Данный документ является локально нормативным актом, который применяется для оформления штатного состава, организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Необходимо помнить, что штатное расписание - это не простая формальность, а необходимый в работе документ, наличие которого обусловлено потребностями организации.

Расписание должно содержать перечень структурных подразделений, должностей, сведений о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной плате, поэтому прежде чем приступить к составлению документа, необходимо определиться с организационной структурой предприятия.

Заполнение формы № Т-3

Форма для штатного расписания может быть самостоятельно разработана организацией, исходя из своих потребностей, но всё-таки в качестве бланка рекомендуется использовать унифицированную форму № Т-3.

В зависимости от размера и штатной численности организации обязанности по составлению и заполнению формы № Т-3 могут быть возложены как на работников отдела кадров, так и на бухгалтеров или даже руководителей.

Наименование организации в документе должно указываться в точном соответствии с учредительными документами.

Следует обратить внимание, что в форме № Т-3 указывается как минимум две даты: дата составления (в графе "Дата составления" в формате "дд.мм.гггг"), а также дата вступления документа в силу, с указанием периода его действия (как правило утверждается на один год). В связи с этим, при заполнении формы не стоит путать эти даты, поскольку дата составления штатного расписания зачастую предшествует дате начала его действия.

Наименования структурных подразделений должны указываться в соответствии с утвержденной структурой организации. Особенностью заполнения данной колонки является то, что коммерческие организации могут вводить любые наименования структурных подразделений, которые считают целесообразными, руководствуясь лишь требованиями к терминологии и общепринятыми понятиями и определениями. В то же время, государственные учреждения и организации с вредными и (или) опасными условиями труда при указании подразделений должны руководствоваться требованиями общероссийских и отраслевых классификаторов, а также тарифно-квалификационных справочников и других нормативных документов, так как от этого зависит ряд льгот, предоставляемых работникам данных организаций при выходе на пенсию.

Код для каждого структурного подразделения устанавливается организацией самостоятельно и необходим для ведения документооборота, а также для обозначения места структурного подразделения в иерархии организации.

Наименование должностей рекомендуется определять в соответствии с "Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов" (ОКПДТР), который содержит наименования профессий и должностей, а также их кодовые обозначения. В штатном расписании следует указывать и вакантные должности, в виде соответствующей пометки в колонке "Примечание", либо с указанием количества вакантных штатных единиц со сноской внизу страницы, где указывается, что должность вакантна.

Количество штатных единиц для каждой должности определяется потребностями организации в тех или иных видах работ, а также исходя из экономической целесообразности.

В соответствии с правилами заполнения "Альбомов унифицированных форм первичных учетных документов", стоимостные показатели указываются в рублях с точностью до второго знака после запятой. И если ваша организация при определении должностного оклада сотрудников не обязана придерживаться только Единой тарифно-квалификационной сетки, то никто не может запретить вам в утверждаемом штатном расписании в графе "Оклад (тарифная ставка)" не указывать конкретный оклад по данной штатной единице, а определить возможные границы. К примеру: 1000-1500, это позволит Вам дифференцированно оплачивать труд работников, занимающих одноименные должности по штатному расписанию, но при этом учитывать их квалификацию и различия в трудовой функции и не нарушать требования трудового законодательства о запрете "дискриминации" (преодолеть уравниловку).

Унифицированная форма № Т-3 содержит несколько колонок (6-8) объединенных общим названием "Надбавки". В них фиксируются все стимулирующие и компенсационные выплаты (надбавки, премии, доплаты и т.п.), предусмотренные для той или иной должности. При установлении данных выплат в соответствующей колонке делается пометка - в каком размере и за что установлена надбавка (доплата).

При невозможности заполнения колонок 5-9 в рублевом исчислении в связи с применением иных систем оплаты труда (например, бестарифной, смешанной и пр.) указанные колонки заполняют в соответствующих единицах измерения (процентах, коэффициентах и пр.).

Девятая колонка "Всего" рассчитывается сложением 5-8 колонок и умножением получившейся суммы на количество штатных единиц из колонки 4. Итоговая сумма по всем должностям будет являться месячным фондом заработной платы.

Штатное расписание - это документ, который содержит информацию о должностях, количестве штатных единиц и тарифных ставках с учетом различных надбавок структурных подразделений организации.

