Функционирование современных организаций сталкивается с множеством проблем, часть из которых типовые и могут быть сравнительно просто решены специалистами с помощью обычных технологий разработки и реализации решений. Для разрешения нетиповых проблем требуются специальные технологии-разработки решений, и, наконец, решение части проблем может быть не по силам, как руководителям, так и специалистам. Набор таких проблем характеризует организацию как один из самых сложных объектов для изучения и познания. Особый интерес представляет система управления организацией. Ее изучение и совершенствование – постоянная задача руководителя.

Система управления – это совокупность всех элементов, подсистем и коммуникаций между ними, а также процессов, обеспечивающих заданное (целенаправленное) функционирование организации.

Для системы управления организаций необходимо:

разработать миссию организаций;

распределить функции производства и управления;

распределить задания между работниками;

установить порядок взаимодействия работников и последовательность выполняемых ими функций;

приобрести или модернизировать технологию производства;

наладить систему стимулирования, снабжение и сбыт;

организовать производство.

Осуществление перечисленных мероприятий требует создания СУ, которая должна быть согласована с системой производства организации, рисунок 4.

Рисунок 4 - Система управления организации

Система управления состоит из четырех подсистем: методологии, процесса, структуры и техники управления, рисунок 5.

Рисунок 5 - Структура элементов системы управления организацией

Методология управления включает цели и задачи, законы и принципы, функции, средства и методы, школы управления.

Процесс управления – часть управленческой деятельности, включающая формирование системы коммуникаций, разработку и реализацию управленческих решений, создание системы информационного обеспечения управления.

Структура управления – совокупность устойчивых связей объектов и субъектов управления организации, реализованных в конкретных организационных формах. Структура управления включает функциональные структуры, схемы организационных отношений, организационные структуры и систему обучения или повышения квалификации персонала.

Техника и технология управления включают компьютерную и организационную технику, офисную мебель, сети связи, систему документооборота.

Методология и процесс управления характеризуют управленческую деятельность как процесс, а структура и техника управления – как явление. Все элементы, входящие в систему управления, также должны быть профессионально организованы для эффективной работы компании в целом.

Основными элементами, составляющими систему управления компанией, являются: цель, процесс управления, метод, коммуникации, задача, закон, принцип, организационные отношения, функция, технология, решение, характеристики информационного обеспечения, система документооборота, организационная структура.

Цель – идеальный образ желаемого, возможного, необходимого и исторически приемлемого для компании.

Процесс управления – последовательность этапов формирования и осуществления воздействия для достижения цели.

Метод – способ воздействия на человека и коллектив. Выбирается исходя из приоритетов потребностей и интересов человека или коллектива.

Коммуникации – процесс взаимодействия или противодействия в системе «человек – человек», «человек – компьютер» посредством передачи информации.

Задача – конкретная проблема, вытекающая из цели, требующая разрешения.

Закон – необходимое и устойчивое отношение между явлениями. Бывают законы природы, общественного развития и общественных институтов (государств). Законы не имеют альтернатив.

Принцип – основное положение какой-либо теории, учения, мировоззрения. Принципы имеют альтернативы.

Организационные отношения – различные виды воздействий на человека, в том числе административные, функциональные, патронажные.

Функция–порученная человеку работа, услуга или обязанность.

Технология – совокупность способов и процессов для выполнения заданных функций.

Решение – результат мыслительной деятельности человека, приводящий к выводу или действиям.

Характеристики информационного обеспечения – параметры объема, ценности, достоверности, насыщенности и открытости информации.

Функциональные структуры – схемы взаимодействия функций, необходимых для успешной деятельности компании.

Система документооборота – принятый в организации порядок передвижения входящих, исходящих и внутренних документов.

Организационная структура – схема взаимодействия должностей, функций и подчиненностей.

Взаимосвязь элементов системы управления схематично изображена на рисунке 6.

Рисунок 6 - Взаимосвязь элементов системы управления

Цели компании разделяют на группу конкретных задач, которые объединяют по сфере деятельности: экономические, технические, социальные, экологические задачи и т. д.

Для решения задач формируют набор функций или операций, которые необходимо выполнить.

Так, для решения экономических задач необходимо выполнение следующих функций: бухгалтерский учет, труд и заработная плата, маркетинг и др.

Для решения ряда различных задач могут потребоваться одинаковые функции. Поэтому весь набор функций анализируется, группируется и затем составляется функциональная структура компании.

Функции отвечают на вопрос, «что надо делать, чтобы процесс управления протекал более эффективно».

В социальном плане разделяют две функции управления:

организационно-техническую – составление и координирование деятельности работников в процессе труда;

социально-экономическую – контроль за трудом работников, за целесообразным применением машин и механизмов.

Обе функции существуют в неразрывном единстве, в котором на первый план выступает организационно-техническая функция. С переходом на рыночные отношения, рамки участия каждого в контроле над предприятием будут расширяться и постепенно социально-экономическая функция станет делом самих производителей, а необходимость во внешнем контроле за процессом труда отпадет.

В организационно-техническом плане управление подразделяют на функции по двум признакам:

по принадлежности к сферам производственно-хозяйственной деятельности.

