Павел Бунаков

Включение автоматизированной системы управления складом в состав комплексной САПР корпусной мебели является актуальной задачей, позволяющей получить значительные конкурентные преимущества. В статье рассматривается реализация решения данной задачи в системе БАЗИС.

Особенности автоматизации предприятия существенно зависят от его отраслевой принадлежности. Именно она определяет тот набор бизнес­процессов, которые подлежат автоматизации в первую очередь, последовательность внедрения, структуру и состав программного обеспечения. К настоящему времени основной костяк российских мебельных предприятий прошел этапы автоматизации, связанные с внедрением систем автоматизированного проектирования конструкторских и технологических работ, а также включения оборудования с ЧПУ в общее информационное пространство. Однако с развитием бизнеса появляются новые задачи, связанные с автоматизацией управленческих функций. Говорить о необходимости внедрения полноценной ERP­системы на мебельных предприятиях пока рано, но отдельные ее элементы уже становятся жизненно необходимыми. В частности, это относится к WMS и их интеграции с САПР.

WMS на мебельном предприятии

WMS (Warehouse Management System) представляет собой программное обеспечение, ориентированное на автоматизацию складского учета. Его функциональность охватывает все бизнес­процессы выполнения и контроля складских операций, обеспечивая прозрачность данных по всей цепочке поставок.

Для мебельного бизнеса правильный учет товаров и оптимально организованное материально­техническое обеспечение производства можно отнести к одному из основных факторов стабильной работы компании. Автоматизация материального склада позволяет предприятию получить существенные выгоды:

• минимизировать потери от ошибок, допускаемых сотрудниками;
• увеличить скорость обработки заказов;
• исключить зависимость эффективности работы склада от добросовестности выполнения своих обязанностей отдельными сотрудниками;
• оптимизировать складские запасы, высвободив значительные суммы оборотного капитала;
• уменьшить расходы на содержание склада;
• добиться прозрачности объемов производственных запасов и выполнения складских операций;
• укрупнить объемы закупок, получая за счет этого более выгодные условия у поставщиков;
• уменьшить долю срочных закупок, оставляя достаточное количество времени на детальный анализ соответствующего рынка;
• планировать потребности и закупки, формируя и анализируя различные аналитические отчеты, например, по наличию товаров на складах, их движению или динамике взаимодействия с конкретным поставщиком.

Все эти преимущества достигаются за счет трех основных факторов:

• отказ от оформления бумажных документов. Вся требуемая информация поступает в электронном виде, а обработка запросов выполняется в онлайн­режиме. В любой момент можно оперативно выяснить наличие тех или иных материалов, оценить остатки товаров, сформировать необходимые отчеты, проконтролировать и исправить любые несоответствия между реальным количеством товаров и данными в складской системе;
• включение в общее информационное пространство. Заявки на комплектацию производства формируются непосредственно в процессе конструирования и технологической подготовки производства, что обеспечивает их точность буквально «до гвоздя». Необходимость ручного ввода данных в систему полностью исключается, а вместе с ней и возможные искажения;
• инвентаризация без остановки работы склада. При получении системного сообщения об отсутствии некоторых позиций или снижении их запасов ниже установленного минимума есть возможность провести инвентаризацию и выравнять ассортимент деталей и комплектующих на складе. Кроме того, инвентаризацию можно проводить и для отдельных подразделений склада без нарушения его нормальной работы.

Для мебельных предприятий характерен непрерывный поток конструкторско­технологических доработок изделий, обусловленный индивидуальным или позаказным характером производства. Эти изменения должны отрабатываться очень оперативно, поскольку скорость выполнения заказа является важным фактором поддержания конкурентоспособности. Эксплуатация материального склада при интеграции WMS и САПР - один из шагов к достижению этой цели.

Автоматизация склада в системе БАЗИС

Необходимость тесного взаимодействия проектирования и складского учета осознавалась разработчиками с самого начала проекта БАЗИС. Параллельно с созданием и совершенствованием конструкторско­технологических подсистем развивался и модуль БАЗИС­Склад (рис. 1). Сегодня это оригинальная программа автоматизации материального склада, позволяющая организовать строгий учет и контроль товаров даже на очень интенсивно работающем производстве.

