31.05.2018, 1:34

При использовании предприятием наемного труда возникают обязательства по выплате персоналу заработной платы. Для учета отработанного времени и начисленных доходов предусмотрены унифицированные бланки документов. В их числе лицевые счета сотрудников по заработной плате. Эта форма относится к категории первичной документации.

Для чего нужен

Сразу скажем, что бланк нужен для систематизации сведений о начисляемых в пользу сотрудника доходах. Поэтому для каждого работника заводится отдельный лицевой счет. Его заполнение должно происходить на ежемесячной основе с учетом всех производимых начислений в пользу конкретного лица. Лицевой счет – форма Т – 54, ведется на протяжении всего календарного года.

Основанием для внесения записей в бланк являются:

  • первичные документы, отражающие выработку за текущий период, объем выполненных работ и отработанного времени;
  • документы на оплату.

Лицевые счета содержат полный набор информации о состоянии расчетов с сотрудником. Бланк Т-54 (лицевой счет) содержит данные обо всех видах начислений в пользу отдельного работника, произведенных из них удержаний налогового и неналогового характера, осуществленных фактических выплатах. Шаблон документа утвержден постановлением Госкомстат от 05.01.2004 г. № 1.

Действующее законодательство предусматривает две разновидности данного бланка:

Особенности заполнения

Понятно, что применять утвержденные формы все компании не обязаны (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Это удел исключительно бюджетных организаций. Поэтому коммерческие организации могут корректировать образец формы Т-54 (лицевой счет) по своему усмотрению.

Напомним, что фирмам предоставлено право изменять рекомендованные органами статистики первичные документы по учету заработной платы и разрешено разрабатывать на их основе собственные шаблоны. Главное условие – в документе должны присутствовать все обязательные для первички реквизиты (п. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ).

Если лицевой счет заполняется при помощи программных продуктов, документ должен храниться на предприятии не только в электронном формате, но и в бумажном. Заполненные бланки подлежат ежемесячной распечатке. Каждый экземпляр документа заверяется собственноручной подписью ответственного должностного лица. На бланках проставляется дата оформления.

Дата открытия лицевого счета совпадает с днем приема на работу (если сотрудник принят в текущем году) или с началом отчетного периода. Закрытие документа должно происходить с окончанием года или одновременно с датой увольнения (если увольнение произошло в текущем периоде). Так как форма является одним из документов для начисления сумм пенсионного обеспечения, работодатели должны обеспечить хранение этого вида документов на протяжении 75 лет.

Теперь несколько слов о структуре бланка:

  • шапка, состоящая из общих сведений о работодателе и наемном сотруднике;
  • таблица с общей информацией о работнике;
  • раздел, в котором фиксируются ежемесячные расчетные данные по начисляемым доходам, произведенным удержаниям и выплатам.

Специально для читателей мы подготовили лицевого счета по форме Т-54.

Лицевые счета работников: всё о форме Т-54

Лицевые счета работников по заработной плате предоставляют всю полноту сведений относительно начислений, выплат и удержаний, производимых предприятием по каждому сотруднику за период его работы. Согласно п. 4 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ ведение таких счетов необязательно. Как правило, они применяются на больших предприятиях и относятся к категории первичных документов. Маленькие фирмы или же ИП могут и вовсе ограничиться расчетно-платежной ведомостью (Т-49 и Т-51) и личной карточкой работника (Т-2).

Лицевой счет относится к внутренней документации работодателя и открывается сразу же после трудоустройства сотрудника. Форма Т-54 должна вестись на протяжении всего периода работы в организации.

Заполнением лицевых счетов должен заниматься ответственный бухгалтер. Основанием для заполнения может послужить следующая документация:

  • путевой или маршрутный лист;
  • больничный лист;
  • наряд на сдельную работу;
  • табель учета использования рабочего времени;
  • рапорты о выработке;
  • прочие документы.

Лицевые счета работников по заработной плате подразделяются на формы Т-54 и Т-54а. Последняя используется в случае автоматизированной обработки с использованием компьютеров и специальных программ. При этом в такой форме уже содержатся все необходимые реквизиты для расчета заработной платы.

Особенности заполнения лицевых счетов работников

Как и любой другой документ, лицевой счет сотрудника должен заполняться по определенным правилам. Их необходимо придерживаться для корректного внесения информации.

