Должностная инструкция помощника руководителя создается для упорядочивания трудовых взаимоотношений. В документе обозначены функциональные обязанности, ответственность, права сотрудника.

Должность «помощник руководителя» в разных организациях может называться по-разному: личный помощник директора, ассистент руководителя, секретарь.

Образец типовой должностной инструкции помощника руководителя

І. Общие положения

1. Помощник руководителя назначается на должность и освобождается от нее приказом руководителя организации.

2. Помощник руководителя подчиняется непосредственно руководителю компании.

3. В период отсутствия помощника руководителя его права и функциональные обязанности переходят к иному должностному лицу, о чем сообщается в приказе по организации.

4. На должность помощника руководителя назначается лицо, имеющее высшее образование и стаж аналогичной работы от одного года.

5. Помощник руководителя руководствуется в своей деятельности:

• законодательством РФ;
• Правилами внутреннего трудового распорядка, Уставом и иными нормативными актами компании;
• приказами и распоряжениями руководства;
• данной должностной инструкцией.

6. Помощник руководителя должен знать:

• установленный порядок обращения с документами в организации;
• правила делового общения и этикета;
• порядок ведения отчетной документации;
• правила пользования офисной техникой, средствами связи;
• основы работы в текстовом редакторе, электронных таблицах;
• основы делопроизводства;
• организационно-штатную структуру компании;
• порядок заключения и исполнения договоров.

ІІ. Должностные обязанности помощника руководителя

На помощника руководителя возложены следующие функциональные обязанности:

1. Планирование рабочего дня руководителя: разработка и согласование графика проведения встреч, визитов, звонков, приемов и иных действий.

2. Личное сопровождение руководителя на встречах, приемах, в поездках.

3. Техническое обеспечение работы руководителя: заказ билетов, транспорта; организация переговоров, встреч.

4. Ведение протоколов и других документов, фиксирующих ход и результат встреч, заседаний, переговоров.

5. Доведение к сведению работников структурных подразделений организации указаний, распоряжений руководства и контроль их исполнения.

6. Сбор информации, подготовка и предоставление руководству аналитических, информационных, справочных и других отчетов.

7. Ведение делопроизводства, получение корреспонденции, направляемой в адрес руководителя.

8. Запись посетителей на личный прием к руководителю, организация их приема.

9. Прием документов и заявлений на подпись руководителя, их регистрация, учет и передача руководителю.

10. Составление писем, запросов, других документов по поручению руководства.

11. Подготовка заседаний, встреч, совещаний, проводимых руководителем. Сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте их проведения, повестке дня.

12. Выполнение служебных поручений руководителя.

ІІІ. Права

Помощник руководителя имеет право:

1. Получать информацию в объеме, необходимом для выполнения поставленных задач.

2. Направлять руководству предложения по улучшению своей работы и рационализации деятельности компании.

3. Направлять запросы в подразделения организации (по поручению руководителя или по личной инициативе) на получение документов, необходимых для выполнения его должностных обязанностей.

4. Требовать от руководства учреждения создания условий, необходимых для выполнения его служебных обязанностей.

5. Принимать самостоятельные решения в рамках своей компетенции.

6. Иметь доступ к конфиденциальной информации, при возникновении служебной необходимости.

ІV. Ответственность

Помощник руководителя несет ответственность за:

1. Предоставление сотрудникам организации недостоверной информации.

2. Ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей.

3. Нанесение материального ущерба организации, государству, ее контрагентам, сотрудникам.

4. Нарушение сроков выполнения поставленных задач.

5. Нарушение положений руководящих документов организации, решений, постановлений.

6. Разглашение коммерческой тайны, личных данных, конфиденциальной информации.

7. Действия, выходящие за пределы его компетенции.

8. Нарушение трудовой дисциплины, техники безопасности, правил внутреннего трудового распорядка, противопожарной защиты.

9. Нарушение норм делового этикета, грубое обращение с деловыми партнерами, посетителями, сотрудниками организации.

Главный ресурс любой организации – ее сотрудники. Именно они способствуют росту и процветанию производства. Грамотные начальники ценят своих работников. Среди прочих значимых должностей, особенно выделяется помощник руководителя. Обязанности и значение которого трудно переоценить. Это правая рука и главный советник, организатор мероприятий и координатор встреч. Без хорошего ассистента топ-менеджеру будет очень сложно управлять предприятием.

Отличительные особенности и специфика деятельности ассистента

Нет такой должности, которая была бы столь противоречива и неоднозначна по требованиям, как помощник руководителя. Обязанности сотрудников занятых этим видом деятельности включают в себя довольно много пунктов. Кроме того, личных ассистентов часто путают с секретарями или офис-менеджерами. Это хоть и схожие, но разные виды деятельности.

Функциональные обязанности помощника руководителя:

• Обеспечение рабочего дня начальника – расписание, встречи, подписание документов и деловые поездки;
• обеспечение комфортного рабочего места для топ-менеджера – забота о микроклимате, чистоте и уюте помещения;
• работа с документами руководителя, в частности с входящими письмами и звонками;
• обеспечение психологического комфорта начальства;
• проведение первичных переговоров;
• перевод;
• обеспечение руководства канцтоварами и т.д.

Этот список гораздо шире и секретарских, и администраторских обязанностей. Однако специфика с которой сталкивается сотрудник на должности «личный помощник руководителя», обязанности и нюансы деятельности будут разными у разных работодателей.

Бывает так, что это, в основном, секретарская работа. Либо ассистент занят исключительно обеспечением комфорта и порядка у начальника. Некоторые помощники являются полноценными заместителями и имеют в подчинении своих сотрудников.

Профессиональные запросы работодателя к кандидату на должность «помощник руководителя», обязанности и требования к образованию

Требования к базовому образованию и опыту работы будут отличаться, в зависимости от представлений руководства. Чаще всего данную вакансию рассматривают как стартовую в карьере. Однако серьезный топ-менеждер будет искать себе в ассистенты человека с определенным профессиональным и жизненным опытом.

Минимальное требование – среднеспециальное образование, связанное с администрированием или юриспруденцией. Кроме этого, работодатели ожидают от соискателей следующих профессиональных качеств:

• умение работать во всех офисных программах;
• высокая скорость печати;
• грамотность;
• знание минимум одного иностранного языка, чаще всего английского;
• знание основ программирования, и нестандартных компьютерных программ;
• умение вести делопроизводство и переписку в соответствии с нормативными требованиями;
• знание основ действующего законодательства;
• грамотная, поставленная речь.

Это минимум требований к претенденту на должность «личный помощник руководителя». Обязанности также могут быть дополнены, в зависимости от сферы деятельности организации. На некоторых предприятиях обязательным условием приема на такую работу считается профильное или смежное образование. Кроме того, большим плюсом считается дополнительное бизнес-образование или курсы повышения квалификации.

Требования к личным чертам ассистента

Кроме профессиональных, к ассистентам топ-менеджеров предъявляют ряд личностных требований. Специфика должности «помощник руководителя», обязанности и особенности работы предполагают особый склад характера.

Прежде всего, это:

• стрессоустойчивость – ведь ассистенту часто приходится первому принимать на себя гнев начальства, и выслушивать недовольство подчиненных;
• многозадачность – умение выполнять одновременно несколько дел – самое ценное качество хорошего ассистента;
• позитивное мышление – без этой черты характера помощник руководителя с дополнительными обязанностями не справится, ведь его деятельность часто выходит за рамки стандартного делового сотрудничества;
• высокая обучаемость – стремление узнавать новое и качественно разобраться в рабочем процессе должно присутствовать в каждом хорошем ассистенте.

Это лишь основные, базовые черты характера, необходимые каждому помощнику руководителя для успешной профессиональной деятельности. Но самое главное личностное требование – темперамент и особенности поведения шефа и ассистента не должны диссонировать, а в идеале дополнять друг друга.

Общие обязанности помощника руководителя

Ассистент работает непосредственно с руководством организации, выполняя и личные поручения, и профессиональные обязанности. Они обычно включают в себя:

• ведение делопроизводства руководителя, а в некоторых случаях и всей организации. На отдельных предприятиях ассистенты руководят секретариатом организации;
• координация деятельности руководства. Составление графиков деловых совещаний, напоминание начальству о событиях и мероприятиях разного рода;
• ведение переписки от имени организации;
• прием и перераспределение входящих телефонных звонков;
• обеспечение руководителя всей необходимой информацией по запросу.

Дополнительные обязанности ассистента руководителя организации

Личный помощник руководителя с дополнительными обязанностями и функциями – самая распространенная вакансия для этой сферы деятельности. Чаще всего руководство ищет довольно многопланового сотрудника, способного к расширению обязанностей.

Наиболее частые дополнительные обязанности, это:

• перевод с иностранного языка, в том числе и во время переговоров. Не всегда руководство может в полной мере доверять сторонним работникам, и здесь очень пригодится знание как минимум английского;
• организация поездок руководителя и сопровождение в поездках. Такая деятельность предполагает, что ассистент возьмет на себя все бытовые моменты: передвижение, заказ такси и гостиницы, организация питания и оформление документов;
• сопровождение начальства на протокольные мероприятия;
• услуги бытового характера.

Этот перечень далеко не полный. Чаще всего довольно сложно однозначно ответить на вопрос о том, что входит в обязанности помощника руководителя? Эта деятельность очень разнопланова. Каждый начальник предъявляет свои требования, главное -следить, чтобы все они были в рамках закона.

Режим работы личного ассистента

Одна из основных особенностей данной деятельности – зависимость продолжительности рабочего времени работника от руководства. Конечно, нормативно прописан трудовой день восемь часов. По факту же ассистенты сопоставляют свой режим с начальством.

Эта «размытость» рабочего времени, и необходимость всегда поддерживать связь с руководством, зачастую отпугивает выпускников от этих вакансий. На самом деле, трудиться приходится не больше чем в любом другом месте. Просто время отдыха и работы становятся непостоянными.

Должностная инструкция помощника руководителя

Структура должности «помощник руководителя», обязанности, требования к образованию и опыту работы должны быть прописаны в должностной инструкции. Это документ, обеспечивающий прозрачность требований руководства и легкий контроль за исполнением обязанностей работника.

Должностная инструкция носит нормативный характер и обязательна к исполнению. В этом документе прописываются все тонкости работы помощника руководителя. Это практически руководство к действию. Документ включает в себя не только обязанности, но и права, ответственность и особенности решения трудовых споров.

В связи со спецификой деятельности помощника руководителя, к составлению его должностной инструкции надо отнестись с особым вниманием. Обязательно следует прописать особенности работы, нюансы организации времени труда и отдыха, компенсации за переработки.

