1 из 27
Презентация на тему: Электронный документооборот
№ слайда 1
Описание слайда:
№ слайда 2
Описание слайда:
Система электронного документооборота (СЭД) - это автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. При этом предполагается, что процесс управления опирается на человеко-читаемые документы, содержащие в слабоформализованной форме инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению.
№ слайда 3
Описание слайда:
№ слайда 4
Описание слайда:
Основные понятия электронного документооборота Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98); комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.Электронный документ (ЭД) - документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.
№ слайда 5
Описание слайда:
Основные принципы электронного документооборота: Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой инсталляции данной системы.Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполненияНепрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.
№ слайда 6
Описание слайда:
Внедрение электронного документооборотаобеспечивает: регистрацию, учет и хранение документов;оперативный доступ к документам и отчетной информации;эффективное управление процессами движения документов; сокращение времени процедур согласования документов и принятия решений; повышение исполнительской дисциплины; снижение финансовых затрат на документооборот и делопроизводство.
№ слайда 7
Описание слайда:
Основные задачи электронного документооборота: автоматизация канцелярии; электронный архив документов;корпоративный электронный документооборот (workflow).управление договорным процессом;автоматизация работы с документацией СМК (системы менеджмента качества); автоматизация обращений граждан.
№ слайда 8
Описание слайда:
Преимущества электронного документооборота. Система электронного документооборота предназначена для построения эффективной системы управления бизнес-процессами и документами компании.Инструментарий, входящий в систему электронного документооборота, позволяет реализовать технологии электронного документооборота в любой компании, независимо от ее численности и формы собственности.Система электронного документооборота рассчитана на работу как в рамках небольшой структуры, например, канцелярии, отдела, департамента или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков.
№ слайда 9
Описание слайда:
Преимущества электронного документооборота. возникает возможность полностью отказаться от бумажных документов при условии, что это не противоречит действующему законодательству (некоторые типы документов требуется иметь в бумажном виде). Это позволяет избежать дублирования информации на различных носителях, обеспечивает надежное хранение данных и предотвращает утечку конфиденциальной информации;отпадает надобность в физической передаче сотрудникам бумажных документов, что многократно ускоряет процессы принятия решений по документам и доведения решений руководства до сотрудников.
№ слайда 10
Описание слайда:
№ слайда 11
Описание слайда:
№ слайда 12
Описание слайда:
История: Формат PDF был создан в 1991 году корпорацией Adobe. В первые дни существования данный формат был крайне непопулярен:Программное обеспечение от Adobe для чтения и создания PDF было платным;В PDF отсутствовала поддержка внешних ссылок, что делало его практически бесполезным во всемирной паутине;PDF-документы были большего размера по сравнению с обычным текстом, что означало более длительную загрузку на медленных модемах, широко использующихся в те времена;На слабых машинах отображение PDF-документов осуществлялось с заметными задержками;
№ слайда 13
Описание слайда:
Преимущества (PDF): удобная навигация, позволяющая быстро найти нужную страницу; простота пользования; Для просмотра PDF-файла не нужно ничего, кроме самого файла и бесплатной программы Adobe Reader;Формат PDF позволяет внедрять необходимые шрифты (построчный текст), векторные и растровые изображения, формы и мультимедиа-вставки;Включает механизм электронных подписей для защиты и проверки подлинности документов.
№ слайда 14
Описание слайда:
Преимущества (PDF): Известность и популярность. Основным преимуществом PDF перед DjVu является его популярность и широкоизвестность. Формат PDF популярен в мировом масштабе.Открытость стандарта. Формат PDF стандартизован международным комитетом по стандартам ISO.Обилие программ по работе с форматом. Для работы с форматом PDF существует великое множество всевозможных программ - как коммерческих, так и бесплатных.
