Главная Транспортный налог Как провести эффективное собрание. Собрание в отделе продаж

Как провести эффективное собрание. Собрание в отделе продаж

Объявите, что совещание начнется в 14:00, и оно начнется не раньше 14:10. Назначьте заседание на 10:13, и служащие поймут вас буквально.

Сирил Норткот Паркинсон

В этом обзоре: как провести эффективно собрание, что является критериями эффективности собраний. А также будут расмотрены основные этапы и правила, которое помогут провести качественно собрание и достичь поставленных целей.

Чтобы определить эффективность собраний, проведите эксперимент. Тщательно записывайте все вопросы, с которыми к Вам обращаются подчиненные (в индивидуальном порядке, по электронной почте). Посчитайте число обращений. Подумайте, какие из этих вопросов можно решить один раз на собрании и подсчитайте, сколько времени Вы сэкономите.

По мере совершенствования Вашей техники проведения собраний, количество таких «отвлекающих» обращений обязательно уменьшится.

Во многих организациях не принято считать собрания рабочим инструментом, позволяющим решать повседневные задачи. В основном, собрания проводятся хаотично, от случая к случаю, они не подготовлены, Руководитель вести их не умеет. Поэтому многие участники собраний воспринимают информацию неверно («не услышал», «не понял», «забыл»), нужные решения не принимаются (откладываются и повисают), а если и принимаются — частенько не исполняются.

Статистика говорит следующее: «Когда руководители начинают проводить собрания со своими подчиненными, они вначале не придают им большого значения и не ждут от них многого. Но чем дольше они проводят собрания, тем они становятся полезнее. Во-первых, они таким образом «спихивают» 90% рутины. Руководителям не нужно так жестко контролировать сотрудников — результаты говорят сами за себя, и это отлично стимулирует персонал. Собрания помогают упорядочить работу Компании, и сразу становится видно, что надо делать дальше.

Но для того, чтобы собрания действительно заработали, нужно учесть очень много тонкостей его проведения.

Опытный руководитель знает, что собрания создают организацию. С их помощью можно поддерживать связи внутри Компании и проводить в жизнь принятые решения, сверять степень приближения к целям и разрушать барьеры между сотрудниками. Если Вы не будете проводить собрания с вашими подчиненными, то возникнет проблема слухов, которая приводит к разобщенности и неуверенности сотрудников в завтрашнем дне, а затем и к потере управляемости.

Качественно организованное и проведенное собрание позволяет:

оперативно решить текущие проблемы в коллективе;
замотивировать персонал на выполнение плана;
собрать мнения и протестировать планируемые изменения;
сформировать из коллектива команду;
продвинуть Компанию вперед наиболее быстро и с минимальными затратами;

К сожалению, как правильно проводить собрания в ВУЗах не учат…

С некоторыми наиболее часто встречающимися ошибками при проведении собраний и приемами их исправления мы познакомимся с Вами на этом обзоре.

При проведении собраний нужно учитывать 3 основных момента:

ВО ВРЕМЯ
и ПОСЛЕ собрания.

Что нужно сделать ДО собрания?

1. Выделите несколько видов собраний, которые будете проводить регулярно. Определите их регламент и проводите по расписанию. Пока Вы не будете собираться регулярно, Ваша команда не будет развиваться.

2. Внезапные собрания вызывают лишние разговоры, беспокойство, а иногда — страх администраторов. Организуйте такие собрания крайне редко, только в случае «пожара». На экстренных собраниях разбирайте только один вопрос. Экстренные собрания должны быть короткими (старайтесь уложиться максимум в 45 минут, даже если надо решить сложный и тяжелый вопрос). Четко сформулируйте и сообщите заранее: цель собрания, участников, время с …до…, место. Пусть сотрудники не собираются без нужды, а спокойно занимаются своим основным делом, а именно — зарабатывают деньги.

3. Крайне сложно готовиться к каждому собранию. Где найти на это время? Поэтому оптимально сделать один раз Регламент собраний , в котором вы пропишите все важные аспекты: регулярность собрания (ежемесячное/еженедельное), время и место проведения собрания, участники, вопросы к собранию. Теперь Вам надо готовить не собрание, а только информацию по каждому вопросу.

4. Дублирование информации на разных собраниях вызывает общее недовольство администраторов — каждый ценит свое время. Рассматривайте только насущные вопросы. Не повторяйтесь — делайте обобщения, ссылки. Все, что можно, перенесите на доску в наглядном виде — таблицы, графики. Тогда не надо будет зачитывать, сразу можно переходить к анализу. (Кроме того, по некоторым оценкам, до 55% людей — визуалы, и на слух воспринимают новую информацию плохо — не более 7% всей информации).

