ИНСТРУКЦИЯ ПО РАБОТЕ С ОНЛАЙН КАССОЙ ДЛЯ КАССИРА

ИНСТРУКЦИЯ ПО РАБОТЕ С ОНЛАЙН КАССОЙ ДЛЯ КАССИРА

Инструкция по работе с онлайн кассой начинающему кассиру. Пошаговая инструкция поможет быстро и главное без ошибок освоить работу на кассовом аппарате.

Если Вы только начинаете работать с онлайн кассой, это материал будет Вам полезно изучить. Кратко рассказываем об основных операциях и сопутствующих им кассовых документах. Выбрать подходящий кассовый аппарат Вы можете .

Также достаньте из комплекта поставки кассового аппарат инструкцию или скачайте ее на соответствующей странице с онлайн кассой.

Перед началом работы кассир должен заранее проверить;

• Ключи от кассы и денежного ящика
• Чековую ленту
• Деньги для выдачи сдачи покупателям.

Начало работы с онлайн кассой. Открытие смены

Касса работает по т.н. «сменам» длительностью не более 24 часов. Открытие/закрытие смены, хоть и фискальные документы, но с переходом на онлайн кассы эти документы не очень интересуют вашего налогового инспектора, зато очень полезны Вам для контроля работы.

Начиная работу кассиру нужно открыть смену, на что касса сформирует отчет об открытии смены. Большинство касс делает его автоматически при закрытой смене и попытке сделать какой-либо другой документ, например, оформить продажу.

Внесение наличных

Считается, что при открытии новой кассовой смены наличных денег в кассе нет. Что бы не обидеть первого же клиента, пришедшего с 5000 руб. купить бутылочку минералки кассиру нужно выдать т.н. «размен» — мелкие деньги для выдачи сдачи первым покупателям.

Касса контролирует остаток наличных денег. И это не фискальная операция ВНЕСЕНИЕ [наличных] Даете кассиру 4950 руб на размен и сделайте операцию ВНЕСЕНИЕ на эту сумму.

Приход | Продажи

Каждое поступление денег за проданные товары/услуги должно оформляться кассовым чеком ПРИХОД. Наличные, электронные средства платежа, предоплата, продажа в кредит, зачет аванса, а с недавнего времени и безналичные через банк [закон принят, но пока действует отсрочка до 2019 года].

У нас сегодня простой пример, розничная точка и 100% оплата за товар сразу при получении.

Делаем чек ПРИХОД (он же ПРОДАЖА). Это основной фискальный документ.

Способ расчета у нас в этом случае будет ПОЛНЫЙ РАСЧЕТ.

Способ оплаты: НАЛИЧНЫМИ, или ЭЛЕКТРОННЫМИ, если клиент рассчитался картой.

Каждый кассовый чек должен содержать:

• Наименование документа
• Признак расчета
• Сумму расчета (БСО)
• Наименование предмета расчета
• Ставку НДС
• Применяемую систему налогообложения
• Наименование пользователя
• ФИО кассира
• Номер смены
• Номер чека за смену
• Дату и время
• Фискальный признак документа
• Адрес расчетов
• ИНН пользователя;
• Регистрационный номер онлайн кассы
• Номер фискального накопителя
• Номер фискального документа

Изъятие наличных

Если Вам вдруг станет нужно, не дожидаясь окончания кассовой смены, изъять наличные из кассы на собственные нужды, делайте операцию ВЫЕМКА [наличных].

Это не фискальная операция, она уменьшает остаток наличных денег в кассе. Разумеется, что изымаемая сумма должна в момент проведения этой операции быть в кассе. Нельзя изъять 20 т.р., если в кассе всего 10.

Возврат прихода

Иногда покупатели возвращаются. Хорошо, когда они возвращаются ещё что-то купить, но бывает, что они возвращаются что-то вернуть.

Это оформляется чеком ВОЗВРАТ ПРИХОДА (покупки). У такого чека тоже есть признак способа расчета. Сегодня это ПОЛНЫЙ РАСЧЕТ, вы сразу возвращаете клиенту деньги за товар.

Способ оплаты зависит от того, как клиент рассчитывался при покупке. Ну это что бы Вам не платить комиссию банку за это продажу/возврат.

Чек коррекции. Как правильно его сделать кассиру?

Человеку свойственно ошибаться. А наемным кассирам-продавцам это очень хорошо свойственно. И Вы с этим будете часто сталкиваться, особенно, если банковский терминал эквайринга не подключен к кассе.

Например, изучая документы из банка за прошедший месяц Вы увидите, что сумма в выписке не соответствует сумме по кассе. Причина банальна: кассир провел карту по эквайрингу, а на кассе оформил продажу за наличные или наоборот.

В такой ситуации сначала оформляем возврат неправильного прихода, того, что на самом деле был ЭЛЕКТРОННО, а кассир оформил как НАЛИЧНЫЕ.

Возврат в этом случае делаем НАЛИЧНЫЕ. А потом делаем ЧЕК КОРРЕКЦИИ ПРИХОД на эту же сумму, признак оплаты ЭЛЕКТРОННО. Это такой специальный фискальный документ, для урегулирования расхождений.

Основные ошибки кассира при работе с кассой:

• Путаница между наличной и безналичной оплатой;
• Некорректная сумма в чеке;
• Открытие смены на онлайн кассе с неверной датой.

Такие же чеки коррекции делаются, если Вы обнаружите, что «забыли» оформить какие-то продажи. Иногда может прилететь предписание из ФНС сделать такой чек, если по результатам проверки выяснится что-то нехорошее.

