных. Это число появлений на рабочем месте или отсутствий с указанием причин невыхода, сведения о сверхурочной работе или переработках, сведения о командировках и простоях в процессе производства.
Именно на основании Табеля учета каждому из сотрудников производится начисление заработной платы.
Для этого используются тарифные ставки согласно сетки должностных окладов. Одновременно учитывается фактически отработанное количество часов.
Под повременную оплату труда подпадают сотрудники вспомогательных типов производств, а также руководители компаний.
Эта же ситуация имеет место в случае оплаты труда совместителей. А вот при сдельной форме оплаты труда вознаграждение рассчитывают на основании расчетного табеля, наряда на работы, маршрутных листов и других подобных бланков.
Благодаря разнообразию предусмотренных для оплаты труда возможностей, каждая бухгалтерия может выбирать для определенной категории персонала ту или другую форму занятости и оплаты.
Заполнение и обработка табеля
Бланк табеля по учету отработанного рабочего времени составляется уполномоченным лицом в одном экземпляре. В него заносят данные о фактических выходах на работу сотрудника или неявках на рабочем месте, о сокращенной продолжительности трудового дня и так далее.
В случае необходимости разрешается добавление количества граф для отображения дополнительных критериев. Затраты на рабочее время могут отображаться в табелях регистрацией только невыходов на работу с указанием причин.
Бланки табелей могут изготавливаться с использованием современных печатных технических средств. В этом случае часть реквизитов может быть уже заполнена, например:
- структурное подразделение компании;
- ФИО работника;
- профессия и специальность сотрудника;
- табельный номер.
Это сведения, которые относятся к разряду постоянных и потому редко подлежат изменениям. На основании заполненного табеля производится начисление оплаты труда, контролируется соблюдение режима рабочего времени персоналом и составляется статистическая отчетность.
Кроме того, форма служит основанием при проверке инспекциями по охране труда – на основании ее смотрят, не было ли нарушений по допустимой продолжительности рабочего времени и нарушений трудового законодательства вообще.
Неправильное заполнение табеля влечет штрафы для руководства в сумме 1000-5000 рублей, а для самого предприятия 30-50 тысяч рублей (ст. 5.27 КоАп).
Заполняется табель, как уже говорилось выше, уполномоченным лицом, а подписывается сотрудником, ответственным за кадровый учет и начальником структурного подразделения. После этого документ передается в бухгалтерию для произведения начислений заработной платы.
Время, отработанное в компании в праздничные дни, отражается при помощи специальных кодов. За выход на работу в такие дни сотруднику полагается двойной размер оплаты, равно как и дополнительный день для отдыха.
В табелях такие ситуации отмечают кодировкой РВ.
Необходимость своевременного отображения данных
Рассмотрим пример: работник одного из предприятий уехал в медицинское учреждение, предупредив отдел кадров о том, что подтверждающим документом станет больничный лист. Однако согласно предоставленной им справке, речь шла о получении медицинской консультации.
В этом случае, причиной отсутствия на рабочем месте стала не болезнь, а собственная инициатива сотрудника. А, значит, такая неявка может расцениваться прогулом со всеми вытекающими отсюда последствиями.
За такие дни в табеле будет проставляться отметка с кодом «НН». Для периодов командировок в табель заносятся отметки «К».
Необходимость правильного заполнения табеля обусловлена еще и тем, что Фондом соцстрахования могут быть не засчитаны затраты компании по листку нетрудоспособности. Невозможно будет подтверждение количества отработанных работником дней, а это необходимо для правильного расчета вознаграждения.
Изменения в табелях учета рабочего времени в 2016 году
В 2016 году изменений, касающихся форм бланков по учету рабочего времени, не запланировано.
Табель учета рабочего времени на 2016 год: сложности с больничными
При расчете и оформлении детских больничных в любой момент вы можете столкнуться с двумя ситуациями. Во-первых, сотрудница может принести вместо листка нетрудоспособности за дни болезни ребенка справку от врача. Во-вторых, филиал ФСС РФ может отказать в возмещении детского больничного, если сотрудница при этом была в отпуске по уходу за ребенком, но работала неполный день. В обеих ситуациях совершенно не ясно, как отразить нетрудоспособность в табеле учета рабочего времени и внести эти дни в справку о заработке.