Как составить штатное расписание

В качестве бланка штатного расписания применяют унифицированную форму № Т-3, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1.

Штатное расписание составляют по структурным подразделениям организации в порядке подчиненности сотрудников. Форма штатного расписания заполняется сотрудником кадровой службы, экономистом по труду либо бухгалтером. Утверждается штатное расписание приказом руководителя организации.

Штатное расписание организации: инструкция по заполнению формы Т-3

Заполняем поле «наименование компании» согласно данным в учредительных документах организации.

Проставляем код ОКПО организации.

Ставим номер, дату составления штатного расписания (в формате число, месяц, год) и период его действия.

В графе «Утверждено» указываем дату и номер приказа руководителя организации об утверждении штатного расписания, общее количество штатных единиц.

Переходим к заполнению таблицы.

В первой и второй графе указываем соответственно наименование и код структурного подразделения организации.

В третьей графе указываем должность в соответствии с Классификатором профессий по каждому структурному подразделению в порядке подчиненности.

В четвертой графе указываем количество штатных единиц по каждой должности.

В пятой графе проставляем тарифную ставку (оклад) в рублях по каждой должности.

Шестая-восьмая графы «Надбавки» заполняются в случае наличия дополнительных выплат (в рублях) работникам определенных должностей за особые условия труда, режим работы, особые знания либо поощрительные премии.

Значения девятой колонки исчисляются путем суммирования чисел в колонках 5-8 и умножения на количество штатных единиц в четвертой колонке по каждой должности.

Подбиваем итоговое количество штатных единиц (сумма значений в четвертом столбце) и итоговый месячный фонд заработной платы (сумма значений в девятой графе).

Ставим подписи руководителя отдела кадров, главного бухгалтера.

В штатное расписание могут вноситься изменения в связи с введением новой должности, ее переименованием, переводом в другой отдел, изменением тарифной ставки и т.п. на основании приказа руководителя организации.

Руководителям предприятий рекомендуется использовать унифицированную форму, которая утверждена постановлением от 24.03.1999 N 20. Если расписание составляется первично, то руководство должно четко продумать перечень всех должностей, которые будут на предприятии, а также составить дополнительный документ, который фактически регламентирует оплату рабочего труда. Определяется, что штатное расписание может составляться любым сотрудником, но практика показывает, что руководители доверяют такое дело бухгалтерам или же сотрудникам кадровых отделов.

В трудовом кодексе определено, что любой предприниматель или же юридическое лицо, которое осуществляет процесс заключения трудового договора с сотрудниками, обязан осуществить составление штатного расписания. В тоже время в законе не определены отличия составления данного документа для ИП или же ООО. То есть, все руководители имеют право использовать форму Т-3, заполнение которой не имеет особых сложностей и проблем.

Форма Т-3 в своем составе содержит информацию обо всех подразделениях организации, количества штата единиц, перечисление должностей и пр. То есть, можно использовать унифицированную форму, в которую просто нужно внести индивидуальные данные. Заметим, что расписание внесено в перечень унифицированных форм. Большинство руководителей используют данную форму по той причине, что она содержит в своем составе все необходимые колонки и графы. Применение документа не является обязательным. В письме Роструда N ПГ/409-6-1 четко указывается на то, что Т-3 - рекомендуемая форма, но руководитель вправе осуществить разработку собственной формы документа, главное учесть в его составлении все требования законодательных норм. В статьях 15 и 57 ТК РФ указываются определенные нюансы оформления расписания, с учетом того, что наименования всех должностей, которые существуют на предприятии, непременно должны быть внесены в расписание.

Также устанавливается требование использовать такие реквизиты:

• Перечень всех подразделений, которые разработаны в организации;
• Указываются все должности, а также сведения, которые касаются количества штатных единиц;
• Обязательно вносится в документ информация об окладах по должностям, также вносятся данные о надбавках и пр.

