Главная Уплата налогов Формы и системы оплаты труда.

Формы и системы оплаты труда.

Учет использования рабочего времени, а также контроль за состоянием трудовой дисциплины на предприятиях осуществляется табельным учетом.

При приеме на работу каждому работнику присваивается табельный номер, а в трудовой книжке, которая хранится в отделе кадров или у лица назначенного приказом руководителя предприятия, делается запись о его зачислении на основании приказа того же руководителя.

Табельный учет отражает отработанное время работниками и ведется следующими способами:

жетонным – с использованием жетонов, на которых проставлены табельные номера. Количество жетонов на предприятии равно численности списочного состава работающих;

карточным – при использовании контрольных часов, которые автоматически отбивают время явки каждого работника в их карточку;

по пропускной системе, – когда работники при явке на работу сдают свои пропуска, а по окончании работы получают их обратно.

Для выполнения мероприятий по реализации Государственной программы перехода Украины на международную систему учета и статистики Министерством статистики Украины № 253 от 09.10.1995 г. утверждены и введены в действие с 01.01.1996 г. следующие типовые формы первичного учета использования рабочего времени:

П-12 «Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы»;

П-13 «Табель учета использования рабочего времени»;

П-14 «Табель учета использования рабочего времени»;

П-15 «Список лиц, которые работали в сверхурочное время»;

П-16 «Листок учета простоев».

Формы № П-12 и № П-13 применяются для учета рабочего времени всех категорий работающих, для контроля за соблюдением работающими установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета заработной платы, а также для составления статистической отчетности по труду.

Табеля составляются ежемесячно по всем отделам, службам, цехам в одном экземпляре уполномоченным на то лицом и после соответствующего оформления передаются в бухгалтерию. Отметки в табелях о фактически отработанном времени, о причинах опозданий и неявок на работу и других отклонениях от нормальных условий работы шифруются условными обозначениями. Наиболее часто встречающимися обозначениями являются: рабочие дни – «р»; рабочие ночные часы - «н»; служебные командировки - «к»; отпуск основной ежегодный - «в»; временная потеря трудоспособности - «х»; отпуск по беременности и родам - «вв»; выходные (дни еженедельного отдыха), праздничные и нерабочие дни - «вщ» и др.

Учет использования рабочего времени осуществляется в табеле методом сплошной регистрации явок и неявок на работу или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т.д.).

Форма № П-13 «Табель учета использования рабочего времени» используется при условии применения автоматизированной системы управления предприятием и приспособлена к разным условиям организации производства, может быть дополнена необходимыми данными, например, для угольной, горнорудной и других отраслей промышленности, с целью контроля за нахождением рабочих на работе под землей, целесообразно включить показатели времени спуска в шахту и подъема из нее.

Форма № П-14 «Табель учета использования рабочего времени» предназначена только для учета использования рабочего времени работников с твердым месячным окладом или ставкой.

Задачами табельного учета является обеспечение: контроля за явкой на работу и уходом с работы; выявления причин опозданий или неявки на работу; получения данных о фактически отработанном времени работниками, о составе рабочего времени; составления отчетности о наличии работающих и их движении, о состоянии трудовой дисциплины.

В табель заносятся фамилии всех работающих и их табельные номера. Ведется табель отдельно по каждому цеху, отделу табельщиками или бригадирами, мастерами и др. В табеле отмечается количество отработанных часов каждым работником, неявки на работу, сверхурочные, простои и др. Обозначение неявок в табеле производится кодом (шифром). Например, дни в командировке обозначаются в табеле буквой “к”, дни временной нетрудоспособности – буквой “б”, дни ежегодного основного отпуска – буквой “о” и т.д.

Учет времени сверхурочных работ осуществляется на основании списков лиц, работавших сверхурочно (типовая форма № П-15), которые составляются мастером. Учет времени простоев осуществляется на основании листков учета простоев (типовая форма № П-16), где указывается время простоев.