Как сделать отчет без гашения (x-отчет)

Так же известный как X-отчет. Это не фискальный документ, его можно сформировать в любой момент между открытием и закрытием смены. Он показывает промежуточные итоги кассовой смены. Продажи и возвраты в разрезе видов оплаты, внесения и выемки денег, остаток наличными.

Еще там есть такой важный показать — количество не переданных (накопленных) фискальных документов. В идеале он должен быть нулевым, что означает, что все фискальные документы успешно отправлены оператору фискальных данных. Если там больше нуля — какие-то проблемы с передачей данных.

Рекомендуется делать этот отчет перед гашением и сверять показатели с терминалом эквайринга. Как вы понимаете, продажи ЭЛЕКТРОННЫМИ за смену должны быть равны сумме прихода за смену на терминале эквайринга. Если не совпадает, значит кто-то накосячил, надо бы исправить ДО закрытия смены.

Отчет без гашения (x-отчет) на ККМ «Элвес-Микро-К»

Снятие Х-отчета (промежуточный итог) на онлайн кассе Меркурий 115К

Закрытие смены на онлайн кассе

И последний фискальный документ на сегодня — отчет о закрытии кассовой смены, он же отчет с гашением, он же Z-отчет.

В отчете о закрытии смены содержится следующая информация:

• Полная информация о смене (адрес, ФИО кассира и т.д.);
• Количество напечатанных чеков;
• Количество чеков не ушедших в ОФД;
• Полная выручка;
• Сумма выполненных возвратов;
• Информация и способе оплаты (наличный или безналичный расчет).

Это фискальный документ, он содержит в себе всю ту же информацию, что и X-отчет без гашения.

Большинство касс по-умолчанию настроено таким образом, что со снятием Z-отчета производится полная выемка наличных и дополнительной операции изъятия оформлять не нужно.

Отчет о закрытии смены

Как работать с онлайн кассой(видеоинструкция)

Инструкция кассира по работе онлайн кассы Эвотор 5 Смарт терминал

Инструкция кассира по работе на кассовом аппарате Меркурий 185Ф

Инструкция кассира по работе на онлайн кассе Меркурий 115Ф

В данной подробной инструкции кассира подробно рассмотрены следующие моменты при работе с онлайн кассой.

• установка чековой ленты
• открытие смены
• пробитие чеков
• пробитие чеков со сдачей
• умножение цены на количество товара
• работа с базой товаров
• корректировка ошибки (аннуляция)
• оформление возврата
• безналичные чеки
• отправка чека СМСкой клиенту
• закрытие смены (снятие отчетов ФН)

При работе с онлайн кассой категорически запрещено:

• Хранить в кассе личные денежные средства и ценности;
• Оставлять незапертым денежный ящик в свое отсутствие;
• Уничтожать денежные средства содержащими признаки подделки;
• Работать без контрольно-кассовой ленты;
• Редактировать кассовые программы и программные системы учета.

Аппарат Эвотор – это кассовая система нового поколения, позволяющая автоматизировать работу предприятия и упростить процесс передачи отчетов в органы госконтроля. Поговорим о настройке онлайн-кассы и основных этапах работы с устройством.

Эвотор – это мобильная касса, которая полностью соответствует требованиям ФЗ-54, регламентирующего порядок работы предпринимателей с контрольно-кассовой техникой. Функции терминала сводятся к следующим рутинным торговым операциям:

• открытие и закрытие смены;
• приемка товаров;
• товарная переоценка;
• продажа;
• возврат и списание.

Размеры кассы Эвотор позволяют разместить устройство на любом прилавке, при этом компактный терминал может выполнять работу бэк-офиса, подсчитывая остатки на складе и в других магазина. Аппарат совместим с другими торговыми инструментами (сканер штрих-кодов, денежный ящик и т. д.). Подключение к банковскому терминалу позволяет выполнять с помощью кассы Эвотор оплату картой. Кроме того, устройство поддерживает обмен данными с ЕГАИС.

Стандартные операции с аппаратом способны выполнять рядовые сотрудники, а вот обслуживание кассы Эвотор (обновление, замена фискального накопителя) следует доверять специалистам ЦТО (центр техобслуживания). Договор с сервисным центром позволяет оперативно получить квалифицированную помощь.

Новая касса Эвотор: подготовка к работе

Прежде чем начать работу с электронной кассой Эвотор, необходимо выполнить некоторые преднастройки, позволяющие осуществлять торговлю по всем нормам законодательства:

1. подключить дополнительное оборудование;
2. заключить договор на обслуживание с .
3. поставить аппарат на .

Базовая программа касса Эвотор уже готова к автономной работе и обмену данными с основными торговыми сервисами ( , Excel, Мой склад), однако при необходимости пользователь может скачать в специальном магазине контента.

Как пользоваться онлайн-кассой Эвотор

Чтобы обеспечить легкое и приятное знакомство с современным устройством для торговли, опишем основные моменты работы с ККМ. Также рекомендуем ознакомиться с обучающими роликами, размещенными на официальном сайте компании-производителя evotor.ru.

Для более углубленного изучения бизнес-процессов следует изучить инструкции ККМ Эвотор, доступные к скачиванию в различных разделах онлайн-руководства wiki.evotor.ru.

