Изменение оклада в штатном расписании - как оформить?

В случае увеличения

Иногда в жизни трудящихся случается такой приятный момент, как повышение ставки. Это может быть в двух случаях:

если человека перевели на должность с большей зарплатой;

если начальство планово или внепланово решило поднять размер оплаты труда.

Рассмотрим подробнее, как правильно оформить изменение оклада в этих случаях.

Увеличение ставки в связи с повышением.

В этом случае процедура увеличения происходит параллельно с переводом на новую должность. Оформляется доп. соглашение с сотрудником, в котором указывается наименование новой специальности и размер вознаграждения за труд. На основании подписанного сторонами соглашения издается приказ о переводе на новую должность по установленной форме Т-5 или Т-5а. В нем следует указать размер увеличенной ставки. В трудовую книжку сотрудника кадровик вносит сведения о переводе.

Увеличение ставки на текущей должности

если нововведение касается должности, оформляется приказ о повышении окладов сотрудников и утверждении изменений штатного расписания. С помощью этого документа руководитель может одновременно увеличить размеры окладов работников и ввести в действие новое штатное расписание, в котором указываются актуальные сведения о зарплатах на предприятии. С работниками, которых коснулись приятные перемены, подписывается доп. соглашение.

Приказ на изменение штатного расписания, увеличение окладов, образец

если увеличивается ставка конкретного сотрудника, действия следующие: непосредственный руководитель работника составляет служебную записку, которую передает директору организации. В записке он обосновывает причину повышения (за добросовестный труд или увеличение обязанностей). Если директор принимает положительное решение, то либо издается приказ о перемещении сотрудника на другую должность с большей ставкой, либо вносятся правки в штатное расписание и делается приказ-перемещение в рамках одной должности. Также работником подписывается доп. соглашение к трудовому договору. Данное соглашение является основанием для приказа о перемещении.

В случае уменьшения

Если на предприятии меняются организационные или технологические условия труда, работодатель имеет право оформить изменение оклада в меньшую сторону. Главное, его размер должен быть не меньше МРОТа. Иначе работодатель рискует ухудшить положение трудящегося, что недопустимо, согласно .

Для осуществления этой процедуры работодателю желательно иметь документальное подтверждение необходимости внесения нововведений в рабочий процесс.

Действия работодателя должны быть следующими:

издается распоряжение о внесении правок в штатное расписание. Работников знакомят с приказом под подпись.

за два месяца до вступления нововведений в силу работникам вручают уведомления с указанием причины уменьшения оклада. Также следует сообщить о возможном увольнении, если сотрудники откажутся трудиться на новых условиях. Согласно статье 74 ТК РФ , если сотрудника не устроит размер оплаты за труд, директор должен будет предложить ему другую подходящую работу. В случае если работник откажется от предложенного варианта, трудовой договор с ним может быть расторгнут (п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ);

если трудящийся не хочет подписывать приказ или уведомление об изменении условий труда, то работодателю необходимо составить акт об отказе. Указанный документ составляется и в случае, если гражданин совсем отказывается выполнять работу в новых условиях

в случае согласия сотрудников оформляется доп. соглашение к контракту и распоряжение о понижении оклада.

Внесение изменений в штатное расписание, изменение оклада в любую сторону оформляется с помощью приказа, ознакомиться с которым вы можете ниже.

Увеличение заработной платы бюджетникам обязательно сопровождается изданием приказа. Закон обязует работодателя выпускать его по причинам:

• повышения МРОТ (ст. 133 ТК РФ);
• изменений условий труда (ст. 74, 146 ТК РФ);
• индексации (ст.134 ТК РФ);
• перевода сотрудника на другую работу с повышением жалования (ст. 72.1 и 72.2 ТК РФ).

С 2013 года унифицированные требования к кадровой документации отменили, поэтому можно издавать акты о повышении заработной платы в произвольной форме или на основе шаблона, разработанного в самой организации. Важно только соблюдать нормы делопроизводства относительно структуры документа и правила русского языка.

Чем отличается зарплата от оклада

Эти термины близки по смыслу, но не тождественны. Оба относятся к экономической составляющей труда работника. Но между ними есть принципиальные различия.

