В экономически развитых государствах бизнесмены уделяют внутреннему аудиту такое же пристальное внимание, как и внешнему. У нас в стране пока не так: если становление внешнего аудита в России, можно сказать, уже состоялось, то отечественный внутренний аудит и в профессиональном, и в законодательном, и в институциональном аспектах сегодня находится все еще в зачаточном состоянии. Значение собственного аудита еще в полной мере не оценено.
Между тем он чрезвычайно важен. Администрация компании разрабатывает политику и процедуры работы фирмы. Однако персонал может не всегда их понимать или не всегда выполнять по тем или иным причинам. Менеджеры не имеют достаточного времени проверить исполнение и часто не обладают специфическими инструментами такой проверки. Следовательно, они не могут своевременно обнаружить недостатки и отклонения.
Внутренние аудиторы помогают им - обеспечивают защиту от ошибок и злоупотреблений, определяют “зоны риска” и возможности устранения будущих недостатков или недостач, помогают идентифицировать и “усилить” слабые места в системах управления и найти те принципы управления, которые были нарушены. Все эти действия дополняются обсуждением проблем с высшими органами управления компании, нужды и предложения которых и определяют процедуры внутреннего аудита (внутренние аудиторы должны обеспечить управляющих любой информацией, касающейся компетенции этих специалистов).
Таким образом, органы управления организацией пользуются услугами внутренних аудиторов как дополнительными ресурсами, помогающими им осуществлять функции по управлению предприятием.
Создание эффективной системы внутреннего аудита в коммерческой организации позволит:
Обеспечить эффективное функционирование, устойчивость и максимальное (согласно установленным целям) развитие организации в условиях многоплановой конкуренции;
Своевременно выявить и минимизировать коммерческие, финансовые и иные риски в управлении организацией;
Сформировать адекватную современным постоянно меняющимся условиям хозяйствования систему информационного обеспечения всех уровней управления, позволяющую своевременно адаптировать функционирование организации к изменениям во внутренней и внешней среде.
ОСНОВНЫЕ ОПРЕДЕЛЕНИЯ
Внутренний аудит - это регламентированная внутренними документами организации деятельность по контролю звеньев управления и различных аспектов функционирования организации, осуществляемая представителями специального контрольного органа в рамках помощи органам управления организации (общему собранию участников хозяйственного товарищества или общества или членов производственного кооператива, наблюдательному совету, совету директоров, исполнительному органу). Цель внутреннего аудита - помощь органам управления организации в осуществлении эффективного контроля над различными звеньями (элементами) системы внутреннего контроля.
Главная же задача внутренних аудиторов- обеспечение удовлетворения потребностей органов управления в части предоставления контрольной информации по различным интересующим их вопросам.
Функция внутренних аудиторов состоит в том, чтобы:
а) оценить адекватность систем контроля- провести проверку звеньев управления (контроля), предоставить обоснованные предложения по устранению выявленных недостатков и рекомендаций по повышению эффективности управления;
б) оценить эффективность деятельности- осуществить экспертную оценку различных сторон функционирования организации и предоставить обоснованные предложения по их совершенствованию.
НАПРАВЛЕНИЯ ВНУТРЕННЕГО АУДИТА
Получило распространение деление внутреннего (как, впрочем, и внешнего) аудита на три вида: операционный аудит (управленческий аудит), аудит на соответствие требованиям и аудит финансовой отчетности.
Анализируя внутренний аудит более детально, можно выделить следующие его виды: функциональный (межфункциональный) аудит систем управления, организационно-технологический аудит систем управления, всесторонний аудит систем управления организацией, аудит видов деятельности, аудит на соответствие (можно также выделить аудит на предмет соответствия каким-либо конкретным требованиям или предписаниям и аудит на предмет соответствия общей целесообразности).
Функциональный аудит систем управления проводится для оценки производительности и эффективности в любом функциональном разрезе. К нему, например, относятся аудиторские проверки каких-либо операций, проводимых подразделением (должностным лицом) в разрезе его функций.
При межфункциональном внутреннем аудите качество исполнения различных функций (например, функций производства и реализации продукции) оценивается в их взаимосвязи и взаимодействии.
Организационно-технологический аудит систем управления представляет собой проводимый органом внутреннего аудита контроль разнообразных звеньев управления на предмет их организационной и/или технологической целесообразности (рациональности).
Аудит видов деятельности предполагает объективное обследование и всесторонний анализ определенных видов деятельности, областей бизнеса или бизнес-проектов с целью выявления возможностей улучшения хозяйственной деятельности.
Внутренними аудиторами может проводится более глубокий контроль организации, который выражается в совокупности организационно-технологического и функционального аудитов систем управления, аудита видов деятельности, а также аудита элементов и процессов, связывающих организацию с внешней средой, - например, системы внешних профессиональных связей, имиджа, общественных связей и др. Здесь определяются все сильные и слабые стороны деятельности организации, оценивается устойчивость ее положения в социальных системах более высокого порядка, а также перспективы ее развития. Такие контрольные мероприятия, осуществляемые внутренними аудиторами, относятся к всестороннему аудиту системы управления организацией.
Аудит на соответствие предписаниям выражает процедуры аудиторского контроля на предмет соблюдения:
1) установленных внешними полномочными органами законов, подзаконных актов, стандартов (правил, методик);
2) предписанных органами управления формальных правил, заданий и т.п.
Аудит на соответствие целесообразности выражает процедуры аудиторского контроля деятельности должностных лиц (субъектов управления) на предмет целесообразности (рациональности, разумности, обоснованности, полезности) ее продуктов (принятых решений).
ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ ВНУТРЕННЕГО АУДИТА
Оценка целесообразности, разрешенности и законности совершаемых сделок - основные, но не все основные направления аудиторского контроля в области финансово-хозяйственных операций.
Аудиторы могут принимать участие в решении проблемы чистоты информации, собранной для принятия решения, касающегося совершения какой-либо важной сделки.
Как известно, исход дела (сделки) зависит от возможности повлиять на предпосылки решения, на выбор альтернатив, на информацию, собранную по этим альтернативным вариантам. Возможности могут оказаться в руках сотрудников, преследующих сугубо личные или узкогрупповые цели.
В этом случае внутренний аудитор, при санкции руководителя или собственников, должен проявить свою компетентность и практические навыки в критическом подходе к каждому принимаемому решению. Оценка качества информации, выдаваемой управленческой информационной системой (УИС) может быть одной из важных функций такого специалиста.
Другая дополнительная задача - оценка деятельности внутренних технологических контролеров. Задачи специализированных контролирующих подразделений: отдела методов и средств контроля, отдела входного контроля, отдела технического контроля во избежание дублирования не следует включать в программы внутреннего аудита. Но для проверки деятельности работников этих подразделений, включая работников, обслуживающих функционирование компьютерных систем, в штате отдела внутреннего аудита необходимо иметь специалистов, владеющих навыками контроля в соответствующих технико-технологических направлениях.
Кроме того, внутренние аудиторы могут:
Участвовать в разработке внутрифирменных организационно-нормативных документов;
Решать задачи финансово-экономической диагностики и выработки финансовой стратегии (совместно с финансово-экономическими отделами);
Консультировать работников организации по различным вопросам законодательства;
Участвовать в мероприятиях по повышению квалификации персонала организации;
Консультировать работников аппарата управления по исполнению различных финансово-хозяйственных операций;
Участвовать в постановке бухгалтерского учета.
