Контрольно-кассовая машина (ККМ), в народе известная как кассовый аппарат, нужна не всем предпринимателям и далеко не всегда. Однако в некоторых случаях по закону вы должны иметь и применять подобную технику. При этом недостаточно просто купить аппарат и установить его в торговой точке. ККМ необходимо «ввести в законный оборот», поставив на учет в налоговой инспекции. Вам поможет пошаговая инструкция по регистрации ККМ в налоговой, а также разбор всех нюансов, связанных с «легализацией» фискального аппарата.

Кому не обойтись без кассы?

Перед тем как приобретать и ставить на учет в налоговой инспекции контрольно-кассовую машину, нужно понять, действительно ли вам необходим этот аппарат. Применение фискальной техники регламентировано Федеральным законом «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» № 54-ФЗ, который был принят еще в мае 2003 года.

Согласно закону юридические лица и индивидуальные предприниматели, применяющие расчеты наличными средствами или с помощью банковских карт, должны обзавестись ККМ. Однако из этого правила есть и исключения, которые нужно учитывать.

Исключения:

1. Юридические и физические лица (ИП), применяющие единый налог на вмененный доход (), и предприниматели на могут обойтись без использования ККМ. Однако по требованию клиента они обязаны выдавать документ, подтверждающий прием наличных денежных средств. Им может выступать квитанция или товарный чек.
2. Юридические и физические лица, которые оказывают услуги населению, вправе не использовать ККМ. Вместо кассового чека они обязаны выдавать клиентам соответствующий документ на бланке строгой отчетности (БСО). Ими являются билеты, абонементы, квитанции и др. Порядок работы с БСО прописан в постановлении Правительства № 359 от 6 мая 2008 года.
3. Юридические и физические лица, применяющие любую систему налогообложения и при этом не имеющие возможности применять ККМ в определенных видах деятельности (см. таблицу).

Всем остальным без применения ККМ в работе не обойтись.

Далеко не каждый кассовый аппарат можно использовать при ведении бизнеса.
Подходящие модели должны упоминаться в Государственном реестре, который ведет Федеральная налоговая служба.

В этом весьма объемном документе есть два раздела. Первый включает в себя сведения о моделях контрольно-кассовой техники, применяемых организациями и индивидуальными предпринимателями. Второй ориентирован на кредитные организации и сформирован на основе данных Центрального банка России.

Если вы не собираетесь основать банк, открыть микрокредитную организацию, кредитный кооператив или ломбард, то ваш раздел – первый. Скачиваем документ с сайта налоговой, внимательно изучаем модели ККМ, указанные в нем. Внимание: реестр обновляется каждый год!

1. Купить новый ККМ. Сделать это в магазине компьютерных товаров у вас не получится. Торговлю фискальной техникой ведут организации, утвержденные Государственной экспертной комиссией по ККМ. Эти же компании занимаются обязательным техническим обслуживанием кассовых аппаратов. Отправляемся в такую фирму и выбираем модель, которая вам понравилась. При этом обязательно учитываем еще один важный момент. Модели ККМ печатают в чеках разный набор реквизитов, поэтому выбираем тот, который подходит под ваш вид деятельности. Сведения о том, что печатает конкретный кассовый аппарат в чеке, содержатся в Госреестре налоговой службы.
2. Приобрести подержанный ККМ. Он обойдется дешевле, но при выборе учитываем не только реквизиты, но и еще ряд нюансов. Возраст аппарата не должен превышать 7 лет, он должен быть в налоговой инспекции предыдущим владельцем и обязательно иметь новый блок фискальной памяти – ЭКЛЗ (электронная контрольная лента защищенная).

Каким вариантом воспользоваться – решаете только вы, закон не запрещает пользоваться б/у аппаратом. ККМ «с пробегом» продаются в тех же компаниях, что и новые.

После того как вы определились с моделью и приобрели ее, вам нужно заключить со специализированной компанией договор на техническое обслуживание аппарата. Срок действия такого документа составляет, как правило, год. Продавцы ККМ почти всегда располагают центрами технического обслуживания (ЦТО) Специалисты центра должны наклеить на кассу голографическую наклейку «Сервисное обслуживание» и выдать второй экземпляр договора о нем. Важно: без этого документа поставить аппарат на учет в налоговой не получится.

