В деловом документообороте формат письма-просьбы используется очень часто, когда возникает необходимость получить согласие второй стороны или определенную услугу от нее. Готовые образцы и примеры по разным ситуациям, а также правила составления подобных писем вы найдете в этой статье.

Традиция и правила составления письма-просьбы сложились исключительно в практическом документообороте – т.е. на законодательном уровне не утверждено каких-либо бланков или инструкций. Тем не менее, в общем виде следует придерживаться такой структуры:

1. Как обычно, сначала заполняется «шапка», в которой указывается полное название организации-отправителя с соответствующими контактными данными, а также имя конкретного сотрудника (обычно директора компании) и название организации-получателя.
2. Далее следует сам текст, который состоит из описания ситуации и обоснования просьбы. Текст должен быть по возможности кратким – обычно достаточно 1-2 абзацев. Важно конкретно и однозначно изложить свою просьбу, чтобы собеседник хорошо понимал суть вашего обращения.
3. Затем следует подпись, расшифровка подписи и дата составления.

Таким образом, оформляется оно по стандартному для таких документов варианту – бланк приводится ниже.

Готовый образец можно использовать на примере такого.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Решение указывать или не указывать название документа (т.е. прописать посередине «Письмо-просьба») принимает сам отправитель. Как правило, это необходимо в тех случаях, если уместно подчеркнуть характер документа и цель, которую одна компания пытается добиться от другой.

Поскольку в данном случае речь идет о том, что одна компания рассчитывает на некоторую услугу или даже уступку со стороны своего партнера, разумеется, к написанию письма, его оформлению и даже к отправке следует отнестись очень серьезно. Впечатление может произвести любая деталь, поэтому лучше учесть даже малозначащие на первый взгляд нюансы:

1. Прежде всего, лучше отправить его с помощью физической почты – обычной Почты России или еще лучше частной организации, которая доставляет корреспонденцию от двери до двери и намного быстрее. Сообщение в электронном виде или тем более переданное с помощью факса часто воспринимается более безлико, как спам.
2. К тому же физический способ оформления документа (т.е. как обычное почтовое отправление) позволяет произвести благоприятное впечатление за счет более дорогой бумаги, конверта, марки и других средств оформления.
3. Для написания текста всегда выбирается фирменный бланк – это позволяет придать просьбе больше официальности.
4. В тексте лучше избегать явных канцеляризмов – т.е. устойчивых слов и выражений, которые принято использовать в деловой среде. Они буквально «сушат» повествование и производят в целом негативное впечатление. Их легко заменить более оригинальными вариантами – например, «Прошу Вас рассмотреть» на «Надеюсь на Ваше понимание и содействие в разрешении этого вопроса».
5. Наконец, стоит в целом придерживаться традиций деловой переписки, т.е. текст преимущественно пишется в официально-деловом стиле. Лирических отступлений, слишком сложных синтаксических конструкций, двояких (по смыслу) фраз быть не должно. Следует позаботиться о том, чтобы собеседнику было очень легко воспринимать сообщение – как в плане понимания, так и психологически.

СОВЕТ. Если есть возможность написать текст от руки, лучше воспользоваться именно таким способом. Рукописное письмо позволяет выделить его на фоне всех остальных. Однако лучше доверить написание специалисту, владеющему приемами каллиграфии.

Разновидности

В зависимости от конкретной ситуации существуют свои варианты писем. В основном просьбы касаются финансовых вопросов – например, предоставление скидки, снижение оплаты за услугу или отсрочка. Меньшая часть писем-просьб посвящена содействию в решении каких-либо других вопросов. Наиболее распространенные случаи и готовые примеры писем рассмотрены далее.

О выделении денежных средств

Просьба о выделении денег даже на благотворительные цели – довольно серьезный запрос. Поэтому при составлении важно предельно конкретно описать ситуацию и к тому же понятно указать, на что именно требуются деньги, и по какой причине их невозможно взять из другого источника.

При составлении можно взять за основу такой образец.

От НКО «Радуга»

Депутату Законодательного Собрания

г. Санкт-Петербурга Милошникову И.Н.

Уважаемый Илья Николаевич! Вас приветствует директор некоммерческой организации Радуга». Наша организация была основана в 2012 году и на протяжении всех этих лет беспрерывно занимается оказанием финансовой помощи детям, страдающими острыми формами лейкемии. Основное направление нашей деятельности – закупка соответствующих лекарственных средств и проведение сложных операций.

Все эти годы основным источником финансирования нашей деятельности было предприятие ООО «…». Однако в апреле текущего 2017 года объемы финансирования резко сократились, и в данный момент мы не можем осуществлять благотворительные акции в том же объеме.

По нашим данным, ежегодный бюджет фонда с учетом частных пожертвований должен составлять 10 млн руб. Таким образом, в связи с прекращением финансирования необходимо покрыть разницу в сумме 8 млн руб. ежегодно. Мы надеемся на ваше содействие, поскольку найти спонсоров в настоящий момент не представляется возможным.

С уважением, Cветозаров В.К.

О поставке товара

Здесь важно продемонстрировать свою заинтересованность и желание сотрудничать. Поэтому нужно найти правильные слова, чтобы собеседник проникся доверием и принял соответствующее решение. За основу можно взять такой образец.

Генеральному директору ООО «…»

Некрасову Н.К.

От директора компании ООО «…»

Елизарова В.М.

Приветствую Вас, Николай Константинович! На региональной выставке по сельскому хозяйству, которая проходила в мае этого года, наша компания заинтересовалась образцами техники и оборудования, которые были предложены с вашей стороны.

