На предприятии регулируется законодательством. Работодатель должен обеспечить сохранность этих документов. Поэтому необходима периодическая проверка трудовых книжек , особенно при смене лица, которое назначено ответственным за их ведение.
Когда составляется акт передачи трудовых книжек
Любая передача трудовых книжек должна быть зафиксирована документально, чтобы работодатель в любой момент мог предоставить сведения об их движении . Акт передачи составляется, когда перемещается большое количество книжек. Это может быть в следующих случаях:
- Смена лица, на которое в организации возложена обязанность по ведению и учету этих документов;
- Реорганизация юридического лица, в случае, когда происходит выделение нового предприятия, либо одно поглощает другое.
- Передача части трудовых книжек в обособленные структурные подразделения и т.д.
Иначе говоря, любая передача книжек, за исключением временной выдачи на руки владельцу, должна быть оформлена актом.
Кто составляет акт
Акт должен составляться комиссией, которая должна состоять из трех человек и более. Она назначается приказом организации.
Лицо, передающее бланки и лицо, их принимающее в состав комиссии не должны входить.
В комиссии назначается председатель, который и руководит передачей трудовых книжек.
В конце акта все члены комиссии должны поставить свои подписи.
Утверждает акт руководитель предприятия. Если книжки передаются из одной организации в другую, то утвердить акт может руководитель любой из них.
Акт приема – передачи трудовых книжек: образец
Скачать заполненный образец акта можно ниже. А сейчас мы расскажем о порядке и правилах заполнения этого документа.
Порядок заполнения
Бланк акта приема - передачи трудовых книжек не утвержден на законодательном уровне, поэтому организация может разработать его самостоятельно. В сложившейся практике кадрового делопроизводства акт проверки трудовых книжек содержит следующие реквизиты и сведения:
- Полное наименование организации. Акт можно составлять на официальном бланке компании.
- Дата и место составления документа.
- В правом углу ставиться гриф утверждения. Если у юридического лица есть печать, то она ставится на подпись руководителя.
- Состав комиссии и причина передачи трудовых книжек.
- Сведения о передаваемых книжках. Это самый главный раздел акта. Для удобства восприятия информации составляют таблицу, в которую вносят следующие данные: ФИО владельца книжки, ее серия и номер, особые отметки (например, невостребованная книжка или выдана владельцу на руки). Вкладыши указывают отдельно.
- Итоговое количество книжек.
- Подписи должностных лиц, участвующих в передачи: члены комиссии и работники, сдающие и принимающие трудовые.
В акт также можно внести сведения о сотрудниках, работающих по совместительству , на которых не ведется книжка и о наличии чистых бланков и вкладышей.
Акт составляется в 2 экземплярах, которые хранятся у передающей и принимающей стороны.
Правила составления
При составлении акта нужно соблюдать следующие правила делопроизводства:
- Акт составляется в письменном виде, заполняется на компьютере или пишется от руки;
- Документ не должен содержать помарок или исправлений. Написанный от руки должен быть полностью читаемым;
- Все подписи должны быть проставлены лично их владельцами;
- Если в акте больше одного листа, то все страницы нумеруются и сшиваются;
Если акт составлен с нарушениями требования, то он не будет иметь силы юридического документа.
При перемещении трудовых от одного работодателя к другому, либо при смене лиц, ответственных за их ведение, составляется акт передачи трудовых книжек. Образец скачать можно по ссылке ниже, либо составить самостоятельно. Но при этом он должен содержать сведения о передаваемых книжках и лицах, которые участвуют в передаче.
Образец и правила составления акта приема-передачи трудовых книжек
В соответствии с трудовым законодательством трудовая книжка содержит информацию о трудовой деятельности и стаже работника. Пока действует трудовой договор, находиться они должны у работодателя. Делегировать эту обязанность постороннему лицу он не имеет права в силу прямого указания на это в нормативно-правовых актах, а именно в п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила). Более подробная информация об учете трудовых книжек приведена в статье «Образец заполнения журнала учета трудовых книжек - скачать».
Поскольку трудовые книжки являются ценными документами, лицо, которое уполномочено с ними работать, назначается соответствующим приказом или распоряжением уполномоченного органа. В качестве такого лица, как правило, выступает кадровый работник. В случаях, когда ответственное лицо меняется, например увольняется, оно обязано передать вверенные ему трудовые книжки вновь назначенному сотруднику. При этом сделать это нужно строго по акту приема-передачи.
Законодательство РФ не содержит разработанного образца акта приема-передачи трудовых книжек, поэтому такой документ составляется работодателем в свободной форме. Но несмотря на произвольную форму, акт передачи трудовых книжек должен включать в себя следующие сведения:
- реквизиты организации-работодателя, такие как наименование, адрес местонахождения и иные;
- дату и место составления акта;
- должности и фамилии лиц, подписывающих документ;
- информацию о трудовых книжках, которые подлежат передаче (как правило, ее удобнее отобразить в виде таблицы).
Как правильно оформить акт: скачать образец
Акт приема-передачи трудовых книжек оформляется в печатном виде, как правило в единственном экземпляре.
В верхней части листа необходимо указать наименование организации и название документа с порядковым номером. В строке ниже указывается дата и место составления акта. Это так называемая шапка документа.
Самой важной частью акта является перечень передаваемых книжек. Их можно перечислить списком, но чаще всего оформляется таблица, в которую включаются столбцы следующего содержания:
- Полностью Ф. И. О. владельцев трудовых книжек.
- Серия и номер трудовых книжек.
- Примечания, где, например, может быть указано количество вкладышей к трудовой книжке.
Обязательно нужно указать общее количество передаваемых трудовых книжек.
Также в акте передачи трудовых книжек необходимо отразить фактическое количество чистых бланков, имеющихся у работодателя, т. к. бланки трудовых книжек согласно п. 41 Правил также подлежат учету в организации.
Завершающая часть документа — это подписи лиц, которые передают и принимают трудовые книжки. Также нужно указать их должности и фамилии.
Скачать образец акта передачи трудовых книжек можно по ссылке: Образец акта приема-передачи трудовых книжек и вкладышей к ним.
При составлении акта передачи трудовых книжек необходимо соблюсти все формальные требования, такие как указание даты, места, должностей и фамилий сотрудников, подписывающих акт. Очень важно проверить соответствие фактического количества передаваемых документов данным, указанным в акте, т. к. отвечать за отсутствие трудовой книжки после подписания документа будет уже новый сотрудник.
В обязанность работодателя входит правильное заполнение трудовых книжек, а также их хранение. Поэтому необходимо время от времени проводить проверки, чтобы убедиться, что все условия выполнены надлежащим образом. Также это рекомендовано делать при смене должностного лица, в чью ответственность входит работа с этими документами. Если подобное происходит, то составляют акт передачи трудовых книжек. Образец, который вы найдете по ссылке в конце этой статьи, поможет правильно его подготовить. Кроме того, данный акт может быть нужен и в некоторых других ситуациях, поэтому стоит разобраться во всех тонкостях его оформления.
Причины составления
Назначение данного документа в том, чтобы зафиксировать движение большого количества книжек. При необходимости работодатель сможет использовать его в дальнейшем, чтобы подтвердить этот факт. Поэтому составление акта приема-передачи трудовых книжек по образцу, предлагаемому нами, будет не лишним: необходимо сделать всё правильно и без ошибок.
Подобная потребность может возникнуть в следующих ситуациях:
- при смене сотрудника, в ответственность которого входит работа с книжками;
- во время реорганизации компании, если происходит выделение новой структуры или поглощение предприятия;
- при передаче определенной части книжек в отдельные подразделения.
Возможны и другие причины. Акт приема-передачи трудовых книжек необходим в любом случае, кроме выдачи книжки непосредственно на руки ее владельцу.
Составление и заполнение
В конце этой статьи вы сможете скачать образец акта приема-передачи трудовых книжек, чтобы правильно его составить. В любом случае, это должен делать не один человек: назначают комиссию, которая может состоять из 3-х лиц и более. Для этого подготавливают соответствующий приказ, который выпускают в организации.
ВНИМАНИЕ
В состав комиссии не может входить сотрудник, который передает бланки и тот, кто будет их принимать.
Члены созванной комиссии должны выбрать председателя, который будет руководить процессом.
Акт подписывают члены комиссии. Также этот документ должен быть утвержден руководителем организации.
Если книжки передают в другую компанию, то утвердить акт для совершения этого действия может любой из руководителей.
При необходимости мы предлагаем скачать образец акта передачи трудовых книжек и использовать его для заполнения. Дело в том, что официально утвержденного варианта для этого документа нет, поэтому многие организации пользуются готовыми образцами либо разрабатывают собственные варианты, если это необходимо.
В акте должны присутствовать следующие пункты:
- полное название организации (при этом для составления документа можно использовать официальный бланк компании);
- дата составления;
- гриф утверждения и печать (если она есть);
- указывают полный состав комиссии и непосредственную причину, по которой передают книжки;
- сведения о книжках вносят в таблицу, а также их количество;
- подписи.
Несмотря на то что установленной формы не существует и можно использовать образец акта проверки трудовых книжек или разработать собственный вариант, есть некоторые общие требования к этому документу:
- он может быть составлен в письменном виде, на компьютере или от руки;
- в нем не должно быть исправлений, недопустимы помарки (вариант, составленный от руки, должен хорошо читаться);
- подписи должны быть поставлены лично владельцами;
- если в документе несколько страниц, то их нумеруют по порядку и сшивают вместе.
Всё это имеет значение, когда производят проверку трудовых книжек. Ведь если документация подготовлена неправильно, она не будет иметь юридической силы.
С нашего сайта бесплатно скачать образец акта приема-передачи трудовых книжек можно по прямой ссылке далее.
Согласно российским законам, трудовые книжки относятся к бланкам строгой отчетности. Ведением этих документов занимается сотрудник, который назначается приказом руководителя. Просто взять и отдать трудовую нельзя. Существует специальный акт приема-передачи трудовых книжек, образец которого и будет рассмотрен.
Законодательные основы
Порядок оформления трудовых и их хранения определен законодательными нормами, в частности постановлением правительства РФ 225. Здесь утвержден бланк трудовой книжки, а также инструкция по ее заполнению.
Кроме этого, в документе указаны правила по контролю за движением трудовых. Сотрудник обязан вести такие журналы, как:
- Книга учета трудовых и вкладышей к ним.
- Приходно-расходная книга бланков.
Последний журнал заводится для учета новых купленных бланков на основании кассового ордера. А книга учета отслеживает движение документации по приему и увольнению сотрудников.
Для чего необходимо
Как уже было сказано, за ведение журналов отвечает уполномоченный сотрудник, назначаемый специальным приказом по организации. Но может случиться так, что этот работник заболеет, уйдет в отпуск или предприятие будет реорганизовано через присоединение. Следовательно, и ведение трудовых будет поручено стороннему лицу. И в этом случае просто составить приказ о временном выполнении обязанностей по кадровому делопроизводству будет недостаточно. Необходимо будет сформировать акт приема-передачи трудовых книжек и вкладышей к ним.
При данных обстоятельствах все стороны заинтересованы в достоверности передаваемых данных. Согласно приказу по организации, на лиц, передающих и принимающих, ложится обязанность по сохранности документов, а за ненадлежащее хранение и ведение полагается административная ответственность.
Именно по этой причине стороны должны внимательно сверить количество трудовых и вкладышей к ним с внесенными записями в журнале.
Оформление
Так как закон не регламентирует конкретной формы передачи трудовых от одного сотрудника другому, сам акт приема-передачи трудовых книжек (образец будет представлен далее) можно оформить в произвольной форме, но с подробным указанием всех данных.
При необходимости передавать кадровые документы в организации посредством приказа создается специальная комиссия, которая и будет перенимать дела и проверять все данные, указанные в журналах.
Комиссия состоит из следующих сотрудников:
- Начальник отдела кадров.
- Юрист.
- Заместитель директора.
- Сотрудник отдела кадров, передающий дела.
- Сотрудник отдела кадров, принимающий дела.
Составление
Акт приема-передачи трудовых хоть и не имеет установленных форм, должен учитывать ряд обязательных условий. Рассмотрим подробнее содержание и форму документа. В акте обязательно нужно отобразить следующую информацию:
- реквизиты организации и название документа;
- дата формирования документа и место нахождения организации;
- порядковый номер записи;
- реквизиты каждого сотрудника, чья трудовая книжка хранится в отделе кадров, также должна быть указана должность каждого работника;
- серия и номер трудовой книжки, а также вкладыша при факте его существования;
- дата поступления сотрудника на работу либо оформления трудовой книжки;
- примечания, касающиеся сведений о документе (например, невостребованность после расторжения трудового договора).
Далее приводится общность данных: сколько всего трудовых книжек, вкладышей к ним зафиксировано. После составляется еще таблица, где отражается информация по неиспользованным бланкам трудовых, а также вкладышей, которые приобретаются на случай утери или порчи документов.
В заключение прописывается факт передачи как трудовых книжек и вкладышей, так и самих журналов: движения перечисленных документов и их учета.
Подписи
После того как акт о передаваемых документах заполнен, он должен быть подписан всеми представителями комиссии, присутствующими при инвентаризации документов. Так, члены комиссии подтверждают свое согласие о наличии всех трудовых на предприятии.
Кроме этого, акт приема-передачи трудовых книжек (образец представлен ранее) должны подписать сотрудники, которые передают и принимают документы. Их подписи стоят в графе «передал-принял», тем самым указывая на снятие и передачу соответствующих полномочий.
Те сотрудники, чьи документы инвентаризируются, подписи не ставят.
Форма акта, естественно, только письменная. Она поможет избежать возможных дальнейших вопросов и двояких ситуаций. Самое главное, данный акт избавит сотрудников от возможной ответственности за неправильное ведение кадровых документов.