Рост числа жалоб на российском рынке гостиничных услуг обусловлен рядом факторов. Во-первых, гости стали более осведомлены о своих правах и обязанностях гостиничных предприятий и более склонны настаивать на своих правах. Во-вторых, возросший спрос на гостиничные услуги способствует вхождению на рынок новых отелей, менее опытных и менее обеспеченных ресурсами.

Все жалобы в гостиничном деле можно условно разделить на четыре категории:

1. Невыполнение или ненадлежащее исполнение гостиничных услуг. Большинство жалоб относится именно к этой категории. Разница между тем, что обещает отель или турфирма, поселившая туда туристов, и тем, что турист получает на самом деле, может варьироваться от незначительной до полностью неприемлемой

2. Несвоевременное информирование гостей об изменениях в условиях обслуживания. Договорами о предоставлении гостиничных услуг допускаются незначительные изменения, например, заменить гостиничное предприятие на равноценное, то есть того же класса, при условии невозможности на данный момент предоставления мест в желаемом отеле с согласия клиента. В случае если замена происходит с понижением класса обслуживания, то турфирма или отель обязаны возместить разницу в цене.

3. Недостоверная или неточная информация о гостиничном продукте. Отель не всегда добросовестно выполняет возложенную на него обязанность предоставлять гостям полную и исчерпывающую информацию о гостинице и ее услугах, умалчивая иногда о каких-либо их особенностях.

4. Составление и подписание договора, ущемляющего права потребителя. Договор, заключаемый при покупке гостиничных услуг - это соглашение между гостем и отелем. Он должен содержать в себе существенные условия, указанные в законодательных актах, четкие положения относительно ответственности отеля перед клиентом, так как в ряде случаев изменения происходят не по вине отеля.

Проживающие в гостинице должны иметь возможность в любое время суток поставить гостиничную администрацию в известность по поводу имеющихся недостатков в обслуживании и размещении. Для приема жалоб и предложений в гостиницах должна быть предусмотрена внутренняя телефонная линия оперативного приема, так называемая «линия радушия».

В процессе размещения гости должны быть проинформированы не только об услугах отеля, но и о наличии в гостинице этой «линии радушия». Наличие такой линии должно сопровождаться рекламой среди гостиничной клиентуры. Дежурный администратор, отвечающий на звонки, должен иметь прямую связь со всеми подразделениями и отделами гостиницы для оперативного решения конфликтных ситуаций и жалоб.

Все телефонные разговоры обязательно должны фиксироваться дежурным администратором в специальном журнале, куда следует заносить информацию о том, от кого поступил звонок, точное время получения сигнала, фамилию администратора, принявшего жалобу, причину звонка, гостиничную службу, ответственную за устранение причин, повлекших за собой эту конфликтную ситуацию и, в случае необходимости, дополнительные пометки и замечания.

После фиксирования в журнале полученного звонка, администратор доводит содержание жалобы до сведения соответствующей службы, которая принимает нужные меры для ее устранения. Содержание жалоб должно рассматриваться на производственных собраниях гостиничного персонала, посвященных качеству обслуживания.

Клиента ни в коем случае нельзя обманывать, этим проявляется неуважение к нему. Если сотрудник обещает сделать что-либо клиенту, он обязан сделать все от него зависящее, чтобы сдержать данное обещание. Например, нельзя обещать гостю, что неисправный душ будет починен в течение десяти минут, если вы в этом не уверены.

Следует учитывать особенности поведения недовольного клиента. Даже если он старается держаться спокойно, все равно большая часть его энергии направлена на то, чтобы справляться со своими эмоциями. Часто в состоянии раздражения человек сам не может точно сформулировать, что его так разозлило. Несмотря даже на несправедливую раздражительность гостя, служащий отеля должен быть невозмутим, вежлив и доброжелателен.

