Как сэкономить деньги на техническом обслуживании предприятия? Как избежать сбоев в нормальном рабочем процессе? Как обезопасить от стрессов себя и своих сотрудников? Получите ответы на эти и другие животрепещущие вопросы, касающиеся данной темы, в этой статье. Мы постарались раскрыть все положительные и отрицательные стороны ИТ-аутсорсинга, а также вы найдете полезные советы и рекомендации, которые помогут избежать возможных проблем.

Основные преимущества и недостатки IT-аутсорсинга

Главное, что стоит уяснить - плюсов здесь гораздо больше, чем минусов. Возможно, вы даже не задумываетесь о том, что регулярно пользуетесь услугами аутсорсинга в повседневной жизни. Особенно это касается владельцев бизнеса, у которых очень насыщенный график и день расписан по минутам. Сломался автомобиль - вы везете его в сервисный центр, проблемы со здоровьем - вы идете в больницу, требуется ремонт в офисе или квартире - вы обращаетесь к специалистам, которые помогут осуществить ваши идеи. Как вы уже догадались, все это также является аутсорсингом. Так стоит ли бояться пользоваться услугами сторонних фирм, которые будут обслуживать ваши сети и технику?

Если вы владелец малого бизнеса, то нет смысла держать целый отдел компьютерных специалистов, так как затраты будут велики и нужно будет осуществлять контроль работы этого отдела, грамотно им руководить. Один системный администратор - это также не совсем правильно, так как в критический момент его может не оказаться на месте, он может заболеть или взять отпуск. В итоге можно понести значительные убытки из-за простоя. К тому же, в этой сфере важно постоянно совершенствовать навыки работы и повышать уровень квалификации, так как в IT изменения происходят регулярно и важно от них не отставать. Хотели бы вы, чтобы технический прогресс вашего предприятия зависел от одного-двух человек? Ответ очевиден.

Так какие же положительные стороны сотрудничества со специализированными фирмами, которые будут осуществлять техническое обслуживание вашей компании? Во-первых, не придется расходовать бюджет на оплату труда технических специалистов, организацию их рабочего места, уплату налоговых взносов государству. Во-вторых, специалисты IT-компаний, как правило, имеют огромный опыт за плечами. Они смогут значительно быстрее и эффективнее решить возникающие проблемы, а также помогут в дальнейшем избежать их появления. Также специалисты постоянно повышают уровень своей квалификации и в курсе всех последних тенденций в технической сфере. Благодаря опыту, любая проблема решается в минимальные сроки максимально эффективно .

Покупка техники, периферийных устройств, специализированного оборудования может быть осуществлена специалистами, которые сэкономят ваши деньги и время. К тому же, сразу будет произведена полная настройка. Немаловажно и то, что многие проблемы могут быть решены удаленно посредством телефонной связи или интернета без необходимости выезда сотрудника IT-компании.

Что же касается отрицательных сторон, то здесь они практически отсутствуют. Все зависит от размера вашего предприятия и его специализации. Если вы используете компьютеры для осуществления несложных задач и пользуетесь только текстовыми редакторами и интернетом - в этом случае выгоднее будет иметь в штате системного администратора, которому для обслуживания вашей фирмы не требуется много знаний и опыта, а значит и расходы на оплату его труда будут невелики. Но если у вас довольно крупная фирма, у вас есть свой сайт (или даже несколько), интернет-магазины или бизнес тесно связан с использованием компьютеров, серверов, сетей и специализированной техники - тут конечно вопрос качественного обслуживания стоит особо остро и IT-аутсорсинг будет отличным решением.

Для того, чтобы подытожить сказанное, предлагаем такую небольшую таблицу:

ИТ-аутсорсинг: плюсы и минусы

Как бы то ни было, не забывайте о том, что самое главное, если вы решили воспользоваться подобными услугами - наличие договора, который гарантирует конфиденциальность данных и защитить от потенциальных рисков.

IT-аудит

Владельцев крупных и средних предприятий наверняка заинтересует возможность такого специализированного
аудита. Что вам это даст? Во-первых, можно проверить насколько эффективно справляется со своими задачами ваш технический отдел. Во-вторых, вы узнаете, куда тратятся ваши деньги и насколько безопасно и эффективно ПО. Тут без независимой оценки профессионалов не обойтись.

