– это деятельность, направленная на систематизацию документов персонала и проведение работы с ними.

Кадровый отдел существует во всех организациях и обеспечивает бесперебойную работу с документами, а так же своевременный учет всех изменений со стороны предприятия и его сотрудников.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

Необходимая литература

Для того чтобы, быстрее провести обучение делопроизводству и применить знания на практике, специалисты рекомендуют обратить внимание на следующие печатные издания:

Организация кадрового делопроизводства с нуля

Организация кадрового делопроизводства с нуля должна выстраиваться поэтапно следующим образом:

  • Установка специальных программ для компьютера, рассчитанных для того чтобы проводить грамотную документацию и прочие дела, касающиеся кадрового делопроизводства.

    • На сегодняшний день существует множество программ, рассчитанных для этих нужд. Однако руководители организаций традиционно выбирают 1С .

    Это связано с тем, что специалисты по установке и обслуживанию этой программы есть в любом крупном или мелком городе, а вот те, кто смог бы обслуживать инновационные разработки не всегда могут быть вызваны по телефонному звонку.

  • Изучение важных документов организации.

    • Все представленные договоры и документы должны соответствовать, а не противоречить уставу организации. Это несет в себе важную часть, прежде всего для устранения разногласий с руководящим составом или с сотрудниками.

  • Приобретение или самостоятельное изготовление журнала регистрации.

    • Документы, которые будут содержаться в делопроизводстве фирмы, должны быть согласованы с вышестоящим руководством.

    Нужно уточнить, какие из них будут обязательными, а какие можно отложить, потому что обращение к ним будет производиться в редких случаях. Важно знать, какие из них будут располагаться в трудовом распорядке, а какие в бланках .

  • Оформление директора. Необходимо проверить правильное заполнение всех бумаг, в которых должно быть отражено, с какого числа работает руководитель в фирме.
  • Создание штатного расписания и правил для внутреннего распорядка, распространяющиеся на всех без исключения сотрудников.

    • Как правильно составить штатное расписание читайте в нашей статье .

    Если их в фирме нет, нужно создать эти документы. Эти документы должны быть полностью согласованы с руководителем организации и проверены по нормативным базам. То есть нужно выяснить, не противоречат ли нововведения закону.

  • Создание типового трудового договора, который будет выгоден организации, но не будет противоречить законодательным нормам.
  • Затем необходимы основные документы.

    • Кадровый персонал не может обойтись без создания следующих бумаг:

  1. бланки по приказам;
  2. договоры о материальной ответственности;
  3. журнал регистрации;
  4. книги по учету;
  5. табель по рабочему времени.
  6. После документов нужно позаботиться о том, кто и как должен вести .

Вопрос об их хранении и заполнении документов должен решаться вовремя и заранее. На начальном этапе, когда персонала на работе совсем мало, этим может заниматься учредитель фирмы . По этому поводу должен быть издан специальный приказ. При его отсутствии фирме будет назначен серьезный штраф.

Если в будущем появится человек, в чьи обязанности будет входить работа с документами, тогда будет издан новый приказ о назначении ответственного лица.

  • Последний этап – набор сотрудников для трудоустройства.

    • Для этой процедуры потребуется:

    1. приказы о зачислении на работу;
    2. оформление трудовых договоров;
    3. наличие трудовых книжек;
    4. карточки для сотрудников;
    5. книга для того, чтобы учитывать трудовые книжки.

    Это далеко не все, что нужно знать начинающему с нуля сотруднику, но такие действия являются лишь первыми азами в большом объеме информации, которую предстоит изучить в дальнейшем.

    Инструкцию по кадровому делопроизводству можете найти .

    Обязанности специалиста по кадрам

    У специалиста, занимающегося делопроизводством, обширная сфера деятельности, охватывающая все моменты в организации, связанные с сотрудниками и их работой. Итак, основными задачами у сотрудника делопроизводства являются:

    • Оформление документов, касающихся , больничного и иных справок.
    • Формирование личного дела на каждого из сотрудников.
    • Подготовка и разработка табеля по рабочему времени.
    • Проведение и подготовка кадровых приказов.
    • Расчет и последующее начисление .

    Образец должностной инструкции кадровика-делопроизводителя скачивайте бесплатно.

    Помимо основных задач, у сотрудников этой сферы деятельности существуют и дополнительные задачи , такие как:

    • отслеживание рынка по заработной плате;
    • отслеживание и приглашение кандидатов для трудоустройства;
    • составление списка открытых вакансий в организации;
    • разработка положений об и приеме на работу сотрудников компании.

    Иногда работник этого отдела занимается оценочной деятельностью по работе сотрудников и составлением отчета по этой теме.

    Важно знать, что в соответствии с действующим законодательством, кадровик не может разглашать персональные данные работника третьим лицам. Эта ответственность лежит полностью на нем.

    Ошибки, допускаемые в отделе кадров

    В любой работе могут быть допущены ошибки. Поэтому кадровое делопроизводство не является исключением. Поскольку это сложный процесс и запомнить большой объем информации многим начинающим сотрудникам сложно, то основные из них заключаются в следующем:

    1. При оформлении и увольнении работника.