Мы бы хотели начать сотрудничество с Вами с поставки пробной партии товара (полный список прилагаем отдельным документом к этому письму). Гарантируем своевременное проведение платежей за товары и услуги. Выражаем надежду на длительное и взаимовыгодное сотрудничество.

Наши контактные данные:

С уважением, Елизаров В.М.

О предоставлении скидки

В настоящее время Это довольно распространенный тип, поскольку экономические условия по многим показателем ухудшились. Как показывает опыт, убедить контрагента в предоставлении скидки получается Особенно хорошо в таких случаях:

• если компании сотрудничают достаточно давно, например, более года;
• если приобретается сразу большое количество товара.

Генеральному директору

ООО «Авантаж» Филиппову Г.В.

От директора ООО «Верес»

Александрова К.Н.

Здравствуйте, Геннадий Викторович. Мы рады отметить тот факт, что наши компании сотрудничают уже более 2 лет. Выражаем Вам признательность за неизменно высокое качество ваших услуг, а также за содействие в решении ряда текущих вопросов.

Полагаем, для Вас не секрет, что за последний год экономическая ситуация в нашей рыночной нише значительно ухудшилось. К сожалению, в данный момент мы испытываем определённую нехватку доходов, что связано со снижением квартальной прибыли.

В связи с этими обстоятельствами Мы надеемся на Ваше понимание и согласие в предоставлении скидки в размере 10% на услуги, которые будут оказаны в следующем 2018 календарном году. Разумеется, что такая мера имеет временный характер, и мы настроены на полноценное сотрудничество на взаимовыгодных условиях в случае стабилизации экономической ситуации.

С уважением, Александров К.Н.

О снижении арендной платы

В данном случае обоснование своей просьбы в письме будет примерно таким же, как было рассмотрено в предыдущем примере.

Генеральному директору

ООО «Авантаж» Филиппову Г.В.

От директора ООО «Верес»

Александрова К.Н.

Здравствуйте, Геннадий Викторович. В завершившемся в 2016 финансовом году наша компания понесла убытки, которые превысили ожидавшиеся на 10%. Вынуждены констатировать, что нашу компанию коснулся финансовый кризис. Это выражается в снижение клиентского потока на 15-20% собственников.

В связи с этим мы надеемся на Ваше согласие предоставить скидку на арендную плату на 10%. Обращаю внимание, что мы являемся довольно крупными арендаторами и вместе с тем за все время нашего пятилетнего сотрудничества не допустили ни одной задержки платежа, а также заполняли все остальные условия договора. Мы исходим из того, данная мера временная, поэтому готовы продолжать вносить плату в полном объёме, как только ситуация на рынке стабилизируется.

С уважением, Александров К.Н.

Об отсрочке платежа

В данном случае важно признать, что вы действительно не совершили оплату вовремя и подробно пояснить причину. Разумеется, нужно точно указать сроки погашения всей суммы.

Директору ООО «Грузодар»

Вакулову Н.Ю.

От директора ООО «Параболия»

Аксакова Т.Г.

Здравствуйте, уважаемый Николай Юрьевич. В сентябре 2017 года мы не внесли очередную за ваши услуги в сумме 100000 руб. О невозможности совершения платежа мы официально уведомляли вас за месяц. В настоящий момент поясняем, что компания нашла средства для выплаты. Мы просим вас предоставить рассрочку на два месяца: октябрь и ноябрь (по 50000 рублей).

От своих финансовых обязательств и задолженности мы не уклоняемся и обращаем ваше внимание на то, за все 3 года нашего сотрудничества мы ни разу не нарушали договора. Надеемся на Ваше понимание и рассчитываем на дальнейшее взаимовыгодное сотрудничество.

С уважением, Аксаков Т.Г.

Просьба оплатить за другую компанию

Такие просьбы могут возникнуть в тех случаях, когда одна компания возьмется за выполнение финансовых обязательств другой фирмы на определенных условиях. В качестве примера можно использовать такой шаблон.

ИП Благодарову А.К.

от ИП Инина А.А.

Здравствуйте, уважаемый Анатолий Константинович. Как известно у вас существует задолженность передо мной в сумме 100000 руб. За истекший финансовый год у меня также появился долг перед 3 компании в сумме 50000 руб. Предлагаю вам оплатить мою задолженность в полном объеме. Со своей стороны гарантирую предоставление рассрочки на весь остаток вашего долга на срок 6 месяцев.

Для того дабы написание сообщения генеральному директору организации не стало для работника пыткой, довольно применять на практике правила написания делового письма, то есть разбить все послание на несколько частей и грамотно их оформить.

Инструкция

1. Начните письмо с указания, кому вы пишете. Оформите послание так, как принято в деловой переписке. В верхней правой части документа напишите тремя строками должность, наименование компании и фамилию начальника, скажем:Генеральному ДиректоруООО «ИнтерсвязьКом» Иванову И.И.

2. Укажите, кто является адресантом письма. Сделайте это позже отступа от предыдущего раздела послания также в правой части. Вам нужно подметить свою должность и фамилию с инициалами, скажем:От начальника отдела продажЕсениной Е.Е.

3. Отступите несколько строк от предыдущего раздела, выровняйте курсор по середине страницы, обозначьте нрав послания. Вы можете написать «Служебная Записка», «Информационное письмо» либо «Пояснительная справка», все зависит от того, по какому поводу вы обращаетесь к начальнику организации. Точку ставить позже заголовка не нужно. Если письмо связано с какой-нибудь просьбой, дозволено легко обратиться к директору по имени отчеству в почтительной форме.

