Обязательно следует знать, сколько платят за командировочные суточные расходы в 2019 году и что поэтому поводу говорит законодательство РФ.
К тому же, не лишним будет выяснить, как выплачивают суточные во время заграничных командировок и в бюджетных организациях.
Огромное количество современных работников часто вынуждены отправляться в различные командировки как по стране, так и за рубеж. При этом все расходы, связанные с такими поездками, берет на себя работодатель.
Но как определить, что входит в командировочные расходы и что такое суточные? И о каких нюансах, связанных со служебными тратами денежных средств необходимо знать?
Основные сведения
Согласно Трудовому кодексу РФ, сотрудник, пребывающий в командировке, вправе рассчитывать на сохранение его рабочего места и заработной платы (). Это касается и тех, кто работает .
Но так как все поездки связаны с определенной тратой денежных средств, то командировка осуществляется за счет предприятия.
Ведь по закону работодатель не вправе ухудшать материальное положение сотрудника, и он обязан возместить своему работнику все затраты.
Из этого следует, что возмещению подлежат траты по проезду, оформлению необходимых документов (если поездка – заграничная), и т. д.
Отдельная статья расходов для работодателя – так называемые суточные. Интересно, что работник получает все необходимые выплаты, независимо от того, насколько удачной была его служебная поездка.
К тому же, работодатель совершенно не обязан предоставлять возмещение расходов всем работникам в одинаковом размере. Чаще всего сумма командировочных определяется должностью сотрудника.
А вот суточные должны быть одинаковыми для всех сотрудников учреждения. Различия допустимы только между поездками по России и заграницу.
Нельзя отправить в командировку:
- беременную женщину;
- несовершеннолетних работников, кроме спортсменов и представителей творческих профессий;
- инвалидов;
- кандидатов, участвующих в выборах;
- сотрудников, с которыми заключен ;
- некоторые категории сотрудников без их письменного согласия.
В некоторых случаях работодателю согласно необходимо получить письменное согласие на служебную поездку у:
- женщин, воспитывающих детей до 3 лет или до 5 лет без супруга;
- сотрудников, на иждивении которых находятся дети-инвалиды;
- работников, которые ухаживают и могут подтвердить этот факт документально.
Работодатель обязан выплатить сотруднику, отправленному в служебную поездку, его заработную плату.
Размер зарплаты должен подлежать пересчету, то есть он зависит от того, что какое-то время работник не сможет выполнять свои прямые трудовые обязанности.
Сумма напрямую зависит от количества рабочих дней на протяжении всей командировки, и, согласно Трудовому кодексу, не берутся во внимание выходные и праздники.
Также учитывается не только сама зарплата за последние 12 месяцев, но и всевозможные и вознаграждения.
Определения
Командировка – это поездка сотрудника организации, которая осуществляется по указанию работодателя и исключительно в рабочих целях ().
Важно знать, что отсутствие работника не является командировкой, если он возвращается обратно в день отправки.
Из этого следует, что поездка должна иметь определенные сроки. Что такое суточные и командировочные? Многие считают, что это одно и тоже.
Естественно, что сотрудник, отправленный в служебную поездку, должен получить определенную сумму на проживание, проезд и другие расходы.
Работодатель в свою очередь обязан обеспечить сотрудника не только командировочными, но и суточными.
То есть средствами на дополнительные расходы, которые не связаны с наймом жилья, проездом или другими служебными расходами ().
Какова их роль?
Командировочные траты должны быть подтверждены документально (билеты, чеки и т. д.), в то время как суточными сотрудник может распоряжаться по своему усмотрению и не отчитываться за это перед работодателем.
Но есть и свои нюансы. Например, работодатель может отказаться возместить расходы сотрудника, если они были осуществлены без его разрешения или ведома.
Траты, связанные с проездом оплачиваются согласно приобретенных сотрудником билетов. Чтобы не было путаницы с тем, сколько стоят билеты, работодатель сам решает, каким видом транспорта сотрудник отправится в командировку.
Часто этот пункт прописывается в нормативных документах организации. Для оплаты транспорта и гостиницы работнику обычно выдается аванс, а сумма фиксируется в .
Расходы по найму жилья в другом городе возмещаются следующим образом – при следует указывать название организации.
