Офис-менеджер и секретарь - есть ли разница? Отличия все-таки есть, но они довольно размыты и нечетки. Обычнодаже сами офис-менеджеры и секретари не могут провести границу в своем функционале.

Почти в каждой крупной компании в штате имеется секретарь, офис-менеджер или офис-менеджер с функциями секретаря, но разобраться в чём между ними отличия не просто, так как в большинстве своём на практике все эти профессии включают в себя одинаковый функционал.

Так кто же такой офис-менеджер?

Офис-менеджер в первую очередь - это лицо офиса. Человек, занимающий эту должность, должен быть доброжелательным и общительным, поскольку в отдельных ситуациях перед клиентами он выступает в качестве представителя компании. Офис-менеджер должен обладать грамотной и логически выстроенной речью, а также владеть деловой этикой, поскольку его часто привлекают к организации деловых переговоров и корпоративных встреч. Помимо обязанностей секретаря, он сочетает в себе функции менеджера по персоналу и завхоза, а также является связующим звеном между руководством и сотрудниками офиса. Функционал менеджера шире, чем у секретаря. В ведении офис-менеджера находится весь офис. Этот сотрудник обеспечивает жизнедеятельность и нормальную работу компании. Это и секретарь, и логист, и управляющий в одном лице.

Обязанности офис-менеджера:

• организация работы офиса;

• подготовка документов, отчетов и материалов, необходимых для начала работы и решения текущих задач;

• контроль работы секретарей и курьеров, распределение их обязанностей, постановка задач, определение степени ответственности и анализ эффективности работы;

• обеспечение сотрудников компании канцелярскими товарами;

• контроль за соблюдением трудовой дисциплины;

• организация встреч;

• обеспечение переговоров, совещаний, и других мероприятий необходимыми материалами;

• контроль работы по ведению документооборота офиса;

• ведение деловой переписки с клиентами, рассылка необходимых материалов;

• помощь работникам в разрешении возникающих проблем и конфликтов;

• координация работы офиса, и создание уютной обстановки.

Во многих организациях офис-менеджер ответственен за подбор персонала. Размещает информацию о вакансиях, просматривает резюме и даже обучает новых сотрудников.

И это далеко не весь спектр обязанностей офис-менеджера. Обязанности варьируются от количества сотрудников в офисе, деятельности организации, требований руководства и многих других факторов. Чем крупнее фирма, тем больше задач ложится на его плечи.

В результате работы офис-менеджером можно приобрести полезные навыки, а также знания в области работы компании. Это может стать хорошим стартом для карьеры специалиста или руководителя.

Офис-менеджер

Финанс-студии для бизнеса «Делополис»

Ксения Смирнова

На вопрос Чем отличается секретарь от офис-менеджера? заданный автором Просохнуть лучший ответ это Отличаются НазваниемИ с чего Вы взяли что это позорная профессия?

Ответ от Невропатолог [гуру]
Секретарь это по отечественному, офис менеджер это по буржуйски!

Ответ от Ёветочка [новичек]
У офис-менеджера больше обязанностей! Это должность вбирает в себя от каждого отдела по чуть чуть! Например, и кадровые дела, и допустим от отдела продаж...

Ответ от Приспособленчество [мастер]
Слово менеджер становится ругательным

Ответ от Ёнежок [гуру]
Ничем. А я еще работаю на должности старшего лаборанта в одном из ВУЗов и это тот же секретарь или офис-менеджер...

Ответ от Наталья [гуру]
Слово «секретарь» обозначает должность человека, нанятого отдельным лицом или компанией для помощи при работе с корреспонденцией, для ведения делопроизводства и организации деловых встреч. Термин возник из выражения «хранитель секретов» и впервые был официально закреплен Петром I в Регламенте 1724 года.
В прежние времена секретари пользовались сравнительно высоким положением, и должность эта считалась достаточно престижной и респектабельной. Ныне наметилось падение престижа и статуса секретаря. Роль секретаря во многих фирмах рассматривают как помощь шефу - от написания писем до покупки цветов его жене. Правда, есть другая крайность. На должности секретаря многие руководители хотят видеть высокообразованного человека, но в то же время заставляют заниматься его работой, для выполнения которой не требуются ни особые знания, ни особые способности. И еще один момент: сегодня чуть ли каждая административная должность называется «секретарь» , хотя функции у административных работников могут быть самые разные, как, разумеется, и зарплата. Так кто же он, секретарь? Все определяется характером порученной ему деятельности. Это может быть машинистка офис-менеджер, секретарь-референт, секретарь, помощник, инспектор по дело производству, техник-организатор делопроизводства и т. д. Таким образом, функциональные обязанности секретаря можно разделить на два блока: документационное обеспечение управления и бездокументационное обеспечение управления.
Должность «офис-менеджер» появилась сравнительно недавно, лет десять-двенадцать назад. В условиях рыночных отношений руководитель стремится к концентрации управленческих и исполнительских функций, или, иными словами, к совмещению нескольких должностей. Поэтому ему нужен не просто технический специалист для обработки корреспонденции и дежурства на телефоне, а специалист, который бы занимался кадровой и управленческой деятельностью. Соответственно и заработная плата у такого специалиста должна быть больше. Словом, обязанности офис-менеджера шире, чем обязанности секретаря, так как в них входят функции по управлению и обработке информационной части документов:
установление рынков сбыта и потенциальных клиентов;
совершенствование качества оказываемых услуг;
координация и контроль договорной деятельности.
Столь высокие требования, предъявляемые к офис-менеджеру, обусловливают то обстоятельство, что на эту должность обычно принимаются лица, имеющие профессиональное высшее образований и стаж работы в должности документоведа первой категории не менее трех лет.