Следует отличать должностную инструкцию ассистента от того же документа на должность «помощник руководителя проекта». Обязанности последнего часто временные, как и сама работа.

Кроме того, в должностной инструкции следует четко прописать название должности. Чаще всего указывают «секретарь», «секретарь-референт», «менеджер по направлению». Внимательно следите за тем, чтобы эта запись соответствовала действующим нормативным актам и была актуальна.

Что указать в резюме помощника руководителя

Должность личного ассистента – прекрасный старт для карьеры выпускника. Таким образом, можно получить свою первую работу и получить ни с чем не сравнимый профессиональный опыт. Однако и для соискателей с опытом эта вакансия может показаться интересной. Особенно если вы планируете сменить сферу деятельности.

Зная основные обязанности помощника руководителя, резюме составить не сложно. Данный документ предполагает, что вы ознакомились с теоретической частью вопроса и готовы приступить к работе. Внимательно изучите требования к соискателю и приступайте к написанию текста.

Данные, которые необходимо указать в резюме на соискание вакансии «ассистент» или «личный помощник руководителя»:

1. Полное имя фамилию и отчество, в резюме для иностранной компании допустимо только первые два.
2. Семейное положение. Это обязательный пункт – должность ассистента предполагает часто ненормированный рабочий день. Надо быть уверенным, что такой график не скажется отрицательно на семейных обязанностях.
3. Образование. Указывается в хронологическом порядке. Если вы еще учитесь – обязательно сделайте отметку о том, сколько времени потребуется для завершения. Часто работодатели берут в качестве ассистентов студентов последних курсов, с последующим карьерным продвижением. Здесь же укажите знание иностранного языка и уровень владения им.
4. Опыт работы. Указывают от последнего. Если такового еще нет, то перечислите свои волонтерские проекты, участие в общественной деятельности или профорганизациях, учебные практики и иные подходящие занятия. Если не можете ничего предоставить, возьмите характеристику на выпускающей кафедре и напишите что готовы ее предоставить.
5. Личностные характеристики. Дайте себе максимально правдивую оценку. Опишите характер с точки зрения классической психологии и обязательно отметьте свои сильные и слабые стороны.
6. Дополнительные сведения. Здесь следует написать, почему именно вас работодатель должен выбрать из других претендентов. Кроме того, обязательно укажите дополнительные умения, например наличие водительских прав. Еще в этом пункте будет полезно написать о наличии дополнительного образования, курсов повышения квалификации, бизнес-образования.
7. Контакты. Оставьте как можно больше способов связаться с вами: сотовый и домашний телефон, адрес электронной почты, скайп, ссылку на страницу в социальной сети. Указывайте только актуальные данные.

Правильно составленное резюме не останется без внимания работодателя.

Обязанности помощника руководителя подразделения

Обычно соискатели ищут работу личного ассистента руководителя. Но проще начать продвижение в данной карьерной нише, с должности «помощник руководителя отдела продаж». Обязанности этого сотрудника не так объемны, но опыт и перспективы несравнимо больше.

Основное отличие ассистентов руководителей подразделений в их более специфической и узконаправленной деятельности. Они выполняют работу, связанную с определенным направлением производства или управления. Этот опыт бесценен для дальнейшего продвижения по карьерной лестнице.

Обязанности помощника руководителя подразделения включают в себя все тоже, что и таковые у начальника предприятия. Но есть и особая специфика:

• необходимость досконально знать суть производственного, управленческого или торгового процесса подразделения;
• контактировать с ассистентами из других подразделений и помощником генерального директора;
• вести специфическую документацию подразделения.

Перспектива карьерного роста личного ассистента

Молодые люди рассматривают эту должность как старт карьеры. Однако надо различать, какого именно продвижения вы хотите. Горизонтального или вертикального? На данном предприятии, или это лишь начальная строчка в будущем резюме? От ответов на эти вопросы зависит и стратегия дальнейших действий.

Руководство ценит хороших ассистентов, и это, к сожалению, плохо сказывается на их карьерном росте. Начальник не хочет отпускать идеального сотрудника, соглашается повышать зарплату и дает дополнительные льготы – это вариант горизонтальной карьеры. Наиболее распространен среди личных помощников.

Проще всего продвинуться по карьерной лестнице в конкретной организации с должности ассистента руководителя подразделения. На такие должности часто берут именно с перспективой узнать сотрудника лучше и обучить. Если вы хотите вертикальной карьеры – то это ваш путь.

Должность помощник руководителя – не заметная внешнему взгляду, но очень значимая для организации. Грамотный ассистент способен улучшить работоспособность начальства и обеспечить, тем самым, больше прибыли предприятию.

Одна из наиболее престижных профессий и в то же время представляющаяся большинству совсем нетрудной - личный секретарь или помощник. По поводу престижности - все верно. Насчет легкости - обманчивое впечатление. Легко быть только… плохим помощником. Как стать звездой на профессиональном небосклоне?

Ответ

Позиция персонального помощника руководителя обладает высоким статусом в компании. Персональный помощник находится в эпицентре офисной жизни организации, к его персоне обращено большое внимание. Общение с первыми лицами компаний и ответственность, которую несет персональный помощник, требует немалых знаний и умений. Трудно переоценить, какой большой и важный объем административной, представительской, посреднической работы выполняет помощник.

Независимо от размеров организации, рамки решаемых вопросов персонального помощника порой расширены до такой степени, что он выполняет не только стандартный набор административной работы, но и часто массу творческой работы. В своей работе помощник может успешно реализовывать финансовые, менеджерские, журналистские, PR, переводческие функции, особенно, если к этому лежит душа и есть таланты, знания и навыки. Все зависит от того, как проявлять себя на рабочем месте, от масштаба деятельности непосредственного руководителя, а также от того понимания, вернее человеческого и профессионального принятия и уважения, которое складывается между помощником и его непосредственным руководителем.

Важную информацию о информационной поддержке руководителя вы найдете в материале здесь.

Помимо большой ответственности, должность персонального помощника руководителя заключает в себе большие возможности: налаживание интересных контактов, коммуникации с людьми различного статуса, часто довольно высокого, постоянное пребывание, что называется, «на виду», развитие организаторских и лидерских навыков, возможность вырасти до любой должности в любой сфере, в которой вы сможете проявить свои способности и активность. Работая в приемной руководителя можно «присмотреться» к различным профессиональным сферам деятельности внутри компании, определиться со своими сильными сторонами и интересами, начать успешный деловой старт своей карьеры. Талантливому и целеустремленному сотруднику карьерный рост и рост финансовой компенсации за все свои усилия обеспечен.

Какие личные качества сотрудника на этой должности играют ключевую роль?

Для начала стоит отметить, что чаще всего персональными помощниками работают девушки. Природные качества, присущие женскому полу, а именно: ориентация на человеческие отношения, на общение, умение предусмотреть множество мелочей, позаботиться о людях, просчитать развитие ситуации на пару шагов вперед, проницательность, интуиция - могут сослужить хорошую службу женщинам в их профессиональной деятельности.

Стоит учитывать и то, что коль скоро женщина взялась за построение успешной профессиональной карьеры, ей надо обратить внимание и на факторы, на которые традиционно ориентированы мужчины, когда они добиваются успеха на том или ином деловом поприще, а именно - на компетентность, умение правильно себя подать, умение быть ориентированным на результат.

Как же преуспеть на должности персонального помощника и создать отличный фундамент для своей успешной карьеры?

Программа-максимум

Не стоит забывать того, что не бывает непродуктивных областей деятельности, бывают нерадивые сотрудники. Так же, как не бывает скучной жизни, бывают скучные люди. Природа одарила женщину многими ценными способностями.

Что важно сегодня для делового успеха женщины?

Не стоит уповать только на внешние данные, хотя привлекательный и аккуратный вид, умение себя подать, безусловно, сослужат вам отличную службу.

Успешный человек всегда осознает три вещи:

• свои способности и таланты,
• свои амбиции и цели,
• свои источники новых знаний и умений, то есть возможности роста.

Необходимо также четко понимать, что вы вкладываете в понятие «успех» для себя. Спокойная ли это рутинная работа или необходимость постоянного решения новых задач, проявления смекалки и инициативы и пребывания в центре событий. К слову сказать, если последнее вам не по вкусу, то должность персонального помощника не для вас.

Понимание и действие - вот два двигателя успеха. Успешный человек активно действует ЗДЕСЬ и СЕЙЧАС. Ему не нужно ждать, когда представится возможность проявить себя. Он сам создает эти возможности для себя, вычисляет их из окружающей его действительности, ведь фокус его зрения достаточно широк, и он открыт для того, чтобы замечать многие вещи вокруг и использовать ситуации.

Выполняйте не только то, чего ждут от вас на работе. Такой пассивный подход к делу не для человека, стремящегося к каким-либо профессиональным высотам. Задайте себе вопрос: что вы ждете от работы? Ответом может быть: достойное вознаграждение, удовлетворение от уровня общения, социальных и иных благ, которое предоставляет работа, признание своих заслуг у руководства, окружения. Ведь личный успех зависит не столько от занимаемой позиции, сколько от самого человека .

Подумайте над тем, каким образом вы можете отлично проявить себя, как усовершенствовать рабочий процесс, какую атмосферу создать в приемной, т. е. какие шаги можно предпринять для эффективного решения рабочих задач. Вот точки создания ситуаций и возможностей для вашего успеха.

Когда человек действует не просто в рамках того, что требуется от него по работе, а ставит во главу угла свои ожидания от работы, свои стремления к росту и самореализации, то у него получается показать, на что он способен, завоевать доверие и признание общества к себе как к специалисту, амбициозному сотруднику.

Самый главный урок личностного роста: хочешь учиться - учись, подходи, спрашивай, уточняй, проси мастер-класс, пробуй делать что-то новое, большее, но никто не будет тебе предлагать наставничество, обучение или профессиональные советы первым. Инициатива, вопросы, предложения «пробы пера» или ассистирования уже состоявшемуся профессионалу для постижения мастерства должны исходить от «ученика», так как именно ученик ищет учителя, а не наоборот!

Таким образом, рецепт успеха в профессии предельно прост - осознать, что вы сами играете главную роль в ситуациях и обстоятельствах своего существования. Ваше понимание того, какая окружающая обстановка наилучшим образом соответствует вашим стремлениям и целям, понимание своих сильных сторон, чуткость к окружающей действительности - все это играет жизненно важную роль в создании благоприятных возможностей для продвижения по пути успеха. В этом случае вы как бы моделируете свой сценарий жизни, вы наполняете его теми идеями, которые имеют для вас ценность. Все эти идеи воплощаются в тех вещах, условиях, людях, которые начинают вас окружать в соответствии с тем ходом событий, который вы организовываете для себя или имеете четкую мысль организовать. Ведь образ жизни человек выбирает сам.