Возмещаются также траты за пользование телефоном, телевизором и т. д. Питание не компенсируется, так как считается, что его покрывают суточные.
В случае если сотрудник не может подтвердить данные расходы, ему возмещается только 12 рублей в сутки. В бюджетных организациях командировочные за жилье имеют ограничение – 550 рублей за сутки.
Когда сотрудник имеет возможность проживать бесплатно, эта статья расходов не учитывается. А как же быть, если командировки однодневные? Положены ли в этом случае работнику суточные?
Законодательством установлено, что однодневная командировка приравнивается к обычной, то есть сотрудник имеет право на возмещение всех расходов. Единственное исключение – суточные для него не предусмотрены.
Но и здесь закон, а точнее Постановление от 11. 09. 2012 №4357/2 Верховного суда РФ, разрешает выплату так называемых суточных за однодневные поездки работников.
Суточные должны выплачиваться за:
- каждый день поездки, включая выходные, праздники или болезнь сотрудника;
- дни, которые работник проводит непосредственно в дороге;
- вынужденные остановки и задержки.
Как только сотрудник возвращается из служебной поездки, он обязан в течение 3 дней предоставить бухгалтерии организации полный отчет обо всех своих расходах.
Если у него остаются какие-то денежные средства, он должен вернуть их в кассу. Важно знать, что оформление отчета о командировочных расходах необходимо, даже если все расчеты производились банковской картой.
Причем неважно, личная это карта или корпоративная. К следует приложить все подтверждающие поездку документы, например, билеты, чеки, копию загранпаспорта и т. д.
Существуют также такие и такие расходы, как услуги переводчика или билеты на различные служебные мероприятия. Их обязательно следует включить в .
Законодательная база
Все вопросы, связанные со служебными командировками, регулирует Трудовой кодекс РФ. Кроме того, в учреждении обязательно должен быть такой нормативный документ, как .
Особенно, если работники организации вынуждены очень часто отправляться в командировки. Налогообложение командировочных средств регламентирует Налоговый кодекс РФ.
Норма суточных командировочных расходов в 2019 году
Командировочные расходы суточные в 2019 году останутся такими же, как и в прошлом году. Существует фиксированный размер суточных выплат, которые не нуждаются в каких-либо документальных подтверждениях.
И поэтому их не касается налогообложение, в отличие от командировочных выплат. Для командировки по территории РФ эта сумма не должна превышать 700 рублей за день, а для поездок заграницу – 2500 рублей за один день ().
Все, что выплачивается поверх этих норм, по закону облагается налогом в 13%, который удерживается из заработной платы.
Кто устанавливает величину
Размер суточных для сотрудников обычно устанавливает само предприятие на основании внутренних нормативных документов.
Часто все нюансы, связанные с командировками, указываются в . При этом учитываются как командировки по территории РФ, так и заграничные.
Сколько сейчас составляет сумма
Законом установлены суммы суточных, которые не облагаются никакими налогами. И в 2019 году они остаются неизменными.
Видео: актуальные вопросы командировочных расходов
При этом нет никаких ограничений для пересмотра размера суточных выплат, поэтому окончательная сумма зависит от возможностей той или иной организации.
Если поездка за границу
Это время фиксируется с помощью отметок в загранпаспорте сотрудника. И пока человек находится за территорией РФ, суточные должны выплачиваться в соответствующей валюте.
Как только он возвращается, выплаты начинают поступать в рублях. Сумма определяется согласно регламентным документам учреждения.
В бюджетных учреждениях
Сотрудники бюджетных учреждений могут рассчитывать на размер суточных, не превышающих установленную государством норму.
Если частные организации могут устанавливать любые суммы выплат для своих работников, даже если они превысят норму и остаток будет облагаться налогами. Бюджетные предприятия, естественно, не могут позволить себе такую роскошь.
Для военнослужащих
Если военнослужащий может возвращаться к месту службы или жительства каждый день, а его командировка не требует постоянного пребывания в одном месте, суточные ему не положены.
В других случаях он имеет право на выплату суточных в размере 300 рублей. Минимальные суточные в размере 100 рублей платятся, если во время командировки за счет федерального бюджета обеспечивается питание военнослужащего.
Эти вопросы регламентирует .