Чтобы данный документ приобрел юридическую значимость нужно составить приказ руководителя, который фактически одобряет разработанное расписание, принимая его в качестве внутреннего, локального документа. Что касается срока действия штатного расписания, то руководство вправе самостоятельно его определять. Например, в организации может каждый год разрабатываться расписание, но нужно указывать его срок на составленном документе. Как правило, составление расписания на год импонирует компаниям, которые развиваются очень динамично, что приводит к расширению штата, формированию новых должностей, формированию более высоких показателей оклада, премий и пр. Маленькие организации чаще всего осуществляют процесс составления расписания на более существенный срок. На бланке нужно будет указать дату начала действия, то есть, дату, с которой данное расписание применяется на предприятии. Обязательно указывается срок действия.

Бывают ситуации, когда в процессе деятельности предприятия возникают определенные изменения. Например, меняется оклад, появляются новые штатные единицы, меняется наименование должностей. В данном случае, можно составить новое расписание, а можно просто осуществить процесс внесения изменений в действующий документ. Для внесения изменений руководитель составляет специальный приказ с указанием на проведение необходимых изменений. В разработанную и действующую форму Т-3 вносят все необходимые изменения, но исключительно в соответствии с ранее выпущенным приказом.

Впрочем, бывают достаточно крупные изменения. Например, на предприятии осуществляется сокращение штата, в данном случае рациональнее будет составить новое штатное расписание.

Таблица данного расписания в стандартной форме Т-3 содержит в себе информацию о подразделениях с обязательным указанием кодов, внутренней классификации, а также с указанием наименований всех должностей, причем с использованием классификатора ОКПДТР. Указывается количество должностей, и непременно указывается информация по окладу, а также различным надбавкам, если такие будут иметь место.

На основании штатного расписания можно достаточно быстро осуществить процесс просчета месячного бюджета для сотрудников подразделений. Так как фактически можно будет суммировать заработную плату должностных единиц, и умножить на количество, которое предусмотрено по каждой должностной единице.

После заполнения формы она должна быть обязательно передана руководителю на утверждение. Если руководитель формирует замечания по составлению, то форма перезаполняется. В конечном итоге форма должна быть подписана руководителем. Вверху бланка должна стоять специальная отметка - «утверждено».

Обязательные реквизиты формы Т-3

1. Обязательно указывается полное наименование организации. Причем устанавливается необходимость указать наименование, которое будет соответствовать учредительным документам организации;
2. Ставится 8-значный код предприятия (код ОКПО). Указывается номер штатного расписания. Нужно сразу же сказать о том, что по номеру нет никаких особых требований. Фактически, каждый год расписание может иметь номер 1, а можно просто следить за порядковой нумерацией;
3. Проставляется дата составления документа. Помните о том, что на документе ставится фактическая дата его составления, тем не менее, она может фактически отличаться от даты введения расписания в действие. Например, расписание может быть составлено в декабре, а вводить его на предприятии можно только с января;
4. Прописывается срок действия расписания. Как вы уже поняли, мелкие предприятия с минимальными аспектами развития могут составлять расписание на несколько лет. Если предприятие имеет весьма высокую динамику развития, то в данном случае расписание составляется на год. Но, в течение данного времени формируется возможность вносить определенные изменения;
5. Чтобы штатное расписание приобрело значимость, оно непременно должно быть принято руководителем. Причем, в данном случае составляется специализированный приказ. Гриф «утверждено», а также все реквизиты составленного приказа непременно должны быть указаны на форме Т-3. Также поверх грифа принято ставить печать организации. Тем не менее, данное правило не закреплено на законодательном уровне.

Как заполнить форму Т-3?

Порядок составления формы Т-3 потребует использования определенных данных первичных документов организации. Очень важно, чтобы в шапке фигурировало именно то название предприятия, которое отражено в учредительных документах (то есть, организационное, а не коммерческое наименование).

В первой графе указывается наименование структурного подразделения. Обратите внимание на то, что речь идет о филиалах, цехах, отделах, представительствах. В данном случае осуществляется процесс распределения подразделений по значимости. То есть, изначально указываются данные о представительствах, отделах, цехах. Что касается распределения информации по отделам, то начинать нужно с тех отделов, которые имеют более существенные аспекты финансовой значимости. Например, отдел инвестиции, после чего, отдел реализации и пр. Это рекомендательный аспект заполнения, он не является обязательным. Так что, можно указывать все данные о подразделениях так, как вам это будет удобно.