№ слайда 15
Описание слайда:
№ слайда 16
Описание слайда:
Недостатки (PDF): Завышенная сложность внутреннего устройства формата. Формат PDF довольно сложен по своей внутренней структуре. Одна лишь его спецификация занимает более тысячи страниц. Ориентированность на бумажную печать, а не на электронный вид. Формат ориентирован в основном на создание бумажных распечаток из PDF-файла. PDF не является электронно-ориентированным форматом. Он плохо масштабируется, он "тормозит" при скроллинге (как векторный PDF, так и растровый), он не позволяет открыть недокаченный файл - чтобы открыть PDF, его требуется всегда полностью скачать, поскольку заголовок PDF находится в конце файла.
№ слайда 17
Описание слайда:
Преимущества DjVu: Специализированность для электронизации бумажных текстов. DjVu всегда использует 3-слойную сегментацию контента, обеспечивающую оптимальное сжатие. Ориентированность на электронный вид документа.Низкие ресурсные требования.Малый размер файла. DjVu обеспечивает минимально возможный размер файла. Простота и оптимальность внутреннего устройства формата.
Описание слайда:
История возникновения ЭЦП: В 1976 году Уитфилдом Диффи и Мартином Хеллманом было впервые предложено понятие «электронная цифровая подписьВ 1977 году, Рональд Ривест, Ади Шамир и Леонард Адлеман разработали криптографический алгоритм RSA, который без дополнительных модификаций можно использовать для создания примитивных цифровых подписей.Вскоре после RSA были разработаны другие ЭЦП, такие как алгоритмы цифровой подписи Рабина, Меркле.В 1984 году Шафи Гольдвассер, Сильвио Микали и Рональд Ривест первыми строго определили требования безопасности к алгоритмам цифровой подписи. В 1994 году Главным управлением безопасности связи Федерального агентства правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации был разработан первый российский стандарт ЭЦП - ГОСТ Р 34.10-94, основанный на вычислениях в группе точек эллиптической кривой и на хеш-функции, описанной в ГОСТ Р 34.11-94.В 2002 году для обеспечения большей криптостойкости алгоритма взамен ГОСТ Р 34.10-94 был введен стандарт ГОСТ Р 34.10-2001. В соответствии с этим стандартом термины «электронная цифровая подпись» и «цифровая подпись» являются синонимами.
№ слайда 22
Описание слайда:
Назначение и применение ЭЦП Цифровая подпись предназначена для аутентификации лица, подписавшего электронный документ. Контроль целостности передаваемого документа: при любом случайном или преднамеренном изменении документа подпись станет недействительной, потому что вычислена она на основании исходного состояния документа и соответствует лишь ему.Защиту от изменений (подделки) документа: гарантия выявления подделки при контроле целостности делает подделывание нецелесообразным в большинстве случаев.Невозможность отказа от авторства. Так как создать корректную подпись можно, лишь зная закрытый ключ, а он должен быть известен только владельцу, то владелец не может отказаться от своей подписи под документом.Доказательное подтверждение авторства документа: Так как создать корректную подпись можно, лишь зная закрытый ключ, а он должен быть известен только владельцу, то владелец пары ключей может доказать своё авторство подписи под документом. В зависимости от деталей определения документа могут быть подписаны такие поля, как «автор», «внесённые изменения», «метка времени» и т. д.
Основные схемы использования ЭЦП: подписание электронного сообщения при его передаче и проверка подписи отправителя после получения, то есть защищенная передача документа. Часто подобную схему воспринимают как юридически значимый документооборот, что является глубоким заблуждением. Защита электронного сообщения посредством ЭЦП - вещь, безусловно, полезная и нужная, но для обеспечения полноценного документооборота совершенно недостаточная;использование ЭЦП во всем жизненном цикле электронного документа - при его создании, согласовании, утверждении, ознакомлении с ним и т. д. Только в том случае, когда автоматизируется полный жизненный цикл документа и ЭЦП является его неотъемлемой частью, можно говорить об использовании полноценной, т. е. юридически значимой системы электронного документооборота.№ слайда 27
Описание слайда:
Источники: ГОСТ Р 34.10-94 Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процедуры выработки и проверки электронной цифровой подписи на базе асимметричного криптографического алгоритма.Электронная цифровая подпись - Термин -Энциклопедический ФондЭлектронная цифровая подпись - Компания «Криптомаш»
Автоматизация документооборота предполагает использование специального программного обеспечения для работы с документами и участие электронных документов в системе информационного обмена. При этом документы, создаваемые в ходе функционирования организации, обязательно регистрируются и хранятся в едином информационном пространстве. Обеспечивается коллективная работа с документами, то есть над каждым из них последовательно работает несколько сотрудников в соответствии со своими функциональными обязанностями.
Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дублирующие документы, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют не полный перечень проблем, возникающих при плохой организации документооборота. Все это может сильно затормозить, а в исключительных случаях полностью парализовать работу предприятия.
Средства автоматизации документооборота Программные средства, используемые для автоматизации документооборота, достаточно условно можно разделить на четыре категории: Системы Workflow. Системы коллективной работы пользователей над документами. Системы, предназначенные для хранения и поиска документов. Системы электронной почты.
Системы Workflow. Основные особенности: методология учитывает «человеческий фактор»; в качестве адресата используются не имена конкретных сотрудников, а их должности (роли); созданная карта процесса статически проверяет себя на замкнутость: документ не может быть отправлен в «никуда» или остановиться непонятно почему; четкая система контроля исполнения, когда на выполнение определенной операции отводится определенное количество времени, и система сама по вашему выбору определяет штрафные санкции к провинившемуся сотруднику и реакцию системы на подобное нарушение;
на рабочих местах конечный пользователь оперирует привычными для своей отрасли производства терминами; санкционированный доступ к информации, администратор системы видит только состояние процесса («запущен», «ожидает активации», «завершен»); поэтапность внедрения — автоматизацию можно начать с какого-нибудь отдела или подразделения, а в случае необходимости добавить в карту новых сотрудников, и заново создать процесс; система имеет открытый интерфейс для поддержки существующих приложений.
Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления предприятием. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учета.
Роль документов в деятельности организации Решения готовятся и оформляются в виде документов Управление = управление выполнением решений, оформленных в виде документов Знания предприятия = совокупность его документов Система документооборота – упорядоченный комплекс корпоративных процедур работы с документами
Традиционные технологии бумажного документооборота Картотечно-журнальный учет готовых документов в подразделениях предприятия Размножение и перемещение бумажных документов и связанных с ними поручений и отчетов по подразделениям Контроль прохождения и исполнения документов путем отслеживания сведений в различных журналах и картотеках
А зачем вообще нужен организации электронный документооборот? По данным статистических исследований: на поиск и ожидание поступления документов тратится в среднем - 30% рабочего времени; на согласование и утверждение документов - 20%; на передачу документов между подразделениями - 10%; на подготовку стандартных отчетов о движении документов - 10%; безвозвратно теряется 6% документов; каждый внутренний документ копируется до 20 раз
А зачем вообще нужен организации электронный документооборот? А теперь переведите все эти показатели в деньги затраченные на: оплату «потерянного» рабочего времени сотрудников; расходные материалы (тонер и картридж, бумага) недополученные за счет: несвоевременного принятия решения; потери или несвоевременного получения важной информации; неэффективного управления деятельностью сотрудников
Тенденция ближайших лет- переход к электронному документационному взаимодействию Документы создаются на персональных компьютерах в электронной форме Создана локальная и глобальная сетевая инфраструктура Электронные технологии принципиально повышают эффективность работы с документами Ожидания – переход к преимущественно электронному документационному взаимодействию внутри предприятий, предприятий друг с другом, между предприятиями и гражданами
