Мы живем в удивительное время. Мир стремительно меняется, и к 2020 году цифровая вселенная вырастет в десятки раз. Станет еще больше разнообразного контента, воспринимать его нашему перегруженному мозгу будет все сложнее.

Чтобы справиться с таким наплывом информации, нужно учиться ее правильно структурировать и презентовать.

Как создать эффективную презентацию и каких ошибок избежать в процессе?

Правило 1. Вовлекайте с помощью контента

На одной из лекций меня спросили: «Александр, какой вы видите успешную презентацию?» . Я долго думал, искал аргументы, ведь успех в этом деле состоит из множества факторов.

Прежде всего — интересный, структурированный и удачно поданный контент.

Такой, чтобы во время презентации слушатель заглянул в телефон лишь с одной целью - фотографировать слайды, а не проверять ленту Facebook.

Чтобы у него горели глаза и появилось желание создавать.

Но как понять, готова ли аудитория, интересно ли ей, насколько она вовлечена?

Для начала нужно смириться с важным фактом: люди не ходят думать и напрягаться. И, скорее всего, им наплевать на вашу презентацию. Однако то, как вы презентуете и что они увидят, сможет изменить их мнение.

Дейв Паради — специалист по презентациям, провел на своем сайте исследование.

Он задал людям вопрос: что им не нравится в презентациях? На основе тысяч ответов людей он сформировал два важных замечания для любого спикера.

Правило 2. Не читайте текст со слайдов

69% респонедентов ответили, что терпеть не могут, когда спикер повторяет текст, размещенный на слайдах его презентации . Вы должны своими словами объяснять информацию на каждом из слайдов. В противном случае рискуете, что ваша аудитория просто уснет.

Правило 3. Не "мельчите" :)

48% людей не переносят слишком мелкий шрифт в презентации. Вы можете придумать гениальный текст для каждого слайда, но весь ваш креатив пойдет насмарку, если этот текст невозможно будет прочитать.

Правило 4. Шутите и будьте искренними

Уилл Стефан на TED-x умеет посмеяться над собой даже во время важных презентаций.

Посмотрите. Сделайте вывод. Улыбнитесь. Зал оценит вашу легкость в общении и простоту речи.

Правило 5. Используйте правильные шрифты

В 2012 году The New York Times проводил эксперимент под названием «Вы оптимист или пессимист?».

Его участники должны были прочесть отрывок из книги и ответить «да» или «нет» на несколько вопросов.

Цель эксперимента: определить, влияет ли шрифт на доверие читателя к тексту.

Участвовали сорок тысяч человек, которым показывали один и тот же абзац, набранный разными шрифтами: Comic Sans, Computer Modern, Georgia, Trebuchet, Baskerville, Helvetica.

Результат таков: текст, написанный шрифтами Comic Sans и Helvetica, не вызвал у читателей доверия, а вот шрифт Baskerville, наоборот, получил согласие и одобрение. По словам психологов, это связано с его формальным видом.

Правило 6. Визуализируйте

Все мы по-разному воспринимаем информацию. Говоришь человеку: сделай красивую презентацию. В своей голове рисуешь конкретный пример.

И даже не догадываешься, что в его мыслях красивая презентация выглядит совсем по-другому.

Поэтому лучше показать пять картинок, чем один раз объяснить все на словах.

Перед выступлением вам нужно подобрать четкие иллюстрации вашего ключевого послания. Не важно, что вы продаете - ланч-боксы, свои консультации или страхование жизни.

Покажите своей аудитории пять картинок


Вы


Ваш продукт


Преимущества вашего продукта


Счастливые покупатели


Показатели вашего успеха

Правило 7. Упрощайте

Большинство людей думает, что делать презентацию на белом фоне — скучно и непрофессионально. Они убеждены, что стоит изменить цвет — произойдёт «магия» и клиент сразу примет заказ. Но это заблуждение.

Мы стараемся «приукрасить» слайд большим количеством объектов, хотя можем объяснить его суть одним словом или картинкой.

Ваша цель заключается не в том, чтобы достичь уровня мастерства Рембрандта. Излишне детальный и проработанный рисунок только отвлекает аудиторию от идеи, которую вы намерены донести. (Дэн Роэм, автор книги «Визуальное мышление»)

Используя иллюстрации и минимум текста, мы помогаем донести наши мысли слушателям и захватываем их внимание.

Меньше — не значит скучнее. Дизайну однодолларовой банкноты более 150 лет, и из года в год она становится только лучше.

Ее постоянно визуально меняют, оставляя на купюре лишь самое важное. Сегодня банкнота прекрасна в своей простоте.

Правило 8. Репетируйте свое выступление

Если у вас нет времени на то, чтобы подготовить презентацию, почему клиент должен уделять ей время? Как вы выйдете в зал? Что скажете в первую очередь? На вашем ноутбуке будет десять процентов заряда, и где вы рассчитываете найти розетку? Прорепетируете ли вы несколько сценариев и свою речь?

Ответ на все вопросы один: к важным встречам и презентациям нужно готовиться. Недостаточно создать презентацию с крутым контентом и картинками, нужно уметь её подать. На выступлении вас должны понять, услышать и принять.

Создание эффективной презентации — это не просто добавить в слайды крутой контент и картинки, это умение подать их. На выступлении вас должны понять, услышать и принять.)

Представьте: приходит человек в зал и начинает метаться — то 1-й слайд, то 7-й, потом обратно к 3-му. Переживает, волнуется, забывает. Поймете ли вы что-нибудь? Не думаю.

Люди очень хорошо чувствуют других людей. Когда вы не готовы, не уверены — это видно на расстоянии. Поэтому мой совет: минимум три раза прорепетируйте свою презентацию перед зеркалом.

Встречают по обложке

Представьте, вы пришли на встречу, поразили всех классной презентацией, добавили в друзья на фейсбуке того, кому «продавали», а у вас на аватарке цветочек или череп.

Во-первых, это странно. Во-вторых, через две недели, когда вы напишете человеку в мессенджере, он не вспомнит вашего лица.