4. Начните письмо словами, которые пояснят причину его написания, скажем, «в продолжение наших переговоров», «в соответствии с вашим запросом» либо «исходя из ваших предложений».

5. Если ваше письмо связано с просьбой о получении техники, возрастания работника либо предоставления вероятности совершить деловую командировку, отличнее начать письмо с фразы «Умоляю разглядеть возможность…».

6. Выскажете обстановку, сделайте пояснения, оформите таблицы либо графики, если нрав письма требует того. Выравнивание стержневой части документа следует установить по ширине страницы. Всякая строка должна начинаться с отступа.

7. Подпишите письмо, неукоснительно используйте перед указанием фамилии стандартное «с уважением», позже него нужно проставить запятую.

8. Не позабудьте указать дату написания письма и поставить подпись на распечатанном документе.

9. Если в вашей организации заведено общение по внутренней электронной почте, начните письмо с обращения и выскажете всю информацию в свободной форме.

Служебные письма составляют до 80% от всеобщего числа документов, которые подготавливаются в организации либо на предприятии. С их подмогой происходит общение между учреждениями и частными лицами. Служебные письма носят информационный нрав, они так же могут быть составлены в виде запроса либо требования.

Инструкция

1. Определитесь с целью письма. Его необходимо писать только в том случае, если вопрос, которому оно посвящено, невозможно решить по телефону либо при индивидуальной встрече, а также, если оно должно служить официальным документом, подтверждающим сам факт его отправления. Обдумайте его заблаговременно и удостоверитесь в том, что адресат вами выбран верно и что в его компетенции будет лежать результат в том случае, если ваше письмо – запрос.

2. В одном письме должен быть высказан только один вопрос. Несколько вопросов допускается излагать только в том случае, если они взаимосвязаны между собой. Адресат должен сразу осознать суть и категорию вашего письма, следственно ее нужно высказать в первых же фразах. В них осведомите не только суть вопроса, но и те действия, которые вы полагаете получить в результат. В вводной части вы можете сослаться на нормативные акты, которыми вы руководствуетесь при составлении письма и которые служат основанием для запроса либо предоставления информации.

3. Если обстоятельства и суть вопроса теснее знамениты адресату и были обговорены предварительно, то служебное письмо дозволено писать без вводной части, излагая сразу сам вопрос.

4. Основная часть письма должна побуждать к действиям, уговаривать либо разъяснять. Текст ее должен быть ясным, отчетливым, коротким и логичным. Факты, излагаемые в нем обязаны быть проверенными и объективными, цифровые данные – максимально точными. Само письмо пишите в деловом, нейтральном тоне. Текст может быть написан от первого лица в исключительном либо множественном числе либо от третьего лица в исключительном числе.

5. Избегайте в тексте письма безусловных выражений. Используйте для этого вводные слова и конструкции: если допустимо, вероятно, как следует из, как вестимо.

6. Деловой этикет требует начинать письмо с фразы «Высокочтимый» и писать имя и отчество адресата. Если их нет, то в конце письма, перед подписью начальника вашей организации непременно должна стоять фраза «С уважением,». Это уважение вы можете подчеркнуть и в тексте письма, применяя такие деепричастные циклы, как: «скрупулезно изучив ваши примечания Ваши замечания…», «наблюдательно разглядев Ваши предложения…».

7. Служебное письмо непременно должно быть написано на бланке организации, где указано ее полное название и контактные телефоны.

При осуществлении хозяйственной деятельности некоторые начальники организаций обязаны применять служебные поездки. Из статьи 166 Трудового кодекса РФ следует, что работник отправляется в командировку по распоряжению начальника организации. А как быть, если сам директор едет по служебному заданию, чай получается, что он сам себя направляет на служебное задание.

Инструкция

1. В первую очередь посмотрите в уставе социума, кто имеет право издавать распорядительные документы. Если там прописано, что правом издания обладает лишь начальник (он же – директор), то и оформлять документы на командировку должен он. Если вы делегировали право подписи заму, командировочные документы подписывает это лицо.

2. Оформите служебное задание для направления в командировку, оно имеет унифицированную форму №Т-10а. Тут укажите место назначения служебной поездки, время ее начала и окончания (согласно билетам), цель командировки. Подпишите документ. Позже окончания служебной поездки заполните отчет, тот, что располагается в нижней части формы.

3. Издайте приказ о направлении работника в командировку (форма №Т-9). Если в уставе прописано делегирование право подписи другому лицу, составлять распорядительный документ должен он. Сюда впишите информацию о служебной поездке: место назначения и период командировки, цель и основание (служебное задание). Подпишите документ либо отдайте на подпись заму.

4. Оформите приказ о вашем временном замещении. Если имеется зам, назначьте его исполнять обязанности начальника; если же нет в штате такой должности – назначьте другое лицо. В распорядительном документе пропишите период замещения и причину (командировка), уточните ряд полномочий.

5. Оформите на зама доверенность на право ведения дел. Скажем, для предоставления интересов компании в налоговой инстанции. Позаботьтесь и о подписании финансовых документов. Для этого вы можете обратиться в обслуживающий вас банк и переделать карточку подписей.

6. Составьте командировочное удостоверение (форма №Т-10). Укажите Ф.И.О. директора организации, его табельный номер. Ниже впишите цель командировки и период нахождения вне рабочего места. Попишите документ.

Если в документе, исполненном в редакторе OpenOffice.org, Abiword либо Microsoft Word, имеется таблица, число строк и столбцов в ней не является фиксированным. При необходимости их дозволено добавлять, тем самым увеличивая число пунктов таблицы и их параметров.