Оклад — это базовая часть заработной платы, не подлежащая изменению, которая прописывается в трудовом договоре либо приложении к нему. Заработная плата — это система начислений разного рода, включающая:

1. Оклад.
2. Надбавки за вредное производство.
3. Проценты от продаж.
4. Премии.
5. Бонусы.

Из заработной платы вычитаются страховые выплаты за работника во внебюджетные фонды. Если ее размер повышается, как правило одновременно увеличиваются все ее структурные элементы.

Чем отличается увеличение зарплаты от индексации

Решение об увеличении вознаграждения принимает руководитель бюджетной организации. Оно может относиться к одному сотруднику или к определенной группе.

Индексация, в соответствии с законодательством РФ, является обязательной мерой. Каждый работодатель должен ее проводить. При индексации повышают окладную часть заработной платы, причем всем работникам без исключения. Цель этой процедуры — увеличение дохода и покупательской способности работников. В связи с ростом инфляции, последняя регулярно падает.

Как часто и по каким причинам можно повышать зарплату

Работодатель самостоятельно решает, какие сотрудники достойны повышения жалования. Обычно критерии выбора связаны с перевыполнением производственных норм, хорошими результатами продаж, превышениями планов. Периодичность выплат и конкретные суммы вознаграждений тоже назначает руководитель организации. Они могут быть самыми разными, в зависимости от текущего финансового положения предприятия.

Кто пишет приказ о повышении заработной платы

Составление обычно возлагается на сотрудника, который занимается подготовкой распорядительных бумаг. Как правило, это:

• сотрудник HR-отдела/отдела кадров;
• секретарь/офис-менеджер;
• юрисконсульт.

Кто бы ни составлял документ, его должен подписать директор организации. Без подписи бумага не будет иметь законной силы.

Основание для приказа

Основанием может служить служебная записка начальника структурного подразделения.

Кроме этого, документ должен иметь обоснование, то есть причины (например, высокая производительность труда, большой стаж работы на предприятие, перевыполнение нормы).

Порядок оформления

Такой документ можно составлять в произвольной форме. Если в организации принят внутренний шаблон, лучше воспользоваться им.

Бумага должна включать шапку, в которой приводится наименование организации, название документа, его номер, место и дату составления.

К основной части требования более обширные, в ней нужно указать:

• обоснование документа;
• сущность распоряжения (кому оно предназначается, на какую сумму повышают жалование);
• распоряжение бухгалтеру пересчитать зарплату и ознакомить с решением сотрудников;
• ссылка на основание для приказа (служебную записку и т.п.).

К внешнему виду бумаги особых требований нет, как и к ее форме. Допускается писать приказ как на фирменном бланке предприятия, так и на чистом листе бумаги. Можно печатать текст на компьютере или писать от руки. Единственное требование — наличие «живой» подписи руководителя и всех лиц, ответственных за исполнение распоряжения.

Заверять бумагу печатью не обязательно, если иное не оговорено в регламенте организации.

Образец приказа о повышении заработной платы

Образец приказа на повышение оклада всем сотрудникам

Сколько времени и как хранить

Приказ следует хранить в отдельной папке с другими бумагами распорядительного характера. Период хранения установлен законодательством РФ и может регламентироваться локальными актами. Как правило, в бюджетных организациях этот срок составляет не менее пяти лет. После документы утилизируют.

Каждый работодатель имеет право время от времени повышать заработную плату своим подчиненным. Для того, чтобы утвердить и ввести новый размер зарплаты, руководителю организации необходимо составить соответствующий приказ.

ФАЙЛЫ

Чем отличается зарплата от оклада

По своей сути эти два понятия близки и довольно схожи – оба они касаются экономической составляющей труда работника. Но между ними есть и существенные различия.

Окладом считается неизменная базовая часть заработной платы, которая прописывается в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему.

Заработная плата – это целый ряд всевозможных начислений: оклада, надбавок за вредное производство, процентов от продаж, премий, бонусов и т.п. за минусом страховых выплат во внебюджетные фонды. При повышении заработной платы происходит одновременное повышение всех ее частей.

