Объяснительную записку в России часто воспринимают как малозначительную формальность и относятся к ее составлению несерьезно. Это неправильный подход. Грамотно написав такой документ, можно защитить себя от дисциплинарных взысканий, от карьерных проблем, а иногда и существенно сэкономить. О том, что такое объяснительная записка и как ее писать в различных жизненных ситуациях, читайте в нашей статье.

Объяснительная – письменный документ, автор которого поясняет причины какого-либо события или факта, имевшего место с ним или с лицами, за которые этот человек отвечает. Такая записка пишется добровольно или по требованию адресата (например, руководителя, который в соответствии с Трудовым кодексом РФ должен принять решение о взыскании с учетом объяснений работника).

Для чего пишут объяснительную записку

Писать объяснительную записку человеку приходится не потому, что адресат активно интересуется происходящими в жизни автора событиями. Изложение обстоятельств происшествия с точки зрения его участника – это возможность принять справедливое решение. Поводом для написания объяснительной записки чаще всего являются негативные события: опоздание на работу, пропуск занятий в школе, невыполненное поручение и т.п.

В случаях, когда виновнику грозит серьезное наказание – например, увольнение или дисциплинарное взыскание, – объяснительная записка может стать поводом для отмены санкций или, напротив, будет подтверждающим документом.

Иногда объяснения становятся аргументом сторон в суде, они могут обезопасить работника или работодателя от ответственности или стать доказательством.

Виды объяснительных записок

По большому счету, существует всего два вида таких документов:

• Разъяснение обстоятельств и причин события или факта – в эту категорию укладывается подавляющее большинство всех объяснительных, о которых пойдет речь ниже.
• Разъяснение полученных данных – объяснительные записки, касающиеся расчетов и отчетности в различных сферах деятельности.

Куда пишут объяснительные записки

Объяснять свое или кого-либо другого поведение принято в нескольких сферах:

• По месту работы

Записку пишет работник, если он нарушил трудовую дисциплину (опоздал на работу, пришел нетрезвым, не сдал вовремя отчет, не надел спецодежду и т.д.), причинил своему работодателю материальный ущерб, участвует в трудовом споре и в других подобных ситуациях. Объяснительные за опоздание и другие происшествия обычно подаются в отдел кадров, начальнику подразделения или непосредственно работодателю (если это, скажем, ИП).

• По месту учебы

В этом случае может быть два варианта. Если речь идет о школе, объяснительную записку пишут родители или сам ученик (в зависимости от возраста школьника). В высших и средних учебных заведениях записки пишет студент, в отдельных случаях – его родители или законные представители.

• В детский сад

Объяснительные записки в дошкольные учреждения представляют родители, причем объясняют они свои действия (например, причины отсутствия ребенка или задержки оплаты), а не поступки детей.

Сроки написания объяснительных записок

В трудовом законодательстве установлен четкий срок предоставления объяснительной записки. Статья 193 Трудового кодекса РФ обязывает работодателя не вводить дисциплинарное взыскание в течение двух рабочих дней после требования о предоставлении работником объяснений. Если за эти два дня работник записку не составил, срок считается истекшим.

В какое время предоставлять объяснительные записки по месту учебы, в детский сад и другие учреждения, решает администрация этих организаций, причем срок должен быть разумным.

Юридическое значение объяснительных

Подобные записки имеют существенное правовое значение, особенно если дело касается трудовых отношений. Согласно Трудовому кодексу РФ, объяснения работника – обязательная часть процедуры привлечения к дисциплинарной ответственности. До тех пор, пока не получена объяснительная записка (если не истек срок ее предоставления, указанный в предыдущей главе) никакие меры к работнику приняты быть не могут.

Важен не только сам факт предоставления объяснения, но и его содержание. На основе записки работодатель может как применить максимально возможное взыскание, так и отменить наказание работника полностью. Другими словами, если вы опоздали на работу или не выполнили какое-либо поручение по уважительной причине, то объяснительная может спасти вас от кары работодателя.

В то же время написание объяснительной не является обязательным для работника, он может отказаться от этого без каких-либо правовых последствий (за исключением того, что работодатель будет принимать решение, основываясь либо только на собственной оценке ситуации, либо на оценке свидетелей и других участников события).

Способ написания объяснительной записки

Законодательством и бытовыми обычаями предусматривается два способа написания объяснительных:

1. Написание от руки – это предпочтительный способ, поскольку позволяет идентифицировать автора, а также дает возможность избежать подлога. Но даже если записку пишет не сам автор, в ней обязательно должна быть его собственноручная подпись.
2. Написание на компьютере – чаще применяется в организациях, где установлена четкая форма таких документов. Каким бы ни был текст, подпись обязательно должна быть написана от руки.

Как именно писать объяснительную – личный выбор ее автора.

Как составить объяснительную записку

Несмотря на различные требования к форме и виду объяснительной записки в разных организациях, есть и общие требования.

Адресат объяснительной

Зависит от размеров организации, а также от причины написания записки. Если предприятие или учреждение небольшое, объяснительную пишут на имя руководителя. В организациях со сложной структурой адресатом может быть руководитель подразделения (начальник цеха, управления, отдела, участка и т.д.).

Если речь идет об объяснительных записках по месту учебы, они обычно подаются на имя ректора или руководителя учебной части, директора школы. В детском саду – на имя заведующей.

Содержание объяснительной записки

Жестких общеприменительных нормативов для оформления объяснительной не существует, за исключением того, что писать ее нужно на листе А4. Считается, что составляться она может в свободной форме, но обязательно должна содержать такие данные:

• адресат обращения – пишется в правом верхнем углу листа. Сначала указывается должность руководителя, на которого подается записка, – полностью, включая название организации. Затем – фамилия, имя, отчество руководителя. «Начальнику управления качества дирекции по обеспечению бизнеса ОАО «Первый металлист» Петрову Ивану Сидоровичу»;

• автор обращения – должность, фамилия, имя, отчество. Допускается два варианта: «от менеджера отдела качества Иванова Ивана Ивановича» («от кого») и «менеджера отдела качества Иванова Ивана Ивановича» («чья»);

• название документа – помимо общей категории – «Объяснительная записка» – нужно указать суть события – «об опоздании на работу», «о причинах отсутствия на рабочем месте», «о нарушении трудовой дисциплины» и т.д., с выравниванием по центру листа;

• основная часть – текст объяснительной записки, который состоит из двух частей:

1. фактическая (изложение обстоятельств происшествия, даты, места, участников).
2. пояснения причин произошедшего.

В обеих частях стиль – строго деловой, без жаргонной лексики. Писать нужно от первого лица. Аргументация должна быть краткой, но убедительной. В качестве доказательств необходимо излагать подтвержденные факты, ссылаться на документы или на свидетельства других людей. Вывод в тексте не нужен, его будет делать адресат записки.

• Дата написания записки – нельзя путать с датой события, которое вы объясняете, это имеет юридическое значение, речь о котором пойдет ниже.

• Собственноручная подпись автора объяснительной записки. Факсимиле не допускается.

Приложения к объяснительной записке

Приложенные к объяснительной документы делают аргументацию максимально убедительной. В роли приложений могут выступать:

• справки (от врача, из ГИБДД, от представителя организации, которую посещал автор объяснительной и т.д.);
• акты (о произошедшей аварии на коммунальных сетях, о ремонте дороги и т.д.);
• сообщения в СМИ о событиях, на которые идет ссылка в объяснительной записке;
• другие документы.

Образцы объяснительных записок

Несмотря на то, что текст записки можно придумать с нуля, смысла изобретать велосипед нет. Предлагаем вам примеры объяснительных записок, которые можно с успехом использовать в своих жизненных ситуациях.

Объяснительная по месту работы

Поводов к составлению таких документов может быть несколько.

О невыполнении должностных обязанностей – сторож не обошел территорию, в результате чего произошла кража, бухгалтер не отправил отчет, из-за чего фирма понесла убытки и т.п. В этом случае необходимо найти веские объяснения своим действиям (или бездействию). Крайне нежелательно обвинять в произошедшем коллег или руководство, записка должна объяснять именно ваше поведение.

2 Об ошибках в работе – имеются в виду неумышленные ошибки в расчетах, в действиях работника и т.п. Здесь лучшей стратегией будет признание ошибки и обещание впредь такого не допускать. Попытка возложить ответственность за ошибку на другого человека допустима только при наличии документального подтверждения.

о нарушениях трудовой дисциплины – прогулах, опозданиях, отсутствии в рабочее время, нарушении инструкций и предписаний и т.п. Поскольку большинство таких нарушений тянут минимум на дисциплинарное взыскание, причину нужно описать очень убедительно.