Какой размер командировочных будет в 2019 году
Следует знать, что с 2019 года будут отменены суточные выплаты работникам, которые отправляются в командировки в пределах РФ.
Такие поправки будут приняты Минфином, считающим, что работодатель и так оплачивает все издержки, связанные с командировкой. Поэтому и суточные выплачивать не имеет смысла.
Изменения внесут в первую очередь в Постановление правительства России «Об особенностях направления работников в служебные командировки». Но насколько верной является такая позиция Минфина, покажет практика.
Останутся только дополнительные выплаты для заграничных командировок, а их сумма пока будет прежней – 2500 рублей в сутки. Процесс изменения соответствующих нормативных актов еще не окончен.
Что касается командировочных, то их размер не ограничивается федеральными законами. То есть каждая организация самостоятельно решает, какую сумму можно потратить на возмещение командировочных расходов.
Но есть и определенные особенности, которые касаются расходов такого вида. При заграничных командировках особое внимание рекомендуют уделить сбору всех необходимых документов.
Также важно следить за тем, чтобы в паспорте были все отметки о пересечении границы. Список бумаг для подтверждения расходов остается неизменным.
Часто возникают проблемы с конвертацией валюты, так как суточные выдаются обычно в рублях.
Исключение – когда сотрудник получает заработную плату в валюте и командировочные при заграничной служебной поездке выдается также в иностранной валюте.
При конвертации следует учитывать курс, который действует на момент осуществления командировки.
Служебная командировка – хороший способ для специалиста показать себя с лучшей стороны и выполнить весь необходимый объем работы.
Но часто работники, отправленные в такую поездку, забывают о том, что придется отчитываться за все свои расходы.
Большие траты денежных средств или утеря документов приводят к большим проблемам с работодателем.
Поэтому важно сохранять все билеты и чеки, а также согласовывать с руководством дополнительные траты.
В соответствии со статьей 166 Трудового кодекса РФ (далее - ТК РФ) служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя (статья 168 ТК РФ).
РАСХОДЫ НА ПРОЕЗД
Расходы по проезду к месту служебной командировки в пределах Российской Федерации и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) - в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше:
Такие ограничения по расходам на проезд установлены Постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 года №729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств Федерального бюджета».При направлении командированного работника за рубеж следует руководствоваться Постановлением Правительства РФ от 20 декабря 2002 года №911 «О гарантиях и компенсациях работникам, направляемым на работу в представительства Российской Федерации за границей».
Так, командированным за границу работникам возмещаются затраты на проезд, подтвержденными соответствующими проездными билетами, но не выше:
- железнодорожным транспортом - в купейном вагоне скорого фирменного поезда;
- водным транспортом - в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;
- воздушным транспортом - в салоне экономического класса;
- автомобильным транспортом - в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси).
- железнодорожным транспортом - в плацкартном вагоне пассажирского поезда;
- водным транспортом - в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;
- автомобильным транспортом - в автобусе общего типа.
- расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок;
- расходы на провоз не более 80 килограммов багажа (независимо от количества багажа, разрешенного для бесплатного провоза по билету на тот вид транспорта, которым следует работник);
- расходы в связи с наймом жилого помещения в случае вынужденной задержки в пути следования (по установленным нормам).
РАСХОДЫ ПО НАЙМУ ЖИЛОГО ПОМЕЩЕНИЯ
Расходы на проживание возмещаются работнику в сумме фактически произведенных затрат со дня его прибытия к месту командировки и по день выезда к месту постоянной работы по представленным документам.
Документами, подтверждающими расходы по найму жилого помещения, являются:
- акт, счет-фактура, приходный кассовый ордер, чек ККТ;
- гостиничный счет по форме №3-Г, утвержденный Приказом Минфина России от 13 декабря 1993 года №121.
При непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством. В настоящее время в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 2 октября 2002 года №729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организации, финансируемых за счет средств федерального бюджета» такие расходы возмещаются в размере 12 рублей в сутки (далее – Постановление №729).
СУТОЧНЫЕ Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке. Согласно статье 168 ТК РФ их размер определяется работодателем самостоятельно. Однако для целей налогообложения суточные учитываются в размерах, предусмотренных НК РФ.
