Читайте и изучайте разнообразные примеры писем-жалоб на английском языке. Письма представлены с переводом на русский.
Письмо 1
7834 17th Street
Detroit, Michigan
9034 Commerce Street
Detroit, Michigan
I am writing to inform you that yesterday I got my new TV set which was delivered by your delivery service. The package was undamaged so I signed all documents and paid the rest of the sum. But when I unpacked it I found several scratches on the front panel. I would like you to replace the item or give me back my money. Please let me know your decision within 2 days.
От: г-н Джек Люпин
7834 17-ая стрит, Детройт, Мичиган
Кому: Электроникс Лтд
9034 Коммерс стрит, Детройт, Мичиган, США 90345
Уважаемые господа,
Я пишу Вам, чтобы сообщить о том, что вчера я получил свой новый телевизор, который был доставлен Вашей службой доставки. Упаковка была без видимых повреждений, поэтому я подписал все документы и заплатил оставшуюся сумму. Но когда я вскрыл упаковку, то обнаружил несколько царапин на передней панели. Я бы хотел заменить телевизор на другой или вернуть свои деньги. Пожалуйста, сообщите мне о своем решении в течение 2 дней.
С уважением,
Джек Люпин
Письмо 2
Mr William Black
7834 Grand Street
9034 Denver Street
February 24, 2012
I would like to let you know that one of your employees was rude with me. I am the permanent client of your café and have lunches here almost every day and have never seen such bad service. It happened yesterday and I have 2 witnesses of improper behavior of one of the waiters. The waiter’s name is Kate Sullivan. She was rude while taking the order and serving me. I would like you to take measures to prevent such incidents in the future.
От: г-н Уильям Блэк
7834 Гранд стрит, Даллас, Техас
Кому: Фуд&Ко
9034 Денвер стрит, Даллас, Техас, США 90345
Уважаемые господа,
Я бы хотел, чтобы Вы знали, что один из Ваших сотрудников мне нагрубил. Я являюсь Вашим постоянным клиентом и обедаю у Вас почти каждый день, но никогда не сталкивался с таким плохим обслуживанием. Это произошло вчера, у меня есть 2 свидетеля ненадлежащего поведения одной из официанток. Ее зовут Кейт Салливан. Она грубила, когда принимала заказ и обслуживала меня. Я бы хотел, чтобы Вы предприняли меры для предотвращения подобных инцидентов в будущем.
С уважением,
Уильям Блэк
Письмо 3
9034 Cooper Street
Fresno, California
9034 Cooper Street
Fresno, California
A week ago I asked one of the specialists in your Department, Paola Hendricks, to help me answer one question concerning my rights as an employee. She gave me an answer but I had some doubts about it and decided to make my own research, found necessary information and consulted with a lawyer. The lawyer confirmed my research and said that her answer was absolutely wrong. As it was very important for me to know the right answer and I could have become victim of the wrong information, I would like to complain about the mistake of one of your specialists which cost me time and money. Please let me know your opinion about the situation.
Yours sincerely,
От: Джерри Пэрроу, менеджер по продажам, СтенлиКо Лтд
Кому: г-же Салли Свифт, менеджер по персоналу, СтенлиКо Лтд
9034 Купер стрит, Фресно, Калифорния,
Уважаемая Салли,
Неделю назад я попросил одного из специалистов в твоем отделе, Паолу Хендрикс, помочь мне ответить на один вопрос относительно моих прав как работника. Она мне ответила, но у меня остались сомнения, и поэтому я решил сделать свое собственное исследование, нашел необходимую информацию и проконсультировался с юристом. Юрист подтвердил, что я был прав, и сказал, что ее ответ абсолютно не верен. Поскольку мне было очень важно знать правильный ответ, и я мог просто пострадать из-за неверной информации, то я бы хотел тебе пожаловаться на ошибку твоего специалиста, которая стоила мне времени и денег. Пожалуйста, сообщи мне свое мнение по этой ситуации.
С уважением,
Джерри Пэрроу,
Менеджер по продажам
Письмо 4
9034 East Street
Electroworld Ltd
I am regretting that I have to complain about the delivery service of your company. On June, 5 I bought a washing machine in your shop and ordered delivery. According to the contract it had to be delivered yesterday in the morning that is between 9 a.m. and 12 a.m., but it was delivered at 03.30 p.m.! When it was almost 12 a.m. I called the delivery department and they promised to deliver a washing machine in half an hour. But I had been waiting for more than 3 hours after that until it was delivered. I think it is absolutely inappropriate situation and I need to have some compensation because I had to miss the whole working day and lost my salary for it.
От: Джим Моррисон
9034 Ист стрит, Сакраменто, штат Калифорния, США 90345
Кому: Электроуорлд Лтд
4567 Маркони стрит, Сакраменто, штат Калифорния
Уважаемые господа,
Мне очень жаль, что приходится жаловаться на службу доставки Вашей компании. 5 июня я купил стиральную машину в Вашем магазине и заказал доставку. Согласно условиям договора ее должны были доставить вчера утром между 9 и 12 часами, но доставили только в половине четвертого! Около 12 я звонил в отдел доставки и мне пообещали привезти мой заказ в течение получаса. Но я прождал еще более 3 часов прежде чем машинка была доставлена. Я считаю, что это абсолютно недопустимая ситуация и мне нужна компенсация, поскольку я пропустил целый рабочий день и не получу оплату за него.
С уважением,
Джим Моррисон
Письмо 5
9034 Cooper Street
Fresno, California
4567 Golden Street
Fresno, California
On May, 31 I gave you my computer to be repaired in your company. There were troubles with loading. I paid for repairing and got it back a week later on June, 7. At first everything was ok, but two days later the trouble returned. I would like you to take it back for repairing as soon as possible without any additional payments. I attach all receipts and our contract of repairing. If you assume that you have already done your best to repair my computer, then I would like to get my money back so that I could repair it in another company. I look forward to your reply and a resolution to my problem.