Итак, что же включает в себя ИТ-аудит:

• Анализ IT-структуры предприятия;
• Оценка безопасности серверов, персональных компьютеров;
• Оценка правильности и эффективности настройки FireWall, антивирусной защиты;
• Анализ правильности и эффективности резервного копирования данных;
• Оценка работы специализированных приложений;
• Оценка правильности настроек ПК ваших сотрудников;
• Инвентаризация;
• Сбор всевозможных данных.

Затем вам будет выдан официальный документ с результатами всесторонней проверки.

Итак, решение конечно за вами. Если же вы решили воспользоваться преимуществами аутсорсинга, наши модераторы сэкономили ваше время и уже отобрали .

Директор по развитию Staff Line Group Нурия Архипова прошла путь от рядового сотрудника до топ-менеджера компании, которая сегодня является лидером в сфере развития услуг по управлению персоналом, кадрового делопроизводства, аутсорсинга и аутстаффинга. Нурия написала колонку о том, что из себя представляет аутсорсинг и почему он так популярен.

Что мы знаем об аутсорсинге?

Любой бизнес, если его вести официально с соблюдением всех финансовых и юридических требований, состоит из гораздо большего числа процессов, чем может показаться стороннему наблюдателю. Даже если у вас фирма со штатом в несколько сотрудников, то вам кроме основного бизнес-процесса придется заниматься и рядом не менее важных и обязательных процессов (например, вести бухгалтерию, осуществлять транспортировку, логистику, использовать ПО и т. п.).

Многих, кстати, именно наличие стольких дополнительных «головных болей» останавливает от открытия своей фирмы, хотя идеи могут быть весьма перспективными. Как раз для решения этих проблем и был придуман принцип аутсорсинга (еще в тридцатых годах прошлого столетия воротилами автомобильного бизнеса).

Откуда возникла такая потребность - использовать внешний персонал?

Ведь, казалось бы, гораздо приятнее, когда в компании есть штат сотрудников, решающих все вопросы. Однако в основе большинства потребностей бизнеса всегда находится задача повышения эффективности. И даже если бы не было кризисов, потребность делать каждый процесс более экономно и качественно всё равно привела бы к разделению всех функций кампании на профильные и сопутствующие.

• Профильные функции и соответственно профильный персонал это те, кто делают основной продукт компании, со всеми необходимыми атрибутами: лучше других, дешевле других и т. д. И задача компании, загрузить их работой по максимуму.
• Сопутствующие функции – чаще всего это обеспечивающие функции для нормальной работы основного/профильного персонала. И их загрузка работой определяется потребностями основного/профильного персонала.

Например, в юридической фирме, юристы - это основной персонал, продавая услуги которых, фирма зарабатывает свою прибыль. Соответственно задача руководства фирмы максимально загружать штатных юристов. А вот IT-специалисты выполняют только те функции, которые необходимы для обеспечения работы компьютеров, сетей, программ и прочих инструментов, и самих юристов.

Возникает дилемма: чтобы всё стабильно работало и в случае сбоев могло быть быстро восстановлено - нужен квалифицированный IT-шник. Но если он действительно профессионал, то весь процесс у него налажен и большую часть рабочего времени ему нечем заняться. А стоит оно дорого, ведь он специалист.

В этой ситуации самый логичный выход - заключить договор аутсорсинга IT-персонала, по которому специалист будет решать возникающие вопросы в юридической фирме, но платить она ему будет не полную зарплату, а лишь за объем выполненных работ.

Историческая справка

Не надо думать, что аутсорсинг возник вчера или буквально на днях. Идея не нова! И до того, как аутсорсинг пришел к нам с Запада, он был очень гармонично вписан в советскую экономику и кадровую политику.

За примерами далеко ходить не надо: уборщицы и дворники, следившие за чистотой парадных, подъездов, придомовых территорий, привлекались к труду одновременно несколькими организациями, у которых объем работ требовал только пару часов работы и то не каждый день. Только в СССР это не называлось аутсорсингом, хотя по факту именно им и являлось.

Преимущества аутсорсинга

Можно выявить ряд преимуществ использования аутсорсинга, среди которых на первом месте стоит:

• Экономия, которая достигается за счет того, что аутсорсинговая компания, предоставляющая специалиста, может предоставлять его одновременно разным фирмам, тем самым наиболее полно используя его время.
• Уровень качества – для фирмы предоставляющей аутсорсинговые услуги данный вид деятельности является основным/профильным. Поэтому она может себе позволить уделять гораздо больше времени всем сторонаaм конкретной деятельности: от специального оснащения сотрудника, до его более глубокого профессионального обучения и использования опыта многих специалистов - чем фирма в непрофильной для себя деятельности никогда заниматься не будет.
• Надежность и гарантии - еще одно важнейшее, на мой взгляд, во многих сферах бизнеса преимущество. По трудовому законодательству, если ваш сотрудник заболел и предоставил оформленную справку, то вы никак не можете требовать от него выхода на работу, что бы там у Вас не случилось.

