Информационное письмо практически всегда составляется по единой схеме. Сначала необходимо уточнить адресата, который должен в первую очередь ознакомиться с этим документом, затем составить название и собственно текст обращения. На практике существует довольно много разновидностей информационного письма. Готовые примеры этого документа и правила его составления можно найти в статье.

Информационное письмо относится к одному из наиболее распространенных видов деловых писем. Его основная задача – передать конкретную информацию конкретному лицу:

• подчиненным;
• коллегам;
• партнерам;
• клиентам;
• потенциальным клиентам.

На практике принято соблюдать определенные требования к структуре и тексту документа. Он составляется только в официально-деловом стиле, отличается небольшим объемом (чаще всего 1 страница), отсутствием эмоционально окрашенных фраз и просторечных выражений. Обычно текст составляют по такому плану:

1. В верхнем правом углу прописывают должность и ФИО лица, которому адресовано сообщение. Обычно это главный директор предприятия, который в дальнейшем должен ознакомить с текстом письма всех работников либо часть коллег.
2. В левом верхнем углу указывают номер и дату, которая прописывается в журнале регистрации исходящей корреспонденции.
3. Затем следует собственно текст – это и есть основное содержание документа. Обычно он начинается с фразы: «Настоящим уведомляем Вас о том, что…». Далее в одно или несколько предложений прописывают суть уведомления (нередко используют нумерованный список).
4. При необходимости после текста прописывают приложения – список документов, которые прилагаются к сообщению.
5. Далее автор-отправитель указывает свою должность, название компании, ставит печать и подпись, расшифровку подписи (фамилия, инициалы).

Виды информационных писем: 5 готовых образцов

Можно выделить довольно много видов информационных писем. Основным их назначением является информирование собеседника, что может предусматривать выполнение самых разных задач – уведомление, заявление, подтверждение намерений, сообщение рекламного характера (коммерческое предложение) и многое другое.

Извещение (уведомление)

Основная задача – уведомить клиента, партнера, коллег, сотрудников филиалов, других подразделений о важнейших событиях компании, ожидающихся в ближайшее время:

• смена директора, главного бухгалтера и др. сотрудников;
• смена реквизитов;
• смена юридического или фактического адреса;
• подготовка к проведению инвентаризации;
• изменение рабочей недели, сокращение часов и т.п.

Также отправитель может сообщать и о каких-либо неформальных событиях – подготовка к корпоративу, празднованию юбилея компании, выставке и т.п.

Подтверждение намерений

Это письмо может служить в качестве информационного повода «напомнить» о себе либо просто подтвердить намерения в ответ на запрос. Например, компания ведет переговоры о заключении сделки, но в разное время по каким-то причинам периодически прерывала их. В дальнейшем руководство пришло к выводу, что сделка действительно окажется выгодной, поэтому в адрес партнера можно направить письмо о подтверждении намерений.

Разъяснение

Такое письмо обычно поступает от государственных органов и ведомств – ФНС, ФАС, МЧС, Роструд и многие другие. По образцу этих документов собственное письмо может составить и компания. Основное назначение текста – детально разъяснить свою позицию при возникновении разногласий (либо для их предупреждения).

В таком письме партнер стремится предупредить другого партнера о завершении сроков перечисления аванса или окончательной оплаты по договору поставки, оказания услуг и т.п. Нередко составление этого документа становится последней мерой, после чего компания вынуждена обращаться в суд – соответствующее предупреждение также можно включить в состав текста.

Рекламное письмо (коммерческое предложение)

При составлении разрешается и даже приветствуется более неформальный стиль текста и оформления сообщения. Основная задача документа – привлечь внимание собеседника и вызывать у него желание узнать о товаре или услуге больше, т.е. заинтересовать и побудить к контакту. Ошибочно думать, что коммерческое предложение сразу способно «продать» товар. На самом деле его главная задача – «продать» встречу или телефонный звонок.

Официальное письмо, содержащее определенные сведения о компании, ее деятельности или предстоящих мероприятиях, называется информационным. Текст такого документа составляется в произвольной форме, само письмо носит некоммерческий характер и призвано лишь донести до получателя какую-то информацию.