Понятно, что хорошо можно делать только то, что нравится. А дальше - больше. Начав входить во вкус дела, получать удовольствие от положительных результатов своих усилий вы будете открывать свои личные секреты успеха. Ведь все очень индивидуально. Эту индивидуальность вы будете с удовольствием открывать и развивать в себе шаг за шагом.

Личному помощнику: две волшебных палочки

Для помощника руководителя два умения особенно важны: работа с информацией и работа с людьми. Оба этих умения становятся равными по значению волшебными палочками талантливого помощника.

Работа с информацией: важно не столько обладать максимальным ее количеством и многое помнить и держать в голове, сколько знать, где можно ее найти в нужный момент. То, что мы с вами живем в Web-эпоху, существенно облегчает нам жизнь. Ведь информацию или подсказку об ее ценных источниках можно найти, используя ресурсы всемирной паутины, поэтому на первом месте сегодня стоят поисковые навыки. Этими навыками нужно владеть в совершенстве. Найти нужную информацию, выделить главное в большом информационном потоке - это важные умения современного помощника. Как добиться виртуозного владения такими навыками? Чем больше практики - тем лучше у вас будет получаться. И еще. Будьте любознательными!

Важно никогда не паниковать заранее, сталкиваясь с новой проблемой. Найдите информацию, подумайте, разберитесь. Здесь важен оптимистичный и познавательный подход. Особенно когда часто приходится решать новые задачи. Но если вам такое не под силу и не нравится, то вы выбрали не ту работу. Ведь работа персонального помощника предполагает инициативу, творческое и позитивное мышление. Это работа для тех, кто любит мыслить и решать различные задачки. Это работа для блестящих организаторов, творцов, умеющих эффективно справляться со стрессами, сглаживать трудности и никак иначе.

Вторая волшебная палочка - умение общаться с людьми - это еще более сложный и интересный инструмент.

Личному помощнику важно находить общий язык с окружающими. Для эффективного общения необходимо обладать такой замечательной чертой характера, как коммуникабельность, т. е. способность легко устанавливать контакты. Замкнутому, малообщительному человеку трудно работать на должности помощника, учитывая необходимость общения с большим количеством людей абсолютно разных статусов. К ценным личным качествам помощника относятся любезность, вежливость, доброжелательность, предупредительность, внимание к собеседнику. Они всегда проявляются не только при личных контактах, но и при ведении телефонных переговоров. Именно эти качества создают благоприятную атмосферу в приемной руководителя, в офисе и помогают в получении поддержки, эффективном взаимодействии с людьми и выполнении посреднической миссии между руководителем и окружающими его людьми.

Стоит отметить, что женщины от природы хорошие психологи и «специалисты по человеческим отношениям». Подсознательно они обычно понимают, что за человек перед ними, и в зависимости от этого выбирают линию поведения. Касается ли это руководителя или сотрудников, лучше придерживаться максимально корректного стиля поведения.

Другой важный момент - умение заботиться о людях , умение быть дипломатом, проявлять тактичность, находить правильный тон, понимать настроение окружающих людей и положение вещей. Почему заботиться о людях? Разве помощнику руководителя нужно проявлять чудеса терпения и заботы няни-сиделки? Отчасти да. Работа у вас помогающая . Это ваша основная функция. Организовывая что-то, вам необходимо просчитывать все нюансы, как если бы вы все это делали лично для себя. Нельзя опускать какие-то вопросы, детали и думать, что там, на месте люди сами разберутся. Нужно стараться предусмотреть все по максимуму, все до мелочей. Эта работа очень важна. Ведь умение позаботиться о людях под силу далеко не каждому. Это очень непростая задача для помощника руководителя.

В природе женщины заложено такое качество, как способность и стремление все усовершенствовать. Она считает, что если что-то существует или работает в том или ином виде, то это можно улучшить. Как правило, она старается добиться этого сама и готова сподвигнуть на это окружающих. Это чудесное качество женщины предоставляет ей большие возможности развития своих лидерских качеств и продвижения по карьерной лестнице.

Хочется отметить, что для профессионального успеха практически в любом деле нужно хорошо разбираться в женской и мужской психологии. Это важно, во-первых, чтобы четко понимать свои собственные плюсы и сильные стороны, заложенные природой, и, во-вторых, чтобы эффективно общаться с людьми, учитывая особенности мужского и женского стилей мышления и поведения. Эти ценные знания помогут вам правильно находить общий язык, взаимопонимание и поддержку не только на работе, но и в личной жизни, что очень важно для каждой женщины.

Работа для творческих натур

Для женщины очень важен момент творчества. Редкая женщина, в силу качеств своей женской натуры, которые ей дала природа, согласится выполнять скучную рутинную работу. Что же такое творчество и почему мы чаще всего стремимся найти творческую работу? Что мы вкладываем в это понятие? Порой оказывается, что мы подразумеваем под этим понятием свободу. Свободу для созидания, для раскрытия и реализации себя.

Действительно, часто нам необходимо не просто выполнять какие-то обыденные, повторяющиеся день ото дня функции, но и творить, созидать и, главное, видеть конечный результат, «продукт» своей деятельности, получить от «потребителя» этого «продукта» отклик, обратную связь, высокую оценку вложенных усилий. Для некоторых людей, кроме того, важно делать что-то «от и до», а не просто быть винтиком большой машины и вкладывать свою небольшую лепту в общее дело. В процессе своего профессионального самоопределения нужно обязательно найти ответ на вопрос - что же лично вам важно в вашей работе?

Так вот, о творчестве. К счастью, работа в должности помощника руководителя предполагает умение самостоятельно мыслить и принимать решения и на отсутствие творческого поля деятельности жаловаться не приходится.

Найти выход из ситуации, порой нестандартной, предложить идею, если нужно - убедить в ее ценности и разумности, найти возможность ее осуществить, спланировать и «сдирижировать» ее выполнение - вот основные части плана успешной деятельности личного помощника, которая будет по достоинству оценена. И если вы думаете, что улучшать привычный ход вещей - это неблагодарное дело, то можете удивиться узнав, что вы (если решитесь все-таки это сделать) выполнили наконец то, до чего уже давно ни у кого руки не доходили, и это не осталось незамеченным. Разве это не принесет удовольствия от деятельности? Разве не создаст предпосылки для дальнейшего профессионального роста? Ответ на все вопросы предельно лаконичен - да! Надо пробовать и дерзать.

Для того чтобы созидать, нужно видеть, слышать, понимать людей и обстоятельства вокруг, замечать ключевые проблемы в своей работе и находить решения, совершенствовать процессы. В большинстве случаев не стоит рассуждать о том, что инициатива наказуема. Наказуемо, как правило, бездействие и равнодушие, так как рано или поздно можно наткнуться на те же препятствия, на которые в прошлом, казалось бы, так удачно удалось закрыть глаза. Если проблема системная, то ее лучше решить, и в следующий раз в аналогичной ситуации уже не придется тратить время на обход той же ямы.

Работа помощника постоянно подкидывает задачки, и если вы деятельная и творческая натура, то эти задачки будут укреплять и наращивать ваши «профессиональные мышцы», а также открывать и развивать ваши умения и таланты. Этими задачками и интересна (вовсе не рутинная, как правило) деятельность персонального помощника руководителя. Решая их, мы растем и развиваемся как личности и как сотрудники, это приносит нам удовлетворение и достойное вознаграждение. А мы стремимся к этому, не правда ли?

О его месте в системе управления часто говорят, о его роли в современном бизнесе много написано, сфера его влияния расширяется, а функционал усложняется из года в год. Неизменным остается только его статус. Помощник – кто он? Чем занимается? Почему его скромная персона привлекает к себе столько внимания?

Из истории профессии

Считается, что первые помощники появились в Древнем Риме. Римская юриспруденция, выработавшая формулы для правовых сделок, нуждалась в облачении их в традиционный письменный вид. Постепенно механическая работа над правовыми материалами становится не только более самостоятельной, творческой, но и почти исключительной. Ее представителями в эпоху республики были scribae и exceptoreset notarii – писцы, занимавшиеся облечением правового материала в документальную форму. Scribae состояли на государственной службе, exceptores et notarii – на службе у частных лиц. Должность scribae могли занимать лишь римские граждане, не лишенные гражданской чести, а лица, подвергшиеся умалению гражданских прав, не имели доступа к этой должности. Избрание их было пожизненным и не ограничивалось сроком службы, а простиралось и на преемников. Scribae мог уступить свое место другому лицу за вознаграждение.

Из более способных писцов магистраты избирали себе помощников, в обязанность которых входило изготовление публичных документов (tabulae publicae) и ведение общественных счетов (rationes), вследствие чего они и назывались scribae librarii. Помощники занимали высокое общественное положение. Одним из дошедших до нас из глубин веков является имя приближенного помощника древнеримского императора Августа – Мецената, выполнявшего дипломатические, политические и частные поручения. Его покровительство поэтам, художникам и ученым сделало имя «Меценат» нарицательным.

Кого берут в помощники?

Руководитель сегодня – это прежде всего лидер, который отличается интеллектом, гибким мышлением, способностью к анализу и самоанализу, эмоциональной зрелостью, организаторскими способностями и удивительной работоспособностью. Естественно, что такой руководитель не может существовать в вакууме. Он нуждается в связующем звене, проводнике своих идей, задач, в человеке, который возьмет на себя решение многих проблем, освободит от бремени текучки. Чем быстрее развивается бизнес, тем крупнее компания и успешнее руководитель, а значит, потребность в серьезном помощнике становится насущной.

Выбирая себе персонального ассистента, успешный руководитель заявляет максимально высокие требования не только к его образованию, профессиональным качествам, опыту работы, практическим навыкам, но и к личностным характеристикам.Персональный ассистент – это не столько должность, сколько особый статус доверенного лица, в котором нуждается руководитель. Персональный ассистент – это профессионал, ответственный человек, способный взять на себя огромные обязанности по обеспечению деятельности руководителя, освободить его от нерациональной траты времени.

Действительно профессионального помощника найти сложно. Опытный специалист по подбору персонала подходит со всей ответственностью к выбору личного помощника руководителя: даже не рассматривает предложения соискателей, часто меняющих работу, без образования, опыта работы, не вызовут его интерес и резюме, составленные с грамматическими и стилистическими ошибками.

Бытует мнение, что помощником может быть человек в возрасте от 25 до 30 лет. Многие специалисты весьма скептически относятся к установлению подобных границ. Работа, требующая высокого напряжения и большой концентрации внимания, предъявляет особые требования к профессионализму, психологической устойчивости, коммуникативным навыкам, которые приобретаются исключительно за счет знаний, опыта, репутации. Именно поэтому в последнее время должность личного помощника существенно «повзрослела». Ориентируясь на совокупность объективных и субъективных параметров и характеристик, надежным помощником можно считать лицо, достигшее полной личностной и профессиональной зрелости. С этой точки зрения 30-летие – это не завершающий этап карьеры помощника, а, скорее, ее отправная точка.