Чем отличается увеличение зарплаты от индексации

Повышение заработной платы может относиться к какой-то конкретной группе сотрудников, является исключительно волей работодателя и всегда имеет индивидуальное числовое значение. Иными словами, руководитель предприятия вправе по собственному усмотрению или исходя из рекомендаций начальников структурных подразделений, определять кому, за что и на какую сумму повышать заработную плату.

Что касается индексации, то тут ситуация несколько иная – норма по ней прописана в законодательстве РФ, т.е. каждый работодатель обязан ее проводить.

При индексации увеличению подлежит окладная часть, при этом размер повышения всегда фиксированный и касается всех работников предприятия. Цель индексации – изменить заработную плату, для того, чтобы обеспечить покупательскую способность работников на приемлемом уровне, поскольку известно, что в связи с инфляционными процессами она имеет неуклонную тенденцию к снижению.

Как часто и по каким причинам можно повышать заработную плату

Работодатель имеет право самостоятельно определять работников, достойных повышения заработной платы. Обычно выбор падает на тех сотрудников, которые каким-либо образом отличились: например, перевыполняют производственные нормы, дают хорошие показатели по продажам и т.д. Повышения могут происходить с определенной регулярностью и на разные сумму – в этом смысле они ограничиваются только финансовыми возможностями организации.

Кто пишет приказ о повышении заработной платы

Заниматься составлением приказа о повышении заработной платы может любой работник предприятия, в чьи должностные функции входит подготовка распорядительной документации или назначенный для выполнения данной обязанности лично руководителем. Обычно это:

• сотрудник отдела кадров,
• юрисконсульт
• или секретарь организации.

В любом случае, после составления, приказ о повышении заработной платы следует передать на согласование и подпись директору. Без его автографа данный документ не приобретет законной силы.

Основание для приказа

Любой приказ, исходящий от имени руководителя фирмы, должен иметь под собой какое-то основание и обоснование. В этом приказе в качестве основания можно назвать служебную записку руководителя отдела или подразделения, а в качестве обоснования – причины (например, высокую производительность труда, перевыполнение планов, большой период непрерывной работы в компании и т.п.).

Как правильно составить документ

С 2013 года стандартные унифицированные формы первичных документов, как кадровых, так и бухгалтерских отменены, так что представители организаций могут формировать их в произвольном виде или по шаблону, действующему внутри компании. Важно лишь то, чтобы документ по своей структуре соответствовал нормам делопроизводства, а по тексту — правилам русского языка.

Порядок оформления

1. В «шапке» приказа следует первым делом написать наименование организации, затем название документа, его номер, место и дату составления.

После этого можно переходить к основной части.

2. Здесь нужно внести обоснование для приказа: в связи с какими обстоятельствами принято решение об увеличении з/п.
3. Далее следует обозначить суть распоряжения: кому именно (должность, ФИО работника или работников), на сколько (тут можно указать текущую зарплату и будущую) и с какой даты нужно повысить заработную плату.
4. Затем руководитель дает распоряжение должностным лицам: бухгалтеру и кадровому специалисту о пересчете зарплаты и ознакомлении с документом всех упомянутых в нем работников. При необходимости сюда можно добавить и прочую имеющую значение информацию.
5. Ниже нужно указать ссылку на основание для написания начальственного распоряжения: в данном случае это служебная записка от руководителя структурного подразделения.

Правила оформления

К оформлению приказа, так же как и к его содержанию, нет никаких особых требований: его можно писать на обыкновенном листке бумаги или на фирменном бланке компании, как от руки, так и в печатном виде.

Единственное, что необходимо соблюсти: наличие «живых» автографов директора организации, всех упомянутых в приказе лиц, а также ответственных за его исполнение сотрудников.

Если количество работников, которых касается повышение заработной платы, достаточно большое, то для фиксации факта прочтения ими приказа следует сформировать отдельный документ под названием «лист ознакомления с приказом».

Заверять бланк при помощи печати или штампа предприятия не обязательно, поскольку с 2016 года юридические лица имеют право пользоваться штемпельными изделиями только в том случае, если это правило закреплено во внутренних нормативно-правовых актах фирмы.

Приказ обычно издается в единственном экземпляре и после выпуска регистрируется в журнале учета локальной внутренней документации компании.