Легализуем аппарат

Приобрести ККМ и заключить договор на сервисное обслуживание со специализированной компанией – это только половина дела. Применять на этом этапе ККМ еще нельзя.

Следующий важный шаг – поставить фискальную машину на учет в налоговую. Использование ККМ без регистрации грозит серьезными штрафами.

Здесь важно знать следующее. Индивидуальные предприниматели регистрируют технику в налоговой инспекции по месту жительства, юридические лица (ООО, ЗАО и прочие) – по адресу регистрации. Если юрлицо планирует использовать ККМ не в главном офисе, то нужно . Регистрация кассового аппарата обособленного подразделения происходит по месту фактического нахождения. Теперь вы знаете, в какую ИФНС нужно обращаться.

Теперь поговорим о самом порядке регистрации. Весь процесс состоит из таких этапов: подача документов, осмотр, фискализация и регистрация.

Предприниматель должен знать, что в связи с Административным регламентом предоставления ФНС России государственной услуги по регистрации контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями в соответствии с законодательством Российской Федерации, регистрация и снятие с учета контрольно-кассовой техники бесплатны.

В налоговую инспекцию (в какую из них, мы уже разобрались) нужно предоставить следующие документы:

• заявление на регистрацию ККМ по форме, утвержденной ФНС (скачать бланк КНД-1110021);
• паспорт ККМ для регистрации. Его вам выдадут при покупке ККМ;
• договор о сервисном обслуживании с ЦТО.

Другие документы налоговики требовать попросту не имеют права. В том случае, если вы по каким-либо причинам не можете лично предоставить заявление и другие документы в налоговую, то их можно отправить почтой, через сайт налоговой инспекции или портал госуслуг.

Вы также можете поручить оформление своему представителю, но для этого потребуется нотариально заверенная доверенность. Услугу по регистрации ККМ в налоговой инспекции очень часто предоставляют продавцы соответствующей техники.

Что происходит дальше? Сотрудник ИФНС, принявший документы, передает их в отдел регистрации. Там их оценивают и в случае, если набор неполный или не соответствует правилам, вас об этом уведомят. Если все в порядке, в назначенный день и час нужно будет привести аппарат на осмотр в инспекцию. Сотрудники проверят пломбу «Сервисное обслуживание», проведут фискализацию (загрузят в память ККМ необходимую информацию), тестирование и снова запломбируют. Этот этап процедуры регистрации производится в присутствии вас или вашего представителя, сотрудника ЦТО и налогового инспектора.

Фискализация производится в присутствии вас или вашего представителя, сотрудника ЦТО и налогового инспектора.

Финалом действа станет акт по форме КМ №1 (о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины) в двух экземплярах. Один останется у вас, а второй передадут в ЦТО, где вы обслуживаетесь.

В налоговой вам выдадут карточку регистрации ККМ – важный документ. В него в дальнейшем будут вноситься все данные или их изменения (адрес регистрации, владелец, снятие с учета, переведение в резерв). В случае покупки б/у машины карточку ККМ вам должен передать прежний владелец. В некоторых ситуациях документ может быть поврежден, испорчен или утерян. В таком случае налоговый орган, проводивший регистрацию ККМ, обязан выдать дубликат карточки. Это не влечет каких-либо штрафных санкций со стороны фискальных органов.

Обычно все документы на ККМ выдаются через 3 дня после проведения процедур. Но этот срок может быть и больше. Все зависит от загруженности сотрудников ИФНС. Получив бумаги на руки, можно запускать кассовый аппарат в работу.

Чем чревата «левая» касса?

Штраф за работу без кассового аппарата (пункт 2 ст. 14.5 КоАП РФ), а также за отсутствие голограммы или марки-пломбы составляет для индивидуальных предпринимателей (ИП) от 4000 до 6000 рублей, для организаций (ООО, ОАО, ЗАО и т.д.) – от 40000 до 60000 рублей.

Впрочем, за эти нарушения не всегда грозит штраф. В КоАП предусмотрена такая мера реагирования, как «предупреждение», поэтому в первый раз вас могут и простить.

Кроме самых популярных налоговики регулярно находят еще 12 видов нарушений использования кассового аппарата (см. таблицу).