Получить высокооплачиваемое место работы мечтают многие девушки, особенно, если это место - в тёплом офисе и дружном коллективе. Такие вакансии, как секретарь или офис-менеджер очень востребованы. Когда вас приглашают на работу по одной из специальностей, вы должны чётко понимать, чем они отличаются и в чём будут заключаться обязанности.

Особенности работы секретаря

Секретарь может решать довольно широкий круг задач, а может иметь узкую специализацию. Человека, который совершает звонки, занимается документацией, работает с клиентами, распределяет обязанности между сотрудниками, сопровождает босса на деловых встречах, называют именно так. Однако сотрудницу, которая занимается ведением и организацией дел офиса, правильно будет охарактеризовать понятием «офис-менеджер».

Секретари же, как правило, решают более узкий круг задач, и от этого делятся на несколько видов.

• секретарь-референт,
• ассистент руководителя,
• секретарь-ресепшионист (receptionist) и пр.

Секретарь-референт сопровождает деловые встречи с партнёрами или совещания внутри фирмы. Он составляет протоколы переговоров и иногда выполняет функции переводчкика. Помимо этого, он следит за всем документооборотом, за правильностью составления документов и их исполнением, анализирует всю документацию с доведением до сведения руководства, принимает посетителей.

Ассистент руководителя - это его «правая рука». Он помогает строить планы на день, напоминает о важных делах и встречах, занимается организацией различных мероприятий. Особенность работы секретаря-ассистента в том, что он ведёт тайм-менеджмент для своего начальника. Помимо этого, он устраивает деловые командировки, выбирает даты поездок, покупает билеты на самолёт и выполняет множество других мелких, но важных задач.

Ассистент (его ещё называют личным помощником) также ведёт корреспонденцию своего начальника. В данной профессии огромное значение приобретают личностные качества, поскольку приходится мириться с плохим настроением босса, угадывать его, быть преданным и работать, скорее, за идею, чем за деньги. Навыки организатора и крепкие нервы тоже играют немаловажную роль.

Секретарь-ресепшионист принимает звонки и сопровождает клиентов, указывает путь по офису, консультирует их.

Что делает офис-менеджер

Он управляет делами офиса. Его труд оплачивается, как правило, более высоко, чем услуги секретаря, но и ответственность здесь выше. Офис-менеджер - организатор, который является связующим звеном между персоналом, начальником, клиентами и пр. Чем крупнее фирма, тем больше задач ложится на его плечи.

Он следит за тем, чтобы все распоряжения руководства доходили до адресатов и выполнялись сотрудниками, смотрит за документацией и исполнением приказов. Все поступающие жалобы и предложения от работников и клиентов обрабатывает именно офис-менеджер, и при необходимости он доводит их до сведения руководителя.

Претендент на вакансию офис-менеджера должен быть быстрым и пунктуальным (поскольку приходится часто выполнять срочные поручения), а также иметь хорошую память и концентрацию внимания. Общительность и доброжелательность даже к капризным людям - тоже важная черта.

Как видно, делает офис-менеджер очень многое, у него гораздо больше задач, чем у секретарей разных типов. Такие люди очень востребованы, но найти ценного сотрудника, который бы в идеале обладал набором всех перечисленных качеств, довольно сложно.

Таким образом, мы рассмотрели обязанности офис-менеджера и секретаря. Теперь вы можете решить для себя, что вам лучше подходит. Все вышеперечисленные специальности иногда сочетают с услугой интимного сопровождения руководителя, и они, как правило, оплачиваются гораздо выше. При этом обеспечивается абсолютная анонимность. В нашем кадровом агентстве есть подобные вакансии.

Офис - менеджер
Щур Д.Л., Труханович Л.В.