От: Фред Томпсон,
9034 Купер стрит, Фресно, Калифорния, США 90345
Кому: г-н Джим Фрэнк, генеральный директор Софт Плюс
4567 Голден стрит, Фресно, Калифорния
Уважаемый г-н Фрэнк,
31 мая я отдал Вам свой компьютер для ремонта в Вашей компании. У него были проблемы с загрузкой. Я заплатил за ремонт и получил его обратно спустя неделю, 7 июня. Сначала все было в порядке, но спустя 2 дня проблема вернулась. Я бы хотел снова сдать его в ремонт как можно скорее без дополнительной оплаты. Прилагаю все чеки и договор о ремонте. Если вы полагаете, что сделали уже все что могли, чтобы отремонтировать мой компьютер, то я бы хотел вернуть свои деньги, чтобы сделать ремонт в другой компании. Жду Вашего ответа и решения моей проблемы.
С уважением,
Фред Томпсон
Очень сложно представить себе современный бизнес без ведения деловой переписки. Особенно это важно при сотрудничестве с международными компаниями. Но зачастую написать деловое письмо на английском бывает достаточно сложно.
I don"t like to leave anything unfinished. I have an absolute need to see that every phone call is returned, every letter answered.
Я не люблю оставлять что-либо незавершенным. Мне абсолютно необходимо видеть, что отвечен каждый телефонный звонок и ни одно письмо не осталось без ответа.
~ Alan W. Livingston
Как вы знаете, имеют свои особенности. В деловой переписке на английском надо не просто показать знание языка, но и уладить рабочие моменты, придерживаясь определенной структуры и руководствуясь нормами делового этикета.
В этой статье Вы узнаете, какие деловые письма на английском существуют, ознакомитесь с фразами и клише. Также найдете примеры и готовые деловые письма на английском с переводом.
Деловые письма на английском с переводом
В деловой переписке существуют различные шаблоны бизнес писем на английском в зависимости от темы и целей письма.
Существует много типов деловых писем, в нашей статье мы подобрали наиболее распространенные из них
(Letter of Congratulation)
Часто отправляют сотрудникам или партнерам, чтобы подчеркнуть их персональный вклад в развитие отрасли или чтоб поздравить с личными достижениями и памятными датами.
| Пример письма-поздравления на английском | Перевод на русский |
|---|---|
| Mr John Lewis General Manager Hoverny Ltd 4567 Snake street Oakland, California Howard Stanley October 01, 2015 Dear Mr Stanley, |
От: г-н Джон Льюис, генеральный директор Ховерни Лтд 4567 Снейк стрит, Оакленд, Калифорния Кому: Ховард Стенли Уважаемый г-н Стенли, |
Письмо-приглашение (Letter of Invitation)
Чаще всего деловые Letter of Invitation отправляют, чтобы пригласить на мероприятия, связанные с деятельностью компании.
| Пример письма-приглашения на английском | Перевод на русский |
|---|---|
| Dear Charles Milton, I would like to invite you to a seminar that I"m confident will interest you. The 3D Technologies Seminar held at the Moscow Crocus Congress Centre on June 13 will feature lectures by several key programmers and designers in the field of 3D modeling, with topics including trilinear filtering, anti-aliasing and mipmapping. I am enclosing 3 tickets for you. I hope that you decide to attend and I am looking forward to seeing you there. Igor Petrov , |
Уважаемый Чарлз Милтон, Я хотел бы пригласить Вас на семинар, который я уверен, заинтересует Вас. На семинаре, посвященном 3D-технологии, который состоится в Московском Крокус Конгресс Центре 13 июня, прочтут лекции несколько ключевых программистов и дизайнеров по 3D-моделированию, включая трилинейную фильтрацию, сглаживание и мипмаппинг. Я прилагаю 3 билета для Вас. Я надеюсь, что Вы примете участие в семинаре, и я с нетерпением жду встречи с вами. С уважением, Игорь Петров, |
Письмо о приеме на работу (Letter of Acceptance)
Letter of Acceptance очень желанно в Вашем почтовом ящике, ведь оно уведомляет Вас о принятии на работу.
| Пример письма о приеме на работу на английском | Перевод на русский |
|---|---|
| Mrs Jane Tumin HR Manager Sommertim 7834 Irving Street Denver, Colorado Mrs Lean February 15, 2016 Dear Mrs Lean Jane Tumin, |
От: г-жа Джейн Тюмин, менеджер по персоналу Соммертим 7834 Ирвинг стрит, Денвер, Колорадо Кому: г-жа Лин Уважаемая г-жа Лин С уважением, Джейн Тюмин, |
Письмо-заявление (Application letter)
Содержит ваше и предложение себя в качестве работника. Не путайте его с , о котором мы рассказывали ранее!
| Пример письма-заявления на английском | Перевод на русский |
|---|---|
| Kira Stan 7834 East street Chicago, Illinois Trend&Fashion Dear Sirs Kira Stan |
От: г-жа Кира Стэн 7834 Ист стрит, Чикаго, Иллинойс Кому: «Тренд&Фэшн» Уважаемые господа С уважением, Кира Стэн |
Письмо-предложение (Commercial Offer)
Такое письмо отправляется вашему потенциальному деловому партнеру с вашими условиями и предложениями о сотрудничестве.
| Пример письма-предложения на английском | Перевод на русский |
|---|---|
| Mr Dean Hipp General Director Roses For You 4567 Camino Street San Diego, CA Mrs Olga Linnet March 10, 2016 Dear Mrs Linnet Yours sincerely, Mr Dean Hipp |
От: г-н Дин Хипп, генеральный директор Розы для Вас 4567 Камино стрит, Сан Диего, штат Калифорния Кому: г-же Линнет, Уважаемая г-жа Линнет С уважением, Дин Хипп, |
Письмо-жалоба (Letter of Complaint)
Letter of Complaint содержит жалобу или претензии на качество приобретенного товара или оказанных услуг.
| Пример письма-жалобы на английском | Перевод на русский |
|---|---|
| Mr Jack Lupin 7834 17th Street Detroit, Michigan Electronics Ltd April 25, 2017 Dear Sirs, Yours faithfully, Jack Lupin |
От: г-н Джек Люпин 7834 17-ая стрит, Детройт, Мичиган Кому: Электроникс Лтд Уважаемые господа, Я пишу Вам, чтобы сообщить о том, что вчера я получил свой новый телевизор, который был доставлен Вашей службой доставки. Упаковка была без видимых повреждений, поэтому я подписал все документы и оплатил оставшуюся сумму. Но когда я вскрыл упаковку, то обнаружил несколько царапин на передней панели. Я бы хотел заменить телевизор на другой или вернуть свои деньги. Пожалуйста, сообщите мне о своем решении в течение 2 дней. С уважением, Джек Люпин |
Письмо–извинение (Letter of Apology)
Письмо–извинение (англ. Letter of Apology ) обычно отправляется в ответ на письмо-жалобу, чтобы извиниться перед покупателем или прояснить недоразумение.
