Весь сайт Законодательство Типовые бланки Судебная практика Разъяснения Фактура Архив

Вопрос: ...При проверке выявлено, что в кассу ООО не оприходована выручка за 11.11.2009 в сумме 1000 руб., за 15.12.2009 - 15 000 руб. 03.04.2010 вынесено постановление о привлечении ООО к ответственности по ст. 15.1 КоАП РФ. Организация обжаловала постановление в арбитражный суд, так как оно вынесено с пропуском срока давности. Как правильно исчислить срок давности в рассматриваемом случае? (Консультация эксперта, 2010)

Вопрос: В ходе проверки по вопросам полноты оприходования в кассу наличных денежных средств выявлено, что в кассу ООО не оприходована наличная денежная выручка за 11.11.2009 в сумме 1000 руб., за 15.12.2009 - в сумме 15 000 руб. По результатам проверки вынесено постановление от 03.04.2010 о привлечении организации к административной ответственности по ст. 15.1 КоАП РФ в виде наложения штрафа в сумме 40 000 руб. По мнению организации, которая обжаловала постановление в арбитражный суд, оно вынесено с пропуском срока давности. Как правильно исчислить срок давности для административного правонарушения, выразившегося в неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности?
Ответ: Статьей 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях установлена ответственность за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, в частности за неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности. За такое правонарушение установлен административный штраф в размере от 4000 до 5000 руб. (для должностных лиц) и от 40 000 до 50 000 руб. (для юридических лиц).
В соответствии с ч. 1, 2 ст. 4.5 КоАП РФ срок давности привлечения к административной ответственности составляет два месяца, а за нарушение отдельных нормативных актов РФ - один год со дня совершения правонарушения (для длящихся административных правонарушений сроки начинают исчисляться со дня их обнаружения). Неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности не относится к правонарушениям, в отношении которых применяется годичный срок для привлечения к административной ответственности. То есть срок давности по рассматриваемому правонарушению составляет два месяца.
Для определения момента, с которого должен исчисляться указанный срок, необходимо определить, является ли неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности длящимся правонарушением. Длящимся правонарушением является такое административное правонарушение (действие или бездействие), которое выражается в длительном непрекращающемся невыполнении или ненадлежащем выполнении обязанностей, предусмотренных законом (абз. 3 п. 14 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 24.03.2005 N 5 "О некоторых вопросах, возникающих у судов при применении Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях").
В настоящее время действует Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный Решением Совета директоров ЦБ РФ 22.09.1993 N 40 (Письмо ЦБ РФ от 04.10.1993 N 18) (далее - Порядок). В соответствии с ним прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя предприятия. Все поступления и выдача наличных денег предприятия учитываются в кассовой книге. Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге (п. п. 13, 22, 24 Порядка).
Таким образом, организации, в соответствии с Порядком, обязаны совершать операции по оприходованию наличных денежных средств в день их поступления (оформлять приходные кассовые ордера на поступившие наличные денежные средства в кассу и вносить в тот же день в кассовую книгу записи о поступивших денежных средствах). Поскольку действующим нормативным актом предусмотрено ежедневное оприходование наличных денег в кассу, неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности не является длящимся правонарушением. Как указано в Постановлении Президиума ВАС РФ от 31.01.2006 N 10196/05, моментом начала и окончания совершения административного правонарушения в виде неоприходования в кассу денежной выручки является день получения выручки и неоприходования ее в кассу. Невыполнение предусмотренной нормативным правовым актом обязанности по оприходованию выручки к установленному сроку не является длящимся административным правонарушением.
Следует учитывать, что срок давности привлечения к административной ответственности за правонарушение, в отношении которого предусмотренная правовым актом обязанность не была выполнена к определенному сроку, начинает течь с момента наступления указанного срока (абз. 4 п. 14 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 24.03.2005 N 5). То есть срок давности для данного правонарушения исчисляется со дня неоприходования (неполного оприходования) наличных денег. Эта позиция подтверждена Постановлением Президиума ВАС РФ от 31.01.2006 N 10196/05. В нем сделан вывод о том, что срок давности привлечения к административной ответственности за совершенное ООО административное правонарушение начинает исчисляться с 30.09.2003, когда общество получило денежную выручку, не отраженную в журнале кассира-операциониста, не оприходованную в кассу предприятия и не отраженную на счетах бухгалтерского учета.
Таким образом, срок давности привлечения к административной ответственности за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, в частности за неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности (ст. 15.1 КоАП РФ), составляет два месяца. Этот срок исчисляется со дня неоприходования (неполного оприходования) в кассу наличных денег.
Следует учитывать, что истечение срока давности привлечения к административной ответственности является обстоятельством, служащим основанием для прекращения производства по делу об административном правонарушении (п. 6 ч. 1 ст. 24.5 КоАП РФ). В связи с этим, если двухмесячный срок со дня неоприходования (неполного оприходования) денежной наличности в кассу истек, вынесение постановления о привлечении к административной ответственности неправомерно.
С.В.Соболева
Группа компаний
"Аналитический Центр"
08.07.2010