Список нарушений законодательства при применении ККМ:

• Неприменение ККМ, отказ в выдаче документа.
• Неприменение ККМ.
• Неприменение ККМ в случае принятия платежей физических лиц.
• Невыдача документа строгой отчетности.
• Невыдача по требованию покупателя (клиента) документа, подтверждающего уплату плательщиком ЕНВД.
• Применение ККМ, которая не соответствует установленным требованиям либо используется с нарушением установленного законодательством РФ порядка и условий ее регистрации и применения.
• Использование ККМ с отсутствием или нечитаемыми реквизитами на кассовом чеке.
• Применение ККМ с отсутствием или нечитаемыми реквизитами на кассовом чеке, выдаваемом платежным терминалом.
• Работа ККМ с несоответствием времени на кассовом чеке реальному.
• Использование ККМ с отсутствующей маркой-пломбой.
• Применение ККМ без СВК «Государственный реестр» и (или) СВК «Сервисное обслуживание» и (или) идентификационного знака.
• Задействование ККМ в составе платежного терминала (ПТ) не по адресу регистрации ККМ, отсутствие ККМ в составе ПТ по адресу регистрации.
• Использование ККМ без технической поддержки поставщика или центра технического обслуживания (отсутствие действующего договора) либо при отсутствии паспорта ККМ.
• Применение ККМ в нефискальном режиме.

Немного о нововведениях

Налоговые органы не стоят на месте и не чураются использования высоких технологий. В 2014-2015 гг. на территории Москвы, Московской, Калужской областей и Республики Татарстан был проведен масштабный эксперимент. Предпринимателям предложили использовать онлайн-кассы – устройства с функцией передачи данных в налоговые органы через интернет.

Предпринимателям предложили использовать онлайн-кассы – устройства с функцией передачи данных в налоговые органы через интернет.

По заявлению инициаторов, такая схема должна упростить регистрацию ККМ, сократить количество налоговых проверок. Перерегистрация фискальной техники и ее техническое обслуживание, по мнению чиновников, станут лишними. В опыте поучаствовали крупные ритейлеры: «Азбука вкуса», «М.Видео», «Перекресток», «Метро Кэш энд Кэрри».

Чиновники пришли к выводу, что эксперимент удался и с апреля 2016 года предприниматели могут добровольно перейти на онлайн-кассы. В Госдуму внесен законопроект, который обяжет использовать такие устройства всех бизнесменов уже в 2017 году. Хотя, примут ли депутаты такой закон, неизвестно.

Итак, теперь вы знаете, как оборудовать ваш офис или точку продаж кассовым аппаратом. Возможно, вы уже воспользовались этими знаниями. Не останавливайтесь – впереди еще много дел. Организовать сбыт и наладить бизнес-процессы – очень непростая, но интересная и посильная задача.

Довела до сведения налоговых органов и налогоплательщиков позицию Минфина России по вопросу применения унифицированных форм первичных документов по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением ККТ.

О каких формах идет речь

Унифицированные формы первичных документов по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением ККТ (далее - унифицированные формы по ККТ) утверждены постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132 .

К ним относятся формы:

КМ-1 «Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины»;

КМ-2 «Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию»;

КМ-3 «Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам»;

КМ-4 «Журнал кассира-операциониста»;

КМ-5 «Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста»;

КМ-6 «Справка-отчет кассира-операциониста»;

КМ-7 «Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации»;

КМ-8 «Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ»;

КМ-9 «Акт о проверке наличных денежных средств кассы».

Применение форм

До вступления в силу Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон о бухучете) вопросов с применением унифицированных форм по ККТ не возникало. Организации обязаны были использовать первичные документы, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

В Законе о бухучете требования к первичным документам изменены. Теперь их формы определяет руководитель организации (п. 4 ст. 9 Закона о бухучете).

Комментируя эту норму, Минфин России в информации № ПЗ-10/2012 разъяснил, что с 1 января 2013 г. (момент вступления в силу Закона о бухучете) формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, больше не являются обязательными к применению. Однако если такие формы были установлены уполномоченными органами в соответствии и на основании федеральных законов, организации должны продолжать их использовать.