Любое информационное письмо можно отнести к одному из четырех видов:

1. Рекламное – содержит информацию о предстоящих акциях и других событиях, а также полные или частичные данные об определенных услугах и товарах.
2. Письмо-сообщение – в таком документе получателя уведомляют о чем-либо. Как правило – это события, происходящие в компании: изменение графиков каких-то событий, смена ответственных лиц или руководства, новые цены на товары или услуги.
3. Напоминание – сотрудник или контрагент уведомляются о том, что к определенному сроку необходимо выполнить какие-то обязательства или действия.
4. Заявление – в таком информационном письме до сведения получателя доводится информация о намерении отправителя совершить определенные действия.

Нередко такие письма используются не по прямому назначению, а в качестве дополнительного маркетингового инструмента. Эти письма содержат информацию рекламного характера, которую отправитель желает донести до клиентов или партнеров (как действующих, так и потенциальных).

Составляется такой документ на , при этом размер основного текста может колебаться от двух-трех предложений до нескольких страниц. Но всю информацию в самом письме иногда не указывают: для этого используются дополнительные приложения, в которых содержится полная информация.

При необходимости в письмах информационного характера указываются нормативные документы или выдержки из них. Несмотря на то, что образец информационного письма и бланки для него находятся в свободном доступе, можно использовать собственные формы в конкретной организации.

Как правильно оформить

За исключением основного текста, который может содержать любую информацию на усмотрение отправителя, весь документ в целом составляется согласно определенным правилам. В частности, такой документ должен содержать следующие реквизиты:

• данные адресата (его имя или название организации);
• заголовок письма;
• указание исполнителя в контексте основной информации и сам текст письма;
• контактные данные отправителя;
• его подпись с расшифровкой.

Несмотря на то, что такой документ в большинстве случаев рассылается от лица руководителя компании или организации, он не обязан ставить свою подпись на таких документах лично. Более того – в случае, если предполагается массовая рассылка или отправление по электронной почте, ставить личную подпись на каждом экземпляре затруднительно или невозможно.

В таких ситуациях можно обойтись факсимиле, как вариант – письма может подписывать секретарь или другое уполномоченное лицо. Но этот реквизит не является обязательным, и при невозможности поставить подпись руководителя информационное письмо о деятельности компании может ее вовсе не иметь.

Информационные письма в любой организации представляют существенную часть от всей корреспонденции. Для того, чтобы научиться работать с ними, нужно понимать их назначение и разновидности. В данной статье мы рассмотрим, как написать информационное письмо.

Из данного материала вы узнаете:

• какие бывают разновидности информационного письма;
• для чего нужны информационные письма;
• как написать информационное письмо.

Разновидности информационного письма

Прежде чем рассмотреть, как писать информационное письмо (образец доступен к скачиванию в конце статьи), давайте узнаем о его разновидностях. Условно информационные письма можно разделить на несколько категорий, каждая из которых содержит информацию определенного типа.

Виды информационных писем:

• письма-сообщения (уведомления, извещения);
• письма-заявления;
• письма-предложения;
• письма-напоминания;
• письма-подтверждения;
• рекламно-информационные письма.

Следует знать, что каждое информационное письмо может иметь сопроводительные письма, назначение которых заключается в уточнении или дополнении информации, изложенной в основном письме. Каждый вид информационного письма и их назначение рассмотрим более подробно далее.

Для чего нужны информационные письма

Исходя из названия видов информационных писем, можно определить их назначение и содержание. Письма-заявления сообщают о намерениях компании, отправившей данное письмо. Письма-напоминания представляют собой образец информационного письма, содержащего информации об обязательстве выполнения каких-либо обязательств. К примеру, если адресат должен произвести оплату, то письмо-напоминание может содержать информацию о сроках, сумме и реквизитах данной оплаты. Письмо-подтверждение свидетельствует о получении чего-либо (товара, оплаты, документов и т.д.).

Наиболее распространенной категорией информационных писем является письмо-сообщение. Оно может содержать информацию о смене реквизитов, графика работы организации, адреса и даже о смене руководителя. Также к таким письмам относятся извещения о смене стоимости услуг (тарифных планов), о предстоящем проведении совещания и т.д.

Рекламно-информационные письма отличаются наличием какого-либо предложения, услуг или акций. Они могут отличаться по оформлению от прочих видов информационных писем. Следует отметить, что к данной категории также относится информационное письмо организации. Последнее также содержит определенную информацию и отличается тем, что адресуется сотрудникам (всему штату) компании. Автором в данном случае выступает сам руководитель.