Образец объяснительной записки о невыходе на работу

Объяснительная по месту учебы

Текст зависит от места, куда подается записка, и от того, сам ли учащийся объясняет свой поступок либо это делают его родители:

1 В школу – чаще всего родители объясняют причину отсутствия сына или дочери на занятиях. Это может быть болезнь, участие в соревнованиях или других мероприятиях, семейные обстоятельства. Если в младших классах классный руководитель чаще всего не требует документального подтверждения объяснений, то в старших классах, если нет справки от врача, в объяснительной записке в школу требуется привести убедительные аргументы.

2 В вуз или среднее специальное учебное заведение – родители или сам студент объясняет причину отсутствия на лекциях, семинарах или экзаменах. Плохое самочувствие или не подтвержденные документами недуги больше одного раза не пройдут.

Объяснительная в детский сад

Это документ, на основании которого родителям могут, например, вернуть сумму, уплаченную за питание ребенка в пропущенный им день. Но требуются уважительные причины отсутствия.

Сколько времени хранится объяснительная

Срок хранения объяснительных записок аналогичен сроку хранения личного дела сотрудника – 75 лет после сдачи в архив.

Часто задаваемые вопросы

– Что будет, если я откажусь писать объяснительную записку?

– Как уже говорилось выше, ответственность за отказ писать объяснительную не предусмотрена. Однако при нежелании работника объяснять свои действия работодатель должен составить акт об этом (то же самое касается ситуации, когда работник не уложился с подачей записки в двухдневный срок). В «Акте об отказе писать объяснительную записку» должны быть указаны:

• сведения о работнике (ФИО, должность, название подразделения);
• сведения о свидетелях отказа и/или составления акта (их должно быть минимум три человека);
• дата составления акта об отказе;
• ссылка на нормы, требующие от работника написать объяснительную;
• описание ситуации со слов сотрудника (если он согласен объяснять либо «без объяснения причин»);
• указание на то, что акт составлен в двух экземплярах, а работник с ним ознакомлен либо отказался знакомиться;
• перечень свидетелей, их подписи;
• подпись составителя документа и работника (если он согласен подписать).

После составления акта работодатель будет трактовать ситуацию и принимать решение о дисциплинарном взыскании без учета вашего мнения.

Акт об отказе писать объяснительную записку образец:

– Работодатель не хочет принимать объяснительную записку. Что делать?

– Если вы не вручите документ в двухдневный срок, это будет равносильно отказу от дачи пояснений. Поскольку работодатель уклоняется от получения записки лично, уведомьте об этом трудовую комиссию, курирующую ваш населенный пункт, а также профсоюз своей организации (при его наличии). Записку отправьте курьерской почтой или Почтой России заказным письмом с уведомлением (нужна отметка о получении). О том, что письмо будет идти долго, беспокоиться не нужно: датой подачи считается день отправки письма, поэтому обязательно сохраните чеки, которые вам выдадут в почтовом отделении, так как там будет указана дата.

– В школе через сына заставляют писать объяснительную записку, почему я не был на родительском собрании, где собирали деньги на ремонт. Посещение собраний уже стало обязательным?

– В законодательстве нет норм, обязывающих ходить на родительские собрания, поэтому требовать от вас написания такой объяснительной записки никто не вправе. В случае если классный руководитель или директор школы начинают давить на вас рекомендуем обращаться в Департамент Образования, координаты которого можно найти на сайте администрации вашего населенного пункта.

Заключение

Объяснительная записка имеет важное значение для принятия решений в самых разных сферах человеческой деятельности. В трудовых отношениях такой документ служит для принятия справедливого решения по поводу наложения взыскания на работника. В учебных заведениях является составной частью системы поддержания дисциплины. Для родителей детсадовцев объяснительная записка – документ, имеющий финансовое значение.

В законодательстве нет четких требований к оформлению и содержанию записки, поэтому ее формат регламентируется деловыми обычаями. В объяснительной необходимо правильно указать адресата и описать произошедшее событие. Авторы таких документов нередко изощряются в длинных художественных описаниях, но более эффективным является краткое изложение фактов от первого лица. Если речь идет о спорных ситуациях, не рекомендуется возлагать вину на других лиц – нужно лишь грамотно описать свои действия.

Аргументация будет действительно убедительной, если автор объяснительной записки подкрепит ее копиями документов.

Законом установлен срок для подачи объяснений работодателю – 2 рабочих дня с момента, когда последний потребовал их предоставить. Если работник не успел составить записку за это время, руководитель может действовать по своему усмотрению. В остальных случаях (объяснительные по месту учебы, в детсад и т.д.) сроки подачи устанавливает адресат.

Обязать человека писать объяснительную записку нельзя. В трудовых отношениях при отказе работника от объяснений составляется специальный акт. Во всех остальных случаях вы можете отказаться от написания объяснительной без каких-либо последствий.

Если же вы, будучи работником, написали объяснения, а работодатель уклоняется от их рассмотрения, обращайтесь в трудовую комиссию, а записку отправляйте почтой.

Видео на десерт: 10 самых тяжелых профессий в мире

2018-08-23T17:09:10+00:00

https://сайт/kak-napisat-obyasnitelnuyu-zapisku/

Как правильно написать объяснительную записку, чтобы избежать наказания. Примеры и образцы объяснительных записок на любой случай. Можно ли не писать объяснительную записку? Разберем акт отказа, а так же разберем юридическое значение, виды объяснительных записок и многое другое.

Сегодня поговорим о том, как правильно написать объяснительную записку, приведем много примеров и образцов на все случаи жизни: на работу, ребенку в детский сад, школу, университет и так далее.

В документообороте выделяют массу разнообразных документов, среди них и объяснительная записка. Используется она для пояснения причин тех или иных ситуаций, действий или фактов. Бумага рассматривается законодательством как форма самозащиты работника. И именно от правильности ее составления, логики изложения фактов зависит последующее решение руководства.

Зачастую объяснительная записка требуется в следующих ситуациях:

• различные внештатные ситуации, отразившиеся на производстве;
• различные нарушения трудовой дисциплины;
• нарушение производственной дисциплины;
• разнообразные дисциплинарные правонарушения;
• проступки.

В частности, большинство объяснительных записок составляются по причине опоздания на работу или прогула, невыполнения должностных обязательств. Вот образец записки об отсутствии на рабочем месте:

Уведомление работника о даче объяснения

Как уже было упомянуто, работодатель обязан запросить у своего сотрудника письменное пояснение до применения дисциплинарного взыскания (ст. 193 ТК РФ). Кроме того, установлены сроки, в которые должно быть дано объяснение – два рабочих дня. Основываясь на том, что законодателем отводится определенное время, работодатель должен зафиксировать документально дату, когда он попросил своего сотрудника предоставить записку. Обязательного требования об этом нет, однако с практической точки зрения такой документ будет нелишним. Во-первых, это отправная дата, а во-вторых, документальное подтверждение того, что права работника не были нарушены. Приводим ниже пример, чтобы было понятно, что должно быть в нем указано и как написать. Объяснительную записку запрашивают на бланке письма с подписью представителя от работодателя, в компетенции которого выносить дисциплинарные взыскания. Как правило, это руководитель или лицо, которому делегированы эти полномочия.

Юридическое значение объяснительных записок

Статья №193 Трудового Кодекса (ТК) РФ обязывает руководителя перед принятием решения о степени виновности и мере наказания работника получить его письменные объяснения, которые непременно должны учитываться в процессе служебного расследования.

Объяснительная записка наделена большим юридическим значением, ведь она позволяет:

• объективно и всесторонне оценить ситуацию;
• выявить виновных в происшествии;
• принять меры по предупреждению подобной ситуации в будущем;
• исключить дальнейшие трудовые споры, основанные на искажении фактов;
• справедливо наказать (или отменить наказание) виновного.

Для предоставления руководителю юридически ценного документа необходимо соблюдать все правила и нормы при его оформлении. Доказательной силы с юридической точки зрения записка не имеет и носит информационный характер.

Когда писать объяснительную

Для написания объяснительной записки установлены определенные сроки: не более двух рабочих дней с момента инцидента. Именно поэтому работодатель, составляя письменное требование о предоставлении объяснений, должен поставить дату – отчет будет вестись именно с нее. Если в установленное время объяснительная записка не будет написана, работодатель вправе применить к подчиненному любые меры взыскания, адекватные проступку и в рамках закона.

Следует помнить о том, что за одно нарушение может быть применено только одно дисциплинарное наказание и не позднее, чем через месяц после установления факта допущенного нарушения (факт устанавливается также письменно, путем составления и регистрации специального акта).