Еще совсем недавно личными помощниками становились в основном представительницы прекрасного пола. Сегодня помощник-мужчина – это уже не редкость – его отличает целеустремленность, решительность и эмоциональная сдержанность, он обладает интеллектом, способностью к стратегическому мышлению. В свою очередь, женщины-помощники более стрессоустойчивы, лучше адаптируются, тоньше чувствуют нюансы отношений благодаря своей гибкости, быстро находят выход из сложной ситуации, внимательны к деталям и обладают умением слушать, более терпеливы при выполнении рутинной работы. Поэтому выбор помощника должен основываться не на его половой принадлежности, а на профессионализме, совокупности навыков.

Требования к образованию кандидата на должность персонального ассистента не слишком жесткие: им может быть специалист, имеющий высшее образование в любой области, главное – наличие других составляющих, необходимых для осуществления функционала по данной позиции. Чаще всего в роли помощников преуспевают гуманитарии – специалисты в области туристического бизнеса, связей с общественностью и документационного обеспечения управления, историки, переводчики, журналисты, филологи. Помощник может иметь техническое, экономическое или юридическое образование – такие специалисты нередко обладают аналитическим складом ума, демонстрируют свои способности при подготовке обзоров, отчетов или кураторстве проектов, выполняют задания повышенной сложности. И конечно, всегда приветствуется образование, соответствующее профилю компании.

В то же время требования, предъявляемые к опыту работы, профессиональным навыкам помощника, очень высоки. Не правы те, кто думает, что персональному ассистенту достаточно владеть секретарскими навыками – знать иностранный язык, владеть компьютером, иметь опыт составления деловых писем и обеспечения командировок, бронирования билетов и организации деловых встреч. Кроме всего вышеназванного, помощнику необходимо:

● обладать аналитическим складом ума и способностями к системному логическому мышлению;

● иметь хорошую память, обладать быстротой реакции;

● быть трудолюбивым, выносливым, стрессоустойчивым;

● иметь широкий кругозор, грамотную речь;

● уметь брать на себя ответственность;

● иметь хороший вкус;

● быть преданным корпоративным интересам и личным интересам своего руководителя.

Обязанности помощника

Среди основных обязанностей помощника руководителя можно выделить следующие:

● административная поддержка руководителя;

● планирование рабочего дня руководителя, координация и организационное обеспечение встреч и приема посетителей;

● информационно-аналитическая поддержка руководителя: поиск и обработка необходимой информации; подготовка информационных, аналитических и презентационных материалов, докладов и выступлений, аналитических обзоров, отчетов и т.п.;

● ведение деловой переписки руководителя;

● подготовка заседаний, советов, совещаний, проводимых руководителем, формализация итогов проведения деловых встреч/переговоров;

● участие в переговорах, деловых встречах, приемах; сопровождение руководителя на встречах, в поездках и т.п.;

● организация и обеспечение деловых поездок и встреч (логистика оптимальных маршрутов, бронирование билетов, номеров отелей, трансфер; визовое сопровождение; регистрация участия в конференциях и семинарах; организация досуга);

● осуществление взаимосвязей с представителями компаний, предприятий, организаций, органов государственной власти и управления для решения вопросов, не требующих непосредственного участия руководителя; получение в органах государственной власти и управления документов и информации по поручению руководителя;

● устные и письменные переводы, языковое сопровождение деловых переговоров и встреч;

● организация презентаций и протокольных мероприятий, представительская деятельность;

●подготовка отчетности о расходах;

● выполнение личных поручений руководителя.

Данный перечень не является полным, в конкретной компании обязанности помощника могут варьироваться.

О доверии

Вопрос доверия – тот самый краеугольный камень, основа основ, на котором строится вся система взаимоотношений «помощник – руководитель». Для многих руководителей помощник – это не просто доверенное лицо, человек, обличенный тайной знания, но и почти член семьи. Степень доверия иногда столь высока, что ему доверяют конфиденциальную информацию, номера счетов в банках, платежные карты и пин-коды, крупные денежные суммы, шифры от сейфов, печати компании и личные секреты. Именно поэтому многие помощники обеспечивают не только организацию служебной деятельности руководителя, но и решают его семейные и домашние проблемы: покупают подарки членам семьи, заказывают корзины цветов близким, подбирают домашний персонал, организуют детские каникулы и т.п.

Важно помнить, что доверие оказывают помощнику, который:

● искусно владеет навыками делового общения;

● умеет слышать и слушать;

● соблюдает субординацию;

● сохраняет нейтралитет и конфиденциальность;

● поддерживает баланс между уверенностью и уступчивостью, имеет собственное мнение, готов отстаивать свою позицию, но хорошо понимает, когда это необходимо, а где нужно отступить.

Плюсы и минусы профессии

Начнем с того, чем обычно заканчивают, скромно оставляя «на потом», – с вопроса об оплате труда. Весьма высокие требования, предъявляемые к кандидатам на вакансию «личный помощник руководителя», так же как и серьезные предложения соискателей значительно подняли планку зарплатных ожиданий и предложений. В Москве приблизительная средняя заработная плата помощника руководителя варьируется от 40 до 60 тыс. руб., в регионах – от 20 до 30 тыс. Наличие опыта работы, рекомендаций, знание иностранных языков позволяют кандидату претендовать на более высокое вознаграждение.

Ежедневный управленческий опыт, возрастающий уровень ответственности, изменение характера решаемых задач позволяют помощнику приобретать на этой позиции бесценные знания. Помощник – должность, предполагающая постоянный рост и самореализацию, усовершенствование личностных качеств, способностей, талантов; открывающая реальные перспективы профессиональной деятельности. Учитывая все вышеперечисленное, профессиональный помощник в дальнейшем может претендовать, как минимум, на должность заведующего секретариатом, канцелярией, управления делами, но возможно и иное развитие событий – исполнительный, административный, управляющий директор или организация собственного бизнеса.

Оборотная сторона любой профессии – это та цена, которую мы платим за овладение профессиональными навыками. Рабочий день помощника длится дольше, чем рабочий день руководителя, поэтому зачастую начинается рано утром и заканчивается поздним вечером. Кроме того, личный помощник должен быть доступным для своего шефа практически круглосуточно. Если у руководителя только один ассистент, иногда сложно даже взять выходной, уйти в отпуск – помощник жестко ограничен отпускными рамками своего руководителя.

Кроме того, сложившиеся взаимоотношения, сработанность, личная привязанность к руководителю зачастую играют против желаний и стремлений что-либо изменить, делают помощника заложником конкретного должностного лица, а следовательно, и профессии.

Должность помощника необходимо рассматривать как стартовую площадку, а его карьерный и личностный рост зависит от целеустремленности, четкого осознания своих возможностей, желаний и количества приложенных усилий.

Имя в истории

Имена деятелей, оставивших след в истории мировой политики, культуры, науки, дипломатии известны всем, а вот имена их помощников, взявших на себя тяжелый и порою неблагодарный труд, способствующий рождению многих достижений, история не всегда сохраняет для потомков.

Павел Иванович Ягужинский (1683–1736) – помощник Петра I, государственный деятель и дипломат. Человек деятельный и энергичный, с 1701 года он стал неизменным спутником Петра I во всех походах и заграничных поездках, всюду оказывался на своем месте и заслужил расположение царя. В разные годы занимал должности генерал-прокурора Сената, полномочного министра при польском сейме в Гродно, кабинет-министра, был посланником в Вене, послом в Берлине. Петр I неоднократно доверял ему важные дипломатические миссии. Павел Иванович вел весьма непростые переговоры с королями Дании и Пруссии. Ягужинский как личный доверенный царя принимал участие во всех без исключения европейских конгрессах. В том числе и потому, что владел английским, немецким, испанским и французским языками, не говоря уже о польском и литовском. Император не ошибся в своем выборе генерал-прокурора. Ягужинский ревностно и очень оперативно выполнял все поручения Петра I. Он никогда не волокитил исполнение, как это частенько практиковали другие вельможи, а, получив какое-либо задание, уже через день-другой рапортовал Петру I о результатах.

Современники, наблюдавшие за Ягужинским на службе, единодушны в оценках: «Видный мужчина, с лицом неправильным, но выразительным и живым, со свободным обхождением, капризный, самолюбивый, был умен и очень деятелен; он в один день делал столько, сколько другой не успевал в неделю».

Петр Петрович Коновницын (1764–1822) – помощник Михаила Кутузова, генерал-адъютант, граф.Необыкновенно отважный и азартный к боевым делам, Петр Петрович в то же время был отличным штабным работником, предельно аккуратным, прилежным и пунктуальным.

Современники оценивали его как «необыкновенный тип русской натуры». После отступления из Москвы Кутузов назначил Коновницына дежурным генералом штаба русской армии, на плечи которого лег огромный груз организационной работы в армии: снабжение боеприпасами и продовольствием, фуражом и медикаментами, обмундированием и транспортом. Это назначение не было случайным: Михаилу Илларионовичу, при общей растерянности после потери Москвы, нужен был рядом уравновешенный и твердый человек. Кроме того, честный Коновницын как бы нейтрализовал начальника штаба Л. Беннигсена, интриговавшего против Кутузова. С этого времени Петр Петрович стал первым докладчиком у главнокомандующего, через него проходила вся боевая переписка Кутузова с подчиненными ему военачальниками.

В 1815–1819 гг. Коновницын занимал должность военного министра, с 1819 г. – член Государственного совета, начальник военно-учебных заведений, главный директор Пажеского и других кадетских корпусов и Царскосельского лицея.

Шарль Морис Талейран-Перигор (1753–1838) – помощник Наполеона Бонапарта, выдающийся французский полководец и государственный деятель. С его именем связана целая эпоха: королевская власть, революция, империя Наполеона, реставрация, июльская революция. Судьба связала этих людей на 14 лет. Наполеон ценил Талейрана: «Это человек интриг, человек большой безнравственности, но большого ума и, конечно, самый способный из всех министров, которых я имел». Талейран стал кавалером всех французских орденов и почти всех иностранных. Еще в 1807 г., на пике могущества Наполеона, Талейран задумался над тем, как долго будет продолжаться триумф императора. Будучи искушенным политиком, Талейран почувствовал, что пора уходить, и покинул министерский пост. Многоопытный дипломат не ошибся, предугадав крах Наполеона. Талейран, проявив чудеса дипломатии, убедил союзников оставить трон не наследникам Наполеона, а королевской фамилии – Бурбонам и, опять оказавшись в фаворе, стал министром иностранных дел и главой правительства в третий раз.