Основная цель модуля БАЗИС­Склад - стать органическим элементом системы ERP на предприятии, расширяя возможности складских, бухгалтерских, финансовых и управленческих систем. Он решает конкретный круг задач: учет товарно­материальных ценностей на предприятии и оперативное обеспечение мебельного производства необходимыми материалами и комплектующими. Это специализированное отраслевое решение, что определяет возможность детального учета специфики изготовления корпусной мебели, а следовательно, высокую эффективность применения.

В то же время, БАЗИС­Склад поддерживает всю необходимую функциональность полноценной системы складского учета, которая заключается в следующем:

• организация иерархической структуры складов на предприятии с возможностью внутреннего перемещения товаров;
• обработка первичных документов для оприходования поступающих на склад товаров по накладным в соответствии с заранее определенной классификацией их по группам;
• учет движения товарно­материальных ценностей;
• расчет складских остатков и проведение инвентаризаций;
• поиск нужного товара по различным критериям и оформление его отпуска со склада по накладным или актам на списание;
• поддержание заданного уровня запаса товаров на складе;
• настройка формы представления и содержания документов с выводом на печать самых разнообразных отчетных форм;
• удобная работа с поставщиками, включая хранение всей необходимой информации о них и создание индивидуальной формы заявки на закупку для каждого поставщика;
• передача информации в автоматизированные экономические, бухгалтерские и управленческие системы;
• экспорт документов в MS Excel и OpenOffice;
• «дружественный» интерфейс, запоминающий настройки пользователя;
• многопользовательская работа с товарами и заявками в единой сетевой базе данных;
• мультивалютный учет товаров с автоматическим определением курсов валют по данным ЦБ РФ при наличии соединения с Интернетом;
• поддержка штрихового кодирования для точной идентификации товаров;
• безопасность хранения данных с разграничением прав доступа пользователей, резервным копированием и регистрацией всех событий.

Последняя возможность обеспечивается за счет использования сервера FireBird, который с 2001 года хорошо зарекомендовал себя в хозяйственном, финансовом и государственном секторах.

Совместное использование модулей

Основное назначение модуля БАЗИС­Склад - совместная работа с другими модулями системы БАЗИС в общем информационном пространстве предприятия. Это позволяет автоматически принимать и обрабатывать заявки на материалы и комплектующие, сформированные в модуле БАЗИС­Смета, для изделий, проектируемых в модуле БАЗИС­Мебельщик или БАЗИС­Шкаф.

Отличительной особенностью модуля БАЗИС­Склад является уникальный механизм заявок, позволяющий с максимальной степенью достоверности моделировать реальный процесс работы материального склада на мебельном предприятии. Именно это принципиально отличает его от других систем подобного класса.

Заявка - понятие комплексное. Оно подразумевает целый ряд действий, необходимых для качественного материально­технического обеспечения мебельного производства:

• автоматическое формирование ведомости материалов и комплектующих для конкретного изделия, заказа или группы заказов (в дальнейшем под заказом будет пониматься любая из этих трех возможностей);
• резервирование точного количества материалов и комплектующих, необходимых для реализации заказа;
• отпуск для производства того количества материалов и комплектующих, которое имеется в наличии, с автоматическим формированием ведомости на закупку отсутствующих и недостающих позиций;
• учет приоритетов заказов при их комплектовании;
• создание необходимых запасов материалов и комплектующих для максимального ускорения реализации приоритетных заказов;
• учет возможности замены материалов и комплектующих на аналогичные, допустимые по технологическому процессу изготовления и согласованные с клиентом.

В модуле БАЗИС­Склад поддерживаются два варианта прихода товаров:

• закупка для пополнения запасов;
• возврат на склад отпущенного на заказ, но не использованного товара.