С целью упрощения табельный учет отдельными предприятиями осуществляется методом отклонений. В этом случае в табеле фиксируются ежедневно только неявки, опоздания, прогулы с обозначением причин (отпуск, командировки и др.), сверхурочные работы и т.д. После окончания месяца подсчитывается общий календарный фонд рабочего времени, времени неявок и прочих потерь. Из общего календарного фонда вычисляют все потери и получают фактически отработанное время. В конце месяца данные табелей подсчитывают по каждому работнику, также в целом по цеху, отделу и предприятию. Табеля передаются в бухгалтерию. Данные табеля используются для начисления заработной платы, составления отчета по труду за отчетный месяц.

Табельный учет отражает отработанное время работниками и ведется следующими способами:

П-12 «Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы»;

П-13 «Табель учета использования рабочего времени»;

П-14 «Табель учета использования рабочего времени»;

П-15 «Список лиц, которые работали в сверхурочное время»;

П-16 «Листок учета простоев».

Табеля составляются ежемесячно по всем отделам, службам, цехам в одном экземпляре уполномоченным на то лицом и после соответствующего оформления передаются в бухгалтерию. Отметки в табелях о фактически отработанном времени, о причинах опозданий и неявок на работу и других отклонениях от нормальных условий работы шифруются условными обозначениями. Наиболее часто встречающимися обозначениями являются: рабочие дни – «р »; рабочие ночные часы - «н »; служебные командировки - «к »; отпуск основной ежегодный - «в »; временная потеря трудоспособности - «х »; отпуск по беременности и родам - «вв »; выходные (дни еженедельного отдыха), праздничные и нерабочие дни - «вщ » и др.

Задачами табельного учета является обеспечение:

контроля за явкой на работу и уходом с работы;

выявления причин опозданий или неявки на работу;

получения данных о фактически отработанном времени работниками, о составе рабочего времени;

составления отчетности о наличии работающих и их движении, о состоянии трудовой дисциплины.

Трудовым Кодексом РФ (статья 91) установлена обязанность работодателя вести учет отработанного сотрудниками времени. Для этого предусмотрены унифицированные формы табеля учета рабочего времени на 2019 год (ТУРВ), утвержденные Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Обязательным использование этих форм не является, поэтому работодатель может разработать свою. Форма № Т-13 используется наиболее часто, так как применяется при автоматизированной обработке учетных данных. Ниже предложена форма табеля учета рабочего времени 2019 года.

Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н утверждена форма ОКУД 0504421 для использования органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями. Этим же приказом определен порядок ее заполнения и применения. Предлагаем выбрать подходящий и скачать табель учета рабочего времени (бланк простой).

Форма Т-12

Форма Т-13

Форма ОКУД 0504421

Как фиксировать отработанное время

При любой продолжительности трудового дня, независимо от установленных режимов, рабочее время может отражаться в таблице учета двумя способами:

методом сплошной регистрации явок и неявок на работу;
путем регистрации только отклонений (неявок, сверхурочных часов и т.п.).

Если продолжительность трудового дня (смены) является неизменной, можно регистрировать только отклонения, поскольку условиями трудового договора или правилами внутреннего трудового распорядка определено количество рабочих часов на каждый день работы.

В том случае, когда количество отработанных часов в различные дни (смены) может быть разным, например, при суммированном учете отработанного времени, следует применять метод сплошной регистрации. Это позволит после окончания учетного периода выявить возможные сверхурочные работы, а также скорректировать дальнейшее привлечение работника к работе в пределах установленной для данной категории нормы продолжительности отработанного времени.

Отметки в табеле учета рабочего времени о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного дня или по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на в случаях, установленных законодательством, и пр.).

Как заполнять календарь (табель) рабочего времени на 2019 год

При составлении необходимо руководствоваться Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (далее - Указания). При этом используются . Так при отражении количества отработанного времени напротив фамилии работника проставляется буквенный (Я) или цифровой (01) код, а в нижних строках указывается продолжительность работы. Если работа согласно графику выпадает на ночное время, то возможно дополнить форму графами для указания необходимых реквизитов.