Основополагающий признак – по содержанию процесса управления, по которому выделяются следующие основные (общие) функции управления:

Планирование – это определение цели функционирования объекта и средств ее достижения. Планирование должно осуществляться непрерывно. Причина: стремление организаций продлить свое существование как можно дольше после достижения своей цели. Поэтому они заново определяют или меняют свои цели; постоянная неопределенность будущего – планы должны пересматриваться для согласования с реальностью.

Организация – это формирование объекта и субъекта управления, их подразделений и связей между ними. Эти функции можно рассматривать в двух аспектах: во-первых, как процесс создания системы рациональных форм разделения труда, разработка структуры органов управления, подбор и расстановка кадров и др.; во-вторых, как процесс ее совершенствования (непрерывное совершенствование формальной организационной структуры в целом и ее ведущих подсистем, уточнение роли и места каждого работника в системе управления и др.)

Мотивация – это создание внутреннего побуждения к действиям, что является результатом сложной совокупности потребностей, которые постоянно меняются. Для эффективной мотивации работников необходимо определить эти потребности и обеспечить способ для их удовлетворения через хорошую работу.

Контроль – это процесс обеспечения того, что организация действительно достигает своих целей. Существует три аспекта управленческого контроля:

установление стандартов – это точное определение целей, которые должны быть достигнуты в обозначенный отрезок времени (основывается на планах, разработанных в процессе планирования);

измерение того, что было в действительности достигнуто за определенный период и сравнение с ожидаемыми результатами (если обе эти фазы выполнены правильно, то руководство организации не только знает о том, что в организации существует проблема, но и знает источник этой проблемы);

действия для корректировки отклонений от первоначального плана (например, пересмотр целей для того, чтобы они стали более реальными и соответствовали ситуации).

Коммуникации и принятие решений – считаются связующими процессами, т.к. они требуются для реализации всех функций управления.

В зависимости от условий функционирования компании процесс выполнения функций может быть циклическим и разовым, непрерывным и дискретным, последовательным и параллельным.

Выбранная схема процесса определяет приоритет тех или иных организационных отношений. Исходя из функциональной схемы, процесса и организационных отношений, определяют состав персонала по численности и квалификации. Этих данных достаточно, чтобы построить организационную структуру управления (линейно-функциональную, иерархическую, матричную и др.).

Зная перечень всех должностей, выполняемых функций и подчиненность, можно рассчитать техническое оснащение рабочего места персонала. После этого в соответствии с делегированными полномочиями работники могут разрабатывать, согласовывать, принимать, утверждать и реализовывать решения. Кроме того, практически на все элементы распространяются законы и правила (принципы) профессиональной деятельности. С этого момента компания считается приступившей к работе.

Система управления

Понятие и содержание системы управления.

Элементы системы управления.

Процесс управления.

Технология управления.

I . Все сферы управления между собой объективно взаимосвязаны, поскольку управление представляет собой системное образование. Поэтому любые изменения в каком-либо элементе или звене управления вызывают соответствующие изменения во всех других его составляющих. Так, например, отсутствие необходимых деловых качеств ведет к некачественному выполнению функций, использованию неэффективных методов и несоблюдению рациональных принципов управления. В результате цели в той или иной мере не реализуются. Точно также любой элемент системы управления функционирует в рамках общей системы.

Система управления – это определенная совокупность элементов, свойства которых подбираются исходя из характера целей и принципов управления тем или иным объектом.

Понятие «система управления» шире, чем понятие «структура управления», отражающее лишь конструкцию субъекта управления, поскольку «система управления» является комплексной категорией теории управления и включает в себя ряд основополагающих категорий. Комплекс основных компонентов понятия «система управления» представлен на рис. 13.1. Структура управления организациями в течении какого-то периода времени остается неизменной (статичной), а процесс управления постоянно изменяется (динамичен), тем не менее меду ними непрерывно существуют организационные связи (кинематические). Без такого промежуточного воздействия, которое материализуется с помощью организационных связей, взаимосвязь структуры и процессов управления может оказаться неорганичной и разорванной.

В процессе функционирования систем управления осуществляется управленческая деятельность. Цели управления выступают в качестве системообразующего элемента. Исходя из методологии, это означает, в целом, что целям должна соответствовать вся система управления и каждый элемент в отдельности. Кроме этого, любой элемент системы также должен соответствовать каждому из остальных. Система управления формируется людьми – субъектами управления для реализации поставленных целей, однако имеет объективный характер, поскольку базируется на законах и принципах. Содержание управленческой деятельности предполагает следующий состав системы управления:

Рис. 13.1. Содержание понятия «система управления».

С у = Ц у + П у + Ф у + М у + ОС у + П у + Т у + Т* у + И у ,

где: Ц у - цели управления объектом;

П у - принципы управления;

Ф у - функции управления;

М у - методы управления (способ осуществления функций

управления);

ОС у - организационная структура управления;

П у - персонал управления (аппарат управления);

Т у - техника управления;

Т* у - технология управления;

И у - информация, используемая при выполнении управленческих

Система управления обладает рядом характерных особенностей, независимо от их природы и назначения:

Решающую роль в сохранении целостности системы принадлежит информационным связям. Без обмена информацией между элементами такие системы не могут функционировать и сохранять свою целостность;

Системы способны переходить в различные состояния в соответствии с управляющим воздействиями. При этом переход не может осуществляться мгновенно, а требует некоторого времени.