Откройте мессенджер. Если на аватарке увидите буквы или человека, который повернут к вам спиной, вспомните ли вы лицо собеседника без его имени?

Презентации преображают. Это не обязательно означает, что они меняют аудиторию. Такое тоже может произойти, но я сейчас говорю не об этом. Презентации преображают вас и ваши собственные идеи. Речь не о том, что с их помощью вы станете богатыми и знаменитыми. Речь о том, что вы станете другими, лучшими людьми. Вы станете более знающими, более понимающими, более искренними и более страстными. (Алексей Каптерев, эксперт по презентациям)

Какой бы классной ни была ваша презентация в PowerPoint, если у вас на аватарке будет картинка в плохом разрешении — про презентацию забудут.

Помните, что ваш профиль на фейсбуке продаёт в то время, пока вы спите. На него заходят, читают, ищут что-то интересное. Визуальное оформление вашей страницы очень важно.

Могу я попросить вас сделать одну вещь? Загрузите на фейсбук свою аватарку на белом фоне и сделайте обложку, на которой будет ваша фотография и краткое описание, чем вы занимаетесь.

Со временем вы поймете, что «встречают по обложке», и получите конкретный результат от коммуникации.

Презентация почтой: 5 лайфхаков

Презентация перед аудиторией существенно отличается о той, которую вам нужно отправить почтой.

На что я советую обратить внимание перед отправкой презентации клиенту:

Титульный слайд всегда продает. Ваша первая картинка должна быть провокационной, необычной. Смотря на нее, человек должен хотеть узнать больше.

Петр Oфицepoв

На этапе проведения презентации перед клиентом существуют несколько правил, которые позволят вам не тратить зря сил и эмоций. Для того чтобы реже получать ответы «нет», «может быть» или «нам нужно подумать», важно помнить о некоторых правилах подготовки и проведения презентации.

Правило 1

Никогда не проводите презентаций перед клиентом, потребности которого вы не выявили , — это бессмысленная трата своего времени и времени клиента. С таким же успехом вы можете делать это в глухом лесу, но там больше пользы — зверушек развеселите и воздухом подышите. Даже если клиент настаивает, сначала потребуйте проведения переговоров. В таком случае можно высылать вопросник, который помогает сориентироваться как клиенту, так и вам перед предстоящими переговорами. Ответы на эти вопросы помогают обеим сторонам экономить время — самый важный ресурс в любом бизнесе.

Правило 2

После определения и актуализации потребностей клиента под свой продукт вы должны скорректировать свое предложение именно под своего клиента , делая упор на тех моментах, которые будут ему интересны. Может быть, вам придется вовсе убрать часть тем, которые вы считаете очень важными для вашего предложения. Здесь важно только то, что будет считать важным ваш клиент. Если при покупке автомобиля клиент считает основой выбора цвет, то вы и должны говорить о цвете. Его не интересуют ваши знания о строении и преимуществах двигателя этого автомобиля. Вы об этом можете упомянуть, но акцент должны делать на том, что является основной потребностью вашего клиента, что попадает в критерии его выбора. Какими бы абсурдными они вам ни казались. Презентация, построенная таким образом, не будет пропущена мимо ушей, потому что она будет совпадать с чаяниями и ожиданиями вашего клиента. Он хотел это услышать и будет это слушать.

Правило 3

Перед началом презентации, даже если вы уже проводили предварительные переговоры, нужно провести еще один небольшой этап: дополнительную подготовку . Во время этой подготовки вы должны проверить и зафиксировать свои выводы с помощью уточняющих вопросов. Часто эти уточняющие вопросы помогают установить дополнительный контакт с ваши клиентом, освежить его потребности. Вам нужно удостовериться в том, что вы будете говорить об одном и том же с клиентом — о том, что его интересует, а не о том, про что интересно рассказывать вам. Также, готовясь к презентации, необходимо выяснить, кто будет участвовать в просмотре вашей презентации. Если это несколько человек, надо узнать, какие это службы и как ваш продукт заденет их деятельность, какие проблемы их подразделений решит или, может быть, даже создаст. В наилучшем случае нужно познакомиться с этими людьми заранее, хотя бы по телефону, и попытаться выявить их потребности в этом продукте. И конечно, подготовить презентацию таким образом, чтобы учесть их ожидания и всевозможные опасения.

Правило 4

Сделайте свою презентацию интерактивной, пусть каждый из присутствующих участвует в ней . Задавайте вопросы, вовлекайте людей в обсуждение освещаемого материала.

Самая плохая презентация — когда оратор, меняя картинки, что-то рассказывает о себе, о своей компании, а аудитория зевает и нетерпеливо посматривает на часы. И у каждого второго в голове бьется мысль: «Когда это все закончится?» Это бывает, когда презентация превращается в монолог. Презентация-монолог — плохая презентация. По статистике, подавляющее большинство людей желает говорить, а слушают только по необходимости, да и то недолго. Ваша задача — сделать эту процедуру интерактивной, вовлечь в нее максимальное число участников, чтобы каждый чувствовал свою сопричастность и понимал, что речь идет именно о его проблемах.

В нашей практике был яркий эпизод: одна компания покупала систему для продавцов, основанную на карманных компьютерах (КПК). В это время на рынке было две основные компании — они соревновались за лидерство в этом сегменте. Первой приехала компания «А» со своей презентацией, подготовилась, включила ноутбук, проектор, и на третьем слайде у них что-то не заладилось, и, чтобы спасти положение, они достали не только презентационные, но и свои КПК, чтобы хоть как-то занять всех участников, пришедших на презентацию. В итоге все участники пробовали работать с КПК, держали их в руках, нажимали кнопки — делали, то, что считали нужным. Задавали вопросы: как работает этот модуль, как тот? А что нам даст их использование? Презентация превратилась в маленький базар, все задавали вопросы, уточняли, спорили. А продавцы только успевали перебегать от одного к другому участнику, подсказывая и помогая. По окончании этого действа продавцы уходили слегка удрученные, они думали, что такой хаос, вместо отрепетированного текста с картинками, произведет на покупателей совсем другое впечатление. Через несколько дней приехала компания «В», и у них не было сбоев в презентации, и проектор и ноутбук работали прекрасно. Они рассказывали столь подробно и столь долго, что, когда они закончили, вопросов им уже не задавали. Как вы думаете, у кого заказали систему? Правильно, у первой компании, потому что они, пусть и невольно, неорганизованно, но дали возможность обсудить потребности компании-заказчика, а не возможности компании-исполнителя. Да, у них все сорвалось в плане организации, и то, что произошло во время их презентации, было экспромтом, но именно их предложение уже было в голове каждого из членов комиссии. Потому что в первой презентации не было зевающих, в ней участвовали все, каждый из участников очень реально представлял себе, что он покупает.

