Деловое письмо (далее – ДП) представляет собой разновидность офисной корреспонденции в бизнес-сфере, которая относится к официальной переписке между субъектами предпринимательства (бизнес-партнерами) и сотрудниками компании.

С помощью ДП осуществляется обмен деловыми предложениями, официальными просьбами и претензиями, выясняются и решаются конфликтные ситуации.

Официальное письмо в деловом стиле отличается от других видов писем следующими характеристиками:

  • Стиль и манера изложения мысли составителя письма.
  • Лексическое наполнение и содержание письма, которое характеризуется безэмоциональностью и отсутствием ярко выраженных эмоциональных фраз и предложений.
  • Составление и оформление на официальном бланке фирмы с соответствующими реквизитами.
  • Стандартный шрифт, одинаковый для всего текста письма.
  • Небольшой объем, который не превышает одну страницу печатного текста.
  • Строгая служебная координация и обязательное соблюдение установленной при написании и передаче письма.

Как написать деловое письмо и получить ответ – смотрите в этом видео:

Основные разновидности ДП

В зависимости от используемых критериев классификации все ДП делятся на следующие основные виды, которые будут рассмотрены ниже по тексту с краткой характеристикой.

ДП, которые не требуют ответа от получателя:

  1. Гарантийные, обеспечивающие выполнение определенных обязательств (например, ).
  2. Сопроводительные, которые прилагаются к пакету документов, другим официальным письмам.
  3. Информационные, содержащие определенные данные для ознакомления.
  4. Уведомительные, которые сообщают получателям важную информацию и факты. вы узнаете, как правильно составить уведомление о расторжении договора.
  5. Предупредительные, содержащие напоминание о каких-либо негативных последствиях для получателя, если он не выполнит свои обязательства перед отправителем письма.
  6. Напоминающие, которые уведомляют получателей писем об их обязанностях, ранее заключенных договоренностей с компанией.

Также существует ряд ДП, которые в обязательном порядке требуют ответа от своих получателей.

Такие письма обычно содержат в своем тексте какое-либо обращение к субъекту-получателю (например, просьба выполнить какие-либо действия официального характера), документы с предложением (например, о сотрудничестве, заключении договоров, проведении официальных мероприятий), письмо-запрос (предоставление информации, официальных бумаг), письмо с требованием выполнить обязательства и договоренности, письмо с просьбой или прошением.

ДП некоммерческого характера делятся на следующие основные разновидности:

  • Приглашающие посетить официальное событие, презентацию, корпоративное мероприятие.
  • Бумаги с соболезнованиями сотрудникам компании, директорам фирм-партнеров в связи с кончиной близких им людей, родственников.
  • Благодарственные ДП.
  • ДП, информирующие о важном событии.
  • Рекомендательные бумаги. подробно рассмотрены правила и принципы составления рекомендательного письма.
  • Гарантийные ДП.
  • Письма-подтверждения о получении груза, оказании услуги.
  • Поздравительные письма в связи с каким-либо празднованием или торжественным событием.
  • Письма-прошения, в которых отправитель просит получателя оказать ему какую-то услугу, выполнить важные для отправителя действия.
  • Письма с перечнем инструкций.
  • Сопровождающие бумаги.

ДП, которые носят коммерческий характер, стандартно применяются на предварительном этапе заключения какого-либо договора и во время действия уже ранее подписанного соглашения, к таким письмам можно отнести:

  • Запрос предоставить данные или продукцию.
  • Ответ на запрос фирмы-партнера.
  • Офертные письма, которые содержат в своем тексте коммерческое бизнес-предложение заключить соглашение или сделку.
  • Претензионные и напоминающие письма.
  • Письма-предупреждения, которые свидетельствуют о нарушении стороной обязательств, прекращении ранее заключенных договоров, необходимости выполнить стороной-получателем ее обязанности.

Структурно все разновидности деловых писем можно разделить на документы, которые:

  1. Содержат авторский текст, поданный в вольной форме.
  2. Написаны в соответствии с установленным шаблоном или бланком без авторских отступлений.

ДП в зависимости от своих получателей бывают:

  • Циркулярными (отправляются сразу нескольких получателям).
  • Стандартными (направлены только одному получателю от одного составителя).
  • Коллективного характера (получатель у такого письма только один, однако отправителей сразу несколько).

Образец благодарственного делового письма. Фото: www.nevagazservis.ru

Форма деловой корреспонденции может быть:

  • Факсовой.
  • Электронной (такие письма направляются на официальный сайт или официальную электронную почту фирмы-получателя).
  • Почтовой (отправляются стандартно по почте в конвертах).
  • Рукописные (обычно это письма, которые содержат поздравление или же соболезнование).

Как правильно написать и оформить письмо

ДП стандартно делится на введение, основную и итоговую части, которые должны быть логично связаны друг с другом.

Во введение входят те данные и факты, которые стали основанием для написания ДП, а в основной части уже находится само содержание и главный текст письма. В итоговой части находится результат написания письма и то, ради чего оно было написано – просьба, претензия, отказ, выражение благодарности и так далее.

При написании любого письма делового характера нужно обязательно обратить внимание на следующие ключевые моменты и правила, которые будут подробно рассмотрены ниже по тексту.

Стилистическое оформление

ДП должно быть написано только в деловом стиле, без элементов разговорного стиля, сленговых фраз, уменьшительно-ласкательных слов и других элементов, которые неуместны в деловой переписке.

Порядок подачи информации и данных

Данные и информация, которые предоставляются в деловой переписке, должны быть поданы в соответствии с такими требованиями, выполнение которых является обязательным, если ваша цель – создание правильного и грамотного делового письма:

  • Актуальность и достоверность поданных фактов и данных, которые должны быть проверены на дату написания письма и соответствовать текущему положению дел в компании.
  • Адресность (письмо должно быть адресовано и направлено конкретному человеку или группе лиц).
  • Аргументированность заявленных требований и претензий.
  • Объективность и беспристрастность.
  • Полнота предоставленной информации, на основании которой субъект-получатель сможет принять объективное решение и ему на потребуется получать или запрашивать дополнительные данные у вашей компании.