Табель учета рабочего времени, когда вместо больничного листа - справка
Количество дней больничного, которые должна оплатить компания, зависит от возраста ребенка. Например, если болеет малыш младше 7 лет, то пособие оплачивают не более чем за 60 календарных дней за год, если возраст ребенка от 7 до 15 лет - не более 45 календарных дней (ст. 6 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ). Если этот предел превышен, за сверхлимитные дни нетрудоспособности пособие не назначают. Исходя из этого некоторые врачи сверхлимитные дни по уходу за ребенком оформляют справками, а не больничными листками.
Однако законодательство не предусматривает другого документа о временной нетрудоспособности, кроме больничного листка (ч. 5 ст. 13 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ). И даже чиновники считают, что врач должен выписать больничный листок на весь период ухода за ребенком, в том числе за сверхлимитные дни (письмо ФСС России от 19 декабря 2014 г. № 17-03-14/06–18772).
Тем не менее, справка от врача подтверждает, что работа пропущена по уважительной причине. Принять ее в качестве оправдательного документа можно. Если же количество дней по уходу за ребенком еще не превысило лимит, для для пособия нужен листок нетрудоспособности.
Проставьте в табеле те же коды, как если бы на сверхлимитные дни сотрудник принес больничный. А именно дни болезни ребенка, подтвержденные листком нетрудоспособности, обозначьте в табеле кодом «Б». А дни, которые врач оформил справкой, - кодом «Т» (больничный без назначения пособия).
Причина отсутствия на работе уважительная, и это подтверждает справка от врача. Именно поэтому нельзя оформлять эти дни как прогул, и отправлять сотрудника в отпуск за свой счет тоже нет смысла, к тому же это сократит отпускной стаж работника. Ведь время детского больничного, в том числе учтенного в табеле на основании справки врача, входит в этот стаж полностью. А отпуск за свой счет - только в пределах 14 календарных дней за рабочий год (ст. 121 ТК РФ).
Такую справку в день увольнения вы обязаны выдавать каждому сотруднику (подп. 3 п. 2 ст. 4.1 Закона № 255-ФЗ). Среди прочего в ней нужно указать и время ухода за больными детьми. В том числе в ней нужно привести и те дни, пособие за которые вы не выплачивали. Даже если они оформлены не больничным, а справкой.
Табель учета рабочего времени, когда сотрудница на неполном дне
Сотрудница, которая находится в отпуске по уходу за ребенком, имеет право выйти на неполный рабочий день и при этом продолжать получать ежемесячное пособие. Причем, если она заболеет сама или заболеет ее ребенок, врач должен выдать больничный (п. 23 Порядка № 624н), а компания оплатить его. В таком случае сотруднице одновременно положено и пособие по уходу за ребенком, и больничные, связанные его с болезнью. Ведь у этих двух пособий разные основания для выплаты.
Но специалисты некоторых филиалов ФСС РФ считают, что в такой ситуации больничное покасобие работнице не положено. По их мнению, чтобы получить больничные, она должна прервать отпуск по уходу за ребенком. В ФСС нам подтвердили, что такая позиция незаконна. Поэтому компания должна назначить пособие. А если филиал фонда откажется его возмещать, можно жаловаться руководителю этого филиала или в региональное отделение ФСС РФ.
Какие коды поставить в табеле учета рабочего времени
Отпуск по уходу за ребенком до трех лет обозначайте кодом «ОЖ». В рабочие дни сотрудницы рядом с кодом «ОЖ» ставьте также код «Я» (явка). А дни, когда сотрудница должна была выйти на работу, но не пришла из-за болезни ребенка, - кодом «Б» (или «Т», если дни болезни сверхлимитные).