Существует некоторое множество допустимых линий поведения системы (стратегии), из которых выбирается наиболее предпочтительная. Если возможности выбора линий поведения нет, то управление практически отсутствует.

Для системы управления характерны определенные структуры (конструкции), отражающие контуры управления;

Системы являются открытыми, т.е. воздействие среды на них и их на внешнюю среду может иметь самые различные природу и последствия;

Процесс функционирования систем характеризуется целенаправленностью. Если цель не определена, то управление становиться бессмысленным.

II . Любая организация является сложной социальной системой, состоящей из двух элементов - управляющего и управляемого (см. рис. 13.2.). Будучи подсистемой организации в целом, управляющий элемент одновременно сам представляет весьма сложное образование.

Структурно система управления состоит из управляющей и управляемой подсистем , (границы между ними весьма условны), в единстве образующих субъект управления, а также механизма их взаимодействия, включающего совокупность полномочий, принципов, методов, правил, норм, процедур, регламентирую­щих порядок осуществления управленческих действий по отношению к объекту управления . Системный подход требует рас­сматривать субъект и объект управления как единое целое и во взаимосвязи с внешней средой.

Рис. 13.2. Состав элементов системы управления.

Под управляющей подсистемой системы управления понимают ту ее часть которая вырабатывает, принимает и тран­слирует управленческие решения, обеспечивает их выполнение.

Под управляемой понимают ту, которая их воспринимает и реализует на практике.

В условиях иерархичности управления большинство его звеньев, в зависимости от конкретной ситуации, могут при­надлежать то к управляющей то к управляемой подсистеме.

Во главе управляющей подсистемы находится ее направитель (центральное звено), персонифицирующий управленческие воздействия. Он может быть индивидуальным (руководитель) или коллективным (совет директоров акционерного общества).

В состав управляющей подсистемы включаются также меха­ низмы ее воздействия на управляемую - планирование, кон­ троль, стимулирование, координация и пр.

К управляемой подсистеме относятся элементы объекта уп­ равления , которые воспринимают управляющее воздействие и преобразуют в соответствии с ним поведение объекта, а также механизм взаимодействия этих элементов (личные интересы, цели работников, их взаимоотношения и т.п.).

Обычно управляющая подсистема по масштабу меньше уп­равляемой и сложность ее ниже; но она более активна, дина­мична. Управляемая же подсистема, наоборот, обладает большой инерционностью, на преодоление которой обычно требуется немалая энергия. Эта система преломляет управленческие ре­шения в соответствии со своей спецификой, что во многом обусловливает эффективность их реализации.

Если управление имеет официальный характер, то его субъект организационно и юридически оформляется в виде должности или совокупности должностей, образующих подразделение управления (управленческий аппарат ). В противном случае субъектом может быть отдельный человек, или группа людей, не связанных формально с теми или иными должностями. Главное здесь состоит в том, что субъект управления генериру­ет решения, регламентирующие функционирование объекта управления.

От субъекта управления необходимо отличать субъекты управленческой деятельности - живых людей, в которых персо­ нифицируются управленческие отношения - руководителей и сотрудников аппарата.

Для того, чтобы взаимодействие между управляющей и уп­равляемой подсистемами было эффективным необходимо вы­полнение ряда условий.

Во-первых , они должны соответствовать друг другу. Если та­кого соответствия не будет, их окажется трудно «состыковать», они не смогут понять друг друга в процессе работы, а следова­тельно и реализовать свои потенциальные возможности. Легко представить себе, например, такой случай, когда человек, сам по себе умный и способный, становится руководителем в той области деятельности, которую себе плохо представляет. По­нятно, что решения, принимаемые им, окажутся малопонятными для подчиненных, и последние не смогут трудиться с необходи­мой отдачей.

Более того, управляющая и управляемая подсистемы долж­ны быть совместимыми друг с другом , чтобы их взаимодействие не порождало негативных последствий, которые могли бы привести к невозможности выполнять ими свои задачи. Так, если руководитель и подчиненный не будут совместимыми психологически, то рано или поздно между ними начнутся конфликты, которые окажут самое негативное влияние на ре­зультаты работы.

Во-вторых , в рамках единства управляющая и управляемая подсистемы должны обладать относительной самостоятель­ ностью . Центральное звено управления не в состоянии предус­мотреть все необходимые действия в конкретных ситуациях из-за удаленности от места событий, незнания деталей, интересов объекта и его возможных психологических реакций, особенно в непредвиденных обстоятельствах. Поэтому принятые наверху решения не могут быть оптимальными.

В-третьих, управляющая и управляемая подсистемы долж­ны осуществлять между собой двустороннее взаимодействие , основанное на принципах обратной связи, определенным об­разом реагируя на управленческую информацию, полученную от другой стороны. Такая реакция служит ориентиром для корректировки последующих действий, которые обеспечива­ют приспособление субъекта и объекта управления не только к изменению внешней ситуации, но и к новому состоянию друг друга.