      2. Прежде всего, это относится к оформлению. В приказе могут быть не прописаны условия по или характер выполняемой работы. Иногда ошибки допускаются в инициалах или фамилии сотрудника, а так же его рабочем подразделении. Здесь важно учитывать, что приказ, выполненный с допущением ошибок или изданный неуполномоченным на это лицом, является недействительным.

    2. Работа с трудовыми книжками. По правилам, серию и номер этого документа нужно вносить в книгу учета движения трудовых книг, чего не все делают.
    3. При заключении трудового договора. Основные упущения заключаются в отсутствии какого-либо из документов, необходимых для этой процедуры, или приеме на работу граждан, не способных заниматься указанным видом деятельности по состоянию здоровья.
    4. Приказы. Локальный нормативный акт на предприятии может быть издан, но в нем отсутствует подпись руководителя компании. Это грубое нарушение, и такой документ не имеет силы.

    Восстановление порядка в кадровом учете

    Иногда в небольшой компании происходит так, что накапливается масса нарушений, и нет специалиста, способного решить этот вопрос. Если все-таки такой человек нашелся, и ему было поручено наведение порядка в документации, тогда ему нужно следовать следующей пошаговой инструкции :

    1. Потребуются нормативные акты последней редакции, которые помогут решать многие правовые вопросы, а так же специальная литература по кадровой тематике и программы, облегчающие жизнь в кадровом делопроизводстве.
    2. Пересмотр документов и проверка.

      3. В наличии должны быть все необходимые документы, которые относятся к делопроизводству. К ним относят обязательные, специальные и необязательные.

      Важно, чтобы все было в надлежащем виде и на своих местах.

      Необязательными тоже стоит обзавестись для того чтобы обезопасить себя при проведении проверок в офисе.

    3. Изучение пожеланий руководителя, а также того как обстоят дела в компании и соответствуют ли они заявленным приказам и локальным нормативным актам. В этот же этап входит внимательное изучение учредительных документов в организации.
    4. Определение круга лиц, участвовавших в разработке недостающих документов и тех работников, которые в дальнейшем будут ответственны за документооборот и его сохранность.
    5. Анализ штатного расписания, которое должно быть выполнено в унифицированной форме.
    6. Проверка оформления руководителя, сотрудников и трудовых договоров в компании.
    7. Важная часть – это изучение предыдущих приказов о приеме на работу и личных карточек на сотрудников, ошибок в них быть не должно.
    8. Проверка трудовых книжек.
    9. Проверка переводов и перемещений сотрудников в компании, увольнений, как прошлых, так и текущих.
    10. Завершающим этапом проверяют рабочее время на каждого сотрудника.

    Автоматизация в делопроизводстве

    Кадровое делопроизводство со временем становится все сложнее, а компании все больше. Поэтому выходом из такой ситуации служит автоматизация в отделе кадров . На сегодняшний день практически в каждой организации вопросы по кадрам решают с помощью автоматических устройств.

    Налаживание процесса автоматизации должно проходить в несколько этапов:

    • Первый этап состоит в постановке цели для автоматизации. Чаще всего это налаженная работа и эффективность установленной системы.
    • После определения эффективности, нужно заняться внедрением системы, то есть созданием автоматической базы.
    • Далее необходимо обучить сотрудников работать на предоставленном оборудовании.
    • Введение в систему данных из всех документов организации является основным этапом. В это время нужно создать шаблоны по отчетам.

    Для корректного кадрового делопроизводства потребуются следующие программы :

    1. предсистемы, то есть программы обеспечивающие учет;
    2. HRM-системы. Это система решающая проблему с автоматизацией кадров. Это система хранящая информацию на каждого из работников;
    3. WFM-система. У этих программ больше функций по сравнению с обычными программами для автоматизации;
    4. HCM-системы решающие вопросы не только по количественному показателю персонала, но и по качественному. Такие программы улучшают работу крупных фирм, примерно на 15 процентов.

    Конечно, можно отказаться от новых технологий и осуществлять проведение работ по старым способам. Однако прогресс не стоит на месте, и в дальнейшем может оказаться так, что из-за неправильного автоматического оснащения может произойти нарушение документооборота, которое может повлечь за собой штраф .

    Как организовать кадровый учет в только что созданной компании — смотрите в видео-семинаре:

    Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговое руководство 2019

    КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО С НУЛЯ:

    краткое примерное пошаговое руководство по постановке кадрового делопроизводства во вновь открывающейся фирме

    (если Вы хотите навести порядок в уже действующей кампании, то Вам больше подойдет другое пошаговое руководство - восстановление кадрового учёта >>)

    Если Вам поручили поставить во вновь открывающейся компании кадровое делопроизводство с нуля , а опыта работы в этой области у Вас мало (может быть, Вы создатель, руководитель и пока единственный работник новой компании, кадровик-новичок, либо вообще бухгалтер или офис-менеджер, на которого "повесили" кадры, либо начинающий предприниматель), тогда наше руководство Вам наверняка поможет. Оно составлено просто и доступно, специально для новичков в кадровом деле.