Открытие/закрытие смены, кассовый отчет

Узнаем, как начать работу, а также как снимать кассу Эвотор и печатать кассовый отчет:

1. Откройте раздел «Касса/Открыть смену», либо нажмите кнопку «Продажа», чтобы смена открылась автоматически.
2. Чтобы закрыть кассу Эвотор выберите соответствующий раздел в этом же меню.
3. Чтобы печатать отчет об открытии/закрытии смены в автоматическом режиме, установите данные настройки в меню «Настройка/Смена», поставив галочки напротив требуемых отчетных документов (X-Отчет, Z-отчет).
4. Для печати отчетов в ручном режиме при открытии/закрытии кассы зайдите в раздел «Касса/отчеты» и выберите нужный документ.

   

   Можно оформить новое внесение наличных в кассу. Нажатие кнопки «Внести» автоматически открывает смену.

   Возврат и списание

   Согласно инструкции кассира Эвотор, чтобы вернуть одну позицию или партию товара поставщику, необходимо выполнить несколько действий:

   1. Откройте раздел главного меню кассы «Товары/Возврат».
   2. Добавьте товар в список подлежащих возврату одним из способов: считав код позиции сканером или воспользовавшись окном поиска (для перехода к поиску необходимо нажать на белое поле).
   3. Укажите количество возвращаемых товаров.
   4. Назначьте цену компенсации за товар ненадлежащего качества или позвольте системе определить цену автоматически, сходя из информации о приемке данной продукции.
   5. Завершите процедуру, нажав кнопку «Ввод».
   6. Проверьте список введенных позиций, потянув за вкладку в верхней части окна. При необходимости удалите товар из списка.
   7. Заполните информацию о контрагенте, чтобы подтвердить возврат. В поле «Основание» укажите номера и названия сопроводительной документации.

   Аналогичным способом происходит списание товара или целой партии чрез меню «Товары/Списание», а вот при возврате покупки клиенту применяется иной порядок действий:

   

   Если у покупателя не осталось чека, допустимо произвести через Эвотор возврат по карте, выбрав в списке товаров нужное наименование с соответствующей пиктограммой в виде банковской кредитки. Также в меню присутствует пункт «Возврат без документа», позволяющий вернуть деньги клиенту без оснований.

Екатерина Анненкова, аудитор, аттестованный Минфином РФ, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению ИА "Клерк.Ру". Фото Б. Мальцева ИА «Клерк.Ру»

Многие предприятия, осуществляющие торговые операции, рано или поздно сталкиваются в своей работе с необходимостью установки и применения кассовых аппаратов.

Если компания собралась впервые заняться реализацией продукции и услуг за наличный расчет, то ей необходимо иметь четкие представления об особенностях регистрации и применении ККТ.

Порядок применения ККТ регламентируется положениями:

1. Закона от 25.04.2003г. №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».

1. Постановления Правительства РФ от 23.07.2007г. №470 «Об утверждении Положения* о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями», определяющим:

• требования, предъявляемые к ККТ, используемой организациями и ИП,
• порядок и условия ее регистрации и применения при осуществлении наличных денежных расчетов (расчетов с использованием платежных карт) в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг на территории РФ.

*Обратите внимание: Положение не распространяется на ККТ, используемую кредитными организациями при совершении кассовых операций, в части норм, устанавливающих порядок и условия ее регистрации в налоговых органах.

ККТ обязаны применять* при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях:

• продажи товаров,
• выполнения работ,
• оказания услуг,

большинство организаций и ИП.

*В некоторых случаях, согласно действующему законодательству, компании или ИП могут обойтись без применения ККТ. Так, с 01.01.2013г. вступили в силу отдельные положения Федерального закона от 25.06.2012г. №94-ФЗ «О внесении изменений в части первую и вторую Налогового кодекса Российской Федерации и отдельные законодательные акты Российской Федерации».

Согласно ст.5 закона №94-ФЗ в абз.1 п.2.1 ст.2 закона №54-ФЗ внесены изменения, согласно которым от обязательного применения ККТ освобождаются те ИП, которые применяют патентную систему налогообложения (в части видов деятельности, подпадающих под ПСН).

Перед началом применения расчетов с помощью ККТ, кассовый аппарат необходимо зарегистрировать в ФНС по месту нахождения организации (по месту жительства ИП). Если ККТ регистрируется обособленным подразделением компании, то обратиться нужно в ФНС по месту нахождения такого обособленного подразделения.

Для этого в налоговую инспекцию необходимо представить заявление о регистрации контрольно-кассовой техники. Его форма утверждена Приказом ФНС РФ от 09.04.2008г. №ММ-3-2/152@ «Об утверждении форм заявления о регистрации контрольно-кассовой техники, книги учета контрольно-кассовой техники и карточки регистрации контрольно-кассовой техники».

Согласно п.1 ст.2 и п.1 ст.3 закона №54-ФЗ, организации и ИП могут применять только ту кассовую технику, которая включена в Государственный реестр.

При этом, ФНС в своем Письме от 18.02.2013г. №АС-4-2/2696@, напоминает, что с 01.01.2013г. вступило в силу Постановление Правительства РФ от 17.12.2012г. №1319, которым внесены изменения в Положение* о регистрации и применении ККТ, используемой организациями и ИП, касающиеся отмены средства визуального контроля - знака «Государственный реестр».

Соответственно, с 01.01.2013г., наличие на корпусе ККТ знака «Государственный реестр» - не обязательно и кассовый аппарат в ФНС должны зарегистрировать и без этого знака.

*Утверждено Постановлением Правительства РФ от 23.07.2007г. №470.

В нашей статье мы рассмотрим порядок регистрации ККТ в налоговых органах и поговорим о необходимом комплекте документов для данной процедуры. Так же мы дадим несколько рекомендаций по работе с ККТ, которые будут полезны тем, кто только начинает работать с кассовой техникой.