| Пример письма-извинения на английском | Перевод на русский |
|---|---|
| Mr Dereck Smith General Manager Electronics Ltd 9034 Commerce Street Detroit, Michigan USA, 90345 Mr Jack Lupin April 28, 2017 Dear Mr Lupin, Yours sincerely, Mr Derek Smith |
От: г-на Дерека Смита, генерального менеджера, Электроникс Лтд 9034 Коммерс стрит, Детройт, Мичиган, США 90345 Кому: г-н Джек Люпин Уважаемый г-н Люпин, Нам было очень неприятно узнать, что телевизор, который мы Вам доставили 24 апреля, оказался поцарапанным. У нас нет никаких предположений, как это могло получиться, и поэтому мы приносим свои глубочайшие извинения за этот неприятный инцидент и готовы обменять Ваш поцарапанный телевизор на другой. С уважением, Дерек Смит |
Письмо для выражения сожаления и соболезнования (Letter of Sympathy)
Каждому человеку очень важно чувствовать поддержку в трудную минуту, будь это Ваш близкий друг, коллега или деловой партнер.
Деловое письмо-соболезнование на английском языке обычно состоит из таких частей:
- Выражение соболезнования в связи с уходом из жизни человека.
- Ваши воспоминания о нем, перечисление его положительных качеств.
- Повторное выражение ваших соболезнований. Просьба обращаться к вам за помощью, если возникнет такая необходимость.
Желательно дополнить такое письмо Вашими собственными воспоминаниями о человеке или, если вы его не знали лично, то тем хорошим, что вы о нем знали или слышали.
| Пример письма-соболезнования на английском | Перевод на русский |
|---|---|
| Dear Mr Smith, Today morning we heard the sad news of your wife’s death… All the employees of our department have sent their support and condolences. Please don’t worry about the upcoming projects and meetings which are coming up next month. If there is any report that is required I will get it from other team members. If there is anything that we can help you with please feel free to call us at 12345678. Sincerely, |
Уважаемый г-н Смит Сегодня утром мы услышали печальную новость о смерти вашей жены... Все сотрудники нашего отдела выражают свою поддержку и соболезнования. Пожалуйста, не беспокойтесь о предстоящих проектах и встречах, которые появятся в следующем месяце. Если есть какой-либо отчет, который требуется, я получу его от других членов команды. Если есть что-то, чем мы можем вам помочь, пожалуйста, позвоните нам по телефону 12345678. С уважением, |
Письмо–просьба (Request letter/Enquiry Letter)
Письмо-просьбу или письмо-запрос отправляют, когда необходимо получить информацию об услуге или товаре, выяснить цену или условия доставки.
| Перевод на русский | |
|---|---|
| Mr Ken Smith 9034 Commerce Street Detroit, Michigan USA, 90345 ParkInn Hotel Dear Sir or Madam I am looking forward to your reply, |
От: г-на Кена Смита 9034 Коммерс стрит, Детройт, Мичиган, США 90345 Кому: Отель ПаркИнн Уважаемый(-ая) г-н (г-жа) Я бы хотел забронировать одноместный номер в Вашем отеле с 1 по 10 августа. Не могли бы Вы сообщить мне стоимость за одну ночь, включая завтрак и ужин, если это возможно? У Вас есть доставка из аэропорта и услуга аренды автомобиля? С нетерпением жду Вашего ответа, |
Письмо–ответ на запрос информации (Reply to Information Inquiry /Reply Quotation)
В этом письме содержится запрашиваемая информация. Основное правило для Reply to Information Inquiry четко ответить на вопросы в письме-запросе.
| Пример письма-просьбы на английском | Перевод на русский |
|---|---|
| Ms Jennifer Watson Sales Manager ParkInn Hotel 7834 17th Street Tampa, Florida Mr Ken Smith Dear Mr Smith Yours sincerely, Jennifer Watson |
От: г-жи Дженнифер Уотсон, менеджер по продажам, Отель ПаркИнн 7834 17-ая стрит, Тампа, Флорида Кому: г-н Кен Смит Уважаемый г-н Смит С уважением, Дженнифер Уотсон |
Как написать деловое письмо на английском
Сегодня деловые электронные письма на английском почти полностью заменили традиционный способ корреспонденции.
Современная деловая переписка происходит преимущественно онлайн, особенно если ваши коллеги или партнеры работают в других часовых поясах. Коммуникация посредством бизнес емейлов является неотъемлемой частью мирового бизнес-процесса.
Поэтому очень важно знать не только общие правила написания деловых писем, но также их культурные и стилевые особенности емейлов на английском.
Планирование делового письма на английском языке.
Прежде чем приступить к написанию делового письма на английском, нужно ответить для себя на вопросы:
- Кому я пишу это письмо?
- Зачем я пишу это письмо?
- Нужно ли включать в письмо специфические детали?
- Необходим ли мне ответ на письмо?
Особенно аккуратным необходимо быть с информацией, которую пересылаете по электронной почте. Не нужно отправлять конфиденциальные данные по e-mail, ведь почту часто взламывают.
Структура делового электронного письма на английском
Структура делового письма на английском.
Главными преимуществами электронной почты (e-mail) по сравнению с обычной почтой, или snail-mail , «улиточной» почтой, как её в шутку называют по-английски, являются ее скорость и прямая, без посредников, связь с адресатом.
Мы отправляем электронное письмо с целью получения быстрого ответа или ожидаем от адресата каких-либо быстрых действий.
Важно!
Электронное письмо должно быть коротким и содержать понятную адресату информацию об основном содержании сообщения.
Независимо от того, является ли электронное письмо формальным или неформальным, оно должно иметь четкую логичную структуру, которая представлена ниже.
Адрес отправителя письма и адрес получателя письма (Heading)
В верхней строке формы электронного сообщения вводится адрес электронной почты (e-mail address ).
Следите за его правильностью, так как при отсутствии всего одного подчеркивания или точки письмо не дойдёт до адресата.