Инструкция

1. Откройте документ, в котором находится таблица. Для этого выберите пункт меню «Файл» – «Открыть» либо нажмите клавиши Ctrl-O. Обнаружьте файл в той либо другой папке, а после этого нажмите клавишу Ок. Обнаружьте в документе таблицу, к которой требуется добавить продолжение .

2. Установите курсор в ячейку таблицы , позже которой нужно расположить дальнейший столбец либо строку.

3. Поднесите стрелку к той же ячейке, позже чего нажмите правую клавишу мыши.

4. В появившемся меню выберите пункт «Строка» – «Вставить» либо «Столбец» – «Вставить».

5. В поле ввода «Кол-во» введите с клавиатуры число добавляемых строк либо столбцов. Дозволено также увеличивать либо сокращать их число при помощи расположенных в правой части поля кнопок со стрелками.

6. Выберите расположение добавляемых строк либо столбцов: до либо позже ячейки, в которой в данный момент находится курсор.

7. Нажмите кнопку Ок. Строки либо столбцы добавятся, но они будут пустыми. Введите в них нужную информацию.

8. Позже добавления новых ячеек может понадобиться отредактировать вид обрамления теснее имеющихся. Для этого переместив курсор в всякую из ячеек таблицы , в меню текстового редактора выберите пункт «Формат» – «Таблица».

9. Когда откроется окно, выберите в нем вкладку «Обрамление». После этого активируйте один из готовых вариантов обрамления в поле «Предопределенное» либо настройте внешний вид всей из стенок в поле «Задается пользователем».

10. Если вы сделали при настройке обрамления ошибку, нажмите клавишу «Восстановить», позже чего настройте параметры снова. Когда же все ошибки будут устранены, нажмите кнопку Ок, и вид таблицы изменится на установленный вами. После этого здесь же сбережете документ в новейший файл («Файл» – «Сберечь как») либо в тот же файл (Ctrl-S). При применении редактора OpenOffice.org и применении формата, не являющегося для редактора основным, удостоверите неизменность формата.

Неотъемлемой и важной частью современной деловой переписки является письмо-просьба. Образцы и примеры формулировок, представленные в статье, а также обозначенные правила его написания помогут вам грамотно составить нужную текстовку и оформить ее в соответствии с обычаями делопроизводства. Предлагаем вам поэтапное руководство по написанию данного вида обращений.

Общие сведения

Письмо-просьба актуально в тех случаях, когда его автору необходимо получить от других лиц какую-либо информацию, документы, совершить сделку или иные действия делового характера. Оно может быть направлено как на имя конкретного лица (руководитель, директор, начальник отдела и пр.), так и в адрес всей организации в целом. Ваша просьба о помощи должна соответствовать общепринятым в деловой переписке правилам.

Письмо - это лицо компании, значение имеют даже мелочи. Печатайте его на фирменном бланке за подписью уполномоченного лица и с печатью (при наличии). Отнеситесь ответственно к выбору шрифта, его размеру и расположению текста на странице. Не пренебрегайте полями, красной строкой и абзацами. Зачастую первое впечатление складывается именно при одном только взгляде на документ.

Этап 1: Указание адресата

Если вы пишете обезличенное письмо в адрес конкретной компании, то, скорее всего, оно попадет в приемную или канцелярию, затем к руководителю и в итоге к непосредственному исполнителю. Указывайте в «шапочке» текста правильное полное наименование организации, лучше всего добавить еще и юридический адрес.

Как уже было сказано выше, оптимальным считается вариант с указанием конкретного адресата, то есть персонально адресованная просьба о помощи. Всегда старайтесь обращаться по имени и отчеству. Например, «Уважаемый Александр Викторович!» или «Уважаемый господин Шварц!». Таким образом вы, во-первых, выразите лицу свое уважение, а во-вторых, просьба, адресованная конкретному человеку, накладывает на него определенные обязательства, ответственность за ее рассмотрение и выполнение.

В некоторых ситуациях логично будет использовать в качестве адресата группу лиц, определенный коллектив или его часть. Актуально это и в тех случаях, когда письмо-просьба отправляется по нескольким адресам. Используйте такие формулировки, как: «Уважаемые коллеги!», «Уважаемые бухгалтера!» и пр.

Этап 2: Комплимент

Хорошо, если служебное письмо-просьба будет содержать комплимент по отношению к его адресату. Делая его, вы как бы отвечаете на его закономерный вопрос: «Почему с этим вопросом вы именно ко мне обращаетесь?». Можно отметить былые заслуги и личные качества человека, статус компании и т.д. Используйте в частности следующие формулировки: «Ваша фирма является ведущим поставщиком…», «Вы помогли многим в решении сложных вопрос данной области…», «Ваша организация - ведущий эксперт на рынке в области…» и пр. Не забывайте о том, что уместным комплимент будет тогда, когда письмо-просьба (образцы и примеры по тексту) имеет нестандартный характер и адресата нужно к себе расположить. Обратите его внимание на качества и заслуги, которые актуальны для выполнения вашей просьбы. Однако не рекомендуем переступать очень тонкую грань между хорошим и правильным комплиментом и грубой лестью.

Этап 3: Обосновываем просьбу

Любая просьба должна быть аргументирована, ведь адресат должен знать, почему вы обращаетесь именно к нему. Поэтому имеет смысл ввести его в суть дела. На данном этапе рекомендуем вам подобрать три наиболее убедительных аргумента, которые следует выстроить в тексте письма по схеме: средней силы, слабый, наиболее сильный.