Опубликовано в номере: Кадры предприятия №3 / 2002
Сфера работы
Офис-менеджер – это руководящая должность. Чаще всего офис-менеджером называют секретаря или администратора офиса. Вряд ли это обоснованно, так как и секретарь, и администратор лишены (или почти лишены) властных полномочий. Напомним, что все должности, содержащие в своем наименовании слово менеджер (англ. manager – управляющий, заведующий, директор) так или иначе предполагают наделение работника руководящими полномочиями.
В России возложение на секретаря или администратора обязанностей офис-менеджера объясняется помимо различных особенностей нашего менталитета (общеизвестно, что в советское время аналогом данной должности был(а) секретарь с «некоторыми полномочиями» своего руководителя – чем «выше» был руководитель, тем «выше» были полномочия его секретаря), также и стремлением отечественных работодателей к универсализации персонала и экономии средств на человеческие ресурсы. Но поскольку эта должность пришла к нам из-за рубежа, то, судя по «тамошним» тенденциям, такая практика уже «отмирает».
Итак, офис-менеджер – один из руководящих работников предприятия, который подчиняется непосредственно директору. Его основной задачей является организация и обеспечение работы офиса. Под офисом в данном случае понимается обособленная составная часть предприятия, выполняющая административные функции, предназначенная для размещения административно-управленческого персонала и осуществляющая взаимодействие с клиентами. Отсюда, в перечень обязанностей офис-менеджера входят такие, которые и обеспечивают выполнение вышеназванных функций.
Условно их можно разделить на пять групп:
1. Управленческие. Эти обязанности подразумевают:
построение организационной структуры офиса;
планирование работы офиса;
руководство персоналом офиса – администратором, секретарями, курьерами, телефонными операторами и др. (распределение обязанностей, делегирование полномочий, организация обучения персонала, планирование его карьеры и т.д.);
разработку и внедрение в офисе корпоративной культуры в соответствии с принятой на предприятии в целом;
разработку политики общения с клиентами.
2. Административные. Под административными обязанностями понимаются организация делопроизводства в офисе, построение взаимоотношений между структурными подразделениями, «зонирование» офиса и т.д.
3. Хозяйственные обязанности. Они начинаются с организации закупки офисной техники, комплектующих, расходных материалов и заканчиваются руководством по установке оборудования и постановке его на техническое обслуживание, обеспечением взаимодействия с обслуживающей сервисной организацией.
4. Контрольные обязанности. Здесь подразумевается проведение инвентаризаций и ревизий материальных
ценностей, аттестация персонала, организация внутренней отчетности и осуществление иных мероприятий по контролю.
5. Отчетные. Они включают в себя организацию подготовки отчетов перед вышестоящим руководством для контроля со стороны последнего.
Как видно из перечисленных обязанностей, офис-менеджер – работник, от которого зависит если не половина, то довольно значительная доля успешного функционирования офиса. Это «ключевая» должность, вот почему и требования к ней – повышенные (см. «Личные характеристики» в разделе «Требования» настоящей статьи).
Надо сказать, что все вышеперечисленное относится прежде всего к «идеальному» офис-менеджеру и характерно для достаточно крупных компаний.
В небольших предприятиях, офис-менеджер может быть руководящим звеном среднего уровня, обладающим, с одной стороны, урезанными, по сравнению с перечисленными, полномочиями, а с другой – дополнительными, не совсем свойственными им обязанностями, как то: непосредственное ведение делопроизводства (в том числе кадрового) или выполнение части функций менеджера по персоналу (например, таких, как поиск необходимых специалистов для офиса, проведение предварительных собеседований и т.д.). Иногда на офис-менеджера возлагаются даже обязанности по ведению первичной бухгалтерии – он сам должен работать с банковскими документами, выписывать счета-фактуры, накладные, расходные и приходные ордера и т.д. На торговых предприятиях офис-менеджеру зачастую вменяется общение с клиентами и координация продаж. Но повторимся – все это от желания универсализации персонала, непонимания сущности данной должности и не совсем верного применения терминологии.
В настоящее время существует достаточно большое количество различных курсов, дающих навыки и знания, необходимые для выполнения обязанностей офис-менеджера. Но, в основном, на эту должность назначаются лица, имеющие незаконченное высшее или высшее образование. Иногда офис-менеджеры «вырастают» из администраторов офиса. Перспектива же дальнейшего роста в крупных компаниях с иностранными инвестициями – от офис-менеджера до вице-президента по автоматизации управления.
Должностные обязанности
Синтез обязанностей, возлагаемых на офис-менеджера на российских предприятиях, позволяет сказать, что этот работник:
1. Организует структуру (зонирование) офиса, исходя из поставленных вышестоящим руководством задач и профиля предприятия.
2. Выбирает на основе рекомендаций тех- нической службы предприятия и организует закупку офисной техники (компьютеров, принтеров, факси мильных аппаратов, телефонов, мини-АТС, копировальных машин, диктофонов и др.), ее установку и ввод в эксплуатацию.
3. Разрабатывает и составляет графики проведения профилактических и текущих ремонтов оборудования, периодических закупок расходных материалов, а также порядок утилизации и списания оборудования, выработавшего свой ресурс.
4. Обеспечивает подготовку и организацию работы офиса (осуществляет руководство организацией рабочих мест персонала офиса, организует проверку офисного оборудования на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса (освещение, вентиляцию, температурный режим, пр.).
5. Организует использование в работе офисной оргтехники; осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, офисных коммуникаций; обеспечивает взаимосвязь с сервисными организациями по техническому обслуживанию офисной техники (разрабатывает схему действий персонала при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования, по вызову специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания).
6. Организует обеспечение необходимыми для работы офиса товарно-материальными ценностями (анализирует и определяет потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса, составляет планы на канцтовары, расходные материалы и др.; проверяет наличие канцтоваров и расходных материалов; анализирует предложения, структуру цен, системы скидок; обеспечивает размещение заказа у поставщиков; заключает договоры).
7. Определяет порядок получения товарно-материальных ценностей, организует платежи за их поставку, оформляет доверенности.
8. Организует работу по ведению бюджета расходов на офисные нужды, по оптимизации прямых и косвенных хозяйственных затрат.
9. Обеспечивает хранение товарно-материальных ценностей (канцтоваров, расходных материалов и т.п.), необходимых для работы офиса, организует учет и выдачу предметов и средств труда работникам офиса.
10. Организует работу по инвентаризации хозяйства офиса.
11. Координирует работы по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, прохождению и хранению документации в соответствии со стандартами делопроизводства); организует документооборот офиса.
12. Организует прием и рассылку деловой корреспонденции (регистрацию и обработку входящей и исходящей корреспонденции), ведет в пределах своих полномочий деловую переписку.
13. Организует:
встречу, прием, регистрацию и необходимое обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров;
прием визитных карточек, анализ их содержания, их хранение;
материальнотехническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий.
14. Организует и проводит деловые переговоры (планирует деловые встречи, определяет линию деловых переговоров, управляет переговорами с соблюдением правил этикета и протокола, организует документальное оформление переговоров, анализирует результаты деловых встреч).
15. Руководит работниками офиса: распределяет обязанности между ними; доводит до сведения работников задания и принятые в отношении их решения; определяет степень ответственности работников; разрабатывает стандарты качества работы и критерии оценки качества работы; анализирует эффективность работы; осуществляет контроль за исполнением принятых решений.
16. Организует работу секретарей на телефоне (телефонных операторов) по ведению телефонных переговоров (прием входящих звонков, управление исходящими звонками, переадресация звонков), приему и отправке телефонограмм; контролирует культуру речи секретарей (операторов).
17. Осуществляет контроль за трудовой дисциплиной работников офиса (составляет распорядок работы офиса, контролирует его соблюдение, ведет учет нарушений, анализирует причины нарушений и принимает меры по недопущению нарушений распорядка работы офиса и трудовой дисциплины).
18. Назначает работников, несущих материальную ответственность за переданные им для выполнения рабочих заданий товарно-материальные ценности; определяет схемы передачи товарно-материальных ценностей от одного материально-ответственного лица другому.
19. Обеспечивает выполнение работниками корпоративных правил и норм поведения.
20. Разрабатывает и внедряет системы мотивации и дисциплинарной ответственности работников офиса, осуществляет контроль за реализацией системы материального и морального стимулирования работников офиса.
21. Оказывает работникам офиса помощь в разрешении возникающих в ходе работы проблем, принимает меры по предупреждению конфликтных ситуаций.
22. Координирует работу офиса по подготовке к закрытию (приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, в т.ч. освещения, активирование систем охранной сигнализации, пр.) и подготовке к новому рабочему дню.
23. Обеспечивает взаимодействие офиса с другими структурными подразделениями предприятия.
24. Организует совместно со службой безопасности проведение работ по планированию и внедрению мероприятий по поддержанию внутриофисного режима и информационной безопасности.
25. Руководит подготовкой отчетной документации для вышестоящего контроля.
Требования
Знание: назначения и задач работы офиса, принципов его зонирования; структуры и оборудования офиса; правил пользования оргтехникой; основ менеджмента; сферы деятельности и видов ответственности работников офиса; принципов организации снабжения офиса; методов стратегического планирования; целей, способов и методов проведения контрольных мероприятий; мотивационных методов и мотивационных стратегий; основ психологии; делового этикета; основ делопроизводства и стандартов дело-производства; основ этики и эстетики; основ трудового законодательства; правил внутреннего трудового распорядка; правил и норм охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты; основ бухучета и отчетности.
Стаж и опыт. От претендентов на должность офис-менеджера высшего уровня в крупных компаниях, как правило, требуется опыт работы не менее 3-х лет на руководящих должностях. Средние и малые предприятия обычно снижают эту «планку» до 1 года, а то и вообще не требуют опыта руководящей работы.
Личные характеристики. Возраст - как правило, от 25 лет и старше. Претендент на должность офис-менеджера должен быть эрудированным; обладать высокой степенью самоорганизации, хорошими организаторскими способностями, устной и письменной коммуникацией; иметь высокую стрессоустойчивость; уметь руководить персоналом в «проблемных» ситуациях.
Прочее. Отдельные предприятия желают, чтобы офис-менеджер владел иностранными языками.
Образование
Высшее, предпочтительно - экономическое. Приветствуется повышение квалификации на курсах, в т.ч. - профильных.
Правовые и социальные гарантии
Общие гарантии, предусмотренные трудовым законодательством.
Основной правовой документ
Трудовой договор и должностная инструкция.
Заработная плата
Уровень оплаты определяется размером компании, в которой работает офис-менеджер, а также тем, к какому звену (высшему, среднему или младшему) относится данный служащий в соответствии со штатным расписанием предприятия. В настоящее время желанный минимум составляет 9000 руб. (около 300 $), а предлагаемый - 7500 руб. (около 250 $).