Сотрудники отелы должны придерживаться следующих рекомендаций, которые позволяют вести себя правильно, если гость подал жалобу:

1. Молчать. Дайте гостю возможность выговориться и высказать все, что у него «накипело на душе». Если вы вежливы и сдержаны, гость чаще всего быстро успокаивается.

2. Внимательно слушать. Позвольте гостю высказать все, что он

хочет. Не перебивайте его. Не противоречьте ему. Не приводите никаких доводов, поскольку в раздраженном состоянии он не готов ни понять вас, ни поверить вам.

3. Делать записи. Покажите гостю, что его замечания и критику вы

воспринимаете очень серьезно. Точно записывайте суть претензии. Точная запись жалобы необходима для выяснения обстоятельств с тем сотрудником, по вине которого возникло недоразумение.

4. Выказать свое понимание, сочувствие и принести гостю свои

извинения от имени отеля. Проявите понимание переживаний гостя, не обвиняйте в случившемся своих коллег. Высказывайте сожаление по поводу случившегося.

5. Выказать благодарность. Клиенты, подающие жалобу, проявляют

свой интерес к вашему отелю. Побеспокойтесь о возмещении ущерба и исправлении положения.

6. Немедленно принять меры. Приложите все усилия, чтобы как

можно скорее уладить возникшую конфликтную ситуацию. Нередко благодаря быстрому принятию мер и внимательному отношению вы обретаете новых постоянных клиентов.

Каждый клиент, безусловно, важен для турагента, и к каждому нужно уметь найти свой подход. Но порой встречаются такие экземпляры, которые становятся настоящей головной болью для агента. Представители туристических компаний поделились своими историям о сложных клиентах, и TRN с помощью экспертов определили самые часто встречающиеся типажи.

«Попрошайка-скидочник»

Это, пожалуй, самый распространённый тип, который скитается от агентства к агентству в поисках самой низкой цены. Многие с порога раскусывают, что за персонаж заглянул к ним на огонёк и предпочитают не слишком много времени тратить на такого туриста, поскольку особого смысла в этом не видят.

Однако эксперты замечают, что это не безнадёжный клиент, с которым можно и нужно работать.

«В идеале, каждое уважающее себя агентство должно иметь грамотно составленный продающий скрипт, который позволит менеджеру в ответ на любое возражение привести веские доказательства того, что турист только выиграет, купив тур именно в этом месте. Необходимо уметь четко и по полочкам разложить все составляющие цены, рассказать обо всех рисках, связанных с покупкой в агентствах, предлагающих скидки и так далее. Задачка, на первый взгляд, сложная, но на деле для опытногопродажника, да при хорошем скрипте, это легко», - отмечает бизнес-тренер Александр Шнайдерман.

«Жертва масс-медиа »

На телевидении, в печатной прессе и интернете любят муссировать информацию о терактах, наводнениях, землетрясениях, стихийных бедствиях, мошеннических схемах, зачастую преувеличивая масштаб события. Насмотревшись всех этих «страшилок», многие туристы с большими опасениями относятся к планированию своей поездки, и тут агенту необходимо применить всё своё красноречие, постараться развеять все мифы и успокоить клиента вескими доводами.

«С такими клиентами работать несложно. Как только вы их убедите в обратном тому, что они насмотрелись и наслушались, всё становится на свои места. Для многих веским доводом является отзыв другого человека. Например, можно связать клиента, опасающегося лететь в какую-то страну, с вашим туристом, который недавно оттуда вернулся или отдыхает там в настоящий момент», - отмечает коммерческий директор агентства «Магазин путешествий» Александр Преображенский.

Бывают и более сложные варианты, когда турист чрезмерно недоверчив и вспыльчив, но и тут важно правильно оценить ситуацию и найти нужный подход.