С 1 января 2008 года в Налоговом кодексе РФ (далее – НК РФ) появилась новая норма законодательства, устанавливающая размер суточных необлагаемых НДФЛ. Такие изменения в абзац 10 пункта 3 статьи 217 НК РФ с указанной даты внес Федеральный закон от 24 июля 2007 года №216-ФЗ «О внесении изменений в часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации и некоторые другие законодательные акты Российской Федерации».
Согласно этим изменениям суточные освобождаются от налогообложения НДФЛ в размере 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.
Суточные, превышающие законодательно установленную норму, так же включаются в доход работника, подлежащий обложению НДФЛ в соответствии со статьей 224 НК РФ по налоговой ставке 13%.
Для расчета норматива по ЕСН и прибыли ничего пока не изменилось, так как законодательство не утвердило новые нормативы по командировкам. До сих пор действует Постановление №729, по которому норматив на командировку внутри РФ 100 рублей за сутки.
Пример.
Предположим, что организация отправляет работника в служебную командировку сроком на 5 дней. Работнику выплачены суточные в сумме 4000 рублей, из расчета 800 рублей за каждый день нахождения в командировке.
В целях определения налоговой базы по налогу на прибыль организация признает доходы и расходы по методу начисления.
В рассматриваемом примере суточные в соответствии с нормами бухгалтерского стандарта ПБУ 10/99, формируют расходы по обычным видам деятельности организации и включаются в себестоимость реализованной продукции (работ, услуг).
Расходы по обычным видам деятельности признаются в том отчетном периоде, в котором имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления.
При методе начисления датой осуществления командировочных расходов признается дата утверждения авансового отчета.
В бухгалтерском учете расходы на командировки отражаются на счете 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Коммерческие расходы» в корреспонденции со счетом 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
В целях исчисления налогооблагаемой базы по налогу на прибыль суточные принимаются в пределах норм, установленных Правительством Российской Федерации и относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.
Норма суточных установлена Постановлением №93 и составляет 100 рублей.
Так как в рассматриваемом примере, работник направлен в командировку на 5 дней, то при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией учитываются суточные в размере 500 рублей (100 рублей х 5 дней).
Сумма суточных сверх норм не учитывается при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль на основании статьи 270 НК РФ.
В соответствии с пунктом 3 статьи 217 НК РФ при компенсации работодателем работнику расходов на командировки в доход, подлежащий налогообложению НДФЛ, не включаются суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством.
Суточные сверх норм, включаются в доход работника и подлежат налогообложению НДФЛ.
Организация, в которой работает данный работник, выступает налоговым агентом по НДФЛ, напомним, что плательщиками НДФЛ являются работники организации, то есть физические лица, а организация обязана исчислить, удержать из доходов физического лица сумму налога и перечислить ее в бюджет. Сделать это организация должна, при выплате очередной заработной платы данному работнику.
В учете эти операции отразятся следующим образом:
Здесь нелишне будет напомнить о требованиях ПБУ 18/02 об обособленном отражении в аналитическом учете сумм сверхнормативных суточных.
Превышение фактически произведенных расходов в виде суточных, учитываемых при исчислении бухгалтерской прибыли, над расходами, принимаемыми для исчисления налогооблагаемой прибыли приводит к образованию постоянной разницы, с возникновением которой (4000 рублей – 500 рублей = 3500 рублей) в бухгалтерском учете организации признается постоянное налоговое обязательство (3500 рублей х 24% = 840 рублей). Постоянное налоговое обязательство представляет собой сумму налога, которая приводит к увеличению налоговых платежей по налогу на прибыль в отчетном периоде. Данная сумма в бухгалтерском учете отражается следующим образом:
Корреспонденция счетов | Сумма, рублей | ||
Дебет | Кредит |
||
99 «Прибыли и убытки» субсчет « Постоянное налоговое обязательство» | 68 «Расчеты по налогам и сборам» субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» | Отражена сумма постоянного налогового обязательства | |
| На дату выплату заработной платы в организации | |||
70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» | 68 «Расчеты по налогам и сборам» субсчет «Расчеты по НДФЛ» | Удержан НДФЛ с суммы суточных, превышающих норму 65 (4000 рублей – 3500 рублей) х 13% | |
Окончание примера.