Около 15 лет назад в деловом общении россиян появился новый термин «офис-менеджер». В настоящее время рынок труда существенно расширился за счет увеличения спроса на новые должности. Руководитель смог официально делегировать свои полномочия, назначая управленцев высшего и среднего звена. Одним из таких управленцев стал офис-менеджер.

В этой статье вы прочитаете:

• Кто такой «офис-менеджер» и чем он отличается от секретаря
• Чем занимается офис-менеджер в компании
• Какие должностные инструкции и обязанности у офис-менеджера
• Каким должен быть идеальный офис-менеджер
• Есть ли перспективы в работе офис-менеджера

В задачу офис-менеджера входит рациональная организация рабочего процесса в офисе, решение актуальных вопросов по существу работы административно-управленческого персонала. Хотя, в силу разных причин, некоторые компании принимают клиентов в управленческой части офиса, тем не менее, офис-менеджер компании должен работать с административно-управленческим персоналом (АУП).

Лучшая статья месяца

Если вы будете делать все самостоятельно, сотрудники не научатся работать. Подчиненные не сразу справятся с задачами, которые вы делегируете, но без делегирования вы обречены на цейтнот.

Мы опубликовали в статье алгоритм делегирования, который поможет освободиться от рутины и перестать работать круглосуточно. Вы узнаете, кому можно и нельзя поручить работу, как правильно дать задание, чтобы его выполнили, и как контролировать персонал.

Офис-менеджер: не путать с секретарем

В самом деле, почему не секретарь? В понимании большинства непосвященных людей эти понятия тождественны, и офис-менеджера нередко представляют секретарем руководителя или администратором. Однако, ни секретарь, ни администратор не наделены властными полномочиями (или наделены лишь небольшой частью). В отличие от них, офис-менеджер (от анг. «manager» – директор, управляющий) располагает рядом полномочий управленческого характера.

Прославленная в советский (и погруженная в критику в постсоветский) период управленческая стратегия соединяла воедино должности (следовательно, и должностные обязанности) секретаря и администратора. Уровень секретаря напрямую зависел от уровня его руководителя: чем выше директор, тем больше полномочий у секретаря. К чему было вводить новые должности, если можно сэкономить на трудовых ресурсах? Универсальный сотрудник – самый ценный «кадр».