Просьба может иметь различный уровень сложности, и нужно быть готовым к тому, что адресат не всегда будет заинтересован в ее выполнении. В связи с этим его необходимо убедить в том, что ее реализация несет в себе для него потенциальную выгоду. Заинтересуйте адресата, чтобы он принял с полной серьезностью ваш документ.

Письмо-просьба может содержать в себе предложение о реализации определенной привлекательной для него возможности.

Примеры формулировок

• «Во все времена предприимчивые и деловые люди стремились не только к материальному успеху, но и к личностному росту, чтобы навсегда запомниться людям своими добрыми делами, завоевать их уважение».
• «Безусловно, ваша основная цель - это повышение уровня жизни граждан города». Можно использовать в частности данную формулировку, когда составляется письмо-просьба депутату, к примеру, о предоставлении помещения для детского сада, обустройстве детской площадки и пр.

Также вы можете озвучить актуальную для адресата проблему, покажете ему, каким образом ваша просьба может ему помочь в ее решении или в реализации определенных возможностей.

Бывает так, что предложить другой стороне вам нечего, либо это неуместно в данном контексте. В этом случае самый оптимальный выход - рассказ о значимости вашей просьбы. Описывайте ситуацию максимально достоверно и полно, так, чтобы брало, что называется, за душу. Если же душещипательный момент в вашей истории отсутствует априори, приводите факты и делайте акцент на причинно-следственные связи. Расскажите, о том, что будет, если вам откажут или, напротив, согласятся помочь.

Этап 4: Излагаем просьбу

Когда адресат морально подготовлен к восприятию вашей просьбы, ее можно излагать. Составляйте краткий текст, избегая длинных и замысловатых предложений, а также двусмысленности или недосказанности. Письмо-просьба (образцы и примеры формулировок по тексту) должно быть лаконичным и четким по смыслу. Так, если вы просите приобрести какое-либо оборудование для компании, то укажите комплектность, цену и количество:

«Для оснащения отделения скорой помощи больнице требуется новый автомобиль, стоимость которого равна 3.5 млн рублей. Просим Вас помочь нам в его приобретении».

Или, к примеру, просьба о снижении арендной платы должна быть конкретизирована: «Просим Вас снизить плату за аренду помещения до уровня 500 руб. за кв.м до стабилизации экономического положения».

Этап 5: Резюмируем

В завершении письма свою просьбу нужно резюмировать. Повторите ее еще раз и сделайте акцент на том факте, какую выгоду получает адресат в случае, если окажет вам запрашиваемую помощь. Однако при этом следует немного видоизменить текст просьбы. Возвращаясь все к тому же примеру о снижении арендной платы, предлагаем следующую формулировку:

«В случае вашего согласия снизить арендную плату до уровня 500 руб. за кв.м на время стабилизации сложившегося экономического положения вы сможете поспособствовать сохранению более 20 рабочих мест, а также не понесете убытков из-за полного отсутствия оплаты».

Помните, важно повторить не только просьбу, но и выгоду, которая может быть получена от ее выполнения, причем она не обязательно должна быть материальной. Многие крупные компании охотно выступают в качестве спонсоров, инвесторов и занимаются благотворительностью.

Думаем, что теперь, после изучения процесса поэтапно, перед вами не возникнет вопроса о том, как составить-письмо просьбу. Достаточно лишь учесть все правила деловой переписки и некоторые нюансы. Предлагаем вам также изучить еще один пример.

Пример

Уважаемый Феликс Петрович!

Ваше предприятие уже не первый год организует производственную практику студентов на предприятии, помогая им реализовать полученные в университете знания на практике.

Вы как начальник отдела кадров являетесь лицом, заинтересованным в привлечении новых сотрудников, молодых и перспективных инженеров, высококвалифицированных специалистов. На сегодняшний день данная профессия является одной из наиболее востребованных. Многие студенты хотели ли бы узнать о ее возможностях, тонкостях и значимости.

В связи с этим просим вас организовать встречу главного инженера с абитуриентами и студентами 1-2 курсов 25 апреля в 17:00 на базе вашего предприятия.

Рассказав о преимуществах и секретах профессии сегодня, Вы закладываете надежный фундамент для подготовки специалистов и профессионалов завтра. Возможно, спустя несколько лет именно один из них выведет ваше предприятие на новый уровень развития.

С уважением и благодарностью,

Ректор Университета И.Ж.Бычков

Изучив информацию о том, каким требованиям должно соответствовать письмо-просьба, образцы и примеры формулировок, вы легко сможете справиться с его написанием на практике.

Наверное, каждому хоть однажды приходилось сталкиваться с необходимостью написания делового письма. При его составлении невольно приходишь к выводу, что это совсем непросто. Существует множество правил и норм написания деловых писем, которые нужно знать. В статье подробно описывается процесс составления документа, приводятся образцы делового письма, рассматриваются их виды и оформление.

Бланк

Готовые бланки придадут солидности и укажут на надежность компании. Они содержат необходимую информацию об организации, такую как:

• Наименование.
• Адрес.
• Контактные телефоны.
• Сайт.
• Электронную почту.
• Логотип.
• Другие контактные данные.

Строгих правил по бланкам нет. Поэтому в каждой организации самостоятельно решают, какую информацию в них закладывать.

Как правильно писать деловые письма? Подготовка

Деловые письма пишутся и оформляются определенным образом, подчиняясь присущим им правилам и требованиям. В зависимости от цели автор подробно продумывает содержание, чтобы получить рассчитываемый им результат. Он должен ясно представлять, какую информацию адресат уже знает по теме письма, из чего исходить и что нового в нем будет. Аргументы зависят от того, какую цель преследует автор. Процесс подготовки делового письма можно разделить на следующие этапы:

• Изучение вопроса.
• Написание проекта письма.
• Его согласование.
• Подписание.
• Регистрация.
• Отправка адресату.