Второй вариант необходим в том случае, когда потребителю отпущено со склада большее количество товара, чем потребовалось для реализации заказа. Примером может служить выдача материалов или комплектующих в случае, когда заранее невозможно точно определить их расход в заказе. Типичная ситуация: на заказ требуется 1 кг клея, а он расфасован в банки по 3 кг. Следовательно, после использования остаток клея придется возвратить на склад.

В мебельном производстве нередко возникает ситуация, когда некоторые материалы приобретаются в одних единицах измерения, а на производство отпускаются в других. Например, евровинты приобретаются, как правило, в упаковках, а на производство отпускаются в штуках. Для организации автоматического соответствия введено понятие основных и альтернативных единиц измерения.

При подаче заявки на отпуск товаров со склада может оказаться, что требуемые материалы или комплектующие в нужном количестве отсутствуют. Однако на складе есть достаточное количество позиций, которые имеют сходные параметры и могут быть использованы в качестве замены. В такой ситуации в расходную накладную автоматически заносится информация о них. Решение об их использовании принимает конструктор.

Формирование выходных документов

Модуль БАЗИС­Склад, как полноценная складская программа, позволяет автоматически создавать готовые к работе документы, условия формирования, структура и содержание которых определяются самим пользователем. База данных имеет иерархическую структуру, которая является наиболее естественной моделью реально работающего склада. Это дает возможность удобным образом разбивать товары на группы с целью быстрого нахождения нужных позиций и получения необходимых сопроводительных документов: накладных, актов, ведомостей, заявок, отчетов и т.д. Процесс их формирования максимально автоматизирован, но при этом пользователь имеет возможность быстро скорректировать любой документ как по содержанию, так и по форме представления.

Отчетные документы можно формировать по любому выбранному товару или группе товаров. Основными видами отчетов являются:

• ведомость прихода и расхода товаров;
• оборотная ведомость по товару;
• ведомость движения выбранных товаров.

Если на предприятии несколько складов, то отчет может быть сформирован либо для конкретного склада, либо для всех складов. В любой момент можно получить информацию о стоимости товаров, учтенных на выбранном складе, выданных по заявкам на заказы или списанных по актам, а также возвращенных на склад излишков.

Оформленные и исполненные документы перемещаются в архив. Они доступны для просмотра и внесения изменений, если в этом есть необходимость. Любой архивный документ с внесенными изменениями можно распечатать на принтере.

Для связи с другими программными продуктами в модуле БАЗИС­Склад реализован экспорт информации в наиболее популярные форматы dBase III и XML. База данных товаров может быть сохранена в файле формата 1С Рарус.

Работа с заявками

Работа с заявками является основой интеграции проектирующих модулей с модулем БАЗИС­Склад. Заявки создаются в модуле БАЗИС­Смета на основе сметы материалов и комплектующих, которая формируется автоматически при загрузке модели изделия. Они сохраняются в файле для импорта в модуль БАЗИС­Склад. Второй вариант - формирование заявки вручную (рис. 2). В любом случае в заявке обязательно указывается дата, до которой соответствующий заказ должен быть сдан. Это позволяет поддерживать приоритеты комплектации заказов, когда в первую очередь материалы и комплектующие отпускаются на заказы с ближайшими сроками сдачи.

Если каких­либо позиций на складе нет, то они вносятся в заявку с нулевым количеством и нулевой ценой. Естественно, что при попытке их выдачи будет выдано сообщение об ошибке. Для закупки недостающих позиций формируется специальная ведомость (рис. 3). При определении объема закупки каждой позиции учитывается два заданных для нее параметра:

• размер неснижаемого остатка;
• минимальный размер закупаемой партии.

Для удобства работы с ведомостями на закупку реализованы команды группировки и сортировки позиций по всем значимым параметрам. Это позволяет, в частности, формировать заявки дифференцированно по поставщикам, что очень удобно для специалистов по снабжению. Кроме того, в карточке каждого товара хранится полная информация о нем, которую можно оперативно просматривать и редактировать (рис. 4).

Заявка на закупку может иметь один из трех статусов (рис. 5):

• «в разработке»;
• «закуплено, в пути»;
• «в архиве».