Во второй графе вам нужно будет указать код подразделения. В принципе, кодирование присваивается на самом предприятии, причем можно использовать обычную порядковую очередность, можно использовать кодификацию по отделам, и подчиненным ему отраслям. Например, отделу финансов вы присваиваете код 02, а бухгалтерия, которая будет работать в данном отделе будет иметь код 02.1 и пр. Заметим, что на мелких предприятиях данная графа вовсе не заполняется.

В третьей графе отражается информация о должности. Наименование указывается в единственном числе и исключительно в именительном падеже. Определена необходимость указания должности без сокращений и аббревиатур. Все должности, которые связаны с тяжелыми, а также вредными условиями труда определяются профессиональными стандартами, и все данные по таким должностям нужно будет получать посредством квалификационно-тарифных справочников. Наименования остальных должностей могут быть выбраны руководителем самостоятельно, так как законодатель не устанавливает никаких ограничений по данному вопросу.

В процессе выбора наименований должностей рекомендуется использовать специализированный классификатор профессий (ОКПДТР). В данном справочнике предложены наименования всех должностей, а также различных профессий, причем с их точным кодовым обозначением.

В четвертой графе указывается количество штатных единиц. Вы должны указать количество рабочих мест по каждой отдельной должности. Причем, вы должны помнить, что можно указывать целые и дробные единицы. Например, это может быть целая ставка, или же всего 0,25 ставки. Заметим, что работодатель имеет право указывать в штатном расписании предполагаемое количество работников, несмотря на то, сколько специалистов работает на предприятии. Например, в расписании указано 3 бухгалтера, но фактически может быть всего 2 бухгалтера, а одна должность остается вакантной. Но, тут есть исключение, если есть штатная единица, которая отведена под квоту для работников-инвалидов, то о ее вакантности непременно нужно сразу же сообщать в центр занятости.

В пятой графе определяется информация о тарифной ставке или же окладе. В данную графу может проставляться определенная тарифная ставка, а также указываться информация о принятом окладе. Если же нет возможности четко указать конкретное цифровое значение, то в данном случае можно указать форму оплаты труда. Это может быть аккордная или же сдельная оплата. Но, в следующей графе вы непременно должны поставить ссылку на положение, которое касается оплаты труда, где осуществляется детальное описание расчета оплаты фактически выполненной работы.

Заметим, что стоимостные показатели при заполнении унифицированных форм первичных документов указываются исключительно в рублях. Причем, устанавливается необходимость указания показателей с точностью до второго знака, который следует после запятой. В тоже время, если ваша организация не формирует окладов, то никто не может вам запретить в штатном расписании не указывать конкретные данные по окладу по той или же иной штатной единице. Можно просто определить возможные границы. Например, можно указать сумму в размере 1000-1500 рублей. Такая граница позволит вам в дальнейшем правильно, не нарушая норм законодательства осуществлять выплату заработной платы с учетом совместительства, квалификации, определенных иных характеристик работника.

В 6-8 графах указываются надбавки. Сюда вносится информация по всем надбавкам, которые формируются на основании работы специалистов в ночное время. Также, формируются надбавки за перевыполнение плана, за работу в сложных климатических условиях и пр.

Если на вашем предприятии применяются различные виды надбавок и их весьма существенное количество, то составляется отдельный документ, в котором прописывается вся необходимая информация, после чего, в указанных строках формы Т-3 просто дается ссылка на ваш локальный документ по надбавкам.

В девятой графе указывается информация по бюджету организации по определенной должности с учетом всех штатных единиц. Но, данная графа заполняется исключительно в том случае, если были заполнены все графы по оплате труда. Если же такие данные вы не вносили, то ставится прочерк. Если же данные вносились, то по всем должностям умножается сумма оклада на количество предусмотренных рабочих единиц.

В десятой графе указываются примечания. Именно тут вы сможете указать внутренний документ, который фактически определяет все нюансы начисления заработной платы. В процессе составления документа работодатель вправе фактически исключать те графы, которые ему не нужны, или же показатели которых определить на данном, конкретном предприятии будет невозможно.

Так как в законодательных актах не определена обязанность работодателей каждый год осуществлять составление расписания, нередко работодатели осуществляют составление расписания на все время работы, и в случае возникновения определенных изменений не занимаются созданием нового расписания, а осуществляют процесс его изменения.