Структура деловых писем

При составлении письма необходимо его информационно насытить, то есть вложить туда все необходимые сведения. Оно может быть простым или сложным. В простом письме содержание ясно и коротко отображает информацию, в основном не требующую от адресата ответа. Сложное может состоять из нескольких разделов, пунктов и абзацев. В каждом абзаце излагается один аспект информации. Образцы делового письма такого типа обычно состоят из вступительной, основной и заключительной частей.

Ниже приведен пример написания делового письма - вступительной его части.

В основной части описываются ситуации, события, приводится их анализ и доказательства. Именно в этой части убеждают, что нужно поступить тем или иным образом, доказывают, как дело обстояло и информируют о необходимости в участии в каком-либо мероприятии, приводя разные аргументы.

В заключении содержатся выводы, которые делаются в виде предложений, просьб, напоминаний, отказов и так далее.

Пример написания делового письма - заключительной его части - представлен ниже. Здесь резюмирует требование, изложенное в основной.

Вся приводимая информация должна быть оптимально последовательна и понятна для восприятия.

Каждое письмо начинается с обращения, выровненного по центру. Эта маленькая часть исключительно важна. При его выборе автор должен учитывать:

• Позицию адресата.
• Характер отношений.
• Официальность.
• Этикет.

В конце письма должна содержаться вежливая форма. Например: «...Выражаю надежду на дальнейшее сотрудничество (благодарность за приглашение)...». После этих фраз следует подпись автора.

Стиль

Все письма должны быть выдержаны в официально-деловом стиле, что означает использование средств речи для официально-деловых отношений. Особенности такого языка формируются при следующих обстоятельствах:

• Основными участниками деловых отношений являются юридические лица, от имени руководителей и должностных лиц которых пишутся письма.
• Отношения в организациях имеют жесткий регламентированный характер.
• Предметом общения является деятельность компании.
• Документы управленческого характера в основном имеют конкретного адресата.
• Часто в процессе деятельности организации встречаются одинаковые ситуации.

В связи с этим изложенная в деловом письме информация должна быть:

• Официальной, безличностной, подчеркивающей дистанцию между участниками общения.
• Адресной, предназначенной конкретному адресату.
• Актуальной в момент написания письма.
• Достоверной и беспристрастной.
• Аргументированной для побуждения к совершению получателем каких-либо действий.
• Полной для возможности принятия решения.

Требования

Деловое письмо должно соответствовать следующим требованиям:

• Речь стандартизирована на всех уровнях - лексическом, морфологическом и синтаксическом. В ней содержится множество оборотов, терминов и формул.
• Тон написания - нейтральный, сдержанный и строгий, без употребления эмоциональных и экспрессивных языковых выражений.
• Точность и ясность текста, без логических ошибок, четкость и продуманность формулировок.
• Лаконичность и краткость - без использования выражений, несущих дополнительный смысл.
• Использование языковых формул, сформированных в результате повторяющихся ситуаций.
• Употребление терминов, то есть слов или словосочетаний, имеющих специальные понятия.
• Использование сокращений, которые могут быть лексическими (то есть сложносокращенные слова, образованные удалением букв из частей слов: ООО, ГОСТ и так далее) и графическими (то есть обозначения слов в сокращенном виде: гр-н, ж-д и другое).
• Употребление конструкций в родительном и творительном падежах.
• Словосочетания с отглагольными существительными («оказать поддержку» вместо «поддержать»).
• Использование простых распространенных предложений.

Вышеприведенные образцы делового письма ниже показаны в полной версии (с основной частью). Информация отвечает всем требованиям официально-делового стиля.

Виды деловых писем

Лучше всего деловое письмо писать по какому-либо одному конкретному вопросу. В случае необходимости решения нескольких вопросов сразу, рекомендуется составлять несколько разных вариантов.

Деловые письма могут быть по своему содержанию:

• Сопроводительными. Такие письма обычно нужны для сообщения о том, куда направить документы.
  (Как написать деловое письмо? Образец сопроводительного письма поможет тем, кому нужно составить этот вид документа.)

• Гарантийными. Они пишутся для того, чтобы подтвердить какие-либо обещания или условия. Может гарантироваться, например, плата за работу, аренду, сроки поставки и другое.
• Благодарственными. Их стали применять особенно часто в последнее время. Такие письма демонстрируют хороший тон партнерских отношений. Они могут быть оформлены на обычном бланке или же на цветной бумаге с красивым принтом.
  (Как написать деловое письмо? Образец благодарственной разновидности составляется в свободной форме в зависимости от задач, которые им решаются. В данном случае письмо в самой короткой форме выражает свою суть. Такой образец, выполненный на цветной бумаге с орнаментом, может висеть на стене в помещении компании на почетном месте.)

• Информационными.
• Инструктивными.
• Поздравительными.
• Рекламными.

Также бывают письма:

• Предложения о сотрудничестве. Достаточно распространенные в последнее время, посылаемые организациям, часто носят рекламный характер, например, как этот образец. Коммерческие письма написать довольно сложно, нужно учитывать множество нюансов, чтобы на него обратили внимание, а тем более заинтересовались. Но если составить по нижеприведенному образцу, оно имеет все шансы на успех.

• Приглашения. Их посылают, предлагая участвовать в различных мероприятиях. Обычно они адресуются руководителю или должностному лицу, но могут адресоваться и целому коллективу.
• Запросы.
• Извещения.
• Просьбы и многие другие.

