Как составить приказ о назначении ответственных лиц и как его хранить? В статье вы найдете образец заполнения приказа и сможете скачать готовый бланк
Читайте в нашей статье:
Как составить приказ о назначении ответственных лиц
Перед любой, в особенности, крупной организацией стоит множество разнообразных задач. Часто возникает надобность возложить ответственность за выполнение какой-то из них на конкретного сотрудника. В этом случае издается распоряжение о назначении ответственных лиц. Распоряжение оформляется в свободной форме, поскольку утвержденной формы для него нет, но необходимо при его выпуске соблюдать определенный порядок. Правильнее всего будет составить его на фирменном бланке организации.
Новая ответственность за нарушения в персданных.
Как и в любом другом распоряжении, сначала необходимо внести реквизиты – номер и дату издания. Озаглавливают документ обычно «О назначении лиц, ответственных за…», далее следует область ответственности. Это может быть конкретное направление деятельности организации или одного из её структурных подразделений.
В основной части приказа о назначении ответственных лиц в 2019 году должны быть указаны основания для издания документа со ссылками на нормативные акты, такие как Трудовой кодекс, правила, постановления, положения, внутренние распоряжения организации. Этими актами ответственный работник будет руководствоваться в своей будущей деятельности. Далее прописывается ФИО и должность сотрудника, на которого возлагается ответственность и, собственно, область его полномочий.
Обратите внимание
Документ может быть составлен на несколько сотрудников, например, если в разных структурных подразделениях назначаются разные ответственные лица. В таком случае назначение каждого работника прописывается отдельным пунктом.
Также приказ должен издаваться при замещении ответственного лица на время отсутствия основного (отпуск, командировка , болезнь). В любом случае необходимо также указать точную дату, с которой работник начинает нести особую ответственность в указанной области.
В некоторых случаях указывают, на каком основании ответственным назначается именно этот сотрудник, какие документы подтверждают его компетенцию. Это могут быть аттестаты, справки, сертификаты о прохождении обучения по электрической, пожарной, экологической безопасности, охране труда на вредных производствах, на право работы с опасными отходами и т.п.
Если в распоряжении не указан срок, на который назначается ответственное лицо, он считается бессрочным, переиздавать его в начале нового календарного года не нужно. Переиздается он только при замене ответственного лица (временной или постоянной) или при окончании срока полномочий (если не отпала надобность). Параллельно с приказом заключается допсоглашение к трудовому договору, в особенности, если назначение предусматривает выполнение служащим дополнительных работ.
В каких случаях требуется
Для чего нужен приказ о назначении ответственных лиц? Казалось бы, в трудовом договоре достаточно четко прописана ответственность каждого конкретного работника. Однако, по разным причинам на предприятии периодически возникает надобность в увеличении ответственности отдельных служащих для решения важных производственных задач, таких, например, как:
- охрана труда;
- техника безопасности;
- противопожарная безопасность;
- экологическая безопасность;
- сохранность персональных данных;
- проведение определенных видов работ;
- организация повышения квалификации сотрудников и т.д.
Закон обязывает иметь на предприятии лиц, несущих повышенную ответственность за некоторые виды деятельности, такие, как, к примеру, противопожарная или техника безопасности труда – во всех учреждениях. Специфика деятельности отдельных, в основном, промышленных, предприятий также обязывает иметь ответственных лиц за экологическую безопасность или за эксплуатацию объектов повышенной опасности.
Тема номера
Также читайте о том, как достать пропавшего работника и когда можно отказать сотруднику, передумавшему увольняться
Сколько хранится
Распоряжение о назначении ответственного лица относится к приказам по основной деятельности, хранятся они постоянно.
Назначение ответственных лиц производится приказами работодателя. Форма приказа о назначении ответственного лица свободная.
Образец приказа о назначении ответственных лиц
Ответственность лиц устанавливается работодателем за конкретное направление деятельности, в рамках подразделения или всего предприятия. Например, работники могут быть назначены ответственными за:
охрану труда;
пожарную и электробезопасность;
сохранность материальных ценностей (материальная ответственность) и т.д.