В качестве примера финансисты привели кассовые документы, утвержденные, в частности, указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства», так как этот документы был принят в соответствии с Федеральным законом от 10.07.2002 № 86-ФЗ «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)». Напомним, что вышеназванным указанием ЦБ РФ утверждены приходный кассовый ордер 0310001, расходный кассовый ордер 0310002, кассовая книга 0310004. А вот о том, нужно ли в обязательном порядке применять первичные документы, которыми оформляются наличные денежные расчеты с населением, в информации Минфина России № ПЗ-10/2012 ничего не сказано. Поэтому и возник вопрос: обязаны ли компании их использовать?

Этот вопрос разъяснили специалисты ФНС России в письме от 23.06.2014 № ЕД-4-2/11941. Они указали, что применение этих форм остается обязательным. Обосновали налоговики это следующим образом. В указаниях по заполнению унифицированных форм по ККТ сказано, что они введены взамен представленных в Типовых правилах эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденных письмом Минфина России от 30.08.93 № 104 (далее - Типовые правила). Сами Типовые правила установлены в соответствии с Законом РФ от 18.06.93 № 5215-1 «О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением». Этот закон утратил силу в связи с принятием Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (далее - Закон о ККТ). Однако действие Типовых правил не отменено, и они продолжают применяться в части, не противоречащей Закону о ККТ и принятым в соответствии с ним нормативно-правовым актам. В связи с этим, поскольку использование унифицированных форм по ККТ определено законодательством о применении ККТ, компании не вправе разрабатывать собственные формы таких документов.

Новая редакция закона о ККТ

Федеральным законом от 03.07.2016 № 290-ФЗ в Закон о ККТ были внесены изменения. Теперь в п. 1 ст. 1 Закона о ККТ четко прописано, что законодательство РФ о применении ККТ состоит из настоящего Федерального закона и принятых в соответствии с ним нормативных правовых актов. В связи с этим вновь возник вопрос об обязательности применения унифицированных форм по ККТ.

Отвечая на него, Минфин России в письме от 16.09.2016 № 03-01-15/54413 разъяснил, что постановление Госкомстата России от 25.12.98 № 132 не относится к нормативным правовым актам, принятым в соответствии с Законом о ККТ. Поэтому унифицированные формы по ККТ, утвержденные этим постановлением, не являются обязательными к применению. Эту позицию финансистов налоговики комментируемым письмом довели до сведения налоговых органов и налогоплательщиков.

Таким образом, с 3 июля 2016 г. (момент вступления в силу новой редакции Закона о ККТ) компании вправе не применять унифицированные формы по ККТ и разработать вместо них собственные формы первичных документов.

Все мы знаем, что техника не вечна. Если же за ней не следить, то аппарат придет в негодность за несколько лет. Проводить ремонт ККМ стоит внимательно, учитывая все требования, ведь это техника подучетная, без нее торговая точка не простоит и пару дней (конечно же, если в магазине действует одна касса).

Расскажем, как быть, если кассовый аппарат сломался.

Основные причины поломки кассового аппарата

Определить, почему не работает кассовый аппарат, вы можете самостоятельно. Главное - внимательно осмотреть технику. Или же за вас может сделать это специалист центра технического обслуживания.

В основном, кассовое оборудование ломается из-за того, что:

Важно: если вы случайно повредили марку пломбу ИФНС или производственную наклейку-маркировку, обратитесь к специалистам! Такой аппарат считается сломанным и недействительным.

Помните также: если фискальная память была стерта, то за такие повреждения могут даже привлечь к административной ответственности.

Стоит задуматься о работе кассового оборудования, если оно:

• Неверно печатает чек и квитанции или вообще не печатает.
• Оборудование не выключается или не включается.
• Не сохраняются сведения о продаже товара.
• Клавиатура, принтер перестали отлажено работать.
• Квитанции выводятся, но без важных сведений, например, реквизитов.

Обратитесь к специалистам , они помогут вам наладить работу оборудования или порекомендуют, как правильно снять с учета кассовый аппарат, а также выберут для вас новейшую современную технику под ваши требования для работы.

Все нюансы ремонта ККМ в ЦТО – что предусмотреть и к чему готовиться?

В случае, если вы приобретали кассовый аппарат в определенном центре техобслуживания, то для ремонта следует вам обратиться в ту же организацию. Если же она не работает, то не медлите и звоните другим специалистам, например - в .

Чем раньше вы обратитесь к мастерам, тем быстрее касса будет отремонтирована и торговая точка начнет действовать полностью.