К нам за помощью обратилась наша читательница, описав следующую ситуацию. Организация торгует (выполняет работы, оказывает услуги населению) за наличные, часы ее работы - до 22.00. У кассира организации рабочее время с понедельника по пятницу с 9.00 до 18.00. Z-отчеты каждый вечер снимают продавцы и сразу заносят их данные в журнал кассира-операциониста (форма N КМ-4). Деньги и Z-отчет кассир получает от продавцов утром каждого буднего дня. Читательница интересуется, как в этом случае записывать сведения о выручке в кассовую книгу.

Этот вопрос возникает и в ситуации, если выручка получена работником далеко от кассы и невозможно сдать ее в тот же день, например при продажах на выставке в другом городе. Рассмотрим применяемые на практике варианты и решим, какими можно пользоваться, а какими - не стоит. Часы работы кассира не совпадают с часами продаж за наличные ВАРИАНТ 1. Кассир составляет ПКО и регистрирует его в кассовой книге задним числом Утром, получив от продавцов выручку, кассир вчерашним днем составляет на нее ПКО, заносит его в кассовую книгу и выводит остаток. И затем начинает лист за новый день. Если до получения вчерашней выручки нужно принять или выдать деньги, кассир резервирует номер для ПКО на вечернюю выручку. При этом некоторые кассиры на конец своего рабочего дня выводят остаток в кассовой книге (тогда утром этот лист книги просто делают заново с учетом вечерней выручки), а некоторые - нет. В результате ПКО и записи в кассовой книге датированы днем получения наличных. Этот вариант основан на том, что в Положении о ведении кассовых операций нет прямого указания на то, что:

• ПКО на выручку, пробитую по ККТ, нужно составить немедленно после окончания работы на ней;
• кассовую книгу следует заполнять день в день.