Алексей Андреевич Аракчеев (1769–1834) – помощник трех царей – Павла I, Александра I, Николая I.

Служил в гатчинском гарнизоне, переданном в полнейшее управление цесаревичу Павлу Петровичу, будущему императору Павлу I. На одном из таких смотров исполнительного поручика Аракчеева и заметил будущий император. Вскоре Аракчеев стал комендантом дворца, к своим обязанностям относился с исполнительностью и усердием – в любое время суток был на службе. При Павле I к своим 28 годам Аракчеев дослужился до коменданта Санкт-Петербурга и получил баронский герб, в который, с разрешения императора, вписал девиз: «Без лести предан». При Александре I приступил к широкому насаждению военных поселений, идея создания которых давно занимала его мысли, с 1815 г. фактически сосредоточил в своих руках руководство Государственным советом, Комитетом министров и Собственной его императорского величества канцелярией, был единственным докладчиком царю по большинству ведомств. С 1817 г., в царствование Николая I, занимал пост главного начальника военных поселений. Аракчеев отказался принять участие в подавлении восстания декабристов, за что и был отправлен Николаем I в отставку

Фридрих Энгельс (1820–1895) –помощник Карла Маркса, один изосновоположников научного коммунизма. Встреча с Марксом, состоявшаяся в Париже в 1844, положила начало творческому содружеству, продолжавшемуся вплоть до смерти Маркса. Энгельс активно участвовал в организации и деятельности «Союза коммунистов», вместе с Марксом написал программу Союза – «Манифест Коммунистической партии» и издавал «Новую Рейнскую газету», в 1849 г. участвовал в вооруженном восстании в юго-западной Германии. Получив наследство от отца, Энгельс оказывал постоянную материальную помощь Марксу. Вместе с Марксом руководил деятельностью I Интернационала. После его смерти принялся за издание томов «Капитала», составив из черновых рукописей Маркса окончательный текст.

Николай Константинович Рерих (1874-1947 гг.) – русский художник, философ, ученый, писатель, путешественник, общественный деятель, политик. Написал около 7000 картин и создал почти 30 литературных трудов, автор и инициатор Международного Договора об охране художественных и научных учреждений и исторических памятников (Пакт Рериха), основатель международного движения в защиту культуры. В 24 года стал помощником директора музея при Императорском Обществе Поощрения Художеств и одновременно помощником редактора художественного журнала «Искусство и художественная промышленность». Через три года занял должность секретаря Императорского Общества Поощрения Художеств.

Евгений Петрович Петров (Катаев) (1903–1942) – помощник русского прозаика Ильи Ильфа, писатель. Вместе с И. Ильфом написал пользовавшиеся огромной популярностью романы «Двенадцать стульев» и «Золотой теленок». В 1932–1937 годах Ильф и Петров писали фельетоны для газеты «Правда», в этот промежуток совершили путешествие по США, результатом которого явилась совместная книга «Одноэтажная Америка».

Творческое сотрудничество писателей прервала смерть Ильфа в 1937 году. Петров поступает на службу в газету «Правда», пишет киносценарии.

Во время Великой Отечественной войны работает корреспондентом газет «Правда», «Красная Звезда», Совинформбюро. Награжден орденом Ленина.

Игорь Васильевич Курчатов (1902–1960) – помощник физика Абрама Федоровича Иоффе, выдающийся физик, академик АН СССР, первый и многолетний руководитель советской ядерной программы.

В Курчатове органично сочетались таланты физика и организатора. Именно на него пал выбор академика А.Ф. Иоффе, который добился разрешения организовать в своем институте отдел ядерной физики и рекомендовал назначить руководителем атомной программы именно Курчатова – и это во многом определило быстрый успех разработки ядерного оружия. В 1943 г. Игорь Васильевич основал и возглавил институт, впоследствии получивший название Института атомной энергии АН СССР. Под его руководством был сооружен первый в Москве циклотрон, первый в Европе атомный реактор, созданы первая советская атомная бомба, первая в мире термоядерная бомба, сооружены первая в мире промышленная атомная электростанция и крупнейшая установка для проведения исследований по осуществлению регулируемых термоядерных реакций. 104-й элемент периодической системы Менделеева назван в его честь курчатовием.

Юрий Михайлович Батурин (1949 г.р.) – помощник Президента Российской Федерации, российскийполитик, ученый (юрист и политолог), летчик-космонавт (382-й космонавт мира и 90-й космонавт России), Герой Российской Федерации, Секретарь Союза журналистов Российской Федерации.

С 1993 по 1994 гг. работал помощником Президента России по правовым вопросам, в 1994–1996 – по вопросам национальной безопасности, в 1996–1998 – помощник Президента России. В 1998 г. назначен на должность космонавта-испытателя Российского государственного научно-исследовательского испытательного центра подготовки космонавтов им. Ю.А. Гагарина. С 2000 г. – заместитель командира отряда космонавтов по научно-исследовательской и испытательной работе. Это первый случай назначения гражданского лица на административную должность в военном отряде космонавтов, каковым является отряд ЦПК. С 2008 г. – член Научного совета при Совете Безопасности Российской Федерации.

М.Е. Тарасова,
руководитель организационно-административной службы
ЗАО «НК Руснефтехим»

) - это незаменимый для руководителя сотрудник. Он выполняет настолько много функций и имеет такие большие полномочия, что по факту становится вторым человеком в компании. Сформулировать полностью его должностные обязанности практически невозможно. Подобрать персонального ассистента для конкретного руководителя - это задача из области «миссия невыполнима», поэтому она переходит в разряд суперсложной.

Мой опыт работы в кадровом агентстве сформировал особый взгляд на эту удивительную профессию.

ДЕФИЦИТ КВАЛИФИЦИРОВАННЫХ ПЕРСОНАЛЬНЫХ АССИСТЕНТОВ НА КАДРОВОМ РЫНКЕ

Персональный ассистент - это отдельный подвид в иерархии административных специальностей.

Как правило, на сайтах по поиску работы размещают вакансии со стандартным набором требований - документооборот и организационная работа. Такие вакансии как близнецы похожи между собой, за исключением размеров компании и сферы бизнеса. Но на самом деле негласных и специфичных требований к позиции огромное количество. Их не выносят в описание вакансии на сайтах, но именно эти требования являются определяющими при отборе кандидатов.

При личной встрече с работодателем и предметном обсуждении таких вакансий появляются «заметки на полях» - длинный список требований, не опубликованных в вакансии, которые и определяют стратегию поиска кандидата на вакансию РА. Вот примеры экзотических требований: скорость счета купюр вручную; наличие спортивного разряда; умение считать в уме; опыт ведения инвестиционных проектов; знание законодательной базы; отличное знание всех премиум-брендов; контактная база собственников элитных ресторанов. Привычные требования: высота (тембр) голоса, рост, вес, размер одежды, знание языков и пр.

Руководитель также выдвигает дополнительный список требований к личностным качествам ассистента, который, пожалуй, самый объемный. При этом официальные требования к профессиональным навыкам и опыту не становятся менее важными.

Вот и выходит, что идеальных кандидатов на рынке единицы и подобрать РА для руководителя очень сложно.

А ведь для каждого работодателя идеал помощника свой, но есть константа - всем нужен надежный, преданный и ответственный помощник, способный брать на себя все организационные и информационные задачи, освободить руководителя от нерациональной траты времени и умело решать стандартные и нестандартные проблемы.

ОТЛИЧИЕ ПЕРСОНАЛЬНОГО АССИСТЕНТА ОТ ДРУГИХ АДМИНИСТРАТИВНЫХ ПРОФЕССИОНАЛОВ

Прежде чем обозначить отличия, определимся с видами административных позиций. Важно понимать, о каком именно административном профессионале мы говорим и какие функции на него возлагаются.

Бизнес-ассистент (ВА) (персональный ассистент (РА), личный помощник) - необходим руководителю или собственнику крупных компаний (как российских, так и международных). Подчиняется только своему руководителю.

Персона, «приближенная к императору», правая рука, доверенное лицо, «заместитель босса». Планирует рабочий план и график, бизнес-календарь, «связующее звено» с внешним миром. Может быть гидом, переводчиком, няней, домашним управляющим, прогнозом погоды, поисковой системой, туристическим агентом, часто выполняет часть работы за руководителя (результат труда босс присваивает себе), имеет специальные знания/образование в сфере бизнеса и деятельности руководителя, умеет самостоятельно принимать решения.

Секретарь - необходим руководителям любых компаний. Подчиняется всем топ-менеджерам. Функционал несложный: документооборот, встреча гостей, чай/кофе, жизнеобеспечение офиса, телефонные переговоры, обработка корреспонденции, выполнение простых поручений руководящего состава.

Требования: возраст - около 23-30 лет, средне-специальное или высшее образование (в зависимости от уровня компании), допустимо отсутствие опыта работы, необходимы владение компьютером, опыт работы с оргтехникой, высокая скорость печати, знание делового этикета, при необходимости - знание иностранного языка. Личные качества: ответственность, исполнительность, доброжелательность, способность выполнять однообразную работу.

Секретарь-помощник - необходим руководителю со штатом компании до 50 человек. Подчиняется руководителю. Совмещение функций секретаря с частичными функциями помощника руководителя. Выполняет простые поручения руководителя.

Требования: высшее или незаконченное высшее образование, возраст - около 25-32 лет, высокая скорость печати, умение пользоваться оргтехникой, аналогичный опыт работы от года. Личные качества: исполнительность, ответственность, дисциплинированность, способность выполнять монотонную работу.

Офис-менеджер - необходим средним компаниям со штатом от 30 человек. Подчиняется как руководителю, так и топ-менеджерам. Отвечает за материально-техническое обеспечение работы офиса, ведет первичную документацию, может выполнять функции секретаря (встреча гостей, звонки, документооборот).

Требования: высшее образование, возраст - 25-35 лет, опыт аналогичной работы, организационные навыки. Личные качества: коммуникабельность, доброжелательность.

Секретарь на ресепшен - необходим компаниям со штатом от 50 человек, с большим количеством посетителей. Подчиняется административному директору, помощнику руководителя, офис-менеджеру, руководящему составу. Выполняет технические задачи: встреча гостей, чай/кофе, звонки, взаимодействие с курьерами/водителями.

Требования: хорошие внешние данные, возраст - 22-27 лет, допустимо отсутствие опыта работы, умение пользоваться оргтехникой, мини-АТС. Личные качества: доброжелательность, коммуникабельность, стрессоустойчивость, улыбчивость.

В описании административных должностей, несмотря на сходство обязанностей, есть главное отличие: основная задача секретаря - это управление информационным потоком, а основная задача персонального ассистента - это управление производительностью руководителя.