УЧАСТИЕ В НАЛОГОВОМ ПЛАНИРОВАНИИ
Отдельного упоминания требует такая дополнительная функция внутренних аудиторов, как участие в налоговом планировании.
Внутренние аудиторы могут взять на себя эту функцию при отсутствии на предприятии специализированного подразделения налогового планирования.
Налоговое планирование (налоговая оптимизация) - это выбор оптимального варианта осуществления деятельности и размещения активов, направленного на достижение возможно более низкого уровня возникающих налоговых обязательств.
Эту задачу внутренние аудиторы должны решать в тесном взаимодействии с сотрудниками юридического отдела, так как необходима согласованность мнений относительно использования налогового законодательства и налоговых льгот, а также их увязки с правовыми формами оформления сделок.
Разработанные варианты оптимизации налогооблагаемых баз далее представляются руководству (полномочному органу) организации для принятия решений.
ОТЧЕТЫ ВНУТРЕННИХ АУДИТОРОВ
Отчеты внутренних аудиторов составляются по форме, разработанной непосредственно в организации. В наиболее общем случае такие отчеты, кроме необходимых реквизитов, должны содержать:
1) перечень выявленных отклонений, превышающих допуск;
2) перечень обстоятельств, при которых эти отклонения были выявлены;
3) оценку выявленных отклонений с точки зрения их влияния на организацию;
6) конструктивные предложения (при их наличии) по совершенствованию различных аспектов функционирования организации, имеющих отношение к проведенной работе.
Внутреннему аудитору приходится обсуждать с органами управления свои рекомендации и предложения. При этом часто возникают разногласия, переходящие в напряженные дискуссии. Руководителю очень важно защитить аудитора от нападок, обеспечить ему независимое положение в фирме.
ОБЩИЙ ПОДХОД К ОРГАНИЗАЦИИ ВНУТРЕННЕГО АУДИТА
Большой информационный потенциал и знание всех тонкостей в деятельности своей организации выгодно отличают внутренних аудиторов от внешних. Поэтому целесообразно, чтобы функции внутренних аудиторов в организации выполняли штатные специалисты, а не приглашенные со стороны независимые аудиторы. Кроме того, штатные специалисты более ответственны в своих рекомендациях. В любом случае в штате организации должен состоять специалист, исполняющий обязанности главного внутреннего аудитора.
Главный внутренний аудитор - это наиболее квалифицированный специалист, обладающий разносторонними знаниями и навыками, способный дать высшему руководству самый компетентный совет в области экономики и финансов.
Главный аудитор в идеале должен иметь познания и практические навыки в области бухгалтерии, налогового права, экономики, финансового менеджмента, общей юриспруденции, маркетинга, общего управления, менеджмента персонала, иметь собственно аудиторские знания и навыки.
Кроме того, он должен знать задачи, поставленные высшим руководством перед организацией; возможности и потребности коллектива; внешние связи своей организации. Ему необходимы достаточные знания в области компьютерной техники и технологий.
Главный внутренний аудитор организует, регулирует и контролирует деятельность других сотрудников внутреннего аудита (в том числе осуществляет контроль качества их работы). В его функции также входит:
Руководство разработкой внутрифирменных аудиторских стандартов, руководство составлением генеральных планов деятельности внутренних аудиторов и аудиторских программ (при согласовании с органами управления организацией);
Руководство разработкой методологии внутреннего аудита, в том числе базовых методик проверок;
Консультирование руководства по наиболее важным вопросам;
Принятие заказов на проведение проверок каких-либо объектов;
Принятие участия в наиболее важных проверках;
Анализ и оценка заключений (аудиторских отчетов), составленных внутренними аудиторами по результатам проверок, а также обобщение этих заключений и доведение до лиц, непосредственно принимающих решения (администрации);
Координация взаимодействия внутренних и внешних аудиторов, проверяющих организацию;
Участие в разборе различных спорных и конфликтных ситуаций, возникающих в процессе функционирования организации, в том числе споров с налоговой инспекцией (полицией).
ОТДЕЛ ВНУТРЕННЕГО АУДИТА
Многим компаниям целесообразно создать подразделение из нескольких штатных внутренних аудиторов - отдел внутреннего аудита.
Создание такого отдела:
1) позволит совету директоров фирмы или ее исполнительному органу управления наладить эффективный контроль за автономными подразделениями организации;
2) выявить резервы производства и наиболее перспективные направления развития посредством целевых контрольных проверок и анализа, проводимых внутренними аудиторами;
3) эффективно консультировать сотрудников финансово-экономических, бухгалтерских и иных служб в головной организации, ее филиалах и дочерних компаниях.
Создание отдела внутреннего аудита в компании - весьма сложный процесс, требующий решения ряда методологических и организационно-технических проблем. В общих чертах организацию отдела внутреннего аудита можно рекомендовать проводить по следующим основным этапам:
Выявление и четкое определение круга вопросов, для решения которых формируется отдел внутреннего аудита, построение системы целей создания отдела в соответствии с политикой предприятия;
Определение основных функций, необходимых для достижения поставленных целей;
Объединение однотипных функций в группы и формирование на их основе структурных единиц (звеньев) отдела, специализирующихся на выполнении этих функций;
Разработка схем взаимоотношений, определение обязанностей, прав и ответственности для каждой структурной единицы, документальное закрепление всего этого в должностных инструкциях и положениях о бюро (группе, секторе) отдела внутреннего аудита;
Соединение вышеуказанных структурных единиц в единое целое - отдел внутреннего аудита, определение его оргстатуса и, в соответствии с установленным набором целей, задач и функций структурных единиц, разработка и документальное закрепление Положения об отделе внутреннего аудита;
Интеграция отдела внутреннего аудита с другими звеньями структуры управления предприятием;
Разработка внутрифирменных стандартов внутреннего аудита и внутрифирменного этического кодекса.
Место отдела (сектора, бюро, группы и т.п.) внутреннего аудита в организационной структуре организации, его функциональная направленность, численность и квалификационные характеристики кадрового состава, материально-техническое, финансовое и информационное обеспечение отдела, особенности структуры взаимоотношений и порядка функциональной и административной подчиненности внутри этого подразделения, в том числе при наличии у него разнообразных отделений; структура взаимоотношений этого отдела с другими подразделениями организации зависят от многих факторов. Это прежде всего цели создания отдела; организационно-правовая форма, размеры, ресурсы, оргструктура, масштабы и виды деятельности организации; региональная неоднородность месторасположения ее обособленных подразделений или дочерних компаний.
Структура и иерархический ранг отдела внутреннего аудита во многом зависят от позиции руководства организации по отношению к внутреннему контролю (то есть от того, насколько правильно понимает высший менеджмент роль внутреннего контроля в управлении организацией). Позиция отдела в организационной структуре фирмы определяется также по мере организационного развития управления, накопления финансового, кадрового, интеллектуального потенциала.
Отдел внутреннего аудита может вначале формироваться как штабное звено с чисто консультативными функциями. По мере возрастания его влияния на деятельность организации в его функции будут передаваться непосредственно реализация контрольных задач и разработка рекомендаций по совершенствованию всех уровней управления в компании.
ФУНКЦИОНИРОВАНИЕ ВНУТРЕННИХ АУДИТОРОВ
Деятельность внутренних аудиторов должна осуществляться только на базе детального регламента, чтобы исключить необъективность и опасность узкого видения проблем на каждом из соподчиненных уровней объектов, вовлеченных в систему аудирования.
При перманентно меняющемся отечественном законодательстве, особенно налоговом, внутренние аудиторы должны поддерживать свои знания на должном уровне, быть в курсе всех свежих новостей и актуальных вопросов, имеющих отношение к деятельности организации. В отделе внутреннего аудита необходимо наладить систему обсуждения новых законодательных и нормативных актов. А главному внутреннему аудитору полезно посещать семинары, организуемые государственными органами.
На предприятии целесообразно периодически организовывать под руководством внутренних аудиторов семинары для ознакомления ответственных сотрудников других функциональных подразделений с последними изменениями в законодательстве, а также для общего повышения их квалификации. На таких семинарах коллективно обсуждаются возникающие у многих одинаковые вопросы и каждый сотрудник может получить детальный, подтвержденный соответствующими правовыми документами исчерпывающий ответ на любой возникший у него вопрос.
Положение об отделе внутреннего аудита
1. Общие положения
2. Структура отдела
4. Функции
8. Ответственность
9. Заключительные положения
1. Общие положения
1.1. Отдел внутреннего аудита является самостоятельным структурным подразделением.
Отдел создается и ликвидируется приказом генерального директора по согласованию с Правлением и подчиняется непосредственно генеральному директору.
Непосредственное руководство отделом осуществляет начальник отдела, который назначается приказом генерального директора по согласованию с Правлением.
На должность руководителя отдела назначается высококвалифицированный специалист, имеющий вуза экономическое образование, опыт бухгалтерской работы не менее 5 лет или опыт работы в аудите не менее С лет. Руководитель отдела внутреннего аудита назначается и освобождается от занимаемой должности генеральным директором.
1.2. Отдел внутреннего аудита создается с целью обеспечения эффективной деятельности аппарата управления, по защите законных имущественных интересов компании, совершенствование системы бухгалтерского и налогового учета и содействие повышению эффективности работы ОАО, укреплению его финансового состояния.
В своей практической работе отдел внутреннего аудита руководствуется действующим законодательством Украины, решениями Правления, приказами, распоряжениями генерального директора, настоящим Положением.
2. Структура отдела
2.1. Состав отдела внутреннего аудита включает руководителя отдела и аудиторов. Численный состав отдела утверждается генеральным директором Общества по предложению руководителя отдела. Обязанности работников отдела регламентируются должностными инструкциями, которые разрабатываются руководителем отдела внутреннего аудита и корректируются в случае изменения функций или объема и утверждаются генеральным директором по согласованию с Правлением ОАО.
3.1. Предоставление Правлению и генеральному директору по требованию заключений (отчетов):
О состоянии активов, производственно-хозяйственную и финансовую дисциплину;
Об оценке качества информации, выдаваемой управленческой информационной системой;
Об оценке экономической безопасности систем бухучета и системы внутреннего контроля;
О соблюдении внутренних правил и процедур.
3.2. Подготовка консультаций и информационное обеспечение:
налогообложения, аудита;
Информационное обслуживание и консультирование по вопросам бухгалтерского учета,
налогообложения и правового регулирования предпринимательской деятельности;
Проведение семинаров, повышение квалификации, обучение персонала, оказание помощи кадровой службе в подборе и тестировании бухгалтерского персонала;
4. Функции
В функции работников отдела внутреннего аудита относятся:
4.1. Проведение аудиторской проверки бухгалтерского учета и финансовой отчетности:
Правильности составления и оформления первичных документов, учетных регистров по
участкам учета, включая экспертизу средств, используемых для идентификации, оценки, классификации такой информации и составления на ее основе отчетности, а также изучение отдельных статей отчетности и операций, остатков по бухгалтерским счетам;
Достоверности учета затрат на производство, полноты отражения дохода от реализации, доходов от внереализационных операций, точности определения размера прибыли, правильности распределения прибыли и оформления расчетов.
4.2. Осуществление тематических проверок:
Соблюдение законодательства, нормативных актов, учредительных документов, системы
внутренних регламентов и процедур контроля (приказов, распоряжений, инструкций, распределения
полномочий и ответственности между сотрудниками и т.д.);
Правильности составления и точности выполнения условий хозяйственных договоров;
Проверка наличия, состояния, правильности оценки активов, эффективности использования всех видов ресурсов, соблюдения расчетной дисциплины, полноты и своевременности внесения налоговых платежей;
Оценка программного обеспечения, используемого предприятием;
Оценка эффективности механизма внутреннего контроля, изучение и оценка контрольных
проверок в структурных подразделениях.
4.3. Разработка предложений:
По улучшению организации бухгалтерского учета;
По формированию учетной политики;
Повышение системы внутреннего контроля;
Усиление материальной ответственности должностных лиц;
По обеспечению сохранности ресурсов;
По предупреждению злоупотреблений;
По материальному стимулированию работников, дисциплинарных и финансовых взысканий.
4.4. Проведение по поручению Правления и руководства проверок эффективности использования материальных, финансовых и трудовых ресурсов:
Проверка системы внутреннего контроля и разработка предложений по улучшению организации системы внутреннего контроля, бухгалтерского учета, расчетов, изменения.
4.5. Консультирование и информационное обслуживание учредителей, администрации и
сотрудников по вопросам бухгалтерского учета, налогообложения.
4.6. Участие в подготовке материалов для внешнего аудита, налоговых проверок и
проверок других контролирующих органов.
Отдел внутреннего аудита имеет право на:
5.1. Проверку бухгалтерских учетных регистров и первичных документов, ценных бумаг,
планов и других документов по финансово-хозяйственной деятельности предприятия;
5.2. Ознакомление с приказами, распоряжениями, решениями собраний акционеров, правления и должностных лиц ОАО;
5.3. Проверка наличия, состояния и сохранности товарно-материальных ценностей у материально-ответственных лиц;
5.4. Получение необходимых для аудиторской проверки документов, справок, расчетов, устных и письменных объяснений по вопросам, возникающим в ходе проверок;
6. Взаимоотношения (служебные связи)
6.1. Отдел внутреннего аудита получает от подразделений по мере надобности:
6.1.1. От Бухгалтерии:
Первичные документы, действующие нормативы и другие сведения, необходимые для проведения проверок, экспертиз, анализа;
Промежуточную и годовую финансовую отчетность, учетные регистры и другую учетную информацию;
Отчеты о работе, проведенной соответствующим подразделением по результатам аудиторской проверки.
6.1.2. От договорного отдела:
Хозяйственные договоры с приложениями, соглашения, акты и т.
6.1.3. От юридического отдела:
Учредительные документы, векселя, страховые свидетельства, сертификаты, лицензии, доверенности и другие юридические документы.
6.1.4. От отдела персонала:
Приказы, штатные расписания, документы по кадровой работе.
6.1.5. От других подразделений:
Необходимые для проведения аудита материалы.
6.2. Отдел внутреннего аудита выдает Бухгалтерии, отдела персонала и другим подразделениям:
Акты проверок, заключения, предложения и рекомендации по вопросам учета и контроля.
7. Взаимодействие с Правлением ОАО
7.1. Правление определяет требования к квалификации и профессионального опыта сотрудников отдела и дает рекомендации Генеральному директору ОАО по подбору сотрудников отдела.
7.2. Генеральный директор согласовывает состав отдела по Правлением непосредственно перед назначением сотрудников на должность.
7.3. Правление имеет право отдавать приказы Генеральному директору на отзыв сотрудников с должности, занимается.
7.4. Отдел внутреннего аудита получает от администрации:
Утвержденные планы работ отдела внутреннего аудита, в том числе:
Годовые планы (с разбивкой по кварталам) в срок до 20 декабря на следующий год, квартальные, в срок до 20 числа до начала квартала;
Поручения, задания (по мере возникновения);
7.5. Отдел внутреннего аудита составляет и предоставляет:
Отчеты о проделанной работе за год;
Отчеты о проделанной работа за квартал;
Другие отчеты, справки;
Другие документальные материалы.
8. Ответственность.
8.1. Ответственность за качество и своевременность выполнения функций отделом несет руководитель отдела.
8.2. На начальника отдела возлагается персональная ответственность за:
Соблюдение действующего законодательства в процессе руководства отделом;
Составление, утверждение и представление достоверной информации о деятельности отдела;
Своевременное и качественное исполнение приказов руководства.
8.3. Ответственность других работников отдела устанавливается соответствующими инструкциями.
9. Заключительные положения.
9.1. К настоящему Положению могут вноситься дополнения и изменения по согласованию с Правлением, которые утверждаются приказом (распоряжением) руководителя.
9.2. Срок действия настоящего Положения не ограничен.
СОГЛАСОВАНО
Начальник отдела внутреннего аудита
Председатель правления
Начальник отдела персонала
Начальник юридического отдела
Служба внутреннего аудита является неотъемлемой частью системы управления компанией. Одновременно это весьма эффективный механизм обеспечения собственников и руководителей информацией по функционированию практически всех ее подсистем, в том числе и финансовой. Поэтому внутренний аудит довольно редко находится в подчинении финансового директора, хотя и тесно взаимодействует с ним.
Решение о создании службы внутреннего аудита (СВА) обычно принимают собственники компании, а реализуют ее высшие исполнительные органы и топ-менеджмент. Для эффективного использования широких возможностей СВА российские акционерные общества все чаще создают комитеты по аудиту в составе совета директоров.
Однако динамичному развитию этого процесса мешает прежде всего отсутствие законодательной базы создания и функционирования подразделений внутреннего аудита. Общую информацию по этой проблеме содержит лишь Кодекс корпоративного поведения, разработанный в 2002 году ФКЦБ России (ныне - ФСФР).
После того как собственники приняли решение о создании СВА, начинается реализация соответствующего проекта. Обычно он включает несколько этапов: определение целей внутреннего аудита, его направлений, функций и структуры службы аудита. Кроме того, разрабатываются схема взаимодействия СВА с другими подразделениями компании и система оценки деятельности службы.
Определение целей внутреннего аудита
Как правило, главная цель СВА - предоставление совету директоров объективной и своевременной информации о деятельности менеджмента компании по достижению общекорпоративных целей и соблюдению стандартов ведения бизнеса. Кроме того, важное место занимает информация о достоверности данных консолидированной отчетности и ведении учета в компании, о деятельности ее функциональных и региональных подразделений.
Личный опыт
Игорь Миронов,
риск-менеджер ООО «ТрансМарк» и ООО «Калужская пивоваренная компания», дочерних предприятий SABMiller plc.
Существует заблуждение, что внутренний аудит может выполнять функции внутренней полиции, службы судебных исполнителей или службы безопасности. Соответственно задача сотрудников такого подразделения - осуществлять внутренний контроль над текущей деятельностью, разрабатывать внутренние политики, инструкции, а также при необходимости подменять внешних аудиторов. Это далеко не так.
Цель внутреннего аудита - предоставить независимые и объективные гарантии того, что должным образом работают контрольные процедуры, существующие в компании, дать рекомендации по совершенствованию различных сторон деятельности предприятия. Используя систематизированный, последовательный подход к оценке бизнес-процессов, к улучшению процедур внутреннего контроля и риск-менеджмента, внутренние аудиторы призваны оказать помощь в достижении поставленных компанией целей.
Основные функции СВА
Укрупненно функции службы внутреннего аудита можно разделить на контрольные, информационно-аналитические, методологические и консультационные.
Контрольные функции
включают:
- изучение, оценку и мониторинг адекватности и эффективности систем внутреннего контроля (СВК) 1 ;
- контроль над соблюдением порядка проведения финансово-хозяйственных операций, внутренних регламентов, в том числе в части превышения полномочий руководством;
- проверку соблюдения законодательных и нормативных требований к ведению бухгалтерского, налогового учета и формированию финансовой, налоговой отчетности;
- оценку целесообразности управленческих решений, принимаемых по результатам проверки, выявление резервов повышения эффективности;
- проверку наличия и сохранности активов;
- взаимодействие с внешним независимым аудитом и контролирующими органами.
Личный опыт
Наталья Вольнова,
В нашей компании два органа контроля - отдел внутреннего контроля и департамент внутреннего аудита. Первый обеспечивает достижение целей, поставленных в компании: разрабатывает контрольные процедуры, политики, регламенты бизнес-процессов в производстве, логистике, других подсистемах компании. Департамент внутреннего аудита осуществляет независимый контроль деятельности, проводит проверки соответствия контрольных процедур, разработанных нами, реальному положению дел. Отдел внутреннего контроля подчинен финансовому директору а департамент внутреннего аудита - напрямую совету директоров.
К информационно-аналитическим функциям относятся информирование руководства о выявленных обстоятельствах и тенденциях, экспертиза разрабатываемых управленческих решений, анализ внутренних потоков материальных средств, анализ исполнения планов и смет.
Участие СВА в разработке методик учета, их анализе на предмет соответствия бухгалтерскому или налоговому законодательству, анализ эффективности системы управленческого учета, тарифной политики и пр. составляют методологическую и консультационную деятельность СВА.
Вышеперечисленные функции закрепляются в Положении о деятельности СВА.
Таблица Сравнительные характеристики контрольной и консультационной деятельности СВА
| Основные характеристики | Контрольная деятельность | Консультационная деятельность |
| Отношения (стороны - участники) | Заказчик (совет директоров, исполнительное руководство) - СВА - объект проверки | Клиент (линейный или операционный менеджмент) - СВА |
| Цель действий | Контроль объектов проверки по направлениям, предусмотренным регламентами СВА | Содействие в повышении эффективности деятельности, оценка нововведений с точки зрения рисков |
| Характер и объем работы | Определяется СВА; отражается в планах и программах проверки | Определяется клиентом, как правило, в форме технического задания |
| Завершающие документы | Отчет, акт с мнением аудитора, указанием выявленных недостатков и нарушений | Рекомендации в виде аналитической записки, отчета или в иных формах, согласованных с клиентом |
| Последующий контроль | Является обязательной частью контрольной деятельности | Выполняется по желанию клиента |
Выбор направлений деятельности
Деятельность СВА осуществляется в основном в форме проведения разного рода проверок. Наиболее важными при этом являются:
- финансовый аудит;
- операционный аудит;
- аудит на соответствие;
- аудит информационных технологий;
- аудит в области охраны окружающей среды.
Дадим развернутые определения этим видам внутреннего аудита.
Финансовый аудит - это аудит системы бухгалтерского учета и контроля за составлением бухгалтерской отчетности, направленный на повышение эффективности учетно-контрольной системы и соответственно обеспечение достоверности отчетности.
Личный опыт
Дмитрий Качановский,
Основная задача подразделения внутреннего аудита - проверка правильности расходования денежных средств. СВА проверяет расчеты с поставщиками и подрядчиками на предмет возможного завышения смет и закупочных цен, фактические запасы на складах и производстве, обоснованность применяемых норм расходов (в том числе и норм естественной убыли) при производстве и хранении товаров.
Операционный аудит - аудит бизнес-процессов (операционной деятельности) корпорации, например снабжения, производства, сбыта, направленный на повышение эффективности компании.
Личный опыт
Алексей Гурьев,
Решение о проведении операционного, финансового или иного аудита находится в компетенции руководителя СВА и зависит от тех целей, которые ставятся перед аудиторами. В ряде случаев бывает довольно сложно отнести аудит к какому-либо одному виду. Например, бывают ситуации, когда аудиторское задание преследует как операционные цели, так и цели, направленные на обеспечение достоверности финансовой отчетности: во-первых, нам нужно убедиться в том, что тот или иной процесс эффективен, во-вторых, мы должны дать разумные гарантии в отношении того, что операции достоверно отражены в отчетности предприятия. Так, анализируя процесс управления запасами , представляется целесообразным не только оценить размер этих запасов, их достаточность для обеспечения непрерывности производственного процесса, степень ликвидности, но оценить также и то, насколько достоверно отражены запасы в отчетности, достаточны ли резервы, созданные под их возможное обесценение.
Аудит на соответствие - проверка соблюдения требований как нормативно-правовой базы компании (политики, процедуры, регламенты, стандарты, технические условия и т.д.), так и внешних регулирующих органов.
Аудит информационных систем (информационных технологий) предполагает проверку безопасности информационных систем компании и рациональности их использования.
Аудит в области охраны окружающей среды заключается в проверке выполнения организацией плановых заданий по защите окружающей среды от вредного воздействия, соблюдения норм вредных выбросов, требований по захоронению отходов и т.д.
Если судить по зарубежному опыту, то почти половина проверочного времени СВА расходуется на операционный аудит и около четверти - на финансовый. Все больше времени затрачивается также на аудит информационных систем.
Структура и подчиненность СВА
Внутренний аудит может существовать в разных организационных формах - служба или департамент аудита, контрольно-ревизионная комиссия или управление и пр. Контрольно-ревизионная комиссия формируется согласно требованиям закона об акционерных обществах 2 , им же во многом регламентируется и ее деятельность. Служба внутреннего аудита создается по решению совета директоров общества, который ставит задачи подразделению и принимает решения по кадровым вопросам.
Что касается подчиненности, то важнейшим фактором успешной деятельности СВА является ее относительная независимость. Как уже отмечалось, СВА работает на основании положения (регламента), утвержденного высшим руководством, собственниками, им же поставляет информацию. Таким образом, невозможна ситуация, при которой финансовый директор мог бы приостановить выполнение аудиторской программы, отказав в выделении запланированных средств.
Личный опыт
Дмитрий Качановский,
финансовый директор ОАО «Подольский химико-металлургический завод»
Хотя по закону «Об акционерных обществах» ревизионная комиссия непосредственно подчиняется общему собранию акционеров и совету директоров общества, мой опыт свидетельствует о том, что на практике служба внутреннего аудита (контрольно-ревизионное управление) нередко подчиняется финансовому директору компании. Из всех топ-менеджеров именно финансовый директор более всего заинтересован в снижении потерь от хищений и нецелевого использования средств, а также в сокращении запасов. Кроме того, нередко финансовый директор имеет опыт работы или специальные знания во внешнем либо внутреннем аудите и может осуществлять методическое руководство СВА.
Юрий Жеймо,
Тот факт, что служба внутреннего аудита не должна подчиняться финансовому директору, общеизвестен и никем не оспаривается. Международные стандарты внутреннего аудита (The International Standards for the Professional Practice of Internal Auditing ) требуют обеспечения определенной независимости и объективности аудиторских оценок, и лучшей практикой считается подчинение подразделения внутреннего аудита совету директоров общества, либо аудиторскому комитету при совете директоров. Подчинение же СВА финансовому директору нужно расценивать скорее как пережиток, наследие традиции, действительно существовавшей лет десять назад.
Структура СВА тесно связана с направлениями аудита. В составе подразделения крупных компаний должны быть не только аудиторы, но и специалисты по налогам, праву, информационным технологиям. Они могут как состоять в штате, так и работать по договору. Кроме того, при необходимости руководитель СВА может поднять вопрос о привлечении к проверке иных внешних экспертов. С последними при этом заключается договор от имени организации, в состав которой входит СВА.
Деятельность СВА регулируется положениями, уставом или иными документами, а сотрудников - должностными инструкциями.
Личный опыт
Алексей Гурьев,
начальник управления внутреннего аудита ОАО «Северсталь»
Деятельность управления внутреннего аудита, как и любого другого, регламентируется. В ОАО «Северсталь» для этого разработана политика в области внутреннего аудита, стандарт группы компаний «Устав внутреннего аудита». Стандарт является основным документом, описывающим цели, полномочия и обязанности внутренних аудиторов. Он определяет место и роль внутреннего аудита в организационной структуре компании, закрепляет право доступа к документации и сотрудникам компании при проведении проверок, определяет объем и направления деятельности внутренних аудиторов.
Кроме того, в компании разработаны Положение об управлении внутреннего аудита и регламент описывающий порядок взаимодействия при проведении внутреннего аудита. Сотрудники управления в своей деятельности руководствуются соответствующими должностными инструкциями.
Наталья Вольнова, руководитель отдела внутреннего контроля ОАО «Нидан Соки» (Москва)
В нашей компании существует Положение о департаменте внутреннего аудита, устав департамента, стандарты профессиональной практики и должностные инструкции сотрудников. А деятель-ность отдела внутреннего контроля регулируется Положением об отделе и также должностными инструкциями.
Взаимодействие с другими подразделениями
К проведению аудиторской проверки сотрудники СВА привлекают специалистов из других подразделений. Последние не только предоставляют необходимую информацию, дают устные и письменные разъяснения, но и обязаны создавать условия для того, чтобы проверка была полной. В частности, аудиторы должны быть обеспечены рабочим местом, оргтехникой, транспортом, свободным доступом на территорию филиала и пр. Ограничивать круг проверки каким-либо образом недопустимо. Все это в полной мере касается и подразделений финансовой службы.
Личный опыт
Юрий Жеймо,
начальник департамента внутреннего аудита ОАО «МегаФон»
Если исходить из определения внутреннего аудита, то одна из областей, где он задействован, это оценка системы внутреннего контроля компании. В свою очередь, концепция COSO выделяет основные направления внутреннего контроля - операционную деятельность, финансовую отчетность и соответствие требованиям различных нормативных документов. Большей частью взаимодействие внутреннего аудита с ФЭС происходит в области оценки системы внутреннего контроля над подготовкой финансовой отчетности, хотя и в двух других областях подразделения пересекаются довольно часто.
Так, если объект проверки - бухгалтерия, то аудиторам предоставляются как отчетность, так и документы, подтверждающие обоснованность расчетов с бюджетом, поставщиками и дебиторами, материалы инвентаризации. Со своей стороны, аудиторы предоставляют информацию об итогах проведенных проверок, об изменениях в бухгалтерском или налоговом законодательстве, требованиях к финансовой отчетности. Когда проверка идет, к примеру, в отделе оплаты труда, то аудиторы могут затребовать штатное расписание, Положение об оплате труда. Руководству отдела, в свою очередь, они предоставят предложения по совершенствованию системы оплаты труда, сведения об эффективности использования рабочего времени в подразделениях компании и т.д.
Личный опыт
Алексей Гурьев,
начальник управления внутреннего аудита ОАО «Северсталь»
Деятельность внутренних аудиторов, безусловно, затрагивает и финансовую функцию. Предметами аудиторских проверок служб финансово-экономического блока могут быть совершенно разные аспекты - от оценки правильности отражения тех или иных операций в бухгалтерском учете до анализа эффективности управления валютными или кредитными рисками. Как правило, такие аудиторские задания осуществляются для оценки надежности систем внутреннего контроля и управления рисками. Надежность этих систем, в свою очередь, является первейшей предпосылкой для обеспечения достоверности финансовой отчетности и эффективности операций.
Формирование системы оценки работы СВА
Поскольку руководство корпорации заинтересовано в результативной работе СВА, то совету директоров (комитету по аудиту при совете директоров) необходимо разработать систему оценки качества работы этой службы, ее направленности на развитие корпорации. Для успешного решения этой проблемы требуются показатели - индикаторы работы СВА, - как прогнозные, так и фактические.
Раньше считалось достаточным использовать только количественные показатели, которые легко измерить, - время, затрачиваемое на проведение проверки, соблюдение сроков ее проведения, количество выполненных проверок, сумма выявленных незаконных выплат и хищений, число проведенных профилактических мероприятий. Однако практика подтвердила несостоятельность подобного подхода, выявив необходимость в более сложной системе оценок.
Типового решения по созданию системы измерений таких параметров контрольной деятельности, как качество, эффективность и полезный результат работы СВА, не существует. Можно говорить лишь о факторах, на базе которых целесообразно строить эту систему. К важнейшим из них относятся следующие:
- превентивный эффект, достигаемый за счет мероприятий, инициированных сотрудниками СВА;
- повышение обоснованности принимаемых управленческих решений в результате проведенных контрольных мероприятий;
- прямой количественный эффект (количество и сумма выявленных нарушений, сумма взысканий с виновников и др.);
- косвенный количественный эффект (снижение стоимости внешнего аудита и затрат на оказание консалтинговых услуг).
Состав и целевые значения конкретных показателей для оценки работы СВА устанавливает обычно ее руководитель по согласованию с руководством корпорации. Они могут быть укрупненными - для анализа деятельности СВА основными заказчиками (советом директоров, высшим исполнительным руководством компании) и детализированными - для руководителей более низкого управленческого уровня.
Личный опыт
Алексей Гурьев,
начальник управления внутреннего аудита ОАО «Северсталь»
Набор показателей, характеризующих эффективность функции внутреннего аудита, во многом зависит от организационной зрелости как процесса корпоративного управления на предприятии, так и самой этой функции. Работа СВА, существующей один год, должна оцениваться принципиально иначе, нежели деятельность службы с 10-летним опытом работы. Для оценки наших менеджеров мы используем набор показателей, включающий как организационные целевые ориентиры (выполнение годового плана аудита, разработка менеджментом планов корректирующих мероприятий по результатам аудиторских проверок), так и цели личного и профессионального развития (обучение и получение профессиональных сертификатов CIA, CISA, ACCA и пр.).
Детализированные показатели оценки СВА
Детализированные показатели для оценки эффективности работы СВА, применимые как крупными, так и средними компаниями, целесообразно разделить на три категории.
Качественные показатели. К этой категории относятся общий уровень квалификации аудиторов, средняя продолжительность работы сотрудников во внутреннем аудите, количество часов повышения квалификации в расчете на одного внутреннего аудитора в год, число специалистов, имеющих профессиональные сертификаты и квалификационные аттестаты внешнего аудитора, наличие и практическое применение стандартов внутреннего аудита.
Показатели продуктивности. Это выполнение утвержденного плана работы службы, количество проведенных проверок в расчете на одного аудитора, средняя продолжительность проверки, процент проверок, уложившихся в отведенное время, количество рекомендаций, переданных заказчикам, число неисполненных заявок заказчиков.
Показатели результативности. В эту группу включаются процент выполненных аудиторских рекомендаций, количество аудиторских замечаний по фактам, ранее не известным руководителю объекта проверки, количество обращений заказчиков в СВА, удовлетворенность заказчиков, а также прямой экономический эффект от выполнения рекомендаций.
Следует помнить, что у каждого из названных показателей есть положительные и отрицательные стороны. Например, выполнение утвержденного плана проверок легко измеряется количественно, но его применение может спровоцировать погоню за количеством проверок в ущерб их качеству.
Укрупненные показатели
Система оценки деятельности СВА по укрупненным показателям формируется таким образом, чтобы можно было отследить динамику выполнения годового плана работы аудиторов и затрат по проверкам, а также выявить степень удовлетворенности заказчиков работой СВА в целом и ее конкретных сотрудников. Исходить нужно из возможности оценить вклад СВА в интегральные показатели деятельности корпорации в целом (общекорпоративные), ее отдельных бизнес-единиц, подвергшихся проверке (локальные), или определенных аспектов деятельности - производство, сбыт (функциональные). Так, в рамках функциональных критериев можно оценить вклад СВА в снижение непроизводительных затрат на содержание товаропроводящей сети, затрат на исправление брака или снижение текучести персонала.
Желательно (а для крупной компании - непременное условие), чтобы системы внутреннего контроля и аудита были интегрированы во все бизнес- единицы. При таком подходе важными показателями для оценки эффективности работы СВА являются:
- соотношение величины стоимостного эффекта от выполнения всех контрольно-проверочных и консалтинговых мероприятий по всей компании к сумме текущих и единовременных затрат на содержание и развитие СВА;
- получение дополнительной экономии за счет тиражирования результатов проверочно-консалтинговых мероприятий на более широкий круг бизнес-единиц корпорации. Отнесение такого синергетического эффекта внутреннего контроля и аудита к соответствующим затратам - весьма существенный параметр, который характеризует не только систему корпоративного контроля, но и уровень корпоративной культуры в целом;
- степень отклонения фактических целевых показателей деятельности бизнеса от задаваемого (планируемого) уровня. Менеджмент заинтересован в минимизации таких отклонений в отчетности и в максимально возможном приближении фактических показателей динамики бизнеса к целевым параметрам, задаваемым акционерами. При этом весьма распространено искажение реальных показателей экономической деятельности, санкционированное руководством. Задача внутренних аудиторов, напротив, в обнаружении как можно большего числа нарушений в данных учета целевых параметров, причем как случайных, так и преднамеренных. То есть в отличие от KPI традиционного управленческого аппарата свидетельством дееспособности внутреннего контроля и аудита является максимизация отклонения фактического уровня целевых параметров от планируемого за счет выявленных в ходе проверок манипуляций с реальными данными;
- ущерб, предотвращенный в результате проведенных контрольных мероприятий и аналитических процедур. Потери, которые удалось предотвратить внутренним аудиторам, могут состоять как в приближении хода бизнес-процессов к заданным параметрам, так и в устранении ошибок, искажений в отчетности, способных повлиять на принимаемые управленческие решения.
Что дает СВА компании
Компании, решившейся на создание службы внутреннего аудита, придется преодолевать разнообразные трудности. Кроме слабой законодательной базы, это могут быть и прин ципы управления в той или иной отрасли, сохранившиеся еще со времен плановой экономики, и привычная безнаказанность руководителей предприятий за допущенные нарушения, и необходимость подбора в сжатый срок кадров для СВА. Однако если трудности удастся преодолеть, компания получит не только реальную возможность повысить эффективность управления, но и другие преимущества.
Так, весомый аргумент для собственников в пользу создания СВА в компании - существенно меньшие затраты на содержание по сравнению с привлечением к внутреннему аудиту специалистов извне. Услуги внешних консультантов обходятся в среднем на 30-50% дороже. Оперативность собственной СВА выше, поскольку руководители компании могут востребовать ее услуги практически в любой момент.
Кроме того, сотрудники СВА обладают более глубокими знаниями организационной, экономической и финансовой ситуации в компании, в том числе и за счет привлечения к своей деятельности высококвалифицированных специалистов других структурных подразделений. И наконец, специалисты СВА заинтересованы в повышении эффективности деятельности компании: являясь ее подразделением, СВА должна постоянно подтверждать собственную результативность.
1 См. также статью «Ключевые вопросы постановки системы внутреннего контроля» . - Примеч. редакции.
2 Федеральный закон от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах». - Примеч. редакции.
Крупные предприятия нередко организуют для внутреннего контроля над управлением особые аудиторские подразделения. В этом материале расскажем, чем занимается отдел аудита и какие функции исполняет.
Собственный отдел аудита позволит руководству:
- контролировать деятельность автономных подразделений и филиалов;
- оценить производственные резервы и определить перспективы развития;
- проводить консультации для бухгалтеров и финансистов в филиалах.
Как организовать отдел аудита?
К организации внутреннего отдела аудита на предприятии следует подходить логично.
- Обозначение задач, для решения которых открывается подразделение, сообразно политике предприятия.
- Указание функций, которые будет решать отдел.
- Конгломерация схожих функций и создание в рамках подразделения обособленных структурных звеньев.
- Определение круга обязанностей и прав для каждой структурной единицы с закреплением этой информации в должностных инструкциях.
- Определение статуса отдела аудита, выпуск положения.
- Указание точек взаимодействия отдела с остальными структурами корпорации.
- Создание внутреннего стандарта проведения аудита.
При этом функции подразделения, число сотрудников в нем и их должностные обязанности определяют исходя из целей, преследуемых руководством, и объема ресурсов, а также вида деятельности организации.
Задачи, которые решает отдел внутреннего аудита
- Проверки операций, проводимых другими подразделениями.
- Оценка качества выполнения задач, выявление особенностей взаимодействия между отдельными структурами.
- Оценка чистоты информации со стороны контрагентов перед проведением важных сделок.
- Участие в налоговом планировании, если на предприятии нет отдела, отвечающего за этот вид деятельности.
Профессия аудитор: должностные обязанности, требования к образованию
Профессия аудитора обозначает деятельность по проведению внешнего и внутреннего аудитов. Эта специальность достаточно молодая, в России она была зарегистрирована 25 лет назад. В данный момент аудитором может стать только специалист, который получил сертификат, подтверждающий его квалификацию, от Московской аудиторской палаты. Для получения сертификата обязательно:
- сдать квалификационный тест;
- получить опыт работы по ведению бухучета и аудиторской деятельности от 3 лет (2 из них — в профильной компании);
- получить аттестат не позднее года после прохождения квалификационного теста.
Как правило, для получения опыта будущие специалисты работают помощниками аудиторов. Пройти стажировку могут выпускники профильных вузов. После практики стажеры получают возможность получить место в штате.
Карьерный рост в аудиторских компаниях бывает двух типов:
1) по вертикали — от помощника аудитора до руководителя отдела;
2) по горизонтали — с переходом в международную корпорацию.
Профессиональные навыки
Специалист, который занимается аудиторской деятельностью должен обладать рядом профессиональных навыков, включая:
- знания в сфере финансов, экономики, бухучета;
- знакомство с финансовым и налоговым законодательством;
- умение формировать финансовую документацию;
- умение находить и анализировать допущенные в отчетности ошибки;
- умение вникать в особенности деятельности компании, в которой проводится аудиторская проверка;
- знание иностранных языков и специализированных программ.
Срок обучения по специальности составляет 3,5-5 лет. Дополнительно аудиторы ежегодно проходят обучение на специализированных курсах для увеличения числа своих компетенций.
Как известно контроль – неотъемлемая часть процесса управления. Как организовать и провести самостоятельную оценку достоверности бухгалтерского баланса и связанных с этим рисков.
Контролируем себя
Создавая отдел внутреннего аудита, руководству с самого начала необходимо определить степень его независимости. От этого во многом зависит эффективность работы внутренних аудиторов. Абсолютная независимость внутреннего аудита недостижима, ведь внутренние аудиторы такие же сотрудники компании, зависят от руководства. Уровень организационной независимости этого отдела непосредственно влияет на объективность внутренних аудиторов. А от того, кому подчинен отдел внутреннего аудита (финансовому директору подразделения, директору компании по внутреннему аудиту, Президенту или Правлению) формируется отношение руководителей разных уровней к его рекомендациям. Важно отметить, что рекомендации СВА ни в коем случае не должны носить характер директив, обязательных для исполнения – только советы и консультации. Решения и ответственность должны оставаться полностью в компетенции менеджмента.
Очень важно, чтобы кандидаты имели хорошие перспективы карьерного роста. Ведь если аудиторы испытывают неуверенность такого рода, то на их объективность легко влиять. Для поддержания и развития необходимых навыков и качеств, внутренние аудиторы должны посещать соответствующие семинары и тренинги, изучать профессиональную литературу, включая периодические издания, обмениваться опытом и знаниями с коллегами из других компаний (например, участвовать в профессиональных объединениях внутренних аудиторов).
Необходимо учитывать, что срок пребывания аудитора в должности составляет обычно 2-3 года, после чего он переходит на другую позицию, возвращается в отдел, из которого пришел во внутренний аудит. А при аудите им этого отдела возникает конфликт профессионального и личного интересов, что может привести к субъективности. Следует по возможности избегать подобных ситуаций.
На объективность внутреннего аудитора в большой степени влияет внутренняя культура и обстановка в самой компании. При нетерпимости к ошибкам и недостаткам есть риск, что работа внутреннего аудитора сведется лишь к выявлению лиц, допустивших ошибку, а не к выявлению и решению самой проблемы.
Стоит ли создавать отдельную структуру для выполнения задач внутреннего аудита? Внешний аудитор будет более беспристрастным, но он не сможет в полной мере понять всю глубину взаимодействий и процессов конкретной компании. Периодически создаваемые комиссии (по типу ревизионных) неизбежно будут стремиться к регламентации своей деятельности, и вряд ли достигнут максимальной эффективности из-за бессистемных проверок то одних отделов, то других. Само существование СВА нередко предотвращает нежелательные события - например, мошенничества или халатность. Для отдельных задач целесообразно создавать комиссии, в которых кроме сотрудников СВА будут участвовать и внешние аудиторы.
Как проверять
Ни в действующем законодательстве, ни в современной методической литературе по вопросам организации внутреннего контроля и аудита не определена методика проведения внутренних аудиторских проверок (далее - проверка). Результатами таких мероприятий должны быть объективная оценка и предложения по оптимизации действующей системы внутреннего контроля компании. Таким образом, проверка – это сбор, оценка и анализ аудиторских доказательств, касающихся отражения бизнес-процесса, подлежащего аудиту. Результатом внутреннего аудита будет выражение мнения аудитора о степени надежности системы внутреннего контроля этого бизнес-процесса.
Проведение внутренней аудиторской проверки можно разделить на несколько этапов:
- Инициирование аудита.
- Планирование аудита.
- Проведение аудиторских процедур.
- Формирование результатов аудита.
- Работа с материалами после утверждения отчета.
Когда важен каждый шаг
Рассмотрим подробнее каждый этап – в чем он заключается, на что направлен и как документируется. Ведь недоработка на любом этапе проведения внутреннего аудита чревата неверными результатами. А тогда теряется смысл всего мероприятия.
Аудит инициирует руководитель службы внутреннего аудита. Перечень таких уполномоченных лиц должен быть закреплен в Положении о СВА компании и зависит от уровня подчиненности СВА.
Планирование ВАП позволяет уделить внимание всем важным областям, чтобы были выявлены потенциальные проблемы, чтобы работа была выполнена с оптимальными затратами, качественно и своевременно. При этом эффективно распределяется работа между членами группы проверки и координируется их работа.
Для эффективного планирования предстоящей проверки проводят предварительное обследование объекта или бизнес-процесса. Задача данного обследования заключается в изучении целей бизнес-процесса, его структуры или изменений в нем со времени предыдущей проверки.
Аудиторы на этом этапе проводят анализ следующих данных:
Внутренней нормативной документации, регламентирующей организацию процесса;
Результаты прошлых проверок бизнес-процесса;
Фактические цели процесса на предмет соответствия стратегии развития компании и принципам целеполагания (конкретизация, измеримость, согласованность, релевантность, временная ограниченность достижения);
Результаты оценки рисков, проводимой менеджментом компании;
Систему оценки и показателей, используемых для определения эффективности и экономичности процесса.
Для получения данных также проводят ознакомление с базами данных и программным обеспечением, обслуживающим бизнес-процесс, идентифицируют и интервьюируют владельца и других участников процесса по вопросам его организации, формируют фактическую схему организации рассматриваемого бизнес-процесса с указанием существующих контрольных процедур. Для этого составляются план обследования и отчет о его проведении.
По итогам обобщения полученной информации о рассматриваемом бизнес-процессе и формирования адекватного понимания его функционирования руководитель СВА принимает решение о дальнейшем проведении аудита или об отказе от такового. В последнем случае причины отказа должны быть доведены до лица, инициировавшего данную проверку.
После принятия решения о проведении проверки по итогам предварительного обследования надо точно определить ключевые аспекты (прежде всего, это сроки и объемы) предстоящего аудита, проинформировать о них аудируемое лицо, для чего составляется задание на аудит. Например, в одних случаях необходимо проведение процедур финансового анализа – скажем, для выявления рисков инвесторов, а в других это совсем не обязательно – если необходимо лишь проверить достоверность бухгалтерского учета перед налоговой проверкой. Вот эти процедуры и описываются в задании на аудит.
Непростые процедуры
Проведение аудиторских процедур – это сбор доказательств для формулирования выводов, которые становятся основой аудиторского заключения об эффективности системы контроля, выраженного в аудиторском отчете.
Одной из основных аудиторских процедур является тестирование. Оно направлено на определение вероятности достижения цели контрольной процедуры, с помощью которой можно эффективно управлять данным риском. Как правило, тестирование проводится выборочным методом. Объем выборки может определяться по специальным формулам, полученным на основе теории вероятности и математической статистики, либо проводится направленная выборка на основе профессионального суждения аудитора. Обычно берут самые крупные по стоимости объекты, что позволяет охватить большую часть от общей стоимости, при этом количество работы не возрастает.
Именно по результатам тестирования аудитор дает оценку надежности действующей системы внутреннего контроля бизнес-процесса в части управления тем или иным риском. Всё это описывает «аудиторский тест», сопровождая указанием возможных последствий от реализации данного риска, при необходимости аудитор формирует рекомендации по построению или оптимизации действующей системы для достижения целей бизнес-процесса.
Не забудьте про отчет
Стандартная форма внутреннего аудиторского отчета законодательно не определена. Поэтому этот документ СВА создает по форме, разработанной в самой компании. Он должен отвечать требованиям объективности, ясности, лаконичности, конструктивности и своевременности.
Формирование результатов аудита проводится для обобщения и уточнения выводов и рекомендаций, сделанных на предыдущих этапах. Свои замечания аудируемые лица предоставляют в СВА в виде Протокола разногласий по результатам аудита, которые затем обсуждаются на завершающем совещании между аудиторами и представителями аудируемого лица. Ответственные лица аудируемого сектора предоставляют в СВА План корректирующих мероприятий по результатам аудита, в котором описаны мероприятия, указаны ответственные, сроки выполнения.
Для привлечения внимания высшего руководства к наиболее важным выявленным проблемам, а также для упрощения процесса формирования отчетности СВА отдельно выделяют наиболее существенные выводы о недостатках организации анализируемого бизнес-процесса и системы внутреннего контроля, а также рекомендации по устранению причин и снижению последствий наиболее высоких рисков.
Необходимо к Внутреннему аудиторскому отчету прилагать протокол разногласий по результатам аудита и План корректирующих мероприятий.
Следует отметить, что направление утвержденного аудиторского отчета заинтересованным пользователям является лишь промежуточным этапом. Только последующая совместная работа внутренних аудиторов и менеджмента компании обеспечивает разумную уверенность в достижении стратегических целей компании и ее акционеров. Такая совместная работа заключается в контроле исполнения плана корректирующих мероприятий. Контроль может осуществляться посредством анализа отчетов аудируемого объекта о выполнении мероприятий или проведением проверок объекта.
Полученная при внутреннем аудите информация используется для своей внутренней работы при составлении отчетности для высшего руководства и планирования своей дальнейшей работы.
Внедрение эффективных методов работы во всех сферах – это явное преимущество внутреннего аудита. Иногда наблюдения, сделанные в процессе аудита, могут повлечь за собой серьезные изменения для всей организации. Это отличный способ увеличения ценности организации с наименьшими затратами ресурсов.
Например, для одной из компаний концерна проводился аудит процесса окупаемости, направленный на предоставление рекомендаций по оптимизации движения денежных средств. Были даны рекомендации о привлечении лизинга и товарного кредита. Впоследствии предложенные СВА эффективные методы были применены всем концерном в целом.
Ещё один пример: процесс закупок, в которых должным образом не учитывается соотношение цены и качества. Внутри организации может существовать осознание неадекватности этих процессов, что требует составления рекомендаций службой внутреннего аудита – например, усиление входного контроля материалов, включение санкций в договоры о закупках и т.п. Эти рекомендации послужат толчком для последующих действий.
Во время финансового кризиса такие методы наиболее актуальны. Необходимость систематического внутреннего аудита сродни диспансеризации - как человеку необходимы регулярные медицинские осмотры, чтобы поддержать здоровье, так и компаниям нужна служба внутреннего аудита для оценки своей деятельности.