При объяснении преимуществ вашего товара вы должны сделать так, чтобы о нем вам рассказывал тот, кто должен купить ваш продукт. Как этого достичь? Вопросами. Наводящими, уточняющими, объясняющими. Нужно сделать так, чтобы большую часть времени говорил сам клиент. Задавайте ему вопросы, спрашивайте его мнения обо всем, что касается ваших взаимных интересов. Уточняйте вопросы, корректируйте их так, чтобы человек, отвечая на них, пришел к выводу, что ваш товар является для него чрезвычайно необходимым. Или, в крайнем случае, наиболее приемлемым из всех предложений. Сделайте свою презентацию интерактивной, а еще лучше полностью настроенной на интересы клиента. Вовлекайте клиента в процесс презентации и, если это необходимо, делайте из нее интеллектуальное шоу по проблемам клиента, в котором участвуют все присутствующие.

Правило 5

Каждый клиент, будь это частное лицо или организация, принимает решение в определенной последовательности : сначала осознается потребность, затем определяются критерии выбора, и уже после начинается оценка вариантов. Каждый раз, делая выбор, ваш клиент потенциально рискует, поскольку точно не знает и не уверен, что, выбирая вас или конкурента, делает правильный выбор. Для любого клиента существует несколько вопросов, на которые он должен дать себе ответ, прежде чем выложить деньги:

  • А нужно ли мне это?
  • Не добавит ли мне это проблем?
  • Выгодно ли для меня это предложение? Что я получаю?
  • Буду ли я доволен, если куплю это?

Поэтому во время презентации вашего продукт вы обязательно должны пройти через все эмоционально важные точки вашего клиента, то есть ответить на его вопросы, которые он, возможно, даже вам не задаст:

  • Безопасность . Работа с вами — это гарантия спокойного бизнеса (поставки, качество товаров и услуг). Вы должны показать, что, сотрудничая с вами, ваш клиент находится в большей безопасности, чем при взаимодействии с кем-то другим.
  • Выгодность . Отметить, что клиент получает в качестве материальных и нематериальных выгод. В качестве выгод нужно отмечать все, что может таковым выглядеть со стороны клиента: цены, постоянство, качество, стабильный доход. Рассказывая о выгодах, вы, конечно же, должны в первую очередь учитывать те, что являются для клиента приоритетными. Если вы продаете оборудование, которое экономит пространство цеха и очень надежно, то вам лучше узнать заранее, что важнее для вашего клиента, и предлагать именно это. Не стоит полагаться на свой здравый смысл и знание продукта, часто клиент видит его совершенно иначе.
  • Эмоциональная составляющая . Престижность, гордость от выбора, приятное общение с вами и т. д. Эмоции присутствуют при выборе почти всегда: чем более личная покупка, тем больше эмоций. Многие предметы — автомобили, шубы и даже мобильные телефоны — сегодня не столько функциональные устройства, сколько символы статуса, принадлежности к определенной группе. Продавать их характеристики без учета эмоциональной окраски — унылое и малоперспективное занятие. В торговле оборудованием или услугами для бизнеса эмоциональная составляющая тоже присутствует: купить оборудование всемирно известной марки или такое же, но производителя попроще. В любой выбор всегда замешаны эмоции.
  • Комфорт . Максимально удобный для клиента набор услуг и приятное общение. Комфорт — один из составляющих элементов общего эмоционального фона. Все чаще именно оттого, удобно ли с вами разговаривать, комфортно ли работать, а не от цены зависят ваши продажи и ваша клиентская база.

Конечно, это неполный перечень тех точек, которые вы должны пройти вместе со своим клиентом во время презентации. Часто их комбинации могут быть иными; дополнительные точки нужно находить индивидуально, исходя из ситуации. Чем лучше вы поймете клиента, тем проще вам будет с ним общаться и тем легче будет убеждать его в необходимости для него работать именно с вами.

Важно следовать за потребностями клиента и соблюдать несколько правил:

  • Понять, какая потенциальная выгода для клиента заключена в вашем товаре.
  • Правильно диагностировать интересы клиента.
  • Подобрать именно тот набор услуг и товаров, который потенциально может заинтересовать клиента в удовлетворении им своих потребностей.
  • Подобрать именно те аргументы и средства убеждения, которые помогут ему понять, каким образом он может получить выгоду. Помогите человеку, принимающему решение, нарисовать ту радостную картину, когда потребности, на которые рассчитан ваш продукт, удовлетворены — и ваш клиент все сделает сам.

Но для того, чтобы потенциальный клиент так захотел ваш продукт, что даже готов отдать за него деньги, нужно показать ему, в чем его выгода. Для этого вам необходимо максимальное количество свойств вашего продукта перевести в критерии выгод. А выгоды — это удовлетворение потребностей клиента. Для того чтобы правильно презентовать товар, вы должны объяснить, каким образом его выгоды и свойства удовлетворяют нужды клиента.

Чтобы произвести нужное впечатление на клиента, существуют определенные .

Почему некоторые презентации проходят успешно, а на каких-то - аудитория зевает и то и дело смотрит на часы? Для существует несколько компонентов.