ПРОЧИЕ РАСХОДЫ
К прочим расходам при командировках на территории России можно отнести:
- - расходы по оплате услуг связи;
- - дополнительные услуги, связанные с наймом жилья (в том числе бронирование номера);
- - расходы на получение и регистрацию заграничного паспорта;
- - расходы на получение визы;
- - сборы за услуги аэропортов;
- - комиссионные сборы;
- - расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту;
- - другие расходы.
Деятельность индивидуальных предпринимателей, предприятий нередко предполагает необходимость отправки работника в командировку. В соответствии с действующим законодательством, командировка в обязательном порядке должна оплачиваться работодателем. В нашей сегодняшней публикации мы выясним, как оплачиваются суточные командировочные расходы в 2018 году. А также разберемся, как урегулированы вопросы, связанные с командировками, в действующем законодательстве РФ.
Согласно статьи 166 Трудового Кодекса РФ, служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Работодателем является как руководитель организации, так и физическое лицо — индивидуальный предприниматель. Это закреплено в статье 20 ТК РФ.
Место направления
Также необходимо отметить, что в определении «служебная командировка» отсутствует конкретное место направления поездки (другая область, другой населенный пункт и так далее). Следовательно, командировкой может являться направление работника по Приказу или распоряжению работодателя для выполнения служебного задания в пределах одного административного пункта (города, села и т. п.), но вне места постоянной работы. Такая командировка носит название — местная.
Место постоянной работы оговорено в Трудовом Договоре.
ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ КОМАНДИРОВКИ
с 08.01.2015 года отменено 3 документа, которые ранее необходимо было заполнять при направлении сотрудника в командировку, а именно:
- служебное задание;
- командировочное удостоверение;
- отчет о командировке.
Постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 №771 отменено требование заполнения журналов учета командировочных работников. До этого необходимо было заполнять два журнала:
- журнал о выбывающих в командировку работниках;
- журнал о прибывающих из командировки работников.
В 2018 году вести данные регистры необязательно, но по желанию руководителя можно, отразив эти моменты в учетной политике организации.
Основным документом для направления в командировку является приказ, а по возвращении обязательно составляются авансовый отчет и служебная записка с подтверждающими траты в командировках документами.
Исключения из правил: некоторые профессии связаны с разъездным или подвижным характером работы. Например, водители, экспедиторы и аналогичные работники. Как определено статьей 166 ТК РФ служебные поездки таких работников служебными командировками не признаются.
Конкретный срок командировки вправе устанавливать только работодатель. В срок командировки включают время нахождения работника в пути к месту выполнения служебного поручения и обратно.
Невозможность увольнения
Работник, направленный в служебную командировку, сохраняет за собой место работы (должности) и средний заработок.
Следовательно, в период нахождения работника в служебной командировке он не может быть уволен по инициативе работодателя, кроме увольнения в случае ликвидации организации. В период командировки одного из работников, работодатель вправе перевести другого работника организации на место отсутствующего (в случае производственной необходимости).
Оплата командировочных расходов в 2018 году
Работнику гарантируется возмещение расходов, связанных со служебной командировкой:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Порядок и норма суточных командировочных расходов в 2018 году определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (статьи 167, 168 ТК РФ).
Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 (ред. от 22.10.2014) и от 07.03.2016 N 171 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации» устанавливает суммы суточных командировочных расходов в 2018 году (проездные, суточные, плата за проживание) только для государственных структур. Для Индивидуальных предпринимателей следует руководствоваться статьей 168 ТК РФ. В которой сказано, что порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Т. е. ИП сам определяет и утверждает, какие суммы денежных средств он выделяет на командировки своих работников.
Цитата из статьи 168 ТК РФ, согласно которой:
«Работодатели, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права (далее — локальные нормативные акты), в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями».
Следовательно, в случае принятия руководителем организации локального нормативного акта (например, приказа руководителя организации), которым установлены предельные нормы возмещения работникам командировочных расходов, предельные размеры командировочных расходов в данной организации можно считать соответствующими действующему законодательству. Поскольку статья 168 ТК РФ не устанавливает ни минимальный, ни максимальный предел для выплаты суточных командировочных расходов в 2018 году.
Командировочные расходы и налогообложение
Для ИП, находящихся на упрощенной системе налогообложения или ЕСХН , командировочные расходы включаются в состав расходов для определения базы налогообложения.