Есть ряд отличительных факторов, которые помогут вам разобраться в классификации этих позиций:

Наш совет

На собеседовании всегда уточняйте круг выполняемых обязанностей, наличие и объем личных поручений, график и уровень зарплаты, т.к. некоторые работодатели не видят никакой разницы между позициями «секретарь» и «персональный ассистент».

ЧТО ДОЛЖЕН УМЕТЬ ПЕРСОНАЛЬНЫЙ АССИСТЕНТ?

Чтобы максимально соответствовать высокому уровню руководителя, PA должны обладать определенными навыками, качествами и умениями, типом характера и, пожалуй, главное, особым складом личности. Так что же должен уметь «человек-оркестр», этот «универсальный солдат» и «многофункциональный гаджет»?

Профессиональные навыки:

• ведение документации;
• тайм-менеджмент;
• организация рабочих мероприятий;
• работа заместителем (функции второго лица);
• финансовая грамотность;
• управление секретариатом;
• поддержание деловых контактов;
• travel-сопровождение;
• работа переводчиком;
• управление личными делами руководителя (личное сопровождение)

Рассмотрим их подробнее.

Ведение документации:

• работа с документами - это грамотное со всех точек зрения составление деловых писем, бумаг, заявлений, договоров, распоряжений, различных отчетов и т.д.;
• при необходимости редактирование писем и бумаг, составленных шефом, оформление приказов, подготовка презентаций и проектов документов;
• работа с почтой: сортировка почты босса по степени важности и срочности, знать, куда следует переадресовывать письма, кому что отвечать, у кого изящно попросить и с кого строго потребовать.

Тайм-менеджмент:

• составление и планирование графика, расстановка задач по приоритетам, отслеживание расписания;
• фиксирование задач и напоминание о них руководителю, информирование о дедлайнах, встречах, поездках и прочих деловых мероприятиях;
• оптимальная организация рабочего дня руководителя;
• планирование собственного рабочего времени.

Организация рабочих мероприятий:

• подготовка встреч, переговоров, совещаний, презентаций, требующих участия руководителя;
• ведение протоколов, рассылка уведомлений и пригласительных писем участникам мероприятий, предоставление информации об итогах встреч;
• организация командировок.

Работа заместителем (функции второго лица):

• владеть в совершенстве не только базовыми профессиональными знаниями и умениями, но и обладать определенными знаниями в различных сферах;
• способность управлять: организовывать сотрудников (в т.ч. и первых лиц компании), воздействовать на руководителей подразделений и контролировать выполнение задач;
• курировать отдельные бизнес-проекты;
• самостоятельно решать часть вопросов по бизнесу (например, о проведении тех или иных встреч);
• быть представителем руководителя на деловых мероприятиях, выражать его позицию и отвечать на вопросы;
• выступать от имени босса, уметь вести переговоры и корректный торг;
• действовать решительно, не бояться брать на себя ответственность.

Управление секретариатом:

• постановка задач водителям, курьерам, осуществление закупок для мероприятий, совмещение функций офис-менеджера;
• оформление договоренностей с поставщиками, обращение в нужную инстанцию для оперативного решения вопросов с техническим обеспечением процесса работы;
• жизнеобеспечение кабинета руководителя и приемной.

Поддержание деловых контактов:

• уметь управлять информационными потоками (знать, кого и когда можно соединить/пропустить к шефу, кого - переключить на другое ответственное лицо, и почти всегда принимать эти решения самостоятельно);
• быть в курсе всех событий в компании;
• ограждать руководителя от ненужных контактов без ущерба для имиджа шефа и для компании;
• решать любые вопросы за минимально короткое время - и всегда с положительным результатом;
• поздравлять клиентов компании, поддерживать с ними связь.

Travel-сопровождение:

• организация деловых и поездок руководителя (оформление виз, бронирование ж/д и авиабилетов, трансферы, отели);
• организация сложнейшей логистики перелетов, чартеров в обе стороны;
• личное знакомство с руководителями авиакомпаний;
• организация путешествий: от приобретения билетов, заказа трансферов, ужинов до выбора подарков. Каждая поездка сопровождается определенной программой, написание «сценария» поездки - от встреч и мероприятий до точного времени ужинов в ресторане по определенному меню;
• контроль подрядчиков и служб в других странах;
• тщательный мониторинг цен на аренду люкс-автомобилей, яхт, бизнес-джетов, умение договориться о предоставлении скидки.

Работа переводчиком:

• перевод на деловых встречах;
• письменный перевод документов;
• ведение деловой переписки на иностранном языке.

Управление личными делами руководителя (личное сопровождение). Личный помощник называется «личным» не случайно: в его функционал входит решение не только рабочих задач, но и личных поручений руководителя :

• необходимо ориентироваться в разных luxury-сферах обслуживания - от ресторанов до подарков;
• если у руководителя есть дети - контролировать работу нянь/преподавателей/репетиторов, отслеживать посещение кружков/секций/занятий;
• организация отдыха - от рекомендаций стран и мест до ежедневного контроля питания и передвижения (включая организацию поездок на самолетах, бизнес-джетах, яхтах, пароходах);
• организация содержания загородных домов, взаимодействие с обслуживающим персоналом;
• организация медицинских мероприятий (запись на профилактические осмотры, организация проведения операций, исследований, лечения, контроль своевременного принятия назначенных лекарств);
• отличное знание luxury-брендов и марок одежды/обуви/аксессуаров - от кутюр, прет-а-порте, взаимодействие с известными модельерами и зарубежными домами мод, работа с персональными мерками;
• знание лучших российских скульпторов, художников, антикваров, поскольку часто приходится покупать их работы в подарок;
• организация спортивных хобби босса: экипировка на заказ по персональным меркам, приобретение последних коллекций аксессуаров;
• следить за открытием новых ресторанов, гольф-полей, проведением гонок на спорткарах, расписанием ипподромов, ключевыми знаковыми мероприятиями;
• организация аналогичного сопровождения родственников босса, его родителей, друзей, партнеров и т.д.

А вот как скромно выглядит привычная вакансия, которая подразумевает все перечисленные функции:

Обязанности:

• административное и организационное сопровождение деятельности руководителя;
• непосредственное участие в переговорах, деловых встречах, приемах, совещаниях, проектах;
• ведение деловой переписки (в т.ч. на английском языке), перевод устный и письменный;
• организация/обеспечение деловых и личных поездок руководителя;
• ведение делопроизводства, документооборота и корреспонденции;
• сбор и подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов для руководителя;
• доведение до руководителей подразделений указаний, распоряжений, поручений руководителя, контроль их исполнения точно в срок;
• выполнение личных поручений руководителя;
• командировки (сопровождение руководителя во время встреч и поездок)

На самом деле функционал и количество задач не поддаются описанию и перечислению на собеседовании. Будьте готовы, что неожиданные задачи «догонят» вас уже в процессе работы и посыплются, как песок.

А руководитель будет ждать от вас оперативного и профессионального их решения.

Поэтому готовность работать в ненормируемом режиме, с нескончаемым потоком информации и с массой поручений, оставаясь «тенью» босса, проявляя к нему

максимальную преданность и лояльность, - это совокупность качеств особого типа людей. Их мало, поэтому они ценятся высоко, а глубокое погружение в исполнение обязанностей, часто в ущерб личным интересам, как правило, компенсируется достойной зарплатой.

Избежать хаоса и неразберихи поможет система выстраивания каталога задач. В ее основе лежит правило приоритетов:

1) поручения, касающиеся бизнеса;

2) личные поручения босса;

3) различные текущие дела;

4) перспективные планы.

Если вы получили за час несколько заданий, которые одновременно сделать абсолютно невозможно, необходимо проинформировать руководителя о сложившейся ситуации и попросить, чтобы он расставил приоритеты.

ТРЕБОВАНИЯ К ПЕРСОНАЛЬНОМУ АССИСТЕНТУ

Требования к PA формируются из задач и сферы функциональных компетенций, которые определяет руководитель: ассистент может быть полностью вовлечен в бизнес, а может быть нанят исключительно для организации личного пространства руководителя. Для кого-то неважно наличие профильного высшего образования, другие требуют в первую очередь знание языков, некоторым важно, какой кофе варит помощник или как он выглядит.

Но, несмотря на спектр и специфику задач в различных компаниях, ключевые требования всегда остаются неизменными.

Требования:

• высшее образование (выпускникам очного отделения с красным дипломом из пятерки ведущих вузов всегда отдается предпочтение);
• опыт работы на аналогичной позиции не менее двух лет (всегда желателен опыт работы с первыми лицами);
• свободное знание требуемого языка (часто требуют уровень носителя);
• готовность к командировкам и ненормированному графику работы;
• возраст (в вакансиях не указывается, но является наиболее важным требованием);
• личностные качества (у каждого работодателя свои пожелания, основные: исполнительность, аналитический склад ума, коммуникабельность, высокая работоспособность, грамотная речь)

Грамотная речь. Практика показывает, что наиболее успешные PA - выпускники лингвистических вузов. Финансовое и юридическое образование тоже востребовано, но важно, чтобы ассистент свободно владел иностранным и отлично знал русский язык, обладал развитой речью и богатым словарным запасом.

Высокий культурный уровень. Высокий культурный уровень - самое востребованное качество персонального ассистента. Можно быстро освоить функционал, приобрести необходимые навыки, но культура приобретается с детства и формируется годами. Например, московские работодатели редко выбирают иногородних кандидатов. У них есть предубеждение, что поведение приезжих девушек даже с хорошим образованием имеет налет провинциальности, их речи присущ особый говор, акцент, ненормированные ударения, а представительские функции для ассистента крайне важны, хотя и здесь есть много исключений.

Как совмещать ненормируемый график работы с семьей и детьми - неясно. Но если у вас есть успешная практика такого совмещения, то наличие семьи - преимущество. Дети должны быть старше трех лет.

Возраст. В требованиях к возрасту персонального ассистента очень много субъективного. Некоторые руководители исходят из эстетических норм и отдают предпочтение молодости. Но чаще всего мы работаем с компаниями, руководители которых осознанно делают выбор в пользу женщин более зрелого возраста.

Серьезные корпорации всегда связаны с крупными финансовыми операциями и большой юридической ответственностью. Кроме того, клиентам приятен имидж стабильности компании. В этом смысле длинноногая красавица заметно проигрывает солидной деловой женщине, имеющей опыт работы в сложных и ответственных ситуациях, умеющей профессионально «держать удар».

«Чувствовать» шефа. Пожалуй, самый важный фактор. Для успешной работы необходима полная психологическая совместимость с руководителем. Для этого ассистент как минимум должен обладать определенными качествами.