    И непременно Вам помогут богатые запасы нашего сайта :

    • бесплатная справочная база по кадровому делопроизводству : 25 главных пошаговых процедур (прием на работу, отпуск, увольнение и др.), 200 образцов документов по кадрам, блок "Трудовые книжки" (образцы заполнения и консультации), 5 методичек по кадровому делу, консультации, статьи по кадрам) и многое другое;
    • большая справочная база , доступная подписчикам журнала "Кадровик-практик" (цена всем по силам >>): 140 пошаговых инструкций по кадровой работе, более 1000 образцов кадровых документов, закрома консультаций и статей, курс основ кадрового делопроизводства, книжная полка и др.;
    • наши лучшие книги по кадровому делопроизводству .

    Итак, Вам поручили кадры. С чего начнём?

    1. Запасёмся нужными законами, специальной литературой и программами. Всё это понадобится Вам в работе.

    • Нужные Нарушение трудового законодательства может повлечь большой штраф. Поэтому к знанию и соблюдению трудового законодательства нужно подходить ответственно.
    • Из специальной литературы мы рады предложить Вам методички (скачать можно бесплатно) и наши лучшие книги по кадровому делопроизводству . Также полезны будут кладовые справочных баз сайта .
    • Решите с руководством вопрос о приобретении программы, в которой вести кадровый учёт. Таких программ множество, причём многие специализированные, весьма и весьма удобны. Некоторые в чем-то обходят по функционалу 1С. Но большинство компаний кадровый учёт ведут по традиции в 1С . Дело в том, что специалистов по сопровождению 1С предостаточно в любом городе, а вот специалистов по сопровождению иных программ найдёшь не везде.

    2. Берём у руководства копии учредительных документов организации и внимательно их изучаем.

    Кадровые документы должны будут соответствовать учредительным документам фирмы, и никак им не противоречить. Почитайте в Уставе порядок приёма директора (Вы же будете его оформлять на работу) и порядок установления ему зарплаты, срок, на который с ним можно заключать трудовой договор - в Уставе могут быть прописаны некоторые особенности. Иногда в Уставе прописывают порядок приёма на работу ключевых руководящих работников и установления им систем оплаты труда (например с предварительного согласования общего собрания учредителей), и даже порядок утверждения штатного расписания.

    3. Определяем перечень документов, которые должны быть на участке кадровой работы, и которые мы будем составлять.

    Понятно, что обязательные по закону документы Вы будете составлять в любом случае. Уточните у руководства, какие из необязательных документов Вы будете составлять для компании. Также заранее у директора можно уточнить, какие особые условия он хочет видеть в правилах внутреннего трудового распорядка, иных локальных нормативных актах, в бланках трудовых договоров.

    Если Ваша компания является микропредприятием, то согласно 309.2 Трудового кодекса РФ некоторые документы Вы можете не составлять:

    "Работодатель - субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, вправе отказаться полностью или частично от принятия локальных нормативных актов , содержащих нормы трудового права (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о премировании, график сменности и другие). При этом для регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений работодатель - субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, должен включить в трудовые договоры с работниками условия, регулирующие вопросы, которые в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, должны регулироваться локальными нормативными актами..."

    4. Оформляем директора

    Проверьте, оформлен ли директор (генеральный директор) надлежащим образом. Если нет, то в первую очередь оформляем директора. Он первый работник! Из документов должно быть видно, с какой даты работает директор. Пошаговая процедура оформления на работу директора есть в большой справочной базе и в «Пакете Кадровика », необходимые образцы документов, тематические консультации там же.

    5. Составляем штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, иные локальные нормативные акты (см. таблицу из пункта 3).

    Наверняка в компании еще нет штатного расписания и правил внутреннего трудового распорядка и иных локальных нормативных актов. Составляем их. Все эти документы согласовываем с директором. Учитываем замечания и пожелания директора, проверяем, не противоречат ли они законодательству. Готовые варианты названных документов согласовываются в установленном законом порядке (при необходимости с учетом мнения представительного органа работников), затем руководитель компании их утверждает. У нас на сайте в свободном доступе есть многие образцы таких документов . Гораздо больше таких образцов и тематических комментариев к ним, пошаговые процедуры их утверждения есть в большой справочной базе и в «Пакете Кадровика ». На нашем сайте в свободном доступе Вы можете прочитать новую полезную статью " Штатное расписание: форма и содержание ". Подписчикам журнала "Кадровик-практик" рекомендуем почитать статью: "Составляем правила внутреннего трудового распорядка: законные, продуманные и выгодные работодателю" и посмотреть шаблоны локальных нормативных актов.

    6. Разрабатываем типовой бланк трудового договора, который будет заключаться с работниками.

    Подписчикам журнала "Кадровик-практик" рекомендуем методичку: "Принимаем работника на работу: кадровые вопросы" . Из нее Вы узнаете в том числе и о том, какие выгодные работодателю условия включать в трудовой договор, а какие условия напротив не желательны и опасны.

    7. Готовим другие документы, которые понадобятся нам для ведения кадровой работы в дальнейшем:

    Готовим книги учета, журналы регистрации, табели учёта рабочего времени, бланки приказов, договоров о материальной ответственности и др.

    8. Решаем с руководством вопрос о том, кто будет вести трудовые книжки .

    Если еще работники на работу не приняты, то сначала вести трудовые книжки придётся руководителю организации (директору). Об этом издается приказ. На нашем сайте есть образец приказа о принятии руководителем организации на себя ответственности за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек . Такой приказ обязателен, это требование Постановления Правительства РФ. Если его не будет, то работодателю может грозить штраф. Впоследствии директор может передать эти полномочия принятому кадровому работнику, тоже приказом. На нашем сайте есть форма приказа о назначении ответственных за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек >>

    9. Оформляем на работу работников.