Образец заполнения формы ОКУД 0504421

Кто заполняет табель учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени, скачать чистый бланк которого вы смогли выше, заполняет уполномоченное на это лицо. Если ТУРВ по каждому подразделению организации ведется отдельно, то целесообразно при назначении ответственного лица издать приказ, в котором указать должность, фамилию, имя, отчество работника, ответственного за составление табеля по каждому структурному подразделению, и лица, его замещающего во время его отсутствия.

Образец приказа о назначении ответственного

Выходные и праздничные дни в табеле на 2019 год

Они отражаются в соответствии с , где учитываются все установленные праздничные дни и их переносы в соответствии с Постановлениями Правительства. Выходные дни для разных категорий сотрудников варьируются в зависимости от установленного для них графика работы. Код учета выходных дней в документе может быть разным. Он зависит от того, как организация оплачивает эти дни, и на каком основании они предоставляются.

Выходной день в соответствии с графиком сотрудника обозначается буквенным (В) или цифровым (26) кодом. Он не влияет на установленную оплату труда.

Если по инициативе компании сотрудники получают дополнительный выходной день, а компания уменьшает на них норму работы в месяц, то работники получают полный оклад, а эти дни не оплачиваются компанией. Для таких дней в табеле предусмотрен буквенный (В) или цифровой (26) код.

Другой случай установления компанией дополнительного выходного — сотрудники уходят на выходной, а компания оплачивает эти дни по среднему. Выходит, что за отработанные дни работники получают зарплату, а за дополнительно оплачиваемые выходные — средний оклад. Для такого случая в табеле предусмотрен буквенный (ОВ) или цифровым (27) код.

Срок хранения табеля учета рабочего времени

Такая таблица учета является документом по личному составу, касающимся организации труда, для которого ст. 22.1 Закона об архивном деле установлен специальный срок хранения, а именно:

пять лет со дня окончания года, в котором он составлен, если в табеле учитывалось отработанное только тех работников, которые трудятся в нормальных условиях труда;
50 лет со дня составления ТУРВ, если в нем учитывалось работа сотрудников, занятых на вредных или опасных работах.

Учет и налоги

Исходя из указанных в таблице данных, бухгалтерия рассчитывает заработную плату и различные пособия. Также эти данные влияют и на уплату налогов. Обратим внимание на основные риски.

При прохождении налоговых проверок, в том числе по налогу на прибыль, компания должна предоставить достоверные данные о количестве отработанных дней и часов каждого сотрудника, чтобы подтвердилась правильность начислений. Если будут обнаружены нарушения, то сумма налога на прибыль, указанная в отчетах, будет признана неверной,что повлечет за собой наложение штрафных санкций.

С заработка работника, организация, как налоговый агент, должна выяснить, является ли этот человек налоговым резидентом РФ для того, чтобы использовать при расчете верную налоговую ставку. Именно табель сможет подтвердить фактическое нахождение сотрудника на территории страны. Особенно должны учитывать данную особенность те работодатели, которые отправляют сотрудников в командировки в Белоруссию или Казахстан, потому что при пересечении этих границ в паспорте гражданина не делают никаких отметок. При возникновении спорной ситуации компания сможет доказать, что применила верную ставку, удержала и начислила НДФЛ в полном размере.

Правильное заполнение табеля гарантирует компании возможность ФСС засчитать расходы по больничному листку, потому что нельзя будет официально подтвердить количество отработанных дней, которые крайне важны при расчете этих сумм.

Для управления любым предприятием и составления отчетности по труду необходимо на любую дату иметь данные о численности работников, их состав по профессиям, специальностям, должностям, образованию, стажу работы и другим признакам. Сведения о приеме работников, их перемещении и увольнении, предоставлении отпусков, отработанном времени и другие данные должны предоставляться в бухгалтерию предприятия для начисления им заработной платы и других выплат. Для этой цели ведется учет личного состава предприятия или рабочего времени. Учетом личного состава работников на предприятиях занимается отдел кадров. При приеме работника на работу с ним заключается трудовой договор (контракт). Это соглашение между трудящимся и предприятием, в котором отражаются права и обязанности работника и нанимателя, определяются условия труда, т.е. соблюдение правил внутреннего трудового распорядка и т.д., а также определяются условия оплаты труда. Трудовой договор (контракт) составляется в письменном виде в двух экземплярах (один вручается работнику, второй хранится у нанимателя).