В-четвертых , как управляющая, так и управляемая подсис­темы должны быть заинтересованы в четком взаимодействии; одна - в отдаче необходимых в данной ситуации команд, другая - в их своевременном и точном исполнении.

Возможность субъекта управлять, обусловлена готовностью объекта следовать поступающим командам.

Подобная ситуация возникает в том случае, когда личные цели участников управленческого процесса будут совпадать и одновременно соответствовать целям объекта управления. По­этому, возможность достижения ими своих целей должна нахо­диться в прямой зависимости от степени достижения целей объекта управления, вытекающих из его потребностей.

Перечисленные факторы должны обеспечить управляемость объекта, характеризуемую степенью контроля, который управ­ляющая подсистема осуществляет по отношению к нему через управляемую.

Управляемость проявляется как реакция подчиненного, уп­равляемого объекта субъекта или системы управления в целом на управляющее воздействие . Она может иметь форму выпол­нения соответствующих требований, бездействия, противодей­ствия, формальных действий, то есть характеризуется готов­ностью к выполнению требований руководства и сотрудничес­тву. Управляемость зависит от таких обстоятельств, как знания и опыт персонала, соответствие типа управления условиям внутренней и внешней ситуации, достаточность полномочий руководителя, социально-психологический климат.

В рамках системы управления между ее управляющей и уп­равляемой подсистемами существуют самые разнообразные связи: непосредственные и опосредованные; главные и

второ­ степенные ; внутренние и поверхностные; постоянные и времен­ ные; закономерные и случайные. Через эти связи осуществляется действиемеханизма управления, под которым понимается совокуп­ ность средств и методов воздействия на управляемый объект в целях его активизации, а также мотивов поведения персонала как его важнейшего элемента (интересов, ценностей, установок, устремлений).

Механизм управления должен соответствовать целям и за­ дачам объекта, реальным условиям его функционирования, предусматривать надежные, сбалансированные друг с другом методы воздействия на объект, и иметь возможности для со­ вершенствования.

Система управления должна быть эффективной , что предполагает: оперативность и надежность, качество принимае­ мых решений; минимизацию связанных с этим затрат времени; экономию общих издержек и расходов на содержание аппарата управления, улучшение технико-экономических показателей основной деятельности и условий труда, долю работников уп­равления во всем персонале организации.

Специалист или руководитель, разрабатывающий решение, должен позаботиться о рациональном наборе воздействий, чтобы добиться устойчивого процесса и достигнуть поставленной цели.

Процесс целенаправленного воздействия на систему, обеспечивающий повышение ее организованности, достижения того или иного полезного эффекта, и называется управлением .

Системы, в которых протекают процессы управления, называются системами управления .

Любая система управления в простейшем виде может быть рассмотрена как совокупность двух взаимодействующих подсистем – субъекта управления (управляющей подсистемы, формирующей управляющее воздействие) и объекта управления (управляемой подсистемы, « испытывающей» на себе внешние воздействия) .

Контур управления, представленный на рис.1, - простейшее представление о системе управления с ее основными характеристиками.

Система управления Субъект управления

(управляющая

подсистема)

Прямая связь Обратная связь

(управляющие (информация об управляемом

воздействия) процессе, в т.ч. о результатах

управления)

Объект управления

(управляемая

подсистема)

Рисунок 1 – Состав системы управления.

Связь от управляющей подсистемы к управляемой называется прямой связью. Такая связь имеется в любой без исключения системе управления (иначе не будет возможности управлять), противоположная по направлению действия связь (от управляемой подсистемы к управляющей) называется обратной связью .

Характерные особенности системы управления

В отличие от других типов систем системам с управлением (системам управлениям) присущ ряд характерных особенностей независимо от их природы и назначения:

Решающую роль в сохранении целостности системы принадлежит информационным связям. Без обмена информацией между элементами такие системы не могут функционировать и сохранять свою целостность.

Системы способны переходить в различные состояния в соответствии с управляющими воздействиями. При этом переход не может осуществляться мгновенно, а требует некоторого времени.

Существует некоторое множество допустимых линий поведения системы, из которых выбирается наиболее предпочтительная. Если возможности выбора линий поведения нет, то управление практически отсутствует.

Для систем с управлением характерны определенные структуры, отражающие контуры управления.

Системы являются открытыми, то есть воздействие среды на них и их внешнюю среду может иметь самые различные природу и последствия.

Процесс функционирования систем характеризуется целенаправленностью. Если цель не определена, управление становится бессмысленным.

3.Цели и функции управления. Понятие цели системы управления

Известны следующие определения цели управления:

Цель управления – желаемое (требуемое) состояние или движение объекта или системы управления.

Цель управления – субъективное представление лица, ответственного за выбор управлений, о тех мотивах, которыми следует руководствоваться при выборе управляющих воздействий;

Цель управления – такое состояние объекта управления, которое удовлетворяет потребности управляющей системы;

Цель управления – некоторый требуемый результат деятельности, моделирующий желательное состояние.

На наш взгляд, наиболее полное определение цели управления является первое, которое учитывает такие системные понятия, как состояние, движение, объект управления и система управления.