Для ИП находящихся на общей системе налогообложения и производящих расчет прибыли, согласно ст. 25 НК, налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму расходов. Вот для данной категории ИП суточные установлены в размере 100 рублей, только при расчете налога на прибыль.
К расходам на командировку можно отнести:
- оплата проезда (любой транспорт кроме такси);
- оплата за проживание (отель или съемная квартира);
- питание;
- оформление загранпаспорта, визы;
- оплата посещений выставок, конференций и других необходимых платных мероприятий.
При однодневной командировке суточные в командировке не начисляются и не выплачиваются, возмещается только проезд.
Суточные необходимо выплачивать за каждый календарный, а не рабочий день нахождения в служебной командировке.
Относительно исчисления НДФЛ:
В соответствии со ст.217 НК РФ НДФЛ начисляется и удерживается если:
- размер суточных превышает 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации;
- размер суточных превышает 2 500 рублей за каждый день нахождения в командировке за пределами нашей страны.
Однако, Высший Арбитражный Суд Российской Федерации своим решением от 26 января 2005 года № 16141/04 «О признании недействующим Письма МНС РФ от 17.02.2004 № 04-2-06 /127 «О налогообложении компенсационных выплат по возмещению расходов, связанных со служебными командировками» признал, что суточные, выплачиваемые работникам в любом размере, не облагаются НДФЛ. Обратите внимание «в любом размере»!
Как изложено в указанном решении, законодательство, в силу которого устанавливаются нормы суточных, не включаемых в налогооблагаемый доход, не ограничивается Постановлениями № 729 и № 93. Общий порядок установления норм суточных и ограничения их размера, указывает Высший Арбитражный Суд Российской Федерации, предусмотрен трудовым законодательством. Так как ТК РФ позволяет работодателям принимать свои нормы суточных, установленные в организации нормы суточных считаются законными.
Так же суд указал, что объектом обложения НДФЛ (статья 209 НК РФ) является полученный налогоплательщиком доход. В статье 41 НК РФ определено понятие дохода — это экономическая выгода. Таким образом, НДФЛ облагается экономическая выгода, полученная работником. При командировке же работник расходует денежные средства, необходимые для выполнения служебных обязанностей, которые ему в дальнейшем и возмещает работодатель. Т. е. эти средства не являются доходом.
Арбитражный суд установил при этом, что доход у работника может возникнуть только в случае, если ему в индивидуальном порядке выплачена сумма большая, чем это установлено коллективным договором или локальным нормативным актом организации. Если же суточные выплачены в пределах норм, установленных в организации, то дохода не возникает. Поэтому работодатель не вправе включать в облагаемый доход по НДФЛ суточные, выплаченные по установленным локальным нормативным актом организации нормам.
В статье 168 ТК РФ сказано, что работодатель обязан возмещать иные расходы, произведенные работником с его разрешения или ведома. Т. е. работодатель письменно разрешает работнику в своем акте, это может быть отражено в Приказе о командировке, осуществить прочие расходы. Такими расходами могут быть: расходы по приобретению канцелярских принадлежностей, спецодежды, литературы и т. п. Соответственно расходы, произведенные работником, подтверждаются прилагаемыми к авансовому отчету документами.
Несмотря на существующее Решение Высшего Арбитражного суда РФ, мы рекомендуем в этом вопросе придерживаться положений Налогового Кодекса РФ, иначе свою позицию придется отстаивать в суде.
Важные вопросы
Если сотрудник не состоит в штате ИП, а работает на основании договора-подряда, то такой работник не может быть отправлен в командировку. Следовательно ему не могут быть выплачены командировочные расходы.
В этом случае, если такой работник выполняет какие-либо услуги, связанные с поездками, то в договоре-подряда оговариваются эти моменты. В таком договоре должны быть предусмотрены возмещения фактически произведенных затрат при выполнении данной работы или услуги. При этом указанные суммы возмещения затрат признаются расходами как часть вознаграждения за работы, выполненные по гражданско-правовому договору, а поэтому включаются в совокупный облагаемый доход физического лица и подлежат обложению НДФЛ у налогового агента, которым будет является ИП.