Трудовая книжка для работника, впервые поступившего на работу, заполняется не позднее недельного срока со дня приема на работу. Трудовые книжки всех работников хранятся в сейфе отдела кадров, а в малых предприятиях - в бухгалтерии.

Движение личного состава работников предприятия оформляется типовыми формами первичных документов:

приказ о приеме на работу по форме № Т-1;

приказ о переводе на работу по форме № Т-5;

приказ о предоставлении отпуска по форме № Т-6;

приказ о прекращении трудового договора по форме № Т-8.

В отделе кадров на каждого работника заполняется личная карточка по форме № Т-2, а на руководящих работников, специалистов и служащих дополнительно ведется личный листок по учету кадров.

Каждому работнику, принятому на работу, присваивается табельный номер, который указывается во всех первичных документах по учету труда и заработной платы.

В бухгалтерии предприятия на основании личной карточки открываются лицевые счета работника (формы № Т-54 и Т-54а).

В соответствии со ст. 110 ТК РБ рабочим считается время, в течение которого работник в соответствии с трудовым, коллективным договорами, правилами внутреннего трудового распорядка обязан находиться на рабочем месте и выполнять свои трудовые обязанности. А также время работы, выполненной по предложению, распоряжению или с ведома нанимателя сверх установленной продолжительности рабочего времени (сверхурочная работа, работа в государственные праздники, праздничные и выходные дни).

Режим рабочего времени должен предусматривать: продолжительность рабочей недели, продолжительность ежедневной работы, время начала и окончания работы, время перерывов, число смен в сутки, последовательность чередования работников по сменам, рабочие и выходные дни.

В соответствии со ст. 133 ТК РБ наниматель обязан организовать учет явки работников на работу и ухода с нее. До начала работы каждый работник должен в порядке, установленном нанимателем, отметить свой приход, а по окончании - уход.

Учет явок на работу и ухода с нее ведется в табелях учета использования рабочего времени по формам № Т-12, Т-13.

На предприятии устанавливается порядок ведения табельного учета с указанием лиц, ответственных за его организацию, сроков предоставления данных о неявках и опозданиях или других отклонениях. Как правило, табельный учет ведут производители работ (мастера) или табельщики. В приложении Н табельщик Волкова Г.И. Табельный учет управленческого аппарата ведет отдел кадров.

Табель ведется по категориям работников, а внутри их - в порядке табельных номеров работников или по алфавиту. В табеле ежедневно отмечаются количество часов пребывания на работе; неявки на работу; опоздания; сверхурочные работы и служебные командировки и т.п. Фактическое рабочее время учитывается с момента явки работника на место выполнения работы согласно правилам внутреннего трудового распорядка, графику работ (сменными) лил особому указанию нанимателя и до момента фактического освобождения от работы в этот рабочий день (смену). В фактическое время не входит и не учитывается время проезда от места жительства до места постоянной работы и обратно, время, необходимое на дорогу от проходной до рабочего места, на переодевание перед началом и после окончания работы, на регистрацию при уходе.

Учет явок на работу и использования рабочего времени ведется в табеле методом сплошной регистрации, т.е. путем отметки всех явившихся, неявившихся, опоздавших и т.п., или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т.д.).

Причины явок или неявок в табеле обозначаются условными буквами: выходные и праздничные дни - В; очередные и дополнительные отпуска - О; болезнь - Б; явка - Я; неявки с разрешения администрации - А и т.д.

По окончании месяца в табеле по каждому работнику подсчитывают и записывают против его фамилии отработанное время, количество неявок по причине и другие потери.