В настоящее время офис-менеджер компании – это специалист, выполняющий функции руководства компанией и подчиняющийся директору. Сущность его работы заключается в организации и обеспечении рационального рабочего процесса в офисе. Важно понимать, что такое «офис». Это – не что иное, как обособленная структура компании, которая:

• выполняет административные функции;
• взаимодействует с клиентами;
• располагает площадью для размещения АУП.

Следовательно, в функции офис-менеджера входит решение задач, обеспечивающих рациональное выполнение вышеобозначенных функций.

Руководящие функции по обеспечению материально-технического снабжения возложены также на офис-менеджера, и на крупномасштабных предприятиях заведующий хозяйством работает, непосредственно, под его руководством.

Руководством работой вспомогательного персонала (или младшего обслуживающего персонала – поваров, уборщиц, курьеров и т.п.) занимается все тот же офис-менеджер. Вероятно, не многим знакома должность секретаря-ресепшиониста, тем не менее, в некоторых организациях она включена в штатное расписание, и указанный сотрудник находится в подчинении офис-менеджера. Четкая организация рациональной работы подчиненных и обеспечение своевременного контроля их профессионально-трудовой деятельности – это те функции, которые возлагаются на офис-менеджера.

• Стимулирование персонала: материальное и нематериальное

По части организации взаимодействия с деловыми партнерами, офис-менеджер отвечает за встречу гостей в аэропорту, бронирование мест в гостинице, расселение, содействует в решении текущих проблем. Когда предприятие взаимодействует с иностранными компаниями – знание языков входит в обязанность офис-менеджера.

Если в рамках офиса не предусмотрено кафе, то именно этот сотрудник обеспечивает «горячую линию» для воздушных пирожных и кофе-машины. Одной из «аппетитных» функций офис-менеджера является организация доставки в офис горячих блюд из мест общественного питания.

Функции офис-менеджера в повседневной жизни компании

Функции офис-менеджера условно подразделяются на 5 групп. Среди них:

1.Управленческие функции, в соответствии с которыми определен круг обязанностей:

• планирование профессионально-трудовой деятельности сотрудников офиса;
• разработка и контроль функционирования организационной структуры офиса;
• руководство деятельностью обслуживающего персонала (администратора, секретаря, диспетчера, курьера и т.п.), организация профобучения и стимулирование карьерного роста, распределение трудовых обязанностей и т.п.;
• разработка принципов и методов реализации корпоративной культуры и профессиональной этики;
• разработка стратегии общения с деловыми партнерами и клиентами.

2. Административные обязанности, предполагающие разработку схемы эффективного взаимодействия структурных подразделений компании, подготовку предложений по «зонированию» офиса и т.п.

3. Хозяйственные обязанности, включающие:

Обеспечение сотрудников офисной техникой и сопутствующими материалами, их установка на рабочее место и регистрация в органах технического обслуживания; взаимодействие со службами сервиса и т.п.

4. Контрольные обязанности, включающие:

• аттестацию сотрудников офиса компании;
• разработку системы внутренней отчетности;
• инвентаризацию материальных ценностей.

5. Отчетные обязанности, предполагающие подготовку и представление отчетности вышестоящему руководству.

С учетом вышеизложенного, можно заключить, что от деловых навыков и личных качеств офис-менеджера зависит, насколько успешно будут развиваться дела в офисе (следовательно – и во всей компании). Без сомнения, эта должность является одной из «ключевых», поэтому так высоки требования к кандидатуре, выполняющей функции офис-менеджера.

Необходимо отметить, что вышеизложенные требования в идеале рассматриваются кадровыми службами крупномасштабных предприятий.

В рамках небольших предприятий, должность офис-менеджера компании может рассматриваться как руководитель среднего звена. В таких случаях этот специалист получает доступ к ограниченным (по сравнению с обозначенными) полномочиям. Кроме того, в его обязанности как руководителя среднего звена входит: ведение делопроизводства, совмещение функций с менеджером по персоналу (собеседование при приеме на работу новых сотрудников, поиск и привлечение квалифицированных специалистов и т.п.).

• Материальная мотивация персонала: 4 уровня лояльности

В некоторых случаях должностная инструкция офис-менеджера обязует его вести первичную бухгалтерию (выписка и учет приходных и расходных кассовых ордеров, счетов-фактур, заполнение и регистрация товарно-транспортных накладных, и т.п.). В рамках торговых предприятий, офис-менеджер должен вести переговоры с клиентами и координировать процесс реализации товаров или услуг. Однако, это обстоятельство вызвано определенной безграмотностью руководящего состава в вопросах кадровой политики и намерением руководителей содержать в штате «универсальный» персонал.

Секреты профессии: офис-менеджер

Современных молодых людей интересует профессия «офис-менеджер компании» и обязанности, которые необходимо уметь выполнять, работая на этой должности. Это не удивительно, ведь перед явкой на собеседование следует узнать, какие позитивные или негативные моменты таит в себе будущая работа?

Естественно, сначала рассмотрим «плюсы».

Высокий спрос на специалистов данной профессии;

Перспектива карьерного роста;

Приобретение ценного опыта и возможность перехода на вышеоплачиваемую должность;

Развитие коммуникативных навыков.

Наряду с преимуществами, работа офис-менеджер отличается и некоторыми сложностями. Негативные моменты сводятся к следующему:

• многоплановость решаемых задач;
• повышенная психо-эмоциональная нагрузка;
• необходимость выполнять личные просьбы руководителя (да, и довольно часто!);
• высокий уровень ответственности за работу подведомственных служб.

Тем не менее, старательные и нацеленные на конечный результат соискатели делают свой выбор в пользу должности «офис-менеджер». Им рекомендуется подробнее ознакомиться с должностной инструкцией. Основные положения этой инструкции перечислены ниже.