Даже если инспекторы иного мнения, они вряд ли смогут обнаружить, что ПКО и книга заполняются задним числом. Ведь когда налоговики приходят с проверкой кассы, вы не обязаны сразу показывать им кассовые документы. Срок представления затребованных для проверки документов не установлен, но и обязанности отдать их немедленно нет. ВАРИАНТ 2. Кассир составляет ПКО и регистрирует его в кассовой книге датой получения денег от продавцов Перед уходом с работы кассир выводит в кассовой книге остаток по всем операциям с наличными, которые прошли за день к этому времени (в нашем примере - на 18.00). Для этого продавцы снимают сменный Z-отчет и вносят полученную к этому моменту выручку в кассу. Закончив свою работу, продавцы еще раз снимают Z-отчет - на вечернюю выручку. Ее кассир приходует утром следующего своего рабочего дня при получении от продавцов денег и Z-отчетов. На ПКО он ставит текущую дату и записывает его в лист кассовой книги за текущий день. Сразу скажем, что использовать этот вариант не стоит. (-) Из кассовых документов видно, что нарушены правила использования ККТ. В соответствии с ними тот, кто работал на ККТ, должен после снятия Z-отчета и заполнения журнала кассира-операциониста при закрытии организации сдать выручку в кассу организации (либо инкассатору). А этого сделано не было. (-) Налоговики могут оштрафовать за неоприходование (неполное оприходование) наличной выручки. Дело в том, что на сумму, полученную с использованием ККТ, должен быть составлен датированный тем же днем ПКО. В листе кассовой книги за тот же день на основании этого ПКО должна быть сделана запись. Это и называется оприходованием наличных. В нашей ситуации выручка оприходована, но с опозданием на день. ВАС однажды указал, что моментом начала и окончания совершения нарушения по неоприходованию является день получения выручки. Поэтому и налоговики, и многие суды приравнивают несвоевременное оприходование к неоприходованию. Внимание! Пробив сумму по ККТ, выручку вы еще не оприходовали. Нужно зарегистрировать ПКО на эту сумму в кассовой книге. Если вы попали в такую ситуацию, то все же попытайтесь оспорить штраф. Во-первых, прямого указания на то, что запись в кассовой книге о полученных через ККТ деньгах следует делать непременно датой их получения, в Положении нет. Поэтому некоторые суды не признают несвоевременное оприходование наличной выручки нарушением. Во-вторых, это нарушение малозначительно, так как наличные все равно оприходованы, пусть и с небольшим опозданием. На этом основании суд может освободить от штрафа . Может помочь и внутренний приказ об особом порядке оприходования выручки ККТ в кассу, связанном с графиком работы организации. ВАРИАНТ 3. Руководитель назначает одного из продавцов кассиром Тогда у вас будет основной кассир, который ведет кассу в свое рабочее время, и еще один, который отвечает за кассу только в отсутствие основного. Он сам будет составлять ПКО на вечернюю выручку сразу после снятия Z-отчета и в тот же день вносить его в кассовую книгу. (+) ПКО составлен сразу и отражает действительную дату получения наличных. (+) Наличные вовремя попадают в кассовую книгу, и нет повода для штрафа. Есть два способа деления ответственности за дневные и вечерние операции между двумя кассирами. СПОСОБ 1. Организовать отдельную "вечернюю" кассу со своими сейфом и кассовой книгой. В нее второй кассир будет сразу же записывать выручку, полученную после окончания рабочего дня основного кассира. Утром, при сдаче денег из "вечерней" кассы в основную, в "вечерней" оформляют на их сумму РКО, а в основной - ПКО. СПОСОБ 2. Два кассира ведут одну основную кассу: один - днем, другой - вечером и в выходные. Тогда придется дважды в день передавать кассу от одного кассира другому по акту, из которого следовало бы, сколько наличных и прочих хранящихся в кассе ценностей один кассир сдал, а второй - принял. Проводить ежедневные инвентаризации кассы и составлять акты по форме N ИНВ-15 вы не должны (инвентаризация обязательна только при полной смене материально-ответственного лица, например увольнении работника и приеме на его место другого). Наличные получены далеко, и работник не может привезти их в кассу ни в тот же день, ни на следующий Как мы уже сказали, эта ситуация может возникнуть при продажах в другом городе, когда работники в командировке продают за наличные продукцию фирмы, при прочей выездной торговле. То есть когда деньги попадают к кассиру только через несколько дней после их получения. ВАРИАНТ 1. Кассир приходует выручку задним числом То есть составляет ПКО и записывает их в кассовую книгу тем днем, когда им были получены деньги. Для этого кассир заранее резервирует номера ПКО на каждый день. Если за каждый из этих дней уже был выведен остаток, листы книги приходится переделывать. А если работник, находясь в другом городе, положил вырученные деньги на корпоративную карту через банкомат? Тогда на дату зачисления нужно составить еще и РКО на сдачу денег в банк. Этот РКО работник не подписывает. Основание его составления - чек банкомата. (+) Даты кассовых документов и записей в кассовой книге совпадают с проведением кассовых операций. Примечание. Если приходовать эти деньги не задним числом, а днем возвращения работника, то, как и в рассмотренном выше варианте 2, вы рискуете получить от инспекции штраф. Однако риск этот не так велик. Суды учитывали техническую невозможность доставить полученные деньги в офис в тот же день и в штрафе отказывали. ВАРИАНТ 2. Кассир составляет ПКО уже в день получения выручки работником Он делает это на основании информации, полученной от работника по телефону, факсу, электронной почте и т.п. ПКО кассир записывает в кассовую книгу за этот день. Документы, служащие основанием для составления ПКО (Z-отчет, БСО), работник отдает кассиру по возвращении в офис (а в день их оформления при возможности пересылает по факсу или электронной почте). (-) Кассир расписывается за деньги, которых не получал и которых в кассе нет. А ведь всегда есть риск, что наличные до кассы по какой-то причине не доедут. Так что использовать этот вариант нельзя. ВАРИАНТ 3. Руководитель издает приказ о создании временной кассы на период продаж вдалеке от офиса А работника, принимающего наличные, назначает временным кассиром и дает ему право подписи кассовых документов. Выдаем ему бланки ПКО и новенькую кассовую книгу и объясняем, как и когда все это заполнять. То есть он сам будет ежедневно составлять ПКО (а если сдаст деньги в банк - еще и РКО) и делать записи в своей кассовой книге. Пересылать листы "выездной" кассовой книги в головное подразделение не нужно. Это обязаны делать только обособленные подразделения. По возвращении работник вместе с деньгами сдает свою "выездную" кассовую книгу. Последним в ней будет зарегистрирован РКО на сдачу наличных в основную кассу. После этого с работника снимаются обязанности кассира. А привезенная им выручка текущим днем приходуется по отдельному ПКО в основной кассовой книге. *** Какой бы вариант вы ни выбрали, продумайте, как отслеживать соблюдение лимита остатка наличных в кассе. Например, кассир перед уходом может сообщать продавцам, сколько еще осталось до лимита, чтобы излишек они могли вовремя сдать в банк. Работник, который принимает наличные в поездке, может ежедневно сообщать кассиру (по телефону, факсу, электронной почте) сумму полученной выручки. И помните, что с любого дня вы можете установить новый лимит, пересчитав его, исходя из вашей максимальной дневной выручки.