Статус «в разработке» говорит о том, что данные позиции только планируются к закупке, поэтому при повторном обращении к соответствующей ведомости они снова попадут в список. Если же специалист по снабжению заказал товары и к определенному сроку они будут поставлены, статус меняется на «закуплено, в пути». Следовательно, при обращении к ведомости они уже отображаться не будут.

Как только товар доставляется на предприятие, он приходуется. После этого начинается обычная работа складской программы: полная или частичная выдача материалов и комплектующих на производственные участки, печать накладных и т.д. Вся необходимая функциональность для этого, учитывающая специфику мебельного производства, реализована в модуле БАЗИС­Склад.

Для анализа информации о товарах, документах и справочниках в реальном времени реализован механизм получения данных через http­запросы. Он подключается установкой дополнительных компонентов WebAPI.

Заключение

Подходы, положенные в основу интегрированного решения, объединяющего САПР и WMS в системе БАЗИС, показали высокую эффективность на мебельных предприятиях. Более того, модуль БАЗИС­Склад зарекомендовал себя как недорогое, простое и удобное программное обеспечение для использования на малых и средних предприятиях в самых разных сферах бизнеса.

Онлайн система обработки заявок Кларис - автоматизированная web система, обеспечивающая быструю регистрацию и обработку заявок различного назначения сотрудников компании или ваших клиентов.

Есть ряд отраслевых решений, форма заявки индивидуальна для каждого Заказчика.

В качестве примера можно привести следующие системы обработки заявок :

• Система обработки заявок клиентов в части бизнес-процессов, касающихся приобретение клиентом услуг, контроля качества услуг, работа с претензиями т.п.
• Система управления заявками на оплату: автоматизация бизнес-процессов процессов инициирования, согласования и контроля исполнения платежей.
• Система регистрации, обработки и хранения запросов пользователей службы технической поддержки - Service Desk
• Система поддержки выполнения заявок сотрудников компании в рамках АХО (заявки на закупку оборудования, на бронирование переговорных, заказ автомобиля, выделение корпоративных ресурсов и пр.).
• Система поддержки кадрового документооборота: заявки на отпуск, на прием работу или увольнение и т.п.

Вы можете посмотреть демо пример сейчас и получить доступ к ПОЛНОЙ версии Web системы для работы с заявками через 1 минуту.

Получить больше информации о системе автоматизации обработки заявок, попробовать в работе наш Web сервис вы можете на сайте Кларис Service Desk .

Почему АльтСофт?

• компетенция, опыт с 1993 года, готовые наработки
• более 180 успешных проектов по автоматизации систем управления на промышленных предприятиях, в холдингах, бизнес-центрах, проектных институтах, государственных учреждениях
• конкурентные цены, сжатые сроки.
• внедренные проекты по разработке программ на заказ
• возможность получить комплексное решение

• 1С:Управление небольшой фирмой
• 1С:Бухгалтерия
• Microsoft Excel
• Photoshop
• Яндекс.Маркет
• Вконтакте

В момент роста многие компании сталкиваются с тем, что с увеличением количества заказов растягивается и время на их обработку. Задействованные в этих процессах сотрудники не успевают всё фиксировать или заносят нужную информацию не в те документы. В московской компании Virtuality Club в какой-то момент поняли, что тратят больше времени на администрирование, чем на развитие своих продуктов. Выходом стала автоматизация. «Теперь мы работаем меньше, а зарабатываем больше», - говорит Максим Вергазов, основатель компании Virtuality Club. О том, как контролировать все процессы с помощью одного программного решения, предприниматель рассказал порталу сайт.

31 год, основатель и коммерческий директор компании Virtuality Club . Образование: экономический факультет Ташкентского института ирригации и мелиорации. Компания Virtuality Club занимается продажей различных устройств и аттракционов виртуальной реальности, разработкой программного обеспечения для них и предоставлением услуг в этой сфере. У компании есть два развлекательных клуба виртуальной реальности в Москве и несколько открытых по франшизе в регионах.