Правила презентации: шаг первый

Если вы не выявили потребности клиента, проведение презентации будет бессмысленной тратой времени и с его, и вашей стороны. С таким же успехом вы сможете провести презентацию в глухом лесу. Для того, чтобы ориентироваться в а, перед презентацией вышлите ему вопросник. И вы, и ваш клиент сэкономите время, воспользовавшись этим нехитрым средством. А время, как известно, не купить ни за какие деньги.

Правила презентации: шаг второй

Сконцентрируйте все свое внимание на том, что интересно клиенту. Даже если вы считаете какие-то вещи очень важными, а клиента интересует другое, вам придется их убрать.

Предположим, если вы продаете машины, и клиенту очень важно устройство климатконтроля, то сколько бы вы не рассказывали об устройстве подвески и полном приводе, клиенту это будет не столь важно. А вы не должны допустить того, чтобы ваш клиент скучал.
Вы должны акцентировать свое внимание на том, что важно для вашего клиента.

Правила презентации: шаг третий

Даже если вы вели переговоры с клиентом до встречи, то перед презентацией все равно необходим дополнительный подготовительный этап. Это поможет вам проверить и зафиксировать и проверить свои выводы об интересах клиента. Сделать это помогут уточняющие вопросы. Вы должны удостовериться в том, что будете разговаривать именно о том, что интересно вашему клиенту, а не вам.

Правила презентации: шаг четвертый

Вовлекайте слушателей в процесс проведения презентации. Каждый должен чувствовать себя участником. Сделайте свое выступление интерактивным. Если аудитория то и дело смотрит на часы и зевает, в то время, пока оратор что-то рассказывает, меняя картинки, то это – плохая презентация. Хорошая презентация – это когда каждый чувствует себя участником беседы и имеет ощущение того, что обсуждают именно его проблемы и интересы. Вам необходимо добиться того, чтобы о своем товаре рассказывали не вы, а ваши клиенты. Добиться этого можно с помощью наводящих вопросов.

Правила презентации: шаг пятый

Для того, чтобы ваш клиент решил заплатить деньги за ваши услуги или товары, он должен ответить себе на ряд вопросов:

А мне это нужно?
Какая мне от этого выгода?
Не возникнет ли у меня проблем?
Что я получу?

И ваша задача – позитивно ответить на все эти незаданные вопросы во время презентации.

Безопасность, выгодная составляющая, эмоциональная составляющая и комфорт – вот ключевые моменты, которые клиент должен уяснить из вашего выступления. Хорошая презентация – это когда клиент доволен и заинтересован.

Правила презентации: подготовка слайдов

Пишите тезисно,кратко и емко. Основную часть вашего выступления должны занимать рынок, финансы, конкуренты и бизнес-модели. Используемый шрифт должен быть не меньше 22. Если вы сохраните свою презентацию в формате PDF, то слайды будут корректно отображаться на компьютере с любой платформой.

Правила презентации: ваш внешний вид

Полосатая одежда, а также черные, красные и белые тона – крайне нежелательны для выступления.
Массивными блестящими украшениями тоже лучше пренебречь. Телефон и другую радиоаппаратуру нужно отключить, чтобы она не отвлекала ни вашего внимания, ни внимания зрителей.

Правила проведения презентации: подготовка к выступлению

Перед началом выступления посмотрите свою презентацию вместе с друзьями или родственниками, это поможет вам закрепить материал. Позаботьтесь о наличии раздаточного материала у аудитории. Это сильно упростит жизнь и вашим зрителям, и вам. Убедитесь, что проектор подключен и слайды отображаются корректно. Если вам на выступление выделено ограниченное количество времени, то старайтесь его контролировать во время показа презентации.

Правила проведения презентации: во время выступления

Ведите себя уверенно. Сначала вам может показаться, будто вас никто не слушает, но это не так. Зрители просто читают заголовок или справляются через интернет о вашей продукции или фирме. Соблюдайте временной регламент выступления, говорите о самых главных моментах. Если вам задают вопросы, отвечайте конкретно и четко. Не уходите в другую сторону от вопроса.

Искренне надеемся, что правила проведения презентации , о которых мы рассказали в этой статье, вам помогут.

Центральное место в технике эффективных персональных продаж занимает презентация. Именно в этот ответственный момент продавец имеет возможность непосредственно представить свой продукт потенциальному клиенту. От того, насколько правильно он организует презентацию и покажет преимущества товара, зависит успех предстоящей сделки.

Презентация - это представление продавцом основных свойств и преимуществ товара потенциальному покупателю с целью совершения сделки купли-продажи.

Структура презентации - это составные части работы продавца по представлению товара. Вам необходимо придерживаться указанной последовательности и помнить об одном из главных принципов взаимоотношений с клиентом - AIDA: А - внимание, I - интерес, D - желание и А - действие.

Структура презентации: o вступление, или BANG - привлеките внимание к своему выступлению, заставьте участников поднять головы, задержать дыхание, перестать говорить друг с другом или думать о чем-то постороннем;

  • o вводная часть (вызовите интерес) - познакомьте участников с целью презентации, планом ее проведения и режимом работы, заинтересуйте их предстоящей совместной работой;
  • o основная часть (добейтесь желания)- расскажите о свойствах и преимуществах вашего продукта по сравнению с конкурентными торговыми марками. Убедите клиента выбрать именно ваш товар, приведя веские доводы. Вызовите желание у клиента сотрудничать с вами;
  • o заключение (начните действие) - сделайте конкретное предложение о сотрудничестве, добейтесь согласия клиента и закройте сделку.

Продавцу для проведения успешной презентации необходимы:

  • o отличная подготовка;
  • o вступление по принципу BANG;
  • o правильное использование техники продажи преимуществ;
  • o использование различных приемов во время презентации;
  • o профессиональное преодоление возражений;
  • o проявление личного энтузиазма.

Отличная подготовка

Необходимо ясно понимать, что предварительная подготовка составляет 50% успеха презентации. В течение небольшого количества времени, отведенного для представления продукта (обычно это от 10 до 40 минут), как правило, нет возможности импровизировать, быстро находить ответы на неожиданные вопросы клиента или достойно разрешать непредвиденные ситуации.