    Затем сотрудники начнут трудиться и для кадрового работника наступит фаза трудовых будней, нужно будет вести табель учёта рабочего времени, оформлять график отпусков, оформлять отпуска, применение мер поощрения и взыскания, командировки, совмещения, увольнения и многое другое… Во всем этом Вам помогут ресурсы нашего сайта.

    Кадровый учет необходим на любом предприятии независимо от формы собственности, деятельности и количества сотрудников. Для его грамотного и квалифицированного ведения нужно хорошо ориентироваться в трудовом праве, отслеживать изменения в законодательстве и обладать навыками в сфере кадрового делопроизводства.

    Что такое учет кадров и для чего он нужен?

    Неотъемлемой частью деятельности каждой компании является кадровый учет. Он представляет собой регламентируемую законодательством работу по регистрации, учету и мониторингу движения работников организации.

    Кадровая деятельность подразумевает оформление:

    • приема сотрудников;
    • увольнения;
    • горизонтальных (перевод между подразделениями) и вертикальных (например, карьерный рост) передвижений;
    • командировок;
    • больничных листов;
    • табеля рабочего времени;
    • отпусков (любого вида - ежегодного, без содержания, по беременности и др.);
    • личных карточек на каждого сотрудника и т. д.

    А также к учету кадров относится:

    • ведение воинского учета;
    • регламентация трудовых отношений;
    • создание и регистрация различных приказов и распоряжений (например, о приеме на работу, поощрении работника и т. п.);
    • организация труда и другие моменты.

    Вся документация оформляется только согласно требуемым нормам и правилам. Некоторые формы унифицированы, другие устанавливаются на самом предприятии.

    Грамотная организация кадрового учета решает многие проблемы и задачи компании. Конечно, нюансов существует тысячи, но есть основные моменты, которые применимы к каждому предприятию.

    Как организовать и кому поручить ведение кадрового учета?

    Способов организации учета несколько. Все зависит только от особенностей предприятия и от того, какой выбор сделает руководитель. Самые распространенные варианты:

    Создать целый кадровый отдел, если в компании работает много народу

    А когда штат маленький, то можно нанять одного специалиста. Достоинства этого способа в том, что работа организовывается руководителем так, как ему нравится и регулируется, и контролируется по его собственным принципам.

    Минусы тоже существуют: трудно проверить профессионализм принимаемого специалиста, поэтому имеется риск, что на работу будет принят не совсем компетентный кадровик.

    Придется тратить время и деньги на обучение или искать другого сотрудника.

    Преимущества этого варианта организации учета в том, что если человека порекомендовали, то (возможно) он действительно справляется с работой, то есть он был проверен в деле. Конечно, с таким кадровиком нужно обговаривать условия работы, чтобы они устраивали обе стороны.

    Поручить кадровое дело бухгалтеру или хорошему секретарю

    Плюсы: Это экономит время и деньги. То есть, нет необходимости подбирать кадровика, и отсутствуют расходы на ведение учета.

    Недочеты: главная проблема при выборе такого способа - это то, что сотрудники выполняют дополнительную работу после основной, что приводит к ошибкам, промахам, пробелам и элементарному отсутствию необходимых документов. И, конечно, здесь важны профессиональные знания по теме кадрового учета. И если у того же секретаря они присутствуют, то риск осложнений в данном случае сводится к минимуму. И наоборот.

    Доверить кадровый учет аутсорсинговой организации

    Хорошо: вся кадровая деятельность ложится на плечи аутсорсинговой компании, которая берет на себя такую ответственность на основании договора. Кроме того, что по кадровым вопросам оказывается постоянная, непрерывная помощь, выбор такого способа существенно сокращает расходы.

    Минусы: нужно выбрать хорошо зарекомендовавшую себя, серьезную компанию, а также необходимо наладить взаимодействие, создать концепцию работы со специалистами, которые будут трудиться вне офиса.
    Руководителю осталось только выбрать наиболее удобный и подходящий для него способ ведения кадрового учета, взвесив все «за» и «против» каждого метода.

    Должностные функции кадрового работника

    На кадровика накладываются в соответствии с инструкцией и трудовым соглашением следующие обязанности:

    Это неполный перечень обязанностей кадрового работника, требования приведены примерные. Их может быть больше перечисленного (или меньше), но в общей сложности именно этими навыками и умениями надо обладать кадровому специалисту.

    Кадровый учет: какие документы необходимы?

    В норме на каждом предприятии необходимо наличие таких видов документов, касающихся личного состава:

    • распорядительные (приказы личные и производственные);
    • подтверждающие трудовую деятельность;
    • информационно-расчетные;
    • внутренняя переписка;
    • журналы контроля и регистрации.

    Некоторые кадровые документы в обязательном порядке должны быть на предприятии. К ним относятся:
    ПВТР (правила внутреннего трудового распорядка);

    Все документы хранятся определенное количество лет. Регламентируются:

    • статьей или разделом Трудового кодекса;
    • постановлением Госкомстата;
    • Федеральным Законом и другими положениями.

