Работа каждого предприятия базируется на основании законодательных актов различного уровня подчинения. Большую роль в жизни любой организации играют локальные документы, приняты и изданы для самого предприятия.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

К документам локального характера относится и штатное расписание. Ниже раскрыты особенности и особенности оформления этого важного документа.

Что это за документ?

Штатное расписание – нормативный акт локального характера. Базируется на основании Устава предприятия.

Для унификации Постановлением Службы Государственной статистики была утверждена форма Т-3.

На предприятиях используется для оформления штатной численности сотрудников, их состава и структуры.

Включает в себя:

• Наименование отделов, присвоение им кода.
• Название должностей, специальностей, профессий, разряда, класса квалификации.
• Количество сотрудников, оклад, надбавки.

Штатное расписание призвано:

• Сформировать организационную структуру предприятия.
• Сформировать численность подразделений и штатных единиц.
• Сформировать систему оплаты труда сотрудников.
• Установить надбавки и их размер.
• Облегчить подбор персонала на вакансии.

Что говорит закон?

Нормативная база

• Трудовой кодекс. Ст. 15 и 57 содержат упоминания о штатном расписании. Это связано с тем, что обязанности, права и оплата труда работника исходят из штатного расписания.
• Инструкция по . Указано, что все записи заносятся в трудовую книжку на основании штатного расписания.

Нормативного акта, в котором указана обязанность по ведению штатного расписания, нет. Несмотря на подобную «дыру в законе», все контрольные службы запрашивают данный документ.

С его помощью проверяется и собирается информация о сотрудниках, вознаграждении о проделанной работе и т. д. Поэтому его отсутствие – это нарушение закона о труде и влечет за собой наложение штрафа.

Вывод: штатное расписание должно быть на каждом предприятии.

Ответственные лица. Кто подписывает?

Права подписи в штатном расписании имеет руководитель предприятия, начальники отдела кадров и бухгалтерии. Это значит, что ответственность за составление, оформление, внесение изменений несут сотрудники данных служб.

Подпись ставится в конце документа. В случае если штатное расписание состоит из не одной страницы, подписи ставятся на последней странице в специальных строках для подписи.

При первичной разработке штатного расписания графа для подписей может вноситься на каждую страницу документа.

Когда и как вносить изменения?

Нужно каждый год вносить изменения или нет решает каждый руководитель отдельно. Это плановый документ и желательно обновлять его ежегодно.

Ежегодное обновление позволит координировать количественный и качественный состав работников.

При необходимости введения или снятия должностей, упразднения или добавления отделов утверждать новый документ можно реже или чаще.

Внесение изменений возможно несколькими способами:

• Изменение в целом. Ему присваивается новый регистрационный номер и ратифицируется приказом (распоряжением).
• Выборочное изменение. Следует зарегистрировать в приказе или распоряжении. Данный способ возможен, если корректировки не существенны.

Внесенные изменения в штатное расписание влияют на уже работающий персонал, соответственно корректировки следует вносить в трудовые документы тех сотрудников, которых они касаются.

Это может быть изменение должности, отдела, дополнительные обязанности, изменение , .

При изменении должности, сотрудник должен быть в письменной форме проинформирован за два месяца.

Таким образом, внесение изменений состоит из этапов:

• Согласие сотрудника на внесение корректировок в расписание которые его касаются.
• Написание и принятие приказа (распоряжения) о внесении корректировок.
• Написание и принятие приложения к с работником, которого касаются изменения.
• Запись полученных изменений в трудовую книжку.

Как составить штатное расписание правильно?

Порядок, этапы и правила заполнения

При написании штатного расписания следует ссылаться организационную структуру предприятия.

Это связано с тем, что при составлении расписания необходимо указать подразделения, которые входят в состав предприятия. Далее заполняется стандартизированная форма.

Этапы внесения данных в стандартизированную форму:

• Указать название предприятия согласно учредительным документам. При наличии сокращенного названия его также необходимо указать – в скобках или строкой ниже.
• Указать код ОКПО.
• Указать порядковый номер, согласно Журналу регистрации документооборота. При многократном внесении корректировок следует ввести отдельную нумерацию (например, с буквенным значением).
• В специальную графу вносится дата составления документа. Может не всегда совпадать со временем вступления его в силу. В связи с этим в унифицированной форме есть графа, в которой указывается дата, с которой оно вступает в силу.
• В графу «Штат в количестве … единиц» вносится число должностных единиц.
• Заполняются графы.

Разделы, графы и их особенности

Раздел 1 «Наименование структурного подразделения»

Вносятся отделы, представительства, филиалы.

Данные вносятся сверху вниз.

В первой строке указывается руководство предприятия. Далее следуют финансовый отдел, бухгалтерия, кадры, отдел по экономическим вопросам.

После заполнения граф отделами первого уровня подчинения необходимо внести данные о производстве.

Указываются все цеха и участки. После этого уровня заносятся данные об обслуживающих подразделениях (склад, например).

Раздел 2 «Код структурного подразделения»

С помощью данного раздела четко прослеживается иерархическая структура предприятия.

С целью облегчения заполнения данной графы следует воспользоваться отраслевыми классификаторами.

Любому структурному подразделению назначается определенный код в целях облегчения ведения документооборота.

Присвоение начинается с крупных к мелким. Например, департамент – 01, отделы в департаменте – 01.01, 01.02 и т. д., в отделе группа 01.01.01 и т. д.

Графа 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации работника»

Заполняется раздел на основе Классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.

Для организаций, которые финансируются из федерального бюджета, использование классификатора является неотъемлемой частью процесса документооборота.

Вносятся данные в данную графу в соответствии с особенностями деятельности каждого предприятия.

Раздел 4 «Количество штатных единиц»

Содержит данные о количестве рабочих единиц. Штатные единицы бюджетной организации утверждаются вышестоящими организациями.

На предприятии не бюджетных форм собственности штатные единицы определяются его потребностями и экономической целесообразностью. Если на предприятии есть штатные единицы работающие на 0,5 или 0,25 ставки, то при заполнении данного раздела указываются доли.

Свободные рабочие места вписываются в количестве вакантных единиц штата.

Пример штатного расписания со ставкой 0,5:

Раздел 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр.»

В данном разделе содержатся данные о заработной плате по должностям.

С помощью тарифной ставки осуществляется вознаграждение работников за выполненные обязанности согласно трудовому договору. Данный способ оплаты активно используется на государственных предприятиях и организациях. При тарификации окладов необходимо ссылаться на Единую тарифную сетку.