К цели управления предъявляются следующие требования :

всестороннюю научную и практическую обоснованность цели как отражение совокупности требований множества законов объективного мира;

четкую определенность цели, формулировку ее в понятиях, терминах реально достижимого состояния;

четкую формулировку необходимых и достаточных условий реализации целей (ресурсы, сроки, исполнители).

При формировании целей необходимо учитывать следующие закономерности:

Зависимость цели от качества и количества информации, получаемой управляющей системой от объекта управления и окружающей среды.

Иерархичность цели, то есть возможность ее деления по уровням иерархии (в пространстве) и по этапам (во времени).

Формирование целей неразрывно связано с выбором показателей и критериев эффективности управления (системы управления).

Системы управления, как об этом уже говорилось, имеют два вида : открытые и закрытые . Основное различие между этими двумя видами систем управления заключается в том, что в закрытых системах блок управления является составной частью той системы, которой он управляет, а в открытых не является . Примером открытой системы может служить кухонный вентилятор. Управляющее воздействие (в данном случае включение и выключение вентилятора в соответствии с необходимостью) создается за счет энергии человека или какого-то прибора, который не входит в состав вентилятора. В этом качестве, скажем, может выступать некий часовой механизм.

Эффективность работы открытой системы в значительной мере зависит от свойств, которыми обладает управляющее устройство. Если система управляется человеком, ее эффективность зависит от человека.

Если на процесс управления большее влияние оказывает ход самой управляемой операции, чем влияние внешней среды, то такая система является закрытой. Классический пример управляющего устройства такого типа – комнатный обогреватель с термостатом, автоматически регулирующим температуру по установленным заранее параметрам. Для закрытых систем характерно наличие обратной связи . Это означает, что на входе системы постоянно измеряются значения параметра, выбранного в качестве управляемого, а на выходе системы производятся такие изменения, цель которых состоит в ликвидации возможных ошибок или отклонений от заранее заданной величины. Однако не во всех случаях автоматическая система в состоянии произвести полную коррекцию. Часть информационных потоков, имеющих место в системе управления организациями, имеет вид замкнутого контура. Это утверждение станет понятным, если согласиться с тем, что любая система, которая стремится к заранее заданной цели, должна в любой момент времени располагать показателем меры достижения этой цели. Вообще каждая замкнутая система имеет внутри себя замкнутые цепи управления, т.е. обратную связь.

Принцип обратной связи основан на обратном воздействии результатов управления системы на процесс этого управления, т.е. использование информации, поступающей от объекта управления. Обратная связь может быть главной (внешней) и внутренней (местной), а также отрицательной и положительной . Последняя усиливает действие выходного сигнала, т.е. имеет с ним одинаковый знак; первая ослабляет входной сигнал. Положительная связь ухудшает положение системы. Отрицательная связь способствует восстановлению равновесия при его нарушении возмущающими воздействиями. Если результат на выходе системы меньше, чем требуется, то блок регулирования подает сигнал, увеличивающий интенсивность процесса; если результат больше эталона, то управляющий процесс затормозится.

Открытые и закрытые СУ могут быть классифицированы в зависимости от характера управляющего воздействия или чувствительного элемента, или того и другого вместе. Например, функция датчика может выполняться не одним, а несколькими чувствительными элементами или несколькими лицами. Известна классификация СУ в зависимости от характера управляющего воздействия:

· программная или жесткая;

· регулируемая;

· саморегулирующаяся;

· адаптивная.

Программные или жесткие – это такие СУ, в которых существует и действует единственная прямая связь между субъектом управления и объектом управления, по которой поступают управляющие воздействия, обязательные к исполнению. Ее разновидностью является административно-командная система. Регулируемая система использует информацию о реакции объекта на управление, административные и экономические методы управления, интересы людей. Саморегулирующиеся – это такие СУ, в которых регулирование осуществляется без вмешательства внешних сил. Адаптивные СУ – это открытые системы, где объект управления подвержен возмущающему воздействию среды и реагирует на них адекватно; субъект управления находится за пределами объекта или является вышестоящим по отношению к нему.

Можно также классифицировать процессы управления в зависимости от того, в какой точке системы вырабатывается управляющее воздействие . На одном полюсе такой классификации находятся системы, имеющие либо устройства типа «черного ящика » , либо людей, которые способны непосредственно в месте возникновения первичной информации воспринимать ее, сравнивать с эталонами и корректировать отклонения; на другом – системы, где все управление сосредоточено в центре. При этом информация по каналам обратной связи поступает от периферийных точек в центр. Из центра, когда это необходимо, к месту выполнения операции передается корректирующее воздействие. В системе, включающей людей, управление может быть децентрализовано только в том случае, если цели ее периферийных элементов согласованы с целями всей организации . Это означает, что лица, принимающие участие в управлении, должны усвоить цели и задачи системы (Джонсон Р. и др., 1971).

Известны следующие основные параметры системы :

· структура;

· организованность;

· связь;

· состояние системы;

· поведение системы (рис. 2.5).

Рис. 2.5. Основные параметры системы

Рассмотрим их подробнее.