Верхняя часть Т-54 должна содержать все необходимые данные: код ОКПО, подразделение, в котором числится работник, а также полное наименование самой организации и ее организационно-правовой статус. Далее нужно обязательно пронумеровать форму и указать период, за который рассчитываются выплаты (если сотрудник новый, то дата должна совпадать с днем приема на работу; если человек уже давно в штате, то корректной датой будет первый месяц текущего года). Категория персонала (служащий, работник и пр.) и личные данные работника, такие как СНИЛС, ИНН, табельный номер, наличие детей, семейное положение и дата рождения, тоже должны быть прописаны в счете.

Нижняя часть состоит из двух таблиц. В первой отражаются данные для расчета зарплаты (что послужило основанием для начисления сотруднику тех или иных сумм), такие как:

  • приказ о приеме на работу, где прописан размер оплаты и условия труда;
  • приказы об отпусках;
  • суммы доходов, которые подпадают под льготирование;
  • документы о произведенных удержаниях и пр.

Вторая таблица содержит уже непосредственно сам помесячный расчет всех начисленных сумм, удержаний и конечную сумму зарплаты, которая будет получена сотрудником.

Таким образом, форма Т-54 является своего рода зарплатным табелем с подробной информацией о начислениях. Счет должен заполняться каждый месяц, а в конце года подбивается итоговая сумма всех выплат.

Что еще нужно знать о форме Т-54

Совсем мало осталось бухгалтеров, которые всё еще считают зарплату вручную. Для облегчения труда и экономии времени уже давно придуманы специальные программы, где и ведется вся отчетность, в том числе и лицевые счета работников. Но, несмотря на это, форма Т-54 на каждого сотрудника должна быть не только в электронном виде, но и распечатана на бумажном носителе, подписана ответственным сотрудником и вклеена в бумажный лицевой счет.

Кроме того, существуют и общие требования по заполнению счета, такие как:

  • Запрет на внесение исправлений с помощью разного рода замазок, резинок и других корректирующих средств. Если какую-то информацию всё же необходимо исправить, делать это должен ответственный за ведение формы. Все правки следует заверять его подписью.
  • Если форма Т-54 все-таки заполняется вручную, то должны быть использованы строго чернила синего или же черного цвета.
  • Все данные следует записывать разборчиво.
  • Документ должен иметь титульный лист, а также таблицу (содержит 49 граф).

Трудовое законодательство уделяет много внимания защите прав работающего населения. Особенно это касается вопроса оплаты за проделанную работу. Во избежание путаницы, а также для соблюдения законных прав граждан и была введена форма Т-54. Лицевой счет помогает отразить всю информацию по всем работающим людям в организации, учесть все вычеты и своевременно сделать все начисления.

Таким образом, разобравшись во всех нюансах заполнения и ведения данных счетов, можно смело заявить, что их наличие на предприятиях в значительной степени помогает облегчить учет и упорядочить данные относительно выплат по каждому работнику. Очень важно правильно заполнять форму по всем вышеперечисленным критериям, чтобы она была корректной. От этого зависит итоговая сумма денежного вознаграждения, полученного сотрудником по итогам работы.

В данной статье мы рассмотрим: Лицевой счет Т-54а. Узнаем для чего используется форма. Разберемся, кем заполняется и подписывается лицевой счет.

Операции по начислению заработной платы, отпускных, премиальных, больничных и иных выплат относятся к элементам хозяйственной дтеятельности предприятия. Согласно федеральному закону «О бухгалтерском учете» все они должны быть подтверждены первичной учетной документацией. Вы можете ознакомиться с формой .

Для чего используется форма Т-54а

Лицевой счет, составляемый по типовому бланку Т-54а, применяется в случае ведения учетной деятельности посредством автоматизированной системы. Документ содержит реквизиты, требуется для верного исчисления зарплаты сотрудника.

Информация, представленная в бланке, отражает составляющие части ежемесячной оплаты труда, производимые удержания, а также основания для их выполнения. То есть форма показывает начисляемые каждый месяц к выплате суммы зарплаты на протяжении календарного года, а также исходные данные для верного проведения расчетов:

  • Персональные сведения;
  • Отметки о принятии в должность;
  • Размер оклада, тарифной ставки, надбавок и премиальных составляющих;
  • Предоставляемые отпускные периоды;
  • Производимые удержания.

Кем заполняется и подписывается лицевой счет

Бланк Т-54а заполняется сотрудником бухгалтерской службы. Бухгалтер каждый месяц проводит исчисление заработной платы, исходя из имеющихся исходных данных.