    Если чего-то (инструкции, приказа и т. д.) нет в наличии, то нужно будет данный факт исправить. Вообще, один из принципов работы кадровика - своевременность. Она очень облегчает трудовые будни и даже придает юридическую силу некоторым актам. Это на самом деле очень важно - не запускать текущие дела. Иначе они имеют обыкновение нарастать, как снежный ком.

    Организация учета кадров: как вести, с чего начать?

    Устроившись на новое место кадровиком для начала нужно провести ревизию обязательной документации. Если окажется (а так бывает), что некоторые важные бумаги из перечня отсутствуют, то их необходимо восстановить. За один день провести такую работу, конечно, не удастся.

    Поэтому следует выделить наиважнейшие позиции и начать с них. Проверить на наличие и грамотность в оформлении (а если нужно исправить или составить новый документ): штатное расписание, график отпусков, трудовые договоры, приказы, записи в трудовых.

    Завести журналы учета трудовых договоров, приказов по персоналу. Создать книгу регистрации трудовых книжек. Разобраться в личных карточках (Т-2). Провести работу с локальными нормативными актами.
    Главное, вовремя оформлять все текущие документы. Работать, опираясь на Трудовой кодекс и правила делопроизводства. И не уничтожать бумаги по личному составу. Время их хранения утверждено Росархивом («Перечень…» от 06.10.2000).

    Все документы учета нужны для прозрачности трудовых отношений. Кадровая система устанавливает нормы и принципы, которые обеспечивают стабильностью работников организации, а администрации создают удобные условия для управления персоналом.

    Автоматизация учета - 1С: преимущества работы с программой

    Вести кадровый учет, тем более в крупной компании - это невероятно ответственная и огромная по своему объему работа. А ведь здесь ошибки недопустимы! Но на сегодняшний день существует способ автоматизировать деятельность кадровиков, что позволяет значительно облегчить и упростить работу отдела, наладить деятельность, существенно снизив риск появления ошибок.

    При помощи программы 1С можно вести учет согласно законодательным требованиям. В базе обеспечивается надежное хранение нужной информации по работникам. По мере ее накопления появляется возможность построения различных отчетов, которые могут помочь в анализе работы и разработке новых направлений. Например, отчеты могут быть такие:

    • показатель текучести кадров;
    • статистика по персоналу;
    • движение работников и т. п.

    Программа помогает решать практически все проблемы и задачи учета кадров. Руководитель предприятия, благодаря 1С, имеет возможность получать сведения о положении дел в данном отделе, проводить анализ и принимать правильные управленческие решения. А также автоматизация позволяет синхронизировать деятельность нескольких служб компании (бухгалтерия, кадры, расчетный отдел), что улучшает эффективность работы, а также создает все условия для своевременных выплат зарплат.

    Какие психологические могут понадобиться? Эта статья расскажет про все секреты тестов.

    Чтобы провести налоговый аудит, прочтите статью: все секреты выбора специалиста по аудиту налогов.

    Заключение

    Итак, подведя итоги, можно отметить следующее:

    • Кадровый учет является важнейшей частью работы любого предприятия.
    • Для организации ведения учета есть несколько способов. Выбор за руководителем.
    • Должностные обязанности кадрового работника определяются инструкцией и трудовым договором.
    • Существует список документов, касающихся кадровой работы, которые обязательно должны присутствовать в каждой компании. И начинать свою трудовую деятельность в отделе кадров следует с проверки именно этих документов.
    • Вести учет гораздо проще, если он автоматизирован.

    Кадровый учет - это стержень для нормальной и эффективной работы любого предприятия. Поэтому к его ведению нужно подойти со всей ответственностью.

    Вконтакте

    Кадровые документы с нуля для ООО — это определенный перечень документов, которые должны оформляться на предприятии с момента его создания. О том, каков этот список, какие бумаги в него входят и как его оформить, расскажем в нашей статье.

    Кадровые документы (учет) с нуля: виды

    Кадровое делопроизводство — это ведение кадровой документации, т. е. регламентирование и узаконивание трудовых отношений между работником и работодателем. Ведение указанной документации на предприятии поручается отделу кадров или специальному лицу, уполномоченному на то специальным приказом и обладающему особыми познаниями в этой области.

    К кадровому учету принято относить следующее:

    1. Оформление трудовых соглашений, договоров, приложений к ним.
    2. Издание и учет различных распоряжений руководства, например приказов о приеме на работу или увольнении.
    3. Оформление и учет личных карточек на сотрудников.
    4. Оформление и ведение табеля учета рабочего времени.
    5. Оформление и ведение различной документации, содержащей общие сведения, например журналов, реестров.

    Для того чтобы верно начать оформление кадровой документации на предприятии, необходимо прежде всего ознакомиться с иной документацией, которая должна быть на предприятии. К ней относятся:

    1. Решение или протокол о том, что предприятия было создано.
    2. Устав ООО.
    3. Заключение, информационные письма органов, осуществляющих контроль за деятельностью ООО.
    4. Документы, подтверждающие факт регистрации ООО.
    5. Документы, служащие подтверждением того, что указанное ООО имеет в собственности некоторое имущество.
    6. Положения о создании филиалов, подразделений.
    7. Перечень аффилированных лиц.
    8. Протоколы, решения учредителей (участников) ООО.