Структура – это совокупность элементов системы, а также устойчивых связей между ними, определяющая ее основные свойства. В общем виде структура включает в себя подсистемы, элементы, компоненты. Организованность здесь рассматривается как внутренняя упорядоченность, согласованность взаимодействия частей системы, проявляющаяся в ограничении разнообразия их состояний в рамках системы. Связь – это форма взаимных ограничений, накладываемых на поведение частей целого; при отсутствии ограничений связь тоже отсутствует.

Состояние системы – это известный вектор значений некоторых параметров, характеризующих систему в данный момент времени t, или статическая характеристика :

C(t 1) = {P(t 1), L(t 1), S(t 1), N(t 1)...},(2.1)

гдеP(t 1) – мощность производства;

L(t 1) – количество рабочих;

S(t 1) – себестоимость;

N(t 1) – объем выпуска.

Поведение системы – это совокупность действий, изменений исследуемой системы, ее реакций на внешние воздействия, режимы жизнедеятельности. Поведение системы – это динамическая характеристика системы:

П = f(t, Q),(2.2)

гдеQ – совокупность некоторых параметров, отобранных для анализа исследуемого объекта, необходимых и достаточных для его характеристики. Они влияют на устойчивость системы: если значения параметров выходят за рамки допустимого, то система рушится.

Система управления является неотъемлемой частью организации и в то же время относительно самостоятельной системой в совокупности систем, составляющих (актуализирующих) организацию.

Оценка роли и места СУ с позиций управленческого процесса характерна для О.С. Виханского и А.И. Наумова (1996). СУ организацией осуществляет определенного типа взаимосвязанные действия по формированию и использованию ресурсов организации для достижения ею своих целей. СУ – это подсистемы, подразделения и специалисты. Управление эквивалентно всей деятельности организации по достижению конечных целей, а включает в себя только те функции и действия, которые связаны с координацией и установлением взаимодействия внутри организации, с побуждением к осуществлению производственной и других видов деятельности, с целевой ориентацией различных видов деятельности и т.п. Содержание, набор действий и функций, осуществляемых в процессе управления, зависят от :

· типа организации (деловая, административная, общественная, образовательная, армейская и т.д.);

· размеров организации;

· сферы ее деятельности (производство рыночных и нерыночных товаров, работ и услуг);

· уровня в управленческой иерархии (высшее руководство, сред­ний уровень, нижний уровень управления);

· функций организации (производство, маркетинг, кадры, финан­сы) и еще от многих других факторов.

Р.А. Фатхутдинов (1997) рассматривает СУ как совокупность операций и процедур воздействия управляющей подсистемы на управляемую в рамках сложившейся организационной структуры. Однако он не рассматривает отдельно субъект и объект управления. Он выделяет 13 подходов, раскрывающих разные аспекты менеджмента и дополняющих друг друга:

· системный; · комплексный; · интеграционный; · маркетинговый; · функциональный; · динамический; · воспроизводственный;

· процессный; · нормативный; · количественный; · административный; · поведенческий; · ситуационный.

Итак, управленческая деятельность – это не только и не столько динамика или процесс управления, осуществляемый системой управления . Исходя из этого определения целесообразно управление организацией рассматривать в статике, функциях и динамике (рис. 2.6).

Рис. 2.6. Система управления в системе связей и отношений управления

«Статика» СУ здесь рассматривается как одномоментный срез в виде пространственной ее структуры или каркаса организации. В процессе деятельности СУ структура обеспечивает реализацию «функций», и эта же структура обеспечивает стабильность осуществления «процесса» управле­ния или преобразования «входа» (ресурсов) в «выход» (продукцию).

В то же время в статике рассматриваются отдельно субъект и объект управления как относительно самостоятельные системы. Субъект управления – это собственно и есть система управления. А объект управления – это сама организация или элементы, ее составляющие. Но объект управления не равен ни системе управления, ни самой организации.

В динамике субъект и объект управления рассматриваются в совокупности их связей и взаимодействий в процессе управления (это не является предметом настоящего курса). Вероятно, этим объясняется разнообразие вариантов структуризации систем управления, которые мы рассмотрим ниже.

В общем виде управление представляет собой определенный тип взаимодействия двух объектов, один из которых при этом находится в позиции субъекта управления, а другой - в позиции объекта управления.

Для этого взаимодействия характерно то, что:
субъект управления направляет объекту управления импульсы воздействия (команды управления), которые содержат информацию о том, как должен функционировать объект управления;
объект управления получает данные импульсы и действует в соответствии с ними и с учетом сложившейся ситуации.

Например, мастер организует работу участка. При этом он является менеджером низшего уровня, или субъектом управления, а рабочие - объектами управления. Коммерческий директор организации организует работу коммерческих подразделений организации. При этом он менеджер, или субъект управления, а указанные подразделения - объекты управления.

Субъект управления - это звено или часть системы управления, являющиеся источником воздействия на объект управления. Управление может осуществляться единолично менеджером, коллегиально группой руководителей или коллективно собранием акционеров. В зависимости от этого и субъект управления будет различным. В первом случае в качестве субъекта выступает менеджер, индивидуум, в остальных - группа лиц, подразделение, орган управления.

В качестве объекта управления выступают работник, группа лиц, трудовой коллектив. Объектами управления могут быть также: ресурсы, процессы, результаты, все виды человеческой деятельности.