Можно привести такой пример: предположим, что спортсменам предстоит выступление на чемпионате мира. К этим выступлениям каждый старается подготовиться наилучшим образом, потому что понимает особенность этих соревнований. От того, насколько профессионально и качественно прошла подготовка к решающим выступлениям, были ли проведены все необходимые тренировки, достигнута ли нужная спортивная форма и имеет ли спортсмен настрой на победу, будет зависеть успех. То есть чем больше и качественнее подготовка, тем выше будут призовые места.

Так и продавец при проведении презентации и общении с клиентом должен заранее подготовиться таким образом, чтобы значительно увеличить свои шансы на достижение результата. Потому что победа, где бы она ни была достигнута, на стадионе или в офисе, на 80% состоит из сил, времени и средств, затраченных при подготовке к ней.

Во время подготовки к презентации вам предстоит ответить на следующие вопросы:

  • - В какое время и каком месте проводится презентация?
  • - Соответствует ли помещение предстоящей встрече с клиентом?
  • - Сколько выделяется времени непосредственно на выступление?
  • - Есть ли возможность использовать технические средства? Какие именно?
  • - Кто участвует в презентации, их должности и уровень подготовки?
  • - Где я могу получить информацию об участниках презентации?
  • - Как я должен быть одет?
  • - Какие инструменты продаж и презентации я могу использовать?
  • - Есть ли возможность предоставить образцы товара?
  • - Как постараться вовлечь клиента в процесс презентации? Заинтересовать его?
  • - Какова структура презентации (вступление, вводная часть, основная часть, заключение)?
  • - Какое интересное вступление может быть использовано?
  • - Какие основные преимущества товара я буду использовать в ходе презентации? В чем их отличие от конкурентных торговых марок?
  • - Как правильно составить основную часть?
  • - Какие графики и цифры мне лучше использовать? Будут ли они выглядеть убедительно и дополнять смысл сказанного?
  • - Какие возражения могут возникнуть у моих собеседников? Как мне их преодолеть наилучшим образом?
  • - Как я должен завершить свое выступление?
  • - Как побудить клиента к покупке?

Ответы на эти вопросы и будут являться подготовкой вашей презентации. Рекомендуется при проведении подготовительной работы сделать не только слайды, но и тезисы выступления. Они помогут освежить всю информацию перед выступлением, не упустить самые важные моменты презентации.

  • 1) помещение должно быть чистым, оборудованным для встречи и имеющим систему вентиляции. Также необходимо предусмотреть возможность хранения вещей и верхней одежды. Если встреча предполагает быть долгой, неплохо иметь минеральную воду, сок или кофе;
  • 2) одежда участников не должна мешать и отвлекать от главного процесса по представлению продукта;
  • 3) техническое оборудование- в зависимости от целей презентации, круга ее участников и времени проведения можно использовать обычную бумагу А4, АЗ, компьютер, оверхэд, флипчарт, печатный материал, видеомагнитофон и др.;
  • 4) слайды должны быть простыми, ясными и понятными. В них следует размещать только основную информацию. Если на слайде находится более трех печатных предложений, он будет трудно восприниматься зрителями;
  • 5) графики должны быть простые и понятные, подчеркивающие вашу основную мысль. Слова и цифры лучше располагать горизонтально;
  • 6) флипчарт - необходимо иметь достаточный запас чистых листов и фломастеры разных цветов. Писать нужно без ошибок, крупными буквами, сохраняя пространство между словами. Использованные листы сразу же переворачивать, не отвлекая внимания участников;
  • 7) принципы вашего поведения: будьте спокойны, расслабьтесь; не держите руки в карманах или скрещенными на груди; пользуйтесь указкой; не читайте с экрана - это выглядит непрофессионально; не торопитесь; внятно проговаривайте все слова; делайте паузы; смотрите людям в глаза; после окончания презентации уберите все материалы, выключите аппаратуру; вы устраните все факторы, которые могут отвлечь клиента от принятия решения о покупке.

Если клиент снова заинтересовался чем-либо, обязательно вернитесь к этому вопросу и помните, что это может быть сигнал о готовности к сделке. Используйте его! Завершайте продажу конкретным предложением.

Одно из назначений презентации - публичное представление чего-либо нового, недавно появившегося, созданного - книги, кинофильма, организации, нового вида продукции.

Поэтому роль презентаций в деятельности современной организации трудно переоценить. Принято считать, что задача ведущего презентации напоминает задачу адвоката: его цель - убедить людей понять и принять его точку зрения. Презентация является началом дальнейшего рассмотрения и обсуждения объекта.

Если она терпит неудачу, то дальнейшего рассмотрения просто не будет, но если она успешна, то те, кому она адресована, захотят изучить объект презентации более детально.

Обычно презентация считается успешной, если она вызывает желание получить дополнительную информацию.

Рассмотрим более подробно презентацию с точки зрения требований делового этикета.

1. Презентация организации (акционерного общества, общественного движения, и т.п.).

2. Презентация продукта (товара).

    Цель презентации - распространение информации о новой, выпускаемой впервые продукции, или о новом, впервые поступающем в продажу товаре, представление качеств (свойств) этой продукции (товара), условий выпуска и продажи, ознакомление присутствующих на презентации с особенностями транспортировки, хранения продукции (товара) и спецификой ее (его) применения.

3. Презентация проекта.

    Цель презентации - информирование деловых кругов, общественности, СМИ о новом проекте (программе), затрагивающем интересы различных групп населения. В перечень целей входит также формирование положительного отношения и заинтересованности у лиц, которые могут оказать материальную поддержку проекту. Этот вид презентации наиболее труден для устроителей, так как восприятие заинтересованных кругов может быть многозначным, противоречивым, взаимоисключающим.

4. Презентация объема выполненных работ.

    Цель - ознакомить достаточно узкий круг людей (например, акционеров) с результатами, объемами и стоимостью работ.

5. Презентация плана работ.