Требования к содержанию и оформлению бланка фирмы

ДП необходимо составлять на фирменном бланке компании со всеми требуемыми реквизитами. Требования к такому бланку установлены следующие:

  • Формат стандартный – А4.
  • Для возможности подшивки ДП к документам и передаче в архив нужно оставить левое поле не менее, чем на 3 сантиметра.
  • Указание наименования организации, фактических и юридических адресов, контактных данных, адресов электронной почты и сайта.
  • При электронном оформлении письма желательно применять стандартную разновидность шрифта – Times New Roman с размером 12.
  • ДП можно оформить не только на фирменном бланке компании, но и на обычном листе бумаги, но в таком случае все данные из фирменного бланка должны быть указаны.
  • Отправка ДП по факсу или на электронную почту не допускается, если текст такого документа содержит конфиденциальные данные о крупных договоренностях, важных секретных документах, личных данных сотрудников, разглашение которых недопустимо и может нанести ущерб репутации компании.

Правила нумерации ДП и разбивка на абзацы

Нумерация ДП, состоящего сразу из нескольких печатных страниц, начинается стандартно со второй страницы, при этом номера должны быть проставлены в самом верхнем углу страницы цифрами арабского типа без точек рядом с номером страницы.

Для того, чтобы максимально облегчить прочтение и понимание получателем текста письма, его нужно поделить на абзацы. Такое разделение поможет читателю понять, где одна тезис оканчивается и где начинается уже другой.

Исправления в тексте письма

Нежелательным и недопустимым является наличие подчисток, опечаток, грамматических, пунктуационных и стилистических ошибок в тексте ДП. Текст письма должен быть грамотным и правильным с интервалом между рядками 1,5-2.


Пример написания делового письма.

Обязательные реквизиты в тексте ДП

Основными реквизитами, которые должны присутствовать в письме, стандартно считаются следующие:

  • Герб России, который находится в самой середине бланковой бумаги, и указание которого обязательно для государственных структур и организаций.
  • Полное наименование компании без сокращений.
  • Контактные данные (стационарный и мобильный номера, факс).
  • Номера счетов в банковском учреждении.
  • Данный об адресате ДП (наименование компании-получателя письма должно быть указано в именительном падеже, в то время, как ФИО получателя и должность указываются уже в дательном).
  • Перед ФИО адресата, который имеет звание или ученую степень (доктор, кандидат наук), нужно обязательно их указать.
  • Все реквизиты в тексте ДП пишутся обязательно с нового рядка с прописной буквы.

Как составить и отправить письмо после деловой встречи

Проведение встречи с представителями фирмы-конкурента, бизнес-партнерами предполагает дальнейшую деловую переписку. Особенности оформления письма после деловой встречи заключаются в следующем:

  • В самом начале документа указываются время и дата проведенной деловой встречи или конференции, даже если с момента их организации прошло всего один-два дня.
  • Письмо нужно составить максимально коротко и четко указать то, что именно вы хотите сообщить своим бизнес-партнерам, без хождения «вокруг да около».
  • В тексте письма стоит кратко упомянуть о том, какие моменты были обсуждены на проведенной встрече, какие вопросы поднимались и к какому решению вы пришли с получателем письма.
  • Получатель письма в ответном ДП должен захотеть высказать свое мнение или решение относительно проведенной ранее встречи и спорных моментов, которые на ней поднимались.
  • Напишите о конкретной дате и времени, когда можно будет провести ответную деловую встречу, конференцию, деловой телефонный разговор.
  • Сообщите получателю ДП о своих намерениях относительно дальнейшего бизнес-сотрудничества и заключения договоренностей.
  • Завершите ДП вежливо и непринужденно, например, «Наилучшие пожелания Вам…».

Особенности оформления электронных ДП

Письма в электронном формате сейчас оформляются гораздо чаще, чем корреспонденция по факсу или по почте, так как такое письмо будет доставлено гораздо быстрее, соответственно фирма-отправитель быстрее получит ответ на свое ДП.

Подготовить и оформить электронное ДП очень просто, базовые требования к его составлению такие же, как и к бумажным деловым письмам. Небольшие особенности оформления заключаются в следующем:

  • Указание темы или заголовка ДП, чтобы получатель не потерял его в потоке входящей корреспонденции от своих партнеров и конкурентов.
  • Тему или заголовок не стоит менять, когда вы получаете ответ на свое ДП, что в дальнейшем значительно облегчит обмен письмами и сделает возможным быстрый просмотр предыдущих писем по данной теме.
  • Программное обеспечение стоит использовать стандартное, не применяйте самые последние версии программ для создания письма, так как электронное письмо может попросту потом не открыться на компьютере получателя, не оснащенного новыми программами.
  • Смайлики и другие элементы неофициальной электронной переписки не стоит применять в тексте ДП.

Сроки для ответа на полученное письмо

ДП, которое содержит текст предложения о сотрудничестве, претензии, требования и другие элементы, требующие ответа, должно быть рассмотрено и отвечено в следующие сроки:

  • Подтвердить получение письма-запроса адресат должен на протяжении трех дней, а ответить на такой запрос можно на протяжении месяца.
  • Направить письмо с соболезнованием о кончине близкого человека или родственника сотрудника фирмы нужно в течение десяти дней с момента совершения печального события.
  • Поздравительные бумаги направляются на протяжении восьми дней с момента совершения торжественного события.
  • По общим правилам все официальные деловые бумаги рассматриваются и направляется на них ответ в течение семи дней с момента получения письма.

Правила окончания письма

Итоговая часть ДП должна содержать результат всей вышеуказанной основной части, в ней должны быть подведены итоги и высказаны конкретные предложения или выводы. При этом итоговая часть должна быть максимально краткой, четкой и лаконичной.

Приведем примеры удачных вариантов окончания текста ДП в сфере официальной корреспонденции:

  • Вежливая благодарность за проявленное внимание или оказанную помощь.
  • Выражение желания дальнейшего сотрудничества, надежды на заключение договоренностей с фирмой-партнером.
  • Уверение адресата письма в чем-либо (дальнейшая переписка, заключение соглашения и сотрудничество).
  • Выражение просьбы выполнить что-либо (написать результаты, сообщить какие-либо ведомости).
  • Просьба извинить за беспокойство и причиненные неудобства.

В конце письма можно пожелать успехов, сообщить о наилучших пожеланиях или об уважении к получателю письма.

ДП на английском или другом иностранном языке

Очень часть бизнесмены ведут переписку и сотрудничают не только с местными фирмами, расположенными на территории РФ, но и с иностранными компаниями, а также филиалами или представительствами иностранных фирм, которые находятся на территории России.