Как написать ответ на письмо. Пример

Ответ надо начинать с повторения просьбы, изложенной в первом письме. Потом приводятся результаты ее рассмотрения и высказывается одобрение или мотив отказа. Деловое письмо-ответ может содержать альтернативное решение ожидаемой информации. Обычно оно отвечает следующим принципам:

• Наличие ссылки на первое письмо и его содержание.
• Одинаковые языковые средства.
• Сопоставимые объемы и аспекты содержания.
• Соблюдение определенной последовательности.

Оформление

Помимо использования фирменных бланков деловых писем, необходимо учитывать и другие тонкости при их оформлении. Это реквизиты, правила сокращений, написания адреса, заголовка, длина текста, ширина полей и другое.

Образцы делового письма помогают составить его, учитывая все тонкости и нюансы. Ими пользуются как начинающие делопроизводители, так и опытные работники. Благодаря образцам, они учатся правильно составлять письма и экономят много времени.

Коллективное письмо в защиту работника может быть составлено по разными причинам и в пользу любого из сотрудников организации. Документ может повлиять на принятие решения по принципиально важным вопросам. Особенность документа – в выражении точки зрения целой группы лиц. ФАЙЛЫСкачать пустой бланк коллективного письма в защиту работника.docСкачать образец коллективного письма в защиту работника.doc Правила составления Прежде всего, коллективное письмо – это деловой документ. В нем в вежливой форме должны высказываться просьбы учесть некоторые нюансы дела, проявить к работнику сострадание либо учесть его положительные качества. Ни в коем случае нельзя пользоваться просторечными выражениями, сбиваться на грубость, угрожать либо хамить. Это не будет способствовать принятию конструктивного решения по какому бы то ни было вопросу.

Письмо директору

Используйте для этого вводные слова и конструкции: если допустимо, вероятно, как следует из, как вестимо. 6. Деловой этикет требует начинать письмо с фразы «Высокочтимый» и писать имя и отчество адресата.

Важно

Если их нет, то в конце письма, перед подписью начальника вашей организации непременно должна стоять фраза «С уважением,». Это уважение вы можете подчеркнуть и в тексте письма, применяя такие деепричастные циклы, как: «скрупулезно изучив ваши примечания Ваши замечания…», «наблюдательно разглядев Ваши предложения…».

7. Служебное письмо непременно должно быть написано на бланке организации, где указано ее полное название и контактные телефоны. При осуществлении хозяйственной деятельности некоторые начальники организаций обязаны применять служебные поездки.
Из статьи 166 Трудового кодекса РФ следует, что работник отправляется в командировку по распоряжению начальника организации.

Коллективное письмо в защиту работника

Инфо

Самые эффективные коллективные письма в защиту работника составлены грамотно, аргументировано, с конкретным изложением проблемы и вежливой просьбой. Прикрепленный образец и бланк письма, естественно, не являются единственно в возможной формой изложения.

Они лишь намечают линию изложения. Адресат Коллективное письмо в чью-либо защиту может быть адресовано как юридическому, так и физическому. Его могут составлять как сотрудники ИП, так и ООО. Более того, коллективное письмо может объединять сотрудников разных отделов одной организации.
Любой гражданин нашей страны имеет право высказать свое мнение относительно каких-либо действий либо намерений другого. Поэтому коллективное письмо в защиту работника может быть составлено любой группой лиц, которые имеют одинаковую позицию по данному вопросу.
Что же касается численности, то для коллективного письма достаточно двух подписей.

Как написать письмо в организацию

Например, если речь идет о снижении арендной платы, то важно указать до какого уровня: «Просим Вас снизить уровень арендной платы до стабилизации положения до 5 у.е. за м2 в день». Если речь идет о предоставлении услуг, то максимально конкретизируйте просьбу, указывая желаемые даты, ценовой вопрос и т.д.: «Для оборудования гончарной мастерской нужна печь для обжига керамики – мы просим Вас помочь нам в ее приобретении.

Внимание

Стоимость печи с установкой составляет 998 тыс. рублей». В данном примере не совсем понятно, какая помощь требуется от адресата.

Лучше просьбу сформулировать более конкретно: «Просим Вас помочь в приобретении печи для обжига керамики, перечислив на расчетный счет компании по производству и установке печей 333 тыс. у.е.». О чем бы Вы ни просили, адресат должен точно знать когда, чего, сколько и по какой цене Вы хотите получить.

Эффективное письмо-просьба за 5 шагов

Почему Вы обращаетесь ко мне? Сделайте комплимент адресату. Делая комплимент адресату, Вы отвечаете на его вопрос: «Почему Вы обращаетесь с этим вопросом ко мне?» Отметьте его прошлые заслуги или личные качества.
«Вы готовы всегда выслушать и найти оптимальный путь решения проблемы практически каждого, кто обратился к Вам. И, надо отдать Вам должное, Вы многим помогли». «Вы являетесь ведущим экспертом в области …». «Вы многим помогли разрешить сложнейшие вопросы в сфере …». Этот прием позволит адресату взглянуть на просьбу пристальнее и постараться найти возможность удовлетворить ее.

Комплимент уместен, когда речь идет о нестандартных просьбах, когда адресата нужно расположить к себе, когда нужно обратить внимание на некие заслуги и качества, которые нужны и важны для выполнения Вашей просьбы. Очень важно не переступить грань между комплиментом и грубой лестью.

Будьте искренни. Шаг 3.