Виды объяснительных записок

Объяснительная записка - документ, который объясняет причины какого-либо факта (отсутствия на рабочем месте, опоздания, нарушения должностных обязанностей и так далее).

Самые распространенные виды:

• Разъяснение каких-либо положений (отчетности и т.д.);
• Разъяснение обстоятельств.

Форма объяснительной записки

Объяснительную записку пишут от руки, адресатом будет являться то лицо, которое ее потребовало. Также ее можно набрать на компьютере, согласно форме, которая принята в конкретной организации. Способ, которым должна быть выполнена записка, в законодательстве никак не закреплен, соответственно допускается использование и рукописного и машинописного вариантов.

Обязательные реквизиты

В объяснительной записке, как и любом другом документе, должен быть указан ряд реквизитов.

К ним относится:

• наименование организации, структурного подразделения;
• адресат, зачастую руководитель организации;
• адресант, то есть непосредственный нарушитель;
• наименование вида документа;
• регистрационный номер. Указывается в отделе кадров при регистрации;
• текст документа;
• дата написания;
• подпись составителя.

При учете всех перечисленных реквизитов, после написания получится документ по такому образцу:

Что будет в случае отказа сотрудника писать объяснительную

Подчиненный правомочен отказаться от предоставления объяснений, причем наказания и ДВ за это не предусматривается. Руководство не вправе принуждать и заставлять подчиненного оформлять записку. Однако подобное сопротивление не освобождает служащего от ответственности за «необъясненное» нарушение.

В подобном случае руководителем составляется акт об отказе сотрудника предоставить письменные объяснения, подписанный двумя свидетелями.

Итак, запросить объяснительную записку – обязанность руководителя, написать или отказаться от ее составления – право работника. Отказ никоим образом не может расцениваться в качестве дисциплинарного проступка или нарушения ТК.

Отказаться от составления документа можно, но не совсем разумно. Спрятав «голову в песок» проблемы не решить, и велика вероятность усугубления ситуации.

Гордое молчание в этом случае может быть расценено так, как будто проступок работником совершен намеренно и умышленно по причине строптивого характера. Объяснения с приложенными доказательствами невиновности или уважительных причин помогут сгладить ситуацию и избежать взысканий.

Если отношения натянуты до предела и разгорелся конфликт, обеим сторонам рекомендуется обезопасить свою позицию. Работодателю составлением письменного запроса объяснений, подчиненному – их предоставлением в положенный срок, желательно завизировать или зарегистрировать второй экземпляр и оставить себе.

Акт об отказе

В ситуации, когда сотрудник категорически отказывается писать объяснения, составляется акт на основании данного факта. Правильное оформление этого документа определяет степень его юридической значимости.

При оформлении акта используется специальная форма, принятая предприятием или установленная требованиями ГОСТа.

Обязательными к указанию являются определенные реквизиты:

1. Название организации.
2. Правильный заголовок (вид и наименование документа).
3. Дата и место составления.
4. Регистрационный номер документа.
5. Подписи руководителя, двух членов комиссии, составляющей акт.
6. Гриф утверждения (лишь при необходимости).

В документе обязательно указывается нарушение, которое отказался объяснять работник и причины отказа. Не желавший объясняться сотрудник должен ознакомиться с актом под роспись.

У сотрудника есть два рабочих дня на предоставление записки, и только по их истечении может быть составлен акт об отказе от объяснений.

Объяснительная записка не является смертным приговором и неоспоримым доказательством вины. При ее написании стоит призвать на помощь всевозможный дар убеждения в своей правоте или раскаянии, и скорее всего «грозовые тучи» над рабочим местом благополучно развеются, чего и остается всем пожелать.

Где может пригодиться

Несмотря на то, что чаще всего объяснительная используется в трудовых отношениях, она может понадобиться и в других ситуациях. Рассмотрим подробно каждый вариант.

Большая часть успеха при написании объяснительной записки зависит от ее правильного составления , для этого нужно соблюдать несколько правил :

• не допускать большого количества лишней информации и длительных повествований, информация должна содержать полезные сведения, объясняющие ситуацию;
• не употреблять красноречивых фраз, которые оскорбляют или, наоборот, превозносят другую сторону, принявшую участие в ситуации;
• не скрывать правды и не перекладывать свою вину на кого-либо, чистосердечное признание больше располагает к себе;
• не допускать в объяснительной грамматических и орфографических ошибок и помарок, она должна быть написана на чистом белом листе, аккуратным и разборчивым почерком, документ не должен вызывать раздражение только одним своим видом.

Подобный документ может понадобиться в школе по причине отсутствия ребенка на занятиях без предварительного уведомления или в случае, если родители не посетили собрание. Документ составляется от руки, в ней указываются стандартные данные: адресат обращения, дата и место написания, данные составителя, приводимые объяснения и подпись.

Отличительным признаком данного вида объяснительной является то, то она составляется не прогулявшим ребенком, а его родителями.

Пример подобного документа приведен здесь:

Данный вид документа составляется студентом на имя декана факультета, на котором он обучается. В документе помимо стандартных сведений нужно дополнительно прописать число пропущенных учебных дней, указать даты и причину отсутствия. Если имеется подтверждающий документ (например, медицинская справка), его нужно приложить к объяснению.

Данный вид объяснительной является самым распространенным и составляется перед принятием руководством решения о дисциплинарном взыскании.

Может оформляться в качестве объяснения своего отсутствия или невыполнения служебных обязанностей. Во втором случае объяснительная является частью основного документа.

А теперь рассмотрим случай, когда с оправданиями намного тяжелее. Порфирий Жучков перед уходом домой забыл выключить свет в конторе. В итоге лампочка перегорела.

Форма такого типа документа - аналогичная, за исключением приложений. А вот по третьему пункту дадим некоторые пояснения:

1. Жучков должен изложить суть своей ошибки и ее причины.
2. Рекомендуется упомянуть и последствия. Так руководитель увидит, что сотрудник трезво оценивает ситуацию.
3. Ошибку следует признать и не перекладывать вину на других. А вот объективные обстоятельства, если таковые имеются, привести можно.
4. В завершении хорошо отметить, что подобное больше не повторится.

Бывают ситуации, когда объяснения приходится писать и в полицию. Подобная необходимость может возникнуть в следующих случаях:

• Вызов наряда, которому приходится давать письменное заверение, что реакция на звонок была.
• Совершение противоправных действий против заявителя, который объясняет, что именно произошло.
• Оформление документа со стороны нарушителя, который поясняет, где находился и чем занимался в определенный момент времени.

В документе указывается стандартная информация о получателе объяснительной, составителе, сути документа, даты оформления и подписи. Образец можно посмотреть здесь.

Каждый отчетный период организация обязательно сдает необходимые сведения в налоговую службу, это может произойти в случаях:

• несвоевременной сдачи налоговой декларации в службу;
• выявления ошибок в декларации при написании слов или цифр;
• расхождения между данными, которые имеются в налоговой, и теми, что сданы организацией.

Объяснительная прилагается к исправленной декларации и может быть передана как лично, так и отправлена по почте. В ней нужно подробно, но в не очень большом объеме ответить на возникшие у налогового инспектора вопросы, например, почему получена данная итоговая цифра, методы расчета налогов или по какой причине были допущены ошибки.

Работа кассира очень ответственная, так как она осуществляется в тесном контакте с денежными средствами. Поэтому, каждое ошибочное действие должно обязательно сопровождаться объяснительной и, по возможности, прикрепленными к ней доказательствами. Записка составляется в случаях:

• когда чек отбит на неверную сумму;
• осуществления возвратов на чековой ленте;
• неправильного расчета, который повлек за собой недостачу или излишки денежных средств в кассе;
• ненадлежащего ведения кассовых документов.

В основной части объяснительной указывается дата совершения ошибки, неправильная сумма, разница в данных, номера чеков, причина данного действия. Также можно указать, была ли она исправлена и каким способом. После прикрепляются подтверждающие чеки с подписями кассира, если они есть.

Объяснительные в детский сад родители обычно пишут в тех случаях, когда ребенок пропустил несколько дней, но не по причине больничного, или же не посещал врача, а лечился родителями самостоятельно.

Записка пишется не на имя воспитателя, а на имя директора детского сада. В ней указывается имя ребенка, сколько дней он пропустил, на какие даты они выпали и сама причина отсутствия ребенка.

Объяснительная составлена, что дальше?

Работодатель, получив объяснительную записку, проставляет на ней регистрационный входящий номер документа и – в обязательном порядке – дату приема.