Помогите, пожалуйста, разобраться в следующей ситуации. У нас в организации стоит парковочное оборудование, диспетчера снимают ежедневно Z-отчеты и приносят их в бухгалтерию вместе с денежными средствами в ящике- купюр приёмнике. В выходные же, например, бухгалтерия не работает, диспетчера приносят в понедельник в бухгалтерию Z-отчеты и деньги за субботу и воскресенье. То же самое и в новогодние праздники, например, бухгалтерия вышла 9-го числа и диспетчера принесли Z-отчеты за период с 1 января по 9 января и соответственно деньги. А мы в бухгалтерии отражаем выручку по каждому Z-отчету датой понедельника, если это касается выхода после выходных или 9-м января, если это выход после новогодних праздников, отдельными ПКО на каждый Z-отчет. Есть ли необходимость отражения выручки по каждому Z-отчету отдельным ПКО, или можно на несколько Z-отчетов составить один ПКО? Если это возможно, какими датами производить записи в кассовой книге?И еще вопрос бухгалтерия работает по пятидневке, но каждый день выручку приходовать не удобно, т.к.не всегда на это хватает времени, да и не такие большие суммы выручки. Возможно ли, чтобы диспетчера снимали Z-отчеты ежедневно, хранили их у себя, а в среду и пятницу например, установить сдачу выручки и Z-отчетов в бухгалтерию. Правомерно ли это? И как будут в таком случае, если это возможно, отражаться записи в кассовой книге, она храниться в бухгалтерии?И следующий вопрос – где должна по - хорошему храниться кассовая книга у диспетчеров, которые снимают Z-отчеты или в бухгалтерии, которая принимает выручку от диспетчеров вместе с Z-отчетами?

Где должна храниться кассовая книга у диспетчеров, которые снимают Z-отчеты или в бухгалтерии, которая принимает выручку от диспетчеров вместе с Z-отчетами?

Деньги, полученные от населения, нужно оприходовать в кассу организации не позднее окончания рабочего дня. Если средства поступят в главную кассу на следующий день после снятия Z-отчета, то такие просрочки будут противоречить порядку ведения кассовых операций.

То есть ПКО нужно составлять на каждый Z-отчет и в нем должна быть такая же дата.

В данном случае организация вправе самостоятельно установить порядок признания выручки.

, , ).

Северо-Кавказского округа , ).

Кассовую книгу, как правило, заполняет кассир, после этого ее заверяет бухгалтер. Если у вас нет кассира, и записи в книгу вносит бухгалтер, то храните кассовую книгу в бухгалтерии. Порядок вы можете закрепить внутренними документами.

Елены Поповой,

Как вести кассовую книгу (ф. КО-4)

Кто ведет кассовую книгу

Сведения о движении наличных отражайте в кассовой книге по форме № КО-4 . Поступать так должны все организации независимо от применяемой системы налогообложения или их организационно-правовой формы. Только предприниматели, которые ведут учет доходов и расходов или физических показателей согласно налоговому законодательству, вправе не заполнять кассовую книгу. Все это следует из пунктов и 4.6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, а также из пункта 2 постановления Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88, пункта 4 статьи 346.11 и пункта 5 статьи 346.26 Налогового кодекса РФ.

Если в кассовой книге несвоевременно или не полностью отражены операции с наличными, налоговые инспекторы вправе оштрафовать организацию.

Дело в том, что все поступившие в кассу деньги нужно оприходовать. Тот, кто этого не делает, нарушает кассовую дисциплину. При этом оприходовать деньги – значит отразить их в кассовой книге. Причем именно в том размере, который подтвержден кассовыми документами.* Такой порядок установлен пунктом 4.6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, а о том, что нарушение его наказуемо, прямо сказано в Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Когда налоговые инспекторы проверяют, все ли наличные оприходованы, они сверяют информацию в кассовой книге с первичными документами – Z-отчетами, ПКО, РКО и т. п. Если расхождение будет найдено, организацию оштрафуют. Такое право инспекторов подтверждают и суды (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 5 апреля 2010 г. № А03-13078/2009 , Поволжского округа от 30 января 2008 г. № А12-11536/07-С59 , Восточно-Сибирского округа от 13 марта 2007 г. № А74-3799/2006-Ф02-1166/2007).