Эволюция сферы ответственности документационной службы предприятия Организационно- распорядительные документы Готовые документы Документы компетенции руководства организации Процессы регистрации, обработки и хранения документов Система автоматизации канцелярии СЛУЖБА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ Все виды документов (бухгалтерские, технические, договорные, нормативные, справочные, аналитические) Проекты (версии), готовые документы, ретроспективные/архивные документы 5 Все документы всех работников организации Все рабочие процессы (регламенты), использующие документы Система управления бумажными и электронными документами организации (корпоративного сообщества) СЛУЖБА ИНФОРМАЦИОННОГО И ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ
Электронные офисные системы (ЭОС). Система «ДЕЛО» В е годы создавали системы электронного документооборота в высших органах власти, а в 1994 году создали рыночное предприятие Первыми в СНГ создали коробочный продукт, отраслевую СЭД, разработали технологии поточного сканирования, электронного согласования документов В системе «ДЕЛО» сочетаются новейшие документационные технологии, отечественные стандарты, а также уникальный опыт автоматизации многих сотен предприятий. Полный комплекс услуг по всей территории России, Украины и Белоруссии, включая консалтинг в области работы с документами и разработку нормативных документов Студенты 130 вузов России, Украины и Белоруссии изучают СЭД на примере продуктов компании ЭОС
Современные документационные технологии в системе «ДЕЛО» Офисные приложения Электронная почта Коллективная подготовка и электронное согласование проектов документов Сканирование бумажных документов (потоковое сканирование) Штрих-кодирование бумажных документов Электронная цифровая подпись, разделение прав доступа Электронное управление бумажным/электронным документооборотом Веб-порталы, веб-сайты Электронное управление бумажными/электронными архивами
Жизненный цикл документа и продукты ЭОС Хранение и анализ документальной информации eDocLib Подготовка и согласование проектов « ДЕЛО» Утверждение, регистрация, организация исполнения и контроля « ДЕЛО» ПубликацияeDocLib Организация архивного хранения и работа с архивами « АРХИВНОЕ ДЕЛО»
Лидирующие позиции ЭОС ЭОС первым получил в 1996 году сертификат качества Госстандарта России ЭОС первым провёл в 2006 году экспертную сертификацию своих продуктов на соответствие Типовым требованиям Евросоюза к автоматизированным системам электронного документооборота (Model Requirements MoReq) Ключевая роль в формировании отечественного рынка систем электронного документооборота Более 1500 клиентов Более рабочих мест
ЭОС в органах власти ВысшиеФедеральныеРегиональные Госдума Совет Федерации Конститу- ционный Суд Счетная Палата ЦИК (ГАС «Выборы») Судебный департамент, суды общей юрисдикции и арбитражные суды (ГАС «Правосудие») Генпрокуратура и органы прокуратуры Минсельхозпрод Минкультуры Федеральное архивное агентство и архивы Росстрахнадзор Госгортехнадзор Госнаркоконтроль и территориальные управления Комитет по финансовому мониторингу Комитет по геодезии и картографии Банк России и его территориальные учреждения Башкортостан Мордовия Саха (Якутия) Хакасия Республика Алтай Алтайский край Архангельская обл. Брянская обл. Волгоградская обл. Калининградская обл. Липецкая обл. Магаданская обл. Московская обл. Новгородская обл. Пензенская обл. Ростовская обл. Читинская обл.