Оклад – фиксированное вознаграждение за выполнение обязанностей, которые непосредственно указаны в трудовом договоре.

Формирование оклада осуществляется за определенный промежуток времени (месяц, квартал, полугодие).

Установление оклада работников бюджетных организаций основывается на Единой тарифной сетке. Предприятия частных форм собственности исходят из финансовых возможностей, но не ниже минимального размера оплаты труда, куда не входят премии, надбавки, выплаты за особые условия труда и т. п.

Данные указываются в рублях.

Раздел 6-8 «Надбавки и доплаты»

Содержит данные о стимулирующих выплатах, компенсациях (премии, ), установленные законодательством РФ («северные», за ученную степень) и введенных по усмотрению организации (связанные с условиями труда).

Для предприятий и организаций, которые финансируются из государственного бюджета, размер надбавок устанавливается Правительством РФ, для частных – руководством предприятия.

Надбавки устанавливаются в виде процента от оклада. Доплаты – фиксированная выплата.

Раздел 9 «Итого»

Суммируются графы 5 — 8. Указываются все расходы в течение месяца.

Раздел 10 «Примечание»

В графу вносятся изменения, уточнения по штатному расписанию.

Когда составляется и утверждается?

Составляется штатное расписание при открытии нового предприятия, филиала, дочерней компании и т. д. и при внесении существенных изменений.

В связи с тем, что заработная плата выплачивается ежемесячно, наиболее корректно дату вступления в действие назначить на первое число месяца.

Утверждается штатное расписание на основании приказа или распоряжения за подписью руководителя предприятия или уполномоченного лица.

Также в штатном расписании в графу «Утверждено» следует внести соответствующие реквизиты. Далее данные заносятся в Журнал регистрации, после чего номер вносится в приказ. Далее после процедуры утверждения штатное расписание отправляется на хранение.

Образец заполнения 2019:

Важные нюансы

Округление штатных единиц

При введении штатной численности в штатном расписании могут присутствовать целые единицы и дробные.

Существует два варианта округления штатных единиц:

• Округление осуществляется по каждому подразделению.
• Округляются штатные единицы по нескольким подразделениям.

При этом:

• Ставки менее 0,13=0, т. е. откидываются.
• Ставки 0,13–0,37 приравниваются к 0,25 штатной должности.
• Ставки 0,38-0,62 округляются до 0,5 ставки.
• Штатные ставки 0,63-0,87 приравниваются к 0,75 ставки.
• Свыше 0,87 — полная ставка.

Составление штатного расписания для индивидуальных предпринимателей

Согласно законодательству индивидуальный предприниматель может нанять работников. С момента принятия работников он становится работодателем и должен вести штатное расписание. Исключение составляют случаи, когда подробно обязанности, форма деятельности работника расписаны в трудовом договоре.

Штатное расписание помогает избавиться от трудностей непредсказуемых ситуаций при работе со штатом.

При составлении штатного расписания для индивидуальных предпринимателей стоит придерживаться тех же принципов и правил, что и для крупных компаний.

Но как минимум стоит заполнить Графы 1-5.

Разработка штатного расписания в бюджетном учреждении

Штатное расписание — неотъмлемая часть работы любой бюджетной организации. Составляется также согласно стандартизированной форме Т-3 согласно всем вышеперечисленным принципам и особенностям.

Однако для бюджетных учреждения в обязательном порядке является использование:

• Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.
• Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих.
• Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (ЕТКС).

При составлении и введении штатного расписания на государственных предприятиях необходимо ссылаться на отраслевые нормативно-правовые акты.

Ознакомление сотрудников

В нормативно-правовых актах, касающихся трудовых вопросов, указано: работодатель обязан ознакомить работников с внутренним трудовым распорядком, а также прочими нормативными актами локального характера, которые непосредственно влияют на его трудовую деятельность.

Ознакомление осуществляется под роспись. Соответственно, если штатное расписание — нормативный акт локального характера, то ознакомление с ним должно осуществляться так же.

Из вышесказанного следует сделать вывод о необходимости ведения штатного расписания на любом предприятии. Для упрощения работы со штатом принята стандартизированная форма Т-3. Ее использование упростит работу и взаимодействие с контролирующими органами.

Здравствуйте! Вы когда-нибудь слышали о таком документе, как «Штатное расписание организации»? А ведь это документ, на основании которого начисляется заработная плата, а также принимают и увольняют сотрудников. Сейчас мы постараемся подробно рассказать о том, какие функции выполняет ШР и как правильно его составлять.

Что такое «Штатное расписание»

Каждый из вас хоть раз в жизни бывал в отделе кадров какого-нибудь предприятия. Вы наверняка видели бесчисленное количество папок и личных дел сотрудников. Наверняка многим было интересно, как работники этого отдела собирают и запоминают информацию обо всех должностях, сотрудниках и т.д.

А все довольно просто. У них есть такой документ, как штатное расписание.

Штатное расписание (ШР) – это нормативный документ, в котором указывается информация обо всех должностях предприятия, количестве штатных сотрудников, размере их тарифных ставок и величина надбавок.

Другими словами, это документ, который содержит обобщенные сведения о количестве работников предприятия и имеющихся должностях. Помимо этого, в штатном расписании указывается размер заработной платы для каждой должности с учетом всех полагающихся надбавок.
Очень часто этот документ помогает руководителям предприятия в ходе судебных разбирательств. Например, из-за вынужденного сокращения штата сотрудников, был уволен рабочий и он подал на бывших руководителей в суд. В этом случае ШР является прямым доказательством правомерности действий ответчика.

Ввиду важности этого документа, все страницы нумеруются, шнуруются и скрепляются печатью.

• Скачать Образец приказа об утверждении штатного расписания

• Скачать Штатное расписание форма N Т-3

Функции штатного расписания

Как и любой документ, ШР выполняет ряд функций. Основными, из которых, являются:

• Возможность организации рабочего времени персонала;
• Начисление ежемесячной заработной платы сотрудникам;
• Официальное оформление вновь принятых сотрудников;
• Оставление правил внутреннего распорядка дня;
• Перевод оформленных работников с одной должности на другую и т.д.

Штатное расписание – обязательный документ

На каждом предприятии существует большое количество документации. Есть документы, которые ведутся в обязательном порядке, а есть те, которые создаются по необходимости. На вопрос «Является ли ШР обязательным документом?» нельзя дать однозначный ответ.