Должностная инструкция офис-менеджера

Не исключено, что за рубежом круг обязанностей такого специалиста несколько отличается от отечественной должностной инструкции. Согласно действующему законодательству и штатному расписанию организации, зарегистрированной на территории РФ, офис-менеджер обязан:

1. Ознакомиться с учетом профиля деятельности компании и, руководствуясь директивными указаниями руководителя, организовать схему зонирования (или структуру) офиса;

Планировать и согласовывать с руководителем графики текущего ремонта и профессионального осмотра имеющегося оборудования, приобретения расходных материалов, сроки и способы утилизации изношенного оборудования соответственно нормам эксплуатации, представленным изготовителями. Чтобы получить основы этих знаний, существуют специальные курсы офис-менеджера.

Обеспечивать подготовку рабочего процесса офисных сотрудников, решать вопросы организации и обустройства рабочих мест, организовывать тестирование используемого рабочего оборудования, контролировать санитарные, климатические и экологические условия работы в офисном центре (влажный и температурный режим, вентиляция, освещение, видеонаблюдение и т.п.);

Осуществлять своевременный контроль состояния инженерно-технических систем и офисных коммуникаций, следить за взаимодействием с сервисными центрами по обслуживанию используемого оборудования, осуществлять проверку их функциональности. За состояние оргтехники в офисе отвечает офис-менеджер, должностные обязанности которого на это указывают однозначно;

Решать вопросы обеспечения специалистов офиса соответствующим оборудованием, техническими средствами, вспомогательными материалами, инвентарем. Выявлять потребности компании в материально-техническом оснащении и расходных материалах, следить за непрерывностью поставок канцтоваров, заключать договоры с производителями и розничными торговыми сетями, заниматься мониторингом цен и скидок;

Оформлять доверенности для должностных лиц, определять порядок закупа товароматериальных ценностей (ТМЦ) и расчетов с поставщиками. Эта работа также входит в функции офис-менеджера.

Определять размер бюджета, необходимого для финансирования накладных расходов, заниматься вопросами оптимизации хозяйственных издержек;

Организовать хранение ТМЦ (канцелярских принадлежностей, сопутствующих расходных материалов) и их выдачу сотрудникам офиса;

Совместно с материально ответственными лицами проводить инвентаризацию ценностей, имеющихся в офисе;

Заниматься вопросами организации и координирования офисного делопроизводства (регистрация и движение входящей и исходящей деловой документации, надлежащее хранение документов и т.п.);

Вести деловую переписку в рамках той компетенции, которую предполагает должность офис-менеджера;

Заниматься организацией: приемов и регистрации гостей, деловых встреч, делегаций; получения визитных карточек, их систематизацией и хранением; технического и финансового обеспечения конференций, обучающих семинаров, совещаний и аналогичных встреч и мероприятий;

Организовывать важные рабочие переговоры и от имени компании участвовать в них, управлять переговорами в лучших традициях корпоративного этикета, следить за качеством документального оформления результатов переговоров, в пределах обозначенной компетенции проводить анализ итогов деловых встреч;

Руководить рабочим процессом и сотрудниками офиса: распределять трудовые обязанности, разрабатывать стандартные требования к качеству профессионально-трудовой деятельности, доводить до сведения сослуживцев Приказы и Постановления в отношении их работы, обеспечивать контроль исполнения директивных указаний. Функции должностные офис-менеджера наделяют его соответствующими полномочиями;

Организовать работу диспетчеров и секретарей, ответственных за входящие звонки, управлять исходящими звонками и переадресацией входящих звонков, приемкой и отправкой телеграфных и электронных сообщений, контролировать вопросы делового этикета офисных работников. Если часть этих работ выполняет секретарь, офис-менеджер обязан проконтролировать его работу;

Проверять качество трудовой дисциплины офисных работников, составлять и утверждать график работы офиса, выявлять случаи нарушения трудовой дисциплины и исследовать причины их возникновения, разрабатывать и внедрять меры, позволяющие обеспечить надлежащий уровень трудовой дисциплины;

Назначать материально-ответственных лиц с целью обеспечения сохранности ТМЦ и контроля их целевого использования, определять размер ТМЦ, подлежащий передаче в подотчетность утвержденному ответственному лицу;

Контролировать соблюдение офисными работниками правил этикета, деловой переписки, общения и корпоративной культуры. Работа офис-менеджера требует от специалиста поддержание репутации компании на должном уровне.

Планировать и разрабатывать план мероприятий по совершенствованию и качественному улучшению дисциплинарной ответственности сотрудников, внедрять эффективную систему мотивации их профессионально-трудовой деятельности, разрабатывать критерии морального и материального стимулирования специалистов и ответственных работников, производить своевременный контроль расходования указанных ресурсов;

Разрабатывать, рекомендовать к использованию мероприятия по исключению из рабочей практики конфликтных ситуаций, при необходимости принимать участие в разрешении спорных ситуаций и в рамках своей компетенции оказывать помощь сотрудникам. Если на предприятии работает ответственный офис-менеджер, обязанности поддерживать благоприятный психологический климат он воспринимает как естественную необходимость;

Заниматься координацией профессионально-трудовой деятельности офиса (по завершении рабочего дня и началу работы следующего дня, наведение порядка на рабочих местах в офисе, постановка и урегулирование организационных задач при выходе из строя оргтехники, инженерных и коммуникационных систем, отключении электроэнергии и т.п.);

Обеспечивать и контролировать вопросы взаимодействия офисных сотрудников со структурными подразделениями предприятия;

Совместно с представителями службы безопасности разрабатывать и внедрять эффективные мероприятия по обеспечения информационной безопасности и соблюдению внутриофисного режима;

Руководить процессом подготовки и представления документации вышестоящим должностным лицам согласно внутреннему порядку представления отчетности.