Работники, получавшие наличные деньги за суточные командировочные расходы в 2018 году под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
Работник, получивший деньги под отчет, обязан приложить к авансовому отчету первичные документы, подтверждающие его расходы:
- командировочное удостоверение (теперь для командировок по России и СНГ и даже за границу командировочное удостоверение можно не оформлять. Эти поправки были внесены постановлением Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595.) Но для внутреннего учета командировочное удостоверение все же лучше оформлять;
- квитанции;
- транспортные документы;
- контрольно-кассовые, товарные чеки;
- другие оправдательные документы.
Бухгалтер или при его отсутствии сам ИП, проверяет целевое расходование средств, наличие первичных документов, подтверждающих произведенные расходы, и правильность их оформления.
Проверенный авансовый отчет утверждает работодатель. Неиспользованный остаток аванса подотчетное лицо сдает в кассу организации по приходному кассовому ордеру. Если произошел перерасход средств, то соответствующая сумма выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.
Материал отредактирован в соответствии с изменениями законодательства РФ, актуальными на 05.06.2018
Тоже может быть полезно:
Информация полезна? Расскажите друзьям и коллегам
Уважаемые читатели! Материалы сайта сайт посвящены типовым способам решения налоговых и юридических вопросов, но каждый случай уникален.
Если вы хотите узнать, как решить именно ваш вопрос - обращайтесь . Это быстро и бесплатно! Также вы можете проконсультироваться по телефонам: МСК - 74999385226. СПБ - 78124673429. Регионы - 78003502369 доб. 257
Суточные командировочные расходы включают проживание, проезд, питание и другие затраты, отраженные в коллективном договоре. Для снижения налогооблагаемой базы суточные не должны превышать 700 рублей при поездках по России, 2 500 рублей при выезде за границу.
Суточные командировочные расходы: виды особенности
Практически все организации при необходимости направляют своих работников в командировки. При этом компания гарантирует своему сотруднику – сохранение его основного места работы, должность занимаемую им, средний заработок и возмещение всех затрат, имевших место во время поездки. Согласно ТК РФ ст. 168 подобные траты – командировочные расходы.
Командировочные расходы в полном объеме возмещаются организацией. Затраты на поездку по служебным нуждам включают:
- Суточные – расходы на основные личные потребности (поиск жилья, питание).
- Проездные – возмещение затрат на проезд (но только не такси), оформление билетов, постельные принадлежности во время поездки.
- Наем – аренда помещения для проживания, бронирование.
- Другие затраты – разговоры по телефону по служебной необходимости, интернет, телеграфные, банковские и почтовые услуги.
Перечисленные расходы отражены в коллективном соглашении компании, предприятия. Данный договор используется при льготном налогообложении (доходы минус затраты).
- питание;
- услуги, предоставляемые на платной основе, при отеле, по месту проживания сотрудника;
- пользование услугами других фирм, указанных в соглашении.
Перечисленные в локальном документе командировочные расходы подтверждаются работниками документально.
Командировочная отчетность: обязательная документация
Оплата поездок по служебной необходимости осуществляется на основании определенного комплекта бумаг.
До отправки сотрудника в поездку предприятие оформляет:
- служебный план;
- приказ на организацию служебной поездки;
- командировочный лист с отметкой о времени отбывания сотрудника.
По окончанию поездки, работник предоставляет в бухгалтерию организации на протяжении 3-х дней следующую отчетность:
Для подтверждения расходов во время командировки необходимо предоставить определенный перечень документов, чтобы при превышении выданного аванса сотруднику компании были возмещены его затраты, предусмотренные коллективным договором.
Командировочные расходы в бухгалтерии
При исчислении суммы подлежащей к выплате для начала определяются с основным показателем – продолжительностью нахождения работника в поездке. При этом время начала командировки – сутки отправления к месту назначения (с учетом поездки до станции, вокзала либо аэропорта). Соответственно, окончание поездки – день, когда работник приступил к основной работе.
С учетом продолжительности командировки, определяется количество суток, которые сотрудник должен был отработать за данный период времени на постоянном месте.
Согласно ТК РФ командировочные оплачиваются с учетом средней зарплаты, которая рассчитывается исходя из официальной оплаты труда за предшествующий год, которая может оказаться ниже фактического материального вознаграждения.