Как написать информационное письмо

Для оформления данного письма может быть использован бланк информационного письма (образец прикреплен) или оно может быть написано на обычном листе. Во втором случае в левом верхнем углу необходимо разместить контакты организации-автора (наименование компании, адрес, электронная почта, номер телефона), дата и номер исходящего документа. В случае, если данное письмо является ответом, то необходимо также указать номер и дату входящего документа, в ответ на которое отправляется письмо.

Как составить информационное письмо (образец углового заполнения реквизитов)

Как написать информационное письмо (образец продольного нанесения реквизитов)

Укажите тему информационного письма. Например: "О проведении общего собрания акционеров", или "О новой линейке продукции".

В содержательной части письма должна быть указана информация, которую вы хотите сообщить. Так как это письмо - информационное, оно должно начинаться с формулировки: "Доводим до вашего сведения...", "Извещаем/информируем вас о...". Избегайте многословности, пишите упорядоченно и кратко. Помните: типовое информационное письмо, например, о назначении нового генерального директора, должно занимать 4-5 строк. Это касается и рекламных текстов - даже текст коммерческого предложения не должен занимать больше одного листа).

Если к информационному письму прилагаются дополнительные документы или материалы, в конце письма необходимо указать об этом.

Отметим, что наиболее легким способом оформления является заполнение на готовом бланке . Форма информационного письма (образец и бланк) вы можете скачать по ссылке внизу страницы.

Радио - и телеаппаратурой, техническими носителями информации (с записями и без записей). Однако в Уставе предусмотрены и иные виды деятельности, которые в настоящее время не ведутся:

Уставный капитал Общества на момент учреждения составилрублей. Вклад полностью внесен единственным учредителем в денежной форме.

Общество с ограниченной ответственностью с момента регистрации применяет упрощенную систему налогообложения с объектом «доходы» (Приложение 8). Расчетный счет открыт в Филиал ЗАО "ЭКСИ-БАНК" Псковский г. Псков. В штате работают три сотрудника – генеральный директор , программист, web-дизайнер. Остальные работники привлекаются по договорам авторского заказа и подряда. Основными заказчиками программной продукции являются юридические лица. Все платежи осуществляются в безналичном порядке.

Бухгалтерский учет ведет генеральный директор, о чем имеется соответствующий приказ. Бухгалтерский учет в организован в соответствии с учетной политикой, ежегодно утверждаемой генеральным директором и осуществляется в электронном виде (Приложения 1-2). Используется программа «1С Бухгалтерия». Учетная политика на 2010 год по сравнению с 2009 годом не изменялась. Вследствие применения упрощенной системы налогообложения с объектом «доходы» регистры бухгалтерского учета в обязательном порядке составляются по основным средствам и нематериальным активам , кассовым операциям.

В соответствии с учетной политикой предприятия, основные средства учитываются по ПБУ 6/01 «Учет основных средств» на счете 01 «Основные средства». К основным средствам относятся активы, предназначенные для использования в производстве продукции, при выполнении работ или оказании услуг, для управленческих нужд организации; сроком полезного использования более 12 месяцев; первоначальной стоимостью более 20 тысяч рублей; приносящие организации экономические выгоды (доход) в будущем и не предназначенные для перепродажи. Указанные критерии соблюдены в. К основным средствам отнесены персональные компьютеры, копировально-множительная техника. Амортизация основных средств для целей бухгалтерского учета начисляется в организации ежемесячно линейным способом на соответствующем счете 02 «Амортизация основных средств».

В налоговом учете расходы на приобретение основных средств, а также на их достройку, дооборудование, реконструкцию, модернизацию и техническое перевооружение, отражает согласно п. 3 ст. 346.16 Налогового кодекса, - с момента ввода основных средств в эксплуатацию.

Бухгалтерский учет нематериальных активов ведется в соответствии с ПБУ 14/2007 на счете 04 «Нематериальные активы». К ним в относятся программы для электронных вычислительных машин и интернет-сайты как приобретенные у авторов, так и созданные самостоятельно. Амортизация начисляется ежемесячно линейным методом на счете 05 «Амортизация нематериальных активов».