Работодатель ограничен в выборе ответственных лиц по направлениям профессиональной деятельности. Данное ограничение обусловлено требованиями законодательства. Например, ответственным за охрану труда на предприятии может быть исключительно работник, который:
прошел обучение по соответствующей программе;
подтвердил свои знания на квалификационном экзамене и получил документ государственного образца (диплом);
соответствует профессиональному стандарту специалиста по охране труда.
Аналогичная ситуация с пожарной и электротехнической безопасностью.
Пример приказа о назначении ответственного лица за электротехническую безопасность предприятия
Материальная ответственность
В отличие от иных видов, матответственность может быть распространена на весь персонал предприятия. Рамки такой ответственности ограничиваются пределами среднего месячного заработка работника либо устанавливаются в рамках обязанности возмещения полного объема причиненного ущерба (упущенная выгода взысканию не подлежит).
Образец формы приказа о назначении материально ответственного лица
Любая материальная ответственность устанавливается договором (индивидуально заключенным с работником либо коллективным). Перечень должностей (работ) сотрудников, с которыми работодатель может заключать договоры о полной материальной ответственности, утвержден Постановлением Минтруда от 31.12.2002 № 85. В данный перечень включены:
кассиры и работники, работающие с наличными деньгами;
сотрудники, в том числе руководящего состава, осуществляющие депозитарную деятельность и др.
Руководители организации и их заместители, а также главные бухгалтеры могут нести полную материальную ответственность, положения о которой могут быть прописаны в их трудовых договорах.
Образец приказа о материально ответственных лицах
Под материальной ответственностью работника подразумевается его обязанность возместить работодателю ущерб, который сотрудник нанес организации вследствие своих виновных действий (или бездействия).
Материальная ответственность возлагается на работника в полном объеме () в случае:
недостачи ценностей, полученных на основании письменного договора или по разовому документу;
умышленного причинения вреда;
причинения вреда в состоянии опьянения;
совершения преступления или административного проступка, установленных приговором суда или соответствующим государственным органом;
разглашения конфиденциальных сведений;
причинения ущерба не при исполнении трудовых обязанностей (после окончания рабочего времени).
Это значит, что даже если работник уволится или сядет в тюрьму за свои виновные действия, он все равно будет должен возместить работодателю тот ущерб, который он ему нанес.
До взыскания ущерба с конкретного сотрудника работодатель обязан организовать и провести провести проверку с целью установления размера причиненного ущерба. Для проведения такой проверки работодатель должен создать специальную комиссию? в ходе работы которой от виновного работника необходимо получить письменные объяснения по факту случившегося. В случае отказа или уклонения от предоставления объяснений, комиссия должна составить акт в свободной форме. Без этих документов взыскание ущерба невозможно.
Как написать приказ о назначении ответственного лица
Заключить договор о материальной ответственности в двух экземплярах.
Подготовить проект приказа о назначении ответственных лиц.
Желательно согласовать проект приказа с юристами.
Подписать приказ у генерального директора.
Ознакомить работника с приказом под роспись.
Типовой проект договора о полной индивидуальной материальной ответственности
Материальная ответственность не может быть применена к работнику, если ущерб был нанесен по причине:
непреодолимой силы (стихийные природные действия);
естественного риска (наличие производства не гарантирует наличия сбыта готовой продукции);
необходимости или обороны (например пришлось сломать стол, чтобы подпереть дверь в случае нападения);
ненадлежащих условий хранения имущества по вине работодателя (продукты хранились в неисправном холодильнике).
Кроме того, работодатель имеет право отказаться полностью или частично от взыскания ущерба с виновного работника (). Порядок и условия отказа от взыскания ущерба должны быть определены договором или иным нормативным документом работодателя, например? Уставом организации.
Внесение изменений в документы
В случае увольнения одного работника или его замены на другого, работодатель должен подготовить документы о смене материально ответственного лица.