Строго установленная форма ДП в таком случае отсутствует, порядок оформления ДП на иностранном языке будет зависеть от цели написания и формы официального документа. При составлении ДП нужно ориентироваться на следующие общие правила и рекомендации в сфере официальной корреспонденции:

  • Дата составления ДП. При отправке документа в Америку, нужно сначала поставить месяц в цифровой форме, только потом указывается текущее число месяца и год. Если вы отправляете письмо в Англию, то дата проставляется стандартно, как и в России, но месяц лучше всего указать в буквенной форме, чтобы не было недопониманий.
  • Реквизиты иностранного адресата. В обращении в письме нужно использовать стандартные формы (Mr, Mrs, Miss) после которых уже идет фамилия получателя письма.
  • Адрес получателя письма. Порядок его указания отличается от стандартно принятого в России. Сначала требуется указать номер офиса иностранной фирмы, затем уже идет номер дома, где расположен офис или же номер офисного здания, наименование улицы, цифры индекса, наименование штата при отправке письма в Соединенные Штаты, наименование графства, страны, если адресат письма находится в Англии или других странах Западной Европы.
  • Тематика письма (или его заголовок) должны быть обязательно указаны, что позволит получателю обратить внимание именно на ваше письмо, иначе оно может быть потеряно в массиве входящей корреспонденции иностранной фирмы.
  • Основная часть ДП должна быть поделена на абзацы или же каждое новое предложение для удобства чтения можно писать с новой строчки.
  • Итоговая часть. В самом конце ДП на английском языке нужно поблагодарить адресата за проявленное внимание и выразить надежду на дальнейшее сотрудничество и установление деловых отношений между вашими фирмами.
  • Подпись в документе ставится сразу же под предложением (абзацем) с прощанием, рядом с подписью нужно указать свое ФИО, должность в фирме и название самой фирмы-отправителя письма.
  • Приложения и другие дополнения к документу должны быть перечислены и обязательно указаны в самом конце ДП, что предотвратит их утерю при отправлении и сакцентирует внимание получателя на их наличии и на том, что приложения также нужно изучить при написании ответа на письмо.
  • С прописной буквы в тексте ДП на иностранном языке обязательно пишутся: инициалы, ФИО сотрудников иностранной компании, наименования графств, городов, штатов, стран, должностей в фирмах, начальное обращение в письме и первые слова, которые идут во фразе с прощанием в конце письма.

Правильно и грамотно составленное деловое письмо в сфере бизнеса – это эффективный инструмент, который позволит наладить выгодные и перспективные отношения в предпринимательской сфере, в то время, как неправильно составленное ДП с ошибками или опечатками способно свести на нет все дальнейшие отношения с партнерами или конкурентами.

Поэтому к составлению текста ДП нужно подойти максимально ответственно, изучить предоставленные выше правила и рекомендации, а также образцы документов.

Правила подготовки грамотного делового письма рассмотрены тут:

В наше время каждый должен уметь писать письма. Ведь это является неизбежным для любого человека, имеющего образование. Не все обладают талантом написания письма. Но, зная основные правила, можно развить в себе способности для сочинения хороших и интересных писем. Особенно, если эти правила достаточно просты. В данной статье вы узнаете, как правильно писать деловые письма и личные. Разберем различные варианты писем и важные моменты в их оформлении.

Как правильно писать письма деловые

Официальное или деловое письмо обычно предназначено для поддержания деловых отношений между фирмами и их сотрудниками или клиентами. Деловое письмо имеет массу разновидностей. Например:

  • Благодарственное письмо
  • Рекомендательное письмо
  • Сопроводительное письмо
  • Гарантийное письмо
  • Письмо президенту
  • Служебное письмо
  • Информационное письмо
  • Поздравительно письмо
  • Письмо требование
  • Письмо жалоба
  • Письмо приглашение

То или иное деловое письмо мы в основном отправляем выше поставленным лицам или с просьбой, т.е. это четко направленные письма, отправляемые с определенной целью. Цель состоит в том, чтобы письмо было понято соответствующим образом. Например, мы решаем, как правильно писать благодарственное письмо, чтобы поняли, что мы благодарим; мы думаем о том, как правильно писать официальное письмо, чтобы они были полезны, чтобы они были правильно поняты адресатом. Потому очень важно знать, как правильно писать письмо. Образец для написания деловых писем вы можете найти по ссылке Профессиональные шаблоны деловых писем .

Ниже мы рассмотрим основные правила для написания деловых писем.

Письмо не должно быть безликим

Задумывались ли Вы, как правильно писать электронные письма? Электронный ящик делового человека очень часто переполнен различным спамом. В первую очередь ваша задача, при написании официального письма будет состоять в том, чтобы его заметили и не отправили в папку «Спам».

Для начала стоит навести справки о компании, куда вы хотите отправить свое письмо. Вы должны обладать максимальной информацией о партнере. После того, как подробности о компании будут известны, можно начинать составление письма. Любому деловому человеку будет приятно, если в письме к нему обратятся лично, а не к коммерческому отделу фирмы, в которой он работает, к примеру. Обращение к адресату по имени продемонстрирует, прежде всего, ваше уважение к человеку и, конечно же, вызовет у него положительные эмоции, что просто не сможет не расположить его к вашей персоне. Ведь как можно начать разговор с потенциальным партнером о деловых предложениях, если вы не нашли времени для того, чтобы узнать о его фамилии, имени и отчестве.

Если вам не удалось разузнать имя адресата, ни в коем случае не пишите: «Ув. ген. директор!», «Ув. коммерч. дир. фирмы!». В деловом письме подобным сокращениям места нет. Такие слова, как «уважаемый», «господин», «начальник отдела» и т.д., нужно писать полностью. Иначе об уважении никакой речи быть не может.

Письмо должно иметь заголовок

Заголовок нужен для того, что бы кратко раскрыть содержание письма. Так получатель сможет без проблем обработать и отсортировать письмо. В любую официальную организацию каждый день приходят десятки писем по совершенно разным вопросам. Поэтому нет вероятности, что на ваше письмо обратят внимание. Поэтому, если ваш заголовок будет содержать полезную информацию, то это может заинтересовать потенциального партнера. Теперь понимаете, почему важно правильно писать служебные письма?

Как произвести хорошее впечатление

Попробуйте добавить в письмо вступление, которое будет выражать комплимент к адресату. Например, то, как вы были бы рады иметь честь сотрудничать с такой хорошей фирмой.

Чего стоит избегать

Откажитесь от директивных фраз

Вместо фразы «Если вы заинтересованы в нашем предложении, то вам следует связаться со мной по телефону…» лучше напишите «Для обсуждения предложения у вас есть возможность связаться с нами по телефону…». Директивная фраза может психологически настроить человека против вас. Такая фраза может показать адресату вашу неуверенность в себе и высокомерие. А если Вы пишите рекомендательное письмо, правильно будет именно "предлагать", а не навязывать, чтобы не создалось впечатление, что Вы давите, это никому не понравится.