Кроме того, будут рассмотрены ситуации, в которых можно обойтись без применения ККТ.

Порядок регистрации ККТ в налоговой инспекции

Согласно п.15 Положения о регистрации и применении ККТ, для регистрации кассового аппарата* пользователь представляет в ФНС заявление о регистрации ККТ и его копию.

*За исключением кредитных организаций.

Заявление в ФНС предоставляется:

• по месту нахождения юридического лица или его обособленного подразделения (если ККТ регистрируется для подразделения),
• по месту жительства физического лица,

К заявлению необходимо приложить:

1. паспорт ККТ, подлежащей регистрации,
2. договор о ее технической поддержке, заключенный пользователем и поставщиком (центром технического обслуживания).

ФНС не позднее 5 рабочих дней с даты представления заявления и необходимых документов, регистрирует кассу путем внесения сведений о ней в книгу учета ККТ.

Одновременно с регистрацией ККТ, налоговая выдает пользователю карточку регистрации ККТ , а также возвращает документы, прилагавшиеся к заявлению.

Формы книги учета и карточки регистрации, как и форма заявления, утверждены Приказом ФНС РФ от 09.04.2008 N ММ-3-2/152@.

Согласно п.16 Положения, перерегистрация и снятие ККТ с регистрации, так же осуществляются по заявлению пользователя в течение 5 рабочих дней с даты подачи заявления. Оно предоставляется в ту ФНС, где была зарегистрирована ККТ. К заявлению прилагаются паспорт ККТ и карточка регистрации.

О регистрации, перерегистрации и снятии с регистрации ККТ делается отметка в паспорте ККТ, которая заверяется печатью ФНС.

О снятии с регистрации ККТ также делается отметка в книге учета и карточке регистрации, которая остается в ФНС.

Сотрудник организации или ИП, который будет подавать документы на регистрацию ККТ должен иметь при себе документ, удостоверяющий личность (паспорт) и доверенность от организации на осуществление регистрации ККТ.

Кроме вышеуказанных документов в ФНС обычно просят предъявить:

• Свидетельство о государственной регистрации юридического лица,
• Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе,
• Документ, подтверждающий право собственности/право пользования помещением (договор аренды, свидетельство о праве собственности), в котором планируется установка ККТ,
• Журнал кассира-операциониста по форме №КМ-4,
• Паспорт ЭКЛЗ,
• Паспорт версии ККМ и дополнительный лист к нему,
• Учетный талон ККТ.

Для кассового аппарата, который ранее уже был в эксплуатации, необходимо будет представить копию его регистрационной карточки с отметкой о снятии с учета в ФНС.

В любом случае, прежде чем ехать в ФНС, представляется разумным уточнить, какие именно требования предъявляет конкретно ваша налоговая инспекция к пакету документов, необходимых для регистрации ККТ.

Кроме предоставления пакета документов необходимо предоставить и сам кассовый аппарат для его осмотра представителем ФНС.

Осмотр кассового аппарата осуществляется инспектором и специалистом* центра техобслуживания.

*Он осуществляет техническую поддержка кассового аппарата, нанесение на него знака «Сервисное обслуживание», наклеивание марок-пломб, введение в фискальную память информации при регистрации, а также замену накопителей фискальной памяти.

Когда ККТ разрешается не применять

В соответствии с положениями п.2 и п.3 ст.2 закона №54-ФЗ, организации и ИП в силу специфики своей деятельности либо особенностей своего местонахождения могут производить наличные денежные расчеты и/или расчеты с использованием платежных карт без применения ККТ:

1. При оказании услуг населению при условии выдачи бланков строгой отчетности (такие бланки приравниваются к кассовым чекам), утвержденных Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008г. №359 «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ» .

2. Если организация или ИП являются налогоплательщиками ЕНВД в части деятельности, подпадающей под ЕНВД (п.2 ст.346.26 НК РФ), а так же в случае применения ИП патентной системы налогообложения (при осуществлении деятельности, в отношении которой законами субъектов РФ предусмотрено применение патентной системы), при условии выдачи по требованию покупателя документа:

• товарного чека,
• квитанции,
• другого документа,

подтверждающего прием денежных средств и содержащего необходимые реквизиты.

3. При реализации:

• газет и журналов,
• сопутствующих товаров,

в газетно-журнальных киосках при условии, если доля реализации газет и журналов составляет не менее 50% и ассортимент сопутствующих товаров утвержден органом власти РФ.

Учет торговой выручки от продажи газет и журналов и от продажи сопутствующих товаров ведется раздельно.

4. При продаже:

• ценных бумаг;
• лотерейных билетов;
• проездных билетов и талонов для проезда в городском общественном транспорте.

5. При обеспечении питанием учащихся и работников общеобразовательных школ и приравненных к ним учебных заведений во время учебных занятий.

6. При торговле:

• на рынках,
• ярмарках,
• в выставочных комплексах,

на других территориях, отведенных для осуществления торговли, за исключением находящихся в этих местах:

• торговли магазинов,
• павильонов,
• киосков,
• палаток,
• автолавок,
• автомагазинов,
• автофургонов,
• помещений контейнерного типа и других аналогичных мест.

7. При разносной мелкорозничной торговле продовольственными и непродовольственными товарами (за исключением технически сложных товаров и продовольственных товаров, требующих определенных условий хранения и продажи) :

• с ручных тележек,
• корзин,
• лотков (в том числе защищенных от атмосферных осадков каркасами, обтянутыми полиэтиленовой пленкой, парусиной, брезентом).

8. При продаже в пассажирских вагонах поездов чайной продукции в ассортименте, утвержденном федеральным органом исполнительной власти в области железнодорожного транспорта.