Пример
Работница ООО «Пионер» Свиридова И.С. ухаживала за больным ребенком с 12 по 26 декабря 2016 года включительно (всего 15 календарных дней). Из них пять дней - сверхлимитные (с 22 по 26 декабря). Возраст ребенка на момент заболевания один год и пять месяцев. Сотрудница находится в отпуске по уходу за этим ребенком и при этом с 11 января 2016 года вышла на неполную рабочую неделю.
Так как сотрудница находится в отпуске по уходу за ребенком, в табеле учета рабочего времени бухгалтер все дни декабря обозначит кодом «ОЖ». Одновременно дни, когда сотрудница выходила на работу - 1 декабря, с 5 по 8 декабря, с 27 по 29 декабря - бухгалтер обозначил кодом «Я», дни оплачиваемого больничного (с 12 по 21 декабря) - кодом «Б», а сверхлимитные дни (с 22 по 26 декабря) - кодом «Т».
Каким получится табель учета рабочего времени на 2016 год, смотрите в образце.
Как заполнить справку о заработке
Если сотрудница, которая работала по сокращенному графику и брала детский больничный в 2015 году, уволится в 2016 году, то обязательно встанет вопрос: как заполнить справку о заработке и исключаемых периодах? Во-первых, в разделе 3 справки нужно указать всю сумму начисленной зарплаты. А во-вторых, в разделе 4 - все дни отпуска по уходу за ребенком, то есть включая те дни, когда сотрудница работала неполный рабочий день (письмо ФСС РФ от 20 июня 2013 г. № 25-03-14/12–7942).
Кроме того, по общему правилу нужно показать и время, когда сотрудница брала больничный по уходу за ребенком. Однако в данном случае это не имеет никакого смысла, поскольку дважды исключить один и тот же период все равно не получится. Но если вы все же укажете в справке периоды временной нетрудоспособности, которые накладываются на время отпуска по уходу, ошибкой это не будет. При этом само количество исключаемых дней в справке должно соответствовать фактическому.
Например, весь 2015 год работница была в отпуске по уходу и работала неполный день. Кроме того, она оформляла больничные в общей сложности на 25 дней. Тогда в справке должно стоять 365 исключаемых дней. Указывать сумму (390 дней) не нужно. Но если вы затем расшифруете все исключаемые периоды, то есть покажете и отпуск по уходу, и периоды болезни, справку можно не переделывать.
Табель учета рабочего времени на 2016 год (образец)
1. Учет использования рабочего времени
По материалам: blog.ksio.ru и glavbukh.ru
Трудовым Кодексом РФ (статья 91) установлена обязанность работодателя вести учет отработанного сотрудниками времени. Для этого предусмотрены унифицированные формы табеля учета рабочего времени на 2019 год (ТУРВ), утвержденные Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Обязательным использование этих форм не является, поэтому работодатель может разработать свою. Форма № Т-13 используется наиболее часто, так как применяется при автоматизированной обработке учетных данных. Ниже предложена форма табеля учета рабочего времени 2019 года.
Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н утверждена форма ОКУД 0504421 для использования органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями. Этим же приказом определен порядок ее заполнения и применения. Предлагаем выбрать подходящий и скачать табель учета рабочего времени (бланк простой).
Форма Т-12
Форма Т-13
Форма ОКУД 0504421
Как фиксировать отработанное время
При любой продолжительности трудового дня, независимо от установленных режимов, рабочее время может отражаться в таблице учета двумя способами:
- методом сплошной регистрации явок и неявок на работу;
- путем регистрации только отклонений (неявок, сверхурочных часов и т.п.).
Если продолжительность трудового дня (смены) является неизменной, можно регистрировать только отклонения, поскольку условиями трудового договора или правилами внутреннего трудового распорядка определено количество рабочих часов на каждый день работы.
В том случае, когда количество отработанных часов в различные дни (смены) может быть разным, например, при суммированном учете отработанного времени, следует применять метод сплошной регистрации. Это позволит после окончания учетного периода выявить возможные сверхурочные работы, а также скорректировать дальнейшее привлечение работника к работе в пределах установленной для данной категории нормы продолжительности отработанного времени.