Подписывается документ главным бухгалтером или бухгалтером, осуществляющим заполнение лицевого счета. Если такой должности на предприятии нет, то право подписи получает руководитель организации или иной сотрудник, наделенный таким правом посредством доверительной бумаги или приказа.

Инструкция по заполнению формы лицевого счета

Основаниями для внесения сведений являются приказы о приеме, премировании, дисциплинарных взысканиях, увольнении, переводах, табеля рабочего времени. В случае сдельной оплаты труда указывают наряд на выполненные работы, нормировочный или путевой лист. Все источники информации должны быть подписаны руководителем организации и иметь индивидуальный номер. Структура бланка лицевого счета включает в себя обязательную титульную часть и табличную. Вы можете ознакомиться с примером заполнения формы .

Заполнение титульной части бланка Т-54

Это обязательная составляющая лицевого счета, заполняется на титульном листе формы. Бухгалтеру необходимо заполнить такие данные:

  • Реквизиты работодателя: полное юридическое наименование, форма собственности, код по классификатору ОКПО, структурное подразделение, в котором числится работник;
  • Реквизиты документа: его номер и дата, которая будет совпадать с датой открытия лицевого счета. Здесь же указывается категория персонала (рабочий, специалист, руководитель) и расчетный период, за который подается документ. Если сотрудник принят не с начала года, то месяц, в котором проведен приказ о приеме;
  • Личные сведения о сотруднике: фамилия, имя и отчество без сокращений в именительном падеже, ИНН, СНИЛС, семейное положение и количество детей в семье, дата рождения и дата приема. Вписывается присвоенный табельный номер и код по месту жительства. Последняя цифра обычно автоматически подгружается из классификатора программы, но в ином случае ее можно запросить в региональной ФНС.

Заполнение основной части формы Т-54

Данная часть состоит из таблицы, столбцы в которой объединены в группы по признаку вносимых сведений:

Графы табличной части

Пояснения по заполнению

Заполняются регистрационными данными приказа о принятии трудящегося на работу (номер, дата). Сюда относят отдел, в котором работает сотрудник, условия труда, график выхода, тарифную ставку и оклад, предусмотренные надбавки.

Данные графы содержат сведения об отдыхе: периоды предоставляемых отпусков, количество выходных дней, документы, на основании которых отпуска были предоставлены, их номера и даты.

Графы 17-21

Указанные графы предназначены для отметок о производимых ежемесячных удержаниях. Сюда относят вычеты по исполнительным листам, алименты, взыскания, возмещение ущерба, финансовые санкции, связанные с дисциплинарными проступками. Если сотруднику была выдана сумма подотчетных средств на расходы, например, по проживанию в гостинице или проезд в командировку, и он не предоставил отчетные документы, подтверждающие целевое использование этих денег (билеты или посадочные талоны), то организация также вправе удержать недостающую сумму, прописав ее в лицевом счете. Каждая запись должна содержать ссылку на реквизиты документа, обосновывающего удержание.

Если организация предоставляет сотруднику возможность питания или проживания с постоплатной системой расчета, выдает ему кредит в счет заработной платы, такие удержания в лицевом счете не учитывают.

Вносят сведения об имеющихся налоговых льготах. Это может быть льгота на стандартный, пенсионный, социальный, имущественный налоговый вычет. Документальные подтверждения права на них должны храниться не в личной карточке, а в бухгалтерии предприятия.

Графы 23-27

В данные графы копируется информация из табелей учета рабочего времени о нахождении трудящегося на рабочем месте. Эти графы содержат 12 строк, по количеству месяцев в году, соответственно информация вносится по каждому периоду индивидуально: часы выхода и время сверхурочной работы. Сведения для заполнения данных столбцом берутся из табелей, которые представляются ответственными лицами, заполняющими данные о явках и неявках в течение расчетного месяца. Как правило, по завершению календарного месяца начальники подразделения сдаются заполненные табеля в бухгалтерскую службу, где и производится начислению зарплатных средств с заполнением лицевого счета.

Графы 28-37

В данных столбцах фиксируют конкретные суммы начислений. Каждый вид оплаты для удобного использования закодирован. Список кодов утверждается отдельным распоряжением руководителя предприятия. Например, на практике применяются такие кодовые обозначения:

  • 2000 – основной заработок;
  • 2002 – отпускные выплаты;
  • 2004 – разовая премиальная выплата;
  • 2001 – удержания по исполнительному листу, например, алименты.