9. При торговле в киосках мороженым и безалкогольными напитками в розлив.

10. Торговли из цистерн:

• пивом,
• квасом,
• молоком,
• растительным маслом,
• живой рыбой,
• керосином.

11. При торговле вразвал овощами и бахчевыми культурами.

12. При приеме от населения стеклопосуды и утильсырья, за исключением металлолома.

13. При реализации:

• Предметов религиозного культа и религиозной литературы,
• услуг по проведению религиозных обрядов и церемоний,

религиозными организациями, зарегистрированных в порядке, установленном законодательством РФ.

14. При продаже по номинальной стоимости:

• почтовых марок,
• иных знаков, наносимых на почтовые отправления,

подтверждающих оплату услуг почтовой связи.

15. В случае, если организация (ИП) находятся в отдаленных или труднодоступных местностях (за исключением городов, районных центров, поселков городского типа), указанных в перечне, утвержденном органом власти РФ

16. Аптечные организации и их обособленные подразделения, находящиеся в фельдшерских и фельдшерско-акушерских пунктах, расположенных в сельских поселениях. Они должны иметь лицензию на фармацевтическую деятельность.

Обратите внимание: Вышеуказанные пункты не распространяются :

• на платежных агентов, осуществляющих деятельность по приему платежей физических лиц,
• на кредитные организации и банковских платежных агентов, субагентов, осуществляющих деятельность в соответствии с законодательством о банках и банковской деятельности.

Кроме того, следует помнить, что согласно позиции, изложенной в Письме Минфина от 03.09.2009 №03-01-15/9-441, розничная продажа алкогольной продукции без ККТ строго запрещена .

Начало работы с кассовым аппаратом

При осуществлении работы с кассовым аппаратом можно руководствоваться Типовыми правилами эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением (утв. Минфином РФ 30.08.1993г. №104), которые применяются в части, не противоречащей закону №54-ФЗ.

Согласно п.3.8.2 Типовых правил, кассир (контролер - кассир, продавец, официант и др.) обязан:

• проверить исправность блокирующих устройств, заправить чековую и контрольную ленту, установить дататор на текущую дату, перевести нумератор на нули;
• включить машину в электросеть и получением нулевого чека проверить ее работу от электропривода;
• напечатать два-три чека без обозначения суммы (нулевых) с целью проверки четкости печатания реквизитов на чековой и контрольной лентах и правильность установки дататора и нумератора;
• нулевые чеки приложить в конце дня к кассовому отчету.

В большинстве моделей электронных кассовых аппаратов дата устанавливается автоматически. Если в вашей модели нет этой опции, то дату нужно установить вручную.

Текущая дата не может быть более ранней, чем дата предыдущего Z-отчета, иначе кассовый аппарат не перейдет в режим текущей работы.

После того, как были пробиты пробные нулевые чеки, пробивается промежуточный X-отчет. Этот дневной отчет не обнуляет информацию в оперативной памяти ККТ.

X-отчет это чек, на котором отображается содержание счетчиков (по секциям и по общему итогу) ККТ, при этом, значения счетчиков не изменяются.

Данные, отображающиеся в X-отчете на начало дня должны совпадать с данными записей в графе 9 журнала кассира-операциониста (форма №КМ-4) за предыдущий день. Эти же данные отражаются в графе 6 журнала КМ-4.

X-отчеты могут сниматься для контроля поступления выручки в течение смены или для периодической сдачи наличной выручки.

Пробитые Х-отчеты в течении дня никак не влияют на сумму накопленной выручки по данным кассового аппарата.

Х-отчеты можно снимать по секциям, сменному итогу и главному итогу. Они могут использоваться, в том числе, для определения недостачи или излишка в кассе (данные X-отчета сверяются с суммой фактической выручки, находящейся в денежном ящике ККТ).

Самые простые кассовые аппараты пробивают чек после набора суммы, указания номера секции и нажатия клавиши "ввод". В более сложных аппаратах могут быть предусмотрены функции ввода цены по штрихкоду, подсчета промежуточного итога и суммы сдачи, работу со скидками по акциям и тому подобное.

В случае ошибки кассира, необходимо выбить правильный чек и вручить его покупателю. Неправильный чек погашается и хранится. В конце дня по таким чекам оформляют акт о возврате денежных сумм покупателям по неиспользованным кассовым чекам по форме №КМ-3 .

Акт по форме №КМ-3 оформляется в единственном экземпляре при сдаче и оформлении выручки за день. По строке «Контрольно-кассовая машина» указывается модель (класс, тип, марка) ККТ, на которой был пробит неправильный чек. В табличную часть этой строки вписывают:

Номер производителя (обычно указывается на самом кассовом аппарате, в техническом паспорте),

Регистрационный номер ККТ (можно найти в карточке постановки ККТ на учет, которую выдает ФНС).

В строке «Прикладная программа» указывается название бухгалтерской программы, с помощью которой организован оперативный учет. Если программа не используется, то в этой строке ставится прочерк.

В графе «Кассир» проставляется табельный номер кассира-операциониста, неправильно пробившего чек. В табличной части акта отражаются номера и суммы каждого чека. Чеки наклеиваются на лист бумаги или прикрепляют к акту (в связи с тем, что чеки подвержены сильному выцветанию, лучше сразу сделать с них ксерокопию).

Акт подписывается кассиром-операционистом и утверждается руководителем.

Данный акт составляется и в том случае, если покупатель отказался от приобретенного товара или услуги и ему вернули деньги.