Организации в процессе своей деятельности используют материальные, трудовые, финансовые,
информационные, технологические и другие ресурсы. Соответственно в качестве объектов управления - ресурсов могут выступать:
- товарные запасы;
- финансовые ресурсы;
- информационный массив;
- персонал организации.

В любой организации протекает множество процессов, начиная с процесса управления и до производственного процесса. Важнейшими частями производственного процесса являются снабжение, производство и сбыт продукции. В соответствии с этим в качестве объектов управления - процессов могут выступать:
- производственный процесс;
- торгово-технологический процесс;
- маркетинговая деятельность предприятия;
- материально-техническое снабжение предприятия и т. д.

К результатам (выходам системы) относят: прибыль, рентабельность, объемы производства и реализации продукции, затраты, качество продукции и т. д. Соответственно в качестве объектов управления - результатов могут служить:
- качество производимых товаров или оказываемых услуг;
- результаты управленческой или производственной деятельности;
- производительность труда;
- производственные или управленческие затраты и т. д. Небезынтересно привести также другие определения управления. Так, видный исследователь П. Друкер (США) считает, что управление - это "особый вид деятельности, превращающий неорганизованную толпу в эффективную целенаправленную и производительную группу". Американский ученый К. Киллен определил управление как "выполнение работы чужими руками". Ф. Тейлор считал, что управление - это "искусство знать точно, что предстоит сделать и как сделать это самым лучшим и дешевым способом".

Следует заметить, что отечественные авторы управление нередко определяют как воздействие субъекта на объект, т. е. его сводят в значительной мере к деятельности субъекта управления. При этом управление рассматривается как одностороннее действие, направленное на объект, что приводит к неверным выводам о сущности управления. В результате подмены диалектической взаимосвязи, единства субъекта и объекта их субординационным расположением за пределами рассмотрения остается, в частности, движущее начало управления - противоречие между субъектом и объектом. Поэтому как бы полно ни учитывались возможность и готовность объекта управления выполнять управленческие команды, если они рассматриваются только как основа для поиска наиболее эффективных управленческих воздействий, оценка возможностей управления будет не адекватной фактическим возможностям осуществления управления. Следовательно, нельзя рассматривать управление исключительно с позиций субъекта управления.

Кроме того, следует заметить, что в настоящее время господствует подход к управлению, согласно которому результат управляющего воздействия прямо пропорционален приложенным усилиям. Однако это имеет место только в случае, когда управляемая система находится в равновесном состоянии с окружающей средой и внутренними процессами.

Если система находится в сильно неравновесном состоянии, она начинает подчиняться законам нелинейного характера (отклик системы непропорционален силе воздействия на нее).

В то же время для взаимодействия субъекта с объектом управления необходимо, чтобы между ними существовали отношения, которые имеют комплексный характер. При этом на определенных уровнях управления доминируют те или иные виды отношений. Наиболее распространены отношения управления, основанные на экономических отношениях. Для управления наиболее принципиальными являются два типа отношений: отношения, возникающие при разделении и кооперации труда в процессе совместной деятельности ассоциированных собственников, и отношения найма (возмездные отношения), возникающие между собственниками и пользователями средств производства.

Управление является реальным, если имеются, с одной стороны, потребность и возможность субъекта управления управлять, а с другой - потребность и возможность объекта управления выполнять управленческие команды.

Управленческая деятельность субъекта приобретает определенную направленность в зависимости от того, какие цели он при этом преследует. Если цели управления совпадают с целями, преследуемыми субъектом в процессе управленческой деятельности, он ориентирован на эффективное управление.

Возможность субъекта управления осуществлять управление обусловлена, во-первых, организационно-техническими аспектами (наличием у работников необходимых каналов связи и передачи информации, требуемой техники управления и т. п.), во-вторых, наличием у субъекта управления рычагов воздействия на объект управления, с помощью которых можно побуждать его выполнять команды, т. е. возможностью и готовностью объекта управления выполнять управленческие команды.

Так, если объект управления не является собственником средств производства, то его готовность выполнять управленческие команды зависит от того, насколько его потребности будут удовлетворены в результате этого, а его возможность выполнять команды связана с его производственными возможностями. В этом случае для того, чтобы разрешить противоречие между субъектом и объектом управления, необходимо разработать механизм стимулирования. Если же объект управления является собственником, то возможность управлять им задается механизмом сочетания интересов объекта управления одновременно как собственника и как исполнителя, при котором интересы собственника доминируют.

Необходимо заметить, что существует значительное количество видов управления. Видовое разнообразие управления можно характеризовать набором бифуркационных признаков, иногда обозначаемых словами-антонимами. В табл. 2.1 приведены главным образом противостоящие по противоположным качествам дихотомические виды управления.

Разнообразие видов управления этим не исчерпывается. Так, вне поля зрения остались многочисленные разновидности управления, связанные с его функциональной специализацией, такие, как управление персоналом, сбытом, запасами, транспортом, трудом, издержками, качеством, инвестициями, финансами и т.д.

Управление может осуществляться только в том случае, если существует реально действующая система, являющаяся органичной частью организации, которую называют системой управления.