Выбирайте правильные глаголы

Используйте глаголы совершенного вида. Например, создали, выполнили, сделали, разработали, увеличили и т.д. Но такие глаголы, как выполняем, участвуем, работаем, производим, не говорят о достижении результатов. Это сложно учесть в написании иноязычных писем, поэтому поинтересуйтесь заранее правилами того или иного языка, чтобы знать, например, как правильно написать английское письмо.

Используйте фирменный бланк

Использование фирменного бланка необходимо даже если вы отправляете письмо по электронной почте. Что такое фирменный бланк? На фирменном бланке должно быть указано название вашей фирмы, адрес, телефон, факс, эмблема фирмы и подпись руководителя. Этот момент важен в правильном написании гарантийного письма, ведь Вы таким образом показываете, что открыты и отвечаете за свою фирму.

Отправьте письмо по почте

При отправке делового письма лучше отказаться от факса и e-mail. Идеальным вариантом будет отправить курьера с письмом, чтобы тот вручил его лично руководителю в руки. Поэтому обязательно позаботьтесь о фирменном конверте. Кстати, если Вы отправляете документы для получения какой-либо должности, не поленитесь узнать, как правильно писать сопроводительное письмо, работодатель это оценит.

Как правильно писать письма личные

Личным письмом может стать письмо другу или близкому человеку, письмо на английском языке товарищу по переписке за рубежом, любовное письмо или электронное письмо в социальной сети. Адресат всегда обрадуется вашему письму, если оно будет написано правильно и интересно. Общаясь по переписке можно употребить теплые слова, которые часто стеснялись сказать своим близким при разговоре. Личные письма писать намного легче, чем официальные, но это не значит, что не надо знать, как правильно писать письмо другу или любимому человеку.

Уважайте адресата

Если вы отправляете письмо почтой, то не используйте для текста клочок бумаги, вырванный из тетради. Отдайте предпочтение бумаге хорошего качества. И не забудьте правильно написать адрес !

Основные правила

Письмо должно начинаться с обращения. Обращение разместите на середине строки. Главный текст пишется ниже обращения на 2 см с отступом на такое же расстояние от левого края листа. Постарайтесь выдержать это расстояние во всем письме. Если лист закончился, то возьмите второй чистый лист бумаги. Не исписывайте обе стороны листа!

Избегайте исправлений

Помните, что зачеркнутые строки или исправления могут придать вашему письму крайне неряшливый вид. Поэтому для начала стоит не полениться и написать черновик.

Оформление

Текст письма должен быть разборчивым и не очень мелким. На протяжении всего письма используйте одну и ту же пасту или чернила. В конце обязательно оставьте свою подпись. После подписи, если есть в этом необходимость, поместите постскриптум (P.S.). Письма складывают текстом внутрь!

После написания письма

Не стоит писать письмо в плохом настроении. Если же негативные эмоции уже оказались на бумаге, не отправляйте это письмо. Лучше перепишите его на следующий день. Ведь правильно написать любовное письмо, значит доставить адресату приятные положительные эмоции, а не испортить его настроение негативными высказываниями.

В любой организации письма составляют большую часть входящей и исходящей документации. Существует множество видов этих документов, и для каждого из них предусмотрен ряд правил по оформлению. Так как письма являются наиболее массовым видом управленческой документации, крайне важно знать, как грамотно их составить.

Из этой статьи вы узнаете:

Правильное оформление писем - успех работы всей компании

Деловыми (или служебными) письмами считаются те, которые служат для связи компании с внешними структурами. Причем, даже после того, как между руководителем организации и партнером по бизнесу или клиентом была достигнута некая устная договоренность, правила этикета предусматривают подтверждение этой договоренности. Это, в свою очередь, уже может считаться гарантией.

Виды деловых писем

1. Информационные — создаются для того, чтобы донести некую информацию.

По выполняемым функциям

1. Инициативные — подразделяются на требующие ответа и те, которые ответа не требуют. Примеры: запрос, рекламация, извещение, напоминание, .

2. Письма-ответы.

По признаку адресата

1. Обычные — как правило, направленные только одному получателю.

2. Циркулярные — те, которые один адресант направляет нескольким получателям.

По форме отправления

Структура служебного письма

Текст грамотно составленного делового письма состоит из обращения, вводной и основной частей и заключения.

Обращение.

Это наиболее значимая для целей общения часть. Так, благодаря правильно выбранной форме обращения можно не только привлечь внимание адресата, но и задать общий тон дальнейшего общения. Если же письмо не адресовано конкретному человеку, обращение можно опустить, в остальных случаях принято использовать стандартные языковые формулы - например, «Уважаемый Сергей Иванович!», «Господин председатель правительства!». Обращение пишется в середине строки.

Вводная часть.

В начале письма необходимо указать причины и основания его составления, зачастую требуется подтверждать информацию ссылками на сторонние документы и факты. Если возникает необходимость указания ссылок, делать это нужно в следующей последовательности: название акта, автор, дата, регистрационный номер, заголовок.

Основная часть.

В основной части указывают главную цель письма. В этой части подробно описывают необходимые события, приводят доказательства или анализируют ситуацию.

Заключение.

В заключении принято делать выводы в виде просьб, предложений, отказов или мнений. Считается, что служебное письмо может содержать только одну заключительную часть. Как правило, заканчивают стандартными выражениями - например, «Надеюсь на дальнейшее сотрудничество», «С наилучшими пожеланиями». Формулу вежливости располагают перед реквизитом «подпись», а от должности отделяют запятой.

При оформлении автору важно принимать во внимание такие аспекты, как :

  • степень знакомства и характер отношений с адресатом;
  • общественную позицию адресата и ее соотношение с позицией автора;
  • ситуацию, в которой происходит общение - ее официальность или неофициальность;
  • этикет и нормы, принятые в конкретной компании.

Оформление письма, образец:

Оформление писем по ГОСТу

Служебные письма должны быть оформлены на специальных бланках формат А4 или А5 в зависимости от размера текста. Разрешается не использовать бланки только в случае, когда авторами являются одновременно несколько компаний.

Требования к бланкам писем, а также состав реквизитов и правила оформления содержатся в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Вообще, компании вправе самостоятельно разрабатывать бланки писем, поскольку указанный ГОСТ носит рекомендательный характер, однако, исполнение его положений говорит о высокой культуре работы с документами в организации. Для некоторых организаций ГОСТ Р 6.30-2003 является обязательным: например, федеральные органы исполнительной власти должны всегда сверяться с данным нормативом.