Так, например, в Табеле учета использования рабочего времени за август 2011 года структурное подразделение: Служба безопасности:

неявки по причине очередного отпуска всего по подразделению составили 31 день. По фамилиям: Терешонок Н.А. - 3 дня отпуска; Федосенко И.В. - 28 дней;

других прогулов нет;

выходные всего составили 69 дней.

Итого отработано по подразделению: Служба безопасности: 195 дней (1615 часов).

Табеля не позднее первого числа предоставляются в отдел кадров предприятия, который проверяет их и передает табеля на рабочих-сдельщиков в отдел труда и заработной платы, а на работников с повременной оплатой труда - в бухгалтерию для начисления заработной платы.

Итоговые данные табельного учета и учета личного состава предприятия являются основой для составления статистической отчетности о выполнении плана по труду.

Так на предприятии МОАО «Красный металлист» при приеме на работу оформляется приказ (приложение Ж) типовой формы с указанием Ф.И.О. работника, табельного номера, даты приема, должности, с соответствующей формой оплаты труда и указанием срока заключения контракта. Далее на основании чего производится прием: заявление, контракт.

Также приказом оформляется перевод работника на другую работу внутри предприятия (приложение И). Указывается в связи с чем производится перевод, период перевода и с какой должности на какую переводят работника. Далее на основании чего переводят, например служебная записка.

При предоставлении очередного отпуска работникам на предприятии оформляется записка о предоставлении отпуска (приложение К). Указывается Ф.И.О. работника, структурное подразделение, табельный номер, профессия, число дней основного отпуска и дополнительного (установленного законодательством). Далее с какого число-месяц-год, по какое число-месяц-год предоставляется отпуск и подписи сторон.

Приказ об отзыве из трудового отпуска (приложение Л) может иметь место в связи с производственной необходимостью и с согласия сторон. Указывается число-месяц-год отзыва, Ф.И.О. работника и выплатой компенсаций за оставшиеся неиспользуемые дни трудового отпуска. При этом основанием является служебная записка.

Приказ о прекращении трудового договора (приложение М) содержит Ф.И.О. работника, его занимаемая должность, структурное подразделение, дату увольнения. Основание: заявление, согласие нанимателя.

На основании выше указанных документов ведется оперативный учет движения численности, изменений, происходящих в составе предприятия, составляется отчетность, используемая для управления процессами труда и заработной платы.

Законодатель предусматривает обязанность работодателя вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Основным документом, подтверждающим такой учет, является табель учета рабочего времени.

Существуют следующие виды учета рабочего времени: несуммированный (поденный, еженедельный) и суммированный. Поденный учет применяется в случаях, когда работник имеет одинаковую продолжительность рабочего дня ежедневно. Еженедельный учет устанавливается, если продолжительность ежедневной работы работника может быть различной, но за неделю он вырабатывает одинаковую норму рабочего времени (36 часов, 24 часа и т. д., но не более установленной — 40 часов). Суммированный учет используется в случаях, когда продолжительность рабочего времени вдень, в неделю может быть различной. Переработка в одни дни компенсируются недоработкой в другие. При этом за учетный период (месяц, квартал, год) работник должен отработать установленную норму часов.

За нарушение обязательства о проведении учета рабочего времени виновные должностные лица несут административную ответственность, налагаемую органами федеральной инспекции труда.

До начала работы работник обязан отметить свой приход, а по окончании рабочего дня — уход в порядке, установленном в организации. Табельные доски и другие средства учета должны быть открыты для доступа к ним за полчаса до начала работы и тотчас после ее окончания. Работодатель обязан обеспечить контроль над правильностью учета явки на работу и ухода с работы. Около места учета должны находиться часы, правильно указывающие время.

Отклонения от производительного использования проставляются как прогулы, несанкционированное отсутствие на рабочем месте, использование рабочего времени, оборудования, средств производства для решения личных вопросов. Споры в сфере применения норм, затрагивающих рабочее время работников, порой вызваны способом оплаты отдельных периодов работы, а также специальными нормами рабочего времени, устанавливаемыми для отдельных категорий работников.

Бухгалтеру о налогах и кадрах. Налоги, бухгалтерия, отчетность, ККМ