5. Создайте форму Отчета , по которой будет докладывать каждый.
Во-первых, каждый будет знать, что конкретно он должен сказать и подготовит цифры заранее.
Во-вторых, этот отчет Вы сможете увидеть заранее, а значит подготовиться к собранию и сделать анализ информации, выводы, продумать решения.
В-третьих, информация останется для истории / статистики, что для бизнеса — бесценно.
По вопросам, которые не относятся к регулярным, готовьте информацию отдельно.

6. Продумывайте тщательно, что Вы хотите добиться по каждому вопросу и как конкретно Вы это сделаете. По возможности, проговорите текст сами себе или кому-то еще. Убирайте лишние слова. Говорите четко и просто. Готовьтесь каждый раз — это сэкономит Ваше время и время ваших сотрудников.

Что нужно сделать ВО ВРЕМЯ собрания?

1. Если кого-то нет на собрании, позаботьтесь о том, как они могут узнать о принятых решениях. В начале собрания назначьте ответственного, который запишет основные моменты и задания.

2. Научитесь самодисциплине, разработайте Регламент собрания и не поддавайтесь на искушения и «творческие порывы». Собрания лучше не пропускать: если еженедельное собрание совпало с праздничным днем, перенесите его на другой день и сообщите об этом на предыдущем собрании.
Начинайте всегда вовремя! Никогда никого не ждите -«корабль уходит точно по расписанию». Только так вы сможете приучить всех собираться точно по Регламенту.
Если пришло время изменить Регламент, письменно внесите изменения, сообщите всем об этом, и снова живите по Регламенту.

3. Не давайте выступающему уходить от Регламента . Сразу прерывайте: «Ваше время истекло. Вы отклонились от темы». Ведите собрание по такой процедуре: вопрос поставили, все доложили, обозначили проблему, все высказались. Руководитель подвел итог, спросил: «Есть еще вопросы и мнения по данному пункту? Нет. Переходим дальше». Участников тоже надо учить грамотно, участвовать в собраниях.
Сначала надо объяснить правила игры, а потом их соблюдать: прерывать болтунов, давать — кратко и ёмко — оценку информации и дел.

4. Если на собрание возникает тягостная и занудная обстановка, то возможно, обсуждаются неактуальные вопросы — важные вопросы включают всех. Или подчиненные закрыты, они Вам не доверяют, боятся высказывать свое мнение. А может быть, все просто устали.
Всегда следите за настроениями присутствующих. Быстро реагируйте на ситуацию. Старайтесь разряжать обстановку, шутите. Пусть участники улыбнутся — и вопросы решатся быстрее.

5. Каждый участник должен выступить. Руководитель начинает и заканчивает собрание — используйте эти моменты максимально эффективно. У каждого должно быть «слово» как по текущим вопросам, так и по вопросам развития. Одна реплика выступающего не должна превышать 3-5 минут. Включая Руководителя.
Как результат — все включены и активно участвуют в решении вопросов.

6. Пусть каждый сотрудник докладывает о своих результатах самостоятельно.

7. Дайте высказаться сначала каждому, вовлекайте в дискуссию, спрашивайте мнение каждого.

8. Руководитель должен знать, когда и как правильно похвалить и пожурить, подбодрить и наказать, и собрание — самое правильное место для этого. Получите информацию до собрания и подготовьте Ваше мнение, а при необходимости — это поможет быстро реагировать на факты и оказать сразу нужное воздействие на коллектив. Иногда заранее подготовиться не получается, а реагировать надо быстро, отложить вопрос и сказать: «Я подумаю» — нельзя. Самый простой способ решить технологично эту проблему — сравнивать цифры за прошлый период с последними результатами. Должен быть только рост. У кого рост — тот молодец. У кого нет роста — красный сигнал. Можно плясать от плана: «Дотягиваем? Как можем увеличить показатели?»

9. Если вдруг на собрании возникает необходимость обсуждения неподготовленного вопроса и скоропалительное принятие решения на самом собрании, то Вы отложите обсуждение и тем более принятие решение. Самое большее, что Вы можете сделать — выслушать мнение других участников, если для них это тоже актуально. Запишите вопрос, чтобы не забыть. Вернитесь к нему после собрания и решите, что с ним делать.

10. Крайне осторожно пользуйтесь инструментом «казни»- очень велика его сила, вы можете обратить ее против себя. Если не ругать нельзя — всыпьте самому сильному. Остальные все поймут сами. Никогда не ругайте всех сразу, чтобы не становиться в оппозицию к коллективу. Гораздо эффективнее проводить «разборы полетов» по схеме: «Мы ошиблись, сделали то-то, и вот к чему это привело. Как будем исправлять ситуацию, и как не допустим это в следующий раз?»