    Цель презентации - информирование круга лиц, имеющих прямое отношение к будущим работам, о том, что будет сделано в определенный период, описание будущих работ, сведения об исполнителях, предполагаемые результаты, средства, которые необходимо будет израсходовать.

Подготовка презентаций - сложный, многоканальный процесс, требующий участия различных специалистов, таких, как:

  • протокольная группа, обеспечивающая полное соответствие требованиям современного делового протокола;
  • дизайнеры, художники, архитекторы, оформители, аранжировщики, отвечающие за оформление помещения, где будет проходить презентация, за качество представляемых демонстрационных материалов, за дизайн экспозиции, ее расположение и т.п.;
  • специалисты по деловой риторике, которые помогут составить наиболее результативные выступления тем, кто проводит презентацию;
  • специалисты по деловым приемам, банкетам и пр.

Процесс подготовки презентации состоит из следующих этапов:

I этап. Определение цели презентации.

II этап. Составление списка и анализ состава приглашенных на презентацию.

III этап. Разработка плана презентации.

IV этап. Выбор метода представления продукта (услуги), проекта и пр.

V этап. Подбор демонстрационных материалов.

VI этап. Подготовка выступлений.

VII этап. Подготовка к ответам на вопросы.

Рассмотрим перечисленные нами этапы более подробно.

На первом этапе определяют словесную формулировку цели. Все методы презентаций, наглядно - иллюстративные материалы, основные и дополнительные выступления - должны проверяться с одной точки зрения: работает ли этот метод (фраза, плакат) на цель презентации? Это глайный критерий оценки составляющих презентации.

Вторым этапом является составление списка приглашенных на презентацию. Первый вопрос, который надо решить: включать ли в число участников представителей средств массовой информации? Если да, то в каких именно газетах, журналах, телевизионных программах организация заинтересована. Если нет, то почему? Ведь если фирма (или ее подразделение) находится вне поля зрения СМИ, общественности и определенных деловых кругов, они все равно получат интересующую их информацию самостоятельно, но в этом случае велика вероятность того, что она будет деформирована, искажена. Поэтому имеет смысл пригласить представителей СМИ, только надо серьезно подумать, какие именно СМИ лучше представят презентацию в печати, на радио и по телевидению.

Третий этап можно назвать определяющим суть процесса презентации. От того, какие выбраны методы показа и рассказа об объекте презентации, зависят место и время, состав приглашенных, дизайн помещения и т.п.

Обычно для “типовой” презентации используются следующие приемы и способы:

  1. В объявлении о презентации и в тексте приглашений указывается главная цель презентации, например, а) представление нового низкокалорийного продукта питания для определенных возрастных категорий населения; б) представление нового вида организации учебного процесса - “дистанционное обучение”. Надо уметь изложить главную цель презентации в одной фразе, это обеспечит лучшее ее запоминание.
  2. Выступление и показ.

Остановимся сначала на выступлении.

Главная цель выступления - побуждение к действию. Основная задача выступающего - добиться того, чтобы приглашенные, не дожидаясь завершения презентации, “выстроились в очередь” за новым продуктом (услугой) или захотели бы поскорее внести свою фамилию в число спонсоров предложенного проекта.

Жестких, незыблемых правил и неукоснительно соблюдаемых рекомендаций для построения выступления нет. Все зависит от объекта презентации, от личностных особенностей выступающего, от времени, отведенного на выступление и на презентацию, от состава приглашенных.

Однако некоторые советы, носящие общий характер, все-таки могут быть даны.

Любая презентация, рассчитанная на двадцать минут или на два часа, проводимая одним человеком или целой группой, требует ознакомления присутствующих с порядком ее проведения. Эта часть занимает совсем немного времени - пять-семь минут, но она очень важна, так как аудитория становится осведомленной с тем, что ее ожидает. Обычный порядок проведения этого организационного момента следующий:

  • прежде всего надо выразить благодарность присутствующим, за то, что они посетили это мероприятие, и выразить надежду, что оно будет для них интересным и полезным;
  • далее необходимо назвать себя - должность, имя, фамилию и роль на презентации; если кто-либо еще принимает участие в рассказе и показе, следует их также представить;
  • далее следует четко сформулировать цель презентации;
  • после этого следует изложить предлагаемый порядок презентации: какое время на нее отведено, где она будет проходить (в одном помещении или нет), будет ли перерыв в работе, когда и на сколько, есть ли развлекательная часть и т.п.

В заключение необходимо дать информацию об основном выступлении: сколько времени оно продлится, можно ли будет задавать вопросы в процессе выступления или на них будет отведено специальное время, будут ли использованы технические средства для иллюстрации речи и какие именно и т.п. После того как присутствующим станет ясно, как будет организована презентация, можно переходить непосредственно к основному выступлению.

Изложите одной фразой главную идею выступления, например: “Итак, мы представляем новый продукт питания”. Можно “подать” идею с некоторой долей юмора - если Вы уверены, что Вас поймут правильно. Если такой уверенности нет - лучше не рисковать. Далее надо дать план будущей речи, т.е. сказать, о чем Вы намерены говорить, например: “Мы познакомимся с особенностями производства этого нового продукта питания, с его основными свойствами, с его предполагаемой ценой, и, наконец, мы его просто попробуем”. Пунктов плана не должно быть более трехчетырех, так как в противном случае восприятие не будет четким.

Презентационная речь должна быть построена именно в той последовательности, которую Вы ранее изложили. Недопустимы длинноты, речь предпочтительна энергичная, информативная, не без юмора, содержащая мотивацию к дальнейшему, более глубокому изучению предмета. Текст, имеющий основой только доверие аудитории к Вам, должен чередоваться с бесспорными цифрами и фактами.

При переходе от одного пункта плана к другому имеет смысл подвести итог - сжато, кратко, например, такой фразой: “Итак, мы рассмотрели основные свойства нового продукта. Это, во-первых, его белковое содержание, во-вторых, низкая калорийность, в-третьих, вполне доступная цена”.

  • анализирующие;
  • информирующие;
  • развлекательные;
  • аргументирующие;
  • убеждающие;
  • склоняющие к сотрудничеству;
  • доказывающие и т.п.