Тема письма (Subject)
Театр начинается с вешалки, а email - с темы письма, которая размещается в специальной строке сверху.
Постарайтесь уложиться в 5-7 слов и в то же время обязательно укажите самую важную деталь в теме письма, например: Marketing Meeting Agenda (рус. план встречи по маркетингу)
Если для вас важно, чтобы на письмо ответили быстро или обратили на него особое внимание, используйте слово URGENT (рус. Срочно!) или фразу PLEASE READ (рус. Пожалуйста, прочтите!) в начале темы вашего письма.
Также для подчеркивания важности письма можно использовать значок High Importance (рус. очень важное) , который добавит красный восклицательный знак в строку темы вашего письма.
Приветствие и обращение (Salutation)
В деловом письме на английском языке очень важно написать правильно имя получателя и его пол. Используйте для женщин обращение госпожа (Ms ) и господин (Mr ) для мужчин.
В менее официальной обстановке или после длительного периода переписки приемлемо именовать получателя по его имени.
После обращения ставиться запятая (двоеточие в Северной Америке). Можно вообще не ставить знаки препинания, это стало модным в письмах на английском языке.
Основное содержание (Body)
Во вступлении делового письма на английском языке обычно используют дружеское приветствие, благодарность за проявленное внимание или,иногда, начинает формулироваться основная мысль послания.
Например:
Thank you for your prompt response (рус. Спасибо за быстрый ответ)
Following last week’s presentation, I have decided to write to you… (рус. После презентации на прошлой неделе я решил написать вам...)
I am writing to you regarding… (рус. Я пишу вам о...)
После короткого вступления в первом абзаце формулируется основная мысль Вашего письма в одном или двух предложениях. Используйте несколько коротких абзацев, чтобы более подробно описать основные положения вашего сообщения.
Если для этого достаточно одного абзаца, то не пишите дополнительные только для того, чтобы письмо казалось длиннее.
Заключительная часть (Closing)
В заключительном абзаце делового письма на английском языке необходимо сделать напоминание, указать на срочность запроса, либо поблагодарить за оказанное внимание, следует указать, какие действия вы ожидаете от собеседника.
Например:
Looking forward to your reply (рус. Ждем Вашего ответа)
Don’t hesitate to contact me back if you have any questions (рус. Не стесняйтесь обращаться ко мне, если у вас есть вопросы.)
Конец письма (Signature)
В завершении делового письма на английском языке перед именем ставиться завершающая фраза, обычно это слово Sincerely (рус. искренне).
Для писем в Великобританию, которые начинаются с фраз Dear Sir, Dear Sirs, Dear Madam, Dear Sir or Madam , завершающая фраза - Yours faithfully (рус. с уважением).
Для США подходит вежливая и нейтральная фраза - Very truly yours (рус. Искренне Ваш). Если вы пишите старому знакомому наиболее подходящей завершающей фразой будет - Cordially yours (рус. сердечно Ваш).
Если вы использовали знаки препинания (запятую или двоеточие) в приветствии английского делового послания, то необходимо поставить запятую и после завершающей фразы, перед Вашим именем.
Если вы не использовали знаки препинания в приветствии на английском, то не используйте их и после завершающей фразы, например: Sincerely yours… или Many thanks…
Деловое письмо на английском фразы, клише
Написать официальное письмо на английском легко, если вы знаете клише и фразы для делового письма и умеете ими пользоваться
Мы подобрали наиболее популярные фразы, используемые в бизнес переписке . Более подробный список фраз для деловых писем Вы найдете в нашей статье “Фразы для деловой переписки на английском”. Также можно использовать готовые клише из наших примеров деловых писем.
Фразы и клише для деловой переписки на английском с переводом
Сокращения в бизнес переписке
Но используйте такие сокращения осторожно, так как не все люди с ними знакомы и вас могут неправильно понять.
Адрес электронной почты на английском языке
Первая часть электронного адреса (мы сейчас говорим об адресах деловых, не личных) состоит из фамилии и инициалов человека, к которому вы обращаетесь, или названия отдела/подразделения, или, возможно, его сокращения.
Вторая часть , которая следует сразу за знаком @ (произносится at ), – это название ISP (провайдера интернет-услуг), организации или сокращения этого названия.
Обычно последняя часть адреса включает в себя название домена в зависимости от типа организации (например, .co для company, .ac – academic – для университета) или названия страны, из которой отправлено сообщение (например, .no для Норвегии, .uk для Великобритании и т. д.).
Вот несколько других примеров названий доменов:
- .biz – бизнес;
- .gov – правительственная организация;
- .org – некоммерческая организация (например, благотворительная организация);
- .pro – профессия (например, медицина, право)
Готовое деловое письмо на английском языке с переводом
Деловое письмо на английском образец
Пользуясь примерами готовых деловых писем с переводом, можно составить собственное отличное письмо на английском. Ниже приведен пример электронного письма-просьбы о предоставлении информации.
| Шаблон письма на английском | Перевод на русский |
|---|---|
| To: [email protected] CC: BCC: Date: 10/30/2012 Subject: Receiving the price list Dear Mr. Roger Gill, Your advertisement in the May issue of Aquarium Plants magazine is of great interest to us. We would like to know more about your company"s products offers and would appreciate receiving your wholesale price list. It is our desire to offer our customers the widest selection of aquarium plants , and we are therefore interested in new plants. We will look forward to your prompt response. Thank you. Alexander Popov, |
Кому: [email protected] Копия: Скрытая: Дата: 30.10.2017 Тема: Получить прайс-лист Уважаемый господин Роджер Гилл, Мы хотели бы знать больше о продукции Вашей компании и хотели бы получить Ваш прайс-лист оптовых цен. Мы стремимся к тому, чтобы предложить нашим клиентам самый широкий выбор аквариумных растений, и поэтому мы интересуемся новыми растениями. Мы надеемся на быстрый ответ. Спасибо. Александр Попов, |
Советы при написании делового письма на английском языке
Выполнение простых правил по написанию бизнес писем на английском улучшит качество общения внутри компании и с клиентами и агентами.
В современном мире деловая переписка приобрела несколько другой окрас, ведь уже не нужно подолгу ждать ответа и с помощью электронной почты можно молниеносно решать нужные вопросы. Но и в электронной переписке на английском есть свои правила и табу.