11. Результатом каждого собрания должны быть действия, конкретные дела , иначе нет смысла собираться. К концу собрания каждый должен знать, что и как он должен делать для воплощения в жизнь принятых решений. Задача Руководителя проверить, что ответственные действительно взяли на себя ответственность и готовы к реализации поставленных задач. Для этого проведите оценку рисков, спросите каждого участика: «Что может помешать тебе добиться поставленных целей? Какие риски ты видишь?». Если принять решение в рамках данного собрания невозможно, скажите, где и когда будет оно принято и кто ответственный за это.

Что нужно сделать ПОСЛЕ собрания?

1. Выйдя с собрания, участники должны иметь четкое представление о состоянии дел в Компании и о том, что каждый лично должен сделать для продвижения к общей и личной цели. Оставьте после собрания документальные следы: назначьте ответственного за ведение Протокола собрания, пусть он записывает принятые решения.

2. Принятые решения должны контролироваться Руководителем , проверяться, внедряться. Если Вы позволили себе хоть раз «спустить на тормозах» реализацию ваших общих решений, то почему кто-то будет в следующий раз выполнять другие решения собраний? Не проводите следующее собрание, распустите людей — идите воплощать принятые решения.

3. Руководитель должен делать анализ своих ошибок после проведения собрания. Просмотрите еще раз план собрания. Прокрутите в голове, как Вы это делали. Запишите рекомендации себе

Как часто Вам нужно проводить собрания с вашими сотрудниками? Как Вы считаете? От чего это зависит?

«Разбор полетов» по типовым проблемам вполне уместно делать на ежемесячных собраниях, если у вас такие проводятся.Если срочно нужно донести сотрудникам информацию, связанную с какими-либо изменениями в Компании, можно эти изменения донести в электронном виде.

Есть другой интересный способ проверить качество Ваших собраний — это узнать, как к нему относятся отсутствующие. Почему их не было на собрании? Они расстроились, что пропустили собрание и дотошно выясняют у присутствующих, что прошло мимо них. Или у них оказались дела поважнее? Делайте соответствующие выводы.

Помните о том, что регламент собраний надо также регулярно менять. Это касается как рассматриваемых вопросов, так и частоты собрания. Ваши подчиненные растут, учатся работать: и докладывать, и решать вопросы. Постепенно сокращайте время на обзор текущей ситуации. Увеличивайте время на решение вопросов и конечно, на вопросы их развития. Еженедельный ритм позволит успеть выполнить задания к собранию. На них надо время, а текущую работу никто не отменял.

Собрание — основной способ взаимодействия учителя с родителями ученика. Для очень важно уметь правильно спланировать подобное мероприятие и эффективно провести его.

Как подготовиться к родительскому собранию? Рекомендации, приведенные в данной статье, несомненно, помогут педагогу провести мероприятие с максимальной пользой.

Чаще всего носят информационный характер, направлены на ознакомление с изменениями в жизни школы и класса. Такие мероприятия бывают отчетными, внеплановыми, совместными с учениками и родителями, тематическими.

Как подготовиться к общему собранию?

На общем собрании школы для родителей будущих первоклассников обязательно выступает директор учебного заведения, рассказывает об основных правилах школьной жизни, озвучивает план программы, внешкольных занятий, мероприятий, кружков и факультативов. Также он представляет учителей первых классов, дает каждому из них характеристику, описывает в общих чертах учебный процесс, программу материалов, рассказывает родителям о необходимых навыках ребенка перед началом обучения.

Директор или завуч обязательно проинформирует родителей о степени готовности ребят к школе, расскажет о способах улучшения школьного процесса, внешнем виде учащихся, школьной формы. Ребенок непременно должен уметь слушать учителя, знать и выполнять правила культуры поведения на уроке и перемене.

Подготовка к собранию перед началом учебного года

Как подготовиться к родительскому собранию перед 1 сентября? Обязательно продемонстрируйте собравшимся учебный материал по каждому предмету, объясните необходимость приобретения тех или иных пособий, тетрадей, методичек и пр. Если в указах министерства произошли какие-либо изменения, эту информацию также следует донести.

Кратко и чётко сформулируйте требования программы и шкалу оценивания по каждому предмету. Родители должны видеть и понимать, что все требования находятся в рамках учебной программы.