Следует вспомнить, что система - это совокупность элементов, находящихся в отношениях и связях друг с другом, которая образует определенную целостность, единство. Основные системные принципы:
- целостности свойств системы к сумме свойств составляющих ее элементов;
- структурности;
- взаимозависимости структуры и среды;
- иерархичности;
- множественности описания каждой системы. Возвращаясь к системе управления, следует заметить, что такая система обладает соответствующей структурой, т. е. имеет определенную совокупность составляющих ее элементов, специфических взаимосвязей и взаимодействий, благодаря которым осуществляется процесс управления, возникают новые целостные свойства, называемые эмерджентными.

Система управления современной организацией (предприятием) должна отвечать следующим основным требованиям:
обладать высокой гибкостью;
быть адекватной сложной технологии производства, требующей соответствующих форм контроля, организации и разделения труда;
оперативно реагировать на изменения факторов внешней и внутренней среды предприятия, конъюнктуры рынка;
учитывать конкуренцию на соответствующем рынке товаров (услуг);
учитывать требования к качеству обслуживания потребителей и выполнения договоров;
обеспечивать высокую эффективность управления предприятием;
способствовать развитию организации;
обеспечивать внедрение достижений науки и передовой практики;
обладать способностью саморегулирования, чтобы любые отклонения от нормы (по стоимости, качеству, срокам и др.) быстро фиксировались (в идеале - автоматически) и сразу же вырабатывались и предпринимались контрмеры, возвращающие систему управления в прежнее нормальное состояние.

Непременным элементом любой системы управления является связь. Связь можно определить как важный для целей управления, взаимодействия канал обмена между субъектами веществом, энергией, информацией. Единичным актом связи выступает воздействие.

Связи могут быть прямыми, обратными, вертикальными, горизонтальными и т. д.

Прямая связь - это воздействие субъекта управления на объект в виде управленческих команд, решений, рекомендаций и т. д.

Обратная связь - это информация, исходящая от объекта управления к субъекту управления. Существование обратной связи означает, что результат функционирования объекта управления определенным образом влияет на поступающие на него воздействия. Как правило, обратная связь выступает важным регулятором в системе управления.

Приведенные прямые и обратные связи относят к вертикальным. Кроме них существуют также горизонтальные связи, позволяющие реализовать неформальные отношения, способствующие передаче знаний и навыков, обеспечивающие координацию действий субъектов одного уровня по достижению системой управления поставленных перед ней целей.

Систему управления можно представить в общем, элементарном виде, состоящем из двух подсистем: управляющей (субъекта управления) и управляемой (объекта управления), а также прямых и обратных связей между ними.

Существуют разные представления о системе менеджмента современной организации. Так, О.С. Виханский и А.И. Наумов выделяют в системе управления три подсистемы . Первой подсистемой является то, что ранее было принято рассматривать как систему управления. Это совокупность управленческих органов, подразделений и исполнителей, выполняющих поставленные перед ними задачи, а также совокупность методов, с помощью которых осуществляется управление. Данную подсистему можно определить как единство организации, технологии и методов управления. Она называется структурно-функциональной и выступает как бы в роли "остова" системы управления.

Вторая подсистема - информационно-поведенческая. Ее основными блоками являются: управленческая идеология и ценностная ориентация системы управления; интересы и поведенческие нормы участников процесса управления; информация и коммуникации в системе управления.

Совокупность данных блоков в основном охватывает всю рассматриваемую подсистему, хотя у отдельных систем управления могут быть и дополнительные блоки, например блоки национальных интересов, национальных управленческих стереотипов и т. д. В настоящее время в связи с объективно происходящим процессом ускоренного и расширенного распространения информации резко возрастает роль данной подсистемы.

Третьей подсистемой является подсистема саморазвития системы управления. Ее появление обусловлено возникновением в системе управления таких качеств, как стремление к самосовершенствованию, поиск и разработка прогрессивных идей и внедрение их в практику. Эта подсистема не просто отражает указанные качества, но и способствует их воспроизводству, распространению и практическому воплощению.

Данная подсистема может быть разделена на две части: первая - ориентирует систему управления на постоянное совершенствование и развитие, вторая - обеспечивает ее развитие.
В нашем представлении система управления (менеджмента) современной предпринимательской организации должна включать пять подсистем (рис. 2.2):
- обеспечивающую;
- целевую;
- производственную;
- развития;
- сбытовую (рыночную).

В представлении профессора Р. А. Фатхутдинова система менеджмента организации включает четыре подсистемы: целевую, обеспечивающую, функциональную и управляющую.

При этом компонентами целевой подсистемы системы менеджмента организации являются: повышение качества выпускаемых товаров и услуг, ресурсосбережение, расширение рынка сбыта товара, организационно-техническое развитие производства, социальное развитие коллектива и охрана окружающей среды.

Обеспечивающая подсистема системы менеджмента организации включает: методическое обеспечение, ресурсное обеспечение, информационное обеспечение и правовое обеспечение.

Функциональная подсистема включает следующие компоненты: маркетинг, планирование, организацию процессов, учет и контроль, мотивацию и регулирование.

Управляющая подсистема системы менеджмента организации включает: управление персоналом, социологию и психологию менеджмента, разработку и реализацию управленческих решений, анализ в принятии решений, прогнозирование в принятии решений.