    Знакомство с основной документацией даст кадровику представление о конкретных документах, которые необходимо подготовить.

    Виды кадровой документации

    Кадровую документацию принято делить на две группы:

    1. Бумаги, основным назначением которых является регулирование условий труда на фирме, а также способов управления персоналом, например положение о структурном подразделении, правила внутреннего трудового распорядка.
    2. Документация, направленная на учет личного состава предприятия, например приказы о приеме на работу, предоставлении отпусков, направлении в командировку и т. д.

    Еще одна классификация кадровых документов предполагает их разделение на следующие подгруппы:

    1. Документация, регламентирующая трудовую деятельность предприятия:
      • трудовой договор;
      • приложения к трудовому договору;
      • трудовая книжка;
      • личное дело сотрудника;
      • прочие документы.
    2. Документация, носящая распорядительный характер. К ней можно отнести приказы по личному составу и иные распоряжения. О том, как оформить эти документы, можно узнать из статьи «Приказы по личному составу - это какие приказы?»
    3. Внутренняя служебная переписка.
    4. Различная документация, относящаяся к учету и регистрации, например журнал регистрации приказов по личному составу. О правилах его оформления можно узнать из статьи «Как правильно вести журнал регистрации по личному составу» .
    5. Документация, содержащая информативно-расчетную информацию, например табель учета рабочего времени.

    Необходимые документы для кадрового учета: группа 1

    Список документов, относящихся к первой группе (регламентация трудовой деятельности):

    1. Журнал учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Подробнее о нем можно узнать из статьи «Образец заполнения журнала учета трудовых книжек - скачать» .
    2. Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ).
    3. Положение о защите персональных данных (ст. 87, 88 ТК РФ).
    4. Приказы и листы ознакомления с локальными нормативными актами, инструкциями и пр.
    5. Различные журналы учета, например журнал учета трудовых договоров или движения трудовых книжек.
    6. Документация, относящаяся к специальной оценке рабочих мест.
    7. Документация, относящаяся к охране труда. Сюда входят различные инструкции, положения, сопутствующие акты и приказы.

    Необходимые документы для кадрового учета: группа 2

    Ко второй группе, отвечающей за учет личного состава ООО, относятся следующие документы:

    1. Трудовая книжка. О ее оформлении рассказывается в статье «Образец заполнения трудовой книжки в 2016 году» .
    2. Штатное расписание. О том, как его составить, можно узнать из статьи«Составляем штатное расписание для ООО в 2015 году (образец)» .
    3. Личные карточки на сотрудников по форме Т-2.
    4. График отпусков. О порядке их предоставления можно узнать из статьи «Порядок предоставления отпусков по Трудовому кодексу .
    5. Трудовые соглашения с приложениями к ним. О порядке заключения трудового договора рассказывается в статье .
    6. Распоряжения и приказы, а также документы, служащие их обоснованием, такие как докладные записки, акты и пр.

    Оформляем документы с нуля

    Для того чтобы правильно начать оформление кадровой документации на предприятии с нуля, необходимо выполнить следующие шаги:

    1. Запастись необходимой литературой, а также справочными материалами, которые значительно упростят оформление некоторых кадровых документов. В этом могут помочь различные правовые системы.
    2. Изучить уставную документацию ООО.
    3. Определить и составить список документов, которые в обязательном порядке должны быть на предприятии, учитывая специфику его деятельности.
    4. На основании решения участников общества заключить трудовой договор с директором ООО.
    5. Оформить штатное расписание. О том, как это сделать, можно узнать из статьи «Составляем штатное расписание для ООО в 2016 году ».
    6. Разработать и утвердить типовой бланк трудового соглашения, который впоследствии будет использоваться при оформлении новых сотрудников. О порядке заключения договоров можно прочесть в статье «Общий порядок заключения трудового договора по ТК РФ» .
    7. Решить вопрос о том, кто будет оформлять и вести трудовые книжки в ООО. О том, как это делается, можно узнать из статьи «Инструкция по заполнению и ведению трудовых книжек» .
    8. Оформить сотрудников ООО на работу в надлежащем порядке. О том, какие документы требуются при этом, рассказывается в статье «Какие документы нужны при приеме на работу» .

    Особенности кадрового учета для микропредприятия

    Понятие и статус микропредприятия раскрываются в законе «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации» от 24.07.2007 № 209-ФЗ.

    В соответствии с указанным законом микропредприятие имеет следующие характерные признаки:

    1. Численность сотрудников — до 15 человек (ч. 2 ст. 4 закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ).
    2. Доход, полученный от всех видов деятельности такого предприятия, не превышает 120 млн руб. (п. 1 ч. 1.1. ст. 4 закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ).

    ТК РФ дополнен гл. 48.1, которая содержит особенности регулирования труда субъектов малого предпринимательства, а также микропредприятий (закон «О внесении изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации в части особенностей регулирования труда лиц, работающих у работодателей — субъектов малого предпринимательства, которые отнесены к микропредприятиям» от 03.07.2016 № 348-ФЗ). Вступает она в законную силу 01.01.2017 .

    Так, по условиям указанной главы, микропредприятия получат право отказаться от оформления следующих кадровых документов (ст. 309.2 закона от 03.07.2016 № 348-ФЗ):

    1. Графика сменности.
    2. Положения об оплате труда.
    3. Правил внутреннего трудового распорядка.
    4. Положения о премировании.