По договору же аутсорсинга, вам вообще не важно болеют у аутсорсера сотрудники или они роботы. Есть договор, гарантии и ответственность за их соблюдение. Заболел или не справился один, давайте другого. Точка. Все дисциплинарные, административные, мотивационные и прочие, прочие многочисленные проблемы с сотрудниками вас больше не касаются!

Именно это преимущество аутсорсинга делает его очень востребованным в сферах, где кадровые вопросы стоят наиболее остро.

По целому ряду причин IT-специалист на аутсорсинге может быть гораздо более квалифицирован:

• за счет богатого опыта;
• в своей работе он использует большее число хороших, зачастую дорогих платных сервисов и программ, которые ему приобрести гораздо доступнее, чем если бы он работал только с одним заказчиком.

Недостатки аутсорсинга

С преимуществами аутсорсинга мы разобрались, теперь попробуем поговорить о его недостатках. Недостатки аутсорсинга для потребителя, на мой взгляд, являются более надуманными. Из существенных, стоит отметить лишь один фактор, который нужно учитывать. Это риски, связанные с попаданием в организацию «чужого» человека. То есть возможные утечки информации, происки конкурентов и т. д. Но эти риски нужно купировать и в случае найма нового человека в собственный штат и при множестве других жизненных ситуаций.

Мое мнение, что в скором будущем бизнес, особенно малый и средний, вообще сможет состоять только из нескольких ключевых человек, генерирующих идеи. А вся реализация и текущая работа сможет быть эффективно передана на аутсорсинг.

Со временем многие компании поймут эффективность этого метода и станут использовать его более полноценно. Например, уже сегодня во многих фирмах частично используется аутсорсинг: это и приходящие уборщицы, которых не обязательно держать в штате, IT-специалисты, которые в любой момент удаленно или на месте решают проблемы разной степени сложности, возникающие со всей офисной техникой.

Компании поймут, что нет необходимости держать в штате сотрудников, которые нужны только для того, чтобы обеспечить бесперебойную работу коллектива, но при этом им совершенно не нужно отдельное рабочее место, а если нужно, то ненадолго.

Сегодня, когда благодаря кризису, стал более стремительно развиваться средний бизнес. Человеку, который хочет работать на себя и организует, например, ИП, необязательно снимать офис для сотрудников. На самом деле, ему достаточно иметь в штате 2-3 сотрудников «на удаленке», которые ему реально нужны. Например, фирма занимается предоставлением рекламных услуг, продвижением каких-либо товаров и сайтов.

В штате достаточно иметь курьера, специалиста по контекстной рекламе и бухгалтера, хотя приоритеты, безусловно, могут быть другими - все зависит от нужд предприятия. Таким образом, копирайтерские услуги, смм, дизайн можно получить при помощи того же самого аутсорсинга. Существуют, так называемые, биржи копирайтеров, которые предоставляют услуги, рыночная стоимость которых в разы ниже, чем если держать копирайтера в штате. То же самое относится к дизайну, контекстной рекламе и другим должностям.

Таким образом, аутсорсинг - это будущее отечественного малого и среднего бизнеса, который позволяет развивать его за счет эффективных и экономически выгодных методов.

При этом стоит отметить и тот факт, что аутсорсинг помогает решать и другую не менее важную проблему - уже социального плана.

Хорошо известно, что в связи с кризисом многие предприятия, фирмы были вынуждены сократить количество рабочих мест. На биржи труда и в «свободное плавание» отправилось огромное количество персонала. Многим людям, чтобы хоть как-то держаться на плаву, пришлось даже сменить род занятий и начать делать то, что никогда не делали.

А что поделать? Кризис - выживает сильнейший. И вот именно часть тех, кто не сломался, а решил, во что бы то ни стало держаться на плаву, нашли себя в аутстаффинговых компаниях (от англ. out – вне, staff – штат), устроившись туда на работу.

Аутсорсинг и аутстаффинг - два понятия, которые не могут существовать друг без друга. Но при этом путать их не стоит!