В налоговом учете согласно п. 3 ст. 346.16 Налогового кодекса расходы на приобретение (создание самим налогоплательщиком) нематериальных активов в период применения упрощенной системы налогообложения принимаются с момента принятия нематериальных активов на бухгалтерский учет.

Материалы учитываются на счете 10 «Материалы», счета 15 и 16 не используются. Списание материалов в бухгалтерском учете производится по себестоимости каждой единицы.

Товары учитываются в составе материально-производственных запасов по покупным ценам без использования счета 42 «Торговая наценка». Торговая наценка составляет в среднем 60 %.

Расходы по доставке товаров в стоимость товаров не включаются, а учитываются на счете 44 «Расходы на продажу».

Все расходы на продажу, собранные на счете 44, в полной сумме списываются на счет 90 «Продажи». Расчет расходов на остаток товаров не составляется.

Все расходы отчетного периода отражаются на счете 44 «Расходы на продажу».

Счет 97 «Расходы будущих периодов» не используется. Никакие резервы не начисляются.

В общеустановленном порядке осуществляется ведение кассовых операций. Они связаны в основном с подотчетными суммами. Поэтому оформляются такие первичные документы: приходные кассовые ордера , расходные кассовые ордера, авансовые отчеты с приложением оправдательных документов , журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов, кассовая книга . Так как ежемесячно в кассовой книге отражается около пяти операций, она окончательно формируется в конце финансового года (страницы нумеруются, книга прошивается, подписывается руководителем организации и скрепляется печатью). Расчеты с подотчетным лицом ведутся через корпоративную банковскую карту, наличными деньгами из кассы не выплачиваются.

Общество с ограниченной ответственностью в части выплаты заработной платы и иных вознаграждений физическим лицам выступает в роли налогового агента. То есть оно исчисляет, удерживает и перечисляет в бюджетную систему налоги с доходов своих работников. Заработная плата начисляется по повременной системе. Положение о премировании отсутствует. Перечисляется заработная плата исключительно на зарплатные банковские карты работников, в наличном порядке не выдается.

Основным регистром налогового учета является книга учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей , применяющих упрощенную систему налогообложения. В книге отражаются только доходы в соответствии с главой 25 Налогового кодекса.

Расходы на продажу (тыс. руб.)

Уровень расходов на продажу (в %)

Прибыль от продажи товаров (тыс. руб.)

Рентабельность продажи товаров (в %)

Прочие доходы (тыс. руб.)

Прочие расходы (тыс. руб.)

Прибыль до налогообложения (тыс. руб.)

Рентабельность торговой деятельности (в %)

Анализ показателей в динамике показывает, что в 2009 году выручка от продажи товаров составила 661,0 тыс. руб., что больше на 554,5 тыс. руб., чем за 2008 год. Такая ситуация обусловлена: 1) сравнением показателей целого финансового года (2009 г.) с тремя месяцами начала функционирования организации в 2008 году; 2) кассовым методом признания доходов и расходов по упрощенной системе налогообложения. Данная тенденция нашла отражение и в анализе иных показателей деятельности организации. Существенное влияние на деятельность и объем поступлений оказал финансовый кризис в стране. Однако, в целом за отчетный период по организации имеется прибыль 36,6 тыс. руб.

Показатели ликвидности и платежеспособности организации рассчитаны в табл. 1.2.

Таблица 1.2.

Анализ ликвидности и платежеспособности

Показатель ликвидности	Значение показателя в тыс. руб.
На начало периода	На конец периода
1. Коэффициент текущей ликвидности			Отношение оборотных активов к краткосрочным обязательствам . Рекомендованное значение > 2,0
2. Коэффициент быстрой ликвидности			Отношение оборотных активов к за минусом запасов краткосрочным обязательствам. Рекомендованное значение > 1,0
3. Коэффициент абсолютной ликвидности (платежеспособности)

Анализ показывает, что коэффициент текущей ликвидности близок к рекомендованному значению, хотя он дает общую оценку ликвидности. Полученное значение говорит о недостаточности оборотных средств для покрытия текущей краткосрочной задолженности.

Написать отличное рекомендательное письмо компании, выдержанное в официальном стиле, может оказаться не так просто.
Вы сможете значительно облегчить вашему поручителю такую проблему, если сами представите ему макет рекомендательного письма.