В конце дня (при закрытии или по прибытии инкассатора) кассир должен:

Подготовить денежную выручку и другие платежные документы;

Составить кассовый отчет и сдать выручку вместе с кассовым отчетом по приходному ордеру в «основную кассу» (или непосредственно инкассатору банка).

Кроме того необходимо снять показания секционных и контрольных счетчиков (регистров), получить распечатку или вынуть из кассовой машины использованную в течение дня контрольную ленту.

По данным счетчиков (регистров) на начало и на конец определяется сумма выручки. Сумма выручки должна соответствовать показаниям денежных суммирующих счетчиков и контрольной ленте и должна совпадать с суммой, сданной в основную кассу (инкассаторам).

В конце дня можно сначала распечатать X-отчет. По нему можно проверить соответствие наличных денег в кассе пробитым суммам. Затем снимается Z-отчет. Этот отчет обнуляет информацию в оперативной памяти и заносит ее в фискальную память. Данная операция фиксирует в памяти ККТ накопленный итог пробитых сумм и закрывает фискальную смену (обнуляет счетчик дневной выручки).

В Z-отчете отражаются не только данные контрольных регистров на начало и конец рабочего дня и сумма дневной выручки, но и общая сумма денег и чеков, возвращенных покупателям, сумма скидок и аннулированных чеков.

Сумма выручки должна совпадать с информацией на контрольной ленте.

Каждый отчет имеет свой порядковый номер. Все отчеты, полученные на ККТ, необходимо аккуратно собирать и хранить (при возможности - делать ксерокопии).

На основании Z-отчета кассир-операционист ежедневно составляет справку-отчет по форме №КМ-6.

Данная справка применяется для составления отчета кассира - операциониста о показаниях счетчиков ККМ и выручке за рабочий день (смену).

Отчет составляет в одном экземпляре ежедневно кассир - операционист, подписывает его и вместе с выручкой сдает его по ПКО старшему (главному) кассиру или руководителю организации.

В небольших организациях с одной - двумя кассами кассир - операционист сдает деньги непосредственно инкассатору банка. Сдача денег в банк отражается в отчете. Выручка за рабочий день (смену) определяется по показаниям суммирующих денежных счетчиков на начало и конец рабочего дня (смены) за вычетом суммы денег, возвращенных покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, и подтверждается соответствующими подписями заведующих отделами.

В приеме и оприходовании денег по кассе в отчете подписываются старший кассир и руководитель организации. Отчет служит основанием для составления сводного отчета «Сведения о показаниях счетчиков контрольно - кассовых машин и выручке организации» (форма №КМ-7).

После того, как был снят Z-отчет, определена и проверена фактическая сумма выручки делаются записи в журнале кассира-операциониста (форма №КМ-4).

Все записи в журнале ведутся кассиром - операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок. Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира - операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации.

При совпадении показаний заносят их в журнал за текущий день (смену) на начало работы, и эти данные заверяются подписями кассира и дежурного администратора (графы 7, 8).

В графу 15 журнала записываются суммы, выписанные по возвращенным покупателями (клиентами) чекам, на основании данных Акта о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (форма №КМ-3), а также количество напечатанных за рабочий день (смену) нулевых чеков.

В конце рабочего дня (смены) кассир составляет кассовый отчет и вместе с ним сдает выручку по приходному кассовому ордеру старшему кассиру.

При расхождении результатов сумм на контрольной ленте с выручкой выясняется причина расхождения, а выявленные недостачи или излишки заносятся в соответствующие графы Журнала кассира - операциониста.

Кассовые операции

В соответствии п.1.6 Положения Центробанка №373-П, кассовые операции ведутся кассовым или иным работником (далее - кассир), с установлением ему соответствующих должностных прав и обязанностей, с которыми кассир должен ознакомиться под роспись.

При наличии в организации (ИП) нескольких кассиров, один из них выполняет функции старшего кассира.

Кассовые операции могут проводиться руководителем.

Обратите внимание: Платежный агент, банковский платежный агент (субагент) помимо собственной кассовой книги, ведет отдельную кассовую книгу для учета наличных денег, принятых им в рамках агентской деятельности.

В соответствии с п.2.1 Положения №373-П, кассовые документы организации (ИП) оформляются:

• главным бухгалтером;
• бухгалтером или другим работником (в том числе кассиром), назначенным приказом руководителя организации (ИП).
• руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

В кассовых документах указывается основание для их оформления и перечисляются прилагаемые подтверждающие документы:

• расчетно-платежные ведомости по форме №Т-49,
• платежные ведомости по форме №Т-53,
• заявления,
• счета,
• другие документы.

Обратите внимание: Внесение исправлений в кассовые документы не допускается .

Кассовые операции, проводимые организацией (ИП) оформляются первичными документам по формам и в порядке, утвержденным Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998г. №88.

Согласно Информации Минфина России №ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. №402-ФЗ "О бухгалтерском учете»:

«С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы ).»

Екатерина Анненкова , аудитор, аттестованный Минфином РФ, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению ИА "Клерк.Ру"

Многие ИП, которые имеют торговую точку, не знают, как установить кассовый аппарат. Если предприниматель реализует продукцию и услуги за наличку, то ему надо знать, как работает кассовое устройство (ККМ).

Правила использования кассы установлены в 2 документах:

• в законе от 25 апреля 2003 г. №54 «О применении ККМ при использовании расчётов наличными деньгами (или) расчётов с применением платёжной карты»;

• в постановлении Правительства РФ от 23 июля 2007 г. №470 «О регистрации и применении ККМ, используемой ООО и ИП».