Зачем потребовалась автоматизация

Компания Virtuality Club в 2016 году расширилась до четырёх игровых клубов виртуальной реальности. Кроме того, она продаёт через интернет-магазин и сдаёт в аренду свои 3D-аттракционы, а также создаёт для них программное обеспечение.

В 2016 году существенно выросло количество заказов. С экономической точки зрения, это, конечно, позитивное явление. Но в обработке заказов приходится задействовать всё больше сотрудников, и это, как выяснилось, стало препятствием для развития.

В моменты пиковых нагрузок сотрудники не всегда успевали заносить все данные в таблицы Excel. Из-за этого не было понятно, по каким из заказов уже поступила оплата, кому из клиентов отгрузили товар, а кому нет. Не было ясности и по актуальному ассортименту товаров на складе, потому что часть из него уже оплатили, но соответствующие сведения ещё не успели зафиксировать. Информация хранилась разрозненно, и руководству было проблематично собрать все необходимые сведения воедино для аналитики.

Заявки с сайта компании приходили на электронную почту. Запись на сеанс игры, заявки на аренду оборудования для выездных мероприятий или игрового зала, запрос на приобретение франшизы и т.д. – в день таких заявок бывает до 50 единиц. И затем в рабочих чатах и по электронной почте сотрудники решали, кто из них возьмёт, обработает заказ и будет вести его дальше.

Все таблицы и документы были разрознены. А единой базы, в которой бы вёлся учёт всех товаров, заказов и финансов не существовало

Это приводило к постоянным вопросам между сотрудниками и разъяснениям руководства о том, что следует и чего не следует делать. И в какой-то момент стало ясно, что работать в таком режиме становится непродуктивно: слишком много времени тратится на выполнение типовых рабочих процессов и получение нужной информации.

В компании Virtuality Club бо льшая часть заказов отгружается не как в розничных магазинах, когда клиент сразу оплатил покупку и тут же получил товар. Здесь на обработку заказа может тратиться от 1 до 7 дней. Требовался механизм резервирования, при котором было бы видно актуальное наличие товаров на складе. Это бы исключило ситуацию, при которой в один день собирали заказы, а на момент отгрузки нужных товаров не было в наличии на складе. Хотя в таблицах остатков этот товар числился.

Первоочередной была задача обрабатывать заказы с наименьшим количеством действий и в правильном порядке: начиная от контактов клиентов и заканчивая оценкой качества и скорости работы менеджеров.

Одно решение для всех задач

Компания Virtuality Club стала искать продукт, который бы объединял в себе оперативный учёт по товарам, финансам, заказам и клиентам. В качестве такого продукты выбрали «1С: Управление небольшой фирмой 8», а подрядчиком для его установки в облаке – компанию RG-Soft . Она была выбрана из множества компаний, предлагающих услуги по аренде серверов в 1С, из-за скорости обработки запросов и соотношения «цена/качество».

Продукт компании «1С» был выбран, потому что его конфигурация подходила Virtuality Club по нескольким причинам:

наличие мобильного приложения для ведения оперативного учёта;

наличие CRM;

большое количество предустановленных отчётов;

наличие интеграций с популярными CMS сайтов, систем аналитики, АТС;

наличие модуля «Производство»;

возможность вести управленческий учёт.

В процессе внедрения стало понятно, что возможностей базовой версии программного продукта не хватает для решения других проблем. В частности, в компании хотели автоматизировать обработку входящих звонков и заказов, заявок с сайта. Для решения этих задач в «1С:УНФ» были интегрированы панель телефонии и обработчик, который выгружал в базу УНФ все задания на работу.

Также в компании хотели отслеживать эффективность рекламных компаний. Для этого внедрили новый модуль, благодаря чему все заявки с сайта или звонки попадали в «1С:УНФ» с идентификатором рекламного источника, с которого пришёл клиент.

Автоматизация длилась в течение года и оказалась глобальнее, чем предполагали на первоначальном этапе в компании Virtuality Club.