«Иногда трудным является турист, который заранее вам не доверяет, сидит с недовольным видом, спорит с менеджером по каждому пункту. В случае такого клиента важно понять, что привело его в подобное состояние. Возможно, к вам заглянул местный сумасшедший, который не планирует вообще ничего покупать, но жизни себе не видит без того, чтобы кого-то за день не обматерить и не довести до белого каления. Да, такие «туристы» попадаются, но намного выше вероятность, что «взвинченное» состояние вашего потенциального туриста имеет более разумные объяснения. Вполне возможно, что человек начитался кошмаров в Интернете, прошелся уже по нескольким агентствам, где его только сильнее напугали и запутали», - говорит Александр Шнайдерман.

«Истеричка-паникёр»

Однако есть и такие туристы, которых переубедить довольно трудно: они во всём видят подвох и заранее настроены на то, что обязательно что-то случится, их путешествие не состоится или в поездке непременно стоит ждать беды.

«С генераторами негатива работать довольно сложно. Человек настолько запуган, никому не верит, не уверен сам в себе, что видит проблему во всём: „Мы час назад забронировались, почему отель ещё не подтвержден?“, " Почему визы делают уже три дня?», «Почему документы за день до вылета?», «Изменили рейс, ааа, мы вообще не полетим? Не подходите к телефону, вы что закрываетесь?» и так далее. Такие клиенты будто притягивают проблемы! На ровном месте возникает куча препятствий», - отмечает директор агентства «Реальный мир» Алина Чикина.

Здесь остаётся выдохнуть и набраться терпения. Возможно, со временем такой клиент всё же научится вам доверять и войдёт в число ваших постоянных клиентов.

«Хороший менеджер должен уметь сохранять спокойствие и доброжелательный настрой, а также знать, как направить энергию клиента в мирное русло. К сожалению, в формате статьи очень сложно объяснить подробно, что делать с такими клиентами, но, поверьте, с ними тоже можно работать. Именно этот человек, при правильном подходе к нему станет постоянным клиентом вашего агентства. О том, как этого достичь рассказывают хорошие специалисты на тренингах продаж для менеджеров, очень советую их регулярно посещать», - считает Александр Шнайдерман.

«Старообрядец или ретро-турист »

Время идёт, мир меняется, цены растут, но некоторые туристы абсолютно этого не замечают и непременно хотят отдыхать за те же деньги, что и 5 и 10 лет назад.

«Самый сложный клиент тот, кто не знает цену деньгам и не хочет понять, что экономическая ситуация изменилась. У такого туриста один аргумент: «Я отдыхал три года назад за 100 тысяч втроём в „Хилтоне“, почему вы сейчас мне предлагаете 3* на завтраках за эти же деньги?». У таких людей настолько прочно сидит в голове картина того мира, что заменить 5* на 3* невозможно. Вплоть до того, что они вообще отказываются от отдыха, поскольку в 3* ехать не хотят, а на 5* не хватает», - рассказывает Алина Чикина.

Но даже в этом казалось бы безнадёжном случае, профессионалы находят выход.

«Таким клиентам стараемся предлагать варианты с сохранением основного посыла - 5*. Например, давайте не на 10 дней, а на неделю, не „все включено“, а НВ, не регулярный рейс, а чартер и так далее».

Мистер/мисс «вынос мозга»

Но бывают настолько привередливые, придирчивые и дотошные клиенты, что договориться с ними порой практически невозможно, даже если агент и оператор максимально идут навстречу.

Историей взаимодействия с таким туристом с TRN поделилась директор турагентства «Магия путешествий» Ирина Сидина:

« Сначала хотелось бы сказать о принципе моей работы: я всегда на стороне туристов, во всех ситуациях пытаюсь помочь, отстоять их интересы, но также очень уважаю партнёров-туроператоров, поэтому максимум проблем разруливаю сама. В моей практике всего несколько раз были претензии к туроператорам (это уже когда сама не справляюсь).