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - Герб субъекта Российской Федерации;

03 - Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - Код организации;

05 - Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - Код формы;

08 - Наименование организации;

09 - Справочные данные об организации;

10 - Наименование вида документа;

11 - Дата;

12 - Регистрационный номер;

14 - Место составления или издания;

15 - Адресат;

16 - Гриф утверждения;

17 - Резолюция;

18 - Заголовок к тексту;

19 - Отметка о контроле;

20 - Текст документа;

21 - Отметка о наличии приложения;

22 - Подпись;

23 - Гриф согласования;

24 - Визы согласования;

25 - Оттиск печати;

26 - Отметка о заверении копии;

27 - Отметка об исполнителе;

28 - Отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - Отметка о поступлении документа в организацию;

30 - Идентификатор электронной копии.

Оформление письма по ГОСТу, образец:

Оформление письма с приложением, образец:

Правила оформления деловой переписки

Деловая переписка предполагает использование официально-делового стиля общения. Особенность ее заключается в том, что участники обычно являются юридическими лицами, которые должны придерживаться довольно строгих правил общения, принятых в организации (или нескольких организациях).

Существует несколько требований, которые предъявляются к данному виду общения.

Стандартизация изложения. Сегодня существует множество терминов, специальных оборотов и формул, характерных именно для деловой переписки. Их применение позволяет существенно сократить время на подготовку, а готовые конструкции помогают не тратить время на поиск подходящих для конкретной ситуации терминов. Стандартизация существенно облегчает восприятие любых текстов и оптимизирует весь процесс документооборота.

Нейтральный тон. Сдержанность и строгость при оформлении писем - норма официального общения. Нейтральный тон предполагает почти полное отсутствие экспрессивно или эмоционально окрашенных слов. Сведения носят сугубо официальный характер, по этой причине необходимо исключить из текста, например, слова с уменьшительно-ласкательными суффиксами или междометия. Эмоциональный подтекст может присутствовать, но стоит скрыть его за нейтральным тоном изложения.

Точность и однозначность формулировок . Получатель должен однозначно понять и трактовать смысл адресованного ему материала. Точность текста, как правило, напрямую зависит от верно выстроенной композиционной структуры, отсутствия логических ошибок. Служебное письмо должно быть четко продумано.

Лаконичность . Благодаря этому требованию автор сможет существенно сократить объем всего документа. Лаконичность изложения - это, прежде всего, исключение речевой избыточности, экономное применение языковых средств, отсутствие ненужных повторов и дополнительных сведений.

Применение языковых формул. Шаблоны, широко применяемые в деловой переписке, являются ее неотъемлемой частью. Так, для побуждения к действию часто используются формулы: «Просим Вас рассмотреть вопрос…», «В подтверждение нашей договоренности…». Зачастую языковые формулы являются юридически значимыми элементами текста, без которых он не будет обладать необходимой силой. Например: «Гарантируем возврат денежных средств в размере…», «Контроль за выполнением задания возлагается на…».

Использование терминов, лексических и графических сокращений. Благодаря использованию терминов в переписке автор может добиться однозначного понимания текста, что является крайне важной особенностью делового общения. Терминологию, которую можно и нужно использовать в сфере документационного обеспечения управления, регламентирует ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

Преобладание простых распространенных предложений . Официальное общение, как правило, основывается на употреблении простых распространенных односоставных или двусоставных предложений, что существенно упрощает процесс восприятия текста.

Памятка по оформлению делового письма

Бумага

Должно быть напечатано на бумаге белого цвета или других светлых тонов.

Формат листа - А4 (210 x 297 мм) или А5 (148 x 210 мм).

Поля

Лист должен иметь поля не менее:

20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.

Дата

Датой письма считают дату его подписания. Ее оформляют арабскими цифрами, соблюдая последовательность: день, месяц, год. Например, «10.02.2017».

Также разрешен словесно-цифровой способ оформления даты. Например, «10 февраля 2017 г.»

Исходящий номер

Исходящий номер состоит из порядкового номера, который может быть дополнен индексом. Номер документа, который был составлен совместно двумя и более отделами, состоит из регистрационных номеров письма каждого из этих отделов, проставляемых через косую черту.

Адресат

Адресатом может быть как компания, так и ее структурные подразделения или отдельные сотрудники. Важно помнить, что в последнем случае инициалы указываются всегда перед фамилией. Название компании-адресата всегда указывают в именительном падеже.

По правилам, не должно быть адресовано более чем четырем адресатам.

Также в состав данного реквизита может включаться почтовый адрес, причем, сначала указывается название организации, а затем почтовый адрес.

Текст письма

Сам текст может быть оформлен в виде таблицы, текста или соединения нескольких структур.

При оформлении таблиц важно называть графы и строки существительными в именительном падеже. Если таблица продолжается на следующей странице, графы и строки нумеруются и на ней.

Текст должен состоять из двух частей: причины/цели/основания составления письма и выводов/предложений/рекомендаций. Также текст может содержать только одну заключительную часть - к примеру, просьбу без пояснений.

Если в письме ссылаются на акты других организаций, указывают их реквизиты: название документа, название организации, дату, регистрационный номер и заголовок.

Приложение

Деловое письмо с приложением оформляют так:

Приложение: на 2 л. в 2 экз.

Если же приложение не указывается в тексте, то необходимо указать его название, число листов и экземпляров. Например:

Приложение: Договор купли-продажи на 3 л. в 2 экз.

Если приложен документ с приложением, то отметка оформляется так:

Приложение: письмо ФСС от 12.10.2017 N 03-2/923 и приложение к нему, всего на 7 л.

Подпись

Подпись предполагает указание должности сотрудника, подписавшего письмо и расшифровку этой подписи.

Если подписывают несколько сотрудников, то подписи располагаются в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Если должности равны, то подписи должны располагаться на одном уровне.

Печать

Печать заверяет подлинность подписей должностных лиц на документах, связанных с финансовыми средствами или на других документах, которые предусматривают заверение подлинной подписи.

Исполнитель

При необходимости указывают инициалы и фамилию исполнителя и номер его телефона. Обычно отметка ставится на лицевой или оборотной стороне последнего листа в левом нижнем углу.