Основные нюансы

Стоит заранее продумать, как проводить собрания. Прежде всего необходимо позаботиться о наибольшей посещаемости. Для этого необходимо оповестить родителей о предстоящем мероприятии минимум за неделю до предполагаемого события. Также важно выбрать удачное время, подходящее большинству мам и пап. Важно сделать запись в дневнике учащегося о времени и месте собрания. В свою очередь, родители должны расписаться о том, что уведомлены о предстоящем мероприятии.

Крайне важно определиться с темой предстоящего собрания, составить план и следовать ему. Придерживайтесь «золотого» правила общения: начните с положительных моментов, затем перейдите к негативным новостям. Закончить можно планами и перспективами на будущее. Подчеркните, что вы непременно ответите на все интересующие вопросы в конце собрания.

Объясните, что вы всегда готовы встретиться и обсудить интересующие родителей вопросы в индивидуальном порядке. Для этого обозначьте время и место. Доведите до ведома мам и пап, что крайне нежелательно вмешиваться в учебный процесс, звонить и приходить в класс во время урока.

Не стоит говорить слишком быстро, медленно или тихо. Речь докладчика должна быть тезисной и максимально понятной. Тон беседы всегда должен оставаться благожелательным, тактичным и выдержанным.

В конце собрания стоит поблагодарить родителей за оказанную помощь классу. Очень хорошо при этом назвать их по имени-отчеству. Чтобы не ошибиться, обязательно составьте список имен и зачитайте его. Особо активных родителей желательно поощрить грамотами и вручить их на одном из собраний.

Повестка дня

Чтобы родительское собрание было правомочным, необходимо составить протокол его проведения. Как написать повестку дня собрания? Для начала необходимо выбрать секретаря. В его обязанности будет входить стенографирование, поддержание документации в порядке.

Повестка дня должна содержать такие темы, как «Итоги четверти», «Что влияет на качество учебы?», «Советы родителям».

Как подготовиться к собранию? Чтобы мероприятие прошло с наибольшей пользой для классного руководителя и родителей, необходимо определиться с темами, которые хотелось бы затронуть. Обязательно стоит составить план и четко следовать ему.

Продумываем все заранее

Для тех, кто не знает, как эффективно провести собрание, стоит предварительно составить Начать рекомендуется с краткого вступительного слова, определения тем, проблем и аспектов, которые будут затронуты на мероприятии.

В начале собрания можно обсудить проблемы класса, а также пути их преодоления. Затем перейти к перспективам, внешкольным мероприятиям и другим вопросам. Никогда не называйте пофамильно отстающих учеников, не указывайте на их ошибки и проблемы, трудности в поведении. Поблагодарив всех собравшихся за присутствие, попросите задержаться родителей, к которым у вас остались вопросы.

Организационные моменты

Желательно строить собрание в форме диалога, а не монолога. Стоит вовлекать родителей в принятие общеклассных решений, обмениваться мнениями, идеями, искать пути устранения проблем и трудностей.

По мере необходимости обсуждайте организационные вопросы (экскурсии, утренники, приобретение учебных пособий). Обязательно попросите родительский комитет составить отчет о проделанной работе, закупленных материалах и предоставить информацию о предстоящих тратах.

Очень важной темой родительского собрания является домашнее задание. Объясните мамам и папам, на что нужно обратить особое внимание при выполнении работы, чего вы ждете от ученика, покажите тетради тех ребят, которые могут служить примером для одноклассников.

Правила проведения собраний

Существуют четкие правила проведения родительских собраний. Мероприятие должно начинаться в установленное время, без задержек и опозданий. Обязательно поприветствуйте собравшихся и обратитесь к ним с вступительным словом.

Если вы планируете дать слово кому-нибудь из собравшихся, родительскому комитету — обязательно поставьте их об этом в известность заранее, чтобы у них была возможность тщательно подготовиться.

На собраниях должно проходить информирование родителей, а не констатация ошибок и неудач их детей. Также не следует обсуждать и осуждать личность и поведение ученика прилюдно.

Выбираем тему мероприятия

Как подготовиться к собранию? Чтобы провести мероприятие как можно лучше и эффективнее, нужно заранее составить подробный план мероприятия, выписать темы, которые хотелось бы поднять, подготовить иллюстрации, если это необходимо. Заранее стоит снабдить родителей учебными пособиями, бланками заявлений и прочей документации.

Учитель может провести микроисследования, подтвердить специфику своего преподавания научными фактами, убедить родителей в эффективности своей методики обучения.

На собрании можно показать родителям хорошие и не очень примеры тетрадей, не называя и не показывая фамилий.

Собрание для родителей первоклассников

Как подготовиться к собранию, если речь идет о самых младших учениках? Более подробно объясните, что именно должен уметь ребенок в 1 классе. Расскажите, как помочь первокласснику, как приучить к самостоятельности, определенному режиму дня.