Все из-за того, что трудовой кодекс не предполагает обязательного наличия на предприятии ШР. Но если рассматривать этот вопрос, основываясь на требованиях Роскомстата, то получается, что данный документ необходим, т.к. он является первичной документацией для учета выплат по заработной плате.

Хотя в законодательстве нигде не прописаны четкие нормы, но большинство организаций ведет данный вид документации. Ведь основная часть государственных проверок начинается именно с изучения ШР.

На самом деле, наличие данного документа облегчает жизнь не только проверяющим, но и руководителям, отделу кадров и бухгалтерии.

Какой срок действия штатного расписания

Ни в одном официальном документе не указан точный срок действия ШР. Руководитель сам вправе указывать срок, на которой составляется этот документ. Чаще всего его переделывают каждый год, а в действие вводят с 1 января. При составлении ШР, указывается дата его действия. Но если не указать дату, тогда документ считается бессрочным и его не нужно переделывать.

Сколько и где хранится штатное расписание

На основании постановления Росархива, ШР, после окончания действия, должно храниться на предприятии в течение 3 лет. А срок хранения штатных расстановок составляет 75 лет.

Штатная расстановка – необязательный для каждого предприятия документ, который создается на основе штатного расписания. Он является мобильной версией ШР и включает более подробную информацию о сотрудниках компании (указывается ФИО рабочих, группа инвалидности и т.д.).

Кто составляет

Перед тем как приступить к созданию документа, руководитель издает приказ об изменении штатного расписания, где назначает сотрудника, который будет его составлять.

Это может быть абсолютно любой работник организации. Но чаще всего такую работу поручают сотрудникам отдела кадров, бухгалтерии или инженеру по нормированию труда.

Сколько копий ШР должно быть на производстве

При составлении ШР, делается одна его копия. Таким образом, оригинал и копия должны храниться в отделе кадров и бухгалтерии.

Изменение штатного расписания

Иногда в действующее ШР приходится вносить изменения. Делается это в нескольких случаях:

1. Если происходит реорганизация фирмы;
2. Если необходимо оптимизировать и улучшить трудовую деятельность аппарата управления;
3. Если внесенные в законодательство изменения требуют внесения обязательных поправок в ШР;
4. В случае изменения штатных единиц;
5. Изменения должности в штатном расписании;
6. Изменения оклада в штатном расписании.

Если изменения незначительны и не требуют создания нового ШР, тогда руководитель издает приказ о внесении изменений в штатное расписание. После чего ответственный работник вносит поправки в действующий документ.

При внесении изменений в штатное расписание, руководство не обязано письменно уведомлять об этом работников.

Второй способ внести поправки – это создать новое ШР.

При любых изменениях в ШР, поправки должны вноситься в трудовые книжки и личные карточки работников. Перед этим необходимо получить письменное разрешение на данное действие от сотрудников.

Например, если незначительно меняется формулировка названия должности, работник должен быть об этом письменно уведомлен. Только после этого вносятся изменения в его трудовую книжку.

Если изменения касаются величины окладов, в таком случае сотрудника уведомляют в письменной форме за 2 месяца. Эти поправки параллельно вносят и в трудовой договор.

Есть ли обязательная форма штатного расписания

Для составления ШР, чаще всего используют унифицированную . Она представляет собой бланк – таблицу, в которую необходимо вносить данные.

Большинство организаций берут форму Т-3 за основу и «подгоняют» под свое предприятие. Это разрешено, т. е. унифицированная форма этого документа не является обязательной.

В случаях, если предприятие имеет государственную форму управления, тогда штатное расписание оформляется по всем правилам.

Структура штатного расписания организации

ШР состоит из «шапки», таблицы и данных людей, которые подписали этот документ.

Первая часть документов содержит следующую информацию:

• Наименование организации, согласно учредительным документам;
• Дата начала действия ШР, его номер и срок действия. Нумерацию можно присваивать произвольную.
• Дата и номер приказа об утверждении штатного расписания;
• Общий штат сотрудников.

Вторая часть – это совокупность данных по всем должностям. Ее мы рассмотрим чуть позже.

В третьей части прописаны фамилии и должности людей, которые подписали этот документ. Чаще всего это руководитель кадровой службы и главный бухгалтер.

Как составить штатное расписание

Надеемся, что при заполнении «шапки» ни у кого вопросов не возникло, поэтому переходим к заполнению самой таблицы.

1 графа . Наименование структурного подразделения. Перечислять их нужно в порядке подчиненности. Например, администрация, секретариат, финансовый отдел, бухгалтерия и т.д.;

2 графа . Код подразделения. Нумеруем подразделения сверху вниз (01,02,03 и т.д.);

3 графа . Должность. Данные необходимо вносить в именительном падеже без сокращений, в единственном числе, руководствуясь квалификационно-тарифных справочникам;

4 графа . Кол-во штатных единиц. В данной графе указывается, сколько людей одной должности необходимо предприятию. Эта величина может быть как целой, так и дробной. Например, 2,5 может означать, что 2 сотрудника будет работать на полную ставку, и один на полставки;

5 графа . Величина оклада, тарифной ставки или бонусов. Указывается в рублях по каждой должности. Если, например, работает 2 бухгалтера, но руководитель платит им разную зарплату, то в штатном расписании указывается единый оклад, а в графе надбавки прописываются доплаты. То есть оклад работников на одной должности должен быть одинаковым;

6, 7, 8 графа . Надбавки за особые условия труда. Их может и не быть, тогда в графах ставятся прочерки. Но если работник трудится в ночное время, праздничные дни, убирает сан. узлы и т.д., тогда по закону ему необходимо выплатить определенную компенсацию;

9 графа . Всего за месяц. Суммируются данные по графам 5,6,7,8, после чего умножается на кол-во штатных единиц по каждой должности;

10 графа . Примечание. Может указываться локально-нормативный акт, на основании которого осуществляется оплата труда;

После внесения данных, необходимо подбить итог по 4 и 9 колонке. Таким образом, мы узнаем количество штатных единиц в штатном расписании и месячный фонд оплаты труда.

Утверждение штатного расписания

Согласно правилам утверждения штатного расписания, после составления и проверки всех данных, ШР подписывает руководитель, главный бухгалтер и начальник отдела кадров. После чего руководитель предприятия издает приказ о введении данного документа в действие.

Заключение

ШР – это не обязательный, но очень важный документ любой организации. На его основании можно или принять нового. Помимо этого, с его помощью начисляется заработная плата сотрудникам предприятия.