Сколько времени и как хранить бланк

Приказ необходимо хранить в отдельной папке вместе с прочими распорядительными бумагами на протяжении периода, установленного для сохранения такого рода документации законодательством РФ или локальными актами организации (как правило, не менее трех лет), затем его можно утилизировать (также в строго определенном порядке).

Когда фирма развивается, несомненно возникают вопросы о повышении оклада (заработной платы) работников. В связи с этим, в соответствии с трудовым законодательством РФ бухгалтерии, а также кадровой службе необходимо надлежаще оформить необходимые документы:

• Приказ о повышении оклада
• Дополнительное соглашение к трудовому договору
• Новое штатное расписание

Данные документы оформляются на основе приказа генерального директора (руководящего органа фирмы), который в свою очередь может быть издан на основе одного из следующих обстоятельств: повышение окладов в других отделах, на аналогичных должностях, перевыполнение плана продаж, улучшение финансовых показателей компании.

Важно помнить, что на каждого сотрудника необходимо делать отдельный приаказ, даже если сотрудников с данной должностью несколько.

Кроме того, если сотрудников, допустим с должностью "менеджер" несколько, мы не рекомендуем оформлять у них различные оклады, хотя данный момент и прямо и не запрещает трудовой кодекс РФ.

Вместо разных размеров окладов, выдавайте вместе с окладом сотруднику, которому требуется выплачивать большую зарплату, ежемесячную премию. Конечно этот вопрос также можно решить, введя новую должность.

Образец приказа о повышение оклада сотрудника

ООО «Компания» ПРИКАЗ № 25\10982 от 25.11.2010 г. о повышении оклада Иванова В.А. В связи с хорошими показателями продаж менеджера Иванова В.А. по итогам первого-третьего квартала 2010 года ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Установить менеджеру отдела продаж Иванову Виктору Александровичу должностной оклад в размере 25 000 (двадцать пять тысяч) рублей с 01 декабря 2010 года. 2. Главному бухгалтеру Васильевой А.В. Обеспечить своевременную выплату указанного в пункте 1 настоящего приказа оклада и других сумм, рассчитываемых исходя из него. 3. Начальнику кадровой службы Федорову Г.И.: 3.1. В штатное расписание внести изменения, установив оклад по должности менеджер отдела продаж 25 000 (двадцать пять тысяч) рублей. 3.2. Заключить с Ивановым В.А. дополнительное соглашение к трудовому договору от [дата трудового договора] [ №трудового договора] об установлении оклада в размере 25 000 (двадцать пять тысяч) рублей с 01 декабря 2010 года. 2.4. Ознакомить с настоящим приказом Иванова В.А. под роспись. Генеральный директор ООО «Компания» Жданов В.В. С приказом ознакомлен ____________________ Васильева А.В. С приказом ознакомлен ____________________ Федоров Г.И С приказом ознакомлен ____________________ Иванов В.А.

Основание для повышения оклада может также служить:

• служебная записка руководителя отдела, к которому относится сотрудник;
• повышение цены в стране и, как следствие, необходимость переиндексировать оклады по фирме - увеличить оклады сотрудников;
• поручение новых должностных обязанностей сотруднику.

Образец дополнительного соглашение к трудовому договору об увеличении оклада

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ

к трудовому договору [№ трудового договору] от [дата заключения трудового договора] заключенному

между ООО «Компания» и Ивановым Виталиеем Александровичем

об увеличении оклада

Общество с ограниченной ответственностью «Компания» в лице генерального директора Жданова Виктора Викторовича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и Иванов Виталий Александрович (далее Сотрудник), паспорт гражданина РФ серия [ паспорт серия №, выдан кем, когда, код подразделения], проживающему по адресу [адрес прописки сотрудника], с другой стороны,

заключили настоящее дополнительное соглашение, являющееся неотъемлемой частью трудового договора [№ трудового договору] от [дата заключения трудового договора], заключенного между ООО «Компания» и Ивановым Виталием Александровичем (именуемого далее – Трудовой договор).

1. Установить с 01.12.2010 года размер должностного оклада Иванова В.А. в размере 25000 (двадцать пять тысяч) рублей, пункт № [пункт, где указывается оклад сотрудника]Трудового договора излагается в новой следующей редакции:

«Сотруднику устанавливается должностной оклад 25000 (двадцать пять тысяч) рублей 00 копеек».