Правила хорошего тона в деловом общении на английском языке
Дабы избежать ошибок и непонимания в общении, придерживайтесь совсем простых и эффективных правил переписки.
Одно письмо одному адресату.
Заполняйте поле «Тема письма» адекватно его содержанию.
Формулировка темы должна точно отражать предмет переписки. Указание темы экономит время адресата, позволяя ему сразу оценить содержание получаемого письма и оперативно принять решение о его приоритетности при прочтении.
Точность адресации.
Правильное заполнение полей «Кому» (TO), «Копия» (СС), «Скрытая копия» (BCC) – важнейший инструмент оперативности и этичности общения.
Чтобы не допускать ошибок в работе с этими полями, необходимо знать их назначение, общепринятое в современной деловой среде:
- если ваше имя стоит в поле прямого адресата («TO») – это означает, что от вас отправитель письма ждет ответ на свой вопрос;
- если в этом поле помещены несколько адресатов, то это означает, что отправитель письма ждет ответа от каждого или от любого из адресатов;
- если ваше имя помещено в поле «СС» (carbon copy), это означает, что отправитель хочет, чтобы вы были в курсе вопроса, при этом ответа от вас он не ждет. Вступать в предмет переписки, если ваше имя находится в поле «СС», не следует. Если вы все-таки решите вступить в переписку, то признаком хорошего тона будет начать письмо извинением за вмешательство;
- в поле «BCC» (blind carbon copy) помещаются адресаты (скрытые адресаты), которые должны быть в курсе переписки, но их информированность не должна быть очевидной для прямых адресатов;
- отправка письма с заполненным полем «BCC» предполагает предварительную договоренность или последующую информированность автора письма и скрытых адресатов о причине и целях такой формы информированности;
- скрытому адресату не следует вступать в предмет переписки из поля «BCC».
Используйте в письме приветствие и персональное обращение к адресату.
Исключением является только очень быстрый во времени вариант переписки (вопрос-ответ), который напоминает общение в формате ISQ.
Персональное обращение наделяет письмо индивидуальной направленностью, повышает «включенность» Вашего адресата в предмет переписки.
Адресат, который получил письмо – ОБЯЗАН ОТВЕТИТЬ.
Цикл переписки состоит из письма и ответа. Если переписка разрастается до пяти-десяти и более сообщений – это уже чат или форум.
Текст своего ответа следует помещать вверху (в начале) письма, а не внизу. Это избавляет адресата от необходимости «прокручивать» предыдущий текст переписки в поисках написанного вами ответа.
Экономьте своё время и время Вашего респондента – пишите письма, которые требуют минимум пояснений и выяснений.
Сохраняйте историю переписки.
Не следует начинать ответ на письмо адресата как новое письмо (без сохранения истории переписки). Такой ответ будет вынуждать получающего адресата тратить время на поиски первоначального сообщения.
Оставляйте подпись и контактную информацию после каждого письма. Этим вы обеспечите для адресата возможность дополнительной оперативной связи в случае ее необходимости.
Всегда проверяйте орфографию письма!
Жуткое впечатление оставляют письма от специалистов, с ошибками.
Это мелочи, по которым о нас судят наши клиенты и по которым складывается мнение о сотрудниках внутри компании.
Объем пересылаемых вложений не должен превышать 3 МГб.
Более объемные файлы могут создать проблемы, т.к. могут не пройти через почтовый сервер адресата.
Используйте универсальные кодировки: Zip или rar для пересылаемых файлов. Другие расширения могут блокироваться или отрезаться при пересылке и создавать проблемы для адресата.
7 главных табу деловой переписки на английском языке
Деловая переписка – дама капризная и требовательная. Вы можете общаться со своими партнерами с помощью электронной почты или отправлять официальные письма с логотипом компании в красивых конвертах на бумаге корпоративного цвета, но всего несколько нюансов могут погубить все ваши старания наладить коммуникацию с нужными вам людьми.
Табу №1 Писать пространно и ни о чем.
Краткость в деловом мире – это не только сестра таланта, но и лучшая подруга эффективного сотрудничества. Максимально комфортен при прочтении объем письма, укладывающийся «в один экран», максимум – в объем текста одного листа формата А-4.
Если получатель с первых строк не заинтересуется вашим письмом – он вряд ли будет утруждать себя составлением ответа или рассматриванием вашего делового предложения.
Если же вы являетесь деловыми партнерами, то пространные послания могут быть восприняты как неуважение к получателю – ведь вы безразлично относитесь к одному из самых ценных ресурсов мира бизнеса – времени. Так стоит ли поддерживать с вами деловые связи?
Не пишите длинные, запутанные письма. Длинные письма не дают шанса корреспонденту разобраться в сути вопроса. Поэтому правка готового письма обязательный этап работы, который поможет избежать недоразумений и путаницы. Перечитайте текст и убедитесь, что в нем нет двузначных фраз или предложений.
Табу № 2 Начинать с негатива
Нельзя начинать письмо со слов: Unfortunately, I am afraid that, I am sorry to inform you that, We regret to inform you that и подобных.
Как бы ни хотелось вам сообщить сначала о проблеме, не стоит этого делать сразу после приветствия, иначе ваш “Dear Mr. Smith” может приобрести внезапную аллергию на открытие писем от вашей компании, несмотря на всю сдержанность настоящего английского джентльмена.
Табу № 3 Использовать сокращения
Милые фразы, которые экономят время и добавляют теплоты вашему посланию, лучше использовать в дружеской неформальной переписке.
Приведем примеры таких фраз:
CU (рус. Увидимся)
thx/TX (рус. спасибо)
RUOK? (рус. Ты в порядке?)
FYI (рус. для сведения)
Забудьте о них, когда составляете деловое письмо. Исключениями могут быть сокращения для электронного делового письма. Но прежде следует убедиться, что получатель хорошо ориентируется среди всего разнообразия сокращений.
Наличие смайлов в деловом письме – не обсуждается. Просто подумайте, отнеслись бы вы серьезно к деловому партнеру, который украсил бы свое послание такими художествами: :-O:-(:-<:-/ ?
Табу № 4 Забыть о вложениях
Забыть предупредить получателя о прилагаемых файлах (в электронной переписке) недопустимо! В бумажном варианте делового письма, как правило, также принято объемные документы сопровождать краткой информацией об их содержании.