Данный документ не строго регламентирован, поэтому его можно «подгонять» под каждую организацию и переделывать в случае необходимости. Это палочка-выручалочка руководителя в период проверок государственных органов.

Штатное расписание: форма и содержание 14.04.2015

Штатное расписание: форма и содержание

Особый локальный акт – штатное расписание. Это очень важный и обязательный документ.

Внимание, не путать!

У работодателей иногда составляются «похожие» на штатное расписание документы: «Структура и штатная численность» или «Замещение должностей и штатная расстановка». Эти документы не тождественны штатному расписанию, и их наличие не исключает обязанности работодателя вести штатное расписание. Документ «Структура и штатная численность» содержит перечень структурных подразделений по степени значимости для предприятия (сначала администрация, за ней бухгалтерия, после производственные подразделения и др.). Внутри структурных подразделений приводится список должностей в иерархическом порядке с указанием в соответствующей графе количества штатных единиц по каждой должности.

Документ «Замещение должностей и штатная расстановка» – это рабочий вариант штатного расписания. Он составляется на основе штатного расписания, и в него вносятся фамилии и инициалы (или фамилии, имена и отчества) работников напротив каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.

Форма и содержание штатного расписания

Госкомстат РФ постановлением от 05.01.2004 N 1 утвердил унифицированную форму штатного расписания – форму № Т-3.

Согласно ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон о бухучете), который вступил в силу с 01.01.2013: «Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации».

Руководствуясь данным положением, теперь работодатели самостоятельно утверждают форму штатного расписания.

Однако на сегодняшний день они, как правило, принимают для себя ту же форму, которую утвердил Госкомстат, при этом порой дополняют ее необходимыми им графами и столбцами.

Приведем «первоисточник».

Именно эту форму обычно берут за основу работодатели при разработке своего варианта.

Указания по заполнению первичной кадровой документации (к постановлению Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1) содержат рекомендации по оформлению штатного расписания, которые вполне применимы и к тем случаям, когда работодатели усовершенствуют форму штатного расписания:

«При заполнении графы 4 количество штатных единиц по соответствующим должностям (профессиям), по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, указывается в соответствующих долях, например, 0,25; 0,5; 2,75 и пр.

В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр.» указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации.

В графах 6–8 «Надбавки» показываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством Российской Федерации (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда).

При невозможности заполнения организацией граф 5–9 в рублевом исчислениив связи с применением в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации иных систем оплаты труда (бестарифная, смешанная и пр.)указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и пр.).

Утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом ».

При разработке и утверждении своей формы штатного расписания работодатель может дополнить форму новыми необходимыми ему графами и столбцами (например, для включения сведений о премиях, сдельной системе оплаты).

При заполнении формы штатного расписания важно контролировать, чтобы сведения (оклады, количество штатных единиц, наименования должностей) соответствовали реальному положению дел и другим документам, не противоречили закону.

Структурные подразделения в штатном расписании

Наименования структурных подразделений пишутся полностью, без сокращений.

В какой последовательности указываются структурные подразделения? Закон не отвечает на этот вопрос, оставляя его на усмотрение работодателей. На практике используются различные подходы:

По степени значимости (сначала администрация, за ней бухгалтерия, после производственные подразделения и др.),

В порядке уменьшения численности структурных подразделений,

В алфавитном порядке.

В некоторых компаниях принимаются инструкции по кадровому делопроизводству, в которых в числе прочих нюансов заполнения кадровой документации определяется и последовательность указания структурных подразделений в штатном расписании.

Если численность работников у работодателя невелика и структурных подразделений просто нет, то графу 1 можно не заполнять. Также на практике в таких случаях могут ставиться прочерки.

Некоторые работодатели не включают в штатное расписание такие структурные подразделения, как филиалы и представительства , ошибочно полагая, что они должны иметь свои отдельные штатные расписания. Это не так.

Штатное расписание должен вести работодатель.

Мы считаем, что филиалы и представительства не должны утверждать свои штатные расписания, поскольку не являются самостоятельными юридическими лицами, самостоятельными работодателями (ст. 20 ТК РФ).

В штатном расписании организации следует отразить всю структуру организации, все ее подразделения, в том числе филиалы и представительства.

Для удобства работы для филиалов и представительств изготавливают копии штатного расписания или выписки из него.

В графе «код» указываются коды структурных подразделений, которые присвоены работодателем. Коды позволяют без труда определить место каждого отдела или группы в общей структуре организации.

Наименование должностей, профессий, специальностей в штатном расписании

Наименование каждой должности (специальности, профессии) указывают полностью, без сокращений.

Согласно ч. 2 ст. 57 ТК РФ, если в соответствии с ТК РФ, иными федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации, или соответствующим положениям профессиональных стандартов.

Должности (специальности, профессии) обычно указываются по старшинству, то есть в иерархическом порядке: руководитель, заместители, специалисты, технические исполнители и т.д.

Если есть должности (специальности, профессии), не состоящие ни в одном структурном подразделении, то их можно оформить как «прочий персонал».

Зарплата работников в штатном расписании

Нельзя устанавливать зарплаты ниже установленного законом минимума.

Согласно ч. 3 ст. 133 ТК РФ месячная заработная плата работника, полностью отработавшего за этот период норму рабочего времени и выполнившего нормы труда (трудовые обязанности), не может быть ниже минимального размера оплаты труда.

Согласно ч. 11 ст. 133.1 ТК РФ месячная заработная плата работника, работающего на территории соответствующего субъекта Российской Федерации и состоящего в трудовых отношениях с работодателем, в отношении которого действует региональное соглашение о минимальной заработной плате, не может быть ниже размера минимальной заработной платы в этом субъекте Российской Федерации при условии, что указанным работником полностью отработана за этот период норма рабочего времени и выполнены нормы труда (трудовые обязанности).

В штатном расписании нельзя устанавливать разные оклады для одинаковых должностей и «вилки» окладов.

Согласно ст. 22 ТК РФ работодатель обязан обеспечивать работникам равную оплату за труд равной ценности, поэтому если Вы двум бухгалтерам, работающим по одной должностной инструкции (т.е. с одинаковыми должностными обязанностями), поставите разные оклады, то, по нашему мнению, это не будет соответствовать закону.

Некоторые работодатели устанавливают в штатном расписании «вилки» окладов, т.е. в графе, где должен указываться размер оклада, пишут, к примеру, «от 20 000 до 30 000».

Возможности установления «вилок» окладов трудовое законодательство не предусматривает.