    При этом определенные условия, которые в иных организациях регулируются указанными локальными нормативно-правовыми актами, работодатель будет обязан внести в трудовой договор. С 01.01.2017 микропредприятия должны будут заключать трудовые договоры по форме, утвержденной постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858.

    Список документов, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах

    Некоторая кадровая и учетная документация может стать обязательной в ООО при наличии определенных условий, например:

    1. Коллективный договор. Может стать обязательным при наличии волеизъявления о его заключении хотя бы одной из сторон трудовых отношений. Статья «Коллективный договор - обязателен или нет?» /kadry/trudovoj_dogovor/kollektivnyj_dogovor_obyazatelen_ili_net/ поможет разобраться в этом вопросе.
    2. Положение о порядке премирования. Оно становится обязательным в том случае, если никакие иные акты, а также трудовой договор не содержат условий о порядке начисления премий и дополнительных выплат.
    3. График сменности. Становится обязательным, если организация работает по сменам. Подробнее об этом можно узнать из статьи «Что такое сменный график работы по ТК РФ».(/kadry/rabochee_vremya/chto_znachit_smennyj_grafik_raboty_po_tk_rf/).
    4. Положение о хранении коммерческой тайны. Его необходимо применять в том случае, если в трудовом соглашении с работником прописываются условия, а также перечень указаний, которые входят в коммерческую тайну.
    5. Документация, относящаяся к иностранным работникам, а также к правилам их приема. При наличии таких работников должны обязательно присутствовать следующие документы:
      • уведомление о заключении трудового договора с иностранным гражданином (п. 8 ст. 13 закона «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации» от 25.07.2002 № 115-ФЗ);
      • трудовая книжка установленного образца (ч. 1 ст. 66 ТК РФ);
      • документы об образовании;
      • документы, подтверждающие законность нахождения такого лица на территории РФ;
      • документы, свидетельствующие о законности осуществления трудовой деятельности;
      • иные бумаги, необходимые в силу специфики деятельности предприятия.

    Составление кадровых документов с нуля для ООО требует анализа учредительных документов, а также деятельности, которой организация собирается заниматься, и контингента работников, которых планируется нанимать. С 2017 года особую специфику приобретает кадровый учет на микропредприятиях.

    Доброго времени суток, уважаемые посетители! Что такое кадровая работа, для чего она нужна и нужна ли вообще? Об этом вы узнаете из моей статьи: кадровое делопроизводство для чайников.

    Отдел кадров на предприятии

    Как для посетителей театр начинается с вешалки, так для любого вновь нанятого сотрудника предприятие начинается с отдела кадров. Им же оно и заканчивается при увольнении.

    Отдел кадров отвечает за все вопросы, связанные с сотрудниками предприятия:

    • Прием, перевод и увольнение;
    • Соблюдение трудовой дисциплины;
    • Соблюдение должностных инструкций;
    • Ведение личных дел работников;
    • Ведение кадровой документации;
    • Поиск персонала на открытые вакансии;
    • Проведение первичных собеседований;
    • Ознакомление работников со всеми изменениями в организации;
    • Разработка различной документации;
    • Участие в разработке основных локально-нормативных документов предприятия.

    Как видите перечень очень большой, и он не исчерпывающий. Отдел, ведущий кадровое дело, это особое подразделение в организации, которое взаимодействует со всеми остальными структурными единицами компании.

    И не важно, что чаще всего кадры — это самое маленькое подразделение на предприятии, а иногда его вообще не выделяют.

    Чем занимается отдел кадров

    Теперь рассмотрим подробнее, чем все-таки занимается кадровик на своем рабочем месте – это и будет кадровым делопроизводством.

    Оформление работников

    Прием и увольнение работников — это самая главная функция отдела кадров. Все перемещения сотрудников находятся в его ведении. Когда, человек ищущий работу видит вакансию и звонит по указанному номеру, то в 90 случаях из 100 он попадет в кадры, где его сориентируют по интересующим его вопросам, а также назначат время, когда придти на собеседование или заполнить анкету.

    После того, как руководитель принял решение о том, что сотрудник ему подходит, последний снова попадает в руки специалиста по кадрам. И еще, заметьте, когда вакансия заполняется путем конкурсного отбора, в комиссию кадровик войдет обязательно.

    Итак, после того, как сотрудник нанят, он попадет к кадровику, где проходит следующие процедуры:

    1. Представляет все необходимые документы;
    2. Знакомится со всеми локально-нормативными документами, относящимися к его работе и распорядку в компании;
    3. Подписывает трудовой договор;
    4. Знакомится с приказом о принятии его на работу;
    5. В некоторых случаях здесь же он получает начальные знания по охране труда, то есть проходит первичный инструктаж.

    Ведение документации

    После того, как все документы подписаны и предоставлены, специалист по кадрам формирует личное дело сотрудника. Оно представляет собой все копии документов и личную карточку на унифицированном бланке. Помимо этого, в последующем через кадры будут оформляться все вопросы, связанные непосредственно с работником:

    • Оформление отпуска;
    • Выплата премий и других денежных сумм;
    • Лишение премии и другие штрафные санкции;
    • Наложение дисциплинарных взысканий и наказаний;
    • Изменения в оплате труда и прочих условиях трудового договора;
    • Изменения в организации общие, или касающиеся непосредственно сотрудника.