Как эффективно провести собрание для родителей первоклассников? Можно рассказать о специфике этого возраста, особенностях развития ребенка, уточнить, какие личностные изменения происходят с малышом в этот период времени.

Обязательно напомните родителям о том, что ученику крайне важно иметь опрятный внешний вид, аккуратную прическу и придерживаться правил гигиены. Напомните о необходимости следить за здоровьем ребенка, зрении, осанке.

Обязательно расскажите родителям о том, в течение какого периода времени ребенок может отсутствовать в школе без предоставления справки от врача. Продиктуйте шаблон объяснительной записки, которую придется написать при непосещении учеником занятий.

Напомните о технике безопасности, как дома, так и в учебном учреждении, о соблюдении правил дорожного движения по пути в школу и домой. Также стоит рассказать родителям о необходимости интересоваться учебным процессом, достижениями и успехами своего ребенка.

Учитель должен научить ребят с самого детства бережно относиться к классному имуществу, придерживаться правил общей морали: правды, справедливости. Родители должны объяснять своим детям, как важно самосовершенствоваться, развивать свои способности. Эту тему педагогу также следует затронуть на собрании.

Ученик должен уважать учителя и взрослых, выполнять их задания и поручения, быть тактичным и вежливым, следить за своей речью, не опаздывать на занятия, не мусорить.

Подготовка к собранию. Как правильно начать собрание?

Собрание всегда должно начинаться вовремя, согласно объявленному времени, независимо от количества собравшихся.

Вначале обязательно поприветствуйте присутствующих и поблагодарите за явку. После этого можно приступать к положительным сторонам тех вопросов, которые запланировано обсудить на мероприятии.

Как правильно закончить собрание?

Постарайтесь не затягивать встречу. Обязательно оставьте немного времени в конце мероприятия, чтобы ответить на вопросы родителей.

По окончании собрания обязательно сделайте выводы, раздайте памятки, сформулируйте решения, к которым вы пришли совместно.

Предупредите родителей, что не вся информация, которая обсуждалась, должна быть известна ученикам.

Дайте информацию о следующем подобном мероприятии: приблизительном времени и темах, которые будут затронуты. Как подготовиться к собранию в будущем? Попробуйте задействовать кого-то из родителей, возможно, они помогут с оформлением или подготовкой конкретного пункта.

Поблагодарите всех собравшихся за то, что смогли уделить время.

Обязательно отметьте те положительные изменения, которые произошли с классом. Каждый должен уходить с родительского собрания с ощущением того, что он может помочь своему ребенку. Даже если ученик сталкивается с определенными трудностями, стоит завершить рассказ о нем каким-нибудь положительным моментом. Они обязательно есть! Если у ребенка увеличилась он стал более внимательным - это обязательно следует отметить.

Есть компании, в которых существует традиция проводить собрания персонала. И могу сказать, что ATManagement Group не исключение. Мое успешное действие как исполнительного директора - это каждую пятницу проводить такие собрания.

Кто-то может подумать, что это трата времени персонала, и это время нужно уделять работе. Но для меня это отличная возможность зарядить своих сотрудников и дать подтверждение за отличную работу.

Какие задачи решаю я, когда провожу собрания персонала:

Сотрудники понимают, как идут дела в компании, я информирую их о новостях.
Руководители компании берут бОльшую ответственность за свои области и работают более эффективно (я покажу в этой статье, за счет чего это происходит).
Сотрудники компании нацеливаются на достижение хороших результатов на новой неделе.
Обмен опытом.

Я думаю, каждому руководителю хотелось бы каждую неделю видеть сотрудников, заряженных на достижение цели и повышение своей результативности. Конечно, одними собраниями этого не достичь, должен быть комплекс действий. Например, статистики (об этом можно узнать из видеокурса «Управление на основе статистик» на сайте www.rb.tv). Но как показывает моя практика - правильно проведенное собрание и регулярность этих собраний - это уже половина успеха.

С чего начать?

Решите, в какие дни Вы будете проводить собрание. Определите время. И начните делать это регулярно. Если Вы решили, что это будет 9.00 понедельника, то каждый понедельник не позже и не раньше проводите их!

Персонал может начать высказывать свои недовольства, «бубнеть», но кто в доме хозяин?! :) Уверяю Вас, через месяц таких еженедельных собраний Ваши сотрудники будут первыми приходить на работу!

Собрание я предпочитаю начинать с «переклички». Если компания небольшая, то можно делать это по именам. Я делаю перекличку по отделениям - как Вам будет удобно.

Проблемы и их решения

Этот этап собрания мне нравится больше всего.