Результаты: продаж больше, работы меньше

Функция «Рабочие процессы», которая появилась в «1С:УНФ», позволяет уведомлять сотрудников о необходимости взять на себя конкретный заказ и выполнять необходимые по нему действия. Сейчас всё это происходит в единой системе, а раньше - в виде переписки по почте с обязательным копированием письма в нескольких рабочих чатах. Теперь не тратится время сотрудников на передачу информации по заказам друг другу.

Эта же функция позволяет автоматически уведомлять клиентов о работе над их заказом. Они благодаря оповещениям знают, что заказ принят в обработку, а также обо всех изменениях его состояния. Сотрудникам компании теперь не надо тратить время на звонки с подобной информацией.

У менеджеров есть актуальная информация об остатках товара на складе. Благодаря настроенному бизнес-процессу, резерв товара выставляется теперь в программе автоматически. Если появляется необходимость обеспечить срочную поставку уже зарезервированного товара, то он может быть изменён ответственным лицом. Но при любой ситуации в компании не теряют контроль над остатками и поставками.

Работа с входящими звонками в Virtuality Club тоже претерпела изменения. Отвечая на звонок нового клиента, в программе автоматически всплывает окно для ввода и сохранения всей необходимой информации о нём. Если клиент уже обращался в компанию, то в базе «1С:УНФ» автоматически появляется его карточка. Это позволяет менеджеру обратиться к клиенту по имени и увидеть историю его заказов.

В программе можно зафиксировать разговор и при необходимости прослушать его. Эта функция оказывается востребованной, когда требуется вспомнить последние договорённости с клиентом. Особенно она актуальна, если над заказом работали в разное время несколько менеджеров.

Если звонок принимает один сотрудник, а для работы с клиентом требуется другой менеджер, то переадресация происходит в один клик. До автоматизации сотрудник, принимавший звонок, сообщал клиенту, что ему перезвонят. А сам писал нужному менеджеру текст со всеми данными звонившего и информацией, что с ним необходимо связаться. Сейчас позвонить клиенту можно из любой формы программного продукта. На этом экономится время менеджера на обработку заказа.

Сайт компании Virtuality Club интегрирован с «1С:УНФ» и сервисом аналитики. Это позволяет в специальном поле видеть, с какого рекламного канала пришёл клиент, какой заказ он сделал, когда произвёл оплату и какая от него прибыль компании.

Все заявки, поступающие через сайт компании, автоматически выгружаются в программу в виде раздела «События». Вручную вносить информацию о заявке больше не требуется. Данные об имени клиента, его телефоне и электронной почте сохраняются в разделе «Контрагент».

Благодаря автоматизации сотрудники теперь тратят меньше времени на приём и обработку каждого заказа. За то же рабочее время, что и раньше, они успевают поработать с большим количеством клиентов

Это обстоятельство в совокупности с лучшим процессом обработки заказов привело и к росту продаж, хотя это и не было конечной целью автоматизации.

«Наладились бизнес-процессы, увеличился объём продаж, упростилась аналитика и отчётность - при этом за счёт автоматизации никто даже не почувствовал большей загрузки и мы не стали увеличивать штат», - отмечает Максим Вергазов.

В настоящее время автоматизирована работа в двух офисах. В ближайшем будущем по этой же схеме будет налажена работа и в других отделениях.

• Дядечкин Сергей Николаевич ,
• Сибирский государственный аэрокосмический университет имени академика М. Ф. Решетнева

• БИЗНЕС–ПРОЦЕСС
• АВТОМАТИЗАЦИЯ ПРОЦЕССА ЗАКУПОК
• ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА
• ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИ
• ПРОЦЕСС ЗАКУПКИ
• УПРАВЛЕНИЕ ЗАКУПКАМИ

В данной статье рассмотрены задачи, возможные средства, модули автоматизации и описание процесса автоматизации закупочной деятельности.

• Роль информационных ресурсов на современном этапе развития экономики
• Корпоративные информационные системы как методы успешного руководства предприятием
• Система информационного обеспечения в финансовом менеджменте
• Алгоритмы обработки знаний в экспертных системах для экономических процессов

Любая развивающаяся компания в своем роде индивидуальна. Индивидуальность организации проявляется в ее деятельности. В любой компании возникает вопрос автоматизации бизнеса. В связи с этим на ранке ИТ существует множество ИС позволяющих автоматизировать любой бизнес.