Примеры решений эос в бизнесе Нефть (Татнефть, ТНК, Лукойл) Газ (Газпром, Новатэк) Электронергетика (Мосэнерго, Татэнерго, Вологдаэнерго, Архэнерго, Тулаэнерго, Якутэнерго, Читаэнерго, Мордовэнерго) Банки (Возрождение, Петрокоммерц, Укрсоцбанк, ВТБ-24) Страхование (Росгосстрах, Сахамедстрах) Связь и транспорт (Мосгортранс, Международный аэропорт Борисполь, Кемеровская мобильная связь, Казанская ГТС) Научные центры (Курчатовский институт, ВНИИСТ, Черноморниипроект, Гомельпроект, Российский научный центр хирургии) СМИ (ИД «Коммерсант», ИД «За рулем)
Примеры проектов ЭОС в промышленности ОАО "Алтайский трансформаторный завод ОАО "Казанский вертолетный завод" ОАО "Нижегородский Авиационный Завод "СОКОЛ" ОАО "Новосибирский электродный завод" ООО "Тюменский Агрегатно-ремонтный завод" ОАО "Челябинский электродный завод" ОАО "Новокраматорский машиностроительный завод" ОАО "Тульский комбайновый завод" ОАО "Барнаульский вагоно-ремонтный завод", ОАО "РЖД" ДП "Дельта Лоцман" (судоремонтный завод г.Николаев) ЗАО "Барановический станкостроительный завод " ОАО "Газпромтрубинвест – Волгореченский трубный завод" ЗАО "Завод холодильников "Атлант" ЗАО "Холдинговая компания "Золотой колос" З АО "Лисичанский стекольный завод "Пролетарий" ОАО "Мордовцемент" О АО "Татспиртпром" По данным DSS Consulting, в 2006 году 25% от общего числа проектов внедрения СЭД в металлургии составляют проекты ЭОС
СЭД: новое качество управления Экономия трудовых и материальных затрат Оперативность Непосредственное взаимодействие руководителей и исполнителей в сети Прозрачность Сквозной контроль за прохождением и исполнением документов в системе территориально распределенных организаций Полный контроль работы персонала с документами Накопление знаний Все документы предприятия сохраняются и доступны
Назначение системы Система «Кадры» предназначена для автоматизированного ведения кадровой информации предприятий и учреждений, а именно: ведения штатного расписания организации; ведения картотеки личных карточек работников; ведения приказов по личному составу; ведения табеля учета использования рабочего времени; ведения картотеки командировок; ведения информации о работниках, зачисленных в резерв на замещение должностей; поиска необходимой информации по произвольно заданным критериям; формирования аналитических отчетов и справок; ведения справочников системы; экспорта-импорта кадровой информации; установления пользователям прав доступа к объектам системы.
Ведение сведений о структуре организации, создание сложной структуры подразделений; хранение истории штатного расписания; печать штатного расписания по форме Т-13; представление информации справочного характера: просмотр списка работников, замещающих должности, просмотр личной карточки работника, замещающего должность, просмотр списка кандидатов на замещение должностей; ведение штатного расписания как головного предприятия, так и дочерних предприятий, филиалов и т.д. Ведение штатного расписания
Картотека личных карточек Функция обеспечивает: работу с кадровой информацией в рамках любой, доступной пользователю организации; просмотр организационной структуры предприятия и списка работников, числящихся в подразделениях; просмотр списков уволенных работников просмотр списков сданных в архив карточек уволенных работников; создание, редактирование и удаление ЛК работника; вывод на печать учетной карточки по формам Т-2, Т-2 ГС, Т-2 (ВУР), Т-2 ГС (ВУР), справки о работнике, справки об отпусках работника, справки о истории изменения оклада работника; автоматический расчет разных видов стажей работника с учетом установленных коэффициентов на дату приема работника, текущую и любую произвольную дату; формирование графика отпусков работников; писк личной карточки работника по заданному критерию.
Ведение приказов по личному составу Функция предназначена для формирования и ведения регистрационных карточек приказов по личному составу и вывода приказов на печать по унифицированным формам. Данная версия системы поддерживает работу с приказами следующих форм: Т1, Т1а - о приеме работника(ов) на работу, Т5, Т5а - о переводе работника(ов) на другую работу, Т6, Т6а - о предоставлении отпуска работнику(ам), Т8, Т8а - прекращении действия трудового договора с работником(ами), Т9, Т9а - о направлении работника(ов) в командировку, Т11, Т11а - о поощрении работника(ов), о взыскании. На основе данных приказа предусмотрен автоматизированный ввод информации в личную карточку работника. Обеспечивается интеграция с системой автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО» в части регистрации приказов по личному составу.