Согласитесь, чаще всего проблемы решает сам руководитель. И как ценно, когда сотрудники приходят к нам не с вопросами, а уже с ответами! Эта часть собрания нацелена на то, чтобы сотрудники рассказали о том, с какими проблемами они столкнулись на прошлой неделе и как с ними справились. На этом этапе важно услышать именно уже решенные проблемы.

Вы можете начать эту часть с вопроса: «У кого на этой неделе были проблемы?» И Ваши сотрудники поднимут руки. После чего следует очередной вопрос: «А кто справился с этими проблемами?» И дальше попросите рассказать, как сотрудники справились со сложными ситуациями в своей работе.

Возможно, поначалу рук будет не так много, но чем дальше в лес, тем больше дров:) Когда в нашей компании было 20 человек, эта часть собрания длилась 20 минут. Сейчас, когда в Питерском офисе 40 человек, об успешных действиях и решениях проблем мы можем говорить часами.

Что интересно: чем продуктивнее была неделя, тем больше было проблем, с которыми люди справились. А когда сотрудники слушают, какие проблемы смогли решить их коллеги, они верят, что нет неразрешимых ситуаций, и они могут справиться с любыми сложностями. И вот еще: какие-то успешные действия Маши Петровой могут стать очень полезными в работе Васи Иванова.

Планы на неделю

После того, как сотрудники поделились своими успешными действиями, решениями проблем, я перехожу к общим объявлениям.

Что это может быть: новые акции для клиентов, новые правила компании, представление новых сотрудников или переводы на должности, праздничные дни и прочее.

Теперь исполнительный директор передает слово своим помощникам: коммерческому директору/директору по производству/ директору по развитию. Если в Вашей компании нет этих директоров, но есть ответственные за разные подразделения, то это их час.

По очереди руководители областей демонстрируют результаты за прошлую неделю (мы показываем статистики, это очень наглядно) и говорят, что было сделано их подразделением и что они планируют сделать.

Коммерческий директор говорит об общем доходе компании, планах по маркетингу и пр.

Директор по производству - о том, какие успехи на производстве, как дела с предоставлением услуг и так далее.

И завершающий этап проведения собрания - это так называемая раздача слонов. На общем собрании персонала мы всегда хвалим хорошие показатели, но никогда при людях не ругаем. Отчитать лучше тет-а-тет. Если за неделю у кого-то из сотрудников были выдающиеся показатели, именно на собрании самое время отметить таких молодцов публично.

Под завершение обязательно поблагодарите всех сотрудников за работу на прошлой неделе, напомните, какие цели стоят на следующую. В конце можете прочитать какую-нибудь вдохновляющую цитату. Собрание всегда должно закончиться на позитивной ноте!

Таким образом, «цель собраний персонала заключается в том, чтобы выработать у команды дух взаимного сотрудничества, а также скоординированность действий. Это показывает прямую зависимость между величиной их премиальных и производством - и тем самым дает возможность группе контролировать свой доход». (Л. Рон Хаббард, статья «Еженедельные собрания персонала»)

Поэкспериментируйте с таким вариантом собрания у себя в компании, а я буду рада услышать Ваши успехи или вопросы.

Интересных Вам собраний!

Рабочая книга супервайзера Дорощук Николай

Глава 16: Как эффективно провести собрание?

Эта тема очень многогранна и требует тщательного освещения. В ближайшем будущем я выделю ее в качестве отдельного исследования, где мы будем рассматривать следующие вопросы:

Как использовать «мозговой штурм» на собрании?

1. Как придерживаться тематики собрания?

2. Как бороться с «критиками» во время проведения собрания?

3. Как сделать собрание интересным для вашего персонала?

4. Как использовать собрание для построения команды?

Сейчас я хочу остановиться на основных моментах проведения собрания.

1. Определите цель собрания

Каждый человек, который идет на собрание, хочет знать, что там будет. Внеплановые собрания без темы всегда вызывают у персонала страх. Вспомните случай, когда ваш босс просил всех собраться сегодня в 17.00. Что вы при этом испытали? Не страх ли? Скорее всего, вы начали вспоминать, что вы сделали не так или что забыли сделать, Какие вопросы начали задавать своим коллегам: «Кого собирает босс? По какому вопросу?» Неизвестность рождает страх, который мешает продуктивно работать. Вы ни о чем другом не думаете, только о том, почему босс собирает всех, и ищете ошибки, за которые вас могут наказать. Не так ли?