Тому, кто произносит презентационную речь, следует внимательно следить за реакцией слушателей - настроена ли аудитория благожелательно, воспринимает ли аргументы с одобрением, положительно, или, наоборот, отторгает доказательства, склонна возражать, не приемлет даже фактов. В этом случае полезно самому выступающему перехватить инициативу возражений, например, такой фразой: “Говоря о том, что цена доступна, я предвижу возражения. Давайте, однако, проведем сравнение стоимости ряда аналогичных продуктов с близким к нашему продукту содержанием, и мы увидим, что разница в цене сравнительно невелика, если иметь в виду относительно большую разницу в содержании”.

Продолжительность выступления на презентации может быть различной - все зависит от характера представляемого объекта, целей и задач организации, проводящей презентацию, даже от помещения, которым организация располагает, и многих других факторов. Можно предложить такой точный, однако малоучитываемый критерий длительности речи: слушатели должны не изнемогать от ожидания, когда же она кончится, а, наоборот, сожалеть о том, что презентационное выступление так быстро завершилось.

В современной деловой практике продолжительность основного выступления на презентации колеблется от десяти минут до одного часа. Важно правильно распределить время выступления, учесть, что в среднем темп речи, удобный для произнесения и для восприятия - от 90 до 120 слов в минуту; отклонения бывают, но редко.

Кроме того, обычно основная речь не бывает единственной - ее дополняют речи специалистов организации, проводящей презентацию, длительность которых тоже может быть различной, в зависимости от потребности в той информации, в них представленной.

Сделать речь, основную или дополняющую, легко воспринимаемой, яркой, запоминающейся, побуждающей к вполне определенным действиям можно, следуя нижеприведенным рекомендациям:

  • сопроводите речь цифрами: пусть их будет немного, но они должны быть впечатляющими;
  • приведите 1-3 ярких примера. Это придает речи убедительность;
  • пользуйтесь (но умеренно) таким методом достижения выразительности речи, как риторический вопрос. Это концентрирует внимание слушающих на предмете речи;
  • используйте юмор для создания непринужденной атмосферы.
  • предпочитайте простое построение фразы; устная речь отличается от письменной краткостью, простотой, отсутствием сложных фразеологических оборотов;
  • удерживайте внимание слушающих, меняя интонацию, тон голоса, темп и ритм речи - но все это в пределах здравого смысла, не превращая выступление в клоунаду.

Заключительная часть - апофеоз выступления. Нельзя обойтись без заключения, и оно не должно быть скомкано. Надо упомянуть о том, что “настало время подвести итоги: переходим к завершению наших рассуждений (или нашего анализа и т.п.)”. В заключительной части следует остановиться еще раз на тех основных, ведущих идеях, которые были высказаны ранее.

Последние фразы должны быть мажорными, пробуждать желание действовать.

В заключении не следует высказывать новых идей, надо резюмировать лишь то, что уже говорилось.

В том случае, если в презентацию, кроме основного доклада (речи, сообщения), включены и дополняющие основную часть выступления, они должны быть тщательно подготовлены по тем же правилам. Присутствующим следует также объяснить, чем вызваны дополнительные выступления. В них могут рассматриваться отраслевая специфика или другие вопросы.

В презентации невозможно рассказать и показать все. Не стоит перегружать ее излишней информацией. Надо уметь ограничить себя в подборе данных, отбирая лишь те, которые заинтересуют всех приглашенных. Презентация не должна утомлять изобилием технических подробностей, от точных детальных характеристик стоит отказаться в пользу более общих (но не менее достоверных).

Имеет смысл ориентироваться на заинтересованного, но среднего слушателя.

Выступления (основное и дополнительные) завершаются ответами на вопросы. Для этого надо предусмотреть время. Хотя и в процессе самого выступления вполне возможен прямой контакт выступающего со слушателями, т.е. он может, не теряя нити своей речи, быстро ответить на короткий вопрос (типа “где?”, “когда?” и т.п.), отреагировать на ту или иную реплику, однако есть риск потерять контроль над речью, уйти в сторону от темы. Поэтому отдельное время для вопросов тоже должно быть отведено. Опытный выступающий, как правило, предвидит вопросы, их число и содержание. Но все же следует составить список наиболее вероятных вопросов и подготовиться к ответам на них. Вместе с тем могут возникнуть совершенно неожиданные вопросы.

Существует ряд правил для ответов на вопросы:

  • предпочтительнее краткий ответ на вопрос;
  • нельзя в ответе давать заведомо неверную информацию;
  • эмоционально ответ должен быть доброжелательным. Можно продемонстрировать свое дружелюбие таким, например, высказыванием: “Благодарю за прекрасный вопрос, он как нельзя лучше поможет познакомиться со следующей ситуацией (цифрами, доказательствами, аргументами, фактами и пр.)”;
  • не следует слишком долго думать над ответом на вопрос. Если не можете сразу ответить, лучше сказать: “Я не готов сейчас ответить, позвольте выяснить некоторые детали, чтобы через некоторое время, в течение презентации, подготовить ответ на этот вопрос”. Или: “Если этот вопрос интересует узкий круг лиц, прошу подойти к главному стенду через полчаса, я смогу подобрать данные для ответа на этот вопрос”;
  • иногда задающий вопрос превращает его в выступление, пытаясь дать варианты ответов на него. Необходимо тактично прервать спрашивающего, оставив за собой контроль за процессом презентации, не позволять отобрать лидерство у выступающего;
  • можно провести разграничение вопросов на те, ответы на которые интересуют всех, и те, которые интересны малому числу присутствующих. Последних можно попросить задержаться и ответить на их вопросы, когда остальные присутствующие покинут свои места;
  • иногда у присутствующих на презентации нет вопросов. Выступающий должен предусмотреть такую вероятность и подготовить 2-3 вопроса, которые он может задать, сам сопроводив их такой, например, фразой: “Полагаю, что уважаемую публику может интересовать такой вопрос”. Возможно, это подвигнет аудиторию задать другие вопросы;
  • очень осторожным следует быть с прессой. Некоторые работники средств массовой информации, к сожалению, имеют обыкновение искажать чьи-либо высказывания. В основном это делается для придания сенсационности журналистским сообщениям. Это не значит, что они питают личную неприязнь к Вам, они отнесутся подобным же образом к словам любого человека.