Как написать письмо генеральному директору

В вводной части вы можете сослаться на нормативные акты, которыми вы руководствуетесь при составлении письма и которые служат основанием для запроса либо предоставления информации. 3. Если обстоятельства и суть вопроса теснее знамениты адресату и были обговорены предварительно, то служебное письмо дозволено писать без вводной части, излагая сразу сам вопрос.
4. Основная часть письма должна побуждать к действиям, уговаривать либо разъяснять. Текст ее должен быть ясным, отчетливым, коротким и логичным. Факты, излагаемые в нем обязаны быть проверенными и объективными, цифровые данные – максимально точными. Само письмо пишите в деловом, нейтральном тоне. Текст может быть написан от первого лица в исключительном либо множественном числе либо от третьего лица в исключительном числе. 5. Избегайте в тексте письма безусловных выражений.

Справочник адвоката

Успешная деятельность любого профессионального сообщества – это, прежде всего, понимание и поддержка со стороны дружественных Союзов, участие в совместных мероприятиях и проектах». «Конечно же, Ваша большая цель – это чистый и благоустроенный город для людей». Или же озвучьте проблему, которая очень актуальна именно для Вашего адресата: «Вы, как мудрый хозяин города, наверняка обеспокоены беспорядочными прогулками детей разного возраста в непригодных для этого местах, что приводит к участившимся ДТП и росту детской преступности». «

В ваш отдел участились обращения по непрофильным вопросам, что отнимает массу бесценного рабочего времени». Покажите, как Ваша просьба может помочь реализовать возможность: «А сегодня, когда наша страна делает ставку на молодежь, трудно найти более нужное, святое дело, чем помощь юношам и девушкам из неблагополучных семей.

Как написать коллективную жалобу на руководителя или сотрудника - образец жалобы

Его необходимо писать только в том случае, если вопрос, которому оно посвящено, невозможно решить по телефону либо при индивидуальной встрече, а также, если оно должно служить официальным документом, подтверждающим сам факт его отправления. Обдумайте его заблаговременно и удостоверитесь в том, что адресат вами выбран верно и что в его компетенции будет лежать результат в том случае, если ваше письмо – запрос. 2. В одном письме должен быть высказан только один вопрос. Несколько вопросов допускается излагать только в том случае, если они взаимосвязаны между собой.

Адресат должен сразу осознать суть и категорию вашего письма, следственно ее нужно высказать в первых же фразах. В них осведомите не только суть вопроса, но и те действия, которые вы полагаете получить в результат.

Если подписи оформляются на отдельном листе, то при формировании следующего письма другому лицу (например, в вышестоящую, контролирующую организацию) собирать их заново не придется. Регистрация Для того чтобы бумага имела юридическую силу, достаточно лишь сбора подписей всех участвующих в защите сотрудника лиц.

Однако для страховки, чтобы впоследствии возможно было доказать факт существования письма, его регистрируют. Хорошо, если в компании есть должность секретаря, а письмо адресуется руководителю.

Тогда можно отметить факт существования документа у секретаря. При желании можно назначить одного работника в качестве уполномоченного, для того чтобы он точно отразил общее мнение.

Собственно, так всегда и делается. Самый инициативный, поощряемый большим количеством работников с совпадающей точкой зрения формирует документ, собирает подписи и пр.
А как быть, если сам директор едет по служебному заданию, чай получается, что он сам себя направляет на служебное задание. Инструкция 1. В первую очередь посмотрите в уставе социума, кто имеет право издавать распорядительные документы. Если там прописано, что правом издания обладает лишь начальник (он же – директор), то и оформлять документы на командировку должен он. Если вы делегировали право подписи заму, командировочные документы подписывает это лицо. 2. Оформите служебное задание для направления в командировку, оно имеет унифицированную форму №Т-10а. Тут укажите место назначения служебной поездки, время ее начала и окончания (согласно билетам), цель командировки.

Подпишите документ. Позже окончания служебной поездки заполните отчет, тот, что располагается в нижней части формы. 3. Издайте приказ о направлении работника в командировку (форма №Т-9).

Как написать письмо руководителю предприятия от работника

В нашем городе есть те, кто уже оказывает такую помощь – под эгидой мэрии на пожертвования горожан действует наш благотворительный центр «Наследие», обучающий трудных подростков народным ремеслам». Или решить проблему: «Оборудование специализированных мест для времяпрепровождения детей разного возраста поможет снизить уровень детской преступности и свести к минимуму ДТП с участием детей».

Опишите значимость просьбы Когда нечего предложить адресату или в контексте данной просьбы это неуместно, то лучше ввести адресата в курс дела. Здесь нужно описать ситуацию настолько полно, насколько это нужно для понимания актуальности просьбы и важности ее выполнения.

Значимость просьбы нужно описать так, чтобы «за душу взяло». Если просьба не относится к разряду «душещипательных», то нужно показать адресату причинно-следственные связи, что даст выполнение адресатом просьбы.
Если в уставе прописано делегирование право подписи другому лицу, составлять распорядительный документ должен он. Сюда впишите информацию о служебной поездке: место назначения и период командировки, цель и основание (служебное задание). Подпишите документ либо отдайте на подпись заму. 4. Оформите приказ о вашем временном замещении. Если имеется зам, назначьте его исполнять обязанности начальника; если же нет в штате такой должности – назначьте другое лицо. В распорядительном документе пропишите период замещения и причину (командировка), уточните ряд полномочий. 5. Оформите на зама доверенность на право ведения дел. Скажем, для предоставления интересов компании в налоговой инстанции. Позаботьтесь и о подписании финансовых документов. Для этого вы можете обратиться в обслуживающий вас банк и переделать карточку подписей. 6. Составьте командировочное удостоверение (форма №Т-10).