Помните о важных нюансах:

1. Ремонт не может проводить частный мастер!

Все ККМ в обязательном порядке обслуживаются в центрах. Если вы обратитесь к частнику, то могут возникнуть дальнейшие проблемы с оборудованием и его ремонтом, ведь не факт, что у мастера будет лицензия на проведение ремонтных работ ККМ, и он прошел обучение. Что должен делать кассир, если сломался кассовый аппарат?

Следуйте такой инструкции:

1. Сообщите о поломке своему непосредственному руководителю.
2. Попробуйте самостоятельно вместе с ним устранить ошибку и решить проблему.
3. Обратитесь к специалистам центра технического обслуживания, если не удалось починить ККМ.
4. Проведите вместе с мастером оценку повреждений. После ремонта оборудования подпишите акт выполненных услуг и другие важные документы. Специалист должен указать на бумаге причину поломки и способ ее устранения.
5. При снятии пломбы с аппарата, обязательно обратитесь в налоговую с документами: выписка о том, что ККМ было отремонтировано, заключение мастера.
6. Получите с налоговой разрешение на снятие пломб. Это нужно сделать в течение 3 дней!
7. Оплатите услуги специалистов.
8. После выдачи разрешения у вас есть 15 рабочих дней, чтобы привести технику в рабочее состояние.

Конечно же, лучше технику привести в порядок за несколько дней, чтобы наладить работу торговой точки. Специалисты помогут вам решить все проблемы, обращайтесь!

Вопрос о том, как зарегистрировать ККМ (кассовый аппарат, контрольно-кассовую машину), является актуальным для юридических и физических лиц, которые занимаются розничной торговлей и предоставлением различного спектра услуг и для проведения своей деятельности используют кассовые аппараты.

Согласно действующему законодательству Российской Федерации ККМ должны в обязательном порядке пройти через процедуру регистрации, так как проведение расчетных операций с клиентами и покупателями при помощи незарегистрированного ККМ влечет за собой меры административной ответственности (штрафные санкции – от 30 000 до 40 000 рублей на компанию и от 3 000 до 4 000 рублей на руководителя предприятия ).

Порядок регистрации ККМ детально регулируется положениями следующих нормативно-правовых актов:

• Постановление Правительства, которым утверждено «Положение о применении и регистрации ККМ, используемых индивидуальными предпринимателями и организациями» №470 от 23 июля 2007 года.
• Федеральный закон №54 от 22 мая 2003 года, который регулирует порядок проведения денежных расчетов в наличной форме и расчетов по платежными картам, осуществляемых при помощи ККМ.
• Локальные нормативные акты, издаваемые региональными налоговыми органами.

Когда ККМ не нужен

Однако компаниям не всегда необходимо иметь ККМ. Работать без кассовых аппаратов могут:

Регистрация ККМ в налоговой — пошаговая инструкция

Для предприятий и организаций налоговым органом для проведения регистрации ККМ будет соответствующая налоговая инспекция по местонахождению юридического лица.

Если у юридического лица есть обособленные подразделения, которые также используют кассовые аппараты, то регистрация аппарата проводится в налоговых инспекциях, находящихся по месту учета подразделений предприятия (например, у ООО есть сеть магазинов в разных городах страны, поэтому регистрировать ККМ необходимо отдельно в налоговых инспекциях в каждом городе).

Для индивидуального предпринимателя органом налоговой для регистрации ККМ будет соответствующая инспекция по месту жительства ИП.

Шаг 1. Подача документов

Первый шаг при регистрации ККМ – подача документов. ККМ налоговые органы регистрируют на протяжении пяти рабочих дней с даты подачи заявителем (или его представителем) пакета документов, о получении которых налоговая должна заранее сообщить заявителю. Так, если представители налоговой службы выявят какие-либо недостатки в регистрационных документах (например, неполный пакет документов), то заявитель может их исправить в течение одного рабочего дня с даты получения уведомления от налоговой, в противном случае ему откажут в проведении регистрации ККМ.