То же самое происходит и с вашим персоналом. Если не хотите, чтобы ваш персонал весь день работал нерезультативно, тогда сделайте следующее. Сообщите утром одному из членов команды, что сегодня вечером будет собрание и явка всех обязательна. И все. Для усиления страха в середине дня скиньте персоналу сообщение на пейджер или пошлите SMS-сообщение: «Сегодня вечером всем срочно быть на собрании. Явка обязательна».

ПРОЧТИТЕ ЭТО ВНИМАТЕЛЬНО!

Худшее собрание то, которое вообще не имеет цели. Часто менеджеры устраивают собрания, чтобы в очередной раз «попилить» персонал, публично наказать «плохих» работников. Руководитель предполагает, что тем самым он учит других, как не надо поступать. Это самое непрофессиональное действие руководителя. Чем больше вы проводите таких собраний, тем больше вы теряете доверие своего персонала.

Когда вы сообщаете цель собрания, то получаете ряд преимуществ:

1. Вы даете персоналу определенность, избавляете от страха, тем самым сохраняя эффективность его работы.

2. Вы даете возможность персоналу подготовиться к собранию, тем самым увеличиваете результативность самого собрания.

3. Вы устанавливаете рамки собрания, что также повышает эффективность его проведения. Определите цель собрания и сообщите об этом персоналу. Целью собрания может быть:

Подведение итогов работы за неделю, месяц, полугодие.

Кадровые изменения в организации.

Изменение ценовой политики.

Изменение работы с поставщиками.

Цель собрания должна быть важной и носить общий характер. Не говорите на собрании того, что можно сообщить через доску объявлений. Лучшее собрание то, что можно отменить.

Информируйте персонал о собрании заранее через доску объявлений. В качестве примера приведу объявление, которое вы можете разместить на доске объявлений:

Вниманию торговых представителей!

Завтра в 19.00 состоится собрание.

Повестка дня:

1. Подведение предварительных итогов по продаже нового продукта «Спелый персик».

2. Новая схема работы с заказчиками.

3. Структурные изменения в организации.

Если вы внимательно прочли то, о чем говорилось выше, то, скорее всего, исключите первый пункт из повестки дня собрания. Для этого можно использовать доску объявлений, где и разместить данные, графики и свой маленький комментарий.

Или вы думаете, что лучше запоминается то, что произносится вслух? Только 7 % информации человек запоминает через аудиальный (слуховой) канал, а 55 % - визуально (зрительно).

Если цель собрания указана четко и понятно, если она имеет значение для конкретных участников собрания, то можете быть уверены - персонал прибудет на ваше собрание с желанием.

2. Узнайте, что хотят участники собрания

Следует реагировать на ожидания и предложения людей, присутствующих на собрании. Задайте вопрос: «Какую информацию вы хотели бы получить на этом собрании?» Когда вы узнаете, чего они хотят, постарайтесь включить этот вопрос в повестку дня собрания. Это позволит вам узнать:

настроение участников собрания;

злободневные вопросы, которые на сегодняшний день беспокоят ваш персонал.

Предлагайте участникам собрания выбор. Например, обсудить вначале критерии оценки или критерии заработной платы. Если есть возможность, предлагайте список вопросов собрания на выбор.

Люди охотно слушают то, что их беспокоит на данный момент. Но не пренебрегайте основной целью собрания (подробнее об этом см. «Как придерживаться тематики собрания?» и «Как сделать собрание интересным для вашего персонала?»).

3. Цените умения и знания персонала

Не стоит говорить о том, что и так известно - пусть об этом расскажут сами сотрудники. Предоставляйте персоналу возможность высказать свои идеи и делиться информацией. Когда человек чувствует, что его ценят, то у него появляется дополнительный стимул к собранию. На практике я часто встречаю, как менеджеры монотонно повторяют на каждом собрании одно и то же. А вам не доводилось слышать такое от своего руководства? При этом вы думаете: «Боже, сколько раз можно об этом говорить?!».

Пример проведения собрания

«Добрый вечер. Как и было заявлено в объявлении, сегодня мы рассмотрим два вопроса. Кто мне скажет, какие именно вопросы были написаны на доске объявлений?» При этом ждите обратной связи. Пусть ваш персонал скажет, почему они сегодня собрались. Когда вы получите подтверждение, продолжайте: «Хорошо. С какого вопроса мы можем начать? Что вы хотели бы узнать в первую очередь?» И снова ждите обратной связи. «Хорошо, начнем с информации о новой схеме работы с заказчиками». Если вы хотите напомнить существующую схему работы, ни в коем случае не рассказывайте сами - спросите об этом участников собрания: «Напомните, какая схема работы существует у нас с нашими заказчиками». Слушайте и записывайте на доске. Затем спросите: «Какие минусы вы видите в работе по такой схеме?» И опять - слушайте и записывайте. Что вам это даст?