«А НЕ ПРОВЕСТИ ЛИ НАМ ОПРОС?»

Главные требования к персональному ассистенту - лояльность и преданность. В первую очередь - к руководителю, затем к компании в целом.

Ассистент находится в максимальной близости к руководителю и к его семье, а это значит, что он должен быть надежным, как скала, стойким, как разведчик на допросе, заботливым, как мама.

Для того чтобы выяснить, что же наиболее важно для руководителя в личности РА, мы провели опрос. В нем приняли участие 100 крупных компаний, где интервьюируемыми были 70 % собственников и 30 % наемных генеральных директоров. Мы попросили ответить на вопросы: «Какими качествами должен обладать персональный ассистент? Каким должен быть эффективный помощник для вас?» Эти же вопросы задали персональным ассистентам, чтобы учесть мнения обеих сторон.

Вот что мы получили:

Абсолютная преданность - 22 % . Наиболее важным качеством для руководителей оказалась преданность. Лояльность, работа за идею, а не за деньги, умение читать мысли первого лица, определять по телефону плохое настроение босса, не обращать внимания на недовольство в свой адрес, когда выплескивается накопившееся раздражение из-за безответственности подчиненных, недобросовестности партнеров, проблем с родственниками, неподходящей погоды и пр.

Отличительная черта лояльного помощника - искренняя и неизменная готовность помочь, даже если решение данной проблемы не прописано в контракте.

Поэтому руководители, перемещаясь по карьерному пути горизонтально или вертикально, часто забирают с собой и личного помощника, с которым их связывают особые рабочие отношения.

Исполнительность - 20 %. Ответственность, пунктуальность. Здесь важно именно четкое исполнение задачи без самодеятельности, инициативы и личного мнения. Сложность: есть только одна попытка услышать и понять задание и минимум времени на то, чтобы четко его сделать; никто не будет повторять дважды.

Интеллект - 19 %. Это проактивная позиция и умение держать руку на пульсе, поддержать разговор с партнерами о текущей политической и экономической ситуации в стране и мире, способность разобраться, как работает та или иная техническая новинка, умение работать в режиме многозадачности, находчивость, быстрая реакция в нетипичных ситуациях, смекалка, сообразительность, аналитический склад ума.

Умение хранить информацию - 13 %. Степень доверия личному помощнику, как правило, очень высока: ему доверяют платежные карты и пинкоды, различную конфиденциальную информацию, помощники участвуют в решении задач в личной жизни руководителя. Залог доверия - соблюдение субординации, умение слушать, соблюдение конфиденциальности.

Контакты - 11 %. Связи, база нужных людей/организаций. Важны личные знакомства с управляющими ресторанов, яхтенных центров и авиакомпаний, отелей, фондов, VIP-клубов - это дает возможность быстро и эффективно решать задачи босса.

Коммуникабельность - 8 %. Мобильность, оперативность, адаптивность, возможность находить общий язык с совершенно разными по статусу людьми. Личный ассистент справедливо считается гением общения.

Он может завоевать расположение практически любого человека, поставить на место грубияна, разрешить любой конфликт и остаться при этом обаятельным и всеми уважаемым человеком.

Трудоголизм - 5 %. Способность активно работать в ненормированном режиме.

Инициатива - 2 %. Инициативность - это устойчивое свойство личности с осознанным и решительным желанием что-то внедрить или преобразовать. Руководители отмечали, что инициатива ассистента мешает управленческому процессу, приносит дискомфорт боссу, ведь если помощник может организовать своего начальника, отстоять в общении с ним свою позицию, быть убедительным и конструктивным, то непонятно, кто здесь босс.

Задача помощника - это не стремление стать преуспевающей бизнес-единицей с идеями, а стремление помогать руководителю, четко исполняя распоряжения и реализуя его инициативы.

Внешность. Для большинства руководителей внешность не принципиальна - скорее, наоборот: они стараются избежать ярких, «декоративных» помощников, которые будут комично смотреться в серьезном бизнесе с солидными клиентами. Упоминания о «презентабельной» внешности встречаются в одном объявлении из десяти. Чаще всего такие вакансии поступают от небольших компаний. В вакансиях для персональных ассистентов к собственникам в крупные компании упоминаний о внешности нет.

Анализируем результаты опроса обеих сторон.

Портрет ассистента по мнению руководителей - преданный, разумный исполнитель, в меру общительный, не болтливый, работоспособный.

Портрет ассистента по мнению ассистентов - инициативный лидер, с яркой внешностью, гений общения и идей.

Из таблицы видно, что ответы ассистентов в корне отличаются от видения руководителей. В этом состоит главная проблема недопонимания кандидатов (и уже работающих ассистентов), что в действительности хочет руководитель от своего помощника.

Взяв за основу ответы и пожелания руководителей из опроса и подкрепляя это нашей практикой работы с требованиями к вакансиям, убеждаемся, что для работы персональным ассистентом только профессиональных навыков недостаточно. На этой должности ценятся высокий интеллект, образованность, жизненный опыт, умение быстро ориентироваться в экстремальных ситуациях, эрудиция, острый ум, чувство юмора, преданность и при навыках отменной коммуникабельности с владением обширной информацией - умение держать язык за зубами.

Личные качества ассистента:

• умение подчиняться, чувствовать настроение;
• умение предугадывать реакцию руководителя;
• коммуникабельность;
• организаторские способности;
• работа в режиме многозадачности;
• находчивость, быстрая реакция;
• стрессоустойчивость;
• умение хранить информацию;
• эрудированность, знание различных областей;
• высокая работоспособность;
• доброжелательность, улыбчивость;
• стремление развиваться (саморазвитие);
• дипломатичность;
• аккуратность;
• знание этикета

КАК ПРОХОДИТЬ СОБЕСЕДОВАНИЕ В КАДРОВЫХ АГЕНТСТВАХ?

При просмотре вакансий необходимо учитывать не только сайты по поиску работы, но и обращаться в кадровые агентства, поскольку не все вакансии размещают в Интернете.

Практически все крупные и средние компании, известные на рынке, стараются не афишировать поиск ассистента, тем более если помощник требуется собственнику холдинга. Если причина возникновения вакансии - замена действующего сотрудника,

тогда позиция становится вообще строго конфиденциальной, и узнать о ее существовании невозможно. В таких случаях агентство само свяжется с вами, если в его базе находится ваше резюме.

Взаимодействие с кадровым агентством по вакансии имеет ряд преимуществ:

• вам подробно расскажут о компании, специфике бизнеса, личности руководителя, некоторых дополнительных требованиях;
• бесплатно проконсультируют о том, как вести себя на собеседовании с работодателем;
• помогут отредактировать и правильно оформить резюме;
• дадут ряд рекомендаций, как выглядеть на встрече.

Начиная контакты с кадровым агентством, помните, что с первой минуты взаимодействия вас уже оценивают и вы уже вовсю проходите «негласное» тестирование. Общаясь с вами по электронной почте, консультант агентства делает первые выводы по переписке и стилю изложения информации. Это касается и телефонного общения - имеют значение тембр голоса, дикция, дружелюбность, бизнесовость, быстрота реакции. Перед первой встречей вы проходите тест на пунктуальность и собранность.

Необходимо быть готовым к конкурсу и помнить о том, что именно на данные вакансии отсматривается колоссальное количество кандидатов, удовлетворяющих формальным требованиям: профессиональный опыт, образование, возраст, семейный статус, внешность, работоспособность, стрессоустойчивость, знание иностранных языков и т.д.

Затем кандидат тестируется с помощью различных методик (тесты , опросники, графология , физиогномика , язык жестов). Это делается для того, чтобы определить личные качества и тип темперамента кандидата, выявить качества, абсолютно несовместимые с этой работой и с данным руководителем, понять, смогут ли они найти общий язык.

В результате из сотен соискателей нам удается отобрать единицы, но, несмотря на длительность и пристрастие отбора в агентстве, вам предстоит ряд таких же пристрастных встреч с работодателем.

Как правило, передавая в работу вакансию персонального ассистента, работодатель снимает с себя всю сложную и кропотливую работу отсева кандидатов по профессиональным компетенциям, а оставляет для себя важную, заключительную функцию - отбор по их психоэмоциональной совместимости с руководителем.

Даже если у вас уже есть большой опыт поиска работы, помните, что к каждому новому собеседованию необходимо заранее готовиться:

• нужно изучить всю доступную информацию о компании и руководителе, прочитать интервью, выступления, статьи будущего босса и сделать для себя выводы;
• подготовить краткий рассказ о себе (также должен быть готов рассказ о семье и о деятельности/занятиях родителей - это показатель жизненных ценностей человека);
• успех зависит от навыков самопрезентации.

Рекламируйте себя со всеми полагающимися атрибутами маркетинговой рекламы. Не нужно расписывать свои достоинства и перечислять функции (это все уже есть в резюме). Скажите о том, какую пользу вы сможете принести руководителю, говорите о победах на прежнем месте работы, с какими высокими персонами вы взаимодействовали, какие масштабные мероприятия организовывали - подтверждайте фактами свой профессионализм и достижения;

• необходимо коротко сформулировать причины ухода с предыдущего места работы. Также потребуются объяснения, почему вы хотите стать ассистентом именно этого руководителя;
• обязательно проведут интервью по компетенциям, т.е. вас будут просить описать реальные случаи из вашей практики, в которых вы проявляли свои качества и чудеса сообразительности. Нужно заранее вспомнить все сложные ситуации, припомнить несколько хороших примеров. Подготовьте честные примеры с неудачами. О них тоже могут спросить, и здесь важно показать, что промах вы исправили сами;
• абсолютная вероятность, что с вами проведут ситуационное интервью (по кейсам). Вам будет предложена и описана ситуация, подобная тем, что могут возникнуть на практике, соответственно, необходимо будет найти правильный выход и решение. Вот примеры кейсов:

Задание 1. Ваш босс едет в аэропорт, время ограничено, и вдруг он обнаруживает, что потерял мобильный телефон. До этого был целый ряд встреч, и он не знает точно, где его оставил, не исключена и кража. Босс звонит вам из машины, с телефона своего водителя, и сообщает, что ждет важные звонки в течение ближайших 30 минут, а телефона нет. Ваши действия?

Задание 2 . Необходимо арендовать Porsche для поездок по Италии. Как можно сэкономить?

Задание 3. По заданию шефа вы едете на своем автомобиле на срочную встречу с важным партнером и в спешке нарушаете правила движения. Вас останавливает ДПС, забирает права и вызывает ГИБДД. До встречи остается минимум времени. Ваши действия?

Цель: проверка на скорость реакции (насколько быстро личный помощник способен переключаться на следующий шаг), методы решения задачи (самостоятельно, просьба о помощи на личном уровне, подключение других людей и пр.).