Вовсе не желая бросить тень на представителей этой профессии, тем не менее предостерегаем, что в некоторых случаях, могут возникнуть некоторые проблемы, подобные тем, которые упомянуты выше.

При такой ситуации лучше ответить: “Нет, я этого не говорил, я сказал, что...” (и повторить уже сказанное. Можно добавить: “Прошу точно передать мои слова”).

Отдельно следует сказать об использовании наглядно-иллюстративных материалов. Их применяют в процессе презентации в подавляющем большинстве случаев. Рассмотрим их подробнее.

Текстовые наглядные материалы . Они помогают выступающему удержать внимание слушателей на определенных аргументах и фактах, а также демонстрируют логику выступления. Распространенными ошибками являются размещение на плакате слишком большого объема текста, а также недостаточно крупный шрифт. Можно порекомендовать количество строк на листе - 5-6, количество слов в строке - примерно такое же. Материалы должны находиться достаточно высоко, что позволит присутствующим видеть текст даже с большого расстояния.

Не стоит использовать бумагу темного цвета, а буквы и цифры на ней - светлого. Черные буквы на белом фоне - вот идеальное, “непротивоестественное” сочетание цветов. Шрифт лучше выбрать простой - без завитушек, виньеток, необычного написание букв и т.п. Чтобы обратить внимание аудитории на отдельные слова, их можно выполнить более крупным шрифтом, но не в ущерб разборчивости текста.

Графические наглядные материалы . Они помогают в восприятии и запоминании. Обычно это графики, диаграммы, схемы, рисунки. Графическое изображение должно быть снабжено надписью, поясняющей его смысл. Не только допускается, но и приветствуются изображения, выполненные на одном листе в разном цвете, что облегчает сравнение, если рисунок содержит графическое изображение динамики различных явлений или процессов.

И текстовые, и графические наглядные пособия должны подчеркивать, а не затенять содержание выступления. Не должно содержаться противоречивых сведений в иллюстративных материалах. Следует помнить, что наглядный иллюстративный материал лишь дополняет выступление.

Современный уровень технического оснащения позволяет тексты и графики представить не только на традиционных бумажных носителях, но и с использованием механических средств, достижений химии, физики.

Средствами визуализации основных идей презентационного выступления являются:

Тексты и графики (диаграммы и пр.).

Доска (для мела или маркера). Конечно, профессионально выполненная диаграмма, размещенная на заранее подготовленном листе, впечатляет, она аккуратна и безупречна с позиции точности чертежа. Но кривая (или прямая), которая появляется под рукой того, чье выступление слушает аудитория, производит не меньшее впечатление. Целесообразно сочетать и заранее подготовленные иллюстративные материалы и доску, где график появляется на глазах слушающих.

Проекторы - удобное техническое средство, хотя оно далеко не новое. К достоинствам его относится простота как в использовании, так и в подготовке материалов для демонстрации. Кроме того, при его использовании отсутствуют излишние хлопоты с выключением и включением освещения.

Слайды . На слайдах могут быть изображены любые иллюстрации - схемы, таблицы, графики и пр. Хотя аппаратура для демонстрации слайдов более сложная и есть необходимость выключать освещение, однако уровень профессионализма в проведении презентации в этом случае более высокий.

Другие технические средства - как правило, более дорогие: видеофильмы, компьютерные показы и т.д. Эти средства не только более дороги, но и требуют специальной подготовки, оформления, использования труда профессионалов.

Средствами, которые сделают презентацию успешной, могут быть модели и макеты . Например, на презентации строительного проекта естественным будет использование макета застройки будущего микрорайона или макета отдельного здания; на презентации нового вида продукции можно продемонстрировать одну или несколько моделей рекламируемой продукции.

В заключение хотелось бы дать несколько советов впервые выступающему на презентации.

Пусть внимание публики Вас не смущает; помните, что объект презентации интересует собравшихся гораздо больше, чем Ваша персона.

Попытайтесь испытывать искреннюю симпатию к аудитории, и она ответит Вам тем же.

Нельзя забывать первую фразу!

Пусть Вас не пугает волнение перед презентацией. Даже те, кто провел не одну и не две презентации, волнуются, хотя и не слишком сильно. Просто они умеют держать себя в руках, и посторонним это волнение незаметно.

Для выступающего должен быть обязательно приготовлен стакан воды, так как напряжение голосовых связок, волнение могут привести к тому, что выступающий закашляется, и это может вызвать его смущение. Глоток воды успокоит горло.

Заставьте себя быть уверенным в успехе, и эта уверенность передастся аудитории.

Подготовке текста и иллюстративного материала уделите побольше времени. Это позволит Вам не беспокоиться о том, что выступление будет слишком коротким и не произведет должного впечатления.

Во время выступления не надо поворачиваться боком или даже спиной к аудитории.

Если уровень внимания аудитории снижается, не волнуйтесь, постарайтесь привлечь внимание присутствующих интересным примером, может быть, шуткой.

Говорить следует спокойно, не быстро и не медленно, поработать над тембром голоса (хотя тембр - это дар природы), над высотой голоса (слишком низкий голос не производит должного впечатления, равно как и слишком высокий).

Помните, что уверенность в себе, спокойствие, успех выступления на презентации обеспечиваются опытом, поэтому приобретайте его!

Вопросы для повторения

  1. Какова роль презентации в деловой жизни?
  2. Существуют ли этические требования к проведению презентации?
  3. Каковы возможные этические нарушения в ходе презентации?
  4. Перечислите виды презентаций в зависимости от поставленных перед ними целей.
  5. Какова главная цель презентации?
  6. Перечислите возможные ошибки в проведении презентации.
  7. Уместен ли юмор в презентационной речи?