Сегодня служебные письма составляются в любой компании совершенно по разным вопросам, связанных с деятельностью как отдельных лиц, так и целых подразделений. Предметом писем могут стать запрос, уведомление, соглашение, претензия, отзыв, изменение и т.д. При этом правила хорошего тона предполагают, что любой документ будет оформлено в соответствии со всеми вышеуказанными требованиями. Благодаря этому, письмо (в какой бы форме оно не отправлялось) станет эффективным инструментом в работе каждого сотрудника и руководства компании в целом.

Проверьте себя

1. Какое письмо называется циркулярным?

  • Письмо, отправленное одним адресантом нескольким адресатам
  • Письмо, отправленное одним адресантом одному адресату
  • Письмо, которое не было отправлено по ряду причин

2. Как правильно оформляется приложение к деловому письму?

  • Приложение: на 2 л. в 2 экз.
  • Приложение в 2 экземплярах на 2 листах
  • Два листа приложения в двух экземплярах

3. Сколько существует этапов подготовки и составления делового письма?

4. Что означает требование нейтрального тона в деловой переписке?

  • Использование терминов, лексических и графических сокращений
  • Почти полное отсутствие в письме экспрессивно или эмоционально окрашенных слов
  • Широкое использование шаблонов

5. Из каких частей состоит деловое письмо?

  • Обращение, вводная и основная части, заключение
  • Основная часть, заключение
  • Обращение, заключение

В данной статье вы найдете информацию по работе с трудными письмами, которые нередко встречаются в деловом взаимодействии, а также увидите образцы деловых писем. Это письма, необходимость в написании которых возникает в ситуации нарушения деловых интересов: письмо-просьба и письмо-претензия.

Поскольку ситуация сама по себе является достаточно непростой, то и написание письма в такой ситуации является очень важным вопросом, в котором автору важно быть грамотным, вежливым, корректным, и в то же время, умеющим твердо отстоять свои деловые интересы.

Успешно решить сложности «трудных» писем помогают:

  • Грамотная установка во взаимодействии: твердая, но корректная установка на партнерство
  • Выбор уместного стиля письма (официально-делового или доверительно-делового
  • Грамотное и логичное оперирование фактами

Образцы деловых писем.

(установка – партнерство, стиль — официально-деловой, убедительное оперирование фактами)

Уважаемые коллеги!

С целью принятия мер по обеспечению качества и надежности прибора КИП-12 в условиях эксплуатации, выпускаемого Институтом «Оптика» с 1992 года, обращаемся к вам со следующей просьбой: рассмотреть возможность о предоставлении Институту «Оптика» информацию о параметрах работы прибора в реальных условиях эксплуатации (подробности во вложении) . Присланные вами данные позволят институту собрать необходимую для аналитики информацию, провести мониторинг и будут способствовать более оперативному решению вопросов повышения качества и надежности работы прибора КИП-12.

Просьба сообщить в ответном письме о вашем решении по поводу оказания нам содействия. В случае необходимости дополнительной информации, требующейся вам для принятия решения, просьба также сообщить о ней в ответном письме.

С уважением,

Коллектив Технического бюро

Институт «Оптика»

Деловое письмо. Образец письма-просьбы (установка – партнерство, стиль — доверительно-деловой, убедительное оперирование фактами)

Уважаемые коллеги!

Мы очень заинтересованы в вопросах повышения качества и надежности работы прибора КИП-12, который мы выпускаем с 1992 года и который с 1995 года нашел прочное применение в работе вашей компании. Поэтому обращаемся к вам с данной просьбой.

Для повышения качества и надежности работы прибора КИП-12 нам необходимы подробные данные по работе данного прибора в условиях эксплуатации. В реализации этой задачи мы очень рассчитываем на вашу помощь и прямое участие. Учитывая долгосрочное и позитивное сотрудничество наших компаний, обращаемся к вам с просьбой – предложением: помочь нам в сборе и предоставлении статистической информации по работе прибора. Мы будем признательны, если вы найдете возможность собрать для нас статистику по заданным параметрам (подробности в приложении). Это позволит нам провести мониторинг эффективности работы прибора и оперативно принять меры по повышению качества и надежности его работы.

Пожалуйста, сообщите, готовы ли вы принципиально оказать нам содействие. Если для принятия решения вам необходимы дополнительные комментарии или у вас появились вопросы – мы готовы на них ответить.

Будем признательны вам за ответ.

С уважением,

Иван Иванов

Руководитель Технического бюро

Институт «Оптика»

Деловое письмо. Образец письма-просьбы и образец письма-претензии.

Письмо – просьба

(установка – партнерство; стиль — доверительно-деловой; убедительное оперирование фактами)

Письмо – претензия

(установка – партнерство; стиль — официально-деловой; убедительное оперирование фактами)
Уважаемый Андрей Иванович!

Обращаемся к Вам с просьбой решить ситуацию, сложившуюся с реализацией проекта АБС.

До настоящего момента у нас не было проблем во взаимодействии с вашей компанией, все прописанные в Контракте договоренности соблюдались. Мы уверены, что возникшую ситуацию еще можно скорректировать.

Успешность проекта АБС крайне важна для нашей компании. Поэтому просим вас до 06.08.2010. сообщить информацию по отправке контрольных образцов.

Надеемся, что ваш ответ прояснит возникшую ситуацию и снимет нашу обеспокоенность относительно успешности реализации проекта.

С уважением,

 Уважаемый Андрей Иванович!

От лица руководства ОАО «Росстанс» обращаюсь к Вам в связи с необходимостью решить ситуацию, сложившуюся с реализацией проекта АБС.

Вынужден сообщить, что эта ситуация вызывает у нас крайнюю обеспокоенность.

Согласно условиям контракта № А-122 от 07.02.2010. п. 4.3. за 60 дней до начала плановой поставки продукции ООО «Стар» должно произвести в адрес ОАО «Росстанс» отправку контрольных образцов продукции, уведомив ОАО «Росстанс» о факте отправки.

Согласно графику (Допсоглашение № 1 от 11.03. 2010. к Контракту № А-122 от 07.02.2010.), дата начала плановой поставки продукции – 01.10.2010. Срок отправки контрольных образцов – не позднее 02.08.2010. Сегодня – 04.08.2010. На настоящий момент нами не получено информации об отправке контрольных образцов.

В этой ситуации способность ООО «Стар» выполнить взятые на себя обязательства вызывает у ОАО «Росстанс» серьезные опасения и вынуждает задуматься о применении штрафных санкций, предусмотренных п. 7.2. Контракта № А-122 от 07.08.2010.

Для предотвращения этого предлагаем Вам в срок до 06.08.2010. проинформировать нас о ситуации с отправкой контрольных образцов продукции.