Прежде чем начать работать на кассовом аппарате, надо внимательно изучить правила пользования этой техникой.

Настройка и правила применения кассы

На кассовом оборудовании делается запись платёжных операций и происходит обработка денег на протяжении рабочего дня.

На данный момент имеется много видов ККМ - электронные устройства, расчётные кассы iPad и др. Однако, все они имеют одинаковые правила эксплуатации.

Установка кассы

Установка кассового оборудования и его подключение

Сначала ИП надо поставить кассовое оборудование на рабочую поверхность, рядом с которым находится место для клиента, где можно разложить товары.

Использование батареек

На батарейках работает резервная память кассового оборудования. ИП должен вставить батарейку перед использованием любой из функций этой техники.
Сначала надо снять крышку отсека для чеков и найти место для батарейки. В этом случае ИП должен воспользоваться маленькой отвёрткой.

Затем следует закрыть крышкой отсек для батареек.

ИП надо делать замену батареек 1 раз в год, чтобы они работали бесперебойно.

Применение бумажного рулона

Сначала надо снять крышку отсека для чеков. В этом случае надо убедиться в том, что конец бумажного рулона не оборван (имеет прямые края). В итоге, ИП с лёгкостью будет бумажный рулон в устройство.

По завершении надо кликнуть на кнопку ПОДАТЬ. В этом случае устройство зацепит бумагу и прогонит через себя.

Снятие блокировки с кассы

Как правило, у кассового устройства есть ключ, которым кассир закрывает кассу в целях безопасности. ИП ни в коем случае нельзя терять этот ключ.

В этом случае можно просто оставить ключ в кассовом устройстве, чтобы его не потерять и при возникновении опасной ситуации можно было заблокировать отсек кассы с наличкой.

Включение кассового устройства

У нескольких кассовых устройств имеется кнопка Вкл/Выкл на тыльной стороне. У иных касс сверху имеется ключ.

Для включения этого устройства, надо кликнуть на кнопку или повернуть ключ в положение РЕГ.

Современные виды кассовых устройств оснащены кнопкой РЕЖИМ, которая заменяет ключ. В этом случае надо кликнуть на кнопку РЕЖИМ и нажимать её до положения РЕГ.

Настройка кассового устройства

Кассовые устройства можно настроить таким образом, чтобы в них объединялись аналогичные друг другу пункты в одной категории. Категория товара может облагаться налогом или наоборот - не подлежит налогообложению.

Также кассиры-работники ИП могут настроить дату и время.

Программирование кассового устройства можно запустить, повернув ключ в положение ПРОГ (П), или кликнув на кнопку, которая переключает кассу в режим ПРОГРАММА.

Иные кассовые устройства оснащены ручным рычажком, который расположен под крышкой отсека для бумажного рулона. В этом случае рычаг надо перевести в режим Программа.

Введение пароля для работы с кассовым устройством

При применении кассового устройства кассиру каждый раз необходимо вводить личный служебный номер или пароль. При применении служебного номера ИП распределяет каждую покупку конкретному кассиру. В этом случае отслеживаются все продажи и выявляются ошибки.

Если ИП владеет рестораном, то работникам его заведения нужно будет вводить свои служебные коды вместе с номерами столиков и количеством клиентов.

Современные виды кассовых устройств при входе в систему требуют ввести пароль и адрес электронной почты.

Ввод суммы первых продаж

При работе на кассе надо использовать клавиатуру с цифрами, чтобы осуществлять ввод точных сумм в рублях. Кассиру не нужно набирать разделитель после запятой, потому что кассовое устройство делает это в автоматическом режиме.

Отдельные устройства оснащены сканером. Он считывает штрихкоды и сразу вводит сведения о товарах. В таком случае кассиру не нужно определять раздел при выполнении следующих шагов.

Использование кнопки определённого отдела

На значительном количестве кассовых устройств кассир кликает на кнопку после набора суммы, которая относит товар к конкретной категории продаж (продовольственные товары, одежда и др).

Ключи для разделов следует настроить как подлежащие налогообложению, так и освобождённые от налога. В этом случае надо внимательно изучить инструкцию кассового устройства, чтобы успешно работать на этой технике, заранее ознакомившись с правилами привязки ставки налога к определённому ключу.

Затем следует посмотреть на квитанцию: надо кликнуть на кнопку ПОДАТЬ (на стрелку), чтобы бумажный чек выполз вверх. В этом случае можно увидеть всю сумму, которая записана на чеке.

Каждый добавленный товар входит в общую сумму, которая высвечивается на экране устройства иди датчике-считывателе штрихкодов.

Добавление скидки

Если товарная продукция находится на распродаже, то работнику кассы надо учитывать размер скидки.

В таком случае нужно выполнить следующие действия:

• ввести стоимость товара;
• кликнуть кнопку с разделом;
• набрать сумму скидки в процентах (так, 15 значит 15%);
• нажать кнопку %. Она расположена на клавиатуре кассы.

Введение суммы для других товаров

Работнику ИП надо применять клавиатуру кассы для набора цены каждого товара. В этом случае после введения цены товара надо кликнуть на кнопку конкретного раздела.

Если кассир пробивает несколько штук одного и того же товара, ему надо выполнить следующие действия:

• набрать определённое количество этих товаров;
• потом кликнуть кнопку QTY (Кол-во);
• далее, ввести цену одну из товаров;
• потом кликнуть кнопку конкретного раздела.

Так, если у работника ИП покупают 2 батона по цене 6,99, то надо нажать 2, потом Кол-во, далее 699, и кнопку раздела.