    И многие другие вопросы, перечень можно продолжать практически бесконечно в зависимости от специфики компании и функционала, возложенного на кадры.

    Многие возразят, что большинство перечисленных вопросов относится к компетенции бухгалтерии, но нет, это не так. Да, именно бухгалтерия начисляет отпускные и денежные выплаты. Она же их удерживает, но только после того, как получит соответствующий приказ, созданный кадровым работником.

    Для составления этих приказов кадровик использует различные основания:

    • Заявления от работника;
    • Служебные записки от руководителей подразделений;
    • Служебные расследования и заключения комиссий;
    • Письменные и устные распоряжения руководителя предприятия.

    Кстати, кадровик находится в непосредственном подчинении у руководителя предприятия. В редких случаях его зама.

    После того как приказы изданы, их оригиналы и основания для них подшиваются и хранятся положенное время. Этим тоже должен заниматься специалист по кадрам.

    Ведение прочей кадровой работы

    Помимо того, что работники кадров оформляют документы сотрудников, они занимаются еще другой работой, которую можно отнести к кадровому делопроизводству.

    • Составление должностных инструкций. Но это не значит, что всю инструкцию составляет один человек. Как правило, раздел должностные обязанности пишет тот, кто хорошо знаком с данным видом работы. Едва ли работник кадров подробно распишет функционал сварщика, электрика или крановщика. Но он формирует инструкцию в единый документ.
    • Организация проведения аттестации рабочих мест и подготовка необходимой документации для нее. Кстати это понятие – аттестация – осталось только в обиходе. Законодательно эта процедура уже пару лет называется специальной оценкой условий труда (СОУТ).
    • Участие в составлении основных документов организации: положений об оплате труда, коллективных договоров и соглашений, правил внутреннего трудового распорядка. В некоторых случаях вносятся только коррективы, а в некоторых полностью составляется документ.
    • Ведение штатного расписания. Ответственность за этот документ кадровик делит с главным бухгалтером предприятия. В его ведении находятся наименование должностей и их количество, а бухгалтерия контролирует ставки и оклады.
    • Организация медицинских осмотров и обучения работников. Если компания небольшая, то он делает эту работу сам, в противном случае следит только за исполнением. В любом случае это определяется политикой компании.
    • Участие в различных комиссиях : по проведению служебных расследований, несчастных случаев на производстве, проверке знаний охраны труда и т.д.

    Как видите, дел у кадровика довольно много и они весьма разнообразны.

    Место кадров в функционировании организации

    В этом разделе мы рассмотрим взаимодействие отдела кадров с другими подразделениями. Вот основные из них:

    • Бухгалтерия. С этим отделом кадровик сотрудничает тесно и постоянно. Именно сюда уходят все издаваемые приказы. В первую очередь это относится к приказам о приме, переводе и увольнении. Именно из них сотрудники бухгалтерии, начисляющие зарплату, узнают, кого включить в ведомость, кого исключить из нее и какой у кого оклад. Табели учета рабочего времени, перед тем как попасть расчетчику на стол также проходят проверку в кадрах, а зачастую их и ведет кадровик. Если на предприятии делопроизводство ведется с помощью специализированных программ, то взаимодействие кадров и бухгалтерии значительно упрощается.
    • Секретариат или приемная. Именно отсюда в кадры поступает большинство оснований для издания приказов с резолюцией руководителя. Это если делопроизводство на предприятии ведется с соблюдением всех правил. Если такого отдела нет, то заявления поступают прямо к кадровику, и он несет их к руководителю.
    • Со всеми прочими отделами организации взаимодействие заключается в доведении до сведения руководителей и непосредственно работников всех кадровых изменений в организации.

    Почему на каждом предприятии необходим отдел кадров

    Законодательство не обязывает выделять такую структурную единицу как отдел кадров. Но в сложившейся практике делопроизводства именно это подразделение ведет большинство документации предусмотренной Трудовым Кодексом РФ.

    Можно ли пренебрегать ведением кадрового делопроизводства? Ответ: нет, делать этого не стоит. И тому есть несколько причин:

    1. Надлежащим образом оформленный договор между работодателем и работником, а также все остальные документы, касающиеся работы сотрудника, помогут избежать множества неприятных ситуаций, когда между сторонами возникнут разногласия.
    2. Аккуратное ведение документации, в том числе и кадровой, характеризует организацию только с положительной стороны.
    3. Помимо оформления приема на работу и увольнения кадровик выполняет множество другой работы, он служит своеобразным соединительным звеном между вышестоящим руководством и прочими подразделениями.
    4. Грамотный кадровик не только правильно оформит все документы, но и сможет указать руководителю в какой части он нарушает трудовое право, что поможет избежать проверок и санкций.

    Сведя воедино все вышесказанное можно с уверенностью сказать, что делопроизводство и кадровый учет весьма полезны и нужны в каждой организации. А хотябы поверхностные знания в этой сфере, которые и были даны «для чайников», уверен, помогут с приемом на работу и последующим беспроблемным выполнением своих трудовых обязанностей.

    И немного юмора напоследок...

    С уважением, Технические Эксперты.