3. Настоящее дополнительное соглашение составлено и подписано в двух экземплярах: по одному для каждой из сторон, при этом оба экземпляра имеют равную юридическую силу.

Реквизиты и подписи сторон

Любое копирование материалов допустимо только при сохранении активной ссылки на источник.

Оформление повышение оклада сотруднику

Причины, по которым руководство идет на снижение зарплат, могут быть разные. К примеру, организация переживает не лучшие времена или изменилось техническое оснащение. А возможно, какие-то работники показывают плохие результаты. Давайте разберемся, как понизить зарплату и избежать скандалов и тем более судебных тяжб.

Для начала вспомним, что на тему понижения зарплат говорит законодательство. Часть 1 статьи 74 ТК РФ разрешает уменьшить оклад без согласия сотрудника лишь в одном случае - когда изменились организационные или технологические условия труда. К примеру, к первой категории можно отнести такую ситуацию - руководство пересмотрело общую систему оплаты труда на предприятии. Технические же причины могут заключаться в переоснащении производства. Ведь из-за этого изменится степень нагрузки на работника.

Главное правило, которое компания должна соблюдать при таких переменах: условия работы сотрудников нельзя ухудшать! В противном случае работник, который обратится в суд, может запросто признать снижение зарплаты незаконным. На этот случай обязательно нужно оформить документы, фиксирующие, из-за чего сотруднику сократили оклад. Если это оборудование, то нужно составить акты об износе, собрать технические характеристики новых агрегатов.

Будьте внимательны: если состояние компании ухудшилось, это не повод снижать зарплаты сотрудникам. Закон такого права компании не дает. Любые причины, за исключением организационных и технологических, предполагают согласие работника на понижение зарплаты.

Понижая или повышая оплату за труд, работодатель тем самым изменяет условия трудового договора. О таких переменах нужно предупредить сотрудника не позднее чем за два месяца до вступления их в силу. Послабление есть только для работодателей-физлиц - свои кадры они могут предупреждать за две недели.

Ознакомить сотрудника с новыми условиями труда можно приказом. Попросите его написать прямо на документе, согласен он или нет с новыми условиями работы. Или же оформите уведомление. В нем обязательно должны быть прописаны причины, из-за которых понижается зарплата. А также условия трудового договора, которые этим изменяются. Кроме этого нужно указать срок начала действия нововведения и тот период, в который сотрудник должен принять решение о согласии либо несогласии с предложением. Для этого уместно будет внести в уведомление графу, в которой сотрудник сможет отметить свою позицию.

Документ позволит вам в будущем доказать, что обязанность уведомить работника об изменениях условий трудового договора вы выполнили (ч. 2 ст. 74 ТК РФ). Если сотрудник откажется подписывать, составьте об этом акт. На нем попросите расписаться двоих свидетелей.

Понятно, что сотрудник, которому изменили условия труда, может отказаться работать в новой обстановке. В такой ситуации вы обязаны предоставить ему на выбор либо должность, которая соответствует квалификации работника, либо вакансию, которая оплачивается в меньшем размере. Естественно, предлагать нужно в письменной форме.

Если вакантных мест не нашлось или работник не впечатлился предложенным, то смело расторгайте трудовой договор. Законодательство вас поддерживает, в пункте 7 части 1 статьи 77 ТК РФ сказано, что сотрудника можно уволить, если тот отказался работать в изменившихся условиях.

Вопрос - А что делать, если организационные или технологические причины задели всех сотрудников? Они ведь могут начать массово увольняться?

На этот счет законодатели предусмотрели возможность введения режима неполного рабочего дня. То есть, если изменения на вашем предприятии так глобальны, что все сотрудники не желают работать в новых условиях, вы имеете право сократить рабочий день или количество выработки*. Этим способом можно сохранить рабочие места. Согласовать введение и снятие режима неполного дня нужно с профсоюзной организацией, если таковая имеется. Но помните, что такое положение может продолжаться до шести месяцев. Если работники отказываются работать неполный день, то можете увольнять их (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).

Однако обстоятельства могут сложиться и не так драматично. Работник может принять ваше предложение и согласиться со своим новым положением.