Образец приказа о смене материально ответственного лица
Однако это еще не все. При смене ответственных лиц очень часто работодатели забывают оформить один важный документ, а именно акт о приеме-передачи товарно-материальных ценностей на хранение. Без оформления этого документа, в случае обнаружения недостачи в дальнейшем, будет невозможно доказать вину ответственного лица.
Руководитель компании может издавать распоряжения для того, чтобы проводить разрешение оперативных вопросов. Ниже вы можете найти образец оформления такого распоряжения. Как правило, такой документ касается интересов лишь небольшого количества сотрудников, а срок действия его ограничен.
Подготовить и оформить распоряжение можно практически в том же порядке, что аналогичные действия касательно , кроме того, имеет смысл ознакомиться со статьей о порядке . Эти вопросы уже были подробно рассмотрены на нашем ресурсе, и вы сможете легко найти интересующую вас информацию. Поэтому, не будем повторяться, а в случае необходимости вы сможете ознакомиться с данными по приведенным выше ссылкам на соответствующие публикации.
В данной статье мы поговорим о том, как составляются и оформляются распоряжения. Поскольку порядок работы с этими документами аналогичен действиям, проводимым с приказами, мы обсудим только различия.
Распоряжения оформляют на специальном . Первая часть текста этого документа должна содержать изложение причин, которые послужили для составления документа. Эту часть текста принято заканчивать словом «обязываю» или «предлагаю», написанным с новой строки или прописными буквами, то есть:
ОБЯЗЫВАЮ
ПРЕДЛАГАЮ
Также допускается печатать данные слова вразрядку и в продолжение строки. В документах федеральных органов власти подобное написание является обязательным. То есть таким образом: о б яз ы в а ю или же п р е д л а г а ю, а дальше идет основной текст. Документы также могут быть оформлены и без этих слов. В таком случае первая часть должна заканчиваться обычным двоеточием, а затем переходят непосредственно к распорядительной части документа.
Предлагаем вашему вниманию образец оформления распоряжения
ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «Торонто»
(ЗАО «Торонто»)
РАСПОРЯЖЕНИЕ
г. Мытищи
О замене регистрационного знака на служебном автомобиле Ford Focus
В связи с плохой читаемостью регистрационных знаков на автомобиле Ford Focus, которая усложняет их идентификацию,
ОБЯЗЫВАЮ:
- Водителя Петракова И.Ю. оформить замену регистрационного знака на автомобиле Ford Focus № С 284 ЕТ.
- Бухгалтера Молитвину Г.Л. внести изменения в данные бухгалтерского учета на основании отметки в паспорте транспортного средства данного автомобиля.
- Контроль за исполнением распоряжения возложить на начальника отдела обеспечения Брянского Л.А.
г. Нижнекамск
О назначении ответственных за автотранспорт лиц и выпуск автомобилей на линию в технически исправном состоянии
Для обеспечения сохранности, исправного технического состояния автомобилей и их безаварийной эксплуатации о б я з ы в а ю:
- Назначить в качестве ответственных за обеспечение исправного технического состояния автотранспортных средств и их безаварийной эксплуатации следующих сотрудников:
Бородкина Е.С. за автомобиль Honda Civic № В 089 ОР,
Шумского Н.Т. за автомобиль Mitsubishi Lancer № Е 987 РА.
- В случае служебной необходимости предоставить право управления данными автомобилями следующим сотрудниками отдела закупок:
Маркову Г.А. автомобилями Honda Civic № В 089 ОР, Mitsubishi Lancer № Е 987 РА,
Челищеву А.Д. автомобилем Honda Civic № В 089 ОР.
- Назначить ответственным за проведение годового технического осмотра данных автомобилей, выпуск на линию автотранспортных средств в технически исправном состоянии, а также регистрацию автотранспорта ЗАО «Банановая роща» в органах ГИБДД специалиста отдела закупок Маркова Г.А., в его отсутствие специалиста отдела закупок Челищева А.Д.
- Признать утратившими силу распоряжения ЗАО «Банановая роща» от 17.11.2011 № 62 «О назначении ответственного за автомобиль Honda Civic», от 03.03.2012 № 17 «О предоставлении права управления автомобилем Mitsubishi Lancer».