Функция предназначена для автоматизированного ведения табеля учета использования рабочего времени и позволяет: производить начальную инициализацию табеля по заранее установленным параметрам; получать информацию из личной карточки работника о командировках, отпусках, больничных листах, перемещениях работника; производить настройку печатной формы табеля Т-13 на форму, используемую в организации (система поддерживает три печатных формы табеля). Ведение табеля учета использования рабочего времени
Функция позволяет: регистрировать информацию о командировке с учетом вида и цели командировки; отражать данные о командировке в личной карточке работника; производить отбор командировок по различным критериям поиска; формировать командировочное удостоверение по форме Т-10; формировать служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении по форме Т-10а; выводить информацию о найденных командировках на печать. Ведение картотеки командировок
Формирование отчетов и справок Задача предназначена для получения следующих отчетов, графиков и справок: Унифицированная форма штатного расписания. Выходная форма «Замещение должностей». Выходная форма «Вакантные должности». Справки о штатной численности и количестве должностей организации. Справки о командировках (общая справка и справка в разрезе регионов). Журналы учета командировок и работников, выбывших в командировки. Справки-напоминания (о днях рождениях и юбилеях, о коррекции процента надбавок за выслугу лет, об истечении срока полномочий пребывания в должности). Списки работников заключивших/расторгнувших договор.
Формирование отчетов и справок Задача предназначена для получения следующих отчетов, графиков и справок: Списки работников, оформивших больничные листы, пребывающих в отпуске, имеющих льготы. Справка «Калькуляция сроков стажа». Отчеты по формам 1-ГС, 2-ГС. Унифицированная форма графика отпусков. Графики выслуги лет, проведения аттестации, присвоения классных чинов. Справки о качественном составе кадров, об участии в семинарах, о проведенных видах инструктажа, о служебных пропусках (удостоверениях). Отчет о военнообязанных (форма 6). Протокол по больничным листам.
Система электронного документооборота «ЕВФРАТ» Система ЕВФРАТ-Документооборот, разработка компании Cognitive Technologies. Система, с одной стороны, содержит весь необходимый функционал для автоматизации работы с документами, а с другой стороны, предлагает широкие возможности настройки и модификации при внедрении разработчиком, партнерами и непосредственно заказчиками.
Регистрация любых видов документов в соответствии с утвержденными в организации номенклатурой и регламентом Автоматизация бизнес-процессов организации, поддержка процедур согласования и утверждения Оперативный и всесторонний контроль за ходом исполнения работ по документу Создание оперативного и долговременного архивов бумажных и электронных документов Поиск документов по содержанию и реквизитам Формирование журналов по учету документов и отчетов по исполнительской дисциплине Обеспечение безопасности работы Задачи, решаемые системой ЕВФРАТ- Документооборот
Для кого предназначена система? Делопроизводитель (персональное рабочее место) Малые и средние компании Подразделения крупных государственных или коммерческих организаций Территориально распределенные организации и подразделения Базовое (прототип) решение для крупных государственных или коммерческих компаний
Особенности системы ЕВФРАТ-Документооборот ЕВФРАТ-Документооборот разработан в полном соответствии с рекомендациями WfMC (Workflow Management Coalition) и удовлетворяет требованиям стандарта ISO 9000 Гибкость системы ЕВФРАТ-Документооборот позволяет автоматизировать делопроизводство организации как в соответствии с требованиями ГОСТа по делопроизводству, так и с требованиями регламента, положений и инструкций по работе с документами, разработанными и применяемыми организацией.