Согласно ст. 193 ТК РФ, на которую мы ссылались вначале, у работника есть 2 рабочих дня на то, чтобы написать объяснительную записку. Если по истечении этого времени объяснения работником не предоставлены, работодатель вправе составить об этом соответствующий акт. Чтобы подстраховаться от неправомерных действий со стороны работодателя, работнику лучше зарегистрировать свою объяснительную записку в канцелярии или у секретаря с проставлением на документе соответствующей отметки, после чего забрать себе копию объяснительной с этой отметкой. Другой вариант: работник может написать объяснительную в 2 экземплярах, и один из них, после проставления отметки о приеме, оставить у себя. Тогда никто не сможет сказать, что работник не предоставил письменные объяснения в установленный законом срок.

Договорные отношения

Образец объяснительной записки может потребоваться в определенных ситуациях. Умение правильно оформить объяснение будет не лишним каждому. Какие непременные атрибуты должны присутствовать в этой форме деловой переписки? Как правильно писать объяснительную? Ниже вы найдете ответы на эти вопросы, основные правила составления объяснительной записки, а также примеры объяснительных на работу и в школу.

Как пишется объяснительная записка?

Объяснительная записка – это особая форма делового документа, применяемая в случаях, когда необходима всесторонняя оценка сложившейся ситуации, для чего и берутся объяснения с участников инцидента. Важно понимать, что объяснительная записка - это не то же самое, что докладная или заявление. Вы ничего не заявляете, не просите руководство рассмотреть какую-то спорную ситуацию, не делаете выводов, а просто отражаете случившееся.

Примерами случаев, когда от вас может потребоваться написание объяснительной записки, могут служить опоздание, прогул, невыполнение задания или нарушение сроков его выполнения и т. п.

При этом далеко не все знают, как правильно пишется этот документ. Для решения вопроса можно:

• задать поисковый запрос «как написать объяснительную образец» и попытаться выбрать среди результатов нужный вариант;
• или просто воспользоваться нашими советами и примерами и узнать, как писать объяснительную по разным поводам.

И основным правилом будет то, что при составлении объяснительной применяются типовые правила деловой переписки:

• деловой стиль изложения, отсутствие ненормативной, просторечной лексики;
• краткость изложения, достоверность излагаемой информации;
• документ пишется от первого лица, предложения выстраиваются логично, последовательно, в хронологическом порядке;
• в конце обязательно проставляются личная подпись и дата написания.

Форма и бланк объяснения - насколько они необходимы?

Бланк объяснительной официально не утвержден, поэтому пишется она обычно в свободной форме. Если же вы не знаете, как правильно писать объяснительную на работе (или в другом месте), то вам может оказаться полезным пример объяснительной записки, имеющийся на нашем сайте.

Однако нужно учесть и то, что локальными актами организации может быть установлен свой бланк объяснения. Такое бывает редко, но законом не запрещено, и если там, где вы работаете, такой бланк установлен, то пользоваться придется именно им.

Образец объяснительной записки начальнику на работу об опоздании или прогуле

С правилами разобрались, теперь расскажем конкретно, как писать объяснительную записку (образец) на работу. Допустим, вы порядком опоздали или даже вообще не вышли на работу. Как написать объяснительную записку начальнику в этом случае?

1. В правом верхнем углу укажите имя руководителя или иного должностного лица, которому вы подаете объяснение. Например: «Директору ООО «Ромашка» Булочкину Василию Леонидовичу».
2. Ниже, под адресатом, указываете свое имя и должность: «от старшего инженера Сидорова Петра Ивановича».
3. По центру указываете наименование документа: «Объяснительная».
4. В основной части вашей объяснительной записки идет изложение конкретных фактов, которые привели к ситуации, требующей разъяснений. Вот пример объяснительной: «21.01.2014 я не вышел на работу в связи с тем, что у меня дома прорвало трубу холодного водоснабжения. Вызвав аварийную службу, я принимал меры к тому, чтобы остановить поток воды, а также минимизировать ущерб. По неизвестным мне причинам аварийная служба прибыла на объект только через 4 часа после звонка, то есть в 12:00. Ремонтная бригада перекрыла водоснабжение и приступила к ремонтным работам в 12:30. В связи с тем что порыв был сильным, общая продолжительность работ заняла 3,5 часа, то есть закончились они только в 16:00. Все это время я не мог покинуть квартиру ввиду того, что живу один, и обеспечить доступ работников в квартиру больше было не кому. Ремонтная бригада собрала оборудование и уехала только в 16:30. Ввиду того что рабочий день заканчивается в 17:00, я принял решение не выходить на работу в этот день. Позвонить и сообщить о случившемся я не мог, так как в связи с прошедшими снегопадами произошел порыв на линиях связи, и стационарный телефон не работал, а мобильного телефона я не имею. К объяснительной прилагаю справку, подтверждающую факт произошедшей аварии и проведения ремонтных работ».
5. В самом конце объяснительной записки об опоздании на работупроставляете дату подачи документа и свою личную подпись: «22.01.2014, Сидоров П. И.».

Вот так выглядит образец объяснительной записки. Далее она передается на рассмотрение руководителю (уполномоченному должностному лицу), где он проставляет свою резолюцию относительно дальнейших действий в отношении работника. В случае если руководитель принимает решение о применении в отношении работника мер дисциплинарного взыскания, поданная объяснительная записка прикладывается к делу в качестве доказательства.

Теперь вы знаете, как писать объяснительную на работе, и приведенный выше пример объяснительной записки поможет вам при необходимости правильно составить этот документ.

Как писать объяснительную записку в школу (пример)

Объяснительная записка в школу мало чем отличается от той, которую мы привели выше. Отличие заключается только в адресате, которым может быть одно из следующих должностных лиц:

• классный руководитель;
• директор;
• завуч.

Как правильно написать объяснительную в этом случае?

В «шапке» вы напишите, например: «Директору гимназии № 1 Баталову Сергею Сергеевичу». От кого: «от ученика 10 «А» класса Иванова Максима Анатольевича» или «от гр. Ивановой Светланы Игоревны» – в случае, если объяснительная записка пишется кем-то из родителей ученика.

В основной части излагаются обстоятельства, которые требуют пояснения. Важно: если объяснительная подается родителем, то в основной части должно присутствовать соответствующее пояснение.

Вот образец объяснительной в школу: «Я, Иванова Светлана Игоревна, мама ученика 10 «А» класса Иванова Максима Анатольевича, относительно пропуска им занятий 21.09.2014 года могу пояснить следующее. Когда сын начал собираться в школу, почувствовал себя плохо, о чем сообщил мне. Измерив ему температуру, я выяснила, что она повышена. В связи с этим мне пришлось обратиться в Скорую помощь. Приехавший врач оказал помощь, порекомендовав сыну покой. По этой причине я настояла на том, чтобы он пропустил занятия. В подтверждение своих слов прилагаю справку, выданную фельдшером Скорой помощи».

Как видите, никаких глобальных отличий между двумя видами объяснительных записок нет. Главное, не забывать, что перед тем как написать объяснительную, сначала нужно разобраться, на чье имя она пишется. При несерьезных нарушениях внутреннего школьного распорядка общение между родителями и школой обычно протекает через классного руководителя.

nsovetnik.ru

Как правильно написать объяснительную записку?

Объяснительная записка представляет собой деловой документ, который находится во внутреннем обращении организации. Содержание документа предполагает объяснение причинно-следственной связи между событием, поступком или фактом, обычно негативного свойства, который уже произошёл. Объяснительная записка может быть сопровождением основного документа, тогда в её содержании будут даны пояснения отдельных положений этого документа.

Предназначение объяснительной записки – прояснение ситуации человеком, который является главным лицом в произошедших событиях, возможно, их виновником; цель объяснительной записки – провести внутреннее расследование причин происшествия, разобраться в них, сделать правильные выводы.

В ст. 193 ТК РФ говорится о том, что работодатель обязуется истребовать написание объяснительной записки у сотрудника в случае предполагаемого совершения дисциплинарного проступка. Работник вправе отказаться писать объяснительную записку, закон это предусматривает, у работодателя в этом случае возникает право применить дисциплинарное взыскание по отношению к сотруднику, без наличия его объяснительной записки.

Форма, шаблон объяснительной записки включает в себя обязательные реквизиты:

• наименование организации;
• указание должностного лица, к которому обращена записка, его ФИО;
• наименование документа – «Объяснительная записка»;
• дата составления и № регистрации записки;
• заголовок к тексту («Касательно…», «О…»);
• текст пояснения;
• составитель, его подпись.