В момент решения этой проблемы проявляется модель поведения в сложной ситуации - определяется приоритетность действий (либо решение своей проблемы, либо вовремя попасть на встречу), степень конфликтности (потребую, буду скандалить, доказывать), склонность к переадресации ответственности (позвоню боссу/партнеру и объясню ситуацию, скажу, что ничего не могу поделать), креативность, нестандартность предлагаемых решений, количество альтернативных вариантов решения (версионность мышления), наличие необходимых навыков и опыта по решению подобных ситуаций.

Задание 4. Вы едете по заданию босса к незнакомому вам партнеру, чтобы вручить ему подарок (который босс сам привез в офис в большой, красивой коробке). У вас есть адрес компании, телефон партнера, для которого подарок предназначен, обозначенное время вручения коробки и утверждение босса, что партнер на месте и ждет.

Приехав, вы узнаете, что партнер только что уехал на срочную встречу и неизвестно когда вернется.

У вас мало времени, и ждать вы не можете. На выбор предлагаются следующие варианты действий:

• уехать вместе с подарком на следующее задание;
• позвонить боссу и получить инструкции, что делать дальше;
• отдать подарок секретарю с просьбой передать его партнеру сразу, по его возвращении;
• предложить свои варианты решения.

Цель: определение максимально желаемой модели поведения в рамках предлагаемой вакансии. Выявляются качества, которые абсолютно неприемлемы для будущего босса.

Провокация 1. По окончании собеседования кандидату задают вопрос: «Оцените меня как интервьюера по шкале от 1 до 10».

Цель: такое предложение чаще всего вызывает замешательство. Ведь одно дело - оценить консультацию сервис-оператора какой-нибудь компании по телефону и совсем другое - посмотреть человеку в глаза и сказать ему, что он не очень справился. Так, личный помощник проверяется на смелость и лояльность.

Провокация 2. Сколько будет 17 % от 258 450? Время ответа - 3 секунды.

Цель: проверка стрессоустойчивости, эрудиции, смекалки, наблюдение за действиями личного помощника. В условиях стресса, собеседования и ограниченности времени личные помощники теряются («Почему я должен считать? Я ведь не бухгалтер!»), сразу сдаются («Я не смогу так быстро посчитать»).

• нужно продумать форму одежды, т.к. помощник должен обладать безупречным чувством стиля. Необходимо выглядеть ухоженным, аккуратным, ведь ассистент - это лицо компании, связующее звено между руководителем и деловыми партнерами, клиентами и сотрудниками.

Успех в карьере лишь на 30 % зависит от профессиональных навыков. Решающие 70 % - это умение общаться с людьми, доброжелательно и конструктивно.

Внутреннее решение о приеме сотрудника принимается в первые 40 секунд общения (правило сорока секунд). Это и есть то самое первое впечатление, о котором все предупреждены. И не нужно думать, что первое впечатление - красивая укладка, аккуратный маникюр и стильная юбка до колена. Все это, конечно, важно. Но на то, чтобы увидеть вас от туфель до корней волос, опытному рекрутеру хватит и двух секунд. Остается 38 важных мгновений, которые нужно использовать максимально эффективно и которые определят ваш успех.

«КАК ПОНЯТЬ, ПОДХОЖУ ЛИ Я НА ЭТУ ДОЛЖНОСТЬ?»

Отправлять или нет свое резюме на заманчивую вакансию - каждый решает сам для себя.

Но если частично «не попадаешь» под заявленные требования, отправлять резюме и тратить время целесообразно только в том случае, если есть соответствие ключевым требованиям для позиции.

Выделим самые принципиальные пункты «соответствия», на которые работодатель вряд ли закроет глаза.

Опыт. В большинстве случаев наличие определенного опыта критично. Указывая в требованиях продолжительность работы на аналогичной позиции, работодатель рассчитывает на определенный уровень квалификации, приобретенный кандидатом. У ассистента, работающего два года, будет недостаточно опыта для качественного выполнения требуемых задач.

Есть большая вероятность заинтересованности в вашем резюме, если опыт работы меньше требуемого, но получен в более крупных компаниях. Также стоит особенно подчеркнуть свои достижения, качество выполнения поставленных задач в сложных проектах.

Сфера . Знание определенной специфики бизнеса может быть жестким требованием, если предполагается участие персонального ассистента в различных проектах компании. При уточнении функционала будет понятно, является ли это просто пожеланием, которое основано на представлении об идеальном кандидате. Могут рассматривать кандидатов из похожих структур - но опыт в аналогичной сфере будет являться неоспоримым преимуществом.

Размер компании. Организационная структура, количество управленческих уровней, взаимодействие с отделами, направлениями, подразделениями, наличие процессов слияния и диверсификации компании, уровень поставщиков, клиентов и рынок конкурентов, зоны присутствия, обороты, прибыль, штат компании - это факторы, определяющие качество и опыт коммуникаций персонального ассистента, его понимание бизнес-процессов, уровень вовлеченности в деятельность компании. Это определяет профессионализм помощника.

Поэтому, как правило, крупные компании ищут ассистента из такого же крупного бизнеса, иначе сотрудник не будет эффективным.

Знание языков. В случае когда позиция предполагает работу в международной компании либо много общения с иностранными коллегами или партнерами, английский язык для ассистента - основной инструмент работы. Если знание языка не дотягивает до свободного уровня - пытаться не стоит, первый тест сразу же подтвердит факт зря потраченного времени.

Возраст. Момент щепетильный и тонкий. Как известно, работодателям запретили указывать в описании вакансий возраст кандидатов (п. 6 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации»; в ред. от 29.12.2015). Несмотря на законодательный запрет, это требование является ключевым и решающим, и если руководитель настроен взять на работу молодую привлекательную девушку,

то вряд ли он согласится принять женщину предпенсионного возраста. К сожалению, возраст является самой частой неофициальной причиной отказа. Как узнать, подходите ли вы по возрасту? Прежде всего, нужно быть внимательнее: часто по тексту и словам-намекам в вакансии понятно, на какую возрастную группу она рассчитана.

Есть закономерность: молодой руководитель выбирает для себя молодого ассистента. Зрелый босс с женой и детьми выбирает зрелого помощника. Зрелому руководителю без жены, как правило, не принципиален возраст ассистента. Изучите корпоративный сайт компании: чаще всего там имеется информация, которая поможет примерно понять возрастные предпочтения руководителей. В вашем же резюме, наоборот, должна быть указана дата рождения и размещена фотография в строгом деловом стиле.

ВОСТРЕБОВАННОСТЬ. ЗАРПЛАТА. ПЕРСПЕКТИВЫ

Потребность в личном помощнике может возникать:

• при появлении в компании двух и более уровней подчиненности;
• если у руководителя есть необходимость поддерживать большое количество контактов вне компании.

Но реалии рынка таковы, что ни один руководитель не обходится без персонального ассистента. И чем серьезнее бизнес и масштабнее задачи компании, тем сильнее потребность в личном ассистенте (бизнесмены отлично понимают значимость этого человека как для руководителя, так и для всей корпорации).

В зависимости от уровня требований и разнообразия задач ассистентам платят разные деньги:

• $1500-2000 - стандартные обязанности секретаря и совмещение функций офис-менеджера;
• $2000-3000 - к вышеперечисленному дополнительно: travel-поддержка, административное сопровождение, выполнение отдельных личных поручений;
• $3000-5000 - к вышеперечисленному дополнительно: ведение бизнес-проектов, внедрение изменений, управление личными делами босса в полном объеме, ведение и контроль дел всех партнеров;
• $5000-6000 и более - к вышеперечисленному дополнительно: профессиональные навыки спортивной подготовки, наличие разряда по единоборству и стрельбе, личное сопровождение босса на всех встречах.

Карьерного роста на должности персонального ассистента нет. Это действительно высшая ступень административной лестницы. Да и руководитель никуда не отпустит - толковым личным помощником босс дорожит больше, чем топ-менеджерами. Но есть интересный путь, если присутствует желание развиваться в рамках этой должности - максимально улучшив свои профессиональные компетенции и навыки, расширив круг обязанностей (появляясь в рейтингах лучших персональных ассистентов), вы больше будете знать и уметь, соответственно, выше будут ваш доход и статус.

Навыки общения с первыми лицами различных компаний, организаторские способности, опыт работы с деловой документацией и умение анализировать ситуацию пригодятся персональному ассистенту в сфере маркетинга. HR и юрист - еще пара вариантов карьеры, но потребуются дополнительное образование, профильные курсы и жесткое расставание с боссом, потому как ценного помощника руководитель не отпустит.

Наиболее амбициозные улучшают свои управленческие навыки (если к этому есть способности) и намечают для своего дальнейшего развития кресло заместителя руководителя, но это единичные случаи, когда босс позволяет своему помощнику официально занять эту топовую должность.

Ответы

Задание 1. Тут же сделать переадресацию на себя, затем, когда пройдут важные звонки, заблокировать номер босса и получить новую сим-карту, но параллельно вести розыск утерянного телефона.

Задание 2. Аренда Porsche для поездок по Италии за день - €2500, но такой же Porsche можно взять за те же деньги в Германии на неделю. Водитель босса едет в Германию, берет там машину и доставляет ее к шефу в Италию. В Италии шеф катается неделю, затем оставляет машину, а водитель вылетает и отгоняет ее обратно. В результате - колоссальная экономия.

Задание 3. Несколько вариантов решений.

Задание 4. Выбор первого варианта: по факту задание не выполнено, и этот выбор характеризует неумение действовать в неожиданных обстоятельствах.

Выбор второго варианта: присутствует стремление при любых обстоятельствах выполнить порученную задачу, но при этом отсутствуют сообразительность и смекалка. Также есть склонность к переадресации ответственности.

Выбор третьего варианта: есть стремление выполнить поручение, но последствия не просчитываются, ведь подарок предназначен именно партнеру, не говоря уже о возможной конфиденциальности.

Провокация 1. От ответа (лесть, комплименты, небольшая критика, честность) будет зависеть, насколько помощник сработается с конкретным боссом, учитывая его психологический типаж и стиль управления, ведь часто даже небольшая критика босса неприемлема.

Провокация 2. Главное при ответах на такие вопросы - не отказываться дать мгновенный ответ, не молчать, высчитывая в уме и мучаясь несколько минут. Можно:

• взять лист бумаги и посчитать процент;
• взять мобильный телефон и вычислить на калькуляторе;
• начать рассуждать вслух, что 50 % - это примерно 130 000, 25 % - примерно 65 000, а 17 % - примерно 50 000. Точный ответ никому не нужен, важны ваша реакция, ход ваших мыслей и находчивость в любой ситуации.