Регистрация документа Поддержка принятой в организации номенклатуры документов и дел, а также правил их учета – набора реквизитов, правил формирования регистрационных номеров Контроль полноты заполнения полей РКК Автоматизация заполнения полей РКК Автоматический контроль дублирования документов Регистрация писем из электронной почты Встроенные средства сканирования и распознавания бумажных документов Присоединение любых электронных документов к РКК Встроенные средства просмотра электронных документов Установление перекрестных ссылок между документами
Постановка документа на контроль На основании резолюции руководителя или в соответствии с установленным регламентом назначаются: контролер по документу ответственный исполнитель и соисполнители, согласующие по документу сроки исполнения документа и отдельных поручений по нему сроки согласования и утверждения Задание маршрут прохождения документа по исполнителям и согласующим: последовательные задания; параллельные задания; подпоручения Автоматическая рассылка контролирующему и исполнителям (согласующим) уведомлений о поставленных им задачах
АРМ Пользователя Папка, в которую поступают поручения для пользователя Папка, в которую поступают контролируемые пользователем поручения Поручения, уведомления, напоминания, сообщения, отчеты Текст соответствующего поручения, уведомления, напоминания, сообщения, отчета
Исполнение заданий. Контроль исполнения Автоматизация приема исполнителем поручения на исполнение или отказа от исполнения с отсылкой соответствующего уведомления контролирующему Согласование и утверждение с использованием ЭЦП Отправка отчета контролирующему Автоматическое протоколирование хода исполнения и согласования Автоматическая отправка контролирующему и исполнителям (согласующим) напоминаний о приближении (наступлении) контрольных сроков Специальный поиск по контрольным заданиям и документам
АРМ Руководитель АРМ Руководитель – удобный и полноценный доступ к корпоративной системе документооборота с помощью Интернет для руководителей, работа которых по тем или иным причинам связана с достаточно частыми поездками и оторванностью от основного офиса АРМ Руководитель позволяет при наличии доступа к Интернет из любой точки мира: получить авторизованный доступ к корпоративной системе документооборота и хранилищу документов организации осуществлять управление бизнес-процессами организации и участвовать в согласовании решений осуществлять контроль за исполнением заданий, выданных сотрудникам * Director-Adapt – технология адаптации возможностей информационных систем к специфике управленческой деятельности АРМ Руководитель разработан на базе технологии DA*, благодаря которой ЕВФРАТ- Документооборот может адаптироваться под каждого конкретного руководителя.
Сегодня система успешно работает более чем в 1100 организациях Каждый месяц пользователями системы становится около 50 новых организаций Среди пользователей системы Пользователи системы ЕВФРАТ-Документооборот Аппарат Президента и Правительства Чеченской республики Департамент консульской службы МИД РФ ТФОМС по Тюменской обл. Хабаровское отделение Дальневосточного тамож. упр. МУП «Расчетно-кассовый центр г. Новосибирска» Центральный банк РФ Центросоюз РФ ОАО «РГС-Столица» ОАО «Северо-Кавказcкая железная дорога» Курская АЭС ЗАО «Дикая Орхидея» ЗАО «Юниверсал-Мьюзик» ОАО «ДЕКРА-Групп» ОАО «Ижевский подшипниковый завод» ОАО «Лебединский ГОК» ОАО «Центрсибнефтепровод» ОАО «Уральский электрохимический комбинат» Челябинский юридический институт МВД России МГИМО-Университет и многие другие…
Компания Атлас Компоненты Атлас-Док Электронный архив Централизованное хранилище документов Ведение версий документов Атрибутивный поиск Делопроизводство и КИД Регистрация документов Контроль исполнительской дисциплины Администрирование Аудит Распределение доступа Управление технологическими процессами
Система электронного документооборота – Управление электронными документами: Модуль "Управление электронными документами" обеспечивает создание, хранение, поиск, изменение различных неструктурированных документов (тексты Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, рисунки Visio и CorelDraw, звуки, видео и пр.). Одно из основных понятий, используемых в системе DIRECTUM, – электронный документ. Каждый электронный документ состоит из текста (содержимого электронного документа) и карточки – формы, содержащей набор атрибутов, описывающих документ (автор, тип документа, дата создания, корреспондент и т.д.), которые могут быть использованы для поиска и группировки электронных документов. Для организации хранения документов используются папки, в которые помещаются ссылки на электронные документы и другие папки. Каждый документ может иметь неограниченное количество версий, при этом версии одного и того же документа могут быть в разных форматах (например, DOC и PDF). Для каждого вида документа (договоры, счета и пр.) определяется свой жизненный цикл, автоматически изменяющий состояние документа в ходе работы с ним. УдГУ 2010 Широков В.А. ЦМИТ. 11.
https://accounts.google.com
Подписи к слайдам:
Предварительный просмотр:
Чтобы пользоваться предварительным просмотром презентаций создайте себе аккаунт (учетную запись) Google и войдите в него: https://accounts.google.com
Подписи к слайдам:
Понятие электронного документооборота
Основные понятия электронного документооборота Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98); комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа. Электронный документооборот (ЭДО) - единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».