Чтобы внести в документ все необходимые изменения, нужно составить специализированный приказ. Причем, в данном приказе должны быть отражены все данные, которые касаются существующего и действующего штатного расписания, а также должны быть предоставлены указания, которые касаются внесения определенных изменений. Все изменения описываются детально и точно.

Все изменения, которые формируются на предприятии определяются исключительно работодателем, который также имеет право принимать решения по вопросу внесения изменений в штатное расписание. Законодатель не устанавливает ограничений на количество и сроки внесения изменений. В тоже время, в трудовом законодательстве определена необходимость в четко определенные сроки внести изменения в штатное расписание в том случае, если производится процедура сокращения сотрудников.

• Наименование должностей, которые указываются в расписании, непременно должны соответствовать тем наименованиям, которые указываются в трудовом соглашении. Причем, при внесении данных в тот или же иной документ нельзя использовать сокращения;
• Сама запись должностей осуществляется в своеобразном убывающем порядке. То есть, стразу указывается основная - главная должность, после - должности по убыванию;
• Документ должен быть подписан руководителем, а также главным бухгалтером, рекомендуется ставить на расписании печать организации;
• Если в процессе заполнения документа были допущены ошибки, то исключается возможность их исправления при помощи корректора, но допускается легкое и аккуратное зачеркивание, причем, рядом должны быть указаны правильные данные. При внесении исправлений, напротив исправления ставится печать ответственного лица, которое осуществляет составление документа;
• Если речь идет о серьезных ошибках, например, в наименовании должности, то внесение исправлений в данном случае курируется исключительно приказом руководителя. Составляется приказ, в котором четко указывается на то, какие именно должны быть внесены изменения в расписание. После чего, ответственное лицо осуществляет внесение всех необходимых изменений.

Для чего нужно расписание?

Расписание - документ, который фактически является необходимым для приема на работу наемных работников, так как он курирует все данные по должностям, единицам рабочих мест, местам по квотам, а также позволяет контролировать аспект начисления оплаты тем или же иным сотрудникам в соответствии с предусмотренными ставками. Также такое расписание становится основой возможности систематически осуществлять кадровый анализ предприятия. На основании предусмотренных должностей, и фактически затребуемых, формируется возможность правильно балансировать вопрос найма работников в будущем.

Для руководителя расписание становится основой быстрого расчета возможных расходов на оплату труда всем сотрудникам, так как в расписании формируется указание суммы затрат на оплату деятельности сотрудников по тем или же иным должностям. Сотрудники кадровых отделов имеют возможность на основании расписания правильно осуществлять анализ необходимости набора или же увольнения сотрудников. Кроме всего прочего, расписание может стать надежным элементом защиты интересов работодателя в суде, при возникновении определенных спорных ситуаций с работниками, которые касаются сокращения численности, или же по вопросам отказа в трудоустройстве.

Нужно ли составлять расписание формы Т-3?

В 2013 году был создан законодательный акт, который определяет, что коммерческие организации имеют право не осуществлять оформление кадровых документов по ранее составленным формам, который были обязательными. То есть, форма Т-3 является рекомендуемой, но не обязательной. В тоже время, законодатель отменяет необходимость использовать стандартные и унифицированные формы, но нет отмены на составление расписания. Обязанность составлять расписание штатного значения сохраняется как за юридическими лицами, так и за индивидуальными предпринимателями.

Руководитель имеет право самостоятельно проработать форму штатного расписания, которая будет использоваться именно на четко определенном предприятии. Структура, форма и содержание документа не нормированы законодателем, но устанавливается ряд обязательных реквизитов. Что фактически говорит в пользу готовой формы Т-3, которая содержит в себе все необходимые данные. Форма представляет собой практический и удобный способ оформления расписания, так как в нее внесены все те сведения, которые должны быть отражены в расписании в соответствии с трудовым законодательством. В тоже время, определенные графы руководитель имеет право не заполнять.

Хранение документа

Руководитель может хранить оригинал расписания в бухгалтерии или же отделе кадров. При этом, оба подразделения должны иметь данный документ на руках, чтобы в соответствии с ним осуществлять составление иной документации.