Если же отправляете письмо по электронной почте и не акцентируете внимание на том, что к письму прилагаются документы, гарантия того, что получатель их откроет, почти равна нулю.
Полезные фразы:
We enclose / are enclosing (рус. Мы прилагаем / вкладываем…)
We are sending you ... under separate cover (рус. Мы отправляем вам... в отдельном документе)
Please enclose ... with your reply (рус. Пожалуйста, приложите/вышлите... с ответом)
Enclosed you will find a copy of the contract… (рус. Во вложениях вы найдете копию контракта …)
Табу № 5 Шутить и иронизировать.
Не позволяйте себе иронии в письмах. Это граничит с грубостью. В деловой переписке такая вольность как остроты совершенно не допускается.
Табу № 6 Экспериментировать с форматом
Играться с форматированием и использовать цветной или нестандартный шрифт нежелательно.
Это не добавит Вашему письму оригинальности, более того, укажет на Вашу несерьезность.
Табу № 7 Панибратствовать
Использовать прощание “Best wishes / Best regards” (рус. Всего хорошего) в письме к незнакомым или малознакомым людям нельзя!
Даже если вы каждую среду отправляете письмо некоему Mr. Freeman , это не делает вышеуказанного Mr. Freeman вашим близким другом.
Лучше заканчивать письмо нейтральным Yours faithfully (если не знаете, как зовут получателя) или Yours sincerely (если имя получателя Вам известно).
В заключение:
Хороший стиль в написании писем дисциплинирует также, как и ежедневная чистка зубов. Поэтому придерживайтесь делового стиля, соблюдайте все правила бизнес-переписки и с Вами всегда будет приятно иметь дело.
А если Вы до сих пор чувствуете неуверенность в деловом общении, рекомендуем Вам пройти в нашей школе.
Вконтакте
Итак, у Вас возникла срочная необходимость пожаловаться начальнику на несносные действия его подчиненных или написать жалобу в вышестоящую инстанцию на английском. В каких случаях это может понадобиться? Например, сейчас модно отдыхать за границей. Неизбалованный российский турист привык к отсутствию элементарного сервиса у себя на родине и поэтому не требует особых изысков за границей. А клерки в Турции или Египте принимают это за слабость и начинают полностью игнорировать российского туриста. Напротив, к англоговорящей публике отношение совсем другое, поскольку англичане требовательны к сервису и по любому поводу пишут жалобы, за которые клерков наказывают. Поэтому если вы столкнулись с таким случаем, не надо тратить нервы на отдыхе, лучше по приезду домой потратьте полчаса своего времени и напишите хозяину отеля о произошедшем на английском, используя фразы из этой статьи. Клерка накажут, и в следующий раз он будет вести себя по-другому.
Английская жалоба может понадобиться и в других случаях. Так сейчас набирает обороты интернет торговля и многие покупают качественные товары по разумным ценам за границей. Иногда случаются сбои и вам могут прислать совсем не тот товар, на который вы рассчитывали. В этом случае грамотная жалоба на английском поможет вам избежать потери денег и получить все-таки, ту вещь, на которую вы рассчитывали. Ну и классический случай – если вы работаете в компании, которая имеет зарубежные деловые контакты. При ведении бизнеса грамотная претензионная работа на английском — необходимый атрибут.
С возможными случаями мы разобрались, теперь перейдем собственно к самой письменной английской жалобе. Прежде чем ее писать необходимо составить план письма-жалобы на английском.
Набор смысловых блоков, из которых, как правило, состоят все жалобы на английском
1) разъяснение сути жалобы с указание фактического материала: даты, места, суммы, номера документа и тому подобное;
2) объяснение резона для жалобы с приведением фактов того, что вам обещали и того, что вы получили на самом деле;
3) выражение своих чувств по поводу произошедшего с изложением предположительных, по вашему мнению, причин недоразумения;
4) описание собственных действий, которые были предприняты для решения возникшей проблемы;
5) требование разъяснений и объяснений по поводу произошедшего, требование моральной и материальной компенсации и возмещения понесенных убытков;
6) предупреждение о мерах, которые будут вами предприняты в случае не удовлетворения ваших претензий;
7) стандартная фраза, завершающая письмо;
8) постановка подписи, указание имени и должности.
Для каждого из блоков просто выберите подходящую фразу на английском. Фразы, которые могут встречаться в английском письме-жалобе, сгруппированы ниже по блокам. После чего слегка подправьте их для вашего случая, добавьте несколько оригинальных фраз и .
Блок №1. Объясняем повод для жалобы и опираемся на фактический материал (даты, суммы, номер заказа и пр.)
I am writing to you to complain about the service….
Я пишу Вам, чтобы пожаловаться на сервис, (предлагаемый)…
I am writing to you with reference to the mentioned above fishing trip, which you organized…
Я обращаюсь к Вам по поводу вышеупомянутой рыбалки, которую организовывала Ваша фирма.
I have received your invoice No 9374-AV for $3427 but noticed that a number of errors have been made.
Я получил(а) Ваш инвойс 9374-AV на $3427, в котором, однако, отметил(а) ряд ошибок.
We received the consignment of Super Candy as per our order NNNNN from DDMMYY, and regret having to make the following complaint.
Мы получили груз карамели Супер Кэнди согласно нашему заказу ______ (номер заказа) от _____ (число, месяц, год), и сожалеем, что вынуждены направить следующую жалобу.
Блок №2. Объясняем резон для жалобы, сравниваем обещанные обязательства (услуги, сервис, выполнение заказа и пр.) и реальные обстоятельства.
Unfortunately, the reality was very different.
Однако в действительности все оказалось совсем по-другому.
I regret to inform you that…
Мне очень жаль, однако я должен сообщить Вам, что…
We regret to inform you that we were no at all satisfied with your service.
К сожалению, мы должны сообщить Вам, что абсолютно не удовлетворены Вашим сервисом.
On checking the consignment immediately after arrival, we found that the goods arrived badly damaged.
Проверка груза сразу же по прибытии показала, что груз прибыл сильно поврежденным.
We regret to say, that you did not keep your promise of prompt delivery.
К сожалению, мы должны сказать, что Вы не держите своего обещания о срочной доставке.
We were very much regret to inform you that the quality of the goods is inacceptable low, namely fabric and colour.
К сожалению, должны сообщить Вам, что качество товаров было найдено неприемлемо низким, это касается, главным образом, материала и окраски.