Для них такие компании - это возможность иметь стабильный заработок, работать и обеспечивать семью. Одно дело работать где-то «на честном слове», без трудовой книжки, не иметь никаких накоплений и отчислений в пенсионный фонд, и совершенно другое - получить уверенность в завтрашнем дне, официальное трудоустройство, минимальный социальный пакет и трудовой договор. Все это предоставляют своим сотрудникам компании, которые занимаются аутстаффингом, т. е. предоставлением другим фирмам сотрудников требуемой квалификации.

К преимуществам, получаемым компаниями от аутсорсинга, можно отнести снижение себестоимости функций, передаваемых аутсорсеру. У него, как правило, выполнение этих функций стоит дешевле за счет специализации в узкой предметной области и благодаря эффекту масштаба, достигаемому при осуществлении однотипных операций одновременно для множества клиентов. Другим позитивным следствием специализации является повышение качества и надежности, т.к. при решении сходных задач компании-аутсорсеры уже накопили большой опыт и могут использовать новейшие технологии и высококвалифицированный персонал. Кроме того, чрезвычайно эффективной оказывается концентрация внутрикорпоративного внимания на основных целях компании путем делегирования второстепенных функций аутсорсерам. Это дает компании возможность сфокусироваться на удовлетворении потребностей своих клиентов и развитии технологий. Также аутсорсинг дает компании доступ к дополнительным ресурсам, например, при расширении географии деятельности или при создании новой компании. Таким образом, можно кратко сформулировать преимущества аутсорсинга, которыми руководствуются компании, выбирая аутсорсинг как стратегию менеджмента. Это сокращение операционных расходов, концентрация на основной деятельности, создание переменной структуры затрат, доступ к передовым технологиям и знаниям, увеличение скорости выхода на рынок компании, продуктов или услуг, улучшение качества предоставляемых услуг.

Аутсорсинг сегодня является универсальным инструментом бизнеса, поскольку его основная специфика состоит в возможности передачи внешнему исполнителю некоторых функций организации как целиком, так и частично, как на продолжительный срок, так и на короткий период времени. Главное при переходе на аутсорсинг -- четкий анализ всей совокупности решаемых компанией задач, сопоставление их со стратегическими целями для определения круга работ, которые целесообразно передать аутсорсеру. Однако у компании при этом могут возникнуть и негативные моменты. Одним из наиболее веских аргументов против обращения к аутсорсинговой компании является потеря контроля над собственными ресурсами, отрыв руководства от части деятельности компании, вследствие чего она может принимать неадекватные решения. То есть аутсорсер менее управляем, чем внутреннее подразделение. При работе с аутсорсерами может снизиться производительность труда собственных сотрудников, т.к. при передаче части персонала сторонней компании или увольнениях, которые часто сопровождают аутсорсинг, мотивация персонала резко падает. Также возможно увеличение издержек при передаче второстепенных функций как расплата за стремление сосредоточиться на основной деятельности и даже снижение качества при недобросовестности аутсорсера. Эти проблемы особенно остро проявляются на неразвитых рынках, в условиях недостаточно сильной конкуренции, когда аутсорсер фактически является монополистом на рынке. Заключив договор, аутсорсер повышает цены и не очень тщательно следит за качеством работы, понимая, что клиент не сможет найти другого поставщика услуг. Но, несмотря на все это, компании, испытавшие на своем опыте эффективность аутсорсинга как модели работы, пришли к выводу, что за счет него можно снизить издержки более чем на 20%.

Аутсорсинг -- это сокращение операционных расходов, концентрация на основной деятельности, создание переменной структуры затрат, доступ к передовым технологиям и знаниям, увеличение скорости выхода на рынок компании, продуктов или услуг, улучшение качества предоставляемых услуг.

Еще один немаловажный, аспект заключается в возможности противостоять возможному недружественному поглощению или захвату, прибегнув к договору аутсорсинга. Если угроза рейдерской атаки призрачна и пугает только своей возможностью «быть», собственник, не торопясь, может выстроить дееспособную защиту, выбрав наиболее подходящий способ. Один из способов -- выстраивание с самого начала работы компании своеобразной холдинговой структуры, состоящей из нескольких компаний. Например, одной компании, как правило, частному предприятию (если собственник один) или ООО (если участник один или более) принадлежат активы. Вторая компания (неважно, какой формы собственности) занимается производством, используя мощности по договору с собственником активов. Третья -- закупает сырье для производства, перепродавая его затем второй. Четвертая -- реализует изготовленную продукцию. Пятая -- обеспечивает все остальные персоналом или оказывает консалтинговые услуги. Более того, получить активы, войдя в состав акционеров или в число учредителей, также крайне сложно -- компания, владеющая активами, зарегистрирована в форме ООО. Для сложности такого процесса головное предприятие группы собственники могут зарегистрировать за рубежом, что еще более усложнит задачу рейдера.