В наше время становится все более популярным направление по автоматизации процесса закупок. Данный процесс обеспечивает такие важные функции как, сбор и обработку информации по закупке необходимых ресурсов. Позволяет создавать оптимальный план закупок, документальную поддержку (подготовка тендерных документов и договоров), а также согласование объемов партий и сроки ее поставок.

Автоматизация процесса закупок - деятельность по повышению эффективности работы закупщиков и руководителей департамента закупок, маркетинговых и сервисных подразделений с использованием специальной программы позволяет собственнику или руководителю своевременно и качественно анализировать продажи, планировать закупочную деятельность и контролировать выполнение плановых показателей .

Прежде чем внедрить автоматизированную систему необходимо убедиться, что данная система полностью соответствует организационному учету в данной организации.

Со стороны информационной логистики важную роль играет автоматизация управления закупочной деятельности на предприятии. Для эффективного управления закупочной деятельности необходимо бесперебойное поступление, своевременность и корректность информации.

Процесс автоматизации закупок решает следующие задачи:

1. Проверка остатка товара на складе. При наличии на складе малого объема товара автоматически формируется заявка на покупку необходимых материалов;
2. Составление оптимального плана закупок товаров у поставщиков. Проводить анализ необходимого товара по всем критериям;
3. Формализация процесса закупок;
4. Снижение вероятности ошибок, совершаемые сотрудниками;
5. Снижение затрат и времени на закупку необходимых товаров.

Автоматизировать процесс закупки возможно с использованием:

1. Электронных форм заявок, которые состоят из различных подсказок, сокращающих вероятность ошибки на этапе заказа товаров;
2. Формализации движения заявки, ее утверждение и оповещение;
3. Создания отчетности.

В систему автоматизированного процесса закупок должны входить следующие компоненты:

1. Управления закупками позволяет собирать заявки на закупки необходимых товаров, автоматически создавать заявку в зависимости от остатков на складе и отдавая приоритет важным заявкам. Данный модуль позволяет проверять денежные средства и бюджетные лимиты, создавать графики закупок, выбрать оптимального поставщика, и предоставляет возможность контролировать и просматривать процесс закупок .
2. Управления тендерными закупками позволяет размещать информацию о проведении тендера в интернете или оповещать поставщиков о проведении тендера по электронной почте.. Он дает возможность собирать необходимые документы от поставщиков и статистические данные по проведенным тендерам, а также анализировать их.
3. Отчетный блок может создавать отчеты: по запросу, в ручном режиме, автоматическом и по расписанию. Информация в отчетно-аналитическом блоке может быть представлена по любому спектру и в любом формате: списочных форм, календарно-сетевых диаграмм.
4. Наблюдательный блок включает в себя: сбор информации из разных источников, ввод данных в ИС, проверка стандартам, расчет затрат и отслеживание различных изменений.

Ниже описан автоматизированный процесс закупки товара.

Рисунок 1. Процесс автоматизации закупок.

1. Заявка на приобретение необходимого товара формируется в автоматическом режиме. Информация из БД попадает в ИС. В свою очередь ИС анализирует наличие товара на складе, при обнаружении малых объёмов автоматически формирует заявку на приобретение товара по наилучшему соотношению цены, качества и срока годности товара.
2. При необходимости можно сформировать заявку в ручном режиме в ИС.
3. Начальник отдела закупок проверяет заявку и отправляет ее поставщику.
4. Поставщик отправляет счет в бухгалтерию на оплату товара.
5. Бухгалтерия переводит денежные средства поставщику.
6. Поставщик отправляет товар покупателю.
7. Товар попадает на склад. Со слада информация отправляется в БД и в отдел закупок.

Автоматизация процессов закупок на любом современном предприятии важный этап развития. Данный этап позволяет предприятию оптимизировать свою деятельность, а в итоге сэкономить денежные средства и время. Для современного и мотивированного в своем развитии предприятия, использование системы описанной выше, является неизбежным фактором.

Список литературы

1. Деминг У.Э. Новая экономика. - М.: Эксмо, 2012. - С. 303-400.
2. Малявко К.В. Совершенствование бизнес-процессов малых и средних предприятий с помощью ERP-систем // Вестник Северо-Кавказского государственного технического университета. Серия «Экономика». - 2010. - № 1 (22). - С. 157-161.
3. Нив Г.Р. Принципы построения устойчивого бизнеса. - М.: Бизнес Букс, 2011. - С. 59-187.
4. Кукарцев В. В., Шеенок Д. А. Оценка затрат на модернизацию программного обеспе-чения критических по надежности систем. / Вестник Сибирского государственного Аэрокосмического Университета им. акад. М. Ф. Решетнева (Красноярск) 2012 г. – С 2-3.

Задача: Автоматизировать заявки для IT отдела. Сделать прозрачным контроль и учет по занятости сотрудников для начальника IT . Определить время на исполнение стандартных заявок (заправка картриджа, покупка ПК, установка ОС, заведение учетной записи для новых сотрудников и т.д.)

Решение:

Было решено сделать это все на базе платформы 1С – тонкий клиент.

Про установку 1С на сервере и публикации базы писать не буду. Заострю внимание на самой конфигурации, а если быть точным, то именно на моменте учета контроля.

Для регистрации самих заявок был создан документ, в котором были введены следующие реквизиты:

ТекстЗаявки (Тип Строка, длина 800),

ТекстРешенияПроблемы (Тип Строка, длина 400),

ДатаЗакрытияЗаявки (Тип Дата),

Статус (Тип Строка, длина 100),

ОтклонениеЗаявки (Тип Булево),

ПричинаОтклоненияЗаявки (Тип Строка, длина 400),

ОтправлятьУведомлениеПоПочте (Тип Булево) - по умолчанию на форме всегда "Истина",

Реквизиты табличной части:

Список заинтересованных лиц (Тип СправочникСсылка .Пользователи ),

ПриложенныйФайл (Тип Строка, длина 800),

РазмерПриложенногоФайла (Тип Число длина 15, точность 2),

ТипПриложенногоФайла (Тип Строка длина 10);

Форму 1С в тонком клиенте рисует сама, была только доработка по доступности полей для разных групп пользователей.

Поскольку сама программа 1С не у всех пользователей всегда открыта, было решено уведомлять пользователей по e-mail.

Схема такая:

1. Создается заявка пользователем – отсылается письмо пользователю (оказывается, надо и такое было делать - поскольку некоторые пользователи по почте ориентировались, послали они заявку или нет), отсылается копия письма контролирующему органу – в данном случае начальнику IT.

2. Начальник IT либо отклоняет заявку (ставя галочку отклонить и указывая причину, либо без причины) - в данном случае отсылается уведомление пользователю об отклонении его заявки; либо же принимает эту заявку в работу – назначая исполнителя – в данном случае приходит письму уже и пользователю об изменении статуса его заявки и исполнителю – о назначении для него задачи.

3. Исполнитель, решив задачу, обязан зайти в базу 1С и на закладке «Выполнение задачи» обязан отписать что задача является выполненной и поставить дату завершения заявки – после чего заявка считается закрытой – при данной операции приходит уведомление о завершении задачи как пользователю – инициатору, так и Начальнику IT.

4. Если же пользователь после проверки выполнения задачи недоволен её исполнением или сроком, то он, либо же в указанной заявке пишет об ошибках и сроках, либо же создает новую на основе выполненной.

Листинг уведомления прилагается в файлике. Если кому надо - вышлю на почту.

Обработка в приложении не является самостоятельной - это код, который необходимо вставить в модуль объекта документа "Заявка для IT"!!!

Реализовать статус заявки можно было бы конечно через перечисление и код можно было бы сделать красивее, но у меня пока знаний не хватает. Может, кому мой код пригодиться. Спасибо за внимание.