Пример объяснительной записки

Декану историко – филологическо-го факультета Орловой Н.И.
от студентки 218 группы Ивлевой Г.П.

Объяснительная записка

Касательно пропуска занятий 22 октября 2011 года.
Я, Ивлева Галина Петровна, пропустила 22 октября учебный день (3 пары и 1 практический семинар), в связи с тем, что ко мне в общежитие приехала мама из с. Александровка.
У моей мамы больное сердце, и она вынуждена проходить обследование несколько раз в год в центре функциональной диагностики, именно на такое обследование она прибыла в этот раз. 22 октября 2011 года ей неожиданно стало плохо, она стала задыхаться, я вызвала для мамы «Скорую помощь».
Доктор сделал маме необходимые уколы и сказал, что ей нужно провести в покое целый день. Я решила не ходить на занятия, осталась наблюдать за состоянием мамы. Врач «Скорой помощи» Просянников А.В., по моей просьбе, написал записку о том, что мама нуждается в наблюдении. Записку от врача прилага ю. Прошу Вас учесть уважительную причину пропуска занятий.

Студентка 218 группы Ивлева Ивлева Г.П.

Образец объяснительной записки в школу

Оформление объяснительной записки в школу производится согласно обычным требованиям, писать её может только родитель школьника, либо его официальный опекун, пишется подобная записка на имя директора, обязательно в записке нужно указать класс, в который ходит ваш ребёнок.

Директору Александровской сред-ней школы № 15 Никитину С.А.
от Котова А.А., отца
учащегося 6 «А» класса, Котова Сергея.

Объяснительная записка

О пропуске занятий Котовым Сергеем 2 октября 2012 года.
Я, Котов Алексей Александрович, вместе со своей семьей – женой и сыном Сергеем, учащимся 6 «А» класса, 2 октября 2012 года ехал с дачного участка, где мы убирали урожай. Когда мы находились километров в 5 от города, моя машина заглохла. Завести автомобиль я не смог, пришлось вызывать эвакуатор. В результате этого происшествия, мой сын опоздал на занятия на 3 часа. В этот день у него только 4 урока, смысла идти на занятия уже не было. Я позвонил классному руководителю Анне Петровне Осиповой, объяснил, что сын пропустил уроки по уважительной причине.

Объяснительная записка о невыполнении плана

Председателю кредитно- потребительского кооператива «Полёт» Алексееву М.М.
от управляющего дополнительным офисом № 4 Игумнова Н.И.

Объяснительная записка

О невыполнении плана за октябрь 2010 года.
Я, Игумнов Николай Иванович, проанализировав ситуацию в связи с невыполнением установленного плана на октябрь 2010, поясняю, что всё происходящее связано с банкротством КПК «Оазис». Вкладчики «Оазиса», пострадавшие в результате этого банкротства, распространяют в СМИ негативную информацию по поводу работы КПК.
В связи с этим, у нас снижается поток клиентов, некоторые из посто-янных клиентов беспокоятся о состоянии своих вкладов, часто звонят или приходят в офис. Прошу Вас усилить работу по рекламированию услуг КПК «Полёт».

Управляющий
дополнительным офисом № 4 Игумнов Игумнов Н.И.

Образец объяснительной записки в налоговую

Начальнику отдела камеральных проверок ИФНС № 2 г. Артёма
Стафеевой А.О.
от генерального директора ООО «Южное» Александрова И.И.

Объяснительная записка

Касательно претензий налоговой инспекции
Я, Александров Иван Иванович, в ответ на претензии отдела камеральных проверок ИФНС № 2 о несвоевременной сдаче отчётов, поясняю, что по причине тяжёлого заболевания бухгалтера ООО «Южное», в октябре 2010 вынужден был заниматься заполнением и отправкой ежеквартальных отчётов самостоятельно.
Отчёт в налоговую инспекцию был отправлен мной лично заказным письмом, с уведомлением, в почтовом отделении № 3 города Артём 20 октября 2010 года, что не противоречит существующему законодательству, сроки отправки мной отчёта не были нарушены. Возможно, в опоздании отчёта, виноваты работники почты.
К объяснительной записке прилагаю почтовые квитанции, в которых указано время отправления мной заказного письма.

Генеральный
директор ООО «Южное» Александров Александров И.И.

Объяснительная записка об опоздании

подполковнику Павленко С.С.
от служащей МО РФ, делопроизводителя строевого отдела
Зайцевой О.П.

Объяснительная записка

Касательно опоздания на работу 26 июля 2012 года
Я, Зайцева Ольга Петровна, 26 июля 2012 года опоздала на работу на 2 часа. Дело в том, что сегодня утром, во время моего следования на автобусную остановку, я стала свидетелем и участником неприятного происшествия. На десятилетнюю девочку, идущую впереди меня, внезапно напала бродячая собака, и укусила её. Мне пришлось вмешаться в ситуацию, так как девочка была сильно напугана и плакала, а её рана кровоточила. Я доставила девочку в ближайший травмпункт, позвонила на работу её родителям, после этого отправилась на работу. Прошу учесть уважительную причину опоздания.

Образец объяснительной записки о прогуле

Командиру войсковой части 55555
подполковнику Павленко С.С.
от служащего МО РФ, слесаря отдела МТО
Петрова О.С.

Объяснительная записка

Касательно невыхода на работу 29 июля 2010 года
Я, Петров Олег Семёнович, 29 июля 2010 года не смог выйти на работу. Накануне, в воскресенье вечером в моём доме были гости, закуски было мало, а спиртного много. Я сам не понял, что произошло, только я очнулся поздно вечером с ужасной головной болью, а гостей в доме уже не было. Я решил убрать посуду со стола и ещё немного полежать. Когда я проснулся в следующий раз, было уже позднее утро понедельника. Я понял, что очень сильно опоздал на работу, по-прежнему болела голова и всё тело. На работу я не пошёл. Сознаю, что был не прав. Больше такого не повторится.

Образец объяснительной записки кассира

Директору магазина № 8
Климовой Н.П.
от кассира отдела промышленных товаров
Пановой О.В.

Объяснительная записка

Касательно ошибочно пробитого чека 5 апреля 2010 года
Я, Попова Ольга Владимировна, 5 апреля 2010 года, ошибочно пробила кассовый чек, обнаружила ошибку до снятия суточного отчёта с гашением. Моей вины в произошедшем быть не может, так как я очень внимательно отношусь к работе с ККМ. Причиной этого считаю неполадки в работе ККМ, поскольку такие ошибки наблюдаются несколько дней подряд. Прошу Вас обратить внимание на работу данного ККМ.

russtartup.ru

У каждого порой бывают «проколы» по работе — опоздания, вольные или невольные нарушения дисциплины и т. п. Чего следует ждать от работодателя в этих случаях?

Статья 193 Трудового Кодекса гласит, что применение дисциплинарного взыскания работодателем к работнику в случае нарушения должно предваряться письменным объяснением последнего. То есть необходимо взять с него объяснительную записку. Что это такое? Как писать объяснительные? Столкнувшиеся с этим впервые часто теряются и начинают паниковать. Между тем, все не так страшно.

Объяснительная записка — это документ, содержащий официальную версию случившегося от лица «проштрафившегося» сотрудника с его подписью и датой. Отказ подчиненного предоставить требуемое объяснение — не повод для наложения взыскания. Но в этом случае (если объяснительный документ отсутствует в течение двух рабочих дней) должен быть составлен соответствующий акт.

Кто может ее потребовать?

Отсюда вывод — объяснительную имеет право требовать именно работодатель, а не все подряд (например, представитель проверяющих органов такого права не имеет). И другой — объяснительную все же лучше написать, чтобы максимально прояснить ситуацию и зафиксировать документально имеющиеся уважительные причины нарушения.

В случае дальнейших разногласий с начальством объяснительная — официально принятый документ, что может сработать в вашу пользу. Отсутствие же ее дает право начальству истолковывать ваши действия по собственному усмотрению.

Не врите!

Есть негласные правила по поводу того, как писать объяснительные, которые обязательно нужно соблюдать во избежание еще больших неприятностей. Прежде всего, никогда не пишите в объяснительной неправду. Вероятность уличения в недостоверности очень велика, и вы ложью еще больше испортите репутацию.

Не пытайтесь переложить вину на коллег, так как в этом случае объяснительные затребуют еще и от них. Каждый предоставит собственную версию, и неизвестно еще, какие подробности могут при этом всплыть. А врагов точно наживете.