- Контроль за исполнением данного распоряжения возложить на начальника отдела закупок Пальчикова В.В.
Мы уверены, что предложенные примеры распоряжения помогут вам с легкостью составить свой собственный документ, в соответствии с конкретными условиями вашей организации.
Когда организуют работу компании, части сотрудников поручают контроль тех или иных процессов. Например, наделяют полномочиями следить за соблюдением правил охраны труда, противопожарной безопасности и т. п. Если сотрудник становится ответственным лицом, издают приказ о его назначении.
В этой статье есть полезные образцы документов для скачивания
Образцы приказов о назначении ответственных лиц
Компании необходимо выполнять множество требований, в том числе по организации труда. Она отвечает за соблюдение трудового законодательства, распоряжений контролирующих органов и т. п. Кроме того, нужно обеспечить контроль внутренних процессов, это в интересах самого работодателя. Руководство утверждает внутренние акты о работе того или иного направления в компании и указывает, кто из сотрудников отвечает за направление. Назначение ответственного лица подкрепляют приказом. Например, компания выбирает ответственных за:
- охрану труда;
- работу с персональными данными сотрудников, клиентов и контрагентов;
- соблюдение пожарной безопасности;
- расчеты с сотрудниками;
- соблюдение режима коммерческой тайны;
- ведение кадровых документов – табеля учета рабочего времени, трудовых книжек и т. п.;
- сохранность имущества компании.
Выбор и назначение ответственного проводят в порядке, который закрепили в акте, но во всех случаях для передачи полномочий потребуется оформить приказ.
Так, сотрудника, который будет контролировать выполнение требований по охране труда , назначают, если в компании нет такого подразделения или специалиста в штате. Эти функции может взять на себя руководитель организации, но обычно полномочия делегируют другому сотруднику. Если в компании больше 50 работников, понадобится организовать специальную службу или внести в штатное расписание должность специалиста по охране.
Другой вариант – необходимо выбрать того, кто будет следить за соблюдением правил по обработке информации о сотрудниках . В документе указывают, что данное лицо берет на себя обязательства по контролю в данной сфере. Кроме того, можно вписать фамилию сотрудника, который отвечает за контроль, если ответственный временно отсутствует (например, на больничном или в отпуске). Для контроля за обработкой данных клиентов или контрагентов лучше назначить еще одного ответственного – в этом случае требования несколько шире.
Еще один пример, когда потребуется такой документ – при выборе материально ответственных . В компании такими лицами являются генеральный директор, работники бухгалтерии, а также персонал, который работает с материальными ценностями. Они обеспечивают сохранность денежных средств и иного имущества компании, следят за перемещением и эксплуатацией имущества. При необходимости компания вправе выбрать в качестве ответственного кого-то, кроме этих сотрудников.
В приказе отмечают цель назначения ответственного лица
В законе нет специальных требований к тому, как должен выглядеть приказ. Его составляют в свободной форме. Компания может разработать собственные типовые варианты и применять тот или иной шаблон, когда понадобится. В приказе об ответственном лице указывают:
- Полное наименование компании, которая выбирает сотрудника для выполнения задачи. Иногда также пишут идентификационные коды.
- Название документа – о чем это распоряжение. Например, о назначении ответственного за сохранность имущества предприятия. Кроме того, ставят номер документа.
- Место издания и дату. Например: «г. Москва, 05.03.2018».
- Функцию, которую должен выполнять сотрудник. Содержание документа зависит от того, с какой целью его издают. Например: «В целях обеспечения сохранности имущества (название компании), контроля за его использованием и перемещением, приказываю назначить материально ответственным лицом (ФИО и должность сотрудника)». Должно присутствовать слово «приказываю». Если руководитель оставляет контроль выполнения задачи за собой, это отмечают в тексте.
В приказе о назначении ответственного лица должны быть должность, ФИО и подпись руководителя. Кроме того, обязательно, чтобы расписался назначенный. Отмечают его должность, ФИО, и указывают дату, когда он ознакомился с приказом. Также ставят печать компании.