Нарушением признают и несвоевременно внесенные в кассовую книгу записи о полученных деньгах. То есть когда записи в кассовой книге сделаны не в день, когда наличные поступили в кассу (см., например, постановления ФАС Поволжского округа от 19 июня 2009 г. № А12-20715/2008 , Северо-Кавказского округа от 9 июня 2009 г. № А32-11915/2008-70/75-20АЖ , от 10 октября 2007 г. № Ф08-6779/2007-2517А).*

Контролировать, правильно ли ведется кассовая книга, должен главный бухгалтер. А что делать, если он заболел или в отпуске? Тогда за эту работу отвечает руководитель. Если они отнесутся халатно к своим обязанностям, их тоже накажут за нарушение порядка ведения кассовой книги по Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Вот какие штрафы предусмотрены для виновных:

• от 40 000 до 50 000 руб. – для организаций;
• от 4000 до 5000 руб. – для должностных лиц. То есть для предпринимателей, главного бухгалтера, руководителя (когда он замещает отсутствующего главбуха).

Кстати, кассиры к должностным лицам не относятся. И несмотря на то что они материально ответственные лица, административного штрафа для них не предусмотрено. Такой вывод подтверждается пунктом 14 постановления Пленума Верховного суда РФ от 24 октября 2006 г. № 18. Поэтому так важно контролировать работу кассиров. Ведь из-за их ошибок накажут и главбуха и организацию.

Как вести форму № КО-4, когда у организации несколько операционных касс

Но как тогда оприходовать всю наличную выручку? Не стоит беспокоиться, все предусмотрено, процедура такова. Движение денег в операционных кассах в течение дня отражают в журнале кассира-операциониста по форме № КМ-4 . Ведут его по каждой ККТ. Затем наличную выручку из операционных передают в главную кассу. Там сотрудники и делают записи в кассовой книге. Основанием для них будут приходные кассовые ордера по форме № КО-1 , которые составлены согласно контрольным лентам ККТ операционных касс.*

Такой регламент предусмотрен пунктами 4.6 и 5.2 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, указаниями , утвержденными .

Проверить, правильно ли в кассовой книге отражено поступление наличных, а также их трата, можно по оборотам счета 50 «Касса». Это следует из Инструкции к плану счетов (счет 50) и абзаца 5 пункта 4.6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Наличную выручку выходного дня нужно приходовать сразу, а сдавать в ближайший рабочий день

Аптеки нашей организации работают не только по будням, но и в выходные, а также по праздникам. Выручку выходных и праздничных дней мы приходуем в ближайший рабочий день. После чего мы сдаем сверхлимитную наличность в банк. То есть на второй рабочий день после выходного или праздника. Правильно ли мы поступаем?

Отвечает Виктория Овчинникова,

ведущий аудитор департамента аудита «КСК Групп»

Нет, приходовать наличную выручку нужно именно в тот день, когда совершается операция. Именно на эту дату следует оформить приходный кассовый ордер, а далее занести сведения в кассовую книгу.* Данный вывод следует из содержания глав и Положения, утвержденного Банком России 12 октября 2011 г. № 373-П .

Обратите внимание: аптеки вашей компании являются обособленными подразделениями. Однако кассовую книгу в организации можно вести исключительно в единственном экземпляре. Следовательно, аптеки должны заполнять листы кассовой книги, ежедневно выводя остаток на конец рабочего дня, и передавать их в головной офис. Делать это следует не позднее следующего рабочего дня в качестве вложений в кассовую книгу. Причем передавать листы кассовой книги можно на бумаге либо в электронном виде.

Елены Поповой, государственного советника налоговой службы РФ I ранга

Какие документы оформлять при работе с ККТ

Конец рабочей смены

В конце рабочей смены кассир-операционист:*

• на основании Z-отчета вносит записи в журнал кассира-операциониста по форме № КМ-4 ;
• составляет справку-отчет кассира-операциониста по форме № КМ-6 . В этом документе также отражаются показания контрольных и суммирующих счетчиков, размер выручки за смену и сумма денег, возвращенная покупателям. Отчет составляется в одном экземпляре и вместе с выручкой передается в главную кассу.
• возвращает старшему кассиру главной кассы сумму денег, полученную в начале смены для размена и первоначальных расчетов с покупателями. Данный возврат фиксируется в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств по форме № КО-5 . В подтверждение возврата данной суммы старший кассир расписывается в графе 9.

Такой порядок предусмотрен пунктом 6.1 Типовых правил, утвержденных письмом Минфина России от 30 августа 1993 г. № 104 , пунктами , 4.5 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, указаниями по заполнению форм № КМ-4 и № КМ-6 , утвержденными постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132 , указаниями по заполнению формы № КО-5 , утвержденными постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 .