«Я не знал…»

Не пишите, что вам чего-то не объяснили и чему-то не научили. Существует должностная инструкция, ее вы подписывали при приеме на работу. В норме все ваши обязанности, зона ответственности и большинство форс-мажорных ситуаций должны быть в ней четко прописаны. Лучше перед тем, как писать объяснительные, еще раз пройтись по ее положениям, чтобы точно знать, чего писать не надо.

Если же вы будете упорствовать в собственном неведении, работодатель затребует объяснительную уже от вашего непосредственного руководителя, который при вашем приеме был обязан все рассказать и показать. А это ничем не лучше объяснительных от коллег.

Инструкция — наше все

Как писать объяснительные по всем правилам? Для придания веса документу лучше составлять его, ссылаясь на пункты должностной инструкции. Явные промахи можно подать как неверную трактовку. А если уж так хочется кого-то обвинить, без излишних эмоций сошлитесь на недоразумения на почве разного истолкования этих самых пунктов. Или, в крайнем случае, на предвзятое к себе отношение.

Маленькая хитрость: чтобы свести к минимуму ощущение собственной вины и придать ситуации деловой характер, озаглавьте документ не «Объяснительная» а «Пояснительная записка».

Если ваше нарушение слишком наглядно, и выкручиваться смысла нет, лучший выход — сослаться на болезнь, плохое самочувствие, перегрузки на работе. В этом случае в конце обязательно укажите, что признаете ошибку и впредь обязуетесь подобного не допускать.

Форма написания

Как грамотно написать объяснительную? Все объяснительные пишутся по определенному шаблону, который включает, прежде всего, указание организации, должности и ФИО того лица, которому она адресована. Затем — от кого именно (также с указанием должности) и наименование «Объяснительная (либо пояснительная) записка».

Текст, как правило, начинается со слов «Относительно…» или «Касательно…», за которыми следует непосредственное описание ситуации. Оно должно быть информативным, но без несущественных подробностей, и написано строго по сути дела.

В конце объяснительной указывается фамилия составителя, ставится его подпись и текущая дата.

Когда она требуется

В каких случаях пишется объяснительная на работе? Перечень возможных ситуаций приводится в Трудовом кодексе. Давайте рассмотрим их подробнее.

Чаще всего объяснительные пишутся в случаях нарушения трудовой дисциплины. К ним относятся: опоздания, отсутствие в течение 4 часов и более на рабочем месте, появление в нетрезвом виде на работе. Кстати, в последнем случае вас могут уволить немедленно.

Проверяй проверяющего

Другой, не менее частый вариант — проверки и ревизии. По их итогам составляется акт с перечислением всех выявленных нарушений и несоответствий. Такой акт обязательно должен содержать ссылку на нарушенный вам пункт инструкции.

Бывает, что проверяющие копируют форму акта из предыдущих проверок (нарушения, как правило, однотипные), не удосужившись проверить актуальность законов и инструкций. В этом случае возможны ссылки на уже отмененные положения.

Как правильно написать объяснительную в этом случае? В собственных интересах вам следует сопоставить вменяемые вам нарушения с пунктами должностной инструкции. В отдельных случаях может выйти, что нарушения как такового не было. Укажите это в оправдательном документе. Если же акты составлены не по форме или не содержат ссылок на нормативные положения, доказать нарушение будет сложно, если вообще возможно.

Ох уж эти коллеги…

Еще встречается вариант, когда служебную записку на вас «накатали» из соседнего отдела или структурного подразделения. Причин тому может быть очень много. Как реагировать? Если претензии предъявляет вышестоящее начальство, лучше подробно отчитаться во избежание недоразумений.

Когда же ябедничают коллеги одного с вами уровня, не будет лишним выяснить подоплеку происходящего и предъявить начальству собственную версию. Как правильно написать объяснительную в данной ситуации? Вопрос непростой, многое зависит от сложившихся отношений и атмосферы в коллективе.

Что же следует писать в тех случаях, когда объяснение неизбежно?

Если вы опоздали

Итак, рассмотрим опоздание на работу (широко распространенный вариант). Строго говоря, в действующем ныне ТК отсутствует понятие «опоздание». Закон оперирует термином «рабочее время» и ведет речь об «отсутствии на рабочем месте без уважительных причин». То есть работодатель имеет право применить санкции, если вас не было на работе в любой промежуток рабочего дня.

Какие именно санкции? Если из-за вашего отсутствия производство не остановлено и убытков не случилось, максимальная штрафная мера — выговор либо замечание. Но понятие «опоздание», как правило, регламентируется собственными (внутренними) нормативными положениями организации, которые вы подписывали при приеме на работу.

Не теряйтесь

Пример объяснительной записки об опоздании на работу привести достаточно сложно — каждый случай индивидуален. Но общие принципы ее написания, конечно же, существуют. Данная бумага, как и прочие, пишется на имя руководителя и несет разъяснение ситуации и причин опоздания. Обязательно указывается дата составления и, конечно же, личная подпись.

Если вы планируете в дальнейшем оспаривать грозящие последствия опоздания, позаботьтесь о написании данного документа в двух экземплярах. Первый отправится в канцелярию, второй с отметкой секретаря о принятии остается у вас.

Хороший пример объяснительной записки об опоздании на работу — когда после указания причин нарушения уточняется свое отношение к ситуации, допустим, «на основании всего изложенного причину опоздания считаю уважительной».

Если имеются какие-либо документы в оправдание вашего отсутствия на работе (справка о посещении поликлиники, повестка в суд и т. п.), их нужно приложить к объяснительной.

Вы — прогульщик

В случае прогула, каковым Трудовой кодекс считает отсутствие в течение 4-х часов и более на своем рабочем месте, причина чаще всего неуважительная. Исключением может стать форс-мажорная ситуация — например, курьер организации при выполнении обязанностей задержан работниками полиции и доставлен в отделение для выяснения личности. Причем возможность связаться с начальством и прояснить ситуацию у него отсутствовала. В оправдание необходимо предоставить копию протокола.

Если работника «потеряли» на работе в течение длительного времени (ситуация возможна, например, на крупном предприятии с множеством цехов и большим количеством персонала), то причины тому могут быть самыми разными. Например, острая зубная боль и срочный поход к стоматологу. Бывает, что человек не успевает или не имеет возможности предупредить о необходимости срочно покинуть работу. Тогда нужно запастись справкой из поликлиники с указанием даты и времени нахождения на приеме.

Если у вас бытовая травма

Не всякая объяснительная связана с провинностью. Порой она бывает необходима при независящих от вас обстоятельствах. Например, в случае бытовой травмы. Если вас угораздило травмироваться, что зафиксировано больничным листом, на работе придется в письменном виде подробно описать обстоятельства произошедшего. Это требуется для оплаты вашего листка нетрудоспособности.

В данном случае в комиссию по социальному страхованию организации пострадавшим предоставляется объяснительная по травме. Образец ее можно взять у председателя упомянутой комиссии. Записка должна содержать описание несчастного случая с указанием медицинского учреждения, выдавшего лист нетрудоспособности и срока действия последнего.

Объяснительная в школу

Помимо объяснительных на работе, всем родителям время от времени приходится составлять подобный документ для школы, где учится ребенок. Как правило, требуется одно — изложить причины пропуска учащимся занятий. Форма такой объяснительной может быть произвольной, но все же лучше придерживаться определенной структуры.

Как правильно написать объяснительную в школу?

В шапке документа должны присутствовать номер и название учебного заведения и фамилия лица, на чье имя он пишется (обычно это директор) в дательном падеже. Заголовок «Объяснительная записка» приводится без кавычек.

В тексте после указания факта пропуска занятий (с точной датой) приводятся собственно причины этого факта. Чаще всего это болезнь или плохое самочувствие, участие в соревновании либо семейные обстоятельства (например, поездка куда-либо).

На объяснительной обязательно должна стоять дата ее составления и подпись.

businessman.ru

На протяжении жизни человеку приходится сталкиваться с самыми различными ситуациями. Не ошибается, как правило, лишь тот, кто абсолютно ничего не делает.

Когда начальство или другие должностные лица требуют предоставить объяснительную записку, у многих начинается паника, что совершенно напрасно.

Гораздо лучше будет успокоиться и тщательно продумать составление документа.

Это поможет изложить суть произошедшего не во вред себе, а также не выглядеть неграмотным глупцом в глазах руководства и коллег.

При каких обстоятельствах нужно писать объяснительную записку

Объяснительная записка является документом, описывающим причины какого – либо поступка или происшествия, обычно негативного характера.

1. Оправдательный документ, когда событие произошло по вине сотрудника.
2. Разъяснительный документ, в случае происшествия по независящим от человека причинам, участником или свидетелем которого он является.