Основные принципы электронного документооборота Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой инсталляции данной системы. Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса). Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов. Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём. Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.
Виды документооборота бывают: Производственный документооборот; Управленческий документооборот; Архивное дело (совокупность процедур архивации документов); Кадровое дело (совокупность процедур кадрового документооборота); Бухгалтерский документооборот; Складской документооборот; Секретное (конфиденциальное) делопроизводство; Технический и/или технологический документооборот и др.
Главными преимуществами электронного документооборота по сравнению с бумажным являются: возможность поиска файлов в системе по множеству фильтров и параметров; полный учет производственной или какой-либо другой документации; оперативное составление отчетов предприятия; оперативное управление предприятием и обмен информацией по защищенным каналам с любой точки (не обязательно быть всем вместе на одной территории, чтобы взаимодействовать); унифицированные шаблоны для создания документов; наблюдение и контроль над персоналом; распределение прав доступа к корпоративной информации по определенным критериям и параметрам; сокращение затрат на бумагу (а если более глобально, то в какой-то степени решение проблем экологии); возможно сокращение штата сотрудников, занимающихся работой с бумагами, а также сокращение арендуемого (занимаемого) помещения за счет отсутствия бумажных архивных документов.
Какие же задачи выполяет ЭДО? обеспечивает прозрачность деятельности организации и эффективность управления, за счет автоматического контроля выполнения задач на предприятии; осуществляет поддержку соответствия международным стандартам качества; оказывает поддержку эффективному накоплению, управлению и доступу к информации и знаниям. Обеспечивает кадровую гибкость за счет хранения всей истории деятельности сотрудника на предприятии; производит протоколирование всех процессов; оптимизирует и автоматизирует бизнес-процессы и механизмы их выполнения и контроля на предприятии; за счет исключения бумажных документов из оборота происходит большая экономия ресурсов путем сокращения издержек на бумагу, картриджи. Благодаря ЭДО предприятию легче контролировать движение документов по каналам организации; упрощает и удешевляет хранение документов за счет электронного архива.
Что нужно для перехода на электронный документооборот? Итак, если с понятием ЭДО и основными преимуществами мы разобрались, то теперь предлагаю рассмотреть основные системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, а также процессы внедрения указанных систем. Как уже стало ясно из информации выше, недостаточно просто приобрести и установить программное обеспечение, важно обучить сотрудников и полностью перестроить весь производственный процесс вашего предприятия. Если вы только начинаете вести предпринимательскую деятельность, тогда вам будет немного легче, так как бизнес-процессы еще не запущены. Процесс внедрения ЭДО в уже функционирующей компании должен происходить постепенно. Поэтапно подключая все структурные подразделения предприятия к работе. Самым первым этапом будет являться создание автоматизированного делопроизводства. На всех этапах вы можете столкнуться не только с техническими проблемами, но и с психологическими, так как сложно “ломать” уже устоявшиеся правила. Важно приобретать и устанавливать ПО для ЭДО у одного поставщика, тогда настройка всей системы будет гораздо проще и не даст сбоев. Давайте рассмотрим основные требования для осуществления процесса внедрения электронного документооборота в организации. Во-первых, наличие компьютерной техники для установки программного обеспечения; Во-вторых, все сотрудники предприятия, причастные к данному процессу должны быть уверенными пользователями ПК и иметь к нему доступ; В-третьих, между коллективом должны быть электронные средства связи, такие как электронная почта, skype и так далее; В-четвертых, необходимо создать специализированное подразделение или привлечь в качестве аутсорсинговой компании. Таким образом, при соответствии всем указанным требованиям, можно приступить к переходу на использование электронных документов и электронного документооборота.