Отметки в табеле учета рабочего времени о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного дня или по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на в случаях, установленных законодательством, и пр.).
Как заполнять календарь (табель) рабочего времени на 2019 год
При составлении необходимо руководствоваться Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (далее - Указания). При этом используются . Так при отражении количества отработанного времени напротив фамилии работника проставляется буквенный (Я) или цифровой (01) код, а в нижних строках указывается продолжительность работы. Если работа согласно графику выпадает на ночное время, то возможно дополнить форму графами для указания необходимых реквизитов.
Образец заполнения формы ОКУД 0504421
Кто заполняет табель учета рабочего времени
Табель учета рабочего времени, скачать чистый бланк которого вы смогли выше, заполняет уполномоченное на это лицо. Если ТУРВ по каждому подразделению организации ведется отдельно, то целесообразно при назначении ответственного лица издать приказ, в котором указать должность, фамилию, имя, отчество работника, ответственного за составление табеля по каждому структурному подразделению, и лица, его замещающего во время его отсутствия.
Образец приказа о назначении ответственного
Выходные и праздничные дни в табеле на 2019 год
Они отражаются в соответствии с , где учитываются все установленные праздничные дни и их переносы в соответствии с Постановлениями Правительства. Выходные дни для разных категорий сотрудников варьируются в зависимости от установленного для них графика работы. Код учета выходных дней в документе может быть разным. Он зависит от того, как организация оплачивает эти дни, и на каком основании они предоставляются.
Выходной день в соответствии с графиком сотрудника обозначается буквенным (В) или цифровым (26) кодом. Он не влияет на установленную оплату труда.
Если по инициативе компании сотрудники получают дополнительный выходной день, а компания уменьшает на них норму работы в месяц, то работники получают полный оклад, а эти дни не оплачиваются компанией. Для таких дней в табеле предусмотрен буквенный (В) или цифровой (26) код.
Другой случай установления компанией дополнительного выходного — сотрудники уходят на выходной, а компания оплачивает эти дни по среднему. Выходит, что за отработанные дни работники получают зарплату, а за дополнительно оплачиваемые выходные — средний оклад. Для такого случая в табеле предусмотрен буквенный (ОВ) или цифровым (27) код.
Срок хранения табеля учета рабочего времени
Такая таблица учета является документом по личному составу, касающимся организации труда, для которого ст. 22.1 Закона об архивном деле установлен специальный срок хранения, а именно:
- пять лет со дня окончания года, в котором он составлен, если в табеле учитывалось отработанное только тех работников, которые трудятся в нормальных условиях труда;
- 50 лет со дня составления ТУРВ, если в нем учитывалось работа сотрудников, занятых на вредных или опасных работах.
Учет и налоги
Исходя из указанных в таблице данных, бухгалтерия рассчитывает заработную плату и различные пособия. Также эти данные влияют и на уплату налогов. Обратим внимание на основные риски.
При прохождении налоговых проверок, в том числе по налогу на прибыль, компания должна предоставить достоверные данные о количестве отработанных дней и часов каждого сотрудника, чтобы подтвердилась правильность начислений. Если будут обнаружены нарушения, то сумма налога на прибыль, указанная в отчетах, будет признана неверной,что повлечет за собой наложение штрафных санкций.
С заработка работника, организация, как налоговый агент, должна выяснить, является ли этот человек налоговым резидентом РФ для того, чтобы использовать при расчете верную налоговую ставку. Именно табель сможет подтвердить фактическое нахождение сотрудника на территории страны. Особенно должны учитывать данную особенность те работодатели, которые отправляют сотрудников в командировки в Белоруссию или Казахстан, потому что при пересечении этих границ в паспорте гражданина не делают никаких отметок. При возникновении спорной ситуации компания сможет доказать, что применила верную ставку, удержала и начислила НДФЛ в полном размере.
Правильное заполнение табеля гарантирует компании возможность ФСС засчитать расходы по больничному листку, потому что нельзя будет официально подтвердить количество отработанных дней, которые крайне важны при расчете этих сумм.