We regret to inform you that the immediate examination of the goods shown that they are not in accordance with the contract specification.
Мы, к сожалению, сообщаем Вам, что немедленная (по прибытии) проверка показала, что товары не соответствуют указанной в контракте спецификации.
Блок №3. Выражаем свои чувства по поводу происшедшего, предполагаем причины, которые вызвали данное недоразумение.
You can imagine our disappointment when we discovered…
Вы можете представить себе наше разочарование, когда мы обнаружили…
I can suppose that your partner in San Diego didn’t…
Я могу предположить, что Ваш партнер в Сан-Диего не…
You can imagine our feelings when we realized that this would mean…
Вы можете представить наши чувства, когда мы поняли, что это должно означать, что…
Блок №4. Описываем собственные действия, которые были предприняты, чтобы решить возникшую проблему.
We have tried to contact you by phone but could get anyone who knew anything about this matter.
Мы пытались связаться с Вами по телефону, но не смогли никого найти, кто бы знал хоть что-то об этой проблеме.
We contacted your representative in Leeds, but unfortunately without any success.
Мы связывались с Вашим представителем в Лидсе, но, к сожалению, безуспешно.
We enclose a report on the damage…
Мы прилагаем список повреждений.
We tried to remove rust stains, but without visible success.
Мы пытались удалить пятна ржавчины, но безуспешно.
Блок №5. Требуем объяснений от компании, не выполнившей свои обязательства, разъяснений, компенсации за причиненный ущерб, возмещения моральных и материальных издержек.
The best solution would be for me to return the wrong items to you, postage and package forward.
Наилучшим решением для меня был бы возврат неправильно присланных изделий за Ваш счет.
I feel we deserve some sort of compensation for this such as.
Я считаю, что мы вправе рассчитывать на некоторого рода компенсацию, например…
I suggest the money be exchanged at the rate pertaining on that day and that all charges be waived.
Я предлагаю, чтобы деньги (сумма платежа) были обменяны по курсу на указанный день и отказываюсь от всех других выплат.
We must insist that you have to cover our expenses ….
Мы должны настаивать, чтобы Вы покрыли наши расходы.
We must insist on receiving our prior payment.
Мы должны настаивать на признании нашего предыдущего платежа.
I should therefore like to have my money refunded.
Я бы хотел, таким образом, получить назад мои деньги.
Therefore I look forward to hearing your comments.
Таким образом, я надеюсь получить Ваши комментарии по этому вопросу.
We would be interested to know if you can offer an explanation for this poor quality of your service.
Нам было бы интересно узнать, какое объяснение Вы представите, чтобы оправдать столь низкое качество Вашего сервиса?
Will you please come and inspect the damage and arrange for a repair within next week?
Пожалуйста, приезжайте на следующей неделе, чтобы проверить повреждения и договориться о ремонте.
We refuse to accept the goods because of late delivery.
Из-за задержки с доставкой мы отказываемся принять товары.
Блок №6. Сообщаем о мерах, которые будут предприняты в том случае, если ваши требования не будут удовлетворены.
We will keep the goods until…
Мы задержим товары до тех пор, пока…
Unless we receive a satisfactory answer, we will be forced to put the matter into the hands of our solicitors.
Если мы не получим удовлетворительного ответа, мы будем вынуждены передать это дело в руки наших адвокатов.
Unless you can fulfill our orders efficiently in the future, we will have to consider other sources of supply.
Если в будущем Вы не сумеете эффективно выполнять наши заказы, мы будем вынуждены искать других поставщиков.
Please send us the replacement of consignment for the damaged and defective goods, which are being held for you in our warehouse.
Пожалуйста, пришлите нам новые товары взамен поврежденных, которые хранятся для Вас на нашем складе.
Блок №7. Стандартное окончание письма.
I look forward for hearing from you.
Надеюсь на Ваш скорый ответ.
Блок №8. Ставим подпись, указываем имя, должность.
Бодрое вам утро, обед или вечер, дорогие друзья! Сегодня мы с вами продолжим говорить о секретах письменного английского языка. Даже если в начале ваших занятий английским языком онлайн ваша цель на 100 % состояла из желания просто заговорить , рано или поздно необходимость написать кому-то письмо на английском может постучаться в двери. И хорошо, если это просто несколько фраз другу или преподавателю в скайпе, но что делать, если речь идет о более серьезных вещах, и перед вами возникла острая необходимость выразить свое недовольство?
Здесь самое время взяться на работу и научиться писать еще один образец of Formal English — Letter of Complaint (письмо-жалоба).
What for?
Иногда может быть довольно проблематично понять, в каких именно случаях вам нужно написать письмо именно в таком стиле. Вот несколько самых распространенных примеров жалоб с самыми часто употребляемыми словами для описания того, чем вы недовольны:
- Treatment (service). Ваш отдых в фешенебельном отеле испортил плохой и невежливый персонал? Пишите менеджеру, а если слов не хватает — вот вам целый список для описания конкретных проблем: rude/rudeness, hot-tempered,unfriendly, irresponsible, irritable, incompetentе, indifferent, impolite, lazy, slow-minded, sloppy, wicked, tactless, abusive.
- Things/Goods (товары). Думали, что купили трендовую сумку, а на самом деле качество оказалось не на высоте: zip broken, button missing, sweater shrunk, lining torn, it didn’t work / was out of work/ doesn’t work properly, the mechanism is stuck, it was not up to standard.
- Hotels/Rooms. Пятизвездочный отель едва ли тянет на троечку? Noisy, dirty, damp, uncomfortable, the bed was hard, the room was not cleaned at all, the rooms were not up to standard, there were cracks everywhere, was cracked.
- Food. Захотели устроить романтический ужин в ресторане своей второй половине, но еда оказалась, мягко говоря, «not eatable»? Overdone/underdone, salty/unsalted, cold, sour, bitter, tough, tasteless, uneatable, stale bread, it smells bad, badly-cooked.
Во всех этих случаях, без сомнения пора писать менеджеру. Как правильно структурировать письмо, мы научим вас в дальнейшем.
Make it structured and clear
Придерживаясь четкой структуры всех Formal Letters, разделите письмо на следующие части: справа вверху пишем свой адрес в обратном порядке:
Ниже слева пишем адрес получателя: Forest Street, 23/56New York,United States of America.