Сроки, отведенные на предоставление объяснительной, установлены Трудовым Кодексом РФ и составляют два рабочих дня с момента требования. Поэтому если сотрудник расстроен или плохо себя чувствует, а возможно ему надо собраться с мыслями или проконсультироваться со специалистами, вовсе необязательно молниеносно выполнять требование руководства.

Основаниями, требующими письменных объяснений, являются:

1. Нарушения трудового расписания и дисциплины (опоздания, прогулы и т.д.).
2. Несоблюдение техники безопасности и норм охраны труда.
3. Повреждение, порча или хищение имущества организации.
4. Аморальное поведение на рабочем месте.
5. Невыполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей.
6. Пребывание на службе в состоянии опьянения.

Приложение к записке оправдательных документов и справок поспособствует смягчению наказания.

Так же «объяснительные» часто пишутся участниками ДТП, родителями несовершеннолетних, пропустивших занятия в учебных учреждениях, для предоставления в правоохранительные и налоговые органы.

В какой форме и как правильно написать объяснительную записку

Законодательством не предусмотрено четких требований к составлению этого документа, однако существуют общепринятые правила, которых автору записки следует придерживаться.

Если на предприятии нет специальных бланков и требований к составлению данного документа, то писать можно в произвольной форме.

Оформляется документ на бумажном листе формата А-4, может быть написан от руки либо напечатан на компьютере, что более предпочтительно для людей с неразборчивым почерком.

Данный документ относится к разряду деловой переписки, поэтому при его составлении рекомендуется придерживаться сухого канцелярского стиля, без неуместного юмора.

Сначала в верхнем правом углу необходимо заполнить «шапочку» документа, с указанием кому она адресована и от кого, затем следует название документа и только потом излагается сама суть, состоящая из трех основных частей:

1. Фактическое описание события, то есть что именно произошло и когда.
2. Причины и обстоятельства случившегося.
3. Отношение автора к ситуации, признание /непризнание им вины, согласие или несогласие понести наказание, выводы на будущее.

В заключение ставится автограф с расшифровкой (ФИО) и дата составления записки.

При оформлении письменных объяснений важно подобрать нужные слова с пользой для себя. К примеру, слово «прогулял» подойдет гораздо меньше, чем фраза «не смог явиться».

Юридическое значение объяснительных записок

Статья №193 Трудового Кодекса (ТК) РФ обязывает руководителя перед принятием решения о степени виновности и мере наказания работника получить его письменные объяснения, которые непременно должны учитываться в процессе служебного расследования.

Объяснительная записка наделена большим юридическим значением, ведь она позволяет:

• объективно и всесторонне оценить ситуацию;
• выявить виновных в происшествии;
• принять меры по предупреждению подобной ситуации в будущем;
• исключить дальнейшие трудовые споры, основанные на искажении фактов;
• справедливо наказать (или отменить наказание) виновного.

Для предоставления руководителю юридически ценного документа необходимо соблюдать все правила и нормы при его оформлении. Доказательной силы с юридической точки зрения записка не имеет и носит информационный характер.

Как написать объяснительную узнайте из видео.

Объяснительная записка по ТК РФ (обязан ли работник ее писать)

В статье под номером 193 ТК РФ сказано, что перед принятием решения о дисциплинарном взыскании (ДВ) руководитель должен потребовать у сотрудника объяснительную записку, но в какой форме требовать там не указано. Поэтому, в случае значительного нарушения, особенно доведения дела до судебного разбирательства, рекомендуется изложить запрос письменно.

Это послужит доказательством в соблюдении порядка ТК и в том, что объяснения руководителем были действительно затребованы. Если на предприятии не принято унифицированных форм делопроизводства, то требование объяснения излагается в свободной форме.

Предоставлять объяснения письменно – это право сотрудника, а не служебный долг, и никто не может принуждать его к этому. Однако отказ от составления записки не станет препятствовать применению наказания.

ДВ должно примениться к сотруднику на протяжении месяца с момента происшествия и не должно применяться по истечении полугода от этой даты. Причем, период отсутствия работника по болезни или по причине очередного отпуска исключается из этих сроков.

Любое негативное событие на предприятии должно актироваться, дата оформления акта и будет считаться моментом происшествия. Если нарушение было выявлено в результате инвентаризации или какой-либо другой проверки, на применение ДВ отводится до двух лет от даты его совершения.

К любому нарушению допустимо применить взыскание только один раз.

Не согласившись с решением о наказании, подчиненный наделен правами его обжаловать, обратившись в комиссию по разрешению трудовых споров или в гос. инспекцию труда.

Что будет в случае отказа сотрудника писать объяснительную

Подчиненный правомочен отказаться от предоставления объяснений, причем наказания и ДВ за это не предусматривается. Руководство не вправе принуждать и заставлять подчиненного оформлять записку. Однако подобное сопротивление не освобождает служащего от ответственности за «необъясненное» нарушение.

В подобном случае руководителем составляется акт об отказе сотрудника предоставить письменные объяснения, подписанный двумя свидетелями.

Итак, запросить объяснительную записку – обязанность руководителя, написать или отказаться от ее составления – право работника. Отказ никоим образом не может расцениваться в качестве дисциплинарного проступка или нарушения ТК.

Отказаться от составления документа можно, но не совсем разумно. Спрятав «голову в песок» проблемы не решить, и велика вероятность усугубления ситуации.

Гордое молчание в этом случае может быть расценено так, как будто проступок работником совершен намеренно и умышленно по причине строптивого характера. Объяснения с приложенными доказательствами невиновности или уважительных причин помогут сгладить ситуацию и избежать взысканий.

Если отношения натянуты до предела и разгорелся конфликт, обеим сторонам рекомендуется обезопасить свою позицию. Работодателю составлением письменного запроса объяснений, подчиненному – их предоставлением в положенный срок, желательно завизировать или зарегистрировать второй экземпляр и оставить себе.

Акт об отказе

В ситуации, когда сотрудник категорически отказывается писать объяснения, составляется акт на основании данного факта. Правильное оформление этого документа определяет степень его юридической значимости.

При оформлении акта используется специальная форма, принятая предприятием или установленная требованиями ГОСТа.

Обязательными к указанию являются определенные реквизиты:

1. Название организации.
2. Правильный заголовок (вид и наименование документа).
3. Дата и место составления.
4. Регистрационный номер документа.
5. Подписи руководителя, двух членов комиссии, составляющей акт.
6. Гриф утверждения (лишь при необходимости).

В документе обязательно указывается нарушение, которое отказался объяснять работник и причины отказа. Не желавший объясняться сотрудник должен ознакомиться с актом под роспись.

У сотрудника есть два рабочих дня на предоставление записки, и только по их истечении может быть составлен акт об отказе от объяснений.

Объяснительная записка не является смертным приговором и неоспоримым доказательством вины. При ее написании стоит призвать на помощь всевозможный дар убеждения в своей правоте или раскаянии, и скорее всего «грозовые тучи» над рабочим местом благополучно развеются, чего и остается всем пожелать.

Как правильно писать объяснительную – актуальный вопрос при опоздании, отсутствии на рабочем месте или невыполнении плана.

Для этого документа характерен строгий деловой стиль, последовательность изложения, отсутствие эмоциональной окраски, достоверность фактов.

В случае опоздания или другого неблагоприятного обстоятельства на рабочем месте, встает вопрос: как правильно писать объяснительную?

Оформить такую записку можно как от руки, так и распечатать на принтере и подписать.

Составляется в деловом стиле. Чтобы документ выглядел весомо, он должен содержать несколько обязательных пунктов.

Цель написания объяснительной

Сама объяснительная представляет собой документ, находящийся во внутреннем обороте предприятия.

В тексте содержится пояснение произошедшего случая, как правило, с негативным оттенком.

Чтобы подтвердить причины, прикладывают соответствующие документы: справки от врача, в том числе и .

Написание пояснительной зафиксировано в статье 193 Трудового кодекса . Там указываются следующие пункты:

• при совершении дисциплинарного проступка, руководитель предприятия может затребовать у работника написание объяснительной директору;
• сотрудник вправе отклонить это требование;
• при отсутствии объяснительной записки, руководитель вправе наложить на работника .

Писать пояснительную приходится в следующих ситуациях:

• отсутствие на месте в рабочее время;
• опоздание;
• невыполнение поручения;
• неисполнение сроков задания.

Важно: объяснительная записка не содержит требований или заявлений; она просто отражает полную картину случившегося.

Что включает в себя объяснительная

Единого шаблона, как правильно писать объяснительную на работе, не существует.