Шаг 2. Осмотр ККМ

После подачи заявителем регистрационных документов, налоговый инспектор назначает конкретную дату и время осмотра (проверки) ККМ. Предпринимателю необходимо явится в отделение налогового органа в назначенный день с ККМ, если предприниматель на осмотр аппарата не придет в согласованное время, то ему будет отказано в осуществлении регистрации. Кроме того, на осмотре ККМ с предпринимателем должен присутствовать представитель (механик) Центра технического (сервисного) обслуживания ККМ. Регистрации подлежат лишь те модели ККМ, которые входят в Государственный реестр ККМ, а также снабжены специальным блоком Электронно-контрольной защищенной ленты.

Шаг 3. Выдача регистрационной карты ККМ

После проверки состояния ККМ и рассмотрения пакета документов налоговые органы вносят всю информацию о ККМ в специальную Книгу учета ККМ, а также выдают предпринимателю регистрационную карту ККМ и учетный талон, возвращая оригиналы всех поданных документов. В поданном паспорте ККМ налоговый инспектор делает отметку о регистрации аппарата и регистрирует журнал операциониста-кассира. После чего процесс регистрации ККМ считается оконченным и заявителю разрешено применять в своей предпринимательской деятельности зарегистрированный ККМ.

Процедура регистрации ККМ в различных отделениях налоговых служб может иметь свои характерные особенности. Например, предоставление пакета документов и заявления на регистрацию может проводиться как конкретные приемные дни в порядке живой очереди, так и по предварительным записям в налоговой, что также следует выяснить заранее.

Видео: регистрация ККМ

Документы для регистрации ККМ

Для проведения регистрации ККМ в органах налоговой службы предпринимателю следует предоставить пакет таких документов:

• Паспорт ЭКЛЗ (Электронно-контрольная защищенная лента).
• Заявление от имени владельца ККМ, которое составлено по специальной форме, утвержденной Приказом Федеральной Налоговой Службы от 09.04.2008 года № ММ-3-2/15. Бланк для написания заявления можно получить у представителей местных органах налоговой службы.
• Паспорт модели ККМ, заполненный представителем Центра сервисного обслуживания во время подписания договора на обслуживание (в налоговую предоставляется оригинал и копия паспорта).
• Технический паспорт ККМ (выдают при покупке кассового аппарата).
• Свидетельство о постановке организации или индивидуального предпринимателя на учет в налоговых органах и присвоении индикационного номера налогоплательщика (в налоговую достаточно предоставить копию).
• Договор на сервисное (техническое) обслуживание ККМ в Центрах сервисного обслуживания (законодательством Российской Федерации запрещено использование ККМ без действующего договора сервисного обслуживания). Договор заключается непосредственно с поставщиком ККМ или Центром обслуживания, уполномоченным поставщиком ККМ.
• Доверенность, которая дает право регистрировать ККМ в органах налоговой службы, если регистрацию осуществляет не руководитель предприятия (оригинал доверенности).
• Журнал операциониста-кассира, который составлен по форме КМ-4.
• Договор аренды помещения или любой другой документ, который подтверждает возможность установки ККМ по указанному в заявлении адресу, где будет использоваться аппарат (предоставляется копия и оригинал).
• Свидетельство о проведении государственной регистрации предприятия или организации (ОГРН). В налоговую необходимо предоставить копию и оригинал свидетельства.
• Расчетный счет.
• Журнал по учету вызовов техников-специалистов, который составлен по форме КМ-8.

Кроме того, в налоговой инспекции индивидуального предпринимателя попросят предъявить документ, удостоверяющий его личность (паспорт), а представителя юридического лица – документ, который подтверждает его право действовать от имени компании (например, протокол со всеобщего собрания или решение о назначении единоличного исполнительного органа).

Пакет документов, которые необходимо подать для регистрации ККМ, устанавливается региональными отделениями налоговых служб индивидуально и может отличаться, поэтому, чтобы не затянуть процедуру регистрации, заявителю желательно заранее выяснить в налоговой инспекции перечень обязательных документов.

ККМ продается в нефискальном (нерабочем) состоянии, то есть счетчик, который суммирует выручку, выключен. Даже если аппарат подержанный, фискализацию необходимо проходить заново. Во время процедуры в обязательном порядке присутствуют:

• Сотрудник ЦТО.
• Инспектор налоговой.
• Представитель компании по доверенности.

Фискализация проводится только в тех случаях, когда все документы сданы, в день установленной налоговой службой (в один из 5 дней, когда налоговая регистрирует ККМ).