Согласно ст. 129 ТК РФ оклад (должностной оклад) – фиксированный размер оплаты труда работника за исполнение трудовых (должностных) обязанностей определенной сложности за календарный месяц без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат.

Согласно ст. 57 ТК РФ обязательными для включения в трудовой договор являются условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты).

Если Вы установите «вилку» оклада в штатном расписании и затем еще и в трудовом договоре работника, то, по нашему мнению, это не будет соответствовать закону. Из данной ситуации можно выйти законным путем, установив фиксированный оклад и соответствующие надбавки, премии.

Книга предназначена по большей части новичкам в кадровом делопроизводстве, но будет весьма полезна и опытным специалистам со стажем, ведущим кадровую работу в организациях и у предпринимателей. В первом томе подробно рассказывается об оформлении различных кадровых документов, о приеме работников на работу, переводах на другую работу и иных изменениях условий трудового договора (по соглашению сторон и по инициативе работодателя), перемещениях работников на другое рабочее место, об отстранении от работы, поручении работнику дополнительной работы в порядке совмещения должностей (профессий), расширения зон обслуживания, увеличения объема работ, исполнения обязанностей временно отсутствующего работника, касается защиты коммерческой тайны работодателя и персональных данных работников.

Что должен знать руководитель и бухгалтер составляя штатное расписание. Какие требования нужно соблюсти, заполняя унифицированную форму Т-3.

Документооборот необходим для того, чтобы отслеживать различные показатели деятельности компании в динамике. Без него организация процессов носит достаточно хаотичный характер. Поскольку в современном мире персонал является главным активом каждой фирмы, документы, связанные с управлением человеческими ресурсами, должны вестись максимально аккуратно и правильно.

Штатное расписание - позволяет установить штатную численность подразделений организации, анализировать организационную структуру и систему оплаты труда, а также облегчает процесс подбора персонала на вакансии в компании.

Для чего нужен этот документ, обязателен ли он?

Штатное расписание необходимо для того, чтобы можно было обосновать ситуации увольнения работников по причине сокращения штата в случае их обращения в судебную инстанцию. Также оно может служить в качестве обоснования отказа при приеме на работу (по причине отсутствия той или иной должности). Поэтому грамотное составление данного документа является основой для законного отстаивания интересов фирмы.

Кроме того, зачастую проверяющие компании (в частности, трудовая инспекция) требуют его наличие при проверках. Отсутствие документа попадает под нарушение закона РФ об охране труда. Соответственно, по КоАП РФ (статья 5.27) организации, не предоставившей расписание, грозит штраф в пределах от 30 до 50 тысяч рублей. К тому же будет оштрафовано должностное лицо (сумма варьируется от 1 до 5 тысяч рублей).

Наконец, без штатного расписания не представляется возможным доказать, что в момент сокращения у компании не было возможности предоставить сотрудникам альтернативные вакансии.

Таким образом, наличие данной бумаги не является обязательным с точки зрения законодательства РФ, и в теории решение налоговой или трудовой инспекции о взимании штрафа можно оспорить в судебной инстанции. Однако на практике документ следует вести любой компании для предотвращения возможных конфликтных ситуаций. При этом важно понимать, что для бюджетных организаций его наличие закреплено законодательно.

Требования, предъявляемые к нему

Поскольку штатное расписание является так называемым локальным нормативным актом, особых требований, предъявляемых к нему, не так много:

• Одним из главных является тот факт, что компания обязана составлять данный документ по установленной федеральным законом унифицированной форме Т-3. Укорачивать ее нельзя (все необходимые пункты должны присутствовать), а вносить дополнительные данные можно
• Расписание должно вводиться в действие с первого числа месяца
• Очень важно, чтобы каждая страница была пронумерована
• Документ должен быть сшит, иметь печать организации, подпись руководителя и лица, ответственного за составление

Кто занимается составлением?

На данный момент законодательством четко не определено, кто должен заниматься разработкой документа.

В компаниях с разветвленной организационной структурой обязанность составления может лежать на сотрудниках следующих отделов:

• кадровая служба
• бухгалтерия
• юридический отдел (наименее распространенная ситуация)

В небольших фирмах этим может заниматься руководитель или любое другое уполномоченное им лицо. В этом случае изготавливается приказ на имя конкретного сотрудника, который будет заниматься работой с этим документом. Еще одним вариантом определения ответственного является указание на этот факт в должностной инструкции или трудовом договоре.

Чтобы упростить процедуру составления, необходимо прописать ее нюансы в инструкции по делопроизводству:

• сроки и основные правила разработки/внесения изменений
• форма приказа об утверждении расписания и изменений
• ответственные лица за формирование документа и подписание приказов
• сотрудники, с которыми нужно согласовать проект расписания или его изменений
• состав нормативных актов, которые регулируют все вопросы, связанные с ним

Как утверждается?

После составления штатного расписания его необходимо утвердить. До того, как будет готова финальная форма для подписания, необходимо согласовать ее с указанными в инструкции сотрудниками.

После этого утверждение необходимо сделать с помощью специального приказа или распоряжения, которое должно быть подписано либо руководителем компании, либо уполномоченным лицом. В приказе обязательно нужно указать даты составления, утверждения и вступления в законную силу – они могут совпадать либо отличаться друг от друга, но дата вступления в силу не может быть раньше, чем дата составления или утверждения.

Структура и порядок заполнения

В первую очередь унифицированная форма должна содержать ряд реквизитов (они обязательны для каждого бухгалтерского документа):

• наименование и номер документа
• дата его составления
• наименование компании
• подтверждение факта осуществления деятельности и выражение величины натурального или денежного измерения
• наименование и подпись лица, ответственного за правильность составления

В таблице необходимо указать следующие сведения (слева направо):

• структурное подразделение
• код подразделения
• должность, разряд, класс квалификации (например, инженер 1 категории)
• количество штатных единиц
• оклад (указывается в рублях, единицы измерения стоят только в шапке таблицы – например, 20 000,00)
• надбавки (в руб.) – например, за ученую степень. Под них отведено 3 графы
• всего, руб. – в этой графе указывается общая сумма заработной платы
• примечание

После заполнения всех граф в таблице необходимо заполнить строку «Итого». В ней необходимо просуммировать все значения по столбцам (суммы окладов, сколько будет штатных единиц и т. п.). После этого ставятся необходимые подписи и печать.

Как внести изменение?