Исходя из вышеизложенного, очевидно, что любой компании, расширяющей географию и качество обслуживания, требуется офис-менеджер.

Офис-менеджер как фундамент компании

В каждой компании индивидуально разрабатывается штатное расписание и должностные инструкции к каждой должности. Генеральный директор своей подписью утверждает документ, и должностная инструкция офис-менеджера, как и любого другого специалиста, вступает в силу.

С документацией, подробно описывающей рабочие моменты профессионально-трудовой деятельности менеджера, следует ознакомиться на первоначальном этапе знакомства с компанией, ранее, чем будет утвержден трудовой Договор. В противном случае не исключены спорные ситуации, возникающие на почве незнания сотрудников своих обязанностей или нежелания их выполнять. Работа офис-менеджера предполагает высокий уровень самоорганизации и ответственности.

В частности, когда речь идет об организации рабочего места офис-менеджера, в инструкции должны быть однозначно отражены рабочие моменты:

• на кого из сотрудников возлагается ответственность за прием на работу офис-менеджера;
• кто наделен полномочиями освобождения сотрудников от занимаемой должности;
• какова вертикальная структура подчиненности и подотчетности на предприятии;
• какой специалист обязан исполнять функции офис-менеджера, когда последний отсутствует и т.п.

Общие положения содержат информацию о том, каким уровнем знаний и навыков должен располагать соискатель должности офис-менеджера.

По инструкции, так же, как и секретарь, офис-менеджер находится в подчиненности у генерального директора. Младший обслуживающий персонал подчиняется администраторам офиса.

Права офис-менеджера

Среди прав, описанных в должностной инструкции офис-менеджера, следует обозначить:

Право на предоставление достоверной, объективной и полной информации, соответственно, руководителю, сотрудникам офиса и третьим лицам. В связи с этим, он имеет право запрашивать информацию в том объеме, который необходим для решения рабочих задач;

Право на озвучивание рацпредложений и потребности в них;

Право требования оптимальных условий для работы. В случае необходимости продолжать работу при наличии определенных условий, офис-менеджер имеет право требовать предоставления таких условий;

Право принимать решения и действовать в пределах компетенции. После изучения должностной инструкции, этот специалист вправе давать распоряжения и принимать самостоятельно те или иные решения, не выходя за рамки своей компетенции;

Данный перечень прав офис-менеджера не является исчерпывающим, и на каждом предприятии он может быть дополнен или изменен с учетом внутренних потребностей (но не в противоречии с действующим законодательством).

Ответственность офис-менеджера

В настоящее время на многих предприятиях требуется офис-менеджер, вакансии публикуются в СМИ и в кадровых агентствах. Соискателям следует знать, что работа в должности офис-менеджера предполагает наличие определенной ответственности. Точные параметры и условия наступления этой ответственности каждый работодатель определяет по-своему, с учетом норм действующего законодательства. В перечень пунктов, предусмотренных должностной инструкцией в части наступления ответственности офис-менеджера, входят основные статьи, согласно которым этот сотрудник несет ответственность за:

Ненадлежащее отношение к должностным обязанностям. Халатность, необязательность, несвоевременное выполнение распоряжений руководства – это недоработки сотрудника, в результате которых он должен нести ответственность.

Разглашение информации конфиденциального характера. Если вас заинтересовала должность офис-менеджер, обязанности этого специалиста в части конфиденциальности необходимо хорошо знать;

Нарушение границ компетентности. Выходя за рамки компетентности, сотрудник рискует получить взыскание административного характера. Должность «офис-менеджер» требует соблюдения норм и границ компетентности.

Несоблюдение трудового распорядка и правил безопасности влечет за собой наступление ответственности.

Требования, предъявляемые к должности «офис-менеджер»

Образование – высшее, в приоритете – экономическое. Курсы повышения квалификации, дополнительное образование – приветствуются. В ракурсе должности офис-менеджера важен не только образовательный уровень, но и практические навыки, способность оперативно принимать верные решения и внедрять действенные принципы управленческой стратегии. По этой причине приоритетным требованием к соискателям на должность офис-менеджера выступает наличие высшего образования и стажа работы. При желании, можно пройти дополнительное обучение, записавшись на специальные курсы офис-менеджера.

Уровень профессиональных знаний по направлениям:

Назначение офиса и его трудовые функции;

Принципы зонирования офиса;

Виды оборудования, используемые для работы в офисе;

Знание правил эксплуатации оргтехники и прочих технических средств;

Знание основ менеджмента;

Области профессиональной деятельности офисных работников;

Основы снабженческой деятельности;

Принципы и способы стратегического планирования;

Контрольные мероприятия, цели, задачи;

Мотивация сотрудников на предприятии;

Основы психологии;

Основы делопроизводства и профессиональной этики;

Основы трудового распорядка;

Знание правил техники безопасности и охраны труда;

Знание основ бухгалтерского учета и отчетности.

3. Стаж практической деятельности. Обычно работодателей интересуют соискатели, располагающие, как минимум, 3-х летним стажем практической деятельности в качестве руководителей. На небольших предприятиях требуемый стаж может составлять от 1 года. Если вы претендуете на вакансию офис менеджер, должностные обязанности следует знать на «отлично».

Личностные характеристики. Высокие организаторские способности, эрудиция, коммуникативные навыки, эмоциональная уравновешенность, способность оперативно решать нестандартные задачи. Как правило, такими качествами располагает человек, достигший 25-летнего возраста (и старше).

Прочее. Кроме вышеобозначенных требований, в работе офис-менеджера полезно знание иностранных языков.