С уважением,

Возьмите на заметку нашу информацию и мы уверены, что вопрос написания «трудных писем» для вас будет значительно менее трудозатратным.

Тамара Воротынцева

Обратите внимание на наши тренинговые программы по деловой переписке :

Вот уже давным-давно ни для кого не является секретом, что речь делится на жаргонную и литературную - правильную. Вполне логично, что правильной речь должна быть не только устная, но и письменная. Культурой грамотного письма необходимо владеть каждому интеллигентному человеку. А уж тому, кто активно общается по делам службы посредством переписки - и подавно. Каковы же письма?

Что такое этикет

Прежде чем говорить о деловом письме, нужно сначала вспомнить, что же такое этикет. Это установленный порядок поведения в обществе, свод манер и правил так называемого хорошего тона, которые должно соблюдать каждому интеллигентному, воспитанному человеку, дабы не прослыть бескультурщиной. Данные исторически сложившиеся правила являются неотъемлемой частью жизни общества.

Культура письменной речи: общие характеристики

Конечно же, относится не только к деловому письму. Существует множество видов и способов письменного общения. Все они разные, у каждого - свои характеристики, однако есть и общие черты. Среди них выделяют следующие:

  • опора на нормированный книжный язык с допущением некнижной лексики;
  • использование сложных синтаксических конструкций;
  • закрепленный порядок слов в предложении;
  • четкая структура текста;
  • высокая грамотность.

Этикет деловых писем

В каких случаях от нас может потребоваться написание делового письма? Конечно же, если мы ведем какие-либо дела с организациями и/или частными лицами. То, что мы напишем нашим партнерам, коллегам, клиентам, то, как мы оформим свое письмо, станет лицом нашей компании и представит нас либо в выгодном свете, либо - в не очень. Если, конечно, мы не компетентны в этикете составления деловых писем. Чтобы не ударить в грязь лицом, необходимо обучиться нижеизложенным премудростям. Кстати, обладать подобным знанием полезно еще и потому, что малейшая ошибка, крошечное несоответствие правилам способно превратить деловое письмо в неправомочное с юридической точки зрения.

Специфика деловых отношений

Прежде чем говорить непосредственно об писем, следует понять, чем вообще отличаются что их характеризует, каковы их особенности. Основной чертой взаимоотношений по работе является отсутствие (либо полное, либо почти полное) в этих самых отношениях личного оттенка. Как правило, на работе каждый из нас предельно собран, спокоен, вежлив - вряд ли кто-то будет танцевать с бубном, например, или совершать иные поступки, вполне логичные в компании друзей, но довольно нелепые для рабочей обстановки. Это касается, кстати, не только поступков, но и эмоций - можно позволить себе смех или улыбку, или даже небольшое проявление гнева, однако достаточно неуместно смотрятся гомерический хохот, истерики, слезы и тому подобное (все это касается исключительно эмоций по работе). На работе мы, как правило, носим маски, демонстрируя выучку, выдержанность и хладнокровие.

Деловое общение нельзя закончить тогда, когда этого захотелось. Партнер по бизнесу или клиент не поймет, если посреди важной встречи мы вдруг встанем и покинем аудиторию. Нельзя и игнорировать собеседника, нельзя не отвечать на звонки или письма. Все эти особенности в совокупности помогают лучше понять, каким же все-таки должен быть речевой этикет делового письма.

Общие требования

Первое, на что мы обращаем внимание, получив письмо, - это бумага. Согласно требованиям этикета делового письма бумага для него всегда должна быть кристально чистой и ни в коем случае не помятой. У адресатов послания сложится лучшее впечатление об организации, если письмо окажется написанным на фирменном бланке с эмблемой компании. Первая страница не нумеруется, на всех остальных проставляются арабские цифры.

Есть еще один очень важный момент в этикете деловой переписки. Деловой предполагает высокую грамотность и отсутствие орфографических ошибок. Поэтому в том случае, если в знании русской грамматики наблюдаются пробелы, рекомендуется не торопиться с отправкой корреспонденции, а перепроверить ее на наличие возможных недочетов.

Также общей рекомендацией как для бумажного, так и для электронного письма является пожелание не употреблять в своей письменной речи сложных конструкций - такое уместно только в юридических документах. Не следует использовать и сокращения - исключительно общепринятые. А вот в норму делового этикета входят разнообразные штампы и арго - профессиональный жаргон. Весь документ выдерживается в официально-деловом стиле.

Еще один важный момент, который прочитывается из письма: оно должно быть максимально вежливым и доброжелательным. Ни о какой бестактности, грубости не может идти и речи. Кроме того, деловое письмо предполагает конкретику, четкое изложение своих мыслей.

Если адресат письма не владеет русским, текст послания следует составлять на его языке, либо на международном - английском. Кстати, написан подобный документ должен быть только на одной стороне листа, вторая в обязательном порядке остается чистой.

Оформляя документы, нужно следить за тем, чтобы не было переносов. Сам текст набирать необходимо через полтора-два интервала, с шириной полей слева в два сантиметра.

Нюансы

У делового письма есть своя четкая, особенная структура. При этом единого стандарта оформления бумажных документов не существует: у разных компаний могут быть свои вариации. Придерживаются они лишь определенного состава частей письма: в них непременно должны быть "шапка", приветствие, основная часть и прощание. Не нужно забывать и о личной подписи в конце письма.

Кстати, так называемое обрамление послания - начальные и завершающие фразы - именуются этикетной рамкой. Именно она помогает наладить с адресатом нужные отношения. Кроме того, правила этикета деловых писем и примеры их написания демонстрируют употребление в посланиях разнообразных речевых клише (о них будет сказано далее).

Важным нюансом оформления делового письма остается правильно использованное обращение. До революции в нашей стране в ходу было обращение "сударь" или "сударыня": оно считалось универсальным, так называли кого угодно. Теперь подобного универсального обращения нет, хотя зачастую в деловых письмах встречается слово "господин" или "госпожа" - утратившее ранее свою популярность, оно постепенно вновь возвращается в обиход. Обратиться так можно к деловому партнеру, должностному лицу, но не к клиенту или коллеге.

Наиболее распространенным и универсальным в настоящее время считается обращение "Уважаемый" или "Уважаемый господин", но на самом деле не является таковым и оно. Подобным образом, например, нельзя обратиться к так называемым випам - особо важным персонам, коими считаются губернаторы, мэры, президенты. В данном случае начинать свое письмо потребуется с обращения "Глубокоуважаемый" (еще вариант - "Высокоуважаемый").