Эти же коды будут отражаться в справке 2-НДФЛ и 1982-н сотрудника. Начисления будут выглядеть как «таблица в таблице», в шапке которой обозначены коды, а ниже – суммы выплат.

Награды, подарки и подарочные карты, предоставленные сотрудникам в связи с корпоративными и государственными праздниками, также учитываются в лицевом счете с кодом «ценный подарок».

Графы 38-46

Представляют суммы вычетов и удержаний, включая выданные авансы и налоги на доходы физических лиц.

Графы 47 и 48

В указанных столбцы лицевого счета заносят данные о задолженностях сотрудника перед предприятием. Здесь могут быть излишне выплаченные суммы, авансы или, например, удержания из заработной платы на основании документов, подтверждающих его вину. Важно помнить, что сумма ежемесячного удержания не должна превысить 20% его заработка за этот период.

В данный столбец табличной части вписывают выданные на руки или перечисленные на зарплатную карту денежные средства, то есть чистый доход сотрудника – начисленную сумму, уменьшенную на величину различных удержаний и налогов.

Лицевой счет Т-54а: сроки заполнения

Форма лицевого счета заполняется ежемесячно. На бумажном носителе сведения можно распечатать и подшивать в индивидуальную папку для каждого сотрудника, или в конце календарного года собрать итоговые ведомости. Сюда же необходимо подшить расчетные листки за каждый месяц.

Предпочтительный порядок описывают и утверждают в учетной политике организации. Подписывают документ только синими чернилами. Печать на самом документе не нужна, но журнал регистрации бланков должен быть прошит и опломбирован.

Хранится форма лицевого счета в архиве организации в течение 75 лет

Ответственность за ведение и корректное заполнение формы несет главный бухгалтер компании, при отсутствии сотрудника такой должности – руководитель предприятия или замещающее его лицо. При решении спорных вопросов в судах и надзорных органах их представители имеют право сделать запрос на предоставление зарплатного табеля по сотруднику. Ошибки, обнаруженные при проверке, могут стать основанием для проверки налоговой службой, Фондом социального страхования и прокуратурой. Во избежание некорректных данных важно вносить информацию только проверенного характера, при наличии обосновывающей документации.

Данный вид документации является одним из необходимых в компании, он используется для предоставления данных о рабочем, его рабочем времени, о перечислениях и задержка ежемесячно.

В каких случаях происходит открытие лицевого счета?

Такое происходит тогда, когда рабочий устраивается на работу. Документация Т-54 используется на больших производствах. Маленькие организации чаще всего используют другой вид документации – расчетная ведомость Т51 или Т49. Данный бланки Вы также можете скачать у нас на сайте.

На основе, какой документации производится создание лицевого счета рабочего?

  • Наряды.
  • Листы (больничные и путевые).
  • Приказы и другой вид документации.

Форма Т-54. Как заполнять лицевой счет работника?

Выделим следующие особенности при заполнении лицевого счета:

  • Учет за лицевыми счетами рабочих по зарплате исполняет бухгалтер.
  • Документ состоит из следующих разделов – титульная страница и огромная таблица, которая имеет в составе 49 граф.
  • В графе расчетный период указывается время приема на работу. Если же данный документ создается на рабочего, который уже ведет свою деятельность, то первые месяц года.
  • Следующий этап – указание данных о рабочем на титульной странице на основе анкеты и карты Т-2.
  • Табличная часть данного документа имеет в своем составе 49 граф. Они содержат данные о работе сотрудника, о ежемесячном времени, начислению зарплаты и задержках.
  • С 1 по 8 графу указываются данные о приеме на рабочее место, различных переводах.
  • Любое из произошедших событий фиксируется датой и номерным знаком приказа, на основе коих исполняется событие. Также фиксируется название занимаемой должности рабочего, трудовые условия, ставка.
  • С 9 по 16 графу указываются данные о том, сколько отпусков было начислено рабочего, его разновидность указывается в 9 графе. Следующий этап – указание номерного знака и даты документа, на основе коего рабочий «отдыхает», помимо этого необходимо указать длительность отпуска.
  • С 17-12 графы. Здесь фиксируется информация об удержаниях в отношении рабочего. Помимо этого здесь фиксируется данные об удержаниях по испол. листам, приказным документам и другой документации.
  • Графа 22. Указывается количество вычета. (В случае начисления вычета).