На момент 2017 года существует 2 основных способа внесения изменений в штатное расписание:

1. Так, можно изменить непосредственно этот документ посредством создания нового, который будет иметь следующие регистрационный номер. При этом новый вариант должен утверждаться приказом по основной деятельности.
2. Однако, чаще всего вносимые изменения достаточно незначительны. В данном случае достаточно оформить изменения соответствующим приказом. Приказ может быть назван следующим образом: «Об изменении штатного расписания» или «О внесении изменений в штатное расписание».

При этом для этой процедуры необходимо иметь обоснование. Таковыми могут служить следующие причины:

• необходимость проведения оптимизации административной деятельности
• совершенствование организационной структуры компании
• проведение реорганизации
• устранение дублирования функций и формирование центров ответственности
• изменения в законодательстве РФ
• необходимость организации мероприятий по совершенствованию деятельности того или иного отдела в компании
• сокращение основной деятельности, ее расширение или диверсификация

Если переименовывается должность сотрудника, перед внесением изменений нужно получить его письменное согласие.

Срок хранения и периодичность составления

В законодательстве РФ нет норм, которые регулировали бы периодичность составления штатного расписания. Если в компании высокий уровень текучки кадров, целесообразно составлять его один раз в месяц. Однако чаще всего составляют его раз в 6 или 12 месяцев, при необходимости лишь внося изменения. Это обусловливается тем, что такое расписание является так называемым плановым документом.

Также существует возможность составлять форму Т-3 на несколько лет – но это можно делать только тем фирмам, которые не планируют корректировать штат, вводить новые должности или убирать некоторые из существующих.

Поэтому данный вариант нельзя рассматривать как целесообразный на момент 2017 года – кризисные условия заставляют организации постоянно менять различные аспекты своей деятельности.

Что касается срока хранения, на данный момент документ должен храниться в компании в течение 3-х лет. При этом данный срок исчисляется со следующего года после того, в котором расписание утратило свою силу. Штатные расстановки (которые могут служить как облегченная альтернатива рассматриваемой бумаги) должны храниться в течение 75 лет.

Обязаны ли предприниматели иметь штатное расписание?

Штатное расписание – это обязательный локальный акт, который применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации (ст. 8 Трудового кодекса РФ). Нужно ли ИП иметь штатное расписание, как его составить, утвердить и заполнить.

Иметь или не иметь

Упоминается штатное расписание только в статье 57 Трудового кодекса РФ, согласно которой в трудовом договоре указываются должность, специальность, профессия (с квалификацией) в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция работника.

Отсюда следует, что если трудовым договором определена должность, специальность или профессия (как это обычно бывает), то работодатель, заключивший такой трудовой договор с работником, обязан иметь штатное расписание.

И наоборот, если во всех трудовых договорах, заключенных с работниками, описывается трудовая функция (т.е. описывается конкретная работа, которую обязан выполнять работник), то необходимость в штатном расписании отпадает.

Кроме того, статья 57 ТК РФ недвусмысленно говорит о «штатном расписании организации», а не о штатном расписании предпринимателя. Однако, чиновники федеральной инспекции труда могут расценить отсутствие штатного расписания у ИП как нарушение трудового законодательства и оштрафовать по статье 5.27 КоАП РФ.

• численность ваших работников превышает 3-4 человека
• обязанности работников соотносятся со стандартными функциями конкретной должности, специальности или профессии
• Вам нужно четко структурировать свой штат, распределив обязанности между работниками

Иногда в трудовых договорах с работниками указывается, что они приняты на определенные должности, специальности или профессии, а штатное расписание, которое закрепляло бы наличие этих должностей, специальностей и профессий, отсутствует.

В этом случае, отсутствие штатного расписания не может препятствовать осуществлению работником своих трудовых прав. И трудовой договор не может считаться незаключенным только на том основании, что у работодателя отсутствует штатное расписание.

Иногда работников принимают на работу на должности, не предусмотренные имеющимся штатным расписанием. Противоречие между штатным расписанием и трудовым договором должно решаться в пользу последнего (статья 8 ТК РФ). Работник считается принятым по установленной в трудовом договоре должности, специальности или профессии.

Отсутствие штатного расписания может повлечь некоторые проблемы. Работодатель, который не имеет штатного расписания, лишается возможности провести сокращение численности или штата работников. Точнее, провести сокращение численности или штата работников работодатель может, а вот документально подтвердить правомерность своих действий он в случае спора не сможет.

Как оформить

Форма штатного расписания утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. (УФ Т-3). Обычно работодатели применяют эту форму. Но, в принципе, могут применять и другую, самостоятельно разработанную форму. Почему?

Немножко истории. В соответствии со статьей 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" утверждалось, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. И только документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, могут составляться в произвольной форме, но обязательно должны содержать все реквизиты, указанные в ст. 9 Закона "О бухгалтерском учете". А разработка и утверждение альбомов унифицированных форм первичной учетной документации были возложены Правительством на Госкомстат России. Отсюда и делался вывод, что если Госкомстат России утвердил какую-либо унифицированную форму, то она подлежит обязательному применению.

Но штатное расписание не являлось тогда и не является сейчас первичным учетным документом. Ведь оно не оформляет никакую хозяйственную операцию, подлежащую отражению в бухгалтерском учете. На основании штатного расписания не осуществляются бухгалтерские проводки (даже зарплата работникам-повременщикам начисляется не на основании штатного расписания, а на основании табеля учета рабочего времени).

А с 2013 года у негосударственных организаций появилась возможность использовать самостоятельно разработанные формы даже для первичных учетных документов. Но применение данных форм в соответствии с ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ необходимо утвердить либо приказом руководителя организации, либо приложением к учетной политике.

Итак, работодатели имеют право не применять унифицированную форму штатного расписания, а разработать свою.

Наименования должностей, профессий и специальностей, которые фигурируют в штатном расписании, устанавливаются работодателем самостоятельно.

Если же с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление каких-либо льгот или наличие ограничений, то эти должности, специальности и профессии и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках (ст. 57 ТК РФ).

На данный момент существуют следующие справочники:

• ЕТКС - Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих
• ЕКС - Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих
• ОКПДТР - Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов

Если в указанных справочниках такие профессии и должности отсутствуют, то в штатном расписании (и в трудовых договорах) наименования профессий и должностей, должны указываться в соответствии с нормативным правовым актом, предоставляющим льготы или налагающим ограничения. Трудовое законодательство РФ содержит довольно большое количество нормативных правовых актов, которые предоставляют льготы и ограничения для различных категорий работников. Поэтому при составлении штатного расписания работодателю лучше придерживаться соответствующих квалификационных справочников.