Вы вовлечете всех участников в процесс собрания, тем самым создадите доверительную обстановку.

Вы узнаете, как ваш персонал понимает сегодняшнюю ситуацию.

Вы сможете узнать дополнительную информацию, которая поможет вам в проведении собрания.

Если вы раньше не вовлекали ваш персонал в процесс собрания, то, скорее всего, на любой ваш вопрос они будут молчать. Это значит, что они вам еще не доверяют и любой ваш вопрос будут оценивать как метод манипуляции ими. В ситуации, когда ваш персонал молчит, выдержите паузу, окиньте взглядом каждого и ждите ответа. В первое время вам будет казаться, что пауза слишком затянулась, но все равно ждите и смотрите внимательно на каждого участника собрания. Ни в коем случае не ищите «жертву» («Петров, скажи нам, какая схема работы с заказчиками существует у нас»).

Если в течение 30–40 секунд вы не дождались ответа, скажите вашему персоналу: «Раньше я говорил, а вы меня слушали. Такие собрания были скучными, и все вы ждали, когда я закончу. С сегодняшнего дня я хочу с вами общаться, и эффективность нашего собрания зависит от того, как мы будем с вами разговаривать. Поэтому призываю каждого из вас к активности». Ни в коем случае не задавайте снова тот же самый вопрос. После этих слов продолжайте собрание.

Закончив дискуссию, оглашайте сделанные персоналом выводы; всячески подчеркивайте результат групповой деятельности.

4. Понравьтесь своему персоналу!

Да, господа менеджеры, - именно понравьтесь своему персоналу. Если вам это удастся, то вас охотнее будут слушать и питься у вас, поскольку вы будете являться для них моделью повеления. Основной вид обучения - это копирование поведения других людей. Мы стараемся копировать поведение тех, кто нам нравится. Улыбайтесь! Постарайтесь не создавать напряженную атмосферу, высказывая недовольство поведением кого-нибудь из персонала, например, если тот опоздал.

Большинству людей нравится, когда их развлекают. Заставьте их улыбнуться, и вы установите с ними контакт. Составьте список шуток для разных случаев. Шутки и анекдоты должны быть связаны с темой, и их нужно рассказывать без вступления. Фразы, вроде «Сейчас я расскажу вам одну историю…», «Есть одна шутка насчёт…» предупреждают людей, чтобы они подготовились к юмору. (стремитесь вызвать хотя бы несколько улыбок, а не громкий смех.

Памятка менеджеру о том, как эффективно проводить собрание:

1. Определите цель собрания.

2. Узнайте, что хотят участники собрания.

3. Цените умения и знания персонала.

4. Понравьтесь вашему персоналу!

Из книги Победить финансовый рынок: как зарабатывать каждый квартал. «Короткие» инвестиционные стратегии автора Аппель Джеральд

Глава 8. Сокровище в мусорной куче – как эффективно инвестировать в высокодоходные облигации Что для одного – мусор, для другого – сокровище. – Автор неизвестен В главе 9 «Окончательное формирование портфеля – целое лучше, чем сумма отдельных частей» мы увидим, что по

Из книги Куда уходят деньги. Как грамотно управлять семейным бюджетом автора Сахаровская Юлия

Глава 2. Начинаем эффективно управлять деньгами Итак, в предыдущей главе мы говорили о типичных ошибках, совершая которые мы, теряем деньги. А как же сэкономить?Я не очень люблю слово «экономия». И, как показывает практика, не я одна. Есть в этом слове какой-то… скрытый

Из книги PROвокатор. Мы$ли автора Смирнов Сергей

Из книги Нет мотива - нет работы. Мотивация у нас и у них автора Снежинская Марина

Глава 5. Наказание не так эффективно Трудовая дисциплина в организации поддерживается как мерами поощрения, которые записываются во второй раздел трудовой книжки (Сведения о награждениях), так и применением дисциплинарных взысканий. Мотивация – это не только поощрение,

Из книги Бизнес своими руками. Как превратить хобби в источник дохода автора Быковская Ада А.

Как провести вечеринку идей 1. Для начала определите, какой вопрос вам нужно решить. Выберите идею (мечту), которую хотите реализовать. Идея может касаться вашей работы (выйти на рынок, расширить ваш проект, начать новое направление деятельности или новый ее формат). Но

автора Дорощук Николай

Глава 4: как правильно провести эффективную обратную связь? Вначале определим, что отрицательная обратная связь - это не «пиление» подчиненного, а подведение итогов по выполнению поставленных задач. Есть несколько видов обратной связи: полное невыполнение, когда