Основными личностными качества специалиста «офис-менеджер» являются: пунктуальность, исполнительность и оперативность. Практика подтверждает, что задачи офис-менеджера требуют незамедлительного и стратегически верного выполнения.

Способность быстро запоминать и перерабатывать информацию, как и умение концентрироваться в любых условиях, являются необходимыми качествами офис-менеджера. Общительность, доброжелательность, высокие коммуникативные навыки помогут ему быстро ориентироваться в деловых переговорах и успешно заключать выгодные сделки.

Этот специалист должен обладать грамотной устной речью и письмом, логическим мышлением, деловым этикетом и знаниями офисных программ. Должностная инструкция офис менеджера предполагает работу специалиста в этой области.

Не помешают и личные связи соискателя. На практике нередки случаи, когда выходит из строя оргтехника, или электропроводка и т.п. В таких и аналогичных ситуациях личные связи, к примеру, со специалистами по ремонту оргтехники, будут способствовать установлению прочных партнерских отношений.

К поиску офис-менеджера нужно подходить тщательно

Юлия Ковельская, генеральный директор ГК «Галактика», Москва

В процессе выбора соискателя нами были использованы материалы о трудовых резервах и информация из внешних источников. Прежде всего, для меня представляют интерес сотрудники, работавшие помощником руководителя крупномасштабной компании, а также бывшие руководители административного Департамента, имеющие опыт одновременного ведения нескольких проектов.

Первичным отбором соискателей была занята служба персонала. Она проверяла, насколько потенциальный сотрудник соответствует заявленным требованиям, рассматривались его рабочий потенциал и профессиональные навыки. Нам требуется офис-менеджер, готовый повышать свою квалификацию. Кандидату предложили решить кейсы с конкретными ситуациями. С учетом его решения делались выводы о степени доверия к нему предыдущего руководителя и уровне профессиональной пригодности соискателя.

• Депремирование сотрудников: когда применять жесткие цели

В процессе отбора мы рассматривали соискателя на предмет соответствия рамкам корпоративной этики, принятым в нашей компании. Не менее важно и то, готов ли кандидат взять на себя ответственность за нестандартную ситуацию, и способен ли найти оптимальное решение в сложных условиях, как предполагает инструкция офис-менеджера. Я подбирала не столько исполнителя, сколько управленца, способного справиться с любым поручением. Обеспечив нужные коммуникации, мы могли бы оперативно включить такого человека в работу.

Кому нужен офис-менеджер компании? Зарплата, перспективы

Такой сотрудник как офис-менеджер востребован на тех предприятиях, где у руководителя имеется офис, несколько сотрудников по найму, между которыми распределены рабочие функции. Безусловно, на крупномасштабном предприятии, где функционируют несколько офисов, потребуется не один офис-менеджер. В отличие от них, мелкие предприятия могут содержать в своем штате одного такого специалиста.

Среднемесячный размер заработной платы офис-менеджера, в зависимости от ресурсов работодателя и круга должностных обязанностей , составляет 25 – 50 тыс. рублей. Если вести речь о средней зарплате офис-менеджера по регионам, то она составляет около 35 тыс. рублей. Если вы претендуете на эту должность, вам необходимо грамотно составить резюме офис менеджера, образец этого документа можно скачать в интернете.

Уровень оплаты труда офис-менеджера зависит также от того, к какому звену относится сотрудник. Зарплата служащего высшего звена, естественно превышает уровень оплаты офис-менеджера младшего или среднего звена.

Имеются ли перспективы профессионального и карьерного роста у офис-менеджера? Да, такие перспективы существуют, хотя их перечень не велик.

Итак, офис-менеджер компании может получить статус менеджера по персоналу. Имея наклонности к учету, офис-менеджер может переквалифицироваться в бухгалтера. Руководящими функциями бухгалтер не наделен, но при условии получения высшего экономического образования, перспектива роста до должности главного бухгалтера или финансового директора существует однозначно.

• Мотивация менеджеров по продажам: идеи от практиков

Если обнаружатся наклонности к изучению спроса и увеличению объемов продаж, можно получить работу в отделе рекламы и маркетинга. Навыки и функции должностные офис-менеджера в данном случае будут большим «плюсом».

Более очевидно развитие по административной направленности, например, до статуса административного директора, который возглавляет работу отдела логистики и транспорта, отдела информационных технологий. При этом должностные обязанности существенно расширятся, что соответствующим образом отразится на размере заработной платы.

Если вы претендуете на данную должность, то резюме офис-менеджера должно объективно отражать ваши знания, способности и отличительные черты.

Независимо от того, в каком направлении вы желаете развиваться, останавливать сове развитие, как специалиста, нельзя. Не исключено, что руководители некоторых предприятий примут решение сократить должность офис-менеджера, не понимая специфики его работы и потребности компании в таком специалисте. Даже будучи уверенным в том, что вы достигли «высшей планки» на месте офис-менеджера, останавливаться на этом не стоит. Независимо от того, какую должность вы занимаете сейчас: секретарь, офис-менеджер или помощник руководителя, поднимайте свою планку до новых высот, и двигайтесь к намеченной цели.

Информация об авторе и компании

Юлия Конельская, генеральный директор ГК «Галакта», Москва. Группа компаний «Галакта» - российский производитель водочных брендов «Полтина» и «Мороз и солнце». Компания входит в Топ-10 производителей водки. Сеть распространения продукции охватывает все регионы РФ и состоит из более чем 100 дистрибьюторов. В 24 крупнейших регионах созданы региональные представительства группы. В 2006 году общий объем производства предприятий группы составил 2520 тыс. долл. США. Численность персонала - 600 человек.