Как грамотно заполнить ШР рассмотрим на примере заполнения унифицированной формы Т-3.

Графа 4 (количество штатных единиц)

В том случае, если предусматривается содержание неполной штатной единицы, количество неполных штатных единиц указывается в соответствующих долях, например 0,25 (см. Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).

Графы 6-8 (надбавки)

Если работодатель не имеет возможности заполнить данные графы в рублях, например, в связи с тем, что надбавки установлены работнику в процентах или коэффициентах, то в соответствующих графах допускается указывать проценты или коэффициенты.

Если размер процентов и коэффициентов изменяется, то, на наш взгляд, не будет ошибкой поставить в соответствующих графах прочерки, а в графе 10 сделать ссылку на документ, который регулирует изменение этих процентов и коэффициентов. Например, процентная надбавка работникам Крайнего Севера меняется в зависимости от продолжительности "северного" стажа. Поэтому при заполнении граф 6 - 8 можно поставить прочерки (при отсутствии других надбавок), а в графе 10 сделать ссылку на соответствующий нормативный правовой акт, которым регулируется установление работникам Крайнего Севера процентных надбавок к заработной плате.

Иные стимулирующие выплаты, кроме надбавок, не показываются. То есть, нет необходимости отражать в унифицированной форме штатного расписания премии и иные стимулирующие выплаты, не являющиеся надбавками. Чем именно надбавки заслужили право присутствовать в унифицированной форме штатного расписания, неясно. Тем более что официального определения надбавки в трудовом законодательстве нет.

Графа 9. (итог)

Подсчет итога заработной платы возможен только тогда, когда тарифные ставки и надбавки установлены в одинаковых единицах за одинаковый период времени. Если в соответствующих графах кроме рублей используются проценты и коэффициенты, а в организации используется не только повременная, но и сдельная система оплаты труда, то вывести итог по графам 5 - 9 унифицированной формы штатного расписания не представляется возможным.

Как утвердить

Работодатель самостоятельно утверждает штатное расписание. Трудовым законодательством не предусмотрен учет мнения представительного органа работников при утверждении штатного расписания.

Утверждается штатное расписание приказом руководителя организации или ИП. В данном приказе в отличие от типовой формы приказа по основной деятельности отсутствует констатирующая часть, и приказ может начинаться сразу со слов "ПРИКАЗЫВАЮ", т. к. никаких дополнительных пояснений для введения в действие ШР не требуется. Хотя можно указать причины (при их наличии), по которым происходит утверждение нового штатного расписания.

Вопрос о проставлении печати на штатном расписании законодателем не решен. Унифицированная форма штатного расписания не предусматривает обязательной постановки печати.

Работодатель также самостоятельно решает вопросы изменения и дополнения ШР. Изменения в штатное расписание могут вноситься работодателем сколь угодно часто. В случае спора об увольнении работников по сокращению штата целесообразность изменения штатного расписания судами не рассматривается.

Образец заполнения

Как составить?

В штатном расписании должны быть указаны следующие данные:

• Полное наименование организации, в соответствии с учредительными документами
• ОКПО организации
• Номер штатного расписания (можно использовать любой способ нумерации)
• Дата фактического составления
• Нужно указать период действия штатного расписания (обычно эта дата равняется 1 году)
• В правом верхнем углу ставится гриф «Утверждено» и указываются реквизиты приказа об утверждении и введение в действие штатного расписания
• Наименование должности работника в соответствии с ЕКСД
• Количество работников по каждой должности
• Размеры тарифных ставок (окладов) работников
• Постоянные надбавки и доплаты
• Если на предприятии меняется перечень должностей, количество работников, оклады и премии, то в штатное расписание должны быть обязательно внесены эти изменения

Если этого не делать, то могут возникнуть проблемы с проверяющими органами.

Приказ об утверждении

Штатное расписание должно быть утверждено руководителями всех структурных подразделений или отдельными сотрудниками руководящих должностей. После этого штатное расписание направляется на рассмотрение к главному бухгалтера и руководителю кадровой службы. После утверждения штатного расписания бухгалтером и руководителем кадровой службы издаётся приказ руководителя об утверждении нового расписания. Когда приказ издан, в штатном расписании проставляется дата и номер.

Кто ответственный?

Обычно штатное расписание составляется работник кадровой службы или бухгалтер. Но его составление можно поручить любому работнику предприятия. Ознакомление Штатное расписание не является локально-нормативным актом организации, поэтому работодатель не обязан знакомить с ним работников.

Приказ о внесении изменений

Приказ о внесении изменений оформляется в свободной форме и в нём должны быть указаны следующие реквизиты:

• Название организации
• Тип документа
• Дата и номер регистрации
• Гриф с надписью "Утверждено"
• Визы руководителей
• Приказ согласовывается с главным бухгалтером и руководителем

Изменение в связи с исключением должностей

Исключить должность из штатного расписание можно только при сокращении персонала. Для этого издаётся приказ о внесении изменений, удаляется должность и утверждается новое штатное расписание.

Исключить определённую должность можно только при возникновении определённых условий, таких как:

• Кризис
• Смена условий труда и другое

При сокращении персонала увольняемый сотрудник предупреждается за два месяца до сокращения.

Порядок действий при сокращении персонала и изменении штатного расписания:

• Составление приказа (в нём указываются причина его издания, прописывается наименование должности, которая исключается)
• Документ заверяется
• Производятся изменения в действующем штатном расписании без удаления кодов должностей и структурных подразделений
• Составляется приказ о мероприятиях по сокращению персонала. Приказ заверяется и сокращаемые сотрудники с ним ознакамливаются

Для того, чтобы ввести новую должность в штатное расписание необходимо:

• Составить приказ о внесении изменений в расписание
• Внести изменения в штатное расписание
• Составить должностную инструкцию на нового работника

Срок хранения штатного расписания

Штатное расписание должно храниться на предприятии три года, начиная с года, когда положение утратило силу.

Штрафы за неверно составленное штатное расписание

Согласно ст. 5.27 КоАП РФ должностное лицо может быть оштрафовано на сумму от 2 000 до 5 000 рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от 2 000 до 5 000 рублей; на юридических лиц - от 50 000 до 80 000 рублей.

По материалам: znaydelo.ru, slob-expert.ru

Штатное расписание – документ, фиксирующий численность штатного состава организации с распределением единиц по должностям и структурным подразделениям. Стандартное содержание данного документа включает также информацию о должностных окладах, надбавках и месячном фонде оплата труда на предприятии.