Хотя она составляется в произвольной форме, рекомендуется включить в нее следующие пункты:

1. Название организации.
2. ФИО и должность лица, на имя которого пишется записка.
3. Название, а именно объяснительная записка.
4. Заголовок, где отражен повод для написания пояснительной.
5. Основное содержание.
6. Дата составления документа.
7. ФИО составителя и его подпись.

Полезно рассмотреть образец, записки для разных ситуаций представлены ниже.

Важно: на некоторых предприятиях устанавливают собственный алгоритм, как правильно писать объяснительную записку на работе. В таком случае нужно воспользоваться установленным образцом.

Составить объяснительную записку нужно в духе деловой переписки. Для нее действуют следующие правила:

• лаконичность изложенных мыслей;
• правдивость информации;
• отсутствие просторечных оборотов и ненормативной лексики;
• составление от первого лица;
• перечисление событий в хронологическом порядке;
• логичность построения;
• наличие даты и личной подписи сотрудника.

Предпочтительно писать объяснительную записку предельно простым языком.

Важно избегать витиеватых фраз и слов, которые можно истолковать по-разному (и не обязательно в пользу работника).

Если своей вины сотрудник в случившемся не видит, это стоит подчеркнуть. Такой смысл вносится фразами «был вынужден…» и тому подобное.

Важно указывать в пояснительной только достоверную информацию и делать упор на факты.

При этом нужно достаточно внимания уделить выбору слов. В некоторых случаях вместо «опоздал» синоним «задержался» может смягчить ситуацию.

Если участниками событий стали другие сотрудники, это можно упомянуть, не перекладывая свою долю ответственности на других.

Важно: при написании объяснительной записки, факты нужно передавать сдержанно, как будто события описываются со стороны.

Стоит заметить, что перед тем как правильно написать объяснительную на работе, нужно определиться с форматом.

Не стоит расписывать все подробности так, чтобы текст занял лист формата А4.

Достаточно всего нескольких предложений, передающих суть произошедшего. В противном случае, текст будет трудным для восприятия.

Кому следует представить документ

Когда пояснительная написана, ее следует передать на рассмотрение уполномоченному на это должностному лицу. Чаще всего таковым является руководитель.

Ознакомившись с текстом объяснительной, начальник ставит там свою резолюцию по дальнейшим действиям.

Когда принимается решение о дисциплинарных мерах, документ прикладывается в виде подтверждения.

Правила составления объяснительной при опоздании

Опоздать на работу можно по разным причинам.

Правильно составленная объяснительная записка в таком случае будет очень кстати.

1. В правом верхнем углу указаны данные руководителя или другого лица, на имя которого пишется документ. Вписаны ФИО и должность, а также наименование предприятия.
2. Далее прописывается, от кого представлена пояснительная: ФИО и должность.
3. Затем посередине строки указывается название документа. В данном случае «объяснительная записка об опоздании».
4. Теперь идет основная часть документа. Нужно достоверно и сдержанно перечислить факты, приведшие к опозданию. Полезно приложить справки, фиксирующие указанные причины задержки.
5. В конце прописывается дата и ставится личная подпись.

Подготовить единый образец для пояснительной в случае опоздания практически невозможно.

Выйти на работу позднее установленного времени можно по самым разным причинам.

При этом общие принципы оформления остаются неизменными.

Если есть вероятность, что опоздание понесет за собой неприятные последствия и их придется оспаривать, нужно заготовить два экземпляра.

Один остается в канцелярии, а на втором, который будет на руках у сотрудника, ставится отметка о принятии.

Важно: после изложения причин опоздания, можно добавить вставочку «учитывая вышеописанные обстоятельства, причину опоздания считаю уважительной».

Образец пояснительной при опоздании

Как пример, основная часть объяснительной при опоздании может выглядеть так.

«31.10.2016 года я вышел на работу после 5-часовой задержки. В моей квартире случился прорыв трубы. Чтобы минимизировать ущерб, сразу, в 9 часов 30 минут, вызвал аварийную службу. Ожидание специалистов заняло один час. Затем они приступили к работам, которые продлились полтора часа и были завершены к 12 часам. Так как я проживаю один, сразу по окончании ремонтных работ нужно было сделать уборку. Как только навел порядок, отправился на рабочее место. О сложившейся ситуации и вызове аварийной службы по телефону уведомил начальника отдела. К пояснительной прилагаю документ, подтверждающий проведение ремонтный работ в моей квартире».

Или такой вариант.

«Касательно опоздания 11 августа 2016 года. 11 августа 2016 года я опоздала на работу на два часа. Причиной этому стал инцидент, произошедший рядом со мной. Идя на остановку общественного транспорта, увидела, как на девочку школьного возраста передо мной напала бездомная собака и поранила ее. Девочка была очень испугана. Я остановилась, оказала первую помощь и доставила девочку в травмпункт. После этого я сразу же отправилась в офис. Ввиду вышеизложенного, причину опоздания считаю уважительной».

Написание записки при получении травмы

В некоторых случаях отсутствие на рабочем месте или невыполнение плана вызваны обстоятельствами, которые никак не зависят от сотрудника.

Среди таковых выделяются бытовые травмы. В таких случаях в тексте объяснительной нужно описать произошедшее и приложить к документу больничный лист.

Это подтверждение требуется для оплаты по листку временной нетрудоспособности.

Объяснительную записку касательно получения травмы нужно представить в комиссию по социальному страхованию предприятия.

У председателя этой комиссии должен быть образец ее заполнения.

Обязательно прописываются подробности произошедшего и указывается наименование медицинского учреждения, представившего больничный лист. Если же в медучреждении отказываются вам выдать документ, вы можете написать на них .

Образец пояснительной в случае невыполнения плана

Один из случаев, когда приходится писать объяснительную записку на работе – невыполнение трудового плана.

Порядок оформления остается тем же – вверху в правом углу прописывается, кому адресован документ и кем он составлен. Указывается название. Отличаться будет только основной текст.

При невыполнении плана записка может выглядеть так.

«Касательно невыполнения плана за февраль 2016 года. Анализ сложившихся обстоятельств привел меня к выводу, что невыполнение плана провоцируется банкротством КПК «Луч». В результате этого пострадало немало вкладчиков. Теперь через СМИ они распространяют негативные отзывы, которые сказываются и на деятельности кооператива «Надежда». Приток новых клиентов за последнее время заметно снизился, а постоянные посетители стали беспокоиться за сохранность своих вкладов. Если обратить больше внимания на рекламу услуг, ситуация может наладиться».

В конце указывается дата составления и ставится подпись работника.

Образец документа при невыполнении поручения

Если в силу каких-то обстоятельств не были выполнены служебные поручения, записка составляется все в том же деловом стиле.

«Касательно повреждения рекламного стенда. 1.11.2016 на улице Первомайской был поврежден рекламный стенд ООО «Свет». По случаю вандализма в тот же день было заявлено в полицию. Прошу принять во внимание целесообразность монтажа антивандальных установок».

Что учесть в нестандартных ситуациях

Встречаются случаи, когда писать пояснительную приходится после того, как один из коллег подал директору служебную записку. Причины этого могут отличаться.

Если в результате появились претензии со стороны начальства, следует хорошо подготовить объяснительную записку.

В такой ситуации важно учесть ряд моментов.

1. Стоит выяснить, почему была написана служебная записка.
2. Предложить директору ознакомиться со своей версией происходящего, чтобы его взгляд был более объективным.
3. Написать записку так, чтобы не обострять отношения в коллективе.

Нередко на рабочих местах проводятся ревизии и проверки.

Если в процессе такой проверки были выявлены несоответствия, может потребоваться пояснительная.

Важно: если после проверки был составлен акт о нарушении или несоответствии, он должен содержать ссылку на конкретный пункт должностной инструкции .

Перед написанием объяснительной записки нужно:

• сверить предъявленные требования с требованиями должностной инструкции;
• если нарушения как такового не было, это следует указать в пояснительной записке.

Во всех этих случаях, думая, как правильно написать объяснительную записку директору, следует соблюсти те же нормы.

Вначале указать, на чье имя и от кого пишется бумага, затем лаконично изложить причины произошедшего.

Чтобы правильно написать объяснительную записку на работе, нужно усвоить основные правила составления деловых документов.

Она выдерживается в строгом стиле, мысли излагаются лаконично и последовательно, предоставляется только достоверная информация.

Стоит указать причины произошедшего в хронологическом порядке. В конце документа проставляется дата и подпись.

Клиент Создание служебной записки и отправка на согласование

Как правильно писать объяснительную: Образец и базовые принципы составления