Расписание должно храниться в организации постоянно. При проведении определенных проверок, контрольные и надзорные инстанции могут осуществить процесс затребования оригинала расписания, и руководство должно предоставить данный документ на изучение. Если же на предприятии данного документа не будет, то формируется возможность наложить на предпринимателя или же юридическое лицо штраф, причем, будет также выдано предписание о составлении расписания, как одного из основных документов, имеющих важное значение во взаимоотношениях работодателя и работника.

Выводы

Расписание штатного типа является обязательным документом, так как оно фактически определяет все нюансы по приему на работу тех или же иных сотрудников, а также определяет начисление денежных средств в качестве оплаты труда. Законодатель предлагает предпринимателям и юридическим лицам воспользоваться отработанной формой Т-3, которая содержит в себе все данные, касающиеся обязательных и дополнительных реквизитов расписания. Но, закон не запрещает вам самостоятельно осуществить составление расписания по индивидуальной форме, в зависимости от особенностей именно вашего конкретного предприятия.

Форма Т-3 очень проста в заполнении, содержит незначительное количество строк, которые нужно будет заполнить, при этом, есть проработанные инструкции, посредством которых можно быстро осуществить заполнение документа. Также вы можете использовать автоматическое составление расписания при помощи специализированных программ.

26.03.2018, 20:18

Решено составить штатное расписание. Бланк в электронной форме был бы весьма кстати. Понятно, что начать подготовку документа лучше, имея перед глазами заполненный образец. Ведь лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать. Однако после ознакомления с примером понадобится актуальный бланк, чтобы подготовить свое штатное расписание. Скачать бесплатно бланк excel, подготовленный нашими специалистами, можно в статье.

Обязанности нет

Трудовое законодательство не содержит прямого требования для работодателей оформлять штатное расписание. Однако, несмотря на это, «штатку» лучше составить. Ведь штатное расписание содержит полную информацию о людских ресурсах организации и о месячном фонде оплаты труда (ст. 57 ТК РФ, раздел 1 указаний, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Для этого и нужно скачать штатное расписание (бланк).

Трудовые отношения – это соглашение между работником и работодателем (организацией или индивидуальным предпринимателем) о выполнении работы, определенной договором, за плату. Во время работы сотрудник находится под управлением и контролем работодателя, подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка и трудится в интересах работодателя (ст. 15 ТК РФ).

При том, что нужно не просто штатное расписание, а бланк 2018. Имея в своем распоряжении «штатку», можно наглядно увидеть структуру организации и рассчитать необходимое количество денег на содержание персонала. Эта информация может понадобиться менеджерам компании для принятия управленческих решений. Вот зачем организациям нужно штатное расписание. Бланк ворд или эксель можно выбрать, ориентируясь на предпочтения кадровика.

Для одинаковых должностей в «штатке» должна быть предусмотрена одинаковая оплата труда. Дело в том, что за равный труд по закону полагается равная оплата (ст. 22, ч. 2 ст. 132 ТК РФ). При необходимости диверсифицировать оклады работников, занимающих одинаковые должности, самым безопасным будет ввести в форму Т-3 понятия «старший», ведущий», «помощник» и т.п. Например, «старший кассир». Помимо этого в трудовых договорах с работниками нужно прописать различный функционал сотрудников на одноименных должностях:

• разные права и обязанности;
• различный уровень ответственности.

Другим способом обезопаситься от претензий проверяющих является введение специальной надбавки для сотрудников, которых предполагается поощрить.

Выбираем формат

Существует унифицированная форма штатного расписания. Однако применять именно этот бланк коммерческие организации не обязаны.

По выбору работодателя можно:

• использовать унифицированную форму штатного расписания № Т-3, утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 (Форму Т-3 «Штатное расписание»: бланк скачать бесплатно можно в конце статьи);
• применять самостоятельно разработанную форму, утвержденную руководителем (при условии, конечно, что в ней содержатся все необходимые реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Право выбора есть только у организаций коммерческого сектора. Бюджетные организации должны использовать в работе исключительно унифицированный бланк (ст. 7, 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, письмо Минфина от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012).

Специально для читателей наши специалисты подготовили штатное расписание 2018. Скачать бланк в эксель можно по прямой

Форма штатного расписания предусматривает свои особенности заполнения. Узнайте, можно ли обойтись без бланка унифицированной формы Т-3 и скачайте пример заполнения формы и бланки штатного расписания Т-3 в Excel и Word.