На основании справок-отчетов кассиров-операционистов кассир (старший кассир) составляет сводный отчет по всем ККТ (форма № КМ-7 «Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации»). Он составляется в одном экземпляре. В графах 5–7 сводного отчета отражаются показания счетчиков каждой ККТ, в графе 8 – размер выручки. Отдельно указывается, сколько денег было выдано покупателям при возврате товаров и какие суммы были пробиты ошибочно. Сводный отчет подписывает старший кассир и руководитель организации. Его передают в бухгалтерию вместе с приходными и расходными ордерами и справками-отчетами кассиров-операционистов. Такой порядок предусмотрен указаниями , утвержденными постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132 .

Ситуация: в какой день нужно сделать запись в журнале кассира-операциониста и оприходовать выручку, если смена кассира длится с 11 часов утра текущего дня до 6 часов утра следующего дня

В данном случае организация вправе самостоятельно установить порядок признания выручки. Объясняется это следующим.*

Кассир-операционист обязан ежедневно в конце рабочей смены заполнять журнал кассира-операциониста по форме № КМ-4 . Журнал заполняется в хронологическом порядке. Основанием для записей в нем являются Z-отчеты, снятые с ККТ в конце каждой смены. Это следует из указаний , утвержденных постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132 .

На основании контрольной ленты, изъятой из ККТ, оформляется приходный кассовый ордер на общую сумму принятых наличных денег (п. 5.2 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).*

Сведения о движении наличных денежных средств и наличных расчетах кассир фиксирует в кассовой книге по форме № КО-4 . Ежедневно бухгалтер подтверждает сумму наличной выручки, оприходованной за день и отраженной кассиром в кассовой книге (на основании приходных и расходных кассовых ордеров). Это следует из пункта 4.6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

При этом время начала и конца работы различных отделов организации может не совпадать (например, смена кассира может не совпадать со временем работы бухгалтерии). Кроме того, начало (окончание) рабочей смены может не совпадать с началом (окончанием) календарных суток. Режим работы персонала должен быть прописан в Правилах трудового распорядка (ст. , ТК РФ).

В этом случае оприходовать выручку за смену можно так:*

1. Кассир-операционист снимает два Z-отчета: один на конец текущего дня, другой – на конец рабочей смены. Записи в журнале кассира-операциониста и кассовой книге делаются за соответствующие дни. Выручка приходуется в размере, указанном в каждом из Z-отчетов.

2. Кассир-операционист снимает один Z-отчет на конец смены и приходует всю сумму выручки днем окончания смены (это отражается в журнале кассира-операциониста и кассовой книге в один день).

Например, если смена кассира-операциониста длится с 11 часов утра текущего дня до 6 часов утра следующего дня, то выручку можно оприходовать:

• в соответствующих суммах в текущем и следующем днях (на основании Z-отчетов, снятых на 00 ч текущего дня и на конец смены (6 ч утра), приходящейся на следующий день);
• в полной сумме в следующем рабочем дне (на основании Z-отчета, снятого на конец смены (6 ч утра), приходящейся на следующий день).

Выбранный вариант утвердите приказом руководителя организации.

Правомерность такой позиции подтверждает налоговое ведомство (см., например, письма УФНС России по г. Москве от 3 мая 2005 г. № 09-24/31061 , УМНС России по г. Москве от 3 февраля 2003 г. № 29-12/6552).

Главбух советует: есть аргументы, позволяющие организации оприходовать всю выручку, полученную за смену (на основании Z-отчета, снятого на конец смены), предыдущим днем. Они заключаются в следующем.

Ежедневно бухгалтер фиксирует полученную организацией наличную выручку в кассовой книге (п. 4.6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Эти данные являются основанием для отражения записей в бухучете. В соответствии с принципом рациональности ведения бухучета делать данные записи следующим днем (или распределять выручку за смены между разными днями) неудобно, это приводит к увеличению трудозатрат (п. 6 ПБУ 1/2008). Отражение выручки, полученной за смену, предыдущим днем, отвечает потребностям организации по определению товарных остатков на начало следующего дня. Поскольку применение такого варианта не приводит к искажению данных бухучета и нарушению кассовой дисциплины, руководитель организации вправе утвердить его приказом по организации.*

Из ситуации

Елены Поповой, государственного советника налоговой службы РФ I ранга

В каких случаях нужно выписывать приходные и расходные ордера при расчетах наличными

Приходный кассовый ордер

При получении наличных денег составьте приходный кассовый ордер по форме № КО-1 и выдайте вносителю денег квитанцию к приходному кассовому ордеру (п. , абз. 5 п. 5.1 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Деньги, полученные от населения (с оформлением чеков ККТ), нужно оприходовать в кассу организации не позднее окончания рабочего дня или приезда инкассатора, если он приезжает раньше. В этом случае составьте один или несколько приходных кассовых ордеров на всю сумму выручки (

Из статьи вы узнаете :

• Как заполнить приходный кассовый ордер (образец)

Что такое «приходовать деньги в кассу»?