Уменьшить оклад в таком случае можно несколькими способами. Первый: просто перевести сотрудника на должность, которая оплачивается ниже (ст. 72.1 ТК РФ). Этот перевод может быть временным, а может стать постоянным. Таким образом, изменятся трудовая функция сотрудника, его нагрузка и оклад. Главное не переводить человека на работу, противопоказанную ему по состоянию здоровья. Оформите это как обычный временный (или постоянный) перевод.

Второй способ - можно договориться о неполном рабочем дне. Тогда работнику не придется изменять свою трудовую функцию - он продолжит делать то, что делал, только в меньших объемах. Оплачивать вы будете либо количество времени, проведенное на работе, либо результаты выполненных заданий. А поскольку оклад сократится, сотруднику придется просто меньше работать (ст. 93 ТК РФ). Сколько конкретно часов нужно будет трудиться, работодатель решает сам. Любая рабочая неделя менее 40 часов будет считаться неполной. Тут можно сократить ежедневную нагрузку или прибавить сотруднику выходных.

Как же оформить такое понижение? Опять же следует уведомить сотрудника за два месяца. Затем заключите с ним дополнительное соглашение об окладе к договору, в котором укажите причины понижения и срок, с которого дополнительное соглашение об окладе начнет действовать (см. образец ниже).

Но одним допсоглашением не обойтись. Вместе с ним нужно выпустить еще и приказ об увеличении оклада. Образца законодатели не предлагают, поэтому составлять его вы можете в свободной форме. Главные требования к документу: укажите новый размер оклада, причину изменения и срок начала выплаты. С приказом ознакомьте работника.

Если скорректированы трудовые обязанности, то на основании приказа внесите изменения в штатное расписание. Бывает, что сведения об окладах есть и в других нормативных актах. К примеру, в Положении об оплате. Тогда не забудьте поправить и его.

Надо поднять оклад отдельному сотруднику или всем

С зарплатой могут происходить и приятные корректировки. Допустим, дела у компании пошли в гору, и руководство распорядилось поднять зарплату всем. Или же сотрудник отлично проработал весь год и его решили мотивировать, повысив оклад.

В данном случае заранее уведомлять сотрудника не нужно. Достаточно оформить соглашение об изменении условий трудового договора, в частности размера зарплаты. В нем закрепите причины такого повышения и срок, с которого будут действовать изменения.

Но и отказаться от вашего предложения сотрудник вполне может. Такие ситуации хотя и редки, но случаются. Например, из-за повышения зарплаты работник может лишиться льгот по И прибавка в сравнении с от этой льготы получается незначительной. Но и в этой ситуации не расслабляйтесь, тут очень важно проследить той же ценности труда. Если работник отказался от повышения, а его коллеги, равные с ним в должности, нет, то нужно предусмотреть уменьшение трудовых обязанностей у отказника. Иначе проверяющие обвинят вас в дискриминации.

Помимо допсоглашения к трудовому договору здесь, как и в случае с уменьшением оклада, нужно издать приказ (см. образец ниже), а также внести корректировки в штатное расписание. Со всеми изменениями ознакомьте работника под подпись. Если повышаете выплаты сразу нескольким сотрудникам, то на каждого составляете отдельный приказ, объединять всех в один не стоит.

личную карточку сведения вносить не нужно, как и в Эти документы изначально не предусматривают сведений об окладе.

Вопрос - То есть по соглашению я могу спокойно поднять зарплату одному из продавцов, если он лучше всех работал?

Можете, но только если пересмотрите его трудовые обязанности. Статья 22 ТК РФ запрещает дискриминацию, то есть устанавливать разные оклады за одинаковый труд нельзя. У ваших продавцов, положим, 10 трудовых обязанностей и получают они за это 10 тыс. руб. Зарплату вы повышаете одному, а количество обязанностей у всех остается прежним. Получается, что прибавка ничем не обоснована. Тем самым вы ущемляете второго продавца в правах. Чтобы оправдать повышение, придется добавить специалисту трудовых обязанностей. Либо повышать оклад всем до одинаковой отметки.

Лектор: Елена Галичевская,
эксперт Учебного центра СКБ Контур