В данном случае вы сможете изначально представить содержание документа в нужном направлении.

2. В первом абзаце поручитель объясняет, насколько давно он работает с вами. Коротко характеризует род вашей деятельности и должностные обязанности. Здесь же возможно в нескольких словах написать о самой компании.

3. В следующем параграфе необходимо дать более конкретное описание вашего профессионального и карьерного роста за все время работы в компании, перечислить все основные достижения, заострить внимание на самых важных с точки зрения поручителя положительных качествах. Затем впечатление поручителя от совместной деятельности с вами.

Подводя итог выше написанному, важно описать личные качества и положительные черты характера человека. Выскажите мнение по поводу того, с какими обязанностями и в какой должности он может принести наибольшую пользу организации.

Письмо №1:

ОАО [наименование компании] является нашим партнером в сфере (область деятельности). За время сотрудничества [наименование организации] подтвердила свой высочайший профессиональный статус, активность и компетентность в выполнении поставленных задач.

Все задачи выполняются вовремя, в строго обозначенные сроки и с отличным качеством. Сотрудники компании качественно справляются со своими обязанностями.

Мы довольны работами [название компании] и готовы рекомендовать эту фирму как ответственного и надежного партнера.

[Ваше имя]

Образец письма №2:

Фирма [наименование организации], работая в (год) году на [наименование организации] проводила работы [наименование работ] и зарекомендовала себя как высококвалифицированная, исполнительная компания.

Работы выполнялись качественно и в обозначенное время. За время проведения работ претензий к компании не было.

[Ваше имя]

Образец письма №3:

[наименование организации] является партнером [наименование организации] в течении [количество] лет. За столь продолжительное время [наименование организации] зарекомендовало себя стабильным и надежным партнером, обеспечивая высокую оперативность, надежность и гибкий подход к потребностям Заказчика, ни разу не допустив превышения сроков.

[Ваше имя]

Образец письма №4:

Настоящим письмом подтверждаю, что [наименование организации] имеет опыт сотрудничества с [наименование организации] в сфере [сфера деятельности]. За время сотрудничества представители компании проявили творческий подход, высокий профессионализм и оперативность в выполнении обозначенных задач.

Подтверждаем, что услуги [наименование организации] соответствуют высокопрофессиональному профилю.

[Ваше имя]

Образец письма №5:

Наше сотрудничество с фирмой [наименование организации] продолжается с [год]. На протяжении этого периода компания [наименование организации] зарекомендовала себя как надежный деловой партнер и устойчивое предприятие.

Благодаря главному принципу работы фирмы – формированию с клиентами партнерских отношений, основанных на профессионализме и взаимном сотрудничестве, она, на наш взгляд, занимает стабильное положение в области [сфера деятельности].

Образец письма №6:

Настоящим письмом организация [наименование организации] сообщает, что за время сотрудничества с [наименование организации] данная фирма успела зарекомендовать себя как надежный и профессиональный партнер.

Главной отличительной чертой работы [наименование организации] является высокая организованность и оперативность сотрудников организации, готовность быстро реагировать на изменение обстоятельств.

Исходя из вышесказанного, фирма [наименование организации] хотела бы отметить высокий потенциал ОАО [наименование организации], нацеленность на процветание и дальнейшее успешное развитие.

[Ваше имя]

Письмо #7:

За период работы с [название организации] сотрудники предприятия зарекомендовали себя с положительной стороны. Их работа отвечает заданному уровню, выполняется качественно и строго в установленные сроки. Хочется отметить эффективную работу специалистов и оперативность выполнения заданий, внимательное отношение к Заказчику.

[Ваше имя]

Образец письма №8:

Настоящим письмом мы, [наименование организации], подтверждаем, что [наименование организации] является нашим долгосрочным и надежным партнером.

[наименование организации] успешно и активно работает с [дата] года, предоставляя полный спектр услуг в данной сфере.

За этот период нам оказывались услуги на высочайшем профессиональном уровне. Профессионализм сотрудников [наименование организации] обеспечивает достойное качество предоставляемых услуг.

Исходя из вышесказанного, [наименование организации] характеризует [наименование организации] как надежного и профессионального партнера в сфере [сфера деятельности] услуг.

[Ваше имя]