Приходовать деньги — это получать наличные, документально оформить их поступление и отразить в кассовой книге. При поступлении наличности составьте приходный кассовый ордер по форме № КО1. Отметим, что унифицированные формы кассовых документов утверждены постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88.

Вторую часть приходника — квитанцию отрежьте и выдайте вносителю наличных (п. 4.1, 5 и абз. 5 п. 5.1 Указания № 3210У). Отразите в ПКО, какую сумму получили. В строке «Основание» укажите хозяйственную операцию, в результате которой получили деньги. Например: «выручка от продажи», «внесение собственных средств» и пр. Какихлибо требований к заполнению строки «Основание» законодательством не установлено. Важно отразить содержание операции так, чтобы оно было понятным. В строке «Приложение» перечислите реквизиты документов, которые вы приложите к приходнику. Например, при принятии выручки от кассираоперациониста в этой строке можно указать реквизиты Zотчета. А при получении наличных с расчетного счета — данные банковского чека.

Сделайте в кассовой книге запись о поступлении наличных на основании ПКО.

Как заполнить приходный кассовый ордер (образец, бланк приходника)

Форма приходного кассового ордера № КО1 содержит две части: сам ордер и специальную отрывную квитанцию. Обе части документа должны быть заполнены и подписаны ответственным лицом одновременно. О том, как заполнить основные поля приходника, смотрите в таблице ниже.

Как заполнить приходный кассовый ордер

Наименование строки	Пояснение по заполнению поля
Организация	Укажите полное наименование организации
Структурное подразделение	Впишите отдел либо департамент, в котором сформирован кассовый ордер. Если у фирмы нет подразделений, поставьте прочерк
Номер документа	Запишите порядковый номер ордера согласно журналу учета
Дата составления	Отразите дату формирования документа в привычном формате дд.мм.гггг
	Укажите общую сумму приходуемых в кассу денег в рублях и копейках цифрами
Принято от	Укажите в родительном падеже ФИО лица, которое вносит наличные деньги в кассу
Основание	Отметьте источник поступающих наличных денежных средств и содержание проведенной хозяйственной операции
Приложение	Перечислите все прилагаемые первичные документы с указанием порядковых номеров, а также дат составления

Когда нужно фиксировать в кассовой книге оприходование денег?

Записи в кассовой книге делайте в тот день, когда наличные поступили в кассу.

Невнесение записи о поступлении денег в кассовую книгу является нарушением порядка ведения кассовых операций. За это предусмотрен административный штраф: для должностных лиц организации и индивидуальных предпринимателей — от 4000 до 5000 руб., для организации — от 40 000 до 50 000 руб. (п. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).

Инструкция

При оприходовании денежных средств в кассу составляются первичные документы, порядок заполнения которых регламентируется Постановлением «Об утверждении унифицированных форм первичной по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации». Кроме того, кассир, принимающий наличность должен знать «Признаки и определения платежности банковских билетов () и Банка России».

Поступление денежных средств в кассу осуществляется посредством приходного кассового ордера. При этом его используют организаций, ведущие учет как без применения, так и с применением средств электронной и вычислительной техники.

Приходный кассовый ордер состоит из двух частей: непосредственно ордер и квитанция к нему. Он заполняется бухгалтером и подписывается главным бухгалтером организации. Данный документ заполняется четко, без ошибок, исправления и зачеркивания в нем не допускаются. На приходном кассовом ставится печать там, чтобы она полностью находилась на поле «Квитанция».

Затем приходный кассовый ордер регистрируется в журнале приходных и расходных кассовых ордеров бухгалтером, который заполнял документ. После этого ордер передается в кассу внутренним порядком, т.е. на руки лицу, который будет получать денежные средства, он не выдается.

Далее кассир, получив документы, от бухгалтера сверяет подписи на них, проверяет правильность заполнения ордера и квитанции, расписывается и принимает денежные средства. После проверки полученной наличности кассир отрывает квитанцию и передает ее лицу, вносившему . На приходном кассовом ордере делается надпись «Оплачено» и ставится дата.

Бухгалтером при оприходовании денежных средств делаются и составляются документы в зависимости от того, откуда поступает наличность. При оприходовании средств с расчетного счета к приходному кассовому ордеру прилагается выписка банка и делается : Дт 50 «Касса» - Кт 51 «Расчетный счет». При поступлении денежных средств от оформляется приходный кассовый ордер, к которому прикладываются доверенность от лица, вносящего деньги, или договор. При этом делается проводка: Дт 50 – Кт 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».

Денежные средства в кассу предприятия могут быть внесены различными способами. Возможно, это средства, которые сняты с расчетного счета и внесены для выплаты заработной платы, а, может, это выручка от продаж. Но, так или иначе, необходимо правильно документально оформить их поступление.