Расписание упорядочивает кадровую структуру фирмы, помогает планировать затраты на оплату труда, организовывать работу службы персонала. При необходимости оно служит доказательством правомерности отказа в трудоустройстве (причина - отсутствие свободных ставок). Но чаще оно используется для обоснования законности увольнений в связи с сокращением численности или штатных единиц. В случае претензий со стороны сокращённых организация может защитить свои интересы, предъявив в суде, трудовой инспекции штатное расписание работников. На основании этого документа работодатель подтверждает невозможность предоставить увольняемому сотруднику другую должность.

Порядок формирования штатного расписания

Федеральная служба госстатистики РФ предписывает предприятиям всех форм собственности разрабатывать и принимать в кадровое делопроизводство штатное расписание (постановление №1 от 15.01.2004 г.) Занимается разработкой и актуализацией штатной структуры работник, имеющий данную обязанность в должностной инструкции. При необходимости директор может возложить такую обязанность на кадровика или бухгалтера, а также взять эту работу на себя (по приказу).

Обычно штатное расписание составляется на год вперёд, а с момента утверждения директорским приказом оно становится локальным нормативным актом, на основе которого выстраивается кадровое делопроизводства на предприятии. Оформление новых сотрудников, внутренние переводы должны осуществляться в соответствии с имеющимися в «штатке» единицами. Так, наименования должностей и структурных подразделений в трудовой договор, приказ о приёме на работу должны вноситься так, как они зафиксированы в штатном расписании.

По мере надобности в «штатке» допускаются корректировки. Если они существенны, руководство может принять решение о формировании нового расписания. При незначительных изменениях, а также при их отсутствии переутверждать документ с началом следующего календарного года нет необходимости.

Как оформить штатное расписание

Для оформления кадровой структуры предусмотрена унифицированная форма Т-3, утверждённая Роскомстатом (скачать бланк штатного расписания можно ). Предприятие вправе разработать собственную форму, но она должна содержать обязательные поля:

• наименование структурных подразделений;
• перечень должностей в каждом отделе;
• число единиц, открытых в штате по каждой специальности;
• должностные оклады;
• надбавки к окладу;
• общее количество штатных единиц;
• сумма ФОТ за месяц.

Документ датируется дважды: датой составления и утверждения (они могут совпадать). Также указывается период действия штатного расписания, например, с 1 января 2015 г. по 31 декабря 2015 г., хотя срок окончания устанавливать не обязательно.

Рассмотрим порядок составления штатного расписания:

1. Наименование фирмы в соответствии с регистрационными документами.
2. Название документа, даты создания и подписания.
3. Графа №1 – наименование подразделений. Перечень и названия структурных отделений частные фирмы могут вводить по своему усмотрению. Государственные компании и предприятия с особыми условиями труда должны руководствоваться отраслевыми и общероссийскими нормативными документами - классификаторами и справочниками. Это требование обусловлено наличием льгот и гарантий для отдельных категорий работников. Названия в форме Т-3 пишутся в именительном падеже.
4. Графа №2 – код подразделения, который присваивается каждому из отделений для удобства построения иерархии и применения цифровых обозначений в документах.
5. Графа №3 – должность (профессия, разрядность) – на основе государственной классификации ОКПДТР. Должности указываются в порядке убывания (от высшего звена к низшему).
6. Графа №4 – количество штатных единиц, предусмотренных по каждой должности, определяется исходя из потребностей организации. Могут быть указаны неполные ставки (0,5; 0,75).
7. Графа №5 – оклад или тарифная ставка, установленная для конкретной должности, в рублях. Допустимо указывать не конкретную величину, а диапазон оклада для дифференциации оплаты труда работников, занимающих одну должность, но имеющих разную квалификацию.
8. Графы 6 – 8 используются для указания надбавок к окладу, в рублях.
9. Графа №9 – общая сумма месячной оплаты по должности.
10. В графу №10 в качестве примечания вносится информация по наличию вакантных должностей.

Если на предприятии не используются схемы начисления заработной платы на основе оклада, то в «денежные» графы вписываются единицы, применяемые для расчёта выплат, например, проценты.

В форму штатного расписания могут вноситься дополнения (дополнительные поля), но сокращать обязательные графы в унифицированном бланке нельзя: невостребованные столбцы просто не заполняются.

«Штатка» может состоять из нескольких листов. В этом случае документ сшивается, листы нумеруются, а на оборотной стороне сшива оформляется заверительная надпись с подписью директора и печатью. На самом бланке печать организации не нужна, а подписи руководителя, главного бухгалтера, начальников подразделений проставляются на последнем листе в предусмотренном для этого поле. При необходимости ответственные лица могут расписаться на каждой странице, тогда каждая из них должна быть дополнена соответствующей строкой.

Составить штатное расписание можно на основе образца, представленного на нашем сайте.

Внесение изменений в штатное расписание

По мере необходимости в структуру компании могут вноситься различные изменения: открываться и упраздняться подразделения, вводиться новые должности, увеличиваться оклады и т.д. Все эти изменения обязательно должны быть зафиксированы в штатном расписании организации. Сделать это можно двумя способами:

1. Формированием и утверждением новой «штатки».
2. Созданием приказа о внесении поправок в документ.

Во втором случае приказ должен содержать причину корректив:

• реорганизация компании;
• оптимизация кадровой структуры;
• расширение или сокращение производства;
• изменения в законодательстве и т.д.

За изменением штатного расписания следует внесение новых записей в кадровую документацию: трудовые книжки работников, личные карточки (с письменного согласия персонала).

В ряде случаев требуется подписание дополнительного соглашения к трудовому контракту, например, при изменении окладной части заработной платы. О таких событиях работники уведомляются за 2 месяца, а остальные изменения в штатном расписании доводятся до персонала по факту их утверждения.

Штатная расстановка

Для оперативного управления персоналом на многих, особенно крупных, предприятиях в обороте имеется документ под названием «штатная расстановка». Это то же штатное расписание, но составленное в свободной форме и содержащее данные, необходимые работодателю для удобства кадровой работы, например:

• фамилии работников, занимающих конкретные должности;
• оклады и надбавки по каждому сотруднику (в штатном расписании может быть прописана «вилка» окладов, а в расстановке это конкретизируется);
• табельные номера;
• стаж работы;
• важные сведения о сотрудниках;
• наличие свободные ставок и любая другая информация, необходимая службе персонала.

Штатный список отличается от расписания динамичностью своего содержания: изменения в него вносятся в текущем режиме, без приказа и утверждения руководителем.