Если послание адресовано сразу нескольким людям, и все они являются представителями одной профессии, уместным будет использование такого обращения, как "Уважаемые коллеги" (в случае, если все адресаты - женщины, допускается написать "Уважаемые дамы", если же мужчины - то "Уважаемые господа"). Если письмо направлено в адрес одного человека, категорически запрещается не использовать поименное или пофамильное обращение. Подобное допустимо только в вышеуказанном случае (когда адресатом является группа лиц) либо при взаимодействии с юридическим лицом.

Что касается завершения послания, то нужно помнить: оно не менее значимо, чем начало. Именно в конце письма выражается уверенность в благополучном и/или скором решении вопроса и тому подобное. Здесь не следует также указывать на имевшие место быть ранее сложности - например, на затягивание с ответом или вообще неполучение такового. Данные фразы считаются отрицательными знаками этикета деловых писем и рассматриваются как нежелание продолжать отношения, а также как неуважение к собеседнику. Важно понимать, что это недопустимо.

Электронное письмо: деловой этикет

Второй возможный вариант переписки - по электронной почте. Тут тоже существует целый ряд своих особенностей. Так, например, если послание адресат получит впервые, то необходимо начать его с представления собственной компании, описания своей деятельности, с возможных задач, которые предполагается выполнять. При продолжительной переписке нужно сохранять историю прошлых писем, на основе которых строится каждое следующее послание.

В первом письме непременно должно присутствовать приветствие и обращение. В последующих, при необходимости быстрого ответа, можно обращение опустить (если это уместно). В интернет-общении многие не считают нужным ставить знаки препинания, а также пишут без заглавных букв. В деловом этикете электронного письма подобное недопустимо.

Размер электронного письма не должен быть слишком большим - как правило, он вдвое меньше бумажного аналога. В том же случае, если требуется сообщить адресату большой объем сведений, в теле письма необходимо указать лишь краткую сопроводительную запись, а сам материал прикрепить как вложение вордовским или любым другим файлом - так того требует этикет делового письма по электронной почте. Пример подобного послания может быть таким: «Добрый день, уважаемый господин Иванов! Посылаем Вам образцы наших рекламных буклетов. Вы можете ознакомиться с ними во вложении…».

Что касается подписи, то быть она обязана. Можно подписываться в конце каждого письма, а можно сделать автоматическую подпись, которая будет проставляться машинально. Подобным вариантом часто пользуются представители крупных компаний. В подписи необходимо указывать свои имя, фамилию, должность, контактную информацию, место работы. Оформить ее нужно таким образом, чтобы она уложилась в семьдесят символов и занимала не более пяти-шести строк.

Нужно сказать и несколько слов об ответе на послание. Деловой этикет электронного письма предполагает получение ответа на сообщение в течение двух суток - не более. Если же требуется еще время, следует уведомить об этом собеседника. Ответная реакция на все сообщения поддерживает репутацию компании или предпринимателя. Для того чтобы знать точно, дошло ли до адресата письмо, можно воспользоваться функцией уведомления о получении - подтверждение о доставке придет автоматически. Кроме того, не возбраняется сделать и контрольный звонок.

Речевые формулы, или клише

Клише, речевые формулы, речевые штампы - как ни скажи, а все равно это будет неотъемлемой частью деловой переписки. Из школьного курса мы помним, что клише называются устойчивые выражения. Их не так уж и много:

  • Сожаление можно выразить с помощью следующих фраз: «К сожалению, у нас нет возможности согласиться…», «С сожалением сообщаем…», «К нашему сожалению, вынуждены сообщить…» и так далее.
  • Благодарность обозначается такими клише, как: «Позвольте выразить свою признательность…», «Благодарим Вас…», «Учитывая Ваш вклад…».
  • Пригласить адресата на то или иное мероприятие можно, используя штампы: «Мы имеем честь пригласить Вас…», «Надеемся на Ваше согласие…», «С удовольствием приглашаем Вас…», «Будем рады видеть Вас…» и тому подобное.
  • Завершить письмо можно фразами: «Ждем от Вас новых идей…», «Желаем Вам успехов…», «Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество…».

Золотые правила деловой переписки


Частые ошибки при деловой переписке

Существует несколько, казалось бы, мелочей, которые тем не менее могут стать фатальными в случае с деловым общением. Зачастую именно эти мелочи приводят к прекращению взаимовыгодных отношений, расторжению сделок и тому подобным пренеприятным вещам. Нужно знать врага в лицо!

  1. Нельзя писать (и звонить тоже!) по работе в нерабочее время! Как часто мы, не желая потерпеть до утра, беспокоим своих партнеров, клиентов, коллег в девять, десять, а то и одиннадцать вечера. Нам кажется, что за ночь все пропадет, разрушится, потерпит крах и спасти положение уже будет нельзя. А те редкие экземпляры, кто способен дотянуть до утра, почему-то считают, что шесть утра - самое время для общения. Ведь если не сплю я, значит, не спит никто. Увы, подобное поведение только раздражает и настраивает против нас же самих.
  2. Об этом уже косвенно упоминалось, но тем не менее - никакой фамильярности быть не может! Общение по работе происходит исключительно на «Вы» (с большой буквы, это значит - вежливость и уважение).
  3. Излишний обмен любезностями тоже может навредить. Во-первых, он отнимает ценное время, во-вторых, выглядит немного надоедливо и занудно. Не нужно усердствовать.

В наше время литературы так много, что порой разбегаются глаза. По культуре речи, в том числе и письменной, книжек тоже хватает.

Желающим подковаться в данной области можно посоветовать следующие работы: «Этикет делового письма» Олега Давтяна, «Культура письменной речи» Татьяны Дегтеревой, «Этикет русского письма» Натальи Формановской и Аллы Акишиной, «Деловой этикет» Елены Бер, «Русский речевой этикет» Натальи Формановской и многие другие.

  1. Требования этикета делового письма предполагают использование восклицательного знака в конце обращения для того, чтобы придать особое значение данному вопросу или человеку.
  2. Поименное обращение к адресату показывает на более близкие и давно налаженные отношения, а пофамильное подчеркивает дистанцию.
  3. Для этикета деловых писем в России характерно нивелирование полов, поскольку большинство профессий часто только мужского рода.

Соблюдать правила ведения деловой переписки не так уж сложно, ведь не так их и много. Запомнить их - невелика наука. Зато в глазах окружающих человек, владеющий этикетом деловых писем, всегда будет воспитанным и культурным, тем, с кем приятно иметь дело.