Инструкция

При любом поступлении денежных средств в кассу предприятия составьте приходный (форма № КО-1). Выписывать его нужно в одном экземпляре, а у руководителя или главного бухгалтера и кассира. Этот документ состоит из двух частей: самого ордера и квитанции. В обеих частях укажите основание поступления денежных средств, например: «Выручка».

Затем поставьте штамп организации на квитанции, оторвите или отрежьте по линии отреза. Зарегистрируйте данный в журнале регистрации таких форм, квитанцию со всеми подписями и печатью отдайте , сдавшему деньги , а приходный ордер подколите к отчету кассира.

Поступление денежных средств также отразите в . Как правило, все операции по внесению наличных отражаются на дебете счета 50 «Касса организации», к которому по счета, согласно основанию.Д50 «Касса» К91 «Прочие доходы и расходы» субсчет «Прочие доходы» - отражено поступление выручки за наличный расчет;
Д50 «Касса» К62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» - отражено поступление от покупателей;
Д50 «Касса» К75 «Расчеты с учредителями» - отражено поступление денежных средств от учредителей;
Д50 «Касса» К71 «Расчеты с подотчетными » - отражен возврат подотчетной суммы;
Д50 «Касса» К73 «Расчеты с персоналом по прочим » - отражено поступление от организации.

Обратите внимание

Банк вправе потребовать у вас в любое время предоставить кассовые документы для проверки, поэтому относитесь ответственно к оформлению всех операций, связанных с движением денежных средств.

Полезный совет

Помните, что денежные средства должны храниться на расчетном счете в банке. Исключение может составлять лишь тот размер наличных средств, который указан в лимите остатка кассы, который необходимо заполнять и предоставлять в банк в начале года. Остальные денежные средства по окончанию рабочего дня должны быть сданы в банк на ваш расчетный счет.

Товары , поступившие на предприятие без сопроводительных расчетных документов , считаются неотфактурованной поставкой. Материалы и оборудование, чей поставщик неизвестен, не считаются неотфактурованными, если первичные документы содержат всю необходимую для бухгалтерского учета информацию.

Вам понадобится

• - форма N ТОРГ-4;
• - План счетов БУ.

Инструкция

Приемка на складПринимая на склад товары без документов , составьте акт о приемке минимум в двух экземплярах. По первому товары приходуются, а второй направляется поставщику. Согласно постановлению Госкомстата России № 132 от 25.12.1998, где закреплены отраслевые формы первичных документов , в данном случае целесообразно пользоваться формой N ТОРГ-4. Она носит название «Акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика». Оприходуйте по ней товар, имеющийся в фактическом наличии. Заполняется данная форма не в 2, а в 3 экземплярах. Третий должен остаться у материально-ответственного лица.

Постановка на учетПри постановке на учет товаров без документов , руководствуйтесь тем, в каких отношениях поставщик и ваше предприятие. Если вы приобрели товар у постоянного контрагента, то можете смело делать запись по дебету и кредиту счета, на котором отражаете расчеты с поставщиками, например, по 60, 76. Если же контрагент новый, то сразу отнести на балансовые счета вы не сможете. До перехода права собственности на товар покупателю он остается на забалансовом счете 002.

Определение стоимости Если организация первый раз получила товары от нового поставщика, а расчетных документов нет, то для учета возьмите среднерыночную стоимость. Если же контрагент постоянный, то примите за основу цену, по которой вы рассчитывались с ним ранее. Если вы ведете учет в продажных ценах, то и приходовать неотфактурованную поставку вы должны по этой цене на счете 41. Когда цена товара без документов будет окончательно установлена, делайте корректирующую проводку по дебету счета 42 «Торговая наценка» и кредиту 41 счета. На счет расчетов с поставщиками полученная сумма списывается по кредиту 42 счета.

Если расчетные документы поступили в следующем после постановки неотфактурованной поставки году, то правила корректировки следующий:- примите НДС к бухучету в установленном учетной политикой порядке;- отразите уменьшение стоимости материальных запасов по дебету счета, по которому вы ведете поставщика, и кредиту счета финансовых результатов (прибыль прошлых лет);- если стоимость материальных запасов уменьшилась, то списывайте сумму по кредиту счета финансовых результатов как убытки прошлых лет в месяц поступления расчетных документов .

Совет 4: Как оприходовать излишки по результатам инвентаризации

Учет товарно-материальных ценностей должно проводить каждое предприятие в соответствии со сроками, указанными во внутренних правовых актах, но не реже одного раза в три месяца, которые считаются отчетным налоговым периодом. Все излишки, обнаруженные при учете, необходимо провести по первичным бухгалтерским документам и включить в налоговый учет как внереализованные доходы.