Другая табличная часть данного вида документации содержит в себе данные о начислениях и удержаниях:

  • Наблюдается следующее соответствие при заполнении – 1 месяц – отдельная строка. При этом фиксируется месяц числами 01 и т.д.
  • С 24 по 27 графы. Здесь фиксируется информация о явках и неявках рабочего на протяжении рабочего срока длиной месяц.
  • С 28 до 37 графы. Тут указывается количество начислений за месяц по отношению к рабочему: по разнообразным договорам, отпускным, больничным и другим.
  • С 38 по 46 графы. Здесь осуществляется фиксация удержаний по отношению к рабочему. Здесь указывается информация о полученных авансах, НДФЛ и другие начисления.
  • С 47 по 48 графы. Тут указываются данные о том, имеет ли задолженности рабочий или нет.
  • На основе данных с 23 по 48 граф производится подсчет суммы финансов, начисляемой рабочему.

Форма Т-54. Скачать бланк и образец заполнения

Форма Т-54 – это лицевой счет сотрудника, документ, который содержит полную информацию о всех производимых с сотрудником расчетах. Лицевой счет не является обязательным документом, но помогает систематизировать всю информацию о работнике: в нем содержится информация об использованных отпусках, об удержаниях и взносах, отработанном времени и др.

Унифицированная форма лицевого счета Т-54 не является обязательной к применению. Кадровые документы нужно составлять по формам, которые утверждены руководителем компании для целей использования в качестве первичных учетных кадровых документов и содержащим все обязательные реквизиты. Исключением будут являться документы, для которых установлено обязательное применение унифицированных форм. Работодатель вправе самостоятельно определить, применять в деятельности унифицированные формы или нет.

Заполнение бланка формы Т-54

Бланк формы Т-54 утвержден постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Форма заполняется на каждого работника организации отдельно. В шапке документа содержатся общие сведения о работодателе: наименование компании-работодателя, форма по ОКУД, ОКПО. Затем необходимо заполнить сведения о работнике, на которого заполняется лицевой счет:

  • Номер документа;
  • Расчетный период, за который составляется документ;
  • Категория персонала;
  • Идентификационный номер налогоплательщика;
  • Номер ССПГС («зеленая карточка»);
  • Код места жительства;
  • Состоит ли работник в браке;
  • Количество имеющихся у работника детей;
  • Дата устройства на работу;
  • Дата увольнения с данной работы.

Основная часть, которую содержит лицевой счет формы Т-54 – это объемная таблица (49 колонок), которая состоит из двух табличных частей. Перед таблицей необходимо заполнить ФИО работника, табельный номер и дату его рождения. Первая часть большой таблицы делится на подразделы и содержит следующие сведения:

  1. Сведения о приеме на работу, переводах работника, условиях труда, изменениях в оплате труда: дата и номер приказа (колонки 1-2), подразделение (колонка 3), должность работника (колонка 4), условия труда (колонка 5), размер оклада (колонка 6), доплаты и надбавки, если такие предусмотрены (колонки 7-8).
  2. Сведения об отпусках работника: разновидность отпуска - ежегодный , учебный и т.д. (колонка 9), дата и номер приказа об отпуске (колонки 10-11), за какой период взят отпуск (колонки 12-13), дата начала и окончания отпуска (колонки 14-15), продолжительность - количество дней (колонка 16).
  3. Удержания и взносы: вид удержания (колонка 17), период удержания (колонки 18-19), сумма, которая была удержана (колонка 20), размер удержания за определенный период (колонка 21).
  4. Сумма льгот, предоставляемых работнику (колонка 22).

Вторая табличная часть содержит информацию о количестве отработанного времени, начислениях и удержаниях, задолженностях за работником и компанией перед работником. Форма Т-54 выглядит так:

  1. Месяц (колонка 23);
  2. Отработанные в месяце дни: код (колонки 24, 26), количество (колонки 25, 27);
  3. Различные начисления работнику в данном месяце (колонки 28-32), другие доходы (колонка 33), пособие по временной нетрудоспособности: месяц (колонка 34), дни (колонка 35), сумма (колонка 36), всего (колонка 37);
  4. Удержания из выплат: аванс (колонка 38), налог на доходы (колонка 39), прочие (колонки 40-45), всего (колонка 46);
  5. Задолженность: за компанией (колонка 47) и за работником (колонка 48);
  6. Всего к оплате (колонка 49).

Лицевой счет работника заполняется работником бухгалтерии. При автоматизированной обработке учетных данных применяется специальная форма Т-54а.

Ниже представлен образец лицевого счета (форма Т-54).