Перед фискализацией специалист ЦТО:

• Проверяет целостность корпуса ККМ.
• Вводит в память аппарата его заводской номер.
• Программирует ИНН и название предприятия.

Потом налоговый инспектор устанавливает пароль, который защищает ККМ от взлома, после чего сотрудник ЦТО ставит защитную пломбу, и дата пломбирования аппарата вносится в инструкцию КМ-8. Он же ставит свою роспись в техпаспорте и вносит туда номер своего удостоверения.

Пробный ввод суммы (1,11 рубля) на аппарате – это завершающий этап фискализации, позволяющий проверить правильность распечатываемых реквизитов. Налоговый инспектор, используя введенный ранее пароль, снимает пробный Z-отчет. После этого инспектор налоговой и представитель фирмы должны подписать акт о регистрации контрольных счетчиков и переводе всех показаний ККМ на нули. Если все прошло успешно, ККМ присваивается уникальный номер, который заносят в специальный журнал фискализации.

Стоимость регистрации ККМ

Плата за проведение регистрации ККМ в налоговых органах на сегодняшний день не взимается. Ряд Центров сервисного и технического обслуживания аппаратов, а также посреднических юридических фирм представляют компаниям свои услуги по регистрации ККМ в местных налоговых органах, срок регистрации в таком случае занимает всего лишь 2-3 дня. Стоимость подобной услуги – от 4000 до 7000 рублей.

Посредники берут на себя подготовку пакета требуемых документов, покупку ККМ и различные курьерские обязанности.

Если заниматься процедурой регистрации ККМ самостоятельно, то финансовых средств уйдет в разы меньше. Так, необходимо будет заплатить только за покупку ККМ (средняя стоимость от 10 000 рублей) и за договор с сервисным центром обслуживания (от 2000 до 4000 рублей).

Контрольно-кассовая техника призвана автоматизировать и упростить работу организации, особенно если это современная ККМ , подключенная к кассовому серверу и позволяющая автоматизировать процесс учета купли-продажи товара. Однако для ее легального применения организация или предприниматель все равно обязаны вести определенные документы и хранить сопутствующую документацию.

Документ первый - подтверждающий постановку ККМ на учет в налоговом органе, это так называемая карточка регистрации, которая выдается инспектором лицу, ответственному за кассовую технику и заверена его подписью. Зачастую без копии такой карточки организация не сможет получить все необходимые лицензии и разрешения.

Второй необходимый документ – журнал, или как его еще называют, книга кассира-операциониста. Порядок его ведения предусмотрен Типовыми правилами эксплуатации ККМ . Хотя они утверждены Минфином РФ еще 30.08.1993 г. N 104, действуют до сих пор.

Согласно этому документу, книга кассира-операциониста должна быть прошнурована, пронумерована и скреплена подписями налогового инспектора, директора и главного (старшего) бухгалтера предприятия и печатью. Однако она не заменяет кассового отчета.

В случае если ККМ установлена на прилавке магазина или для работы официанта, Книга ведется по сокращенной форме. Еще один вариант - ведение общей книги на все машины, если это, например, крупный магазин. В этом случае записи должны производиться в порядке нумерации всех касс с указанием в числителе заводского номера аппарата.

Ведут Книгу, как правило, кассиры. А инспекторы лишь ее изучают, так как именно в этом документе отражаются данные обо всех проведенных операциях.
Наконец, ККМ должна иметь технический паспорт, в который заносятся сведения о вводе машины в эксплуатацию, среднем и капитальном ремонтах. Туда же заносятся данные о владельце аппарата и его номер.

Сходный документ - журнал учета вызова технических специалистов. В нем регистрируются поломки и неполадки в работе кассовой техники. Он нужен для разрешения споров между организацией и центром технического обслуживания.

При произведении различных работ с ККМ оформляются акты установленной формы. Это касается не только ремонта кассового аппарата, но и, скажем, плановой замены контрольной лент (ЭКЛЗ). в последнем случае акт подписывается кассиром, представителем администрации организации (директором), специалистом ЦТО и налоговым инспектором.

Паспорт кассовой машины, Книга кассира-операциониста, акты и другие документы обычно хранятся у директора предприятия, его заместителя или главного (старшего) бухгалтера.