Читайте в нашей статье:

Какие сведения содержит унифицированная форма штатного расписания Т-3

С 2013 года унифицированные формы документов перестали быть обязательными, но многие работодатели продолжают их использовать. Все потому, что они привычны, удобны и полностью отвечают требованиям законодательства. А при необходимости наниматель всегда может дополнить их необходимыми данными.

Форма штатного расписания Т-3 обязательна к наличию у работодателя (ст. 57 ТК РФ). ШР утверждается приказом руководителя, а срок его действия не ограничивается. Расписание прекращает свое действие с момента издания нового документа .

“Штатка” является удобным механизмом анализа состава персонала и фонда заработной платы. В нем отражаются не только занятые позиции, но и вакантные. Форма составляется по всей организации в целом (включая обособленные подразделения и филиалы).

Мы подробно рассмотрим форму штатного расписания Т-3 и образец её заполнения на 2018 год.

Условно документ можно разделить на 3 части:

• основные сведения (реквизиты документа);
• табличная часть (непосредственно штатное);
• подписи ответственных.

Читайте также:

Основные сведения

Прежде всего в форме № Т-3 указывается название компании, которое должно в точности соответствовать учредительным документам. Указание, к примеру, торговой марки - недопустимо. В случае, если у компании есть сокращенное наименование, оно указывается в скобках.

Код ОКУД - номер формы документа из общего классификатора унифицированных документов. Его изменять не требуется, он одинаков для всех работодателей.

Код ОКПО - код организации. Его можно найти в информационном письме из органов статистики. Такое письмо обычно хранится в папке с учредительными документами. Если найти его не удалось, уточните у главного бухгалтера.

Реквизит “Номер документа”. Здесь можно применить сквозную нумерацию, что удобно для компаний, которые редко изменяют “штатку”. При таком варианте изначальному документу присваивается номер 1, следующему 2 и так далее, независимо от года.

Применение нумерации внутри текущего года, а в следующем году начинать все с № 1 - другой вариант. Он удобен, когда в течение года .

Дата проставляется текущая. Период действия документа может составлять разные промежутки, в зависимости от потребностей компании (месяц, полугодие, год).

Утверждается унифицированная форма Т-3 штатное расписание . На ее бланке проставляются только реквизиты документа. Ниже указывается общее число штатных единиц из табличной формы.

Читайте также:

Табличная часть штатного расписания

Табличная часть формы Т-3 состоит из 10 столбцов. Количество строк напрямую зависит от числа должностей. Группировку удобнее всего производить по структурным подразделениям, а внутри подразделений - по иерархии. Так быстрее всего можно найти требуемую строку.

Столбец 1. Название структурного подразделения. Расположение структурных подразделений по строкам удобнее формировать по принципу подчиненности - от верхних ступеней управления к рабочему персоналу. Для некоторых льготных профессий название отдела (цеха и т.д.) имеет немаловажное значение. При неправильном наименовании сотрудник может лишиться определенных льгот. Поэтому при наименовании отделов обратитесь к отраслевым классификаторам.

Столбец 2. Код. Присваивается работодателем самостоятельно и отражает подчиненность отделов внутри компании. Если в составе структурной единицы 015 есть подчиненные элементы, то они будут нумероваться 015.01, 015.02 и т. д.

Читайте также:

Столбец 3. Наименование должности . Как назвать ту или иную должность - решает наниматель самостоятельно. Но если такая должность включена в перечень “льготных”, то она должна соответствовать нормативному названию. Если в специальности работника предусмотрен разряд, каждый разряд прописывается отдельной строкой (бетонщик 2 разряда, бетонщик 3 разряда, …, бетонщик 7 разряда).

Столбец 4. Количество штатных единиц. Может указываться как фактическое число трудящихся данной специальности, так и прогнозное, требующееся компании для нормального функционирования или с перспективой развития. Таким образом, в данном столбце отражаются и вакантные позиции.

При необходимости допускается использование не только целых, но и дробных значений. Это необходимо, когда сотрудник не требуется на полный день. Чаще всего дробные ставки отдаются совместителям. В ШР это отображается как: 0,5; 0,25; 0,75 ставки.