Аутсорсинг - это передача какого-либо участка работы на выполнение сторонней организацией. Чаще всего на аутсорсинг передаются функции бухгалтерии. Но сторонними работниками могут быть и юристы, и уборщицы, и кадровики. Ограничений тут нет.

Аутсорсинг стал довольно популярен в последнее время, особенно у среднего и малого бизнеса. Действительно, индивидуальному предпринимателю на «упрощенке» нет смысла нанимать штатного бухгалтера, особенно если обороты небольшие. Вместо этого проще заключить договор на бухгалтерское обслуживание со сторонней организацией, и платить в месяц гораздо меньше. Вроде бы плюсы аутсорсинга очевидны, но не все так гладко, как кажется на первый взгляд. Поэтому прежде, ем принять какое-либо решение, советуем вам проанализировать преимущества и недостатки аутсорсинга.

Преимущества аутсорсинга

1. Аутсорсинг экономит ваше время и деньги. Во-первых, какой-то участок работы может быть достаточно мал для того, чтобы нанимать штатного сотрудника. И за малый объем работы в месяц оплата аутсорсинговой компании будет меньше, чем выплата заработной платы штатному сотруднику за месяц. Во-вторых, вы избавлены от затрат на перечисления в фонды за сотрудника, от затрат на оборудование рабочего места, от затрат на выплату районного коэффициента и тому подобных затрат. Вам не нужно тратить время, силы и деньги на подбор и обучение кадров. Все это означает высвобождение ресурсов.
2. Вы можете быть достаточно уверены (хотя и не на сто процентов) относительно качества работы. Аутсорсинговая компания специализируется на определенном виде деятельности, её сотрудники имеют значительный опыт. Найм нового сотрудника - это всегда риск того, что он окажется недостаточно компетентным. Условия о критериях качества работы прописаны в договоре на обслуживание. Вы можете вернуть предоплату или даже оплату услуг в случае, если работа сделана некачественно. Со штатным работником такого не проделать: его можно уволить, лишить премии, сделать выговор, но вот выплатить ему заработную плату все равно придется.
3. Вы в любое время можете прекратить договорные отношения с аутсорсинговой компанией, соблюдая порядок, установленный договором или законом. И эта компания не пойдет в суд взыскивать с вас что-то. Вам не нужно будет делать никаких дополнительных выплат. Гораздо сложнее будет уволить работника: как по сокращению, так и по иным основаниям. Да и в случае с сокращением вы будете обязаны выплатить работнику значительную сумму.
4. За счет аутсорсинга можно повысить эффективность работы, сконцентрировав основные усилия на профильной деятельности.
5. Аутсорсинг экономит ваши нервы. Мы уже говорили о том, что в данном случае исключены трудовые споры. Но кроме этого, вас не будет беспокоить то, что штатный сотрудник заболеет, уйдет в отпуск, уволится и не успеет выполнить свою работу.

Вы можете быть также уверены относительно сроков выполнения работы. Аутсорсинговая компания заинтересована в том, чтобы быстро и качественно сделать свою работу. Её руководство в курсе, что от этого зависит оплата. Ведь на случай просрочки в договоре тоже предусмотрены санкции. А вот многие штатные сотрудники предпочитают просто высиживать рабочее место «с 9 до 18», изредка отвлекаясь на служебные обязанности.

Недостатки аутсорсинга

1. Неправильно выполненная задача - основной недостаток аутсорсинга. Работа может быть выполнена правильно по нормальным признакам. Но в итоге может оказаться, что нужно было делать совсем другое. Это зависит и от четкости постановки задачи, и от понимания её аутсорсинговой компанией. К сожалению, правильное понимание случается не всегда. И не всем руководителям удается правильно поставить задачу.
2. В любой договор можно включить условия о конфиденциальности информации, в том числе и в договор аутсорсинга. Но в реальности доказать утечку информации и взыскать какие-то суммы сложно, если не сказать, что невозможно. Поэтому, передавая информацию аутсорсинговой компании, вы всегда рискуете.
3. За аутсорсинговой компанией всегда меньше контроля, чем за штатными сотрудниками.
4. Есть риск невыполнения обязательств аутсорсинговой компанией, например, в случае её банкротства.

Видео

Предлагаем вам просмотреть видео по теме аутсорсинга.