Использование кнопки предварительных сумм

При использовании этой кнопки на экране кассового устройства появится совокупная стоимость введённого товарного продукта. В этом случае будут добавлены все налоги, которые были привязаны к кнопкам разделов.

Способ оплаты товара

Покупатели расплачиваются за товары наличкой, кредитками или чеками. Также кассир принимает в расчёт подарочные карты и сертификаты, которые считаются наличкой.

При получении наличных денег от покупателя надо набрать сумму налички, и кликнуть на кнопку НАЛИЧНЫЕ. Она находится снизу, справа и является самой большой.

После этого на многих кассовых устройствах появляется сообщение о том, сколько надо дать клиенту сдачи. В то же время не все кассовые устройства это делают, и все вычислить необходимую сумму сдачи работник кассы должен в уме.

После открытия отсека для денег, можно положить в неё наличку или чек, и определить сумму сдачи.

При оплате товара кредитной картой работнику ИП надо кликнуть на кнопку КАРТА и использовать специальный терминал.

При получении от покупателя чека надо ввести ту сумму, которая указана на этом платежном документе. Затем нужно кликнуть на кнопку ЧЕК (ЧК), и положить его в отсек с наличкой.

Для открытия отсека с наличкой, необязательно что-то продавать. Достаточно кликнуть на кнопку НЕТ ПОКУПКИ (НП). Это можно сделать только после ввода менеджером специального кода, чтобы перевести кассовое устройство в режим НП.

Закрытие кассы

После завершения рабочего дня кассиру нужно всегда закрывать отсек с наличкой. В ином случае, ИП может потерять свои деньги из-за незаконного выноса денег (ограбления) из кассы.

Работнику ИП надо ежедневно освобождать отсек с наличкой от денег по завершении рабочего дня. Хранить это устройство нужно в скрытом от посторонних месте.

Оформление баланса кассового устройства и отчётов по продажам

Подсчёт суммы продаж за 1 день

Некоторые ИП время от времени проводят проверку количества продаж за 1 день.

Чтобы определить итоговую сумму, надо кликнуть на кнопку, которая переключает режимы, или повернуть ключ устройства до положения X и выбрать режим X.

При использовании режима X идёт подсчёт общей выручки. Однако, при применении режима Z - выручка, полученная в течение дня, сбрасывается.

Представление отчётов по продажам

В этом отчёте отражаются все продажи за день. Большинство кассовых устройств распечатывают следующие отчётов:

• отчёт о продажах за 1 час;
• отчёт по работе отдельных сотрудников;
• отчёт по определённому разделу и др.

Для того чтобы распечатать эти отчёты, надо кликнуть на кнопку РЕЖИМ и настроить на ней режим Z, или повернуть ключ до Z.

Оформление баланса устройства

После формирования отчёта по продажам за день, кассиру надо подсчитать деньги в отсеке для налички. Если у кассира-работника ИП имеется квитанции кредиток или чеки, следует добавить их в итоговую сумму.

Многие терминалы по обслуживанию кредиток также распечатывают ежедневный отчёт. В этом случае кассир легко может провести сверку продажи за день. Ему надо вычесть общую сумму из той, с которой кассир начал рабочий день, перед совершением первой продажи покупателю.

Также кассиру следует вести книгу о финансовых операциях, кредитках и чеках. Это облегчит работнику ИП ведение общего учёта.

После вышеперечисленных действий кассир должен вернуть базовую сумму в кассу до начала нового рабочего дня.

Кассиру нужно помнить о том, что когда он не работает, то он должен хранить денежный средства в недоступном для посторонних глаз месте.

Похожие записи:

Похожие записи не найдены.

Табачная маркировка. Как продавать сигареты в 2019

Табачная маркировка становится обязательной в марте 2019 года. Чем ближе назначенная дата, тем яснее становится тот, факт, что маркировку отменять никто не планирует, и нужно готовиться к работе в новой системе. Информации о том, как готовиться, и с чего начать мало. Но постепенно появляются все новые подробности и объяснения, как магазину подготовиться к маркировке, как продавать табак в новых условиях…

524

Автономная онлайн-касса

Автономная онлайн-касса - популярный вид современных кассовых аппаратов, отвечающих требованиям 54-ФЗ. В отличие от старого кассового аппарата с ЭКЛЗ, это устройство автоматически передает сведения о проведенных торговых операциях в ФНС через операторов фискальных данных (ОФД). Кроме того, благодаря своей автономной работе онлайн-кассы отправляют клиенту электронный чек в виде email-сообщения или СМС (если покупатель изъявит такое желание). Автономные кассы - самые…

713

Регистрация кассовых аппаратов

Регистрация кассового аппарата в налоговой ФНС Регистрация кассового аппарата в налоговой – это обязательная процедура, которая должна выполняться предпринимателями или организациями (далее владельцы) сразу после приобретения соответствующей ККТ (контрольно-кассовой техники). После введения закона об обязательном применении онлайн-касс владельцы должны либо перейти на ККТ нового образца, которые поддерживают передачу данных в ФНС, либо модернизировать старый кассовый аппарат, если это возможно. При…

611

Онлайн-касса для магазина

Онлайн-касса для магазина необходима для торговли по новым требованиям закона. В соответствии с 54-ФЗ и изменениями 2017 года, в 2018-2019 годах все предприятия сферы услуг, торговые точки и розничные магазины должны перейти на использование онлайн-касс. Что такое онлайн-кассы, в чем их отличие от старых, и кому они нужны, - читайте далее. Онлайн-касса для магазина: что это и зачем Согласно новому…

626