Greeting
Dear Mr/ Mrs/ Ms Green or Dear Sir/Madam.
Introduction
- state the reasons for writing (четко обозначаем причины, по которым вы пишите),
- state your complaint (четко обозначаете вашу жалобу),
- details of what has happened (описываете детали),
- when and where the incident took place (когда и где произошёл инцидент).
Main Body
- present each of the specific points you are complaining about (детально раскрываем каждую из деталей, что вам не понравилась);
- give examples / reasons (примеры).
Conclusion
- what you expect to happen (какой реакции вы ожидаете от руководства).
Ending
- Yours faithfully / Yours sincerely + your full name.
Придерживайтесь везде формального стиля, выбирайте лексику и грамматические структуры, характерные именно для этого стиля. Маленький пример:
Together with your friends you spent an evening in a seafood restaurant "Ocean Delicacies." Unfortunately, you were not happy there. Write to the manager of the restaurant where you complain about:
- the service,
- the staff,
- the food quality and its price.
"Dear Sir or Madame,I am writing to complain about your restaurant, "Ocean Delicacies" where together with my friends we celebrated my birthday party on May 7th. Unfortunately, the holiday was spoilt. Firstly, the service was very slow and inefficient. We had to wait for half an hour before the waiter came to our table and we could get the menu. Then, we had to wait for another twenty minutes before we could order.Furthermore, your staff was impolite and not helpful. I asked the waiter about ingredients in a dish and the way it was cooked, but could get no answer. The waiter told it was none of his business, which was rather rude of him.To make matters worse, the food in your restaurant turned to be too expensive. We paid $15 each only for green salad with a couple of pieces of tomatoes and some greens. The main course was not good either. The meat was overcooked and dry and didn’t worth the money paid. As you can see we couldn’t enjoy the party. I look forward to receiving your apology and trust you will give the matters serious consideration.Yours faithfully, Elena Ostrenko."
Alice Steinbach said: "A letter is always better than a phone call. People write things in letters they would never say in person." Мы надеемся, что занятия английским в школе EnglishDom онлайн помогут вам в любой, даже самой неприятной ситуации. Хочется верить, что в будущем вам не придется жаловаться на что-то, но если такое случится — мы уверены, что теперь, вы во всеоружии.
Бонус для наших новых читателей!Мы дарим бесплатный индивидуальный урок английского по Скайпу .
- занятия дома или на работе в любое время
- преподаватель мечты, с которым интересно учиться и болтать
- гарантия результата: более 10 000 студентов достигли цели
Большая и дружная семья EnglishDom
Не секрет, что деловая переписка строится не только на просьбах и предложениях, но и на жалобах, которые одна сторона может предъявлять другой. Так, письмо-жалоба на английском языке или, как его еще называют, письмо рекламация является предъявлением претензией, обоснованность которых определяется исходя из сути требований. Так, letter of complaint может иметь несколько видов исходя из типа предъявляемых претензией. Кроме того, существует еще и письмо требование, которое подразумевает не просто жалобу, а возмещение некоторого ущерба, возврат средств и пр. Поэтому необходимо определить, что собой представляет рекламация и требование, привести пример по-английски для обоих видов корреспонденции, а также перечислить возможные типы таких документов.
Характеристики письма-жалобы
- Если приобретенный товар не соответствует заявленному производителем или поставщиком качеству;
- Если определенный товар не совпадает по количеству, заранее заявленному при покупке;
- Если цена на товар была изменена без предварительного согласования с покупателем.
Важно помнить, что, несмотря на претензионное настроение автора письма, текст должен быть выдержан в определенном стиле, он не должен содержать грубые реплики или выражения, иначе документ нельзя будет отнести к business переписке, и такое письмо будет рассматриваться как явное нарушение деловой этики.
Образец письма, как правило, включает в себя ряд оформительских норм. Так, классический вариант letter of complaint подразумевает наличие следующих пунктов в тексте:
- Наименование стороны (организации), отправляющей жалобу;
- Основание претензии: номер, указанный в конкретном заявлении, накладной, договоре и пр.
- Наименование и количество товара;
- Доказательства (при наличии) полученного ущерба;
- Конкретные требования по возмещению всех убытков.
Написать письмо-жалобу несложно, особенно если использовать типичные фразы и конструкции, часто применяемые в такой корреспонденции. Ниже представлены такие выражения с переводом:
I am writing to you to complain about the service… – Я пишу вам с жалобой по поводу услуги…
I regret to inform you that… – Мне жаль сообщать вам, что…
You can imagine our disappointment when… – Вы можете представить наше разочарование, когда…
You can imagine our feelings when… – Вы представляете наши чувства, когда…
I feel we deserve… – Мне кажется, мы вправе рассчитывать…
Как видно, при переводе таких фраз на английский смысл не искажается и суть жалобы вполне прослеживается.
Ниже представлен один из вариантов того, как можно писать рекламацию:
Ответ на рекламацию
Характеристики письма-требования
Письмо-требование во многом напоминает жалобу. Однако отправитель такого документа, как правило, является официальным лицом, которое намерено взыскать со второй стороны определенную компенсацию, товар или другую услугу, ссылаясь на законные основания. Так, например, банки довольно часто пользуются такой перепиской, требую от своих клиентов оплатить долг и присылая текс на официальном бланке.
Это также может быть требование о предоставлении документов, одна сторона пишет другой, к примеру, с целью получить подтверждение личности. Как правило, letter of claim является типичным письмом для требования выплат со стороны должников. Вся информация об уплате, сумме долга и возможных сроках обычно указывается в тексте для того, чтобы получатель имел полную информацию о вопросе и возможных последствиях.
Ниже представлено письмо требование об оплате задолженности образец которого может быть использован как шаблон для составления документа подобного типа. Фразы, употребляемые в нем, часто являются типичными для такой корреспонденции и вполне могут быть использованы в качестве клише:
Таким образом, все вышеупомянутые правила составления жалоб и претензий должны учитываться, так как даже такие письма с явным негативным подтекстом должны оформляться в соответствии с основами деловой этики для того, чтобы отправителя не обвинили в излишней грубости и невежестве. Кроме того, правильно составленные рекламации или требования существенно повышают шансы на то, что претензии, заявленные в документах, будут удовлетворены, и сторона-отправитель останется удовлетворенной.