Предприятие по закону вправе восстановить утраченную сумму заработной платы, основываясь на внутренних бумагах компании, коллективном договоре. То есть сотруднику гарантируется обязательный средний заработок, а доплата осуществляется на основании локальных актов организации. Зачастую работодатели выплачивают максимально возможные командировочные, ведь ущемлять права командируемого не вправе никто.
Оплата выходных: суточные
Если сотрудник во время командировки в праздничные, выходные дни отдыхает, тогда средняя оплата труда за ним не сохраняется. Если ему на основании приказа приходится выполнять свои служебные обязанности, тогда ему положено возмещение в 2-х кратном размере либо однократном, но с дополнительным отгулом. Время нахождения в дороге также оплачивается в двойном размере.
Относительно суточных, то они определяются на основании локальных актов компании. Если их размер превышает 700 рублей при поездках по России и 2 500 рублей при выезде за границу, тогда они подлежат налогообложению.
Затраты подтвержденные документально на проживание, проезд возвращаются полностью, если чеков нет – возмещаются по нормальной либо номинальной стоимости. Также оплачиваются дополнительные траты, связанные с выполнением поставленных перед работником задач. Возмещение расходов подобного типа не относится к доходам, поэтому налогообложению не подлежат.
Личные затраты, представленные в отдельных счетах оплачиваются из суточных. Предприятие может по собственной инициативе возместить работнику такие расходы, но только при условии удержания НДФЛ.
Оплата командировочных затрат, за исключением ситуаций, предусмотренных законодательством, не облагаются пенсионными отчислениями, ЕСН. Работодатель может вычесть данную сумму из налогооблагаемых доходов.
Загранкомандировка: расчет и оформление
Каждое предприятия размер суточных устанавливает самостоятельно, госучреждения на основании нормативных актов. Норма – 2 500 рублей применяют только для снижения налогообложения. Превышение этой планки влечет увеличение налога на доходы физлиц для сотрудника, и невозможности снизить базу по налогу на доходы для компании.
При определении размера суточных нужно разделить время нахождения гражданина на территории РФ и за границей. Компенсация для каждого срока начисляет отдельно, ведь в пределах нашего государства выплаты осуществляются в рублевом эквиваленте, а за пределами – в валюте страны, куда был командирован работник.
Для точного определения периодов используется отметки в загранпаспорте. При этом сутки отъезда за границу относятся к нормам суточных, предусмотренных для иностранных поездок, а в день приезда – действуют российские нормы. Если при переезде за границу не проставляются отметки в загранпаспорте, то используется информация их проездных билетов. Если сотрудник за одни сутки посещает несколько стран, применяется официальная норма суточных для поездок в пункт назначения.
Отдельно учитываются командировки с продолжительностью не более 24-х часов, при которых день отъезда и въезда идентичны. При наличии подобных обстоятельств используется 1/2 установленной суточной нормы для иностранных государств.
Не следует забывать и про разницу в курсе при определении суточных для соблюдения установленного норматива. Так как ЦБ России при учете движений в валюте иностранной страны регламентирует устанавливать ее рублевый эквивалент на момент выдачи средств и время предоставления авансовой отчетности. На момент выплат пересчитанная сумма должна быть ниже 2 500 рублей, а при приезде и предоставлении необходимых бумаг – ее превышать.
Дополнительно предприятие возмещает сотруднику такие затраты, как:
- оформление визы, заграничного паспорта;
- оформление страховки при выезде за границу;
- переговоры по телефону;
- комиссии за получение денег по чекам, обмен валюты;
- перевоз багажа в пределах 30 кг;
- другие согласованные с вышестоящим руководством затраты.
При возвращении из командировки на протяжении 10 дней необходимо представить подробный отчет, к которому должны прилагаться следующие документы: чеки, копии страниц загранпаспорта с отметками таможни, точный отчет. Остаток подотчетных материальных средств возвращаются в кассу организации или перерасход выданного аванса возмещается работнику.
Командировочные суточные расходы устанавливаются предприятием самостоятельно. Но в целях снижения налогообложения не могут превышать 700 рублей при местных поездках и 2 500 рублей при выездах за рубеж. Для возмещения выплат предоставляется финансовая отчетность, на основании которой сотруднику возмещаются средства, затраченные на служебные цели.
Вконтакте