Сложных туристов у меня немного, так как в основном работаю со своей годами наработанной базой и мы уже как семья. Но есть, конечно, и люди с улицы, друзья друзей, по рекомендации и прочее. Вот такой случай и хочу рассказать. В феврале моя постоянная туристка с подругой выбрали тур на июль. Стала бронировать, но тут раздался звонок от этой подруги: начался прессинг по скидкам, сдалась, сделала 3%. Наконец, забронировали, всё шло отлично до тех пор, пока в марте не начал падать доллар. Опять звонок подруги: «Мы дорого заплатили, пересчитайте, дайте номер получше» и так далее, долгие переговоры (которые занимают кучу времени и нервов), но вроде удалось договориться. Дальше апрель - отель сменил название, а это существенное изменение договора. И здесь снова началось, с восьми утра бесконечные смс от этой подруги, обсуждали аннуляцию со штрафом или выбор другого отеля. Другой отель выбирали месяц или больше, предложила все варианты и ничего не нравилось. В итоге решили аннулироваться и подавать в суд (ещё интересно, она обвинила меня, что я удержала штраф в 500 долларов).

Всё это время претензия за претензией, написали жалобу в Роспотребнадзор и подали в суд. Начала готовиться я к суду, но тут каким-то просто волшебным образом «Пегас» (спустя 3 недели, как взяли штраф) написал письмо, что пересмотрел претензию и вернёт эти 500 долларов. Я свою всю комиссию, конечно, вернула сразу. Выдохнула, вроде все обошлось. «Подругу» я больше не видела, а вот с постоянной туристкой и ее семьёй, к счастью, остались в хороших отношениях. Из-за этой неприятной ситуации боялась, что потеряю их как клиентов. Но вот недавно они пришли, забронировались и улетели на отдых, а этот случай мы забыли».

Главное, что финал у этой истории, несмотря ни на что, положительный.

Желаем вам, дорогие коллеги, побольше хороших туристов и отличных продаж!

Лето - время отпусков и, к сожалению, споров с туристическими компаниями. У сослуживцев, недовольных организацией своего отдыха, могут возникнуть вопросы о том, что можно потребовать за испорченный отпуск.

1. Мы с женой приехали на отдых, но в отеле, который нам якобы забронировала турфирма, не оказалось свободных мест. Нас поселили в соседний отель, без бассейна и гораздо дальше от пляжа. Считается ли такая вот замена отеля нарушением договора? И если да, то на какую компенсацию можно рассчитывать?

Безусловно, такая замена считается нарушением договора. При таком «незапланированном» переселении турист вправе потребовать полного возмещения убытков, которые у него возникли (ст. 29 Закона РФ от 07.02.92 № 2300-1 «О защите прав потребителей»). Проще говоря, турфирма должна компенсировать вам разницу между ценой гостиничного номера, который вы заказывали, и ценой номера, в котором вас в итоге поселили. Если вас переселили в отель, номер в котором вы оплачивали самостоятельно, то вам должны возместить сумму, которую пришлось платить из собственного кармана. Также вы вправе требовать компенсации морального вреда (ст. 15 Закона РФ от 07.02.92 № 2300-1 «О защите прав потребителей»). Но для того, чтобы привлечь турфирму к ответственности, вам нужно позаботиться о том, чтобы факт замены отеля можно было чем-то подтвердить (например, документами, которые вам дали в администрации отеля при заселении, свидетельскими показаниями и т.д.).

2. В турфирме мне сказали, что они только продают путевки, а все услуги мне предоставляет непосредственно туроператор. И все претензии по поводу отдыха мне нужно предъявлять именно к нему. Но ведь с туроператором у меня нет договора. Почему я не могу предъявить претензии к своей турфирме?

Можете. Очевидно, вы приобретали путевку через посредника-турагента. А непосредственно ваш отдых по этой путевке должна обеспечивать компания-туроператор. Ее название обязательно должно быть указано в договоре. Если вы недовольны качеством оказанных услуг, то вы можете по своему усмотрению предъявлять претензии как к туроператору, так и к турагенту (абз. 11 ст. 9 закона о туристской деятельности, письмо Роспотребнадзора от 31.08.07 № 0100/8935-07-32 (далее - письмо от 31.08.07)).

3. У меня в договоре с турфирмой написано, что все претензии, связанные с поездкой, я могу предъявить только в течение 10 дней с момента окончания тура. Я уже пропустила этот срок. Получается, я уже потеряла права на предъявление каких-то претензий по поводу испорченного отпуска?

На самом деле на предъявление претензий у вас есть 20 дней. В данном случае условия договора противоречат закону об основах туристской деятельности. В соответствии с ним подать претензию вы имеете право в течение 20 дней с момента окончания действия договора, то есть окончания поездки. К претензии не забудьте приложить документы, которые подтверждают, что услуги были оказаны вам с нарушениями или же вообще не оказаны.

Требования, заявленные в претензии, фирма рассматривает в течение не более чем 10 дней после ее получения (ст. 10 закона об основах туристской деятельности). Эти сроки установлены императивно, то есть турист и фирма, услугами которой он пользуется, не могут изменить их своим договором. Обратите внимание: предъявление претензии является обязательной процедурой досудебного урегулирования споров. Поэтому, если вы сразу подадите иск в суд, не обращаясь с претензией к турфирме, суд не примет исковое заявление (подп. 1 п. 1 ст. 135 ГПК).

Если к настоящему моменту вы уже пропустили установленный законом 20-дневный срок, туроператор может отклонить вашу претензию, так сказать, по формальному основанию. Но это еще не значит, что вы в таком случае автоматически лишаетесь возможности обратиться в суд. Суд примет ваше исковое заявление, если вы сможете подтвердить, что пропустили срок обращения с претензией по уважительной причине (например, из-за госпитализации после возвращения из поездки).

4. Мы с семьей только что вернулись из Турции. При вылете из Москвы чартерный рейс задержали на 5 часов. Конечно, хотелось бы получить компенсацию за такой «отдых» в аэропорту. Но к кому предъявлять претензии: к авиакомпании или турагентству?

Вины турагента в данном случае нет. Предоставив вам достоверную информацию о времени и месте вылета, о типе самолета, он, по сути, выполнил свои обязательства по организации перевозки. Авиабилет удостоверяет договор, заключенный между пассажиром и перевозчиком (п. 1 ст. 103 Воздушного кодекса). Поскольку турагент не является стороной этого договора, он не может нести ответственность за качество услуг, предоставленных перевозчиком.

Следовательно, отвечать за задержку рейса должна авиакомпания. Доказательством задержки рейса будут отметки в ваших билетах. В них представителем авиакомпании (аэропорта) должно быть указано время реального вылета. Помимо этого, если из-за задержки авиарейса ваше путешествие стало короче, вы вправе потребовать от туроператора возврата денег за все оплаченные, но неиспользованные услуги: за ночь в отеле, пропущенную экскурсию и т. д. Это возможно, если вы не получили от туроператора компенсацию прямо на месте, в обмен на отказ от претензий (дополнительные экскурсии, полный пансион и т. п.).

5. Что я могу потребовать от авиакомпании, которая задержала мой рейс на несколько часов?

В такой ситуации авиаперевозчик должен выплатить штраф вам в размере 25 процентов МРОТ (то есть 25 рублей) за каждый час просрочки, но не более чем 50 процентов провозной платы (ст. 120 Воздушного кодекса). Правда, штраф нельзя взыскать, если просрочка произошла вследствие действия непреодолимой силы, устранения неисправности воздушного судна, угрожающей жизни или здоровью пассажиров, либо из-за иных обстоятельств, не зависящих от перевозчика. Кроме того, если из-за отмены рейса вы потратили собственные деньги за размещение в гостинице, авиаперевозчик должен возместить вам затраты.

Для взыскания штрафа и возмещения этих затрат вам нужно подать претензию в авиакомпанию (приложив к ней копии документов, подтверждающих отмену или задержку рейса) в течение шести месяцев с момента прилета. Сделать это можно в представительстве авиакомпании. Претензия рассматривается в течение 30 дней. Если ваше обращение было проигнорировано или авиакомпания отказалась компенсировать расходы, вы имеете право подать иск в суд по местонахождению перевозчика (ч. 3 ст. 30 ГПК РФ). К исковому заявлению нужно приложить копии авиабилета с отметкой о задержке (отмене) рейса, счета по понесенным вами расходам (за гостиницу, питание, телефонные переговоры и т.п.), а также письменную претензию в адрес перевозчика и ответ на нее.

6. Я слышала, что сейчас туроператоры обязательно должны страховать свою ответственность. Это значит, что я со своими претензиями по поездке должна идти именно в страховую компанию или все-таки могу обратиться к туроператору?

Действительно, сейчас туроператор должен либо застраховать свою ответственность перед клиентами, либо получать банковскую гарантию. Однако обращаться с претензиями туристы по-прежнему должны сначала к туроператору, с которым заключен договор. Порядок возмещения реального ущерба (то есть затрат, которые вам пришлось понести из-за того, что туроператор не выполнил свои обязательства) сейчас следующий. Турист в 20-дневный срок подает письменную претензию туроператору и одновременно в страховую компанию, чтобы не терять время в случае отказа туроператора.

Если он в течение 10 дней не ответил вам на претензию или отказался предоставить требуемую денежную компенсацию, то вы можете обратиться с требованием о возмещении ущерба в страховую компанию или в банк, предоставивший туроператору банковскую гарантию. К письменному требованию турист должен приложить копию ответа туроператора на претензию, а также документы, подтверждающие размер ущерба. Что касается компенсации морального вреда и упущенной выгоды, то их нужно взыскивать непосредственно с туроператора. Если туроператор отказался их компенсировать в добровольном порядке, туристу нужно обращаться в суд.

7. Есть какой-то госорган, куда можно пожаловаться на некачественную работу турфирмы?

Если турфирма отказалась выплачивать вам компенсацию за испорченный отдых, то свои деньги вы можете получить только через суд. Обращаться с иском нужно к мировому судье или, если размер ваших требований превышает 100 тыс. рублей, в районный суд. Одновременно с этим подать жалобы можно в орган Роспотребнадзора (это ведомство уполномочено следить за соблюдением прав потребителей, в том числе и в сфере туризма) и в организацию, членом которой является турфирма (Ассоциация туроператоров России, Российский союз туриндустрии и др.). Если вы считаете, что речь идет о мошенничестве со стороны турфирмы, обратиться с заявлением нужно в органы внутренних дел.

Трудовые проверки становятся новыми налоговыми. Ошиблись в кадровом документе? Оштрафуют, умножив на количество сотрудников.

Станьте гуру кадрового учета. Сейчас наш по заполнению кадровых документов со .

Куча образцов документов и советов от практиков. Обучение полностью дистанционно, выдаем сертификат. Успейте купить ().

Как создать и внедрить систему работы с жалобами клиентов, и какие трудности при этом встречаются. Опытом делится Илья Солодухо, директор по развитию проекта TOPEXPERT.

Недовольный клиент, как известно, порождает еще семерых, которые узнают о плохом обслуживании в компании. Жалоба - источник информации об обиде или проблеме, и в то же время она позволяет узнать и понять ожидания клиентов.

Опыт показывает, что до 50% новых клиентов мы приобретаем за счет текущих. Срабатывает «сарафанное радио». Это еще один аргумент в пользу тщательной работы с жалобами.

Как работать с жалобой

Рекомендую воспринимать жалобу не буквально (как крайнюю стадию недовольства клиента, которую он фиксирует согласно белорусскому законодательству в «Книгу замечаний и предложений»). Прежде всего, жалоба - это любая негативная обратная связь от клиента. Поэтому задумайтесь о разработке системы, которая позволит получить ее оперативно.

1. Разработайте алгоритм работы с жалобой

Изначально все сотрудники компании должны работать с проблемами и претензиями клиентов по единому сценарию:

1. Эмоциональное сопереживание (Мне очень неприятно, что ваш кофе остыл )

2. Извинение (Извините, пожалуйста, у нас такое первый раз )

3. Открытые вопросы (Что именно вас не устроило в купленной паре обуви? Как вы понимаете, что эта паста плохая? Есть ли еще какие-то вопросы, помимо этой проблемы?)

Чаще всего клиенты не сразу говорят, что их злит или чем они не довольны. Они могу придумать предлог, за которым будет скрываться истинная суть. Поэтому открытых вопросов может быть несколько.

4. Аргументация и конкретная помощь. («Правильно ли я вас понял, упаковка этого мороженого в прошлый раз была более надежной?» или «Замечательно, тогда я вам сейчас объясню, почему у вас не получилось включить ноутбук с первого раза». «Постараюсь решить этот вопрос наилучшим способом для всех». )

5. Замер удовлетворенности клиента решением вопроса.

Один из показателей качества реакции на жалобу - состояние клиента после решения его вопроса. Это измеряется субъективно продавцом.

Можно поинтересоваться лично у клиента - удовлетворен он или нет. Например, гость недоволен долгим ожиданием заказа в ресторане. Он злится. Отработайте эту ситуацию - по алгоритму работы с жалобой. В конце предложите ему бесплатный обед, в любой день на его выбор. А когда он будет уходить, задайте несколько открытых вопросов. Доволен ли он, как официанты реагировали на жалобу? Что конкретно он может посоветовать, чем компания может воспользоваться, чтобы «проколы» больше не повторились? Как именно лично он хотел бы, чтобы ситуация разрешилась? Был ли вариант предложенный компанией оптимален для него?

2. Составьте чек-лист .

Не важно, потребовал клиент жалобную книгу или просто обратился с претензией к одному из сотрудников. В любых ситуациях советую фиксировать любую проблему на специальном чек-листе.

В нем должны быть пункты:

1. Классификация причин:

• Поведение сотрудника
• Инфраструктура, условия в помещении/офисе
• Качество обслуживания
• Качество товара (продукта)
• Нестандартные ситуации и проч. - в зависимости от специфики бизнеса

Если клиенту трудно сформулировать суть своих претензий - задавайте открытые вопросы.

2. В каком эмоциональном состоянии находится клиент в момент подачи жалобы:

• Спокоен
• Раздражен
• Агрессивен
• Прочее

3. Описание сотрудника - как он сам понял жалобу (чтобы можно было сравнить эту информацию с записью в книге жалоб). 3-5 предложений.

4. Фиксация этапов работы с жалобой согласно алгоритму. Вывод: выполнен он или нет с положительным для компании и клиента результатом

5. Вывод. Клиент уходит:

• Удовлетворенным
• Неудовлетворенным
• Раздраженным
• С угрозами и т.д.

Все чек-листы в обязательном порядке сдаются руководителю. Затем регулярно проводятся планерки по поступившим жалобам. На них разбирается и количество, и качество устранения проблем.

3. Стимулируйте обратную связь

Пример №1. В одном из белорусских банков на выходе из РКЦ стоит планшет, на экране которого можно увидеть различные вопросы для клиентов. Им предлагается оценить работу сотрудников, сервис. Удивительно, но люди подходят и дают ответы добровольно, им никто не напоминает об это и не принуждает это делать.

Пример №2. В розничном магазине мы внедряли технологию получения обратной связи через бумажные носители. На анкете было составлено несколько вопросов и контактные данные. По итогам ее заполнения компания получила не только массу полезной обратной связи (чаще - негативной), но и пополнила базу данных о клиентах (e-mail, телефоны, ФИО). Механизм, который стимулировал давать ответы, был простым - по итогам месяца происходил розыгрыш ценных призов среди участников опроса (МP3-плеер, планшет и проч.).

С какой скоростью реагировать на жалобу

Лучшее решение - реагирование на жалобу оперативно, «не отходя от кассы». Именно тогда клиент будет уверен, что о нем действительно думают.

Мой опыт говорит, что сначала надо избавиться от мелкой проблемы, а уж потом разбираться в причинах и сбоях. Например, клиенту не принесли кофе вовремя - устраните проблему как только про нее узнали. И положите рядом с чашкой еще и шоколадку. И только потом разбирайтесь, почему был сбой или почему официант «накосячил». Клиента не должна интересовать ваша внутренняя «кухня» и то, что вы будете предпринимать дальше. Его интересует его кофе, который он долго ждал.

Как приучить сотрудников работать с жалобами

Ваш персонал должен понимать, что жалоба - это нормально. Жалобы есть в любой компании. И если компания адекватно реагирует на эту жалобу, клиенты оценят ее:

• Сотрудник обязан знать алгоритм работы с жалобой
• Сотрудник должен понимать свою компетенцию в решении того или иного вопроса.
• Сотрудник должен уметь задавать открытые вопросы и доходить до истинной проблемы
• Сотрудник должен понимать, что при решении сложной ситуации именно его поведение ассоциируется с образом всей компании

Чтобы всего этого достичь, нужно:

1. Донести до всех сотрудников важность работы с жалобами. Но не формально (ознакомился с инструкцией под запись), а через объяснение, почему важно получать обратную связь и почему негативная информация может быть гораздо более ценной, чем позитивные отзывы. Максимально подробно проговорите, что получит в итоге компания и лично сотрудник от работы с жалобой.

2. Разработайте инструкцию, где будет изложена четкая модель поведения при конфликтной ситуации.

3. Обучайте сотрудников работать со сложными клиентами. Чтобы «прокачать» навыки, можно пригласить бизнес-тренера, который разберет практические кейсы и ситуации. Однако и внутри компании, собственными силами, можно моделировать сложные ситуации, «проигрывать» различные варианты поведения.

Бывает, что в возникшей с клиентом проблеме компания не виновата. Я рекомендую спокойно и четко, приводя факты, объяснить это клиенту. И все равно предложить вариант решения. Не стоит бросать клиента с проблемой наедине - даже если она не касается работы сотрудников или компании. Репутация зарабатывается долго, а теряется в один день.

Рекомендую премировать сотрудников, которые информируют о негативных ситуациях. Некоторые компании вводят систему баллов - сотрудник, который собирает наибольшее количество обратной связи от клиентов, получает вознаграждение.

Конечно, не надо гнаться за числом «улучшений». Прежде всего, обратная связь должна на практике улучшать качество сервиса. Сотрудник может высказать одно предложение, но оно действительно принесет результат.

Пример из моей практики: сотрудник проводил опрос клиентов и выявил, что когда на улице идет дождь и люди заходят в магазин в мокрой обуви, им неудобно ходить по плитке. Было принято элементарное решение - не только постелить дорожку, но и разместить аппарат для чистки обуви. Постоянные покупатели хвалили персонал за эту находку. Продажи выросли. Люди увидели, что им не только продают, но о них еще и заботятся. Клиенты стали чаще заходить в магазин - они знали, что там можно привести в порядок свою обувь.

А самой лучшей профилактикой является общение с клиентом. Интересуйтесь его жизнью, настроением, работой. Спрашивайте мнение о новинках или изменениях в вашей компании - как они ему? Не каждый клиент будет всегда готов с вами общаться и давать обратную связь. Но когда человек понимает, что вопросы задаются